Tiểu luận môn giao tiếp kinh doanh Kỹ năng quản lý thời gian

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

------------

TIỂU LUẬN MÔN GIAO TIẾP KINH DOANH

CHỦ ĐỀ: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
GV hướng dẫn: Ths Nguyễn Văn Chương
Nhóm thực hiện: Nhóm 4
Lớp: Quản Trị
Khóa: 18A
Danh sách thành viên nhóm:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Phạm Minh Hùng (Nhóm trưởng)
Trần Đức Lương Sơn
Đới Hoàng Lâm
Trần Thiên Hoàng
Nguyễn Tiến Đức
Lê Thị Bích Thanh
Lê Công Thắng

TP.HCM, tháng 01 Năm 2016

MỨC ĐỘ THAM GIA CỦA CÁC THÀNH VIÊN
MSSV

HỌ VÀ TÊN

33151020377

Phạm Minh Hùng

33151020016

Trần Đức Lương

CHỮ KÝ

MỨC ĐỘ THAM GIA
100%

CHÚ
Trưởng
nhóm

100%

33151020044

Sơn
Trần Thiên Hoàng

33141020068

Lê Công Thắng

100%

33151020071

Nguyễn Tiến Đức

100%

Đới Hoàng Lâm

100%

Lê Thị Bích Thanh

100%

33151020013
33151020717

GHI

100%

2

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
3


MỤC LỤC
Trang
CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN.....................

1

CHƯƠNG II. CÁC KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN .....................

2

1. Xác định mục tiêu ........................................................................

2

2. Xác định mức độ ưu tiên cho công việc.........................................

4

3. Lập kế hoạch thời gian...................................................................

6

4. Ủy quyền, giao phó công việc .......................................................

7

5. Quản lý những kẻ cắp thời gian.....................................................

7

KẾT LUẬN.............................................................................................

9

TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................

10

4


CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN
Thời gian là một khái niệm để diễn tả trình tự xảy ra của các sự kiện, biến cố và
khoảng kéo dài của chúng. Thời gian là tài sản quý giá nhất của mọi người, mỗi
ngày chúng ta có 24 tiếng đồng hồ, không thêm được một tiếng nào và cũng không
bớt được một tiếng nào. Và cho dù chúng ta có làm gì đi nữa thì thời gian cũng sẽ
trôi qua, nó không chờ đợi lưu luyến một người nào cả. Điều đáng buồn là ta không
thể nào lấy lại được khoảng thời gian đã mất, điều vui nhất chúng ta làm được là tận
dụng hết thời gian chúng ta có. Đó là nội dung của buổi thuyết trình của nhóm 4
hôm nay: Kỹ năng quản lý thời gian.
Quản lý thời gian là gì? Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn
sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó,
sáng suốt ở đây nhằm mục đích tăng năng suất hay hiệu quả công việc.
Quản lý thời gian hiệu quả mang lại nhiều điểm tích cực: đảm bảo hoàn thành được
công việc được giao, có thêm nhiều thời gian hơn, giảm áp lực công việc, nâng cao
năng suất làm việc, tạo niềm vui trong công việc, nâng cao sức sáng tạo, có thời
gian dự tính những kế hoạch ở tương lai, giải quyết những vấn đề có tính chất dài
hạn. Sử dụng thành thạo kỹ năng quản lý thời gian góp phần nâng cao năng lực
cạnh tranh cho mỗi cá nhân.
Có thể chắc chắn một điều nếu chúng ta không quản lý được thời gian, chúng ta
sẽ thấy khó khăn hơn trong việc quản lý các vấn đề khác, bởi xét ở một khía cạnh
nào đó, quản lý thời gian là quản lý cuộc sống.

