Tổ chức quản lý và khai thác, dùng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cấp bộ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ NGA

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG
HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ

Luận văn Thạc sĩ
Chuyên ngành: Lƣu trữ

Hà Nội - 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

PHẠM THỊ NGA

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG
HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 62 32 03 01

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2014

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học
và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của cơ quan Nhà nƣớc, cơ quan
cấp bộ nhƣng đã đƣợc chú thích cụ thể.
Công trình này chƣa đƣợc tác giả nào công bố.

Hà Nội, ngày

tháng 10 năm 2014
TÁC GIẢ

Phạm Thị Nga

1


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN

Stt

Chữ viết tắt

Diễn giải

1.

CB,CC

Cán bộ, công chức

2.

Vụ TCCB

Vụ Tổ chức cán bộ

3.

CNTT

Công nghệ thông tin

4.

QPPL

Quy phạm pháp luật

5.

Bộ NV

Bộ Nội vụ

6.

Bộ TN&MT

Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng

7.

Bộ YT

Bộ Y tế

8.

Bộ NN&PTNT

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

9.

Bộ KH&CN

Bộ Khoa học và Công nghệ

10.

Bộ TP

Bộ Tƣ pháp

11.

Bộ LĐTB&XH

Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội

12.

Bộ TC

Bộ Tài chính

13.

Bộ TT&TT

Bộ Thông tin và Truyền thông

14.

Bộ VHTT&DL

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

2


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU........................................................................................................... 5
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................................ 5
2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................... 7
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................. 7
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................................. 8
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................................... 8

6. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng....................................................................10
7. Phƣơng pháp nghiên cứu .........................................................................................10
8. Đóng góp của đề tài ..................................................................................................11
9. Bố cục của luận văn..................................................................................................12
NỘI DUNG ..................................................................................................................14
Chƣơng 1. THÀNH PHẦN, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ VÀ Ý NGHĨA CỦA HỒ
SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC ...................................................................................14
1.1 Khái niệm, thành phần, đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức ....................... 14
1.1.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức ....................................................... 14
1.1.2 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức ................................................................16
1.1.3 Đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức ........................................................ 18
1.2 Vai trò và ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức ...................................... 21
1.2.1 Vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức...................................................... 21
1.2.2 Ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức..................................................... 23
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ
CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ.......26
2.1 Những quy định chung về công tác quản lý‎ và khai thác, sử dụng hồ sơ
cán bộ, công chức ............................................................................................. 26
2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ 29
2.2.1 Trách nhiệm của các cơ quan đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức .....................................................................................................................29
2.2.2 Thẩm quyền và phân công quản lý hồ sơ cán bộ, công chức...........................34
2.2.3 Việc lập, tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức...........................42
2.2.4 Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức .......................................47
2.2.5 Công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức ...................................49
2.2.6 Chế độ báo cáo, thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .......................60
3


2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ............61

2.3 Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan
nhà nƣớc cấp bộ ............................................................................................................62
2.3.1 Đối tượng khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức....................................62
2.3.2 Hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức ............64
2.3.3 Nội dung khai thác, sử dụng trong hồ sơ cán bộ, công chức .............................69
2.4 Đánh giá chung .......................................................................................................74
2.4.1 Ưu điểm: ..............................................................................................................76
2.4.2 Hạn chế, tồn tại....................................................................................................79
2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế .......................................................................81
Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG QUẢN LÝ
VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC
CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ ..........................................................................84
3.1 Các giải pháp tổng thể nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác sử
dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ..........................84
3.1.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác quản lý hồ sơ CB,CC .....................84
3.1.2 Tăng cường sự chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo đối với công tác
hồ sơ cán bộ, công chức .............................................................................................87
3.1.3 Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ công tác hồ sơ cán bộ, công chức ..........88
3.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức .....................89
3.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng
hồ sơ cán bộ, công chức ...............................................................................................91
3.2 Giải pháp cụ thể của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức...........................................................92
3.2.1 Ứng dụng CNTT vào quản lý thông tin CB,CC ................................................93
3.2.2 Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử CB,CC..........................................96
3.2.3 Ứng dụng công nghệ mạng, đưa một số thông tin trích ngang lên mạng
nội bộ ..........................................................................................................................102
KẾT LUẬN ...............................................................................................................106
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................108
PHỤ LỤC...................................................................................................................114

4


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Quản lý, sử dụng con ngƣời nói chung và cán bộ, công chức nói riêng
là vấn đề cốt lõi, quan trọng đƣợc xác định trong Nghị quyết Đại hội đại biểu
toàn quốc lần thứ XI của Đảng “Xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý
các cấp, nhất là cấp trung ương, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp
hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế”. Tại Báo cáo của Ban Chấp hành
Trung ƣơng Đảng khoá X về các văn kiện trình Đại hội XI của Đảng do đồng
chí Tổng Bí thƣ Nông Đức Mạnh trình bày ngày 12 tháng 01 năm 2011 nêu
rõ: “Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức trong sạch, có năng lực đáp ứng
yêu cầu của tình hình mới” và “Tiếp tục đổi mới mạnh mẽ, đồng bộ công tác
cán bộ: tập trung vào đổi mới tư duy, cách làm, khắc phục những yếu kém
trong từng khâu của công tác cán bộ”.
Nhƣ vậy, để thực hiện chủ trƣơng của Đảng đã đề ra, mỗi cơ quan, tổ
chức phải luôn coi việc quản lý và sử dụng con ngƣời là nhiệm vụ cấp bách,
vừa cơ bản, vừa lâu dài và phải thực hiện thƣờng xuyên, có hiệu quả.
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đều hình thành một
khối lƣợng lớn giấy tờ, tài liệu, trong đó có tài liệu liên quan đến con ngƣời
(cán bộ, công chức... ) kể từ khi cán bộ, công chức (sau đây viết tắt là CB,CC)
bắt đầu đƣợc tuyển dụng hoặc đƣợc điều động, luân chuyển vào làm việc tại
cơ quan, tổ chức đến khi thôi việc hoặc nghỉ hƣu. Toàn bộ giấy tờ, tài liệu có
liên quan đến CB,CC tạo thành bộ hồ sơ và đƣợc gọi là hồ sơ CB,CC.
Hồ sơ CB,CC là tài liệu quan trọng có tính pháp lý phản ánh trung thực
về nguồn gốc, quá trình công tác, phẩm chất chính trị, trình độ học vấn, trình
độ chuyên môn, chức danh, chức vụ, năng lực công tác, đạo đức tác phong,
hoàn cảnh gia đình, quan hệ gia đình, xã hội của ngƣời CB,CC. Nếu quản lý

