Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành.pdf

Trang 1


1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Tổ chức công tác kế toán là một trong các mặt quan trọng được các doanh nghiệp
quan tâm để kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp một cách thường
xuyên và liên tục. Tổ chức công tác kế toán tốt thì đều có cơ hội phát huy tốt hơn thế
mạnh và giảm thiểu tối đa những yếu kém trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Nhận thấy được tầm quan trọ
ng đó em quyết định chọn đề tài : “Hoàn thiện tổ
chức công tác kế toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH Công Nghệ Việt Thành”.
2. TỔNG QUAN LỊCH SỬ NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
Đề tài đi sâu vào việc phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh
Công Ty TNHH Công Nghệ Việt Thành. Qua việc phân tích sẽ giúp chúng ta thấy được
những mặt mạnh, những nguyên nhân còn tồn tại để từ đó đưa ra các đề xuất nhằm góp
phầ
n hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở chi nhánh.
Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ cung cấp thông tin phù hợp, hữu ích cho từng đối
tượng sử dụng thông tin, đáp ứng được việc ghi nhận đầy đủ các dữ liệu đầu vào, tổ
chức xử lý dữ liệu, nắm bắt được nhu cầu thông tin của từng đối tượng sử dụng thông
tin.
3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đề tài sử d
ụng những phương pháp cụ thể như sau:
¾ Phương pháp so sánh
¾ Phương pháp phân tích
¾ Phương pháp tổng hợp
4. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
• Mục tiêu nghiên cứu :
- Phản ánh tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh công ty.
- Đề xuất những giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh công

ty TNHH Công Nghệ Việt Thành.
Trang 2
• Phạm vi nghiên cứu :
- Thời gian nghiên cứu : Các tài liệu và số liệu của Chi Nhánh Công Ty TNHH
Công Nghệ Việt Thành trong các năm: năm 2007, năm 2008 và năm 2009.
- Không gian nghiên cứu : Chi nhánh Công Ty TNHH Công Nghệ Việt Thành
5. NHỮNG ĐÓNG GÓP MỚI CỦA ĐỀ TÀI
Đề tài đi sâu vào việc phân tích tình hình thực tế để thấy rõ được những thành tựu
và những hạn chế trong việc tổ chức công tác kế toán.
Đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tạ
i chi nhánh công ty
TNHH Công Nghệ Việt Thành nhằm cung cấp những thông tin thực sự bổ ích cho việc
ra những quyết định điều hành công ty của Ban Giám Đốc.
6. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo. Đề tài
được kết cấu thành 3 chương như sau:
CHƯƠNG 1
: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP
CHƯƠNG 2
: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI
NHÁNH CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIỆT THÀNH
CHƯƠNG 3
: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI
NHÁNH CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIỆT THÀNH

Trang 3
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1.1, Khái niệm đơn vị kế toán. [11]
Đơn vị kế toán có thể hiểu là một thực thể kế toán. Một thực thể kế toán là bất kỳ
một đơn vị kinh tế kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế .Mỗi cá
nhân có thể là một thực thể kế toán.Một đơn vị bất kể được tổ chức như
một doanh
nghiệp, một công ty là một thực thể kế toán.Các cơ quan của Nhà nước cũng như tất cả
các câu lạc bộ hay tổ chức không thu lợi nhuận là một thực thể kế toán.
Như vậy, đơn vị kế toán gồm tất cả các tổ chức cá nhân kiểm soát nguồn vốn và
tham gia vào các hoạt động kinh tế ở mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế có thể là t
ổ
chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tư cách pháp nhân không đầy đủ , kể cả tổ chức
không có tư cách pháp nhân lẫn thể nhân.
1.1.2, Khái niệm về tổ chức công tác kế toán. [12]
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý
trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với điều kiện về qui
mô, về đặc điểm tổ chứ
c sản xuất kinh doanh cũng như gắn với những yêu cầu quản lý
cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao hiệu
quả quản lý tại doanh nghiệp.
Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của doanh