5

CHƯƠNG II: CÁC KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
1. Xác định mục tiêu
“Bạn từ đâu tới không quan trọng, quan trọng là đích đến của bạn” – Brian
Tracy
Mục tiêu là xuất phát điểm của việc quản lý thời gian hiệu quả, mục tiêu hoạt
động như một kim chỉ nam dẫn đường cho những việc mà bạn đang tập trung thời
gian của mình vào đó. Nếu xác định được mục tiêu, bạn sẽ biết việc gì quan trọng
nhất để hoàn thành hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Mục tiêu hướng dẫn cho việc
quản lý thời gian bằng cách xác định sự ưu tiên cho những việc cần làm. Bằng cách
xác định được mục tiêu và đánh giá kết quả bạn có thể:






Tập trung vào giải quyết việc quan trọng nhất, vấn đề chính;
Dành ít thời gian cho những việc không quan trọng;
Tránh lãng phí thời gian;
Tạo động lực phấn đấu, thúc đẩy bản thân;
Xác định được các bước thực hiện, hay biện pháp cụ thể khi tiến hành công
việc.

Bạn không thể quản lý thời gian hợp lý nếu như không biết chính xác những mục
tiêu của bản thân. Việc quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi bạn phải hài hòa cách
kiểm soát các biến cố và điều bạn coi trọng nhất. Nếu không coi trọng mục tiêu, bạn
sẽ không bao giờ cảm thấy có động lực và quyết tâm kiểm soát thời gian của mình.
Mục tiêu của mỗi người là hoàn toàn khác nhau, một trong những lý do chính

khiến con người “stress” là cho rằng những việc mình làm không có ý nghĩa và mục
tiêu rõ ràng.
Việc xác định mục tiêu bạn có thể bắt đầu bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
Câu hỏi tại sao ? “Tại sao mình phải làm công việc này?”. Bạn có thể đạt được hiệu
quả với kỹ năng quản lý thời gian, nhưng điều đó sẽ không thật sự giúp ích cho bạn
vì những việc đó không có ý nghĩa với bản thân. Khi đó sự hiệu quả hơn chỉ khiến
bạn cảm thấy lạc lõng, thất vọng và lo lắng hơn.
“Bạn coi trọng điều gì nhất trong cuộc sống?”
“Bạn thật sự quan tâm đến điều gì nhất?”
6


Bạn chỉ thật sự hạnh phúc và cảm thấy có giá trị nếu các hoạt động hàng ngày của
bạn hòa hợp với mục tiêu của bản thân. Những người yêu thích việc của mình làm,
đặt hết tâm huyết vào đó hiếm khi bị căng thẳng hay kiệt sức.
“Mục tiêu lớn nhất trong sự nghiệp của tôi là ….”
“Mục tiêu lớn nhất tôi dành cho gia đình của tôi là ….”
Trong kinh doanh hiện đại, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức
là mục tiêu được xây dựng dựa trên những tiêu chí sau:
o

S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu. Một mục tiêu “thông minh” đầu tiên
phải được thiết kế một cách cụ thể, rõ ràng, mục tiêu càng cụ thể, rõ ràng
càng chứng tỏ khả năng đạt được. “Một mục tiêu mơ hồ sẽ cho một kết quả
mơ hồ mà thôi”. Một trong những cách người ta dùng để xác định một mục
tiêu cụ thể là tưởng tượng về chúng. Chẳng hạn, mục tiêu trong 10 năm tới
của tôi là mua một ngôi nhà đẹp, nhưng ngôi nhà này chưa cụ thể. Tôi nhắm
mắt lại, hình dung ra ngôi nhà tôi đang ở sẽ to như thế nào? Màu sơn là gì?
Có bao nhiêu phòng? Những vật dụng trang trí trong phòng gồm những gì?
Xung quanh ngôi nhà sẽ được thiết kế ra sao?… Bạn càng hình dung ra rõ

ràng mục tiêu của mình, bạn càng biết chính xác những gì bạn cần làm để đạt
được nó.

