Thực hành nghề nghiệp lần 1 cơ cấu tổ chức của công ty

[THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP LẦN 1]

CTY TNHH MINH PHÚC


LỜI MỞ ĐẦU
1

Lý do chọn đề tài:

Thực hành nghề nghiệp 1 là một môn học bắt buộc trong chương trình đào tạo ngành
quản trị kinh doanh của trường Đại học Tài Chính – Marketing. Một mặt đây là một yêu
cầu bắt buộc mặt khác đây lại là cơ hội để sinh viên làm quen với công việc thực tế ở một
tổ chức.
Lênin đã từng nói: “Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cách mạng, chúng
tôi sẽ đảo lộn cả nước Nga.” Câu nói bất hủ ấy cho thấy vai trò của tổ chức, đặc biệt là vai
trò của tổ chức trong một công ty hay doanh nghiệp. Nếu bạn là một nhà quản trị của một
công ty và bạn xây dựng cũng như hoàn thiện cơ cấu công ty đem lại hiệu quả theo mục
tiêu của công ty thì tức là bạn đã thực hiện tốt kỹ năng tổ chức đồng nghĩa là bạn thành
công.
Xuất phát từ tầm quan trọng của tổ chức đối với một nhà quản trị cũng như đối với
một công ty và yêu cầu chương trình học tôi đã thực hiện đề tài: “ Cơ cấu tổ chức của
công ty.”
2

Mục tiêu nghiên cứu

Vận dụng những kiến thức lý thuyết đã học trong bộ môn quản trị học để so sánh với
thực trạng doanh nghiệp từ đó rút ra bài học cho bản thân trong công việc tổ chức một
doanh nghiệp.
Làm rõ nhưng ưu và nhược điểm của doanh nghiệp từ đó đề ra biện pháp khắc phục

những hạn chế đó của doanh nghiệp.
Nội dung nghiên cứu
− Nghiên cứu lý thuyết về cơ cấu tổ chức
− Nghiên cứu sự hình thành và phát triển công ty
− Thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty
− So sánh cơ cấu tổ chức trên lý thuyết và trong công ty
− Kiến nghị để khắc phục các hạn chế
4 Phương pháp nghiên cứu
3

5

•

Phương pháp khảo sát thực tế

•

Phương pháp khác

Bố cục bản báo cáo

Chương 1: Lý thuyết về cơ cấu tổ chức
CTY TNHH MINH PHÚC

2


Chương 2: Khái quát về công ty TNHH Minh Phúc
Chương 3: Phân tích tình hình cơ cấu tổ chức ở công ty TNHH Minh Phúc

Chương 4: Kiến nghị

CTY TNHH MINH PHÚC

3


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
BỘ MÁY QUẢN TRỊ
1.1 TỔ CHỨC
1.1.1 Khái niệm

Một khi mục tiêu, các chiến lược và kế hoạch của tổ chức đã được xác định, nhà quản

trị cần phải xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm hỗ trợ cho việc đạt được mục
tiêu. Chức năng tổ chức đứng ở vị trí thứ hai trong tiến trình quản trị, nhưng nó có ý nghĩa
quyết định đến hiệu quả của tổ chức. Nói cách khác, tổ chức là một trong những hoạt
động quan trọng nhất của quản trị.
Nhưng chức năng tổ chức được định nghĩa như thế nào? Trong thực tiễn có nhiều
cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này.
Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau đây:
 Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng
nhất định
 Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu
quả lớn nhất.
 Làm công tác tổ chức cán bộ.
Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của
hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.
Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc
nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm

cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện
cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.
Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhưng điều quan trọng là vấn
đề chúng ta cần xem xét bản chất của chức năng tổ chức từ góc độ của khoa học quản trị.
Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thể hiểu bản
chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho
các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó.
1.1.2 Đặc điểm của tổ chức
1.1.2.1 Thứ nhất, kết hợp các nỗ lực của các thành viên :
Như chúng ta thường thấy, khi các cá nhân cùng nhau tham gia và phối hợp những
nỗ lực vật chất hay trí tuệ của họ thì nhiều công việc phức tạp và vĩ đại có thể được hoàn
thành. Chẳng hạn , việc xây dựng các Kim tự tháp, việc đưa con người lên mặt trăng...là
những công việc vượt xa trí thông minh và khả năng của bất cứ cá nhân nào. Sự kết hợp
nỗ lực nhân lên đóng góp của mỗi cá nhân.
CTY TNHH MINH PHÚC

4


1.1.2.2 Thứ hai, có mục đích chung :

Sự kết hợp các nỗ lực không thể thực hiện được nếu những người tham gia không
nhất trí cùng nhau phấn đấu cho những quyền lợi chung nào đó. Một mục tiêu chung đem
lại cho các thành viên của tổ chức một tiêu điểm để tập hợp nhau lại.
1.1.2.3 Thứ ba, phân công lao động :
Bằng cách phân chia một cách hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành những công việc cụ
thể, một tổ chức có thể sử dụng nguồn nhân lực của nó một cách có hiệu quả. Phân công
lao động tạo điều kiện cho các thành viên của tổ chức trở nên tài giỏi hơn do chuyên sâu
vào một công việc cụ thể.
1.1.2.4 Thứ tư, hệ thống thứ bậc quyền lực :

