Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một cửa hàng bách hóa

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một cửa hàng
bách hóa .
Kiểm soát là một chức năng quan trọng của nhà quản lí nhằm thu thập
thông tin về các quá trình , hiện tượng đang diễn ra trong một tổ chức ,
tính chất quan trọng của kiểm soát được thể hiện ở cả hai mặt. một mặt ,
kiểm soát là công cụ quan trọng để nhà quản lí phát hiện ra những sai
sót và cso biện pháp diều chỉnh, mặt khác , thông qua kiểm soát , các
hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy
sinh. Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt
động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của
mọi thành viên trong cửa hàng để đảm bảocửa hàng hoạt động hiệu
quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ
thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì mà một cửa hàng
cần làm để có được những điều muốn có và tránh những rủi ro . Cũng
trên nguyên tắc này, để đảm bảo hiệu quả hoạt động của cửa hàng , họ
thường đặt ra những hệ thống quản lí khác nhau .Một hệ thống kiểm soát
nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho cửa hàng các lợi ích như: Giảm bớt
nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây
thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lượng
sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian
lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và
báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế,
quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp.
Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và
đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và
gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Cửa hàng cổ phần).để đảm
bảo nâng cao năng lực cạnh tranh và vị thế của cửa hàng trên thị trường
toàn cầu , một hệ thống kiểm soát sẽ cung cấp thông tin phản hồi về các
hoạt động , xác định khoảng cách giữa các kế hoạch và kết quả thực tế ,
1

kiểm soát là một chức năng quan trọng trong quá trình quản lí bởi vì nó
đề ra các biện pháp để đảm bảo rằng hệ thống đang vận hành đúng
hướng về các mực tiêu đề ra , để tổ chức một hệ thống kiểm soát , các
nhà quản lí luôn muốn biết cụ thể ba điều :

1.
2.
3.

hiệu lực của kế hoạch- mức độ đạt được mục tiêu
hiệu quả , nguồn lực phải sử dụng để đạt được kết quả
năng suất – chất lượng và số lượng của kết quả hoạt động trong
mối quan hệ với chi phí của hoạt động .

Như vậy , hệ thống kiểm soát là một trong 4 chức năng quản lí mà
nhà lãnh đạo cửa hàng phải chú trọng , xây dựng . Vì vậy , bám sát
vào nhu cầu thực tiễn và mục đích của hệ thống này chúng ta có thể
đề suất 5 yếu tố và từ đó đưa ra các phương án phù họp với cửa hàng
để cửa hàng hoạt động hiệu quả nhất .
Môi trường
kiểm soát

Đánh giá rủi ro

Hoạt động
kiểm soát

Giám sát

Thông tin và

Thứ nhất , môi trường kiểm soát
2


Là một yếu tố phản ánh sắc thái chung của đơn vị , chi phối ý thực
của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác
của các nhân tố chính kiểm soát nội bộ trong cửa hàng .

G
i
á
m

Khách hàng

Nhân viên

Môi trường làm
Nhân viên bán hàng

Trước hết đó là đưa ra những qui định , nguyên tắc , những chuẩn mực
đạo đức trong đơn vị để mỗi thành viên trong đơn vị có cách cư xử đúng
đắn , nhà lãnh đạo phải làm gương cho cấp dưới trong việc tuân thủ các
qui định hành xử trong cửa hàng và nhà quản lí cần phổ biến những qui
định cho mọi thành viên bằng thể thức thích hợp, nhân viên hay con
người là nhân tố quan trọng trong sự phát triển của cửa hàng nếu một tổ
chức hoạt động mà không có sự phân quyền, mọi người không nghiêm
tức thực hiện công việc , điều đó sẽ là một chướng ngại lớn cho cửa

hàng , đạo đức quản lí là một nhân tố vô cùng quan trọng tạo nên môi
3


trường làm việc thân thiện , hiệu quả ,là một thành tố trong văn hóa tổ
chức , nó tạo ra các cưn cứ để đưa ra các quyết định về trách nhiệm xã
hội – yếu tố liên quan đến môi trường bên ngoài .

