Ôn tập cuối kì môn quản trị văn phòng

1. Hoạch định là gì? Tầm quan trọng của hoạch định văn phòng? Nội dung cơ bản của công tác

hậu cần?
a. Hoạch định là: là quá trình xác định mục tiêu, chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành kế hoạch và
chương trình hành động triệt để để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đã đề ra. .hoạch định là
chức năng đầu tiên của quá trình quản trị, ảnh hưởng đến các chức năng khác.
b. Tầm quan trọng của hoạch định văn phòng:
− Giảm tối đa sự trùng lắp công việc giữa các đơn vị, các bộ phận và cá nhân nhà quản trị
− Chủ động đối phó với những tình huống thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt của bộ máy
− Là cơ sở cho sự phối hợp và liên kết giữa các bộ phận, đơn vị chức năng
− Tiết kiệm chi phí và thời gian
c. Những nội dung cơ bản của công tác hậu cần:
− Quản lý chi tiêu kinh phí. Đây là một nội dung lớn bao gồm nhiều nội dung chi tiết, cụ thể. Nội dung
chi tiêu hành chính sự nghiệp: lương chính, phụ cấp lương, công tác phí, công vụ phí, văn phòng
phẩm, nghiệp vụ phí và các khoản chi tiêu nghiệp vụ khác theo quy định của nhà nước.
Quản lý biên chế quỹ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền mau hỏng
.
− Quản lý biên chế quỹ lương hành chính sự nghiệp.
Nắm vững chỉ tiêu biên chế;
Kế hoạch hoá quỹ lương;
Cấp phát và chi trả lương cho các đối tượng;
Quyết toán quỹ lương;
− Quản lý tài sản cố định
Tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xưởng, các thiết bị máy móc, phương tiện kỹ thuật
và các phương tiện vận chuyển. Đó là những tài sản có giá trị lớn, quyết định khả năng hoạt động của
cơ quan nên cần được quản lý sử dụng sao cho có hiệu quả nhất.
Để quản lý tài sản cố định văn phòng thực hiện nhiều tác nghiệp vụ cụ thể: phân loại tài sản cố
định, lập hồ sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp thời việc xuất nhập và sử dụng, sửa
chữa, nắm chắc số lượng, chất lượng; có quy chế quản lý, giao nhận trong quá trình sử dụng và quy
định chế độ trách nhiệm vật chất đối với việc sử dụng tài sản cố định; thực hiện việc kiểm kê cuối
năm để đánh giá chất lượng và nắm vững số lượng tài sản, quản lý vật tư, hàng hoá, vật rẻ tiền mau

hỏng.
− Đảm bảo các điều kiện làm việc cho cơ quan. Văn phòng có trách nhiệm bảo đảm việc bố trí phòng
làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học; bảo đảm đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị
phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
− Các loại công vụ khác của công tác hậu cần
Phục vụ xe cộ, phương tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo;
Phục vụ nước uống hàng ngày cho các phòng làm việc;
Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;
Phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;
Phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan;
Phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ.
Bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
2. Vì sao phải thực hiện 5S trong văn phòng? Trình bày các bước thực hiện 5S
a. Phải thực hiện 5S trong văn phòng vì: 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo
chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng
đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc
áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.


b. Các bước thực hiện:
− Sàng lọc(SERI):

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc
Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Chống
xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại
dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị
và vật liệu cần thiết giữ lại.
− Sắp xếp(SEITON):

Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử

dụng.
Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử
dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ
nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư
thừa gây lãng phí thời gian.
− Sạch sẽ(SEISO):

Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi
làm việc.
Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi
làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ
phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp. Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên
của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện.
− Săn sóc(SEIKETSU):

Là liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc bằng: Seri, Seiton và Seiso.
Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả
cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn
hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.
− Sẵn sàng(SHITSUKE):

Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc.
Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi
làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi
làm việc để khuyết chích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những
nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị.
3. Cách bố trí văn phòng theo kiểu “ĐÓNG” và ‘MỞ”? Ưu và nhược điểm
ĐÓNG

ĐỊNH

NGHĨA

ƯU

Là hình thức văn phòng
mà các bộ phận làm việc
được bố trí trong những
phòng riêng biệt và khép
kín.
• Đảm bảo sự độc lập giữa

MỞ
Là hình thức văn phòng mà các bộ
phận làm việc được đặt trong không
gian chung và xếp theo qui trình
công việc. Vd như ngân hàng
Văn phòng mở có 2 loại : có vách
ngăn (cố định hay lưu động) và
không có vách ngăn
Là xu hướng sử dụng hiện nay
• Dễ dàng giám sát, kiểm tra;


• Thuận lợi cho việc giao tiếp giữa

các nhân viên;
ĐIỂM

các bộ phận;
• Không gây ồn ào, mất trật

tự;
• Đáp ứng đƣợc yêu cầu bí
mật thông tin.