Các nhà lý thuyết về tổ chức định nghĩa quyền lực là quyền ra quyết định và điều
khiển hành động của những người khác. Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền lực rõ
ràng thì sự phối hợp những cố gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn. Một trong những
biểu hiện của hệ thống thứ bậc là hệ thống ra mệnh lệnh và sự phục tùng.
1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.2.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là các bộ phận cấu thành của tổ chức. Thông qua cơ cấu đó, phản ánh
chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và thẩm quyền của tổ chức.
Một định nghĩa khác về cơ cấu tổ chức. Đó là sự phản ánh các hình thức sắp xếp các
bộ phận, các cá nhân trong một tổ chức nhất định. Thông qua đó, mỗi bộ phận, mỗi cá
nhân biết làm việc gì, ai là người lãnh đạo, quản lý, điều hành, chỉ huy trực tiếp, cần báo
cáo xin ý kiến, chỉ thị của ai.
Như vậy, nói đến cơ cấu tổ chức là nói đến các chức danh cho các bộ phận, phòng
ban, vị trí công việc; nói đến các quy định về chi tiêu ngân sách - là vai trò, trách nhiệm,
quyền hạn về tài chính của các vị trí trong tổ chức; là nói đến việc cụ thể hóa công việc
trong tổ chức bằng các bản mô tả và phân tích công việc; là nói đến việc đặt chức danh
cho các vị trí công việc riêng biệt và sự mô tả chi tiết các mối quan hệ qua lại giữa từng
bộ phận và từng chức danh, đảm bảo tổ chức vận hành thông suốt.
1.2.2 Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị
Một cơ cấu tổ chức bộ máy cần đạt được các tiêu chí sau:
1.2.2.1 Phải đảm bảo tính tối ưu
Số lượng các cấp, các khâu được xác định vừa đủ, phù hợpvới các chức năng quản trị
và các công đoạn trong chu trình kinh doanh. Nhiều cấp quá sẽ gây sự cách biệt, kém
nhanh nhạy trong điều hành và cồng kềnh, lãng phí. Quá ít cấp sẽ khiến choviệc điều
hành kém cụ thể, sâu sát, dễ sơ hở sai sót. Nhiều khâu (bộ phận chức năng) quá sẽ dễ
chồng chéo chức năng, gây vướng mắc trong quan hệ và trách nhiệm thiếu rõ ràng; tạo ra
nhiều đầu mối chỉ đạo và tăng biên chế gián tiếp chi phí quản lý lớn.
Ngược lại, quá ít khâu sẽ không quán xuyến được hết các chức năng cần thiết; hoặc
thiếu chuyên sâu từng chức năng.
CTY TNHH MINH PHÚC

5


Nguyên tắc tối ưu là: Bảo đảm quán xuyến hết khối lượng công việc và có thể quản
lý,kiểm tra được, tuỳ điều kiện cụ thể mà vận dụng trên tinh thần “vừa đủ”. Bên cạnh đó,
tính tối ưu cũng còn thể hiện sự cân đối, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn của tổ
chức.
Phải quán triệt nguyên tắc mềm dẻo (linh hoạt)
Hoạt động kinh doanh không phải bao giờ cũng diễn ra bình thường đúng như dự kiến.
Nó phụ thuộc các diễn biến của thị trường luôn thay đổi cùng với các yếu tố chính trị, xã
hội phức tạp, đòi hỏi tính năng động cao trong quản trị. Mỗi doanh nghiệp luôn đứng
trước những cơ may cần kịp thời nắm bắt cũngnhư những nguy cơ cần kịp thời ứng phó.
1.2.2.2 Tính ổn định tương đối
Yêu cầu này dường như mâu thuẫn với tính linh hoạt, song không thể xem nhẹ, bởi lẽ
sự vững bền của cơ cấu tổ chức bảo đảm cho hiệu lực quản lý -điều hành trong tình huống
bình thường.
Sự thay đổi tuỳ tiện diễn ra nhiều lần (“tách ra nhậpvào”) sẽ gây hậu quả tiêu cực, cả
về nền nếp hoạt động cũng như về tâm lý những người trong bộ máy; làm giảm hiệu lực,
kỷ cương của bộ máy.
Mỗi lần thay đổi cơ cấu tổ chức là một lần xáo trộn, không dễ lấy lại sự ổn định trong
thời gian ngắn.
1.2.2.3 Độ tin cậy cao
Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong doanh nghiệpđòi hỏi thông
tin phải được cung cấp chính xác và kịp thời.
Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm được tính tin cậy cao của các thông tin đó.Tính tin cậy
còn thể hiện ở chỗ mọi bộ phận đều hiểu rõ và làm đúng chức năng của mình (không sót,
không trùng nhau), sử dụng đúng quyền hạn và có khả năng chịu trách nhiệm. Muốn vậy,
cơ cấu tổ chức quản lý phải xác định rõ vị trí từng bộ phận cấu thành trongcả hệ thống với
các mối quan hệ dọc - ngang để không gây vướng mắc, chồng chéo, cản trở lẫn nhau; tạo

được mối liên kết gắn bó của tổ chức.
1.2.2.4 Tính kinh tế
Có bộ máy là phải có chi phí để “nuôi” nó. Chi phí quản lý cao sẽ đội giá thành lên
khiến hiệu quả kinh tế bị giảm sút.
Tính kinh tế của cơ cấu tổ chức quản lý thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy quản lý
(theo nguyên tắc “vừa đủ”) và hiệu suất làm việc của nó (không chỉ phụ thuộc vào chất
lượng cán bộ mà còn do sự hợp lý của cơ cấu tổ chức).
Tính kinh tế cũng có nghĩa là tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện qua tương quan giữa
chi phí bỏ ravới kết quả thu về, mặc dù khó đánh giá bằng số liệu.
1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản trị.

CTY TNHH MINH PHÚC

6


Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị được thiết lập ra không phải vì mục đích tự thân mà
để thực hiện có hiệu quả.Để tạo ra một cơ cấu tổ chức hợp lý, hiệu quả, phải nghiên cứu
các nhân tố ảnh hưởng đến nó.
Dưới đây đề cập đến một số nhân tố quan trọng tác động đến việc hình thành một cơ
cấu tổ chức bộ máy quản trị:
1.2.3.1
Môi trường
Doanh nghiệp là một thực thể sống, muốn tồn tại và phát triển phải thích ứng với môi
trường hoạt động của nó. Yếu tố môi trường không chỉ giới hạn môi trường trong nước
mà còn phải chú ý đến môi trường khu vực và toàn cầu.
Đối với các hoạt động cơ cấu tổ chức quản trị, khi các yếu tố môi trường thuận lợi sẽ
là những điều kiện tốt để nhà quản trị xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, bao gồm ít cấp, ít
khâu, cơ chế vận hành đơn giản và hiệu quả.
Trong môi trường có nhiều biến động đòi hỏi phải có cơ cấu linh hoạt để thích ứng