nghiệp một cách thường xuyên, nhanh nhạy và có hệ thống nên tổ chức công tác kế toán
là một trong các mặt quan trọng được các doanh nghiệp quan tâm. Tổ
chức công tác kế
toán không đơn thuần là tổ chức một bộ phận quản lý trong doanh nghiệp, mà nó còn
bao hàm cả tính nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối
liên hệ qua lại các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế toán, bảo đảm cho
kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của mình.
Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệ
p trong điều kiện thực hiện cơ chế thị
trường, ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn
với đặc thù của hạch toán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là nghệ thuật ứng dụng để
Trang 4
việc tổ chức đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ nhằm đạt tới mục tiêu
chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
1.1.3, Nội dung tổ chức công tác kế toán. [12]
Tổ chức công tác kế toán bao gồm : Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ thể
lệ về kế toán được qui định, các qui tắc và chuẩn mực kế toán
được thừa nhận; Tổ chức
hệ thống chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán; Tổ chức vận dụng các công việc
kế toán để tập hợp phân loại, xử lí và tổng hợp các thông tin cần thiết; Tổ chức bộ máy
kế toán; Tổ chức trang bị các phương tiện, thiết bị tính toán; Tổ chức kiểm tra kế toán (
hoặc kiểm toán); Tổ chức vận dụ
ng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán.
Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán được qui định, các
nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận là vấn đề quan trọng nhằm xác định
chính sách về kế toán trong doanh nghiệp. Chính sách về kế toán của doanh nghiệp phải
tuân thủ các quy định chung trên cơ sở vận dụng một cách phù hợp với đi
ều kiện cụ thể
của mình như vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, mặt khác nó đề ra những
phương pháp cụ thể mà kế toán cần phải thực hiện một cách nhất quán trong quá trình

cung cấp thông tin.
Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán: Công tác kế toán ở bất
kỳ đơn vị nào bao giờ cũng bao gồm các giai đoạn c
ơ bản: Lập chứng từ, ghi sổ và lập
các báo cáo tài chính và quản trị. Tổ chức hệ thống chứng từ (có tính chất bắt buộc và
hướng dẫn) phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; đảm bảo đầy đủ
các yếu tố cần thiết để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp
lý và nhanh chóng vừa đả
m bảo nguồn thông tin ban đầu quan trọng, vừa là cơ sở kiểm
tra và ghi sổ được nhanh chóng. Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán phù
hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị có tác dụng quan trọng để phân loại, xử
lý và tổng hợp thông tin được nhanh chóng chính xác. Dựa vào số liệu đã phản ánh trên
các sổ kế toán để lập các báo cáo tài chính theo qui định chung cũng như l
ập các báo
cáo nội bộ biểu hiện kết quả của công tác kế toán. Tổ chức hệ thống báo cáo phản ánh
được toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị và đáp ứng được nhu cầu thông tin cho
nhiều đối tượng khác nhau là căn cứ để đánh giá chất lượng công tác kế toán của đơn vị.
Tổ chức vận dụng các công việc kế toán: Để thực hiện được công tác k
ế toán cần
thiết phải sử dụng đồng thời các công việc: Chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính
Trang 5
giá và cân đối, tổng hợp cân đối. Vận dụng các công việc này vào điều kiện thực tế của
từng doanh nghiệp để hạch toán các nội dung cụ thể phù hợp với chính sách về kế toán
doanh nghiệp nhằm cung cấp các thông tin cần thiết, được biểu hiện không chỉ trình độ
khoa học mà còn là trình độ ứng dụng. ”Kế toán là ngôn ngữ của kinh doanh” - cần hiểu
kế toán ở 2 giác độ: Thông tin của kế toán ph
ải được cung cấp từ những công việc khoa
học và những công việc này đã được vận dụng một cách thích ứng với môi trường, điều
kiện mà hoạt động kinh doanh đã diễn ra. Nói cách khác một câu nói nào đó có thể hiểu
được thì trước hết thì nó cần phải có đầy đủ các yếu tố cấu thành một câu, và nội dung

câu nói phải phù hợp với trình độ nhận thức mà người tiếp nhận nó. T
ổ chức vận dụng
các công việc kế toán hoàn toàn có ý nghĩa tương tự như vậy.
1.1.4, Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán. [12]
Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các
phương pháp của kế toán, vận dụng các chế độ, các thể lệ, các qui định của nhà nước.
Tổ chức tốt công tác kế toán có ý nghĩa trong việc đánh giá tính hi
ệu quả của sự
vận hành bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp của kế toán. Tổ chức khoa
học và hợp lý công tác kế toán có ý nghĩa lớn trong việc thực hiện cung cấp thông tin
kinh tế kịp thời, chính xác phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh doanh, thể hiện được
hết chức năng của kế toán, phát huy đầy đủ vai trò của hạch toán kế toán trong quản lý
kinh tế tài chính ở
đơn vị.
1.2. CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC BỘ
MÁY KẾ TOÁN Ở DOANH NGHIỆP.
1.2.1, Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp. [12]
Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại
doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý
toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận,
kiểm tra, xử lý đến khâu t
ổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động
của đơn vị. Vấn đề nhân sự để thực hiện công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng hàng
đầu trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Tổ chức nhân sự như thế nào để từng
người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến
những bộ phận hoặc người khác có liên quan là m
ục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán.
Trang 6
Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào qui mô, vào đặc điểm tổ chức sản
xuất và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nội dung của tổ chức