Phạm vi pháp luật
Phạm vi đạo đức
Phạm vi lựa chọn tự
( các chuẩn mực pháp (các chuẩn mực đạo do
luật )
đức )
( các chuẩn mực cá
nhân , tổ chức )
Mức độ kiểm soát
Cao

thấp

Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà cửa hàng nên quan
tâm là :
1. Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực
2.Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh
3 .Tổ chức công việc khoa học
4 .Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém
trong tổ chức
5 .Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có
6 .Tạo thế và lực cho tổ chức thích

Cửa hàng có thể sử dụng nhiều phương pháp như: thử nghiệm ma túy
, giám sát bí mật .
+thử nghiệm ma túy : sử dụng ma túy là hành vi bất hợp pháp khiến
cửa hàng gặp phải nhiều vấn đề tăng sản phẩm sai hỏng , giảm chất
4


lượng công việc , sự vắng mặt của nhân viên , tai nạn nơi làm việc, từ
đó dẫn đến những thái độ , hành vi phi đạo đức trong cửa hàng …để
giải quyết vấn đề trên , tổ chức càng nên sử dụng nhiều biện pháp thử
nghiệm trên người tuyển dụng , nhân viên đang làm việc , người lao
động …
+ Giám sát bí mật :để giám sát những hành vi bất hợp pháp có thể
xảy ra như ăn trộm , ăn cắp , gian lận , cố tình phá hoại tài sản , đe
dọa khủng bố …
giám sát có thể thực hiện thông qua các nhân viên an ninh nội bộ , sử
dụng các thiết bị giám sat như camera siêu nhỏ , các thiết bị hiện đại
để có thể quan sat được những nhân viên có nghi ngờ là tội phạm.
+ Máy đo tim và kiểm tra độ trung thực :đôi khi còn được gọi là máy
phát hiện nói dối ,biện pháp xác định này theo nghiên cứu có độ tin
cậy và chính xác là 76 %.
+ Công khai trả lương :sẽ tạo một tinh thần thoải mái cho nhân
viên ,họ có thể thấy được sự công bằng cũng như cung cấp thông tin
để họ có thể đàm phán mức lương của họ. bên cạnh đó , nên chú trọng
:
+ Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo nhân viên có được kỹ năng và hiểu
biết để thực hiện nhiệm vụ. Vì thế, nhà quản lí chỉ nên tuyển dụng các
nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao.
+ Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán: Nhiều nước trên thế giới, yêu
cầu các cửa hàng cổ phần có niêm yết trên Thị trường chứng khoán cần

thành lập Uỷ ban kiểm toán. Uỷ ban này không tham gia vào việc điều
hành đơn vị mà có vai trò trong việc thực hiện các mục tiêu, giám sát
việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, đảm bảo sự
độc lập của Kiểm toán nội bộ với các bộ phân quản lý trong cửa hàng …
Ở Việt nam, Luật cửa hàng 2005 quy định một số loại hình cửa hàng
phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò
5


như
Uỷ
ban
kiểm
toán.
+ Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ
phận trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều
hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Cơ cấu tổ chức được thể hiện
qua sơ đồ tổ chức, và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của
đơn
vị.
+ Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn
và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể
hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động
của đơn vị, giúp họ hiểu rằng họ có những nhiệm vụ gì và hành vi của
họ sẽ ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào. Do đó, đơn vị cần thể chế hóa
bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và
từng
nhân
viên
trong

đơn
vị.
+ Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của chủ cửa hangvề
tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải , chọn những nhân
viên có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự
hữu hiệu và hiệu quả của môi trường kiểm soát.
ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên
ngoài đơn vị.Nói chung trong môi trường kiểm soát , phong cách của
nhà quản lí và hành vi của người lao động là yếu tố quan trọng nhất để
giám sát, đánh giá tình hình hoạt động của cửa hàng .