với những thay đổi của hoạt động kinh doanh.
1.2.3.2
Yếu tố công nghệ
Công nghệ là một yếu tố rất quan trọng để xác định loại cơ cấu tổ chức nào phù
hợp.Công nghệ được đề cập ở đây bao gồm cả đặc điểm kĩ thuật chế tạo sản phẩm, trình
độ kĩ thuật sản xuất, tính chất phức tạp của kết cấu sản phẩm.
Mặt khác, cùng trong một ngành nghề, trình độ trang thiết bị và áp dụng quy trình
công nghệ khác nhau cũng dẫn đến việc hình thành những cơ cấu tổ chức không giống
nhau.Với trang thiết bị hiện đại hoặc quy trình công nghệ tiên tiến là điều kiện hình thành
một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, ít khâu, ít cấp và hiệu quả.
1.2.3.3
Các yếu tố nguồn lực
Đặc biệt là nguồn nhân lực, mà trước hết là năng lực quản trị ( tầm hạn kiểm soát ).
Nếu trình độ đội ngũ cán bộ quản lý cao là điều kiện thuận lợi cho việc hình thành cơ cấu
tổ chức quản trị có hiệu quả.Để có được một đội ngũ cán bộ có năng lực, thực sự cần phải
kết hợp nhiều hình thức đào tạo: thông qua trường lớp chính quy, đào tạo chuyên đề, đào
tạo tại chỗ, khảo sát thực tế…
Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý và hiệu quả chúng ta không chỉ quan tâm đến các
yếu tố ảnh hưởng mà còn phải tìm hiểu các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức.
1.3 CÁC NGUYÊN TẮC VÀ CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.3.1 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức
1.3.1.1
Nguyên tắc chỉ huy
Theo nguyên tắc này, mỗi người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh
đạo.Điều này giúp cho người nhân viên thực thi công việc một cách thuận lợi, tránh tình
trạng” trống đánh xuôi kèn thổi ngược”.
1.3.1.2
Nguyên tắc gắn với mục tiêu
Bộ máy của doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu. Việc ra rời mục tiêu của tổ
chức thì bộ máy hoạt động kém hiệu quả hoặc không có hiệu quả.

CTY TNHH MINH PHÚC

7


Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối
Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị với
nhau. Sự cân đối sẽ tạo sự ổn định trong doanh nghiệp và phải có sự cân đối trong mô
hình tổ chức doanh nghiệp nói chung.
1.3.1.4
Nguyên tắc linh hoạt
Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi
trường bên ngoài và nhà quản trị phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định
đáp ứng vớisự thay đổi của tổ chức.
1.3.1.5
Nguyên tắc hiệu quả
Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí.
1.3.2 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị.
Cùng với sự phát triển của các hệ thống, đã hình thành những kiểu cơ cấu tổ chức
quản trị khác nhau. Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm và được
áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định.
1.3.2.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng)
1.3.1.3

GIÁM ĐỐC

Phó Giám đốc sản xuất

Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 3

a

Phó Giám đốc tiêu thụ

Cửa hàng số 1 Cửa hàng số 2 Cửa hàng số 3

Ưu điểm của cơ cấu trực tuyến:
Các quyết định được đưa ra và tổ chức thực hiện nhanh chóng, kịp thời;
Thực hiện tốt chế độ quản lý một thủ trưởng;
Cơ cấu tổ chức đơn giản gọn nhẹ, linh hoạt bởi đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ
chức quản trị trực tuyến là người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng
quản trị, các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chứcđược thực hiện theo
đường thẳng, người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một cấp trên
trực tiếp.
− Với những đặc điểm đó, cơ cấu này tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một
thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc
của người dưới quyền.
−
−
−

CTY TNHH MINH PHÚC

8


Nhược điểm của cơ cấu trực tuyến.
Nó đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức tòan diện, tổng hợp hạn chế việc
sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị, dễ dẫn đến tình trạng
độc đoán, quan liêu;

− Công việcdễ bị ùn tắc;
− Không nhận đượcnhững ý kiến đóng góp 6 tích cực của các bộ phận trung gian ;
− Khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị,hoặc cá nhân ngang quyền
thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo cáo, thông tin, chỉ thị phải đi đường vòng
theo kênh liên hệ đa quy định.
1.3.2.2 Cơ cấu tổ chức chức năng.

b

−

GIÁM ĐỐC

Phó Giám đốc sản xuất

Phòng KH

Phó Giám đốc tiêu thụ

Phòng TC

Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 3

a
−
−
−
−
−
−

−
b
−
−
−
−

Phòng KT

Phòng NS

Phòng KCS

Cửa hàng số 1 Cửa hàng số 2 Cửa hàng số 3

Ưu điểm
Phản ánh lôgic các chức năng
Tuân theo nguyên tắc chuyên môn hoá ngành nghề
phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng
Giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo
Không đòi hỏi người quản trị phảicó kiến thức toàn diện
Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị;
Tạo ra các biện pháp kiểm tra chặtchẽ của cấp cao nhất.
Nhược điểm
Dễ xảy ra tình trạng chồng chéo vềchức năng nhiệm vụ giữa các cá nhân và bộ
phận với nhau;
Các quyết định được đưa ra đôi khi bị chậm;
Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn;
Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau;
CTY TNHH MINH PHÚC

9


−

Có thể dễ dẫn tới tình trạng nhàm chán bởingười thừa hành trong một lúc có thể
phải nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau
1.3.2.3 Cơ cấu trực tuyến- chức năng.
GIÁM ĐỐC