tốt hồ sơ CB,CC giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý CB,CC nghiên cứu,
nắm đƣợc một cách đầy đủ nhất về bản thân ngƣời CB,CC đồng thời giúp cho
việc xây dựng quy hoạch đào tạo, bồi dƣỡng, đánh giá, sử dụng đúng khả
năng, phát huy hiệu quả lao động, bố trí đúng ngƣời đúng việc, thực hiện chế
độ chính sách đƣợc đầy đủ và chính xác.
Đối với mỗi cá nhân, hồ sơ CB,CC cũng là những căn cứ pháp lý
không có gì thay thế để đảm bảo quyền lợi của chính mình, không chỉ trong
suốt cuộc đời mình mà còn liên quan đến cả thế hệ sau này. Hồ sơ CB,CC
không chỉ có ý nghĩa đối với từng cơ quan, mỗi cá nhân mà còn có ý nghĩa
5


đối với cả quốc gia, dân tộc bởi những trang sử rạng rỡ của đất nƣớc là do bao
thế hệ xây đắp, những ngƣời có công lao, thành tích đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc. Hồ sơ CB,CC là một phần không thể thiếu để lƣu
truyền mãi mãi cho hậu thế những nhân vật lịch sử tiêu biểu trên các lĩnh vực
hoạt động ở tất cả các ngành, các cấp. Vì vậy việc giữ gìn, quản lý và khai
thác, sử dụng tốt hồ sơ CB,CC trong mỗi cơ quan là vấn đề quan trọng.
Theo Luật Tổ chức Chính phủ số 32/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm
2001, bộ và cơ quan ngang bộ (sau đây gọi chung là cơ quan bộ) là cơ quan
của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc đối với ngành hoặc lĩnh
vực công tác trong phạm vi cả nƣớc; quản lý nhà nƣớc các dịch vụ công thuộc
ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nƣớc tại
doanh nghiệp có vốn nhà nƣớc theo quy định của pháp luật.
Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về ngành, lĩnh
vực công tác của mình, các cơ quan bộ đã và đang quản lý một khối lƣợng lớn
CB,CC. Mỗi cá nhân có một hồ sơ CB,CC đƣợc quản lý tại Vụ Tổ chức cán
bộ (sau đây viết tắt là Vụ TCCB) và Phòng Lƣu trữ của bộ.
Trong đó, để quản lý số CB,CC đã và đang công tác tại các cơ quan bộ
là vấn đề cần đƣợc quan tâm. Số CB,CC công tác tại các bộ từ khi đƣợc tuyển

dụng đến khi đƣợc nghỉ hƣu chiếm phần lớn. Việc quản lý hồ sơ của những
đối tƣợng này khá thuận lợi và bảo đảm tính liên tục. Tuy nhiên, cũng có một
số CB,CC từ các cơ quan khác đƣợc điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, biệt
phái đến bộ. Việc quản lý hồ sơ của nhóm đối tƣợng này đang bọc lộ những
vấn đề khó khăn và bất cập cần phải có một quy trình chặt chẽ và khoa học do
cơ quan bộ không quản lý cán bộ từ đầu (tuyển dụng) nên không theo dõi hồ
sơ cán bộ đó liên tục. Nhƣ vậy, các bộ chỉ đóng vai trò là cơ quan sử dụng
chứ không phải cơ quan tuyển dụng do nhiều CB,CC đƣợc tuyển dụng ở nơi
khác sau đó đƣợc luân chuyển, điều động, biệt phái đến bộ. Trong thực tế,
không ít trƣờng hợp cán bộ thuộc đối tƣợng này có những vi phạm về bằng
cấp (sử dụng bằng giả, lý lịch sai..) mà phải sau một thời gian mới phát hiện
để xử lý. Nguyên nhân một phần do công tác quản lý, sử dụng hồ sơ CB,CC
chƣa có hiệu quả.
Để phục vụ tốt công tác quản lý nhân sự tại các cơ quan bộ thì việc
quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC là khâu vô cùng quan trọng.
Trong thời gian qua, công tác này chƣa đƣợc quan tâm và chỉ đạo thực hiện
đúng với vị trí và vai trò của nó. Do đó nội dung, hình thức, phƣơng tiện quản
6


lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC còn nhiều hạn chế và bất cập, không
đáp ứng đƣợc việc tìm kiếm, tra cứu, thống kê, báo cáo số lƣợng, chất lƣợng
và cung cấp thông tin nhân sự theo yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ của công
tác cán bộ.
Để góp phần khắc phục những bất cập trong công tác quản lý và khai
thác, sử dụng hồ sơ CB,CC tại các cơ quan bộ, chúng tôi chọn đề tài “Tổ
chức quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ
quan nhà nước cấp bộ” để làm luận văn Thạc sĩ khoa học của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

- Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận và quy chế pháp lý về quản lý,
tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC.
- Hai là, khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về công tác quản lý và khai
thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ.
- Ba là, đề xuất một số giải pháp tổng thể và cụ thể nhằm nâng cao hiệu
quả công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ
nói riêng và các cơ quan nhà nƣớc nói chung.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tƣợng nghiên cứu:
Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi xác định đối tƣợng nghiên cứu là
hồ sơ CB,CC đang công tác, đã nghỉ hƣu, đã mất thuộc thẩm quyền quản lý
của các cơ quan bộ và hiện đang đƣợc bảo quản tại các cơ quan bộ.
3.2 Phạm vi nghiên cứu:
Do khuôn khổ của một luận văn thạc sĩ, đề tài của chúng tôi chỉ tập
trung nghiên cứu công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC thuộc
thẩm quyền quản lý của các cơ quan bộ mà chƣa có điều kiện tìm hiểu việc tổ
chức quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC thuộc thẩm quyền quản lý của
các đơn vị trực thuộc, các đơn vị sự nghiệp thuộc bộ.
Để có tƣ liệu từ thực tế, chúng tôi tiến hành khảo sát trực tiếp tại 6 cơ
quan bộ, gồm: Bộ Nội vụ, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn, Bộ Y tế, Bộ Khoa học và công nghệ, Bộ Văn hóa-Thể
thao và Du lịch. Ngoài ra còn gửi phiếu khảo sát đến các bộ còn lại nhƣ: Bộ
Công an, Bộ Tài chính, Bộ Tƣ pháp, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Lao
7