o M-Measurable : Đo đếm được. Nghĩa là mục tiêu phải được gắn liền với các

con số. Nguyên tắc này đảm bảo mục tiêu của bạn có sức nặng, có thể cân,
đo, đong, đếm được. Bạn biết được chính xác mình cần đạt được là những gì,
bao nhiêu. Chẳng hạn, bạn muốn có một nguồn tài chính ổn định, thì “ổn
định” với bạn là như thế nào? Có thể là nguồn thu nhập của bạn là 10 triệu
đồng/ tháng. Những con số tròn trĩnh mà bạn đặt ra cho mình cũng tựa như
đòn bẩy nâng tinh thần, động lực của bạn lên cao để nỗ lực hết mình đạt
được điều mình muốn. Nếu không, không những bạn không tạo cho mình
niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung vào mục tiêu, mà còn cảm thấy
chán nản, không được khích lệ và dễ bỏ cuộc.
o A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình. Tính khả thi
cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng khi bạn đưa ra một mục tiêu, nghĩa là
bạn suy nghĩ về khả năng bản thân trước khi đề ra một chỉ tiêu quá xa vời
7


nếu không muốn bỏ cuộc giữa chừng. Nhưng như vậy không có nghĩa là bạn
chỉ lập cho mình một mục tiêu dễ dàng, đơn giản, quá dễ dàng làm cho bạn
không cảm thấy thích thú và được thách thức. Vì thế, hãy biết lượng sức
mình kèm theo một chút thách đố về sự kiên trì của bản thân.
o R-Realistic: Thực tế, không viển vông. Mục tiêu do bạn thiết kế cho mình
cũng không nên quá xa vời với thực tế, bạn có thể vận dụng đủ các nguồn
lực để đảm bảo chúng sẽ đi đến nơi cần phải đến. Để làm được điều này, bạn
hãy ngồi tính toán xem khả năng, vật chất, thời gian, nguồn hỗ trợ…xem bạn
có thực hiện được mục tiêu không.
o Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra. Giống như một cuộc

hẹn, bất cứ một mục tiêu lớn nhỏ nào cũng cần được xác định một thời gian
cụ thể. Nó tạo cho bạn một đường biên xác định thời điểm bạn bước lên đỉnh
chiến thắng, trong quá trình cố gắng, bạn biết được bạn đang đi đến đâu
trong cuộc hành trình và kịp thời chấn chỉnh mức độ phấn đấu.
Trả lời các câu hỏi trên sẽ giúp bạn hoàn thành công việc của mình một cách tốt
nhất, bởi vì đó là những định hướng chung cho bạn trong việc thực hiện công việc
hay giải quyết các vấn đề.
2. Xác định mức độ ưu tiên cho công việc

Sử dụng ma trận quản lý thời gian

8


 Công việc khẩn cấp và quan trọng là việc ưu tiên làm trước, hầu hết mọi

người dành phần lớn thời gian trong ngày vào những việc quan trọng nhất và
những ưu tiên lớn nhất.
 Công việc thứ 2 quan trọng nhưng không khẩn cấp: có thể trì hoãn trong
ngắn hạn. Trong suốt cuộc đời bạn bị xoay quanh bởi những nhiệm vụ quan
trọng nhưng không khẩn cấp, hầu hết những người thất bại hay đạt kết quả
thấp trong công việc đã trì hoãn việc nâng cao các kỹ năng và năng lực của
mình quá lâu.

 Công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng: mọi người nghĩ rằng họ làm

những hoạt động này thì hẳn chúng phải có giá trị nào đó, nhưng họ chỉ đang
để tự mình rơi vào những việc không quan trọng trong sự nghiệp. Những
người dành tới một nữa thời gian của mình vào những việc khẩn cấp nhưng
không quan trọng, chúng là những việc vui vẻ, dễ dàng và thú vị nhưng

không mang lại hiệu quả trong công việc.
 Công việc không khẩn cấp và cũng không quan trọng: những hoạt động nay
không có giá trị với bản thân, ví dụ đọc những tin tức giới showbiz, shopping
hàng ngày, café mỗi buổi sáng trong tuần. Chúng hoàn toàn gây lãng phí thời
gian và không có đóng góp gì cho cuộc sống.
Sử dụng được ma trận quản lý thời gian là một cách hữu ích để xem xét việc sử
dụng thời gian của mình, nó giúp chúng ta ra quyết định về thứ tự giải quyết các
công việc một cách nhanh chóng và đảm bảo đạt được những mục tiêu đề ra.

