Ôn thi cuối kì quản trị văn phòng ( tóm lược hay)

Ôn tập

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Chương 1:
Chương 2:
Chương 3:
Chương 4:

Tổng quan về văn phòng
Quản lý hồ sơ
Nghiệp vụ văn phòng
Kiểm sóat công việc văn phòng


Tổng quan về
văn phòng
- Tổ chức cuộc họp
- Tổ chức chuyến
công tác
- Nghe điện thoại
và tiếp khách
- Soạn thảo văn
bản
- Quản trị thời gian

Các nghiệp vụ
văn phòng

- Đại cương về VP
- Tổ chức VP
- Nguyên tắc 5S

- Chọn địa điểm VP

QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG

Quản lý hồ sơ

- Khái niệm quản
lý hồ sơ
- Xử lý hồ sơ
- Lưu trữ hồ sơ
- Tiến trình quản
lý hồ sơ

- Nguyên tắc kiểm tra
Kiểm
soát
công
- Tiến trình kiểm tra
việc văn phòng
- Kiểm tra công việc


CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG
1.1. Đại cương về văn phòng
1.2. Tổ chức văn phòng
1.3. Nguyên tắc 5S trong văn phòng
1.4. Chọn địa điểm văn phòng

ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG
Chức năng
Văn phòng
Tham mưu
tổng hợp

Trợ giúp
điều hành

Dịch vụ
hậu cần


ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG
Chức năng
Văn phòng
- Xây dựng kế
họach và
mua
- Cung cấp
- Quản lý sử
dụng

. Trang thiết bị
. Phương tiện
vật chất

Dịch vụ

hậu cần


ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG
• Quản lý chi tiêu kinh phí

• Quản lý tài sản

Nội dung

• Đảm bảo điều kiện làm việc
• Công tác khác

Dịch vụ
hậu cần


ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG
• Quản lý chi tiêu kinh phí (chi tiêu hành chính)

- Lương và phụ cấp lương
- Công tác phí, công vụ phí
- Văn phòng phẩm
…

Dịch vụ
hậu cần


ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG

• Quản lý tài sản
- Nhà đất
- Phương thiện vận tải
- Máy móc, trang thiết bị
- Vật tư
- Hàng hóa
…

- Phân loại tài sản
- Lập hồ sơ, sổ ghi
chép

Dịch vụ
hậu cần


ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG
Hợp lý

• Đảm bảo điều kiện làm việc
Bố trí văn phòng làm việc

Đầy đủ

Kịp thời

Khoa học

Dịch vụ

hậu cần


ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG

• Công tác khác

- Phương tiện đi lại của lãnh đạo
- Nước uống hàng ngày
- Tiếp khách
- Lễ tân
- Sửa chữa vừa và nhỏ
…

Dịch vụ
hậu cần


ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN PHÒNG
• Quản lý chi tiêu kinh phí

Tạo điều kiện
làm việc tốt

• Quản lý tài sản
• Đảm bảo điều kiện làm việc
• Công tác khác

- Phục vụ
- Hợp pháp, hợp lý

- Khoa học
- Thích ứng và hiệu quả
- Nhiệt tình, sáng tạo

Dịch vụ
hậu cần


CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Chức năng

Quản trị

Họach
định

Kiểm
sóat

Tổ
chức

Lãnh
đạo


CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Chức năng

Quản trị

Họach
định

- Đề ra các mục tiêu chiến lược
- Sọan thảo và quyết định lựa
chọn kế họach tối ưu


CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Con người

Thời gian

Nguồn lực

Phối hợp hữu hiệu

kế hoạch
Nhanh chóng, dễ dàng, bám sát mục tiêu


CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Tiên liệu tình huống
Linh hoạt xử lý vấn đề

Tư duy hệ thống

Giảm

Sự cố đột xuất
Tình huống ngoài ý muốn
kế hoạch
Tiết kiệm thời gian


TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

Hình thức tổ chức bộ máy hành chính văn phòng

Tập trung
vào địa bàn

Phân tán
theo chức năng


TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

Tập trung
vào địa bàn

Mọi hoạt động văn
thư tập trung tại 1 địa
điểm dưới quyền nhà
quản trị hành chính


Nhà quản trị hành chính

Mọi công việc hành chính
cho các bộ phận A, B, C…

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN
PHÒNG


TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

Ưu điểm

Dễ huy động nhân sự
Dễ kiểm tra
Dễ đào tạo huấn luyện
Dễ sử dụng trang thiết bị
Dễ nghiên cứu cải tiến thủ tục

Tập trung
vào địa bàn


TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

Nhược điểm

Khó chuyên môn hóa
Công việc thiếu chính xác
Trì trệ khi chuyển giao công việc

Tập trung

vào địa bàn


TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

- Doanh nghiệp nhỏ
- Cá thể

Tập trung
vào địa bàn


TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
Nhà hành chính quản tri

Các hoạt động hành
chính vẫn đặt tại địa
điểm của các bộ
phận chuyên môn

Phân tán
theo chức năng


Bộ phận A
Công việc hành chính

Nhà
quản trị
hành

chính

Bộ phận A
Công việc hành chính

Bộ phận A
Công việc hành chính


TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
Ưu điểm: Thu hút nhiều chuyên viên

Tham mưu cho từng bộ phận
Phân tán
theo chức năng
Nhược điểm: Lấn quyền các cấp quản trị
chuyên môn


TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng
Nhân sự văn phòng gồm: - Chánh văn phòng
- Phó văn phòng
- Bộ phận văn thư
- Bộ phận quản trị
- Bộ phận tài vụ
- Bộ phận lễ tân (tạp vụ,
bảo vệ)