6


Thứ hai , Đánh giá rủi ro.
Ta có thể sử dụng vòng liên hệ ngược để đánh giá

Kết quả mong muốn

Kết quả thực tế

Đo lường kết quả thực
So sánh
tế thực tại với các tiêu chuẩn

Phân
tích các nguyên nhân sai lệch
Thực hiện điều chỉnh
Xây dựng chương trình điều
chỉnh

Xác định các sai lệch

Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và
khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, nhà quản lí phải đánh giá và phân
tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu
có thể không đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những
tổn
thất
do
các
rủi
ro
này
gây
ra.
- Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để
đánh giá rủi ro. Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến
7


cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được.Ở đây mục tiêu
của cửa hàng là tang năng suất , chất lượng , số lượng , doanh thu .
- Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn
đơn vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến
sản phầm, chính sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt
động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) rồi liên quan
đến mức độ rộng hơn. Chủ cửa hàng có thể sử dụng nhiều phương
pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt
động thường xuyên. Với các cửa hàng nhỏ, chủ cửa hàng có thể tiếp
xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ.

- Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro
rất khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau. Một quy
trình bao gồm:
+Ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu.nhà
quản lí nên quan tâm Cửa hàng sản xuất ở đây là mặt hàng gì , tính
cạnh tranh trên thị trường ra sao ,khả năng hoàn vốn như thế nào , là
bao nhiêu phần trăm..
+Xem xét khả năng xảy ra rủi ro : hoạch định chiến lược , tính toán tỉ
lệ rủi ro là bao nhiêu, dự đoán trước những rủ ro không đáng có
+Đề ra những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro. Đưa ra
những biện pháp ngăn chặn hoặc những biện pháp có thể thay đổi
được tình hình của cửa hàng khi gặp rủi ro .Ngoài ra những rủi ro
không chỉ lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý,
khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc
bên ngoài tác động. Các yếu tố bên trong. Sự quản lý thiếu minh
bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp,
sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ
sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở
rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm
8


tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Cửa hàng mẹ hoặc do thiếu quan
tâm...
Các yếu tố bên ngoài:Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận
hành. Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và
dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không
mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo
luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức...
Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường

xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của
chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý
và
giảm
thiểu
tác
hại
của
chúng.
Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo
chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho
tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn
tổ chức. Ví dụ: kiểm soát phòng ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt
hại của tài sản, kiểm soát xem tổ chức có hoạt động theo đúng chuẩn
mực mà tổ chức đã quy định, theo đúng các yêu cầu của pháp luật
hiện
hành…
Hệ thống thông tin và truyền thông cần được tổ chức để bảo đảm
chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có
thẩm
quyền.
Hệ thống giám sát và thẩm định: là quá trình theo dõi và đánh giá
chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển
khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có
khiếm khuyết. Ví dụ thường xuyên rà soát, kiểm tra và báo cáo về
chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh
giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân
thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không.
Rủi ro ở đây chúng ta cần xem xét chiến lược mục tiêu đề ra có quá
9

sức với cửa hàng , cửa hàng có thể thực hiện từ đó đưa ra những
biện pháp cụ thể.
thứ ba, Hoạt động kiểm soát:

Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của
chủ cửa hàng được thực hiện

10


11


- Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát
lẫn nhau. Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế
toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với
chức
năng
bảo
quản
tài
sản,…
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì
cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực,
đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm
soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại
nghiệp
vụ