động, Thƣơng binh và Xã hội, Văn phòng Chính phủ... để có nhiều tƣ liệu so
sánh, đƣa ra các giải pháp khi cần thiết.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu nói trên, đề tài tập trung giải quyết những nhiệm

vụ sau:
Một là, hệ thống, phân tích một số vấn đề lý luận về quản lý và khai
thác, sử dụng hồ sơ CB,CC.
Hai là, nghiên cứu những quy định của nhà nƣớc về công tác quản lý và
khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC.
Ba là, tổ chức điều tra, khảo sát thực tiễn tình hình quản lý và khai
thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ để đánh giá thực trạng, phân
tích những ƣu điểm, hạn chế của công tác này.
Bốn là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận, quy chế pháp lý và khảo sát thực
tế, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản
lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong hệ thống về công tác lƣu trữ, vấn đề quản lý và khai thác, sử
dụng hồ sơ CB,CC vẫn còn là khoảng trống ít đƣợc nhắc đến và bàn luận.
Phải mất một thời gian khá dài không có văn bản quy định của nhà nƣớc về
vấn đề này.
Các đề tài nghiên cứu, bài viết trao đổi cũng rất ít. Trong mấy năm trở
lại đây vấn đề này mới đƣợc quan tâm song vẫn chƣa đầy đủ, trong đó có một
số đề tài, bài viết đáng chú ý nhƣ:
Một là, nghiên cứu vấn đề về thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự: Đề tài
Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự do Thạc sĩ Lã Thị Hồng
làm chủ nhiệm, nghiệm thu năm 2006 (Phòng Thông tin-Tƣ liệu Cục Văn thƣ
và Lƣu trữ Nhà nƣớc); Niên luận Cơ sở lý luận khoa học để quản lý và quy
định thời hạn bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan cấp
Bộ của sinh viên Vũ Đức Trung năm 2003 (Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản
trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn).
Hai là, nghiên cứu về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhƣng ở một bộ,
ngành cụ thể nhƣ: Đề tài Nghiên cứu đổi mới công tác quản lý hồ sơ cán bộ
ngành thống kê của tác giả Trần Duy Phú, nghiệm thu năm 2006 (Thƣ viện
8

Cục thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia thuộc Bộ Khoa học và Công
nghệ); Khóa luận tốt nghiệp Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở cơ quan Bộ
Khoa học và Công nghệ, thực trạng và giải pháp của tác giả Trần Anh Thƣ
năm 2010 (Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn).
Ba là, nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin, ứng dụng tin học phục vụ
công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức nhƣ: Luận văn Thạc sĩ khoa học Đảm
bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức
ở Văn phòng Quốc hội của tác giả Đinh Thị Hạnh Mai năm 2003; khóa luận tốt
nghiệp: Nghiên cứu tình hình ứng dụng tin học vào công tác quản lý và khai
thác hồ sơ cán bộ tại Quân khu Thủ Đô của tác giả Trần Xuân Anh năm 2004,
Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý và khai thác hồ sơ
cán bộ của khối doanh nghiệp do Sở Nội vụ quản lý của tác giả Nguyễn Thị Hà
năm 2011 (Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn).
Bốn là, các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công tác hồ sơ
cán bộ, công chức đƣợc đăng trên các báo, tạp chí, website nhƣng ở phạm vi
hẹp của vấn đề nhƣ: Bàn về việc lập và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của
tác giả Hà Quảng – Mai Hƣơng đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam,
số 6/2006, Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự của tác giả Nguyễn
Thị Hiệp đăng trên Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 6/2007; Xây dựng
và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của tác giả Vũ Đăng Minh đăng trên tạp
chí Tổ chức nhà nƣớc số 7/2005; Bàn về giải pháp xây dựng phần mềm quản
lý cán bộ, công chức của tác giả Vũ Đăng Minh đăng trên tạp chí Tổ chức nhà
nƣớc số 11/2008; Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc trách
nhiệm của người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công
chức, viên chức của tác giả Phí Lâm Hùng, Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc đăng
trên website: sonoivu.vinhphuc.gov.vn; Trao đổi ý kiến về công tác quản lý

hồ sơ cán bộ, công chức của tác giả Trần Hoàng Linh đăng trên website:
http//caicachhanhchinh.gov.vn.
Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy các nội dung nghiên cứu và
trình bày trong xuất bản phẩm, các đề tài, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt
nghiệp, bài viết trao đổi trên các báo, tạp chí, website đã tập trung nghiên cứu
vấn đề một cách bao quát hoặc nghiên cứu ở một cơ quan cụ thể hoặc nghiên
cứu một khía cạnh của vấn đề quản lý hồ sơ CB,CC. Tuy nhiên theo khảo sát
9


của chúng tôi, cho đến nay chƣa có công trình nào nghiên cứu về công tác
quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ.
Do vậy, đề tài luận văn của chúng tôi có tính kế thừa nhƣng không
trùng lặp với các công trình nghiên cứu trƣớc.
6. Các nguồn tƣ liệu chính đƣợc sử dụng
Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tƣ liệu sau đây:
- Tài liệu lý luận liên quan đến công tác quản lý và khai thác, sử dụng
tài liệu lƣu trữ nói chung (giáo trình, sách tham khảo);
- Các văn bản quy định của nhà nƣớc nhƣ: Quyết định số 06/2007/QĐBNV của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ,
công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; Quyết định số
02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ về việc ban
hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; Thông tƣ số 11/2012/TTBNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và
quản lý hồ sơ công chức.
- Tài liệu lƣu trữ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ;
- Các luận văn thạc sĩ khoa học, khóa luận tốt nghiệp và các bài viết
trên các báo, tạp chí có liên quan đến việc quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ
CB,CC;
- Công báo Nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Một số tạp chí chuyên ngành nhƣ: Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc,

Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc;
- Website của các cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ;
- Các thông tin từ phiếu điều tra, khảo sát và phỏng vấn;
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện việc nghiên cứu đề tài, trên cơ sở phƣơng pháp luận của
chủ nghĩa Mác-Lênin và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, chúng tôi sử dụng các
phƣơng pháp nghiên cứu khoa học nhƣ:
- Phƣơng pháp hệ thống: Chúng tôi đã sử dụng phƣơng pháp này để hệ
thống các quy chế pháp lý về công tác quản lý hồ sơ CB,CC; khái quát chức