bộ máy kế toán bao gồm:
Hình thức tổ chức phân công bổ nhiệm, kế hoạch công tác và vai trò của kế toán
trưởng. Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý c
ủa doanh nghiệp
mà tổ chức bộ máy được thực hiện theo các hình thức sau:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Là hình thức tổ chức mà toàn bộ
công tác kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh
nghiệp. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân
viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra
chứng từ, ghi chép sổ
sách hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất
kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo
cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Ưu điểm: Là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính
toán hiện đại, bộ máy kế toán ít nhân viên nhưng cũ
ng đảm bảo được việc cung cấp
thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Là hình thức tổ chức mà công tác kế
toán không những được tiến hành ở phòng kế toán doanh nghiệp mà còn được tiến
hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất trực thuộc doanh
nghiệp. Công việc k
ế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm
nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế
toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong
phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng.
Phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện tổ
ng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ
phận gửi đến, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn doanh nghiệp, lập báo
cáo theo quy định của nhà nước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác

kế toán của các bộ phận. Hình thức kế toán này được vận dụng thích hợp trong các
doanh nghiệp có quy mô lớn - liên hợp sản xuất kinh doanh.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tậ
p trung vừa phân tán: Là hình thức tổ
chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này
Trang 7
gồm phòng kế toán trung tâm của doanh nghiệp và các bộ phận kế toán và nhân viên
kế toán ở các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ
kinh tế liên quan toàn doanh nghiệp và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng
thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi
đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, kiể
m
tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiện công tác kế
toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân
công của phòng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ
thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế
toán về
phòng kế toán trung tâm. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù
hợp với những đơn vị có qui mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản
lý khác nhau thực hiện công tác quản lý theo sự phân công đó.
Tóm lại để thực hiện đầy đủ chức năng của mình, bộ máy kế toán của doanh
nghiệp phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hóa, đảm bảo sự lãnh
đạo tập
trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời cũng phải phù hợp việc tổ
chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp.
Nội dung hạch toán tại một doanh nghiệp bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải
được phân công cho nhiều người thực hiện. Mỗi người thực hiện một số phần hành
nhấ
t định dưới sự điều khiển chung của kế toán trưởng. Các phần hành kế toán có mối
liên hệ với nhau nên việc phân công cần đảm bảo tính khoa học và có sự tác động qua

lại để cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ kế toán của doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp thường tổ chức thành các phần hành sau:
• Phần hành kế toán lao động - tiền lương.
• Phần hành kế toán vật liệu - tài sả
n cố định.
• Phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
• Phần hành kế toán thanh toán.
• Phần hành kế toán tổng hợp (các phần hành kế toán còn lại và lập báo cáo kế
toán).
Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện
các phần hành kế toán được trôi chảy một cách thuận lợi, qua đó sẽ kiểm tra được tiến
Trang 8
độ thực hiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường
được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.
Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp được nhà nước qui định. Kế toán
trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành toàn bộ công tác hạch toán trong doanh
nghiệp. Xuất phát từ vai trò kế toán trong công tác quản lý nên kế toán trưởng có vị trí
quan trọ
ng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Kế toán trưởng không chỉ là người
tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp, trước hết là
các hoạt động tài chính. Thực hiện tốt vai trò kế toán trưởng chính là làm cho bộ máy
kế toán phát huy được hiệu quả hoạt động, thực hiện các chức năng vốn có của kế toán.
Tổ chức trang bị các phương tiện thiết bị tính toán: Việc trang bị các phương ti
ện,
thiết bị tính toán hiện đại giúp cho việc xử lý số liệu của kế toán trở nên nhanh chóng,
tiết kiệm được nhiều công sức. Hiện nay việc tin học hóa công tác kế toán không chỉ
giải quyết được vấn đề xử lý thông tin và cung cấp thông tin được nhanh chóng, thuận
lợi, mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán một cách đáng kể, tạo
cơ sở để tiến hành tinh giản b
ộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Tin học hóa công tác kế toán đặt ra nhiều vấn đề cần giải quyết về mặt chuyên
môn: Thiết lập mẫu chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp với việc thu
nhận và xử lý thông tin của máy, thiết kế các loại sổ sách để có thể cài đặt và in ấn
được dễ dàng, nhanh chóng; bố trí nhân sự phù hợp với việc sử dụng máy, thực hi
ện kỹ
thuật nối mạng của hệ thống máy được sử dụng trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo
việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa cá bộ phận có liên quan…
1.2.2, Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán. [4]
Theo chương III của luật kế toán có quy định:
Ðiều 48. Tổ chức bộ máy kế toán: Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán,
bố
trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán, đơn vị kế toán phải bố trí người làm kế
toán trưởng. Trường hợp đơn vị kế toán chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì
phải cử người phụ trách kế toán hoặc thuê người làm kế toán trưởng (sau đây kế toán
trưởng và người phụ trách kế toán gọi chung là kế toán trưởng). Trường hợp cơ quan,
doanh nghiệp có đơn vị kế toán c
ấp trên và đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tổ chức bộ máy
kế toán theo quy định của pháp luật.
Trang 9
Ðiều 49. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán : Tổ
chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán, người làm kế toán trưởng theo đúng
tiêu chuẩn, điều kiện quy định , quyết định thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng.
Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo quy định của
pháp luật về kế toán và chịu trách nhi
ệm về hậu quả do những sai trái mà mình gây ra.
Ðiều 50. Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế toán: Người làm kế
toán phải có các tiêu chuẩn :Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết,
có ý thức chấp hành pháp luật, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán. Người
làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Người làm kế toán có
trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật v