Phó Giám đốc sản xuất

Phòng KH

Phó Giám đốc tiêu thụ

Phòng TC

Phòng KT

Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Phân xưởng 3

Phòng NS

Phòng KCS

Cửa hàng số 1 Cửa hàng số 2 Cửa hàng số 3

a Ưu điểm của cơ cấu trực tuyến chức năng

Đây được xem là kiểu cơ cấu có nhiều ưu điểm nhất so với hai cơ cấu đã nêu trên vì
nó đã tận dụng được nhiều ưu điểm và hạn chế những khuyết điểm của 2 cơ cấu đã nêu
trên, thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn
Quyền hạn trách nhiệm được phân rỏ ràng, là điều kiện tốt để nhà quản trị có nhiều
năng lực thể hiện khả năng của mình
b Nhược điểm của cơ cấu trục tuyến chức năng
Người lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ
phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
Ngòai ra mỗi khi các người lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác
nhau, đến nỗi người lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng
không ra được những quyết định có hiệu quả mong muốn. Vì thế, người lãnh đạo sử
dụng các bộ phận tham mưu giúp việc của một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ
trợ lý nào đó. Nó giống như cơ cấu tham mưu trong quân đội. Nhờ đó, người lãnh đạo lợi
dụng được tài năng chuyên môn của một số chuyên gia, có thể tiếp cận thường xuyên với

CTY TNHH MINH PHÚC

10


họ, không cần hình thành một cơ cấu tổ chức phức tạp của các bộ môn thực hiện các
chức năng quản lý.
1.3.2.4
Cơ cấu tổ chức theo kiểu ma trận.

BAN GIÁM ĐỐC
Phòng Thiết kế Phòng NCPhòng NC công nghệ
Phòng NC Phòng NC nhân
thị trường

tài chính
sự

Ban QLDA 1

Ban QLDA 2

Ban QLDA 3

Ban QLDA 4

Ưu điểm
Là hình thức tổ chức linh động.
Ít tốn kém, sử dụng nguồn lực có hiệu quả.
Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động.
Việc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng.
b Nhược điểm
+ Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận;
+ Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn;
+ Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định.
1.4 QUY TRÌNH XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC
a

+
+
+
+

NHIỆM VỤ CỦA
CÁC BƯỚC

Nhận thức rõ mục tiêu

NỘI DUNG
+ Xem xét mục tiêu hoạt động của tổ chức;
CTY TNHH MINH PHÚC

11


NHIỆM VỤ CỦA

NỘI DUNG

CÁC BƯỚC
+ Phân tích và tổng hợp các mối liên hệ giữa các
của tổ chức

mục tiêu;
+ Định hướng các nhiệm vụ thực hiện mục tiêu.
+ Liệt kê những hoạt động cần thiết;

Xác định những hoạt
động cần thực hiện

+ Mô tả những nhiệm vụ liên quan;
+ Phân loại các hoạt động;
+ Xác định tính quan trọng của từng loại hoạt động.
+ Phân chia các hoạt động quan trọng thành những

Phân chia hoạt động

theo chức năng

nhiệm vụ chủ yếu;
+ Hệ thống hóa nhiệm vụ theo từng nhóm chức
năng.
+ Xem xét hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức;

Thiết lập phòng ban,
bộ phận

+ Xác định yêu cầu thực hiện nhiệm vụ;
+ Lựa chọn mô hình tổ chức;
+ Thiết lập bộ khung (Sơ đồ bộ máy tổ chức) với
các chức năng cụ thể của các phòng ban và bộ phận.
+ Phân định nhiệm vụ theo từng chức năng;
+ Qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách

Xây dựng qui chế hoạt
động

nhiệm của từng phòng ban và bộ phận;
+ Chỉ rõ mối quan hệ phối hợp thực hiện nhiệm vụ;
+ Thiết lập văn bản qui chế hoạt động cho bộ máy
tổ chức.
+ Dựa vào hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức và pháp
luật lao động;

Xây dựng chính sách
sử dụng nhân sự

+ Xây dựng các tiêu chuẩn sử dụng nhân sự với mối
quan hệ giữa quyền và nghĩa vụ;
+ Qui định các chế độ đãi ngộ, thưởng phạt.
+ Sử dụng bản mô tả nhiệm vụ;

Định biên

+ Xác định nhu cầu nhiệm vụ của từng phòng ban,
bộ phận;
CTY TNHH MINH PHÚC

12


NHIỆM VỤ CỦA

NỘI DUNG

CÁC BƯỚC
+ Xem xét tính chất của từng loại nhiệm vụ.
+ Đánh giá khả năng nhân sự;
+ Xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng
phòng ban, bộ phận.
+ Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá;
+ Đo lường kết quả hoạt động của từng phòng ban,
bộ phận với tiêu chuẩn;
Thẩm định và tái tổ
chức

+ Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức;

+ Xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ;
+ Xác định nguyên nhân;
+ Áp dụng biện pháp điều chỉnh bộ máy tổ chức.

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MINH PHÚC
2.1

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
Tên công ty
Địa chỉ

Công ty TNHH Minh Phúc
Tầng 10, Tòa nhà HH3, KĐT Mỹ Đình - Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại
Số Fax
Chi nhánh•

Tên chi nhánh: Hà Nội
CTY TNHH MINH PHÚC

13


•
•
•
•
•
•

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Địa chỉ: Lô S5-7 Cụm CN làng nghề SX tập trung Triều Khúc, Thanh Trì,
Hà Nội
Điện thoại
Số Fax
Tỉnh/TP: Hà Nội
Quốc gia: Việt Nam
Tên chi nhánh: Đà Nẵng
Địa chỉ: 6 Trần Phú, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng
Điện thoại
Số Fax
Tỉnh/TP: Đà Nẵng
Quốc gia: Việt Nam

Tên chi nhánh: Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 36-38A Trần Văn Dư, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.
Hồ Chí Minh
Điện thoại
Số Fax

Tỉnh/TP: Hồ Chí Minh
Quốc gia: Việt Nam

Ngày thành lập
Kinh doanh
Hỗ trợ ngôn ngữ
Liên kết

2.2

contact center, dịch vụ nghiệp vụ doanh nghiệp
Anh, Nhật, Việt nam
Công ty TNHH Minh Phúc

QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Công ty TNHH Minh Phúc (MP Telecom) là công ty hàng đầu tại Việt Nam chuyên

cung cấp các giải pháp và dịch vụ Contact Center và Business Process Outsourcing
– BPO hàng đầu tại Việt Nam..
Được thành lập vào 29 Tháng 7 năm 2002 với một chi nhánh tại Hà Nội, MP
Telecom đã không ngừng lớn mạnh cả về quy mô lẫn chất lượng dịch vụ. Với bề dày kinh
nghiệm chúng tôi có khả năng thấu hiểu và hòa nhập với bất kỳ thị trường nào chúng tôi
đặt chân lên.
CTY TNHH MINH PHÚC