10


năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan bộ, Vụ TCCB
trong việc quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức.
- Phƣơng pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phƣơng
pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Phƣơng pháp này
đƣợc sử dụng để khảo sát thực tế, tiến hành thu thập thông tin. Chúng tôi đã
tiến hành khảo sát cụ thể từng khâu nghiệp vụ trong công tác quản lý, khai
thác và sử dụng hồ sơ CB,CC. Ngoài việc gửi phiếu khảo sát đến các cơ quan
bộ, chúng tôi đã đến gặp, trao đổi trực tiếp với ngƣời quản lý hồ sơ, phỏng
vấn một số lãnh đạo Vụ TCCB và ngƣời đến khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC.
- Phƣơng pháp phân tích, so sánh: Chúng tôi sử dụng phƣơng pháp này
để phân tích kết quả điều tra, khảo sát thực tế từ các cơ quan bộ, từ đó so sánh,
đối chiếu giữa lý luận với thực tế, giữa các cơ quan bộ với nhau để tìm ra
những ƣu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế.
Trong quá trình thực hiện đề tài, các phƣơng pháp trên đã đƣợc chúng
tôi vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt.
8. Đóng góp của đề tài
Đóng góp của đề tài nghiên cứu đƣợc thể hiện trên các mặt lý luận và

thực tiễn.
- Về lý luận: Đề tài đƣợc thực hiện sẽ góp phần làm phong phú thêm lý
luận về công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan
bộ nói riêng và các cơ quan nhà nƣớc nói chung.
- Về thực tiễn, kết quả nghiên cứu của đề tài:
+ Giúp các cơ quan bộ nhận thức sâu sắc về ý nghĩa, vai trò của hồ sơ
CB,CC, thấy đƣợc những ƣu, nhƣợc điểm trong quản lý và khai thác, sử dụng
hồ sơ CB,CC hiện nay, từ đó lựa chọn một số giải pháp (tổng thể hoặc cụ thể)
phù hợp nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ
CB,CC.
+ Giúp Bộ Nội vụ - cơ quan quản lý cao nhất về công tác hồ sơ CB,CC
có thêm tƣ liệu để đánh giá, tổng kết, trên cơ sở đó hoàn thiện các văn bản
quy định về công tác này.
+ Giúp các cơ quan nhà nƣớc nói chung có thêm tƣ liệu so sánh, vận
dụng linh hoạt các giải pháp vào tình hình cụ thể của cơ quan, nhằm không
ngừng nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC.
11


9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung chính của đề tài
đƣợc kết cấu gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1. Thành phần, đặc điểm, vai trò và ý nghĩa của hồ sơ cán
bộ, công chức
Trong chƣơng này, chúng tôi nghiên cứu và đƣa ra các khái niệm,
thành phần, đặc điểm của hồ sơ cán bộ, công chức, từ đó làm nổi bật vai trò, ý
nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức.
Chƣơng 2. Thực trạng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC
của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ
Với những thông tin thu thập đƣợc, chúng tôi tập trung mô tả thực

trạng quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc
cấp bộ về các nội dung: thẩm quyền, lập, tiếp nhận, thu thập, bổ sung, lƣu trữ,
bảo quản hồ sơ CB,CC; đối tƣợng, các hình thức, thủ tục, nội dung khai thác.
Qua đây, chúng tôi đánh giá những ƣu điểm, hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
của những hạn chế để làm cơ sở đề ra các giải pháp ở chƣơng 3 của luận văn.
Chƣơng 3. Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng quản lý và khai
thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ.
Từ kết quả nghiên cứu ở chƣơng 1 và 2, chúng tôi đề ra các giải pháp
tổng thể và giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác,
sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ:
Một số các giải pháp tổng thể nhƣ hoàn thiện các văn bản quy định về
nghiệp vụ quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC; về công tác chỉ đạo
điều hành; về tăng cƣờng cơ sở vật chất; về đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ; về
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC. Trong các
giải pháp tổng thể nêu trên, chúng tôi đƣa ra giải pháp cụ thể đó là việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC tại các cơ quan
nhà nƣớc cấp bộ.
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã nhận đƣợc sự giúp đỡ của
cơ quan đến khảo sát. Đó là sự giúp đỡ của lãnh đạo Vụ TCCB, công chức
quản lý hồ sơ CB,CC, công chức chuyên môn của các cơ quan bộ nhƣ: Bộ
Nội vụ, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Lao động-Thƣơng binh và Xã hội,
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ
12


Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Y tế. Đặc biệt là sự giúp đỡ và chỉ bảo tận
tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng, ngƣời hƣớng dẫn tôi hoàn thành đề tài.
Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi gặp không ít khó khăn trong quá
trình khảo sát, thu thập thông tin. Do tính chất cơ mật của hồ sơ CB,CC, do
những quy định của cơ quan đến khảo sát nhƣ Bộ Quốc phòng, Bộ Công an,

Bộ Tƣ pháp, Văn phòng Chính phủ... chúng tôi không thể tiếp cận nơi bảo
quản hồ sơ mà chỉ lấy thông tin qua phiếu khảo sát. Một số cơ quan bộ khác
nhƣ Bộ Tƣ pháp, Bộ Thông tin và Truyền thông... cũng chỉ cung cấp một số
thông tin nhất định mà không cung cấp đầy đủ các thông tin theo yêu cầu.
Đồng thời các tài liệu nghiên cứu, tham khảo về đề tài này không nhiều và
mang tính rời lẻ. Với những khó khăn trên, luận văn của chúng tôi không
tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Do đó, chúng tôi rất mong nhận
đƣợc sự chỉ bảo, góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn để luận văn hoàn
thiện hơn.
Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Lƣu trữ học và
Quản trị văn phòng-Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, các ông,
bà lãnh đạo Vụ TCCB, công chức các cơ quan bộ và các bạn đồng nghiệp đã
giúp đỡ, góp ý cho tôi trong quá trình thực hiện đề tài. Đặc biệt, tôi xin bảy tỏ
lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng là ngƣời hƣớng dẫn khoa học
đã giúp tôi tổ chức thực hiện đề tài.
Hà Nội, ngày

tháng 10 năm 2014
HỌC VIÊN

Phạm Thị Nga

13


NỘI DUNG
Chƣơng 1
THÀNH PHẦN, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ
VÀ Ý NGHĨA CỦA HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
1.1 Khái niệm, thành phần, đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức

1.1.1 Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức
Theo Giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của PGS
Vƣơng Đình Quyền, khái niệm hồ sơ đƣợc hiểu là “Một tập văn bản (hoặc một
văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong
quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm
giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian
ban hành”[46].
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ Việt Nam của
PGS.TS Dƣơng Văn Khảm hồ sơ là “tập hợp các văn bản, tài liệu có liên
quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng, hoặc có một, hoặc
một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”[11].
Theo Luật Lƣu trữ năm 2011, hồ sơ đƣợc giải thích “là một tập tài liệu
có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc
có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”[15].
Nhƣ vậy, các thuật ngữ nêu trên đều đƣa ra quan điểm chung về hồ sơ
là “một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc
hay một con ngƣời”. Hồ sơ có nhiều loại. Căn cứ vào đặc điểm và nội dung
của văn bản ngƣời ta chia thành hồ sơ công việc, hồ sơ hội nghị, hồ sơ nguyên
tắc, hồ sơ cá nhân… Cũng theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ
Việt Nam của tác giả PGS.TS Dƣơng Văn Khảm, “hồ sơ cá nhân (Personal
record) được hiểu là tập văn bản, giấy tờ về quá trình sống, học tập và làm
việc của cá nhân”[11].
Trong phạm vi quản lý nhà nƣớc, hồ sơ nhân sự đƣợc gọi là hồ sơ cán
bộ, công chức.
Về khái niệm hồ sơ công chức, theo Thông tƣ số 11/2012/TT-BNV
ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định: “là tài liệu pháp lý phản ánh các
thông tin cơ bản nhất về công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình
14

học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực,
các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, thể hiện ở sơ yếu lý lịch,
văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật
trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển dụng”. Và cũng
theo Thông tƣ này, hồ sơ gốc của công chức đƣợc hiểu nhƣ sau: “Hồ sơ gốc
của công chức là hồ sơ công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý công
chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng theo
quy định của pháp luật”[63].
Từ khái niệm nêu trên cho thấy hồ sơ CB,CC có phạm vi hẹp hơn so
với hồ sơ nhân sự. Hiểu một cách ngắn gọn nhất hồ sơ CB,CC là toàn bộ tài
liệu pháp lý liên quan đến quá trình sống và công tác của ngƣời cán bộ, công
chức đó.
Theo Luật cán bộ, công chức năm 2008 tại Điều 4, cán bộ đƣợc hiểu là:
“Cán bộ là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ
chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt
Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, ở tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh), ở huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện), trong biên chế và
hưởng lương từ ngân sách nhà nước”[14].
Tại Điều 2 Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ngày 25/01/2010 của Chính
phủ Quy định những ngƣời là công chức, công chức được hiểu “là công dân
Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh, trong
biên chế, hưởng lương từ ngân sách nhà nước hoặc được bảo đảm từ quỹ
lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật, làm việc
trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị”[27].
Từ hai khái niệm này, cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp
bộ chỉ những ngƣời sau đây:
- “Cán bộ” chỉ ngƣời giữ chức Bộ trƣởng.

- “Công chức” chỉ ngƣời giữ chức:
+ Thứ trƣởng và ngƣời giữ chức danh, chức vụ tƣơng đƣơng;
+ Ngƣời giữ chức vụ cấp trƣởng, cấp phó và ngƣời làm việc trong văn
phòng, vụ, thanh tra và tổ chức khác không phải là đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ.
15


+ Tổng cục trƣởng và tƣơng đƣơng, Phó Tổng cục trƣởng và tƣơng
đƣơng, ngƣời giữ chức vụ cấp trƣởng, cấp phó và ngƣời làm việc trong văn
phòng, vụ, thanh tra thuộc Tổng cục và tƣơng đƣơng.
+ Cục trƣởng, Phó Cục trƣởng, ngƣời giữ chức vụ cấp trƣởng, cấp phó
và ngƣời làm việc trong văn phòng, phòng, thanh tra, chi cục thuộc Cục.
+ Ngƣời đứng đầu, cấp phó của ngƣời đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập
đƣợc ngân sách nhà nƣớc cấp kinh phí hoạt động thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ.
+ Ngƣời đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập đƣợc ngân sách nhà nƣớc
cấp kinh phí hoạt động thuộc Tổng cục, Cục và tƣơng đƣơng trực thuộc Bộ,
cơ quan ngang Bộ.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài chúng tôi tập trung vào đối tƣợng
cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan nhà nƣớc cấp
bộ. Chúng tôi sẽ trình bày kỹ vấn đề này ở chƣơng 2 của Luận văn.
1.1.2 Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức
Hồ sơ CB,CC là tài liệu về CB,CC đƣợc hình thành do nhu cầu quản lý
cán bộ trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Hồ sơ
CB,CC là những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của CB,CC. Chính
vì vậy nguồn gốc hình thành các tài liệu đó rất phong phú và đa dạng.
Ngày 17/12/2012 Bộ trƣởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tƣ số
11/2012/TT-BNV quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công
chức, theo đó thành phần tài liệu trong hồ sơ đƣợc quy định nhƣ sau:
* Đối với công chức tuyển dụng lần đầu, hồ sơ có các tài liệu:

1) Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch
- Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”: Đây là tài liệu chính và bắt buộc
có trong thành phần hồ sơ công chức phản ánh toàn diện về bản thân, các mối
quan hệ gia đình, xã hội của công chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”
do công chức tự kê khai và đƣợc cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức
thẩm tra, xác minh, chứng nhận. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” gồm 14
trang đƣợc làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm). Ký hiệu:
Mẫu 01a-BNV/2007.
- Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”: Là tài liệu quan trọng phản
ánh tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của
công chức. Sơ yếu lý lịch do công chức tự kê khai hoặc do ngƣời có trách
16


nhiệm ghi từ quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” và đƣợc cơ quan có thẩm
quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận. Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ,
công chức gồm 4 trang đƣợc làm bằng giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm). Ký
hiệu: Mẫu 2C-BNV/2008.
- Bản “Tiểu sử tóm tắt”: Là tài liệu đƣợc trích từ Quyển “Lý lịch cán
bộ, công chức”. Tài liệu này do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản
lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý
cán bộ, công chức khi có yêu cầu. “Tiểu sử tóm tắt” gồm 2 trang đƣợc làm
bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu 03aBNV/2007.
- “Giấy khai sinh”: Là bằng chứng pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất
xác định một ngƣời đã sinh ra (ở đâu, ngày tháng năm nào, cha mẹ là ai...).
Mẫu giấy khai sinh đƣợc thực hiện theo mẫu quy định của nhà nƣớc.
2) Nhóm các tài liệu về đào tạo, bồi dƣỡng: bao gồm các loại giấy tờ có
liên quan đến trình độ đào tạo của công chức nhƣ bảng điểm, văn bằng, chứng
chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi
dƣỡng nghiệp vụ. Các giấy tờ này phải đƣợc cơ quan có thẩm quyền chứng