ề kế toán, thực hiện các công việc
được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi
người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế
toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới. Người làm kế toán cũ phải chịu
trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán.
Ðiều 51. Những người không được làm kế toán : Gồm người chưa thành niên;
người bị h
ạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải đưa vào c sở giáo
dục, c sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành chính. Người đang bị cấm hành nghề, cấm
làm kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án; người đang bị truy cứu trách
nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong
các tội về kinh tế, về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án
tích. Bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của người có trách nhiệm quản lý điều
hành đơn vị kế toán, kể cả kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán là doanh
nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ
chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà n
ước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử
dụng kinh phí ngân sách nhà nước. Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong
cùng một đơn vị kế toán là doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, hợp tác xã, cơ
quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn
vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước.
1.2.3, Vai trò và trách nhiệm của kế toán trưở
ng doanh nghiệp. [4]
Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế
toán theo quy định. Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có
Trang 10
sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh
phí ngân sách nhà nước và doanh nghiệp nhà nước ngoài nhiệm vụ quy định còn có
nhiệm vụ giúp người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán giám sát tài chính tại
đơn vị kế toán. Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của

đơn vị kế toán, trường hợp có đơn vị k
ế toán cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và
kiểm tra của kế toán trưởng cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ. Trường hợp đơn vị kế
toán cử người phụ trách kế toán thay kế toán trưởng thì người phụ trách kế toán phải
có các tiêu chuẩn quy định tại khoản 1 Ðiều 50 của Luật kế toán và phải thực hiện
nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưở
ng.
Tiêu chuẩn và điều kiện của kế toán trưởng: Kế toán trưởng phải có các tiêu
chuẩn theo quy định tại khoản 1 Ðiều 50 của Luật kế toán, có chuyên môn, nghiệp vụ
về kế toán từ bậc trung cấp trở lên, thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là hai
năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và
thời gian công tác thực tế
về kế toán ít nhất là ba năm đối với người có chuyên môn,
nghiệp vụ về kế toán bậc trung cấp. Người làm kế toán trưởng phải có chứng chỉ qua
lớp bồi dưỡng kế toán trưởng. Chính phủ quy định cụ thể tiêu chuẩn và điều kiện của
kế toán trưởng phù hợp với từng loại đơn vị kế toán.
Trách nhiệm và quyền của kế toán trưởng: Kế toán tr
ưởng có trách nhiệm: Thực
hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán; tổ chức điều
hành bộ máy kế toán theo quy định, lập báo cáo tài chính. Kế toán trưởng có quyền
độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Kế toán trưởng của cơ quan nhà nước, đơn
vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ
ch
ức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, ngoài các
quyền đã quy định còn có quyền: Có ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp
luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng,
kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ; yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn
vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp th
ời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám
sát tài chính của kế toán trưởng; bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý

kiến khác với ý kiến của người ra quyết định; báo cáo bằng văn bản cho người đại diện
theo pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế
toán trong đơn vị; trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên
Trang 11
trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không
phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó.
1.3. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.
1.3.1, Chứng từ kế toán. [4]
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh và đã hoàn thành, làm c
ăn cứ ghi sổ kế toán. Cứng từ kế toán phải có
các nội dung chủ yếu : Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập
chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa
chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh; Số lượng, đơ
n giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng
số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng
từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán như trên, chứng từ kế toán
có thể có thêm nh
ững nội dung khác theo từng loại chứng từ.
1.3.2, Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán. [8]
Chứng từ kế toán là nguồn thông tin ban đầu (đầu vào) được xem như nguồn số
liệu mà kế toán sử dụng để qua đó tạo lập nên những thông tin có tính tổng hợp phục
vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Do có vai trò như vậy nên việc tổ chức chế độ
chứng từ kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin của kế toán (kế toán
tài chính lẫn kế toán quản trị).
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát
sinh và thực sự hoàn thành. Nó có ý nghĩa kinh tế và pháp lý quan trọng không chỉ đối

với công tác kế toán mà còn có liên quan ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Chứng từ kế toán
trong doanh nghi
ệp liên quan nhiều đối tượng kế toán khác nhau nên mang tính đa
dạng gắn liền với đặc điểm hoạt động, lĩnh vực kinh doanh, tính chất sở hữu...
Chế độ chứng từ kế toán được nhà nước qui định có tính chất chung, liên quan
đến nhiều lãnh vực hoạt đông cũng như các thành phần kinh tế khác nhau. Do vậy, cần
căn cứ vào qui định của chế độ chứng từ kế toán và
đặc điểm hoạt động của doanh
nghiệp để chọn lựa, xác định các loại chứng từ cần phải sử dụng trong công tác kế
Trang 12
toán. Cần lưu ý bên cạnh những từ được qui định trong chế độ, còn có những chứng từ
hoàn toàn mang tính chất nội bộ liên quan đến kỹ thuật và phương pháp hạch toán mà
doanh nghiệp cần phải thiết lập một cách thích ứng với yêu cầu cung cấp và xử lý
thông tin.
Chứng từ kế toán được lập ở nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp kể cả
bên ngoài doanh nghiệp nên việc xác lập qui trình luân chuyển chứ
ng từ cho các loại
chứng từ khác nhau nhằm bảo đảm chứng từ về đến phòng kế toán trong thời hạn ngắn
nhất có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc bảo đảm tính kịp thời cho việc kiểm tra,
xử lý và cung cấp thông tin.
1.3.3, Tổ chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán. [7]
Lập chứng từ kế toán : Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến
hoạt động c
ủa doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1
lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy
đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết
bằng chữ phải khớp, đúng v
ới số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối

với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội
dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải
lập nhiều liên nhưng không thể
viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai
lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng
từ.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định
cho chứng từ kế toán.
Ký chứng từ kế toán :Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy
đị
nh trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện
tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký
bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên
chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán
của m
ột người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định,
Trang 13
trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần
trước đó.
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách
kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng
chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực
hiện đúng nhi
ệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người
được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên
chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng.
Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải gi
ống chữ ký đã đăng ký với kế toán
trưởng.

Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của
người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho
người khác.
Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân
viên kế toán, kế toán trưởng (và người đượ
c uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người
được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ
trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người
phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng
t
ừ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của
người ký.
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh
nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ,
an toàn tài sản.
1.3.4, Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán. [7]
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán. Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầ
y đủ của
các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ
Trang 14
kế toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông
tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế
độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện
(Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh
nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng t
ừ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số

không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm
thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ
1.3.5, Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán. [7]
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến
đều phải tậ
p trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những
chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì
mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm : Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ
kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám
đốc doanh nghi
ệp ký duyệt; Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ
kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
1.3.6, Sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán. [7]
Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy
định trong chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp không
được sửa
đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục
nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài
chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị đượ
c uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế
toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng
loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
Trang 15
Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua
sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ
quy định tại Điều 17 Luật Kế toán.
1.3.7, Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán. [4]