14


Năm 2004 cung cấp 200 bàn cho viettel, trở thành đối tác của viettel.
Năm 2006 mở rộng thêm 2 chi nhánh tại TP HCM và Đà Nẵng. Cũng vào thời gian

này MP đã thiết lập dịch vụ thuê ngoài mobifone 3 miền bắc, trung, nam.
Năm 2007-2012 mở rộng hợp tác với nhiều khách hàng lớn như: Vinaphone, Ocean
Bank, Bắc Á Bank, Bảo Việt, VTV cap,…
Năm 2011 được nhận chứng chỉ quốc tế về quy trình quản lý chất lượng ISO
9001:2008
Tháng 7/2013: đạt chứng nhận top 100 nhãn hiệu nổi tiếng của Việt Nam.
Ngày 30/5/2014, Công ty TNHH Minh Phúc đã được Bộ Thông tin và Truyền
thông, DAS Việt Nam trao chứng nhậnISO/IEC 27001:2005- tiêu chuẩn quốc tế về Hệ
thống Quản Lý An ninh Thông tin (ISMS) do DAS Việt Nam cấp.
2.3

TẦM NHÌN, SỨ MỆNH VÀ GIÁ TRỊ CỐT LÕI
Tầm nhìn

2.3.1

Chúng tôi nỗ lực trở thành nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp Contact
Center và BPO tại Việt Nam nhờ sự kết hợp chặt chẽ các yêu tố mô hình kinh doanh, quy
trình, con người và công nghệ. Thành công của chúng tôi có được nhờ đem đến cho khách
hàng các giá trị đích thực và giúp khách hàng tận dụng tối đa các cơ hội kinh doanh mới.
Sứ mệnh

2.3.2

Bằng sự cống hiến và sáng tạo không ngừng, chúng tôi mang đến cho khách hàng sự
trải nghiệm tuyệt vời. Đó là cách chúng tôi tạo ra cơ hội, sự phát triển và giá trị cho nhân
viên, cổ đông và cộng đồng.
Gía trị cốt lõi

2.3.3

Tại MP Telecom, chúng tôi trân trọng 5 giá trị cốt lõi:
+

Tôn trọng

+

Thích ứng
CTY TNHH MINH PHÚC

15


2.4

+

Kỷ luật

+

Đồng đội

+

Chủ động

HỆ THỐNG CHỨNG CHỈ, CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG VÀ Ý NGHĨA
LOGO

2.4.1

Hệ thống chứng chỉ

ISO 27001:2005

ISO 9001:2008

CTY TNHH MINH PHÚC

16


2.4.2

Chính sách chất lượng

Với khẩu hiệu “Tôn trọng là thành công”, Minh Phúc cam kết:
+

Tôn trọng khách hàng để mang lại giá trị cho khách hàng như đã cam kết

+

Tôn trọng công ty để vun đắp cho ngôi nhà chung

+

Tôn trọng đồng nghiệp để có sức mạnh tập thể

+

Tôn trọng hệ thống ISO 9001 và ISO/IEC 27001 để phát triển bền vững

2.4.3
Ý nghĩa Logo & Slogan
 Logo:

Logo MP Telecom được cấu tạo bằng hình hào quang ngôi sao vụt sáng trên bầu trời
xanh, tượng trưng cho sự thành công, ngôi sao đó chính là chữ MP màu cam rực rỡ. Dòng
chữ slogan “Tôn trọng là thành công” chạy phía dưới như nền móng, làm bệ đỡ của ngôi
sao MP Telecom đang tỏa sáng. Màu xanh sẫm tượng trưng cho ban đêm, màu cam tượng
trưng cho ban ngày. Logo thể hiện sự vận động không ngừng nghỉ của con người MP
Telecom giữa ngày và đêm, làm việc chăm chỉ để đem lại sự tôn trọng dành cho khách
hàng. Màu xanh sẫm cũng tượng trưng cho sự tỉnh táo, sáng suốt. Màu cam tượng trưng
cho sự nhiệt huyết, sôi nổi.Con người MP Telecom cần một trái tim nhiệt huyết và một
cái đầu tỉnh táo để thành công trong công việc cũng như trong cuộc sống.
 Slogan:

Với triết lý nhãn hiệu “Tôn trọng là thành công”, MP Telecom cam kết mang lại cho
khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất với giá trị trung tâm là sự “Tôn trọng”. Triết lý
nhãn hiệu “Tôn trọng là thành công” cũng đặc trưng cho ngành nghề chủ đạo của doanh
nghiệp đó là ngành Chăm sóc khách hàng, trong đó sự tôn trọng khách hàng là giá trị bao
trùm. Triết lý nhãn hiệu “Tôn trọng là thành công” thấm nhuần vào tinh thần của từng con
người MP Telecom, văn hóa của “Sự tôn trọng” được thể hiện ở mọi suy nghĩ và hành
động như kim chỉ nam dẫn đến sự thành công.
2.5 CƠ SỞ HẠ TẦNG VÀ CÔNG NGHỆ
2.5.1
Cơ sở hạ tầng

CTY TNHH MINH PHÚC

17


Với mạng lưới cơ sở hạ tầng trải khắp 3 miền Bắc, Trung, Nam đã mang lại cho MP
Telecom ưu thế về mặt địa lý đối với các doanh nghiệp có nhu cầu triển khai hệ thống
chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp trên toàn lãnh thổ Việt Nam. MP Telecom có sự đầu
tư kỹ lưỡng vào hệ thống cơ sở hạ tầng để có được sự kết nối hài hòa vừa đảm bảo sự
thống nhất vừa có mức độ chuyên biệt riêng. Những khu vực làm việc giành cho cán bộ
quản lý, nhân viên văn phòng, điện thoại viên, hệ thống phòng họp, phòng đào tạo, nhà ăn
và khu giải trí đều được trang bị những thiết bị tiện nghi và thân thiện với môi trường, từ
đó tạo ra không khí làm việc hết sức thoải mái, tạo cảm hứng sáng tạo trong công việc.
2.5.2