9


3. Lập kế hoạch thời gian

Những người quản lý thành công là người lập kế hoạch giỏi, có một quy tắc là
cứ một phút lập kế hoạch giúp tiết kiệm mười phút thực hiện. Khi nắm rõ mục tiêu
hãy lên danh sách tất cả những việc bạn cần phải làm để đạt được mục đích. Hãy
sắp xếp danh sách của bạn theo các phương án: theo thứ tự, theo mức độ ưu tiên,
theo nguyên tắc 5W – 2H .
 Khi sắp xếp theo thứ tự, cần tạo một danh sách các hoạt động theo trình tự

thời gian từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng trước khi thực hiện.
 Khi sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, ưu tiên những việc quan trọng, những việc
chỉ cần làm 20% mà đáp ứng được 80% giá trị công việc. Nguyên lý Pareto
với 20% các việc bạn làm chiếm 80% giá trị mà bạn tạo ra. Khi bạn khởi đầu
một ngày làm việc với một danh sách các công việc và trách nhiệm, hãy chọn
ra 20% công việc hàng đầu có đóng góp to lớn tới việc đạt được mục tiêu
quan trọng nhất. Nhiều cách quản lý thời gian bắt đầu với việc lập bảng danh
10

sách “Các việc cần làm”, tuy nhiên, nhiều danh sách lại có xu hướng đánh
đồng nỗ lực giải quyết 20% các công việc tạo ra hiệu quả cao như với 80%
các công việc không tạo ra nhiều tác động. Chỉ đơn giản liệt kê ra các công
việc cần làm sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian cho các công việc không thật
sự tạo ra hiệu quả cao. Ngay cả khi bạn ưu tiên hóa các công việc theo mức
độ quan trọng, không hẳn bạn sẽ quản lý thời gian hiệu quả. Nhiều công việc
quan trọng chiếm quá nhiều thời gian và công sức của bạn đến nỗi, cuối
cùng, chúng không đáng để bạn dành nhiều thời gian đến vậy.
 Sử dụng nguyên tắc 5W – 2H:
o Tại sao tôi phải làm công việc này? (Why)
o Nội dung công việc là gì? (What)
o Khi nào sẽ thực hiện? (When)
o Thực hiện như thế nào? (How)
o Thực hiện trong bao lâu? (How long)
o Thực hiện với ai? (Who)
o Thực hiện ở đâu? (Where)
Xem xét lại các kế hoạch thường xuyên, sẵn sàng sửa lại các kế hoạch. Hãy nhớ
rằng mọi kế hoạch đều có thiếu sót và luôn luôn có phương án dự phòng. Hành
động mà không có kế hoạch là nguyên nhân của mọi thất bại.
4. Ủy quyền, giao phó công việc

Một trong những kỹ năng quản lý thời gian hữu hiệu là tìm người có thể đảm
đương nhiệm vụ của bạn. Khi ủy quyền bạn không chỉ chuyển công việc sang người
đó mà còn chuyển cả trách nhiệm công việc sang. Hãy giao tất cả những nhiệm vụ
có thể ủy quyền cho người có thể làm được chúng với kết quả tương đương hoặc tốt
hơn. Sử dụng “quy tắc 70%”: nếu một người có thể làm một nhiệm vụ tốt bằng 70%
khả năng của bạn, hãy giao việc đó cho họ. Việc ủy quyền giúp bạn chuyển từ việc
mình có thể tự làm sang việc mình có thể quản lý. Ủy quyền là một kỹ năng cho
phép bạn tận dụng tài năng của mình và gấp bội lên bằng những người bạn có thể

giao phó các phần việc nhỏ hơn. Bạn luôn có lựa chọn: bạn tự làm nó hoặc tìm một
người khác thay thế. Hãy chọn người thích hợp xử lý các nhiệm vụ và cung cấp cho
họ lịch trình, thời hạn, tiêu chuẩn thực hiện và một bảng kế hoạch đánh giá. Bạn
cũng có thể ủy quyền việc giải quyết vấn đề và ra quyết định nếu những việc đó
nằm trong nghĩa vụ và trách nhiệm của bạn. Bạn có thể ủy quyền tất cả những
11