phải
đúng
đắn.
- Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều giữa số
sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực
hiện định kỳ. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém
tồn tại trong đơn vị. Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và
tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa
sử dụng, hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp cận phần mềm, tài
sản
của
đơn
vị…
- Phân tích rà soát: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng
cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị
thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để
có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích
hợp.Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp nhà quản lí khắc
phục những yếu kém của hệ thống kiểm soát trongcửa hàng ., tuỳ
từng khuyết điểm mà có những biện pháp riêng biệt.
Chẳng hạn như đối với việc kiểm soát hoạt động chi tiêu trong cửa
hàng cần phải tìm được cách kiểm soát tối ưu phù hợp nhất với đặc
điểm của cửa hàng , vì đây là thứ tài sản dễ bị thất thoát nhất. Theo
nhiều chuyên gia tài chính thì cửa hàng đừng bao giờ để kế toán
trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách. phải lập một
quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệ: bất kỳ
phòng ban nào trong cửa hàng muốn chi đều phải lập giấy đề xuất
12

chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký đồng
ý của người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh
chi. Lúc đó thủ quỹ mới chi tiền. Còn nếu cẩn thận hơn thì nên tách
luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử dụng ngân hàng
làm
thủ
quỹ.
Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá
hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai
biện pháp song song: kiểm tra đột xuất và trả lương cao, nhà quản lí
nên trả lương thật cao cho những người làm ở bộ phận này, đồng thời
nói rõ rằng nếu cửa hàng phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận hay
ǎn chênh lệch với nhà cung cấp, anh ta sẽ bị sa thải ngay. Như vậy
nghĩa là họ sẽ mất đi một chỗ làm tốt nếu để cho lòng tham làm mờ
mắt. Bên cạnh đó, nhà quản lí nhất thiết phải có những kênh thông
tin riêng của mình để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu.
Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán
hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. Bộ
phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công
việc này được thuận tiện, nhà quản lí nên quy định rõ ràng khung giá
cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản
lý. Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ
kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng
hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng
và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một
để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc
thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán để ghi
vào
sổ
sách

và
theo
dõi
công
nợ.
Về phía nhà quản lý trong cửa hàng có trách nhiệm thành lập, điều
hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục
13


tiêu của cửa hàng . Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần
tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa
chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những
quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ
các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của
cửa hàng cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ
ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện
pháp
kiểm
tra
độc
lập…
Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra
chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều cửa hàng còn lập thêm
phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ
phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có
đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị
chiếm dụng không... nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi
ro.Kiểm soát nội bộ nên do giám đốc tài chính phụ trách.
Thứ tư,Thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính,
qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu
cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy
cập thuận tiện. Trong đó, cần chú ý các khía cạnh sau:
+ Kiểm soát máy tính :mục đích chủ yếu là để đo lường hoạt động
của nhân viên, các nhà quản lí có thể thấy được sự nỗ lực của nhân
viên , phù hợp để đánh giá sản lượng đầu ra của người lao động một
cách định kì
- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp
nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ
14


với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền
thông
trong
đơn
vị.
- Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận
trung thực, đầy đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời.
Trong hệ thống thông tin (HTTT), thì hệ thống thông tin kế toán là
một phân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài chính và HTTT
kế toán quản trị, tổng hợp ghi nhận tất cả các sự kiện kinh tế phát
sinh. Hai bộ phận này phần lớn sử dụng chung dữ liệu đầu vào nhưng
sản phẩm đầu ra khác nhau. Kiểm toán viên thường chú ý đến hệ
thống thông tin kế toán tài chính.
Thông tin phản hồi: liên lạc tốt giữa các nhà cung cấp thông tin và
nhà quản lí , đảm bảo thông tin cần đến đúng người nhận thông tin ,
thông tin cần đảm bảo tính tin cậy độ chính xác , đầy đủ , cụ thể , yêu
cầu về thời gian .