Theo Ðiều 22 luật kế toán.quy định : Thông tin, số liệu trên chứng từ kế
toán là
căn cứ để ghi sổ kế toán, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế,
theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật, chỉ cơ quan
nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế
toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao
chụp chứ
ng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời
lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch
thu và ký tên, đóng dấu. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải
lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký
tên, đóng dấu.
1.3.8, Chứng từ kế toán sao chụp. [5]
Căn cứ theo NĐ số 129/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 Năm 2004. Căn cứ khoản
3 Điều 22 và khoản 3 Điều 41 của Luật Kế toán, chứng từ kế toán sao chụp được quy
định như sau:
Chứng từ kế toán sao chụp phải được chụp từ bản chính và phải có chữ ký và dấu
xác nhận của người đại diện theo pháp luật của đơn v
ị kế toán lưu bản chính hoặc cơ
quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán trên chứng
từ sao chụp.
Chứng từ kế toán sao chụp chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau đây: Đơn
vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nước ngoài theo cam kết phải nộp bản chứng
từ chính cho nhà tài trợ nước ngoài. Trường h
ợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký
và dấu xác nhận của người đại diện theo pháp luật của nhà tài trợ hoặc của đơn vị kế
toán; Đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản
chính chứng từ kế toán. Trường hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu xác
nhận của người đại diệ
n của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc

tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chụp theo quy định tại Điều 26 của
Nghị định này; Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan
Trang 16
như thiên tai, hỏa hoạn. Trường hợp này, đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua hoặc đơn
vị bán hàng hoá, dịch vụ và các đơn vị khác có liên quan để xin sao chụp chứng từ kế
toán bị mất. Trên chứng từ kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người
đại diện theo pháp luật của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc của đơn vị kế toán khác; Các
trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
1.4. TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN VÀ XÂY
DỰNG QUY TRÌNH HẠCH TOÁN.
1.4.1, Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán.[7]
Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính theo nội dung kinh tế.
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản
cấp 2, tài khoản trong bảng cân đố
i kế toán và tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán theo
quy định.
Các doanh nghiệp, công ty, tổng công ty căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán
quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết
hoá hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với các đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu
quản lý của từng ngành và từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kế
t cấu và
phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng.
Trường hợp doanh nghiệp; công ty, tổng công ty cần bổ sung tài khoản 1, cấp 2
hoặc sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của bộ tài
chính trước khi thực hiện.
Các doanh nghiệp, công ty, tổng công ty có th
ể mở thêm các tài khoản cấp 2 và
các tài khoản cấp 3 đối với những tài khoản không có qui định tài khoản cấp 2, tài

khoản cấp 3 tại danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã quy định nhằm
phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà không phải đề nghị bộ tài chính chấp
thuận.
1.4.2, Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán.[3]
Trang 17
Nội dung chủ yếu của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp : Gồm 2 phần cơ
bản. Những tài khoản ghi sổ kép đánh số từ loại 1 đến loại 9. Những tài khoản dùng để
ghi sổ đơn đánh số từ loại 0.
Loại tài khoản ghi sổ kép : Từ loại 1 đến loại 4: Những tài khoản tài sản, tài khoản
nguồn vốn, tài khoản tài sản – nguồn vốn
được sắp xếp theo thứ tự linh hoạt giảm dần.
Từ tài sản đến nguồn vốn, các tài sản này có số dư cuối kỳ để lập bảng cân đối kế toán.
Trong đó : Loại 1, loại 2 sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần, loại 3, loại 4 sắp xếp
theo tính trách nhiệm nợ giảm dần. Từ loại 5 đến loại 9 : Những tài khoản trung gian,
không có số dư cuối kỳ
không thể hiện trên “ bảng cân đối kế toán” được phản ánh trên
báo cáo “kết quả hoạt động kinh doanh”.
Loại tài khoản ghi sổ đơn : Loại không có số dư cuối kỳ ghi ngoài bảng cân đối kế
toán.
Hệ thống tài khoản thống nhất : Ngày 20/03/2006 bộ Tài Chính đã ra quyết định số
15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành “ hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp” áp dụng
thống nhất cho các doanh nghiệp thuộc mọi l
ĩnh vực, moi thành phần kinh tế. Gồm có:
Tài khoản loại 1: Tài khoản lưu động
Tài khoản loại 2: Tài khoản cố định
Tài khoản loại 3: Nợ phải trả
Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu
Tài khoản loại 5: Doanh thu của hoạt động chính
Tài khoản loại 6: Chi phí của hoạt động chính
Tài khoản loại 7: Thu nhập hoạt động khác