nhận. Đối với văn bằng chứng chỉ đƣợc cấp bằng tiếng nƣớc ngoài phải đƣợc
dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan
có thẩm quyền;
3) Nhóm các tài liệu về tuyển dụng, tiếp nhận công chức: Là toàn bộ tài
liệu có liên quan đến việc tuyển dụng công chức nhƣ kết quả thi tuyển, xét
tuyển, quyết định công nhận trúng tuyển, quyết định tuyển dụng, tiếp nhận.
* Quy định đối với công chức đang công tác
Ngoài các thành phần hồ sơ nêu trên, các thành phần hồ sơ khác quy
định đối với công chức đang công tác gồm:
1) Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do công
chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan
có thẩm quyền quản lý công chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công
chức” phải đƣợc cơ quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận;
2) Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển,
biệt phái, nâng ngạch, nâng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật của công chức;
17


3) Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của
cơ quan sử dụng công chức;
4) Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm,
giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thƣởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công
tác, tổng kết học tập);
5) Bản kê khai tài sản đối với các đối tƣợng công chức bắt buộc kê khai
tài sản theo quy định hiện hành;
6) Đơn, thƣ kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết
luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan
đến công chức và gia đình công chức đƣợc phản ánh trong đơn thƣ. Không
lƣu trong thành phần hồ sơ những đơn, thƣ nặc danh, hoặc đơn, thƣ chƣa

đƣợc xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;
7) Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và
các quan hệ xã hội của công chức.
Từ những thành phần tài liệu kể trên cho thấy toàn bộ quá trình phấn
đấu, công tác của cá nhân đều đƣợc thể hiện trong hồ sơ CB,CC. Tùy vào
từng hoàn cảnh, vị trí của CB,CC mà trong hồ sơ gồm các loại hình tài liệu
khác nhau. Tất cả những tài liệu này phần lớn là bản gốc, bản chính, đối với
các văn bằng, chứng chỉ là bản sao có công chứng. Nhƣ vậy hồ sơ CB,CC
chứa đựng những thông tin tổng hợp nhất, đầy đủ nhất, tin cậy nhất về cá
nhân mà cơ quan phải quản lý.
1.1.3 Đặc điểm hồ sơ cán bộ, công chức
Từ những quy định thành phần tài liệu trong hồ sơ CB,CC nêu trên, hồ
sơ CB,CC có những đặc điểm sau:
Thứ nhất, hồ sơ CB,CC bao gồm những tài liệu liên quan đến quá trình
công tác của một con người
Nếu nhƣ hồ sơ công việc bao gồm những tài liệu liên quan đến quá
trình giải quyết một công việc thì hồ sơ CB,CC bao gồm những tài liệu liên
quan đến quá trình công tác của một con ngƣời. Các thông tin trong hồ sơ đều
phản ánh về một con ngƣời cụ thể. Đó là những văn bản, tài liệu áp dụng đối
với một CB,CC nhƣ: giấy khai sinh, sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ; các
quyết định về tuyển dụng, nâng lƣơng, chuyển ngạch, đề bạt, bổ nhiệm; các
18


quyết định về khen thƣởng, kỷ luật… Thông qua những tài liệu này có thể
nắm đƣợc tƣơng đối đầy đủ về quá trình trƣởng thành, quá trình công tác,
phẩm chất, năng lực, phong cách, các hoạt động và mối quan hệ gia đình - xã
hội của CB,CC. Cơ quan quản lý và sử dụng CB,CC sẽ căn cứ vào hồ sơ
CB,CC để theo dõi, bồi dƣỡng, bố trí công tác, thực hiện chế độ chính sách
đối với CB,CC.

Thứ hai, thành phần hồ sơ cán bộ, công chức rất phong phú và đa dạng
Nhƣ đã nêu ở trên, thành phần hồ sơ CB,CC bao gồm rất nhiều loại.
Theo chúng tôi có thể chia thành các nhóm tài liệu sau:
- Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch bao gồm quyển lý lịch cán bộ, công
chức, sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, tiểu sử tóm tắt, phiếu bổ sung lý lịch
cán bộ, công chức hàng năm… Các bản lý lịch này do cá nhân tự khai theo
mẫu quy định và có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
- Nhóm tài liệu về đào tạo, bồi dƣỡng bao gồm các tài liệu nhƣ văn
bằng, bảng điểm, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị,
ngoại ngữ, tin học, bồi dƣỡng nghiệp vụ… Nhóm này rất đa dạng, tài liệu
thƣờng là bản sao có công chứng, bản gốc do cá nhân giữ.
- Nhóm tài liệu về tuyển dụng, tiếp nhận, nâng lƣơng, chuyển ngạch, đề
bạt, bổ nhiệm. Đây là nhóm tài liệu có số lƣợng lớn trong hồ sơ CB,CC. Các
văn bản này thƣờng là bản chính hoặc bản gốc.
- Nhóm tài liệu về thi đua, khen thƣởng, kỷ luật. Tài liệu về thi đua, khen
thƣởng bao gồm các quyết định, giấy khen, bằng khen, huân, huy chƣơng. Tài
liệu về kỷ luật bao gồm toàn bộ quá trình xử lý kỷ luật nhƣ bản tƣờng trình,
biên bản họp xét kỷ luật, quyết định kỷ luật, quyết định xóa kỷ luật.
- Nhóm các tài liệu khác: đơn xin việc, đơn trình bày, đơn xin đi học,
bản tự nhận xét, phiếu đánh giá hàng năm… Nhóm này thƣờng là các bản viết
tay, có chữ ký của đƣơng sự. Ngoài các nhóm kể trên còn có một số giấy tờ
khác nhƣ: giấy chứng minh thƣ nhân dân, giấy khám sức khoẻ, bản kê khai tài
sản, sổ bảo hiểm xã hội…
Mỗi loại hay thành phần tài liệu đều cung cấp các thông tin khác nhau về
CB,CC. Nhƣ vậy có thể khẳng định thành phần hồ sơ CB,CC rất phong phú về
nội dung và đa dạng về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
19


Thứ ba, các tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức phần lớn là những

văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt đƣợc hiểu là “Văn bản hành chính áp dụng các quy
định của pháp luật để quyết định giải quyết những vấn đề riêng biệt” [11;424]
“Văn bản cá biệt là loại văn bản áp dụng các quy định của pháp luật do
cơ quan hoặc chức danh nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành đƣợc áp dụng đối
với cá nhân, tổ chức cụ thể. Văn bản cá biệt chứa đựng các yếu tố pháp lí;
đƣợc bảo đảm thi hành bằng các biện pháp cƣỡng chế. Văn bản cá biệt phải
có tính hợp pháp, hợp lí và phải căn cứ vào các quy phạm pháp luật cụ thể”
[11;425].
Ngoài thành phần hồ sơ CB,CC nhƣ sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, văn
bằng, chứng chỉ có rất nhiều những văn bản đó là các quyết định về tuyển
dụng, tiếp nhận, nâng lƣơng, nâng ngạch, chuyển ngạch, điều động, bổ nhiệm,
cử đi công tác, học tập, đào tạo, bồi dƣỡng, chuyển công tác, thôi việc, nghỉ
hƣu, khen thƣởng, kỷ luật… Ví dụ: Quyết định về việc tuyển dụng ông
Nguyễn Văn A đến nhận công tác tại Văn phòng Bộ, Quyết định về việc nâng
bậc lƣơng thƣờng xuyên đối với ông Nguyễn Văn A, Quyết định cử ông
Nguyễn Văn A đi học lớp cao cấp lý luận chính trị, Quyết định bổ nhiệm ông
Nguyễn Văn A giữ chức vụ Phó Chánh Văn phòng Bộ, hay Quyết định nghỉ
việc để hƣởng chế độ hƣu trí đối với ông Nguyễn Văn A… Những tài liệu này
hình thành do nhu cầu công tác cán bộ vì vậy nó chiếm phần lớn trong thành
phần hồ sơ CB,CC. Chúng đƣợc coi là những văn bản cá biệt vì chúng giải
quyết những vấn đề riêng biệt, áp dụng đối với một CB,CC cụ thể và chứa
đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý buộc CB,CC phải thi hành.
Thứ tư, hồ sơ cán bộ, công chức có quá trình hình thành tương đối lâu
dài, thường xuyên được bổ sung, cập nhật
Nếu nhƣ quá trình hình thành của một hồ sơ công việc thông thƣờng
kéo dài khoảng một năm hoặc đối với hồ sơ xây dựng cơ bản có thể kéo dài
5,10 năm nhƣng đối với hồ sơ CB,CC có quá trình hình thành từ 20,30,40
năm trở lên tƣơng ứng với quá trình công tác của CB,CC đó. Bởi lẽ hồ sơ
CB,CC đƣợc hình thành và kéo dài suốt từ khi CB,CC bắt đầu làm việc tại cơ

quan cho đến khi thôi việc, nghỉ hƣu. Ngay từ khi CB,CC đƣợc tuyển dụng
vào làm việc thì cơ quan có trách nhiệm hƣớng dẫn CB,CC mới đƣợc tuyển
20


dụng lập hồ sơ của mình. Có thể lấy mốc thời gian là quyết định tuyển dụng
hoặc hợp đồng lao động để tính thời điểm hồ sơ hình thành và lấy mốc thời
gian quyết định thôi việc, nghỉ hƣu, mất để tính thời điểm hồ sơ kết thúc. Có
nhiều trƣờng hợp CB,CC đã mất nhƣng vẫn đƣợc truy tặng các danh hiệu,
hƣởng các chế độ chính sách vì vậy những tài liệu này vẫn đƣợc bổ sung vào
hồ sơ. Trong hồ sơ CB,CC tài liệu có sớm nhất bao gồm: giấy khai sinh, văn
bằng, chứng chỉ đào tạo, đơn xin việc, sơ yếu lí lịch.. tài liệu có muộn nhất là
quyết định nghỉ hƣu hoặc các quyết định truy tặng khen thƣởng, quyết định
hƣởng chế độ chính sách.
Nhờ có những đặc điểm riêng biệt nêu trên mà hồ sơ CB,CC không lẫn
với các hồ sơ khác nhƣ hồ sơ hội nghị, hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc. Vì
vậy việc quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC cũng có những quy định
khác biệt.
1.2 Vai trò và ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức
1.2.1 Vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức
Trong hoạt động quản lý nhân sự (con ngƣời) của các cơ quan nói
chung, các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ nói riêng, hồ sơ CB,CC có vai trò rất
quan trọng, thể hiện ở các nội dung sau:
Thứ nhất, hồ sơ cán bộ, công chức có vai trò quan trọng trong công tác
quản lý nhân sự tại các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ. Ở tất cả các cơ quan, việc
quản lý nhân sự là việc làm chủ động, thƣờng xuyên, liên tục, lâu dài. Tại các
cơ quan nhà nƣớc cấp bộ nhiệm vụ này càng trở nên quan trọng hơn bao giờ
hết bởi cơ quan cấp bộ hiện đang quản lý một khối lƣợng lớn CB,CC của
ngành, lĩnh vực trên cả nƣớc. Để nắm bắt thông tin về CB,CC ngoài việc tiếp
xúc trực tiếp hoặc thông qua các kênh thông tin khác thì nhất thiết phải tiến

hành nghiên cứu hồ sơ CB,CC. Hồ sơ CB,CC giúp cơ quan quản lý nắm đƣợc
các thông tin cơ bản nhất liên quan đến CB,CC. Nó là bằng chứng ghi nhận
quá trình học tập, tu dƣỡng, phấn đấu, trƣởng thành về trình độ học vấn,
chuyên môn nghiệp vụ, trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, bồi dƣỡng chính
trị, nhận thức xã hội… Hồ sơ CB,CC có vai trò trong việc đánh giá và sử
dụng đúng ngƣời, đúng việc, nhằm phát huy hiệu quả những đóng góp của
CB,CC đối với cơ quan. Hồ sơ CB,CC còn giúp nhà quản lý có đánh giá toàn
diện về CB,CC, là cơ sở đƣa ra những nhận định, đánh giá chính xác để bố trí
21


CB,CC vào những vị trí, công việc thích hợp hay đƣa ra quyết định về khen
thƣởng, kỷ luật, điều động, nâng lƣơng, thực hiện các chế độ chính sách bảo
hiểm xã hội và các chế độ khác cho CB,CC. Hồ sơ CB,CC vẫn đƣợc lƣu giữ
tại cơ quan kể cả khi CB,CC đó đã về hƣu hay đã mất. Hồ sơ CB,CC vẫn
đƣợc cơ quan dùng đến khi cần tra cứu, đối chiếu về lịch sử của cơ quan, cần
tìm quê quán hoặc nơi nghỉ hƣu của CB,CC để liên lạc, làm căn cứ truy tặng
khen thƣởng, cung cấp tiểu sử khi CB,CC qua đời để làm điếu văn, chứng
nhận lý lịch cho con cháu… Với nhu cầu tra tìm nhƣ vậy, giá trị của hồ sơ
CB,CC có thể kéo dài hàng chục năm sau khi CB,CC đó đã về hƣu hoặc đã
mất, có khi đến cả đời con cháu họ.
Thứ hai, hồ sơ CB,CC là bằng chứng khẳng định việc tuyển dụng, tiếp
nhận, điều động, bổ nhiệm, nâng lƣơng, khen thƣởng, kỉ luật... cán bộ, công
chức của cơ quan có đúng quy định của pháp luật hay không. Nguyên tắc khi
xây dựng hồ sơ CB,CC là phải phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của từng
CB,CC từ khi đƣợc tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị
nhà nƣớc. Tại các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ, việc lập và quản lý hồ sơ CB,CC
thuộc trách nhiệm của Bộ trƣởng. Để giúp Bộ trƣởng thực hiện công tác này,
Bộ đã giao cho Vụ Tổ chức cán bộ. Vụ Tổ chức cán bộ có chức năng tham
mƣu quản lý các lĩnh vực tổ chức bộ máy, công chức, viên chức của bộ vì vậy

khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình mỗi một văn bản, tài liệu hình
thành có giá trị pháp lý liên quan tới một cán bộ, công chức đều đƣợc lƣu vào
hồ sơ cán bộ, công chức. Ví dụ: việc tuyển dụng công chức phải đƣa vào hồ
sơ kết quả thi tuyển, công nhận trúng tuyển, quyết định tuyển dụng hay cán
bộ, công chức đƣợc nâng lƣơng trƣớc thời hạn do lập thành tích xuất sắc thì
lƣu vào hồ sơ quyết định nâng lƣơng kèm theo bằng khen, giấy khen của cán
bộ, công chức có nhƣ vậy mới phản ánh đƣợc chính xác thông tin đƣa vào hồ
sơ. Điều này càng khẳng định vai trò quan trọng của hồ sơ cán bộ, công chức
trong việc tuyển sụng, sử dụng và quản lý nhân sự tại các cơ quan nói chung
và cơ quan nhà nƣớc cấp bộ nói riêng.
Thứ ba, hồ sơ cán bộ, công chức là căn cứ, cơ sở cho công tác báo cáo
thống kê công chức. “Chế độ báo cáo thống kê công chức là các hoạt động
thực hiện việc báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất về số lƣợng, chất lƣợng đội
ngũ công chức theo yêu cầu của cơ quan quản lý công chức”[63]. Trên cơ sở
quản lý tốt hồ sơ cán bộ, công chức về số lƣợng, cơ cấu, trình độ, chất lƣợng
22


sẽ giúp cho việc tổng hợp, phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng
đội ngũ cán bộ, công chức chính xác, từ đó xây dựng chiến lƣợc đào tạo, bồi
dƣỡng cán bộ, công chức, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng
cán bộ, công chức hợp lý và hiệu quả.
1.2.2 Ý nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức
Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ
bản nhất về cán bộ, công chức bởi vậy hồ sơ cán bộ, công chức có ý nghĩa rất
quan trọng đó là:
Thứ nhất, hồ sơ cán bộ, công chức có ý nghĩa đối với cơ quan nơi
ngƣời đó công tác. Mặc dù những tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức liên
quan đến từng cá nhân cụ thể nhƣng không thuộc quyền sở hữu của cá nhân
mà là tài sản của cơ quan nơi cán bộ đó công tác. Tài sản đó không ai có

quyền đƣợc mua bán và trao đổi. Ngay cả khi cán bộ, công chức thôi việc hay
nghỉ hƣu hồ sơ đó vẫn do cơ quan lƣu trữ theo quy định. Vì những tài liệu
trong hồ sơ cán bộ, công chức ghi lại những đóng góp, công lao của ngƣời
cán bộ, công chức đối với cơ quan sử dụng cán bộ, công chức đó. Quá trình
hình thành và phát triển của cơ quan ít nhiều cũng đƣợc thể hiện trong tài liệu
hồ sơ cán bộ, công chức. Những tài liệu trong hồ sơ là những thông tin tin cậy
để viết lịch sử của cơ quan, của ngành, lĩnh vực mà ngƣời cán bộ, công chức
đó cống hiến. Đặc biệt là hồ sơ của các nhà quản lý, nhà nghiên cứu, nhà khoa
học nổi tiếng. Những hồ sơ của cán bộ, công chức tiêu biểu sẽ giúp cho việc
lựa chọn nộp lƣu vào phông lƣu trữ của các cá nhân tiêu biểu.
Thứ hai, hồ sơ cán bộ, công chức có ý nghĩa đối với cá nhân, gia đình,
dòng họ bởi vì: Hồ sơ cán bộ, công chức chứa đựng những thông tin quan
trọng, chính xác về quá trình sống, làm việc, những cống hiến của cả một đời
công tác của cán bộ, công chức. Nó là bằng chứng để giải quyết các chế độ
chính sách, khen thƣởng... cho dù cán bộ, công chức đó đang công tác, đã
nghỉ hƣu hay đã mất. Hồ sơ cán bộ, công chức là minh chứng để xác nhận quá
trình công tác, quá trình tham gia hoạt động xã hội, công nhận liệt sĩ, con
thƣơng binh, gia đình chính sách... Hồ sơ cán bộ, công chức không chỉ là
những căn cứ pháp lý để bảo đảm quyền lợi của chính cán bộ, công chức mà
còn liên quan đến cả thế hệ con, cháu sau này. Những thông tin trong hồ sơ đã
trở thành niềm tự hào của rất nhiều gia đình, đặc biệt đối với cá nhân và gia
23