nhiệm vụ mà bất cứ ai khác có thể làm tốt hoặc gần tốt như bạn. Với ủy quyền một
kỹ năng có thể học hỏi, bạn có thể quản lý thời gian của mình tốt hơn, không rơi
vào tình trạng quá tải công việc, tránh làm những việc có giá trị thấp hoặc vô giá trị.
Từ đó bạn có thể trở thành người quản lý thời gian xuất sắc tăng năng suất lao động
của mình lên.
5. Quản lý những kẻ cắp thời gian
 Hãy biết nói “không” đúng lúc: khi công việc không quan trọng, không phải

trách nhiệm của bạn;
 Giao tiếp qua điện thoại quá lâu: phân biệt rõ ràng giữa việc riêng và việc
công, sắp xếp các ý tưởng cần đối thoại;
 Tiếp khách quá nhiều: giới hạn thời gian tiếp khách, cho mọi người biết khi

nào bạn tiếp khách được, chọn lọc khách;
 Văn phòng bừa bộn : chỉ đề thứ cần dùng trên bàn, để mọi thứ cần thiết trong
tầm tay, chỉ định chỗ cho từng vật dụng, hồ sơ sắp xếp hợp lý;
 Trì hoãn công việc: làm từng chút một, làm việc quan trọng trước, nhắc nhở
bản thân mục đích công việc, đặt ra hạn chót của công việc;
 Email quá nhiều: giải quyết mail trong khung giờ định sẵn, sử dụng tài khoản

riêng biệt cho những email cá nhân, ghi rõ tiêu đề thư, chỉ dẫn cho người viết
thư;

 Tham dự quá nhiều cuộc họp: xác định rõ mục đích của cuộc họp, tránh

những cuộc họp mà bạn có đóng góp ít, hỏi trước nội dung cuộc họp;
 Tránh sao nhãng công việc: tắt điện thoại, không sử dụng internet vào mục
đích cá nhân …

12


KẾT LUẬN
Quản lý thời gian cũng chính là quản lý chính bản thân bạn, nếu bạn nghĩ mình
có thể, bạn hoàn toàn có thể, nhưng nếu bạn nghĩ mình không thể, điều này cũng
không sai. Vấn đề cuối cùng của quản lý thời gian là sự cân bằng. Mục đích của bài
tiểu luận này là giúp chúng ta có thêm kỹ năng về quản lý thời gian, từ đó nâng cao
năng lực quản lý để chất lượng cuộc sống tốt hơn. (i) Hãy dành thời gian để hiểu
bản thân mình mong muốn điều gì, (ii) hãy dành thời gian để tập luyện cho sức
khỏe tốt hơn, không có thành công nào có thể bù đắp cho một sức khỏe yếu kém,
hãy dành thời gian ăn uống những thực phẩm tốt cho sức khỏe, tập thể dục thường
xuyên, nghỉ ngơi và giải trí hợp lý và thông điệp cuối cùng (iii) hãy dành thời gian
cho những mối quan hệ của bạn (những người bạn quan tâm và những người quan
tâm đến bạn). Đừng bao giờ bị cuốn vào công việc quá mức để bỏ quên vai trò của
bản thân trong những mối quan hệ. Một cuộc sống tuyệt vời là một cuộc sống có sự
cân bằng. Nếu bạn dành đủ thời gian gìn giữ và nâng cao chất lượng các mối quan
hệ của mình, bạn sẽ tìm thấy nhiều niềm vui, sự hài lòng hơn từ công việc và bạn sẽ
tìm thấy thành công.

13


TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Thuật quản lý thời gian – Brian Tracy
2. Cẩm nang kinh doanh Havard – Quản lý thời gian - Nhà xuất bản tổng

hợp.
3. Kiểm soát thời gian chu toàn mọi việc Alec Mckenzie – Patricia
Nickerson
4. - Hội thảo quản lý
thời gian – TS Lê Thẩm Dương
5. - Quản lý thời

gian hiệu quả - Brian Tracy

14