Tài khoản loại 8: Chi phí hoạt động khác
Tài khoản lo
ại 9: Xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản loại 1,2: Tài sản; Tài khoản loại 3,4 : Nguồn vốn, là Các tài khoản của
bảng cân đối kế toán. Tài khoản loại 5,7: Doanh thu; Tài khoản loại 6,8: Chi phí; Tài
khoản loại 9: Xác định kết quả, là các tài khoản theo dõi quá trình kinh doanh.
Tài khoản cấp 2 : Tài khoản cấp 2 dùng để theo dõi chi tiết, tài khoản cấp 2 có 4
chữ , ví dụ : tài khoản 211 “TSCĐ hữu hình”.Tài khoản cấp 2 của TSCĐ hữu hình:
Trang 18
TK 2112: Nhà cửa , vật kiến trúc.
TK 2113: Máy móc, thiết bị
TK 2114: Phương tiện vận tải, truyền dẫn.
TK 2115: Thiết bị sử dụng trong quản lý.
TK 2116: Cây lâu năm, súc v
ật
làm việc, súc vật giống..
TK 2118: Tài sản cố định.khác.
Tài khoản loại 0: Tài khoản loại 0 là những tài khoản nằm ngoài bảng cân đối kế
toán, ghi đơn, không ghi sổ kép. Gồm:
TK 001: Tài sản thuê ngoài.
TK 002: Vật tư hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công.
TK 003: Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược.
TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý.
TK 007: Ngoại tệ các loại.
TK 008: Dự toán chi sự nghiệp, dự án.
Các tài khoản đặc biệt trong h
ệ thống tài khoản
TK 214: Hao mòn TSCĐ.
TK 129: Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn.
TK 139: Dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi.

TK 159: Dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho.
TK 229: Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn.
TK 419: Cổ phiếu quỹ.
Những tài khoản dặc biệt này được dùng để “điều chỉnh giảm” cho các tài khoản
tài sản, hoặc nguồn vốn tương ứng.
Cụ thể :Tài khoản 214 dùng
để “ điều chỉnh giảm” cho các tài khoản tài sản cố
định( Tài khoản 211 và tài khoản tài sản cố định khác; Tài khoản 129 dùng để điều
chỉnh giảm cho tài khoản đầu tư ngắn hạn ( tài khoản 121 và các tài khoản đầu tư ngắn
hạn khác.Tài khoản 139 dùng để điều chỉnh giảm cho tài khoản phải thu của khách hàng
Trang 19
( Tài khoản 131 và tài khoản phải thu khác); tài khoản 159 dùng để điều chỉnh giảm cho
tài khoản hàng hóa ( Tài khoản 156 và các tài khoản vật tư , hàng hóa khác; tài khoản
229 dùng để điều chỉnh giảm cho tài khoản đầu tư dài hạn ( TK 221 và các tài khoản
đầu tư dài hạn khác).
Vì tài khoản điều chỉnh giảm cho tài khoản khác nên kết cấu của chúng ngược với
kết cấu tài khoản mà chúng điều chỉnh. Mặc dù số hiệu tài kho
ản thuộc loại 1, loại 2( tài
khoản tài sản ) nhưng kết cấu của chúng lại giống tài khoản nguồn vốn. Tài khoản loại 4
( Tài khoản nguồn vốn ) nhưng kết cấu giống tài khoản tài sản , nên gọi là tài khoản
nguồn vốn điều chỉnh giảm. chẳng hạn, tài khoản tài sản điều chỉnh giảm có kết cấu :
Phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ, số dư
thể hiện bên Có.
Trong bảng cân đối kế toán, các tài khoản đặc biệt này vẫn đặt bên tài sản, nhưng
ghi âm, bằng cách ghi trong ngoặc đơn. Nghĩa là khi cộng phần tài sản, không được
cộng chúng vào , mà phải trừ đi.
1.4.3, Xây dựng quy trình hạch toán.
Quy trình hạch toán tổng hợp được trình bày theo sơ đồ như sau : [3]
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ hạch toán kế toán tổng quát

Nguồn : Sơ đồ hạch toán kế toán theo từng loại tài khoản- Nguyên lý kế toán [3]
Chi phí tăng
Tài sản giảm
Kết chuyển chi phí Kết chuyển doanh thu
Loại3
Tài sản giảm
Chi phí tăng
Loại4
Kết chuyển lãi
Kết chuyển lỗ
Loại6,8 Loại9
Loại5,7
Loại1,2
Doanh thu tăng, tăng tài sản
Trang 20
Tùy theo từng doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình hạch toán chi tiết cho : Kế toán
tiền mặt ; Kế toán tiền gửi; Kế toán tiền vay ; Kế toán các khoản phải thu; Kế toán các
khoản phải trả; hàng tồn kho…
1.5. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ SỔ KẾ TOÁN.
1.5.1, Sổ kế toán.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị k
ế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn
vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của
người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số
trang; đóng dấu giáp lai. [7]
Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu: Ngày, tháng ghi sổ; Số hiệu và ngày,

tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt n
ội dung của nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào
các tài khoản kế toán; Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.[5]
Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Bộ Tài chính quy định
cụ thể về hình thức kế toán,

hệ thống sổ kế toán và sổ kế toán.
1.5.2, Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán. [8]
Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết để xử lý thông tin từ các chứng
từ kế toán nhằm phục vụ cho việc xác lập các báo cáo tài chính và quản trị cũng như
phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát từng loại tài sản từng loại nguồn vốn cũng như
từng quá trình hoạt động của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực
hiện các chức năng của kế toán.
Hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau, trong đó có những loại sổ
được mở theo quy định chung của nhà nước và có những loại sổ được mở theo yêu cầu
và đặc điểm quản lý của doanh nghiệ
p. Để tổ chức hệ thống sổ kế toán phù hợp cần
phải căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý,
tính chất quá trình sản xuất và đặc điểm về đối tượng kế toán của doanh nghiệp.
Theo hướng dẫn của nhà nước thì doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống số kế
toán theo 1 trong 4 mô hình khác nhau (gọi là hình th
ức sổ kế toán) :
- Hình thức kế toán: Nhật ký - sổ cái
Trang 21
- Hình thức kế toán: Nhật ký chung
- Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán: Nhật ký - chứng từ
Việc sử dụng hình thức kế toán nào là do doanh nghiệp tự quyết định dựa trên căn
cứ đã nêu trên và phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán. Tuy nhiên, trong các hình thức

kế toán trên thì hình thức kế toán nhật ký chung có ưu điểm rất dễ áp dụng, vận dụng
phù hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp và d
ễ dàng trong ứng dụng tin học và trong
công tác kế toán (hầu hết các phần mền kế toán được thiết lập theo hình thức kế toán
này).
Một điểm cần lưu ý là trong thực tế ứng dụng, hầu như các doanh nghiệp thường
áp dụng hỗn hợp các hình thức kế toán nhằm tận dụng ưu điểm của từng hình thức kế
toán trong xử lý thông tin.
Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ
kế toán : Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối
với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập; đơn vị kế toán
phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán; Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ
ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phả
i chính
xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán
Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế,
tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số
liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ
đến khi khóa sổ; Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải
được ghi bằng bút mực; không
ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách
dòng; trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết
trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế
tiếp; Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi
tính. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện các quy định v
ề sổ
kế toán. Sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng
thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm.
Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài
chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật.

Trang 22
Sửa chữa sổ kế toán : Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không
được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một
trong các phương pháp: Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và
ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh; Ghi
số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấ
u ngoặc đơn,
sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh; Ghi bổ sung
bằng cách lập “chứng từ ghi sổ bổ sung” và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được
nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm
đó. Trường hợp phát hiện sổ k
ế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp
cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát
hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính: Trường hợp phát
hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm
quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán c
ủa năm đó trên máy vi tính; Trường
hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có
thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên
máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót; Sửa chữa sổ kế
toán trong trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính được thực hiện theo quy định của pháp
luật.
1.5.3, Lựa chọn hình thức kế toán và hệ
thống sổ kế toán áp dụng.
1.5.3.1, Hình thức kế toán Nhật ký chung [7]
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật
ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế

toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo t
ừng
nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ : Sổ Nhật ký
chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Sơ đồ 1.2) :

Trang 23
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi
trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn
vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các
nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ k
ế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các
chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt
liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát
sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp
trên Sổ Cái, sau khi
đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào
nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số
phát sinh.Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng
hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiế
t) được dùng để lập các Báo cáo tài
chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối
số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký
chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng
lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.

Trang 24
SƠ ĐỒ 1.2 : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

1.5.3.2, Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái [7]
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh
tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng m
ột quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật
ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng
tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các
loại sổ kế toán: Nhật ký - Sổ cái;

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái (Sơ đồ 1.3)
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác
định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của
mỗi chứng từ (hoặc Bảng t
ổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ Nhật ký
đặc biệt
Chứng từ kế toán

SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp
chi tiết
Trang 25
ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho
những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh
nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ
Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ
kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng
vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu
của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ
Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước
và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế t
ừ đầu quý đến cuối tháng này. Căn
cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối
tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái
phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh
“Phát sinh” ở phần = Nợ củ
a tất cả các = Có của tất cả các
Nhật ký Tài khoản Tài khoản
Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số

phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ
của các đối tượng lập “Bảng tổ
ng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng
tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối
tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ
được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.