Hệ thống công nghệ

Những yếu tố nào tạo nên một hệ thống công nghệ chuyên nghiệp? Câu hỏi này luôn
được ban lãnh đạo MP Telecom đặt ra trước mỗi dự án triển khai hệ thống chăm sóc
khách hàng Contact Center cho khách hàng. Tất nhiên, câu trả lời còn phụ thuộc vào rất
nhiều khía cạnh, bao gồm mục đích sử dụng, quy mô, kênh giao tiếp (điện thoại, email,
chat, fax, sms, v.v.) và vị trí đặt Contact Center đó. Một Contact Center có thể cần hệ
thống công nghệ phức tạp và tinh vi nhưng cũng có thể chỉ cần hoạt động đơn giản, điều
này phụ thuộc vào nhu cầu của mỗi tổ chức. MP Telecom luôn có sẵn các giải pháp, ứng
dụng và công cụ tân tiến nhất phụ vụ cho quá trình vận hành một contact center. Nhưng
quan trọng hơn, với mỗi khách hàng chúng tôi đều thực hiện các bước khảo sát kỹ lưỡng,
nhằm đưa ra những lựa chọn về mặt công nghệ phù hợp nhất. Đó cũng là thách thức mà
chỉ những đơn vị có bề dày kinh nghiệm mới có thể tự tin giải quyết một cách bài bản và
khoa học. Một số công nghệ kỹ thuật cơ bản mà MP Telecom đang triển khai cho hệ
thống contact center bao gồm:

+
+
+
+
+
+
+
+
+

Hệ thống xử lý cuộc gọi vào/ ra (PBX)
Hệ thống phân phối cuộc gọi (ACD)
Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
Hệ thống nhận dạng giọng nói/ tương tác thoại tự động (IVR)
Quay số gọi ra tự động (Interaction Dialer)
Phần mềm quản lý chất lượng (QM)
Hệ thống quản lý chiến dịch (CMS)
Phần mềm quản lý lực lượng lao động (WFM)
Hệ thống ghi âm cuộc gọi (Recording)
CTY TNHH MINH PHÚC

18


Hệ thống Giám sát (Supervisor)
Hệ thống Báo cáo (Reporting)
Hệ thống máy chủ (Server)
Quản lý tương tác web (Web collaboration)
Hệ thống Khắc phục thảm họa (Disaster Recovery and Fail-over)
Tích hợp công nghệ điện thoại và máy tính (CTI)

Time devision multiplexing (TDM) và Internet Protocol (IP)

+
+
+
+
+
+
+

Với cơ chế dự phòng active/ backup N+1 cho máy chủ, MP Telecom đảm bảo hệ
thống hoạt động 24/7 với độ ổn định và sẵn sàng lên đến 4 số 9 (99.99%). Ngoài ra, công
nghệ lưu cache (PMQ) giúp đảm bảo dữ liệu báo cáo trong hệ thống luôn được bảo toàn,
kể cả trong trường hợp máy chủ lưu trữ (DB) bị trục trặc.
2.6

CON NGƯỜI VÀ VĂN HÓA
2.6.1
Con người

Con người là tài sản quý nhất và cũng là yếu tố thành công của mọi doanh nghiệp.
Trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng, yếu tố con người lại càng được coi trọng. Do vậy từ
khâu tuyển chọn tới khâu đào tạo, quản lý nhân sự đều được chúng tôi lên kế hoạch kỹ
lưỡng và tuân thủ theo quy trình ISO nghiêm ngặt.
Với vị thế tiên phong trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng tại Việt Nam, trải qua hơn
10 năm phát triển và trưởng thành, mỗi con người MP đều chứa đựng trong mình bề dày
kinh nghiệm trong việc đem đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất. Tuy khách
hàng của MP Telecom thuộc nhiều đối tượng và lĩnh vực kinh doanh khác nhau như viễn
thông, ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, chứng khoán, hàng không, điện tử, chế tạo, v.v
nhưng với sự nhạy bén và am hiểu về nhiều kiến thức chuyên ngành đặc thù mà đội ngũ

nhân viên của MP Telecom luôn được đối tác khách hàng tín nhiệm.
Nguồn nhân lực dồi dào của MP Telecom với kỹ năng chuyên nghiệp đã được nhiều
đối tác, khách hàng lớn trong và và ngoài nước ghi nhận như Aspect, Interactive
Intelligence, Sony, Sharp, Panasonic, Renault, PPF Vietnam Finance, 4 Oranges,
MobiFone, VinaPhone, Viettel, CMCTI, VTC Care, VCTV, Chứng khoán Thăng Long,
SSI, TVSI, VP Bank, Agribank, OceanBank, VIB Bank, Prudential, Bảo hiểm Bảo Việt,
Jetstar Pacific Airlines, v.v. Với quy trình làm việc luôn đặt khách hàng làm trọng tâm,
CTY TNHH MINH PHÚC

19


MP Telecom luôn đảm bảo những cam kết về chất lượng và tiến độ trong bất kỳ dự án
quy mô nào.
2.6.2

Văn hóa

Văn hóa là cái gì còn lại khi tất cả những cái khác bị quên đi. Ở MP Telecom, không
ai là không biết đến khẩu hiệu Tôn trọng là thành công. Văn hóa của Sự tôn trọng được
thể hiện ở mọi suy nghĩ và hành động, mà điều đầu tiên cần nhắc tới đó là chính sách
trọng dụng nhân tài được khơi nguồn từ Ban lãnh đạọ, từ đó lan truyền tới các cấp quản lý
và từng cách ứng xử của mỗi cá nhân. Lãnh đạo của MP Telecom quan tâm đến lợi ích
chung của doanh nghiệp và người làm trong doanh nghiệp. Do đó, tại MP Telecom, người
lãnh đạo có trách nhiệm nâng cao đời sống cho người lao động và điều này ảnh hưởng lớn
đến chiến lược phát triển của công ty.
Văn hóa Tôn trọng kết hợp với các giá trị cốt lõi khác như Kỷ luật, Chủ động, Thích
ứng, Đồng đội đã tạo cho MP Telecom một không khí làm việc như một gia đình, các
thành viên trong công ty đều kết nối với nhau trong mối liên hệ chung, cùng chia sẻ thành
công và đó là động lực lớn nhất tạo nên sự gắn kết và sức mạnh của một tập thể trẻ trung,

năng động. Lãnh đạo công ty luôn quan tâm đến các thành viên, những chuyện riêng tư
như hiếu, hỷ, ốm đau, sinh con… cũng đều được Ban Tổng hội thăm hỏi chu đáo. Do đặc
thù hoạt động trong ngành chăm sóc khách hàng mà MP Telecom luôn có quy mô nhân
viên rất lớn, từ 2.000 tới 2.500 nhân viên, nên các hoạt động tương thân tương ái càng
được đẩy mạnh. Ngoài ra, các chương trình vui chơi giải trí hay tham quan du lịch được
tổ chức hết sức quy mô và bài bản đã giúp mỗi cá nhân nơi đây có cơ hội chia sẻ những
“món ăn tinh thần” trong nội bộ công ty cũng như được mở rộng giao lưu với các nền văn
hóa khác. Đặc biệt, các thành viên của MP Telecom luôn được tạo điều kiện để học hỏi,
và được đào tạo từ nguồn vốn của công ty.
2.7

CÁC DỊCH VỤ CỦA MP TELECOM
− Dịch vụ BPO
− Dịch vụ Contact Center
− Tele Services
− VAS
CTY TNHH MINH PHÚC

20


− Đào tạo và Cung ứng nguồn nhân lực
2.8 CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MINH PHÚC
2.8.1 Cơ cấu theo kiểu trực tuyến – chức năng

GĐ

P.GĐ

P.KD

P.Kỹ Thuật

CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI

P. NHÂN SỰ VÀ
ĐÀO TẠO

P.GĐ

P.Tài chính- Kế

P.Quản Lý Vận

Toán

Hành

P.họp

CHI NHÁNH TẠI TP.HCM CHI NHÁNH TẠI ĐÀ NẴNG

2.8.2 Hệ thống các phòng ban:
2.8.2.1 Phòng kinh doanh:

Chủ động tìm kiếm đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng bước mở rộng thị
trường trong và ngoài nước. Nghiên cứu và tham mưu cho Ban Giám đốc trong công tác
định hướng kinh doanh. Đây là chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của Phòng Kinh doanh;
Chủ động soạn thảo các hợp đồng kinh tế có liên quan đến hoạt động kinh doanh của
Công ty; Tổ chức thực hiện đúng quy định các hợp đồng kinh doanh đã được ký kết.Thực

hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty như: tìm kiếm giao
dịch , giải quyết tranh chấp khiếu nại với đối tác có liên quan đến các hoạt động kinh
doanh của Công ty;

CTY TNHH MINH PHÚC

21


Phối hợp với Phòng Tài chính - Kế toán Công ty trong các nghiệp vụ thu tiền, thanh
toán tiền mua dịch vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh trên cơ sở các cam kết và
quy định của pháp luật hiện hành. Phối hợp với các phòng nghiệp vụ và các đơn vị kinh
doanh trực thuộc quản lý theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế cho đến khi hoàn thành
việc thanh lý hợp đồng đã ký kết theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;
Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh doanh sau khi được Ban Giám đốc
Công ty phê duyệt. Thống kê, báo cáo hoạt động kinh doanh theo đúng tiến độ và quy
định. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh trước Ban Giám đốc Công ty;
Lưu trữ các hồ sơ, hợp đồng kinh tế có liên quan đến công tác kinh doanh của Công ty
theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Quản lý các chính sách kinh doanh (quá trình xây dựng các chính sách, triển khai áp
dụng, bổ sung hoàn chỉnh...)
Nghiên cứu phát triển các nghiệp vụ kinh doanh (nghiệp vụ mua, bán, giá cả, hợp
đồng kinh tế ), các hình thức thương mại tiên tiến, từng bước đổi mới và hiện đại hoá các
nghiệp vụ kinh doanh của Công ty.Quản lý thống nhất các nghiệp vụ kinh doanh trong
Công ty.Hỗ trợ kinh doanh về thị trường, đối tác kinh doanh, ký kết hợp đồng, cấp hàng
nhập khẩu cho các Chi nhánh với các điều kiện tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ chung toàn
Công ty
2.8.2.2 Phòng kỹ thuật:


Chức năng của Phòng Kỹ thuật:
Phòng Kỹ thuật có chức năng tham mưu, giúp Ban giám đốc lập và triển khai hoạt

động trong các các lĩnh vực:
Công tác quản lý khối lượng, kỹ thuật, chất lượng, tiến độ
Công tác thẩm tra, trình duyệt thiết kế, dự toán và tổng dự toán
Công tác nghiệm thu thanh quyết toán
Công tác ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật
Công tác kế hoạch
Công tác hợp đồng
Công tác liên quan đến định mức, đơn giá, dự toán
Công tác quản lý thiết bị cơ giới
Quản lý đầu tư và khai thác sau đầu tư các dự án của công ty
Công tác liên doanh, liên kết phát triển Công ty.
Các chức năng, nhiệm vụ khác được Ban giám đốc giao
 Nhiệm vụ của phòng Kỹ thuật:
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+