Xây dựng hệ thống giám sát thông tin liên lạc vào ra trong cửa
hàng , kiểm soát máy điện thoại , máy tính ,thiết bị mạng , thư báo ,
thư tín bảng biểu .
Trong trường hợp những thông báo phải đảm bảo yêu cầu về tính
công khai minh bạch , thông tin cần được công bố chính thức bởi các
cá nhân tổ chức có trách nhiệm.
Cần sử dụng các thiết bị ghi chép , theo dõi , điều tra khảo sát trực
tiếp , xử lí chúng vào đúng mục đích.kiểm soát hệ thống thông tin nên
bám sát với quá trình hoạt động của thông tin .
Thu
liệu

thập

dữ Xử lí thông tin

Sử dụng thông Các quyết định
tin

Kiểm soát hoạt động cần những thông tin đơn giản về các hoạt động
bên trong cửa hàng , kiểm soát hoạt động xảy ra thường xuyên , ở
15


phạm vi và các chức năng khác nhau , để đảm bảo thông tin được xử
lí hiệu quả và giám sát liên tục các kết quả xảy ra trong quá trình hoạt
động hệ thống kiểm soát hoạt động của thông tin cần cho :
+ xử lí các hoạt động giao dịch như ghi lại những sự thay đổi hàng
ngày về khối lượng , doanh số , lao động , nguyên vật liệu
+ sản xuất các báo cáo kiểm soát

+ xử lí nhanh chóng những yêu cầu phát sinh như các trạng thái cân
bằng , tần suất , dự trữ ,lượng phân phối.
Hệ thống kiểm soát quản lí thông tin cần thông tin cụ thể ,tính chính
xác cao , ngoài ra còn có thể kiểm soát mức độ hoạt động của các
nhân viên và các yếu tố hành vi phức tạp của nhân viên trong quá
trình thực hiện công việc kiểm soát
Đảm bảo được những thông tin vào ra trong danh nghiệp luôn nằm
trong sự kiểm soát
Nhà quản lí có thể dùng những công cụ hỗ trợ kiểm soát như:
+ Hệ thống báo cáo thông tin .
+ Hệ thống hỗ trọ ra quyết định .
+Hệ thống hỗ tợ hoạt động nhóm .
+Hệ thống chuyên gia .
Ngoài ra để quản lí chặt chẽ nhà quản lí có thể sử dụng nhiều hệ
thống kiểm soát khác nhau và mỗi cấp quản lí cũng có những nhu cầu
khác nhau đối với hệ thống thông tin , thoogn tin là một thành tố vô
cùng quan trọng là công cụ để gắn liền các chức năng của môi
trường , là nguyên liệu đầu vào đề ra các quyết định quản lí là công

16


cụ để tổ chức thực hiện các quyết định quản lí và là nguồn lực quan
trọng của tổ chức
Như vậy việc đảm bảo trong vấn đề truyền thông , thông tin phải
đảm bảo chặt chẽ , với những nguồn thông tin bí mật mang tính nội
bộ đòi hỏi phải rà soát , giám sát chặt chẽ hệ thống kiểm soát định kì
thường xuyên.

thứ năm,Giám sát

Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm
soát nội bộ. Xác định kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế
hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không.
Giám sát thường xuyên (tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà
cung cấp, các biến động bất thường…) hay định kỳ (các cuộc kiểm
toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kĩ thuật viên độc lập
thực hiện).Việc giám sát có thể nằm trong qui trình như sau :

Xác định mục tiêu , nội dung kiểm
soát
Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
17


Giám sát ,đo lường việc thực hiện

Đánh giá việc thực hiện

Sự thực hiện phù hợp với tiêu
chuẩn tiêuchauauaanr

có
Không cần điều chỉnh

không
Tiến hành điều chỉnh sai lệch

Đ

Tất cả những phương pháp nêu trênđều hướng về một kết quả .Vì vậy

với sự cần thiết cho hệ quả của tổ chức, hệ thống kiểm soát cần phải
được sử dụng một cách linh hoạt , tạo ra những điểm khác biệt phù hợp
với đặc điểm của từng bộ phận , từng con người trong cửa hàng .Khi tổ
chức và cần phải tiết kiệm và mỗi nhân tố này cần sự chú ý liên tục theo
thời gian để đảm bảo tính vững chắc của hệ thống .

18