• Công việc được thực hiện một cách

• Tốn diện tích sử dụng mặt

NHƯỢC
ĐIỂM

bằng;
• Thiếu năng động;
• Chi phí lắp đặt lớn;
• Tốn thời gian di chuyển
giữa các bộ phận của VP;
• Khó kiểm soát đƣợc hoạt
động của nhân viên.

nhanh chóng;
• Chi phí bảo dưỡng ít tốn kém;
• Sử dụng triệt để khoảng không
gian;
• Mặt bằng dễ dàng thay đổi một
cách nhanh chóng.
• Vì không có vách ngăn nên tiếng
ồn dễ dàng thoát ra
• Ngoài dẫn đến mất tập trung;
• An ninh không cao;
• Môi trường làm việc ít mang tính

cá nhận;
• Khó có thể đáp ứng được tất cả các
yêu cầu cho tất cả
• Mọi người về môi trường làm việc

4. Tổ chức bộ máy hành chính văn phòng? Ưu – nhược

ĐỊNH
NGHĨA

ƯU
ĐIỂM

NHƯỢC
ĐIỂM

TẬP TRUNG THEO ĐỊA
BÀN
Mọi hoạt động của công việc
hành chính được tập trung tại 1
địa điểm dưới quyền nhà quản trị
hành chính
• Dễ huy động nhân sự
• Dễ kiểm tra
• Dễ đào tạo huấn luyện
• Dễ sử dụng trang thiết bị
• Dễ nghiên cứu cải tiến thủ tục
• Quá tải công việc
• Tạo tính quyền lực gia tăng
của bộ phận hành chính doanh

nghiệp
• Khó chuyên môn hóa
• Công việc thiếu chính xác
• Trì trệ khi chuyển giao công
việc

PHÂN TÁN THEO CHỨC
NĂNG HOẠT ĐỘNG
Các hoạt động hành chính vẫn
đặt tại địa điểm của các bộ phận
chuyên môn
Nhà quản trị hành chính giám sát
• Tạo tính linh hoạt và thích ứng
• Giảm bớt áp lực công việc
• Thu hút nhiều chuyên viên
• Khó kiểm soát công việc hành

chính, dễ vi phạm nguyên tắc và
thủ tục hành chính
• Lãng phí trong đầu tư và sử dụng
trang thiết bị
• Lấn quyền các cấp quản trị
•
Chuyên môn

5. Thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của văn phòng hiện đại trong việc cải cách hành chính?
a. Văn phòng hiện đại có các đặc trưng cơ bản:
− Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ.
− Lao động trong văn phòng được tổ chức khoa học.
− Tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới, các phương pháp điều hành mới.

− Xây dựng định mức cụ thể và hợp lý.
− Linh hoạt và hiệu quả.
b. Ý nghĩa của văn phòng hiện đại trong việc cải cách hành chính:
− Áp dụng chế độ chuyên gia trực tiếp


−
−
−
−

Khoa học và tiêu chuẩn hóa thủ tục hành chính.
Giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác.
Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời.
Góp phần cải cách thủ tục hành chính.

6. Lý do thay đổi vị trí của văn phòng? Khi giám đốc giao việc tìm kiếm vị trí mới cho văn phòng.

Nêu ra những yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn?
a. Có nhiều lý do để thay đổi vị trí của văn phòng: Việc lựa chọn và thiết kế văn phòng khá quan