CTY TNHH MINH PHÚC

22


Công tác Quản lý khối lượng, kỹ thuật, chất lượng, tiến độ:
+

Chủ trì tổ chức thẩm tra thiết kế các giai đoạn trong quá trình đầu tư xây dựng

công trình.
+ Nghiên cứu và áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy phạm xây dựng, các quy
định về công tác kỹ thuật, đảm bảo chất lượng các công trình xây dựng.
+ Soạn thảo trình duyệt, ban hành các quy định của Công ty về công tác quản lý kỹ
thuật chất lượng.
+ Kiểm tra giám sát việc tuân thủ các quy định kỹ thuật, quy trình, quy phạm và công
tác thi công của nhà thầu, kịp thời đề xuất phương án xử lý.
+ Chủ trì lập phương án thực hiện các công tác giám định, trình lãnh đạo Công ty phê
duyệt.
+ Theo dõi, tổng hợp khối lượng thi công, tình hình thi công, tình hình thu hồi vốn; Đề
nghị các giải pháp kỹ thuật, biện pháp cụ thể cho công tác thi công, công tác thu hồi
vốn, giúp Tổng giám đốc kịp thời chỉ đạo tiến độn thi công, quản lý chất lượng của
công trình..
+ Chủ trì phối hợp, đôn đốc các đơn vị thi công trong việc lập và trình duyệt biện pháp
thi công, tổng mặt bằng tổ chức thi công, tổng tiến độ thi công công trình; Kiểm tra
rà soát kết quả thực hiện tiến độ theo tiến độ thi công đã được phê duyệt để đề xuất
các biện pháp đẩy nhanh tiến độ.
+ Chủ trì lập báo cáo tổng định kỳ, hàng năm, hàng tháng và đột xuất về công tác quản
lý kỹ thuật, chất lượng, tiến độ, an toàn.
+ Quản lý lưu trữ, các tài liệu hồ sơ kỹ thuật, chất lượng.
Công tác ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật
+

Cập nhật thường xuyên những ứng dụng công nghệ mới vào việc thiết kế, thi công

+

để đẩy nhanh tiến độ công trình, giảm giá thành sản phẩm.
Chủ trì tổng hợp, nhận xét, đánh giá các sáng kiến, cải tiến kỹ thuật và đề xuất khen
thưởng kịp thời cho các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc.

Công tác lưu trữ hồ sơ: Thực hiện công tác lưu trữ toàn bộ hồ sơ về quản lý kỹ thuật chất lượng, hồ sơ nghiệm thu thanh quyết toán, hồ sơ các dự án do Công ty đảm nhận thi
2.8.2.3 Phòng kế toán:
 Chức năng
CTY TNHH MINH PHÚC

23


Đề xuất các hình thức và giải pháp cần thiết nhằm thu hút, tạo lập và sử dụng hợp lý
các nguồn tài chính, các quỹ tiền tệ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty đạt
hiệu quả cao nhất.
Giúp Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty trong việc chấp hành các quy định
về tài chính, tín dụng, chế độ kế toán của Nhà nước cũng như của Công ty.
Bảo đảm đáp ứng đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác
của Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và Quy chế tài chính của
Công ty
Giúp Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt động
kinh tế trong Công ty theo các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty.
Kiểm soát hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc Công ty theo đúng quy định
của Nhà nước và phân cấp quản lý của Công ty.
Xây dựng quy trình quản lý thu chi tài chính của công ty theo đúng quy định quản lý

kinh tế của nhà nước, của công ty, và đúng pháp luật.
Tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại Công ty , bao gồm:
+ Thu thập, xử lý thông tin, chứng từ kế toán theo đối tượng kế toán và nội dung công
+
+
+
+
+
+
+
+

việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán:
Tổ chức ghi sổ kế toán.
Lập báo cáo kế toán theo chế độ quy định.
Lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định của Nhà nước.
Tổ chức bộ máy kế toán
Lập báo cáo kế toán tổng hợp của Công ty.
Lập báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty.
Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp. Phát hiện và

ngăn ngừa các hành vi vi phạm Pháp luật về tài chính kế toán tại Công ty.
+ Phân tích báo cáo kế toán hàng quý, năm của Công ty ; Đánh giá và kiến nghị, xử lý.

2.8.2.4 Phòng đào tạo và nhân sự

CTY TNHH MINH PHÚC

24

Chức năng: Tham mưu và giúp Giám đốc về công tác tổ chức và nhân sự, công tác lao
động, tiền lương, thi đua khen thưởng, thanh kiểm tra, an ninh quốc phòng, pháp chế.
Nhiệm vụ:
+

Xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược phát

triển và kế hoạch sản xuất của MP.
+ Xây dựng cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vị trong MP.
+ Tổ chức thực hiện công tác quy hoạch cán bộ; công tác đánh giá cán bộ quản lý
theo nhiệm kỳ; thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, tái bổ nhiệm trong MP.
+ Quản lý đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ, nhân viên nghiệp vụ. Làm
+

đầu mối xây dựng tiêu chuẩn và đánh giá cán bộ, nhân viên của MP.
Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng lao động, bố trí sử dụng, điều động cán bộ,

nhân viên theo kế hoạch nhu cầu nguồn nhân lực của MP.
+ Lập kế hoạch lao động hàng năm đáp ứng nhu cầu phát triển củaMP, báo cáo MP
duyệt định biên lao động cho các đơn vị trong MP
+ Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết toán quỹ
+

tiền lương các đơn vị trong MP Telecom
Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách

khác cho cán bộ, nhân viên, người lao động trong MP Telecom
+ Thực hiện các thủ tục cử cán bộ, nhân viên, người lao động đi học, đi công tác,

tham quan trong và ngoài nước, gia hạn thời gian học tập và công tác, tiếp nhận
cán bộ ở nước ngoài về nước.
+ Quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên và người lao động
+
+
−
−
−
−
−
2.9

trong MP Telecom
Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, người lao động theo quy định hiện hành.
Quản lý công tác đào tạo .
2.8.2.5 Phòng quản lý vận hành
Vận hành hệ thống
Kiểm tra dữ liệu giữa các phòng ban
Phối kết hợp với nhân viên của các phòng ban để tạo ra hệ thống làm việc hiệu quả
Thiết lập chương trình đào tạo cho nhân viên trong bộ phận
Chịu trách nhiệm giải quyết các công việc liên quan.
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MP

Theo địa lý: thì mp có 40% nhân sự của mp đang tập trung tại Hà Nội, 35% tại
TP.HCM, 20% tại Đà Nẵng, 5% còn lại là tại Philipin và Nhật Bản
CTY TNHH MINH PHÚC

25