Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (398.11 KB, 47 trang )
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA DU LỊCH – SƯ PHẠM
ĐÀM THỊ XUÂN
LỚP: QTKD DL&KS 1 - KHÓA: 7
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
BỘ PHẬN THỰC TẬP: BỘ PHẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI
CÔNG TY TNHH THUƠNG MẠI DỊCH VỤ NGHỆ THUẬT
HÙNG ANH
NGƯỜI HƯỚNG DẪN: THS. PHẠM THỊ VÂN ANH
HÀ NỘI , 02/2016
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
MỤC LỤC
KHOA DU LỊCH – SƯ PHẠM................................................................................................................1
DANH MỤC HÌNH VẼ SƠ ĐỒ..............................................................................................................4
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT....................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................................................6
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THUƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGHỆ THUẬT HÙNG ANH...1
1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng
Anh....................................................................................................................................................2
1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty............................................................................................2
1.3.Các ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh....5
1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy và quản lý của công ty............................................................................6
1.4.1.Mô hình tổ chức.......................................................................................................................6
1.4.2.Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận..................................................................................6
CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ
DỊCH VỤ NGHỆ THUẬT.....................................................................................................................10
HÙNG ANH......................................................................................................................................10
2.1. Cơ cấu tổ chức..........................................................................................................................10
2.2. Các vị trí làm việc tại bộ phận thực tập.....................................................................................11
2.3. Thực trạng hoạt động kinh doanh của tổ chức sự kiện tại công ty TNHH thuơng mại và dịch vụ
Hùng Anh.........................................................................................................................................14
2.3.1. Đặc điểm kinh doanh.............................................................................................................14
2.3.2. Đặc điểm cơ sở vật chất kỹ thuật...........................................................................................14
2.3.3. Đặc điểm về lao động............................................................................................................15
2.3.4. Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động TCSK của công ty................................................17
2.4. Kết quả hoạt động....................................................................................................................18
CHƯƠNG 3: QÚA TRÌNH THỰC TẬP TẠI BỘ PHẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI VÀ DỊCH VỤ NGHỆ THUẬT HÙNG ANH.....................................................................................29
3.1. Vị trí và nhiệm vụ trong thời gian thực tập...............................................................................29
3.2. Mô tả công việc thực tập..........................................................................................................29
3.3. Tìm hiểu quy trình thực hiện công việc được giao....................................................................30
3.4. Bài học kinh nghiệm.................................................................................................................32
3.5. Một số kiến nghị và giải pháp...................................................................................................33
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
3.5.1. Đối với khoa Du Lịch..............................................................................................................33
3.5.2. Đối với công ty TNHH thương mại dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh (bộ phận tổ chức sự kiện) 34
KẾT LUẬN.........................................................................................................................................36
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................................37
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
DANH MỤC HÌNH VẼ SƠ ĐỒ
Hình 1.1: sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH thương mại dịch vụ nghệ
thuật Hùng Anh……………………………………………………………….6
Hình 1.2: cơ cấu tổ chức nhân sự tại công ty………………………………..10
Hình 1.3: cơ cấu tổ chức của phòng tổ chức sự kiện………………………..12
Hình 1.4: số lượng của thành phần tổ chức sự kiện ……………………...…21
Hình 1.5: chi phí tổ chức sự kiện trong những năm gần đây của nước ta…..23
Hình 1.6: biểu đồ doanh thu các năm 2012, 2013, 2014 của công ty……....27
Bảng 1.1: kết quả hoạt động kinh doanh của công ty……………………….27
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT
Viết tắt
Nghĩa
1
TCSK
Tổ chức sự kiện
2
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
3
PP-PG
Người mẫu chương trình
nam- nữ
4
CSVC
Cơ sở vật chất
5
GĐ
Giám đốc
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam đã và đang trên đà phát triển đổi mới sâu sắc và toàn diện về
mọi mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Trong những năm qua cùng với sự đổi
mới của đất nước, sự phát triển mạnh mẽ của các ngành thương mại, dịch vụ
đã đáp ứng đòi hỏi nóng bỏng trong chiến lược phát triển kinh tế của các
ngành nghề khác góp phần quan trọng vào sự phát triển của nền kinh tế.
Với chủ trương xây dựng và phát triển thương hiệu, quảng bá sản phẩm, tổ
chức sự kiện trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp dịch vụ và quảng
cáo cũng phải đứng trước sự cạnh tranh khốc liệtvững đòi hỏi các doanh
nghiệp trong nước phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng đắn. Vấn đề đặt
ra cho các doanh nghiệp là làm sao để vượt lên chiếm ưu thế trên thị trường
và kinh doanh có hiệu quả.Marketing ngày càng trở nên quan trọng đối với
doanh nghiệp, nó góp phần vào dự thành công của danh nghiệp, marketing
được xem là công cụ trong chiến thắng cạnh tranh của các doanh nghiệp.Hoạt
động quan hệ công chúng phải kể đến là hoạt động tổ chức sự kiện - một hoạt
động quan trọng của truyền thông.
Sự khủng hoảng kinh tế toàn cầu và khu vực, tác động không nhỏ đến nền
kinh tế nước ta.Các doanh nghiệp đối mặt với những khó khăn, thách thức,
việc duy trì, giữ vững vị thế trên thị trường là một trong những vấn đề trọng
tâm đối với các doanh nghiệp. Vì thế, các hoạt động marketing càng được các
doanh nghiệp chú trọng hơn, đặc biệt là hoạt động truyền thông, mà trong đó
hoạt động tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực cực kỳ quan trọng.
Nhận thấy tầm quan trọng của tổ chức sự kiện, cho nêncông ty TNHH thương
mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh đang ngày càng phát triển lĩnh vực tổ
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
chức sự kiện của mình để chiếm lĩnh thị trường và tăng khả năng cạnh tranh
trên thị trường.Để hiểu sâu hơn về lĩnh vực này em đã chọn đề tài: “ Thực
trạng và một số giải pháp hoàn thiện dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty
TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh”
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH
thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh
Phạm vi của đề tài: công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng
Anh
Mục đích và ý nghĩa của việc nghiên cứu
Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình tổ chức sự kiện của công ty, từ đó nêu
những ưu và nhược điểm của nó. Dựa trên cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện đã
học tập và nghiên cứu và qua thực tiễn thực tập tại công ty đưa ra những giải
pháp nhằm hoạn thiện quy trình tổ chức sự kiện của công ty TNHH thương
mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh.
Bên cạnh đó, hiểu được quy trình tổ chức sự kiện tại công ty, cách tìm các
nguồn khách hàng của công ty, hiểu được thị trường mục tiêu và khách hàng
tiềm năng của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng các phương pháp nghiên cứu:
-
Phương pháp thu thập dữ liệu, tài liệu
Phương pháp quan sát
Phương pháp đánh giá phân tích
Phương pháp tổng hợp
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
Đối tượng nghiên cứu:
- Bên trong: các dữ liệu về tình hình kinh doanh, các bản báo cáo, tình
hình hoạt động thực tế của công ty
- Bên ngoài: các doanh nghiệp khách hàng đã và đang trực tiếp sử dụng
dịch vụ của công ty.
Kết cấu của báo cáo
Kết cấu của đề tài gồm 3 chuơng:
Chương 1:Khái quát về công ty TNHH thuơng mại và dịch vụ nghệ thuật
Hùng Anh
Chương 2:Hoạt động của bộ phận tổ chức sự kiện trong công ty TNHH
thuơng mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh
Chương 3: Quá trình thực tập tại bộ phận tổ chức sự kiện trong công ty
TNHH thuơng mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
Khoa Du Lịch
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THUƠNG MẠI VÀ
DỊCH VỤ NGHỆ THUẬT HÙNG ANH
Một số nét về công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh:
Là một công ty trẻ nên Hùng Anh gặp phải nhiều khó khăn trong hoạt động
kinh doