Quản trị hành chánh văn phòng đào duy huân

PTS DAO DUY HUAN - GV NGUYEN E>iNH CHINH

?

QUANTRJ
HANH CHAND VAN PHONG
\

- .-

I

-

--

\I

-

NHA XUAT BAN THONG KE

\


!J)
'

A

::

G~I.)

~'

(Q_tM-J~ -

,

PTS E>AO DUY HUAN - GV NGUYEN E>INH CHINH

'
QUANTIJ
'
DAMI CHAND VAN PHONf
\

\/

\

p


QUAN TR! HANH CHA.NH VAN PHONG

LOI GidI THieu
Cong cu<}c ddi mdi n&n kinh te",do Dang C<}ng
San Vi¢t Nam khdi xlfdng dang deft chung ta trlfdc
nh/eu thach thuc v& quan lj n'en kinh tt( quan lj xa

h(Ji.Do d6 day la linh V{tc dlf<;fc nhi'eu nglfoi quan
tam.SI/ xuat hi¢n cifa nhi'eu sach c6 lien quan den
nganh quan rr.i n6i chung, trong d6 c6 quan trj hanh
chinh van phong dang dlf<;fc djch 'bien t?p ]fjJi va xuat
ban nhi'eu t?i Vi¢t Nam n6i Jen nhu cfiu cap thief v'e
finh Vl/C nay.
Do vj trf, tfim quan tr9ng cua c6ng tac quifn trj
, trong d6 c6 quifn tri hanh chfnh van phong, trong vi¢c
nang cao hi~u qua hofjlt d(Jng cifa cac to' chuc,nen ti/
nam 1990 den nay dfi xuat hi¢n sach vai nhi~u each
tiep c?n khac nhau trong vi¢c trinh bay v& d6] tlf<;fng,
n(Ji dung cd ban elfa quan trj hanh chfnh van phong, vdi
mµc dfch Jam cd sd Jj lu?n cho cac nha quan trj th{tc
thµ al/a ra cac bi¢n phap Cf! the° ,khoa hQC nhJn nang
cao hdn nila hiphong cifa cac c6ng ty.


2

QUAN TRf HA.NH CHA.NH VAN PHONG

Bl gitip nguai h9c ,nguai nghien cti'u tranh duc;tc
chim ng?p trong nhi&.u sach vie! ve quiin trj hanh
chfnh van phong,Nha Xuat Biin Thong Ke xin giai
thitf u cung bf:in d9c m(Jt cong trinh nghien cti'u c6 gia
tri ve If thuyet, d6 d9C ,dl hieu,g9n va sue tfch de'
gfup b?il d9cgiiii quyet cac van de bti'c xtic vz'ra neu.EJ6
Ja cuon sach" Quan Tri Hanh Chfnh Van Phong "Cua
PTS.EJao Duy Huan&CNNguyln Dinh Chfnh.

Day Ja cuon sach du<;fc dLlc ket tz'r cong tac giiing
d?Y va cong tac thlfc te; cac lac giii diI trinh bay m(Jt
each c6 hhanh chfnh van phong, den cac cong vi¢c cua nha
quiin tri hanh chfnh van phong va cac nghi¢p vµ cµ the°
cua cong vi¢c van phong .Cuon sach cilng phu h<;fp vai
cac yeu cfiu cua chu'dng 4 cua B(J Giao Dµc Va Dao
T,ao ban hanh Jam khung cot Joi de° cha sinh vien tham
khiio va h9c t?p. Nha Xuat Biin Thong Ke hy v9ng
cuon sach se Ja ta} Ji¢u tham khiio quf cha cha nhflng
ai quan tam den nghanh h(JC nay.
Xin tran tr9ng giai thi¢u vai quf d(Jc giii
'

,,,.,.-'

?

,,,..,,,.

......

NHA XUA T BAN THONG KE


QUAN TR! HANH CHA.NH VAN PHONG

3

LOINOIDAU

Ngay nay ,nlnl'ng king ctlng trong ho{Jt d9ng
quan trj,trlfoc het do slf ke11J. coi trong c6ng tac quan
trj hanh chfnh van phong ciia cac td chli'c hanh chfnh
slf nghi¢p ctlng nhtt cac td chiJc kinh doanh, Edi le d6
khoa h9c v§ quan tri hanh chfnh van phong ngay cling
khifng djnh vj tr! kh6ng thl thieu dlf<;fc d61 voi loai
nglfai.
Xufit phat tit thlfc te/ d6,tit nam 1990 den nay,B9
Giao Dijcva Dao Ta9 ,da chfnh thli'c di/a man quan trj
hanh chfnh van phong vao giang d{Jy chfnh thli'c cJ giai
do{Jn dao t{Jo chuyen nganh quan tr/ kinh doanh.Dl
dap li'ng nhu c'au thong tin ciia quf d(Jc gia ngay cang
tang fen, c/nJng toi da bien SOf,Jn Va xin goi thi¢u CUOfl
sach "quan tri f?anh chfnh van phong ".
Mµc dfch ciia quyen sach nay la gizip cha sinh
vien Jin nhung ai phai Jam c6ng vico/m6t huong din nao d6 v§ if thuyet va nhll'ng' thlfc
tiln cd lien quan. Di nhien quyen sach kh6ng thay the/
cha slf t/Jµ'c hanh.Du 116 c6 the° d§ ra cac quy tac Cd ban


QUAN TR! HANH CHANH VAN PHONG

4

,song chi ap dµng khi thfch h<;lp vai hoan cifnh ciia to?
chuc. Edi vi h? th.6ng quan tr/ phai thiet ke,.dlphu h<;lp
vai c6ng vi?c chu kh6ng phifi ngu'<;fc l~i.
Quyen sach quan trj hanh chfnh van phong ma
ch ting t6i bien so;;w g6m c6 ba phfin: phfin m9t trinh

bay daj cu'dng v§ c6ng tac quan tr/ hanh chfnh van
phong; phfin hai trinh bay cac c6ng vi?c ma nha quifn
tr/ hanh chfnh van phong phai thljc hi?n khi tien hanh
qwf.fl tr( ddn vj ciia minh; phfin ba trinb bay m9t s6,.
nghJ?p vµ co lien quan den ho9t d9ng hanh chfnh van
phong nhu' each thuc s9an thao m9t van ban, each thuc
so9n thifo m9t thu' tit giao djch trong kinh
doanh ....... Nhflng if thuyet du'<;lc neu trong quyen sach
nay c6 gia tr/ ung dµng cha m9i to' chuc, chu kh6ng
phifi chi c6 cho-nghanh quan trj kinh doanh.
VJ nang }lfc c6 h9n, nen quyen sach do chting t6i
so(;ln thao kh6ng thl tranh khoi cac sai sot, kfnh mong
quf d9c gia lu'<;!ng thu va g6p f m9t each chan
thanh,dl Jfin tai ban sau c6 du'<;lc chat lu'<;lng cao
hdn.M9t di§u cfin n6i them la trong qua trinh viet cu6n
sach nay, chting t6i da tha1n khao rat nhi8u cac sach
_, va tai li?u v§ quan trj hanh chfnh van phong hj¢n c6
trong nu'ac va tren the,. gai' d~c bi?t la xuat phat tit
thlfc te,. c6ng tac quan trj hanh chfnh van phong d Vi?t .


QUAN TRf HANH CHANH VAN PHONG

5

Nam,day chfnh la thanh cong cua chungtoi khi bien
SOf:ln quyen sach nay. .
Cuol cung thong qua quyen sach ni.iy,chung toI~
xin to Jong biet dn nhi§u d6ng nghi¢p, .nhat JaNha
Xua! Ban Thong.Ke, 6ng Nguyen van Be, Giam doc

xi nghi¢p in giaytPp quPn i.' EJ~c bi¢t tran tr9ng cam
. dn nguyen Lupi Sil Nguyen Dinh Hien va LuPt sil
Trfin Anh Tuan,· Tien sl quan tri h9c ( Hoa Ky ) da
cung cap tai Ji¢u, sita chfla ban thao va g6p f each tiep
cPn dlcuon sach nay co h¢ thong cau true ma/

Cac tac gia


6

QUAN TR! HANH CHAN// VAN PHONG

PHAN MOT

OAI
. cllaNG Uf QUAN TRI. HANH
CHANH VAN PHONG
CHu'dNGl
KHAI NIEM VA CHUC NANG
?

?

CUA QUAN

TR~

HANHCHANHVANPH6NG
.

,

"

""'

?

...

,

...

'

I. KHAI NIJ='.:M VE QUAN TRJ HANH CHANH VAN PHONG.

Hanh chanh van phong la noi SO<:tn thao, sll' dt,mg va
t6 chuc cac h'o so, c6ng van gia'y to nh~m m9c dich kiSm
tra, thong tin sao cho ho<:it dong d6 c6 hi<$u qua. Nhu' v~y
hanh chanh van phong hi<$n di<$n trong ba't cu phong ban
'nao chu kh9ng phai chi rieng b9 ph~n hanh chanh quan tr~
Ba't cu co quan nao ding c6 nhi~u b<) ph~n khac nhau, va
m6i b<) ph~n d~u c6 c6ng vi<$c hanh chanh van phong. Bo
ph~n nao cung c'an phai Ien !ich thoi kh6a biSu cong tac,


QUAN TR! HANH CHANH VAN PHONG

7

ho(,lch djnh t6 chU'c cac cu()c hc)i thao, quan tri h6 so, s~p
xe'p ch6 lam vi<$c, tie'p khach g<;>i di~n tho~i vv ...
Hanh chanh van phong la trung tam xll' ly va ghi nho
ta't ca cac giay to cho cac b(> ph~n cua mot t6 chU'c kinh
doanh. Bdi VI ' ta't ca cac giao dich kinh doanh deu dltQC
th€ hi~n b~ng van ban gia'y to ho?c ke't thuc b~ng van ban
gia'y tO.
Do d6, chung ta khong nen hi~u quan tri hanh chanh
Van phong don thu'an dttoi d(,lng cac nghi~p Vl,l rieng re nhlf
vie't giay gioi thi~u, cong van giay to, SO(,ln thao van thu,
Sap xe'p phan lo(,li ho SO VV ... ma cac nghi~p Vl,l, ho<:,tt d<)ng
nay deli phai dtt<;lc t6 chU'c, ph6i h<;lp, tieu chu~n h6a va
ki~m tra.
V~y .c6 th~ djnh nghia quan

tri hanh chanh van phong nhu

sau:
Quan tr/ hilnh chanh van phong Ia vi¢c ho;;tch d/nh, to' chflc,
phoi hchanh van phong (office works).nhJm xll' If thong tin dl
d(Jt t
a§ fiIJ djnh tn/OC.

II. CHUC NANG

Quan tri la nhung ho.~t d<)ng c'an thie't phai du'hi~n nh~m duy trl va t~o dieu ki~n cho nhung t~p th~ con
nguoi ho~t dong, hu'ong ve ffil,IC tieu chung. Nhung ho"1t


8

QUAN TR/ HANH CHANH VAN PHONG

d(mg d6 c6 thS t~p trung trong m<)t s6 nhung c6ng vi~c
chinh . f)6 la, dlf tru cac h0"1l d<)ng ma don vi se phai thlfc
hi<$n, t6 chuc b<). may, quan 'tr! lao d<)ng, kiSm tra thanh
qµa ... Cach n6i thong thuong hi~n nay la cac chtl'c nang
-qµan tri , ds chi nhung n<)i dung cua ho"1t d<)ng quan tr!.
Nhu chung ta da bie't c6 ba ca'p quan tri :ca'p quan tri
cao ca'p ( chu tich h<)i d'ong quan tri, ph6 chu tich h<)i d'ong
quan tri, tflng giam d6c, ph6 t6ng giam d6c ... ) _,ca'p quan
tri trung gian ( giam d6c, ph6 giam d6c ... ), ca'p quan tr! co
sd ( Tn.tdng phong, ph6 phong, quan d6c phan xudng ... ).
Nhung du
ca'p quan tri nao di chang nua h9 phai th~tc
hi~n b6n chuc nang nhi~m v9 co ban sau :

a

l/.Hoach dinh : (Planning) :
Chuc nang ho<;ich dinh la chuc nang thu nha't trong
tie'n trlnh quan tri, dln triSn khai dau tien vl cac chuc nang
khac d'eu tuy thu<)c vao chuc nang nay. HO<;!Ch dinh la Jam
ke' hO<;!Ch bao g'Qm vi<$c xac ·djnh m9c tie~ hO<;it dong CUa t6

chuc, xay d\fng chie'n lu\fc tflng the.nh~m ht.tong d~n hanh
dong ht.tong v'e m9c tieu Va thie't l~p h~ thfSng cac ke' hO<;!Ch
ho~t dong Cl;! thS. DS xac d!1;1h du<;jc cac m9c tieu, phai can
nh~c nhi'eu m~t mot each thlfc te',
thi, c~n cu tren cac
ngu'on llfc huy dong du<;jc.
2/. T6 chuc ( Organnizing ) ~

kha

Cong tac nay bao g'Om xac dinh nhung vi~c phai
lam, nhung ai se lam vi~c d6, cac cong vi<$c se du'<;1c ph6i


QUAN TR{ HANH CHA.NH VAN PHONG

9

hcjp voi nhau nhtt the' nao, nhii'ng b9 ph~n nao c'an phai
dttcjc thanh l~p. thie't l~p m6i quan h~ v'e c6ng vi~c, quy'en
hanh va trach nhi~m giii'a cac b9 ph~n.
ThttC1ng thl cac quan tri vien cao ca'p xac dinh t6ng
quat ca'u true t6 chuc cua doanh nghi~p va tlm ch9n nhan
slf cho cac vi tri ca'p cao. Quan tri vien trung ca'p lam cac
c6ng vi~c d6 d6i voi phong ' ban .. do mlnh quan ly. Quan
tri cffp Cd Sd xac qinh cffu true t6 chuc d cac ph'an cong vi~C
do mlnh ph~ trach va Hinh trach nhi~m quan tr9ng trong
vi~c dao t<;!O, b'oi dttBng chuyen mon cho cac nhan vien
dttoi quy'en.
3/. Lanh dao ( Leading ) :

Chuc nang nay lien quan de'n con ngttoi trorig t6 chuc d6 la
vi~c tuy~n ch9n, thu d1,mg b6 tri cong vi~c, b'oi dttang d(>ng
vien va kich thich va chi huy con nguoi lam vi~c. Nguoi
quan tr! vien phai danh nh_i'eu thl gio cho chuc nang di'eu
hanh cong vi~c hang ngay : phat hi~n va giai quye't va'n d'e,
tra lOi nhi;i'ng cau hoi, ki~m tra ca'p dttoi ... Day la m()t chuc
nang phuc t<;ip va m1,1c tieu hang d'au la thuc d§'.y nhan vien
iam tron cong vi~c dttcjc giao m()t each tlf giac, nhi~t tlnh
va c6 hi~u qua.
Chuc nang Hinh d<;io khCfi d'au tu quan tri vien ca'p
cao, dttoi d<;ing cac dinh hu'ong chung va cac bi~n phap IOn
t<;io ra d(>ng cd vttdn toi. m1,1c tieu trong wan t6 chuc, nhu'


QUAN TR/ lfANif CHA.NH VAN PHONG

10

cac chinh sach luong, thudng, ... Cac quan tri vien ca'p duoi
thl,(c hi¢n chuc nang Hinh d<.io trl,(c tiep gan voi cac ho<.it
d()ng C5 co sd , biet each d~ t<.io ra d()ng co thuc d'ay nhan
vien lam vi¢c, giai quyet t6t cac truong hQp sai ph<.im, biet
lanh dqO nhan vien b~ng each huong d§n ky nang Cl;! th~ ,
b~ng thai d() dung muc va ling xll' kheo leo, nhi~t tlnh.
41. Ki~m tra ( Controlling ) :

Trude het, khong du9c hi~u ki~m tra la sl,I' "xiet ch~t
l<.ii" ma la qua trlnh huong Sl,( tien tri~n VaO dung cac ml;IC
tieu d'e ra , di'eu chinh cac sai It;ch va dinh huong l<.i.i cac
ml;IC tieu m()t khi di'eu ki~n da thay d6i nhflm bao dam t6

chuc dang tren duong dung d~ hoan thanh ml;lc tieu.
Cung nhu cong vi¢c Ianh d<.io, cong vi¢c ki~m tra la
cong vi~c quan tr9ng d~c bi¢t d6i voi quan tri ca'p trung va
ca'p co sd. Chinh quan tri vien ca'p trung nh~n duc;1c nhi'eu ·
nha't cac phan anh thttong nh~t va phai di vao giai quyet
va'n d'e d~t ra , tntoc khi chung trd thanh nghicm trong,
bu(k cac nha quan tri ca'p cao phai quan tam. Quan tri vien
ca'p cao Ia ngttoi chiu trach nhi~m t<.io l~p h~ thong ki~m
tra, xac dinh cac tieu chu~n va chugn ml,(c d~ do luong va
danh gia cac ho?t d()ng cua doanh nghi~p trong t6ng th~
cua no.·
?

/

Nhung Chuc nang tren day la ph6 bien d6i voi m9i
nha quan tri, du la T6ng Giam Doc cua m(>t cong ty Ian hay


11

QUAN TRf HANH CHA.NH VAN PHONG

chi la quan d6c cua mot xu'dng trong xi nghi~p. DI nhien
ph6 bie'n kh6ng c6 nghfa la dflng nha't. Vl m6i t6 chuc deu
c6 d~c di€m ve m6i tru'ong, xa h()i, nganh. nghe, qui trlnh
c6ng ngh~ ... rieng, nen cac ho(;lt dong quan tr! cling c6
nhG'ng ho(;lt dong khac nhau. Nhu'ng nhG'ng cai khac nhau
d6 chi la khac nhau ve muc do phuc t(;lp, phttong phap thlfc
hi~n, chu kh6ng khac nhau ve ban cha't.

'

Ve m~t quan tri van phong , qua trlnh tren bao g6m
ve co ban 6 nh6m c6ng vi~c :
1. L~p ke' ho(;lch c6ng vi~c van phong
2. Tri€n khai cac nhi~m Vl,l t6 chuc c6ng vi~c
3. T<;!O dong co thuc d§'.y trong can bo nhan vien va
phong, gioi quan ly con ngu'oi van phong d€ hQ tlf
quan ly, phat huy vai tro chu th~ sang t(;lO.
4. Tri~n khai c6ng vi~c van phong voi tinh th'an tie't
ki~m thoi gian , tie't ki~m c6ng sue, hi~u qua cao,
t<;lO du'c;fC Slf thoa man voi cong Vi~c Va xay dlfng
hoai bao vuon len.
5. Barn sat va ph9c Vl;l c6ng vi~c chung cua doanh
nghi~p. ph6i h<;5p ch~t che trong h~ th6ng hanh
chanh - y~m trc;s, lam th~t t6t c6ng tac thong tin
n9i b<).
6. Ra soat, ki€m tra t(;lo ra thong tin phan h6i , bao
dam Slf dieu hanh hu'ong toi ffil;IC tieu chung CUa
doanh nghi~p.


QUAN TR! HANH CHANH VAN PHONG

12

NC)i dung c6t l6i cua SI/ di'eu hanh nay la tiep c~n :
cong vi~c van phong theo quan di€m coi van phong la mot
h~ tho'ng xa h()i ' ket h<;1p nang life hoan thanh cong vi~c ,
xay dlfng t~p th€ van phong vung m(;lnh voi SI/ hoan thi~n

nhan each va diy m;~mh quan h~ giao tie'p ling xii'.
'

III. QUAN TRJ VIEN VAN PHONG DOANH NGHI$P.

Nhung ngu'oi lam ngh'e quan td van phong dU'c;Jc gQi
la cac quan tri vien van phong . E)Lfcjc xep vao hang quan
trj vien van phong g"Om : phl;l ta hanh chanh, chanh, ph6
1
van phong: trc;J ly van phong, ke toan trudng. Quan tri vien
van phong la ca'p quan tri h(;lng trung' xep cung nh6m quan
tri vien van phong g"Om c6 : thu' ky di'eu hanh, thu' ky giam
d6c, trc;1 ly giam do'c ..
Ki~u m§u va vj trf cua nha quan tri hanh chanh van phong
tuy thUOC vao :

+ Qui mo va t'am v6c cua t6 chuc
+ Muc do quan tr9ng cua quan trj hanh chanh van
phong trong tien trlnh phat tri€n cua .t6 chuc.
M()t vai quan trj vien hanh chanh van phong la chanh van
phong phl;l _trach t6c ky, sao ll;lc, phong van thu', s6 khac la
ke toan vien do nhung hi~u biet cua hQ v'e h"O so van thu', c6
sang kien thlfc hanh cac ho~t dong d6, du'c;Jc d'e b(;lt vao
nhung chuc Vl;l thich hVa thu tl;IC , sau GO V~n dl;lng vao cac Cong vi~c hanh chanh


QUAN TR! HANH CH.ANH VAN PHONG

13

van phong thu'ong nh~t. M<)t s6 it quan tr! vien hanh chanh
la chuyen gia phan tich phu'ong phap , du'QC hua'n luyt$n Ve
cong nghi¢p, ky thu~t cong trlnh va don gian h6a cong
vil$c. M9t s6 it la Ph6 Giam D6c phl;l trach ta't ca cac ho(;lt
d9ng hanh chanh van phong. Vi tri sau cung nay c6 le la
m9t vi tri ly tu'dng, m<)t ch6 dung thich hc;1p d€ quan tri vien
hanh chanh van phong giam sat ta't ca cac ho(;lt d<)ng ve
d!ch Vl;l hanh chanh van phong VI quan tri Vien Se CO du
quuyen h(,ln va trach nhit$.mcua mQt quan tr! vien ca'p cao
d~ ph6i 'h<;5p cac ho(;lt d<)ng hanh chanh van phong voi cac
ho(;lt d<)ng khac cua t6 chuc.
Hoc,it d<)ng kinh doanh ngay nay trong nen kinh te' thi
tru'ong, va'n de co ban nhat c6 <; nghfa bao trum Ia : trong
toan b<) doanh nghi~p ton t~i m<)t h~ th6ng hanh chanh y~m
trc;J thlfc hi~n ch1l'c nang xli' ly thong tin hanh chanh - y~m
trc_j cho toan doanh nghil$p. Du t6 chuc be) may van phong
ra thanh mnhieu b9 ph~n, hay t~p trung l~i theo m(>t
xe
chuc nang nhi~m Vl;l , thl ht% th6ng d6 v~n ton t(;li khach
quan va doi hoi c6 Slf quan ly th6ng nha't. Doi hoi khach
quan d6 thu'bng du'c;Jc th€ hi<%n d vai tro cua phl;l ta banh
chanh tnfc tie'p voi quan tr! vien cao ca'p hay t6ng giam d6c
dieu hanh. Phl;l ta hanh chanh va thu' ky dieu hanh du'c;Jc coi
la cac quan tr! vien van phong .
1. v ai tro va ch(tc nang cua quan tri vi en van phong
Vai tro va chuc nang cua quan tri vien van phong
du'c;1c xem xet tren hai m~t : Di~u hanh cong viec van

le

QUAN TR! HANH CHANfl VAN Pf/ONG

14

phong va Hinh dao tap th€ lao dong. Hai m~t nay c6 quan
h~ hfi'u Cd VOi nhau : Hinh d"10 t6t CO tac dl;}ng nhan hi~U qua
c6ng vi~c len va xay dt!ng con ngu'oi. Dieu du'QC nha'n
m"1nh nha't g'an day la m~t Hinh dt,lo t~p th€ lao d9ng . Bdi
vl,. cac ca th€ trong t~p th€ lao d9ng ngay nay khac tru'oc
nhieu, do trlnh d9 van h6a, chuyen m6n du'c;1c nang cao
hon, do m~t phat tri€n nhan each c6 nhieu n9i dung moi, do
h~ tho'ng nhu c'au va gia tri ca nhan da d"1ng hon, phuc l"1P
hon. Nha quan tri hanh chanh van phong dap ling nhu c'au
Hinh d(;lo m9t t~p th€ nhu' v~y thu'ong kh6ng chi dt!a vao st!
V~n dl;lng kie'°n thuc ma phai nang cao S\l Hinh d(;lO len trlnh
d() ngh~ thu~t .Ma ngh~ thu~t Hinh d"1o con ngu'oi kh6ng
chi din c6 lcie'n thuc ' ma truck h~t la nhung ph§'.m cha't v6n
c6 (1, m()t so' ngu'oi. Cho nen khi tuy~n ch9n m()t quan tri
vien van phong doi hoi phai ma't nhieu c6ng sue hon, kheo
n~m b~t du'Q~ hon
Quan tri vien van phong g6p ph'an quan trQng trong
qua trlnh xay dt!ng t~p th~ lao d(}ng. Qua trlnh nay du'QC
chia thanh bo'n giai do(;ln :

* Giai do"1n

1:

- Lam quen nhau trong c6ng vit%c, trong gio nghi,
trong cac h0"1t d<)ng vui chdi
- Bay to cam nghi cua mlnh ve c6ng vi~c d van
phong. Nhan vien co cam nghi gl thl ciing n6i ra


QUAN TR! HANH CHAN// VAN Pl/ONG

15

- y eu c'au nhan vi en n6i r-a nhun·g m?t ffi';lnh 'va m?t
yeu cua mlnh, k~ ca trong doi s6ng cua gia dlnh_
- TC;lO ra quan h<% chan th?t va tin c?y lftn nhau .

-* Giai do';ln 2:
- y eu c'au nhan vi en trao d6i v'e cong vi<%c ' v'e vi<%c

xay dt,(ng t~p th~ lao d<)ng.
- Dong vien kip thoi khi ,nhan vien hoan thanh
nhi~m Vl,l ffiQl each XUat S~C
- Khi g?p nhii'ng tlnh hu6ng ding th~ng ; ,cling ban
bc,lC VOi nhan Vien O~ tlm ra cac giai. phap thoat ra .

* Giai doc;in 3 :
- Phan tich nhung di~m yeu, di~m m';lnh trong c6ng
vi~c, c6 bi<%n phap d~ kh~c ph1,1c nhii'ng di~m yeu.
- Thao lu~n voi nhan vien d~ tlm ra bi~n phap nang
cao hon nii'a hi~u qua cua ca t~p th~ van phong, ·neu cao
cac sang kien cai tien c6ng vi~c.

* Giai do(,ln 4 :

~ ~ac

,
chu§'.n mt,(c, cac nang
- Danh gia v'e
l\fc sang tao. cac vai tri> xii hi)i ct\a ta -lti)ng.


QUAN TRf HANH cmiNH VAN PHONG

Vi~c phan chia b6n giai do~n tren chi c6

16

y nghia

tu'cfng d6i , phai tuy theo di'eu ki~n hoan canh Cl;l th~ cua
t~p th~ lao d(>ng van phong ma c6 ke' ho~ch tri~n khai th~t
linh ho~t.
2. Trach nhic$m cua quan tri vien van phong
Tinh hu6ng cang th~ng la vi~c thu'dng xay ra trong
CUQC sO'ng . Trong doanh nghi~p Cung nhu' t~i van phong
doanh nghi~p , quan tr! vien van phong thu'C1ng phai giap
m~t voi nhi'eu tlnh hu6ng ding th~ng ( tuc la khi tlnh hlnh
cong vic$c hay doi s6ng rieng tu' chua alfng nhung thach
thuc Vu'Qt qua k.ha nang Va ngu6n life CUa con nglf('1j ) , nen
phai bie't each xii' ly thich hquari ttj vien van phong la :

• Kip thC1i phat hi~n cac va'n d~ sa'.p nay sinh , kip
thdi tranh thu y kie'n xay dlfng cua t~p th~ lao
d<)ng.
• E>i sau sat nhan vien ' kheu gtha'.c ma'.c, ltjp thdi di'eu chinh slf phan cong , giao
vic$c, can nha'.c va d'e b~t. trach nhi~m va quy'en
19i cho r6, de'n tung ngu'di. Thu'dng xuyen lien h~.
ban b~c voi Cong doan , sau sat tlnh hlnh cong
vi<$c va hoan canh .gia dlnh cua tung ngu'di ' kjp
thdi d<)ng vien, an ui, giup da.


17

QUAN 11l{ llANll Cl-l!lNII VAN PHONG

• TanCT/:::' cu'onab hoat
cl6nu
.
.
b buiao tie'p - thonu
b tin cho
thong su6t, kip thoi, c6 hi¢u qua.
• Tim kiem each dcln gian h6a cong vi~c van phong
• nm each h~n che' cac sai s6t
• nm kie'm cac sang t(;lO mdi df}j vdi Cong vi~c van
phong
• Bao dam t?n dt,rng cac ngu6n llfc cl'ia van phong
bao /:::'a't>m mat
btnab ' thie't bi. va con nul.J'oi.

.
b
• Bao dam an toan cho van phc'rng
3. Tieu chuan ciia quan tri vien van ph(mg
• Muc d0 am hicu ve cac chuc nang quan tri
Nhtt ta cla biet , co b6n chttc nfrng qu~rn tri : ho(;lch
djnh, t6 chuc, di'eu hanh v~t ki&m tra. Ca ba ca'p quan trj
c.1{Su c'an phai nkhac nhau. Cap cao t~p trung nhi'eu hem ve chuc nang
ho;;ich djnh va t6 chU'c, cap trung va ·co sd t?p trung nhieu
honcho chuc nang dieu hanh va ki~m tra. D6i voi ca'p quan
trj vien van phong muc cH) am hi~u va v~n d1,mg ca bo'n
chuc nang nay deu phai sau snang xlt ly thong tin cii tren b6n m~t a'y, cung cap thong tin
va ttt van tham mt.tu cho ca'p quan ly xem xet d~ ra quye't
tren b6n m~t nay.
djnh
Mile d(> v?n d1,mg cac ky nang quan trj
Cac nha nghien cuu quan td cho ri:lng m6i nha -9..t:.~11 .. ,
tr! can phai co 3 Io~i kie'n thuc va k'Y1f1ft~ ~~ l~.f'~~~·U.~~~m~ ,

ca

l ~!fLJj¥~t;:.~


QUAN TR{ IIANlf CHA NH VAN PHONG

18

thU'c chuyen mon ky thu~t; (2) Ky nang ve nhan sl!; (3) Ky
nang nh~n thU'c, phan tich sl! vi~c
Ky nang ky thu~t la nhung kha nang can thiet dG thlfc hi~n
mot cong vi~c Cl,l the ; hay n6i each khac la trlnh GQ chuyen
m6n nghi~p Yl,l cua nha quan trj. Yi dl;l nhu so~n thao m0t
h(,jp d'ong kinh te, thiet l~p mot th'ong chuong trlnh di~n
toan trong cong tac nhan sl!, ke toan .... Ky nang nhan sl!
lien quan den kha nang cung lam vit$c ' dong vien va di'Cu
khien con nguoi t~p the trong xf nghi~p, du nguoi de) la
thu6c
ncrhiep
hancr0 hay cap tren. Ky- nanu0
. cap 'd'ona
oo
. naana
00
nhan slf la tai nang d~c bit$t cua nha quan trj trong vi¢c
quan h~ voi nguoi khac de nh~m t<;to thu?n hji va thuc u.1y
slf ho~rn thanh cong vit$c chung. Ky nang tu duy doi hoi nha
quan tri phai hieu ro muc do phuc t~p cua ho~rn canh va
biet each giam thieu Slf phuc t~p GO xu6ng mot muc OQ CO
the doi ph6 du<;c . Ky nang tu duy la cai kh6 tiep thu nhat
va quan 'tr9ng d~c bit$t doi voi cac nha quan trj .
Trong Jue tat ca cac nha quan trj deu phai deu phai
c6 cfay du 3 lo<;ti ky nang tren day, hi€'n nhien la t'am quan
tr9ng cua m6i ky nang tuy theo cap b~c cua nha quan tri
trong t6 chuc . d cap cang cao din phai c6 ky nang tu duy
chien h.t<,jc hdn. d cap quan trj thap , ky nang ky thu~t la
c'an thiet vl cap nay nha quan trj Jam vi~c ch~t che voi
tien trlnh san xuat la noi ma tai nang ky thu~H la d~c bit;t

quan trQng . Ky pang nhan Slf, trai l<;li la d1n thiet do'i voi

a


QUAN TR/ HANH ClfltNH VAN PIJONG

19

m<)i nha quan tr! 0 mqi cap, vi nha quan trj nao ding phai
lam vi~c voi con nguc"Si.
f)oi vdi cap quan tri v1en van phong, mac d(> am
hi0u V~I v~n U\Ing ca ba lo~1i ky nang do phai du sau s~c.
s+ 8'f1y di.'1
+ Chinh xac ·
+ Nhanh ch6ng
+Kip th<)i
*_Chat luSlf am hi~u va v~n dt,mg d ba lo<.1i ky nang d6 cang
sau sJc, sang t(:_IO th} nha qu~in trj hanh chanh van phong
cang trien khai tot cong vi~c dieu hanh van phong.
Nhu v~y n6i m(>t each t6ng quat nha q4,an tr! hanh
chanh van ph(rnnb phai la nuL((jj
co d'au 6c sana0 tao
va la
0
.
m<)t nha lanh d<;10. Ong phai am tuong tat ca cac chuc nang
nhi~m Vt,I ci'.ta cac b9 ph~n khac trong co quan xi nghi~p de

h<1 trc/ tat ca cac phl'rng ban khi c6 yeu c'au. Ngoai cac van
de noi tren, nha quan tr! hanh chanh van phong phai h9i du
12 tieu chu~n sau day :
I. L~t mc)t tri thuc dlfcjc dao tq.o co tdnh d<) t6ng quat va
UL(<_1c dao t~o chuyen v'e ve Hinh Vl,l'C hanh chanh van

ph<'Jng.


QUAN TR{ llANIJ CI-IANll VAN PHONG

20

2. Gi<)i clieu hanh c6ng vi~c van phong ( t6 chU'c s~p xep
ch6 lam viec
clJa van phonob' dieu hanh t6t conuo tac
.
th6ng tin,c1ieu hanh t6t cong tac nhan Slf, dieu hanh t6t
ml)t ngay lam vi~c tc.1i van phong ... ), c6 kha nang ganh
vac c6ng vi~c ( lam nhieu cc)ng vi~c hon qui djnh ), c6
kha nang iiy thac quyen hanh va trach nhi~m.
3. C6 kha nang "giang d?y" cho nhan vi en thu(>c quyen
4. C6 quan di~m khoa h0c 06 tiep nh~n nhung yeu t6 va
phu'ong phap lam vic;c m(1i
5. Nha quan tri hanh chanh van ph<'rng phai biet h<)a mlnh,
hc)a d'Onab VOi nhunub y' tL(Crnob Va nhunnb va'n UC ctia nhan
vien ( Tinh bo'an baui ) ' tie1J nhan
nohiem
tuc cac chi trich
.

c
phe blnh va g<;ii y.
6. Oc khoi hai ( hoa nha pha chut kht>i hai ) clung Jue trong
giao tiep U'ng xii' giup giai quyet va lam dju di nhieu t1nh
hu()ng kh6 khan.
7. Phonirb each lich
Su'. va nooai
oiao
.
c . caiao (an mac
. ' di cllb• b
tiep dung mile ). St! thanh cong cua nha quan tri tt1y
thu<)c vao vi¢c Ong ta c6 danh Uu'QC Slf h6 trcua nguoi khac hay khong?
8. Kiem che xuc d()ng b0i vi bo ph~n hanh chanh van
phong n6i chung va nha quan hanh chanh van phong n6i
rieng thu'ong dG bi chi trich nha't.
9. Chu dono
va tai X03)' Xl~ trono0 moi
tlnh hu6nob•
.
b• sano
b tao
.
.
dam lam, dam chju trach nhi~m


QUAN TR! HANH CHANH VAN PHONG

21

10. Th~ hi~n S\l chin ch~n, S\l thang b~ng va ·long tlf tin,
quye't djnh lam cong vi~c tdi cling· m<)t each W tin, khong
sc;J va va'p.
11.0c phan doan d~ nh~n di~n du'QC cac nhan t6 quan tr9ng
cua mot tlnh h6ng ca bi~t ' c6 thai de) phan tich khach
quan tu do xac dinh cac chinh xac cac u'u tien.
12.Nang hfc dl~n d~t qung ca trong thong tin n6i va vie't.
Nha quan trj hanh chanh phai bie't an n6i d~ thuyet phl,lc
ca'p tren, dong nghi~p va ca'p dt.toi cha'p nh~n nhung thu
l~lC moi, cclC phu'ong phap hanh chanh Van phong moi.

Tren ta't ca cac nang llfc va tieu chu§'.n d6, nha qu*n
trj hanh chanh van phong phai la nguoi Hinh a·<:io. Thu~t
Hinh de:io la mot qua trlnh CO tinh thuye't phl,lC d6i vdi ca
nhan trong nh6m cling nhau hc;Jp tac d~ d':lt du9c ml,lc dich.
Tu d6, 'nhung y nghi, nhii'ng ml,lC dich sau cling. cua nha
Hinh 0"10 , cac nhan vien, cong ty la "M<)t". Lanh d~o la
hoa hc;Jp nhii'ng ml,lC tieu rieng le vao m(>t ml,lC tieu chung.
Slf hc'.>a h9p va th6ng nha't cac quy'en lc;Ji , do d6 doi hoi phai
c6 m<)t trlnh o<) Hinh O':lO cao. Chinh vl v~y ma da c6 nhi'eu
nha quan td vi nhu' sau : Chuc nang chi huy Hinh dt;lo th~
hi~n Slf tai ba cua nha quan trj.
Theo mile dQ, khi cac hoan canh gio'ng nhau, cac
nha Hinh o~o trong hoan canh nay c6 th~ Ii nha- Ianh d~o
thanh cong trong hoan canh khac. Nhung d nhii'ng hoan
canh khac bi~t, nha Hinh oi;w c6 th~ thanh cong C1 ndi nay
nht.tng ding c6 th~ hoan toan tha't b~i C1 m<)t ndi khac.

QUAN TR/ HANH CHANH VAN PHONG

22

4. Phong thai c'an thie't cua quan tri vien van
phong
- Lung cong xu6ng , nglfc uan
ve phia tru'oc (sat-q.nh ban)_
- Melt nhln dam dam ve phia
truck ( ho?c vao·nguoi doi di~n)
ho?c ngu'QC ]~i m<)t cai nhln cau
kh- VU'a n6i, vua " khoa tay mua
Dang ve
chan" ho~c ba't d()ng nhu' m<)t
Dang di~u
be ngoai. ( nen tranh) photu'Qng
,
- Dang b<) di hoi ha ho~c m~t
· T~o m(>t
a'n tu'Qng
moi
tlf nhien, ·
- Hay len cao gi9ng ho~c g~n
nha
.. gi9ng n?ng ne hay nghie'n rang
nh?n,,
khi n6i, phat am khong r6 rang.

-Ca ch pha t bi~u dop chat ( nhu
gian di
an thua du voi ngu'oi d6i tho<:ii )
c6
boJt boono
0 ha)' lam niing hoac
.
tinh vi n€, e de.
- Gi9ng cu'oi on ao ( IOn tie'ng
va c6 nhung loi ·phat bi~u
kh6ng dung Ille )
Nghiem chinh, dung muc, tu'om
----- --·tat nhttrig khong l~p di ( ne'u
theo thoi trang thl phai phu h

23

QUAN TR! HANH Cl-IA.NII VAN PHONG

vquan ao khong du'QC nhau nat,
nhan , nhung dung chu y qua tOi
dang ve ben ngoai, mau sac
qua ch6i chang.
- Chu y toi ki~u giay, VO ... va
mau sac cl'1a n6 phai phi)' h<;Jp
voi quan ao
- Chu y' tdi danoc nooi
tronob

0
tru'ong h(,:ip m~c ao dai, vay,
dam vv ...
- Giu b1rln uan ao Jue nao cunoc
trong tru'dng hQp ho~rn chlnh
(J

q-

- Noay
noan
dc1n boian ' can
b
b
'
N6n d<)i
xU'ng voi khuon m~t, mai t6c,
ao quan dang m~c
- D~ dang cho vi~c lam s~ch
nhu' gi~t, ha'p VV ...
- Kin dao
- f)ung qua l~m d1,1ng son pha'n
Trang di~m
va dau thdm
- . Cham s6c doi ban tay, m6ng
tay
Cach n6i - S6 sang, tho t9c, ca lam, n6i xui xe-o, . n6i gay
nen tranh hi~u fam
i
- Nhung giai thich khong; dung, n6i b6~6i