trọng đối với doanh nghiệp, nó góp một phần đến sự thành công của doanh nghiệp, có nhiều yếu tố
để quyết định lựa chọn địa điểm, thiết kế văn phòng.
b. Yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn vị trí văn phòng:
− Khối lượng công việc văn phòng (dựa vào qui mô của tổ chức và mục đích của tổ chức)
− Số lượng vị trí (trụ sở chính và các cơ sở của doanh nghiệp)
− Tính sẵn có của nhân lực (cố gắng tận dụng được nguồn nhân lực sẵn có địa phương, nhất là công
nhân và lao động giản đơn)
− Cơ sở hạ tầng xã hội (trường học, bệnh viện, điều kiện giao thông, công viên, chợ, siêu thị,…
− Cơ sở hạ tầng kinh tế (điều kiện vận tải hàng hóa, thông tin liên lạc, viễn thông và công nghệ thông

tin,…)
− Khoảng trống để mở rộng công ty trong tương lai (dự phòng)
− Nguồn kinh phí của công ty (khả năng tài chính)
− Phong thủy
7. Tầm quan trọng trong việc khai thác hồ sơ, tài liệu? Quy trình khai thác hồ sơ đã được lưu trữ
trong văn phòng?
a. Tầm quan trọng của việc khai thác hồ sợ, tài liệu:
− Là là một nghiệp vụ cơ bản của các cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà
nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài
liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi ích chính đáng của
công dân.
− Là một trong những nghiệp vụ quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ.
− Biến các thông tin quá khứ (thông tin hồi cố) được bảo quản trong các kho lưu trữ thành những tư
liệu bổ ích phục vụ sự nghiệp xây dựng kinh tế, phát triển văn hoá, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu
lịch sử.
− Có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của
− Là một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển.
− Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các kho lưu trữ, vì thế đã
tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ cả về vật chất lẫn tinh thần.
b. Quy trình khai thác hồ sơ đã được lưu trữ trong văn phòng:
1. Tiếp nhận yêu cầu
2. Nghiên cứu và soạn thảo văn bản
3. Lãnh đạo đơn vị duyệt dự thảo
4. Kiểm tra tài liệu đính kèm
5. Lãnh đạo cơ quan ký văn bản
6. Kiểm tra thể thức văn bản
7. Vào sổ đăng ký văn bản đi
8. Ban hành văn bản
9. Sắp xếp lưu văn bản
c.

Phân tích các bước trong quy trình xử lý văn bản đến



-

Kiểm tra phân loại văn bản
Người nhận kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận;
Nếu phát hiện bì không nguyên vẹn, văn bản chuyển đến muộn (đối với văn bản

-

KHẨN) phải báo ngay với người có trách nhiệm;
Các văn bản chuyển qua máy fax, qua mạng kiểm tra số lượng trang của mỗi văn bản


-

nếu thiếu phải báo cáo kịp thời.
Phân lọai sơ bộ, bóc bì văn bản đến;
Loại không bóc bì : các văn bản ghi đích danh người nhận, ghi tên các tổ chức, đoàn thể


-

trong đơn vị (trừ trường hợp có quy định khác) cần chuyển trực tiếp đến người nhận;
Lọai do nhân viên văn thư bóc bì: Gồm những văn bản ngoài bì để tên cơ quan;
Đóng dấu ĐẾN và vào “Sổ Đăng ký Văn bản Đến;
Văn bản đến của tất cả các đơn vị phải tập trung tại văn thư, trừ những lọai văn bản

-

được đăng ký riêng theo qui định khác của cơ quan như hóa đơn, chứng từ kế toán.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “ĐẾN”, ghi số

-

đến và ngày đến;
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên



-

máy vi tính.
Phân chuyển văn bản Đến;
Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản Đến.
Thư ký của lãnh đao hoặc phụ trách văn thư ghi nhận vào sổ theo dõi các thông tin: đơn
vị giải quyết, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, thời hạn giải quyết và chuyển văn bản đến
các đơn vị được phân công xử lý văn bản.

8. Con dấu
a. Nguyên tắc quản lý con dấu:
− Do nhân viên văn thư giữ và đóng tại cơ quan
− Chỉ giao cho người khác khi có văn bản cho phép của người có thẩm quyền
− Chỉ được đóng dấu sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền
− Người giữ dấu phải tự tay đóng dấu vào văn bản
b. Nguyên tắc sử dụng con dấu:
− Đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, đúng màu mực quy định

− Đóng lên 1/3 chữ ký về phía bên trái
− Đóng dấu lên phụ lục do người ký quyết định, đóng lên 1 phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục
− Đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành theo quy định của Bộ trưởng,

thủ trưởng cơ quan quản lý
c. Ý nghĩa
− Khẳng định tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản
− Công cụ quan trọng để phân biệt tài liệu thật hay giả => Đấu tranh chống lại hành động phi
pháp, gian lận


CÁCH VIẾT MỘT QUYẾT ĐỊNH
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
VĂN BẢN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:XXX/QĐ-….

Địa danh, ngày … tháng … năm ….
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thi hành kỷ luật lao động
GIÁM ĐỐC ……………………

Căn cứ Bộ luật lao động năm …….;
Căn cứ Nghị định số …ngày …của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng
dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật
chất;
Căn cứ Điều lệ của Cty……………. ban hành ngày…tháng…năm;

Căn cứ Thỏa ước lao động tập thể của Cty……………ký ngày…..tháng….năm;
Căn cứ Nội quy lao động của Cty………………. ban hành ngày…tháng….năm;
Căn cứ Biên bản họp xử lý kỷ luật lao động ngày …./…/…;
Theo đề nghị của Trưởng phòng HC-NS.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Thi hành kỷ luật lao động đối với ……..
- Đơn vị làm việc:………………………………...
- Công việc đang thực hiện: ………………………….
- Chức vụ: …………………..
- Trình độ chuyên môn: …………………………….
- Hình thức và mức độ phạm lỗi:……………………………………..
- Hình thức kỷ luật:……………………………………………..
- Trách nhiệm vật chất:
Điều 2: Thời gian thi hành kỷ luật lao động kể từ ngày ../../…. đến hết ngày ../../…..


Điều 3: Ông/Bà…………………và các Ông/Bà Trưởng phòng Hành chánh - Nhân sự,
Trưởng phòng Kinh doanh, Trưởng phòng Kế toán và các đơn vị, cá nhân có liên quan
chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ../../…..
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Ban chấp hành CĐ;
- Lưu VT;

GIÁM ĐỐC
(Đã ký)
XYZ

Xác định các công việc chuẩn bị để tổ chức cuộc họp:

Lên danh sách thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp;
Chuẩn bị chương trình cuộc họp;
Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;
Soạn thư mời và trình duyệt;
Gửi thư mời;
Chuẩn bị sơ đồ bố trí chổ ngồi trong phòng họp;
Tổ chức vệ sinh phòng họp;
Kiểm tra đèn, bàn ghế, máy lạnh, ổ cắm điện…
Chuẩn bị nước uống;
Khăn phủ bàn, hoa (nếu cần)
Máy chiếu, computer, màn chiếu, giấy bút…
Nhắc tham gia cuộc họp trước 60’
Theo dõi sau cuộc họp.


−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−
−

8:00 – 8: 15

8:15 – 8:30:

 Đón khách

Tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu, khách



mời.
8:30 – 9:00:
9:00 – 9:15:



Giới thiệu nội
dung chương
trình họpCUỘC HỌP
CHƯƠNG
TRÌNH

 Giám đốc Chi nhánh báo cáo kết quả kinh doanh của

9:15 – 9:30:
9:30 – 9:45
9:45 – 10:00

Chi nhánh 6 tháng đầu năm.
 Các Trưởng phòng ban, Chi nhánh lần lượt báo cáo và
tự đánh giá kết quả kinh doanh 6 tháng của bộ phận
mình.

 Tổng Giám đốc phát biểu nhận định và đánh giá tình

10:00 – 10:15

hình kinh doanh của chi nhánh 6 tháng đầu năm 201X.
 Giải lao

10:15 – 10:30

 Chủ tịch Hội đồng quản trị khen thưởng, biểu dương

10:30 – 10:45

một số cá nhân có thành tích xuất sắc trong 6 tháng đầu
năm 201X.


 Giám Đốc Chi nhánh báo cáo kế hoạch và nhiệm vụ

kinh doanh 6 tháng cuối năm 201X.
10:45 – 11:00
 Cán bộ, nhân viên thuộc Chi nhánh tham gia góp ý việc

triển khai kế hoạch kinh doanh 6 tháng cuối năm 201X.
 Tổng Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng Quản trị phát biểu

chỉ đạo tình hình kinh doanh 6 tháng cuối năm 201X
của Chi nhánh.
 Giám đốc Chi nhánh tiếp thu ý kiến chỉ đạo và tuyên bố

kết thúc cuộc họp

CÔNG TY ……………….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Số:---------/………………

Địa danh, ngày

tháng năm…..

V/v: ……………………..

Kính gửi: …………………….
Phần nội dung có thể có các nội dung khác nhau nhưng phải thể hiện 3 ý chính:
-

Cảm ơn sự hợp tác của quý Công ty trong thời gian qua

-

Nêu các thông tin về vấn đề muốn đề cập

-

Mong được sự hợp tác với quý Công ty

Nơi nhận:

GIÁM ĐỐC

-Như trên;
-Lưu VT.
XYZ
Hồ sơ của Hội nghị khách hàng



Thành lập ban tổ chức sự kiện;
Kế hoạch tổ chức sự kiện;
 Dự toán ngân sách
- Chi phí thiết kế;
- Chi phí in ấn;
- Tiền thuê hội trường;
- Tiền thuê khách sạn;





Tiền ăn sáng, tiệc ..
Chi phí trang trí ( hoa tươi, hoa cài áo khách, hoa tặng nhà tài trợ, giỏ hoa để bàn,…)
Chi phí thuê thiết bị
Thuê MC
Chi phí văn nghệ
Chi phí nhân sự (tuyên truyền , hướng dẫn viên)
Quà tặng, quay phim chụp hình
Danh sách khách mời

Chuẩn bị việc ghi biên bản, Bố trí Sân khấu, thiết bị, âm thanh, phiên dịch, ánh sáng,







tổ chức ăn sáng, ăn trưa..
Chuẩn bị việc đón tiếp đại biểu;
Chuẩn bị bài phát biểu của lãnh đạo;
Các bài tham luận của khách hàng;
Các hợp đồng với các đối tác.
Sơ đồ trưng bày hàng hóa sản phẩm mới của công ty

Chuẩn bị chuyến đi công tác
a. Giải quyết công việc hành chính cho chuyến đi
1. Lập danh sách thành viên theo quyết định cử đi công tác, hoặc sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ
quan, tổ chức, giấy giới thiệu, giấy đi đường, công lệnh, hộ chiếu, visa,…
2. Chuẩn bị địa chỉ và số điện thoại của đại sứ quán ở nước ngoài và các địa chỉ liên lạc của
những nơi quen biết.
3. Thông báo cho các thành viên tham gia chuyến đi chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân.
4. Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng và quà tặng cho đối tác.
b. Liên hệ đến nơi công tác:
1. Cần liên hệ trước thời gian và nội dung với nơi đến công tác.
2. Cần thông báo cho nơi đến biết về kế hoạch thời gian của chuyến đi

c. Chuẩn bị Hồ sơ tài liệu:
Nếu chuyến đi công tác để ký hợp đồng thì cần có bản hợp đồng (dự thảo) cho các đơn vị chức
năng;

• Nếu dự hội thảo, hội nghị thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội nghị để soạn thảo các bài phát
biểu, bài tham luận.
Để soạn thảo nội dung cho chuyến đi, lãnh đạo phải có các tư liệu, tài liệu tham khảo như:
•

Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến chuyến đi;
• Các tài liệu chuyên môn;
• Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ.
d. Chuẩn bị phương tiện giao thông:
•

Tuỳ theo đặc điểm, thời gian, tính chất của từng chuyến đi mà lựa chọn phương tiện giao thông
cho phù hợp
Văn phòng, thư ký cần nắm chính xác, đầy đủ các thông tin về phương tiện giao thông đến nơi
công tác để lựa chọn loại phương tiện, giờ đi cho phù hợp thì tiến hành đặt vé và chuẩn bị tư liệu cho
chuyến đi.


e. Chuẩn bị kinh phí:


TH10: Công ty SX gạch men Khải Hoàng do ông Hoàng làm Tổng Giám đốc có kế hoạch
xem xét và điều chỉnh lại chính sách đãi ngộ và chế độ lương thưởng hàng năm cho nhân viên
trong Công ty. Mục đích nhằm giữ chân nhân viên giỏi, thu hút thêm nhân tài, tối ưu hóa việc
quản lý nhân sự trong giai đoạn công ty mở rộng sản xuất kinh doanh sang thị trường nước
ngoài.
-

-

-

-

-

Ông Hoàng đã giao cho Giám đốc nhân sự chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai
kế hoạch này. Hơn 01 tháng qua, Giám đốc nhân sự đã tiến hành thăm dò ý kiến của nhân
viên trong Công ty, tham khảo các công ty trong cùng lĩnh vực về chính sách và chế độ
lương thưởng, đồng thời cũng rà soát lại những điểm còn bất hợp lý trong hệ thống lương
thưởng của công ty.
Trên cơ sở phân tích về những số liệu và thông tin có được, Giám đốc Nhân sự đã đưa ra
một đề xuất khá táo bạo về một cách tính lương thưởng mới. Ông Hoàng nhận thấy rằng
đề xuất này tuy còn một vài hạn chế nhưng mang lại nhiều lợi ích cho Công ty bởi lẽ nó
chỉ ra phương thức tính mới có thể sử dụng hiệu quả quỹ lương đồng thời cũng gián tiếp
tạo ra sự gắn bó của nhân viên với Công ty.
Theo như đề xuất này, cũng có những thay đổi lớn trong thu nhập hàng năm của rất
nhiều người lâu nay vốn hưởng lợi từ những nhược điểm trong cách tính lương thưởng
hiện tại. Ông Hoàng cũng đã hình dung ra được những phản ứng của họ.
Trước khi hoàn thành và thực thi đề xuất, ông Hoàng quyết định triệu tập một cuộc họp
với những Giám đốc chức năng (hoặc trưởng phòng) trong Công ty để thăm dò phản ứng
đồng thời tham khảo ý kiến của họ.
Cuộc họp được ấn định vào thứ sáu tuần sau, vì đây là đề tài khá “Nhạy cảm” nên đích
thân ông Tổng Giám đốc Hoàng và Giám đốc nhân sự bắt tay vào chuẩn bị cuộc họp
quan trọng này.
Câu hỏi :
1.
2.
3.
4.

Theo bạn thì ai nên làm chủ tọa cuộc họp này? Vì sao ?
Chủ tọa của cuộc họp nên chuẩn bị những gì trước cuộc họp?
Những người được mời dự họp cần phải được cung cấp những thông tin và những lưu ý
gì để tham gia vào cuộc họp một cách hiệu quả ?
Trong cuộc họp, Giám đốc Nhân sự sẽ trình bày về đề xuất chính sách và chế độ lương
thưởng mới trước các thành viên dự họp. Bạn sẽ khuyên Giám đốc Nhân sự triển khai
nội dung như thế nào?

Gợi ý cho tình huống này như sau:
-

Chủ tọa cuộc họp nên là người đứng đầu, vì cuộc họp này rất quan trọng và có tính nhạy cảm, ảnh
hưởng quyền lợi của nhiều người;
Chủ tọa cuộc họp cần chuẩn bị những nội dung sau:
 Chương trình họp;
 Phân công nội dung trình bày trong cuộc họp cho từng thành viên;
 Nhắc thư ký chuẩn bị các nội dung như:
• Lên danh sách thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp;
• Chuẩn bị chương trình;
• Chuẩn bị tài liệu;
• Mẫu Biên bản họp;
• Gửi thư mời;


•
•
•
•
•

•
•
•
•
•
•

Chuẩn bị sơ đồ bố trí chỗ ngồi trong phòng họp;
Tổ chức vệ sinh phòng họp;
Kiểm tra đèn, bàn ghế, máy lạnh, ổ cắm điện…
Chuẩn bị nước uống;
Khăn phủ bàn, hoa (nếu cần)
Máy chiếu, computer, màn chiếu, giấy bút…
Nhắc nhở những thành phần dự họp
Những người mời họp cần có tài liệu về cách tính lương, thưởng mới và phải đọc kỹ trước khi
vào cuộc họp và cần chuẩn bị những câu hỏi.
Giám đốc Nhân sự cần triển khai:
Trình bày mục tiêu của hệ thống tính tiền lương, thưởng mới;
Trình bày thực trạng về tiền lương, thưởng hiện nay tại công ty và sự bất cập của hệ thống tính
lương, thưởng cũ dẫn đến tình trạng thiếu công bằng và chưa động viên được nhân viên giỏi.
Trình bày hệ thống tính lương, thưởng mới và những tác động của nó đến việc khuyến khích
cũng như giữ chân nhân tài
Xin ý kiến của các thành viên trong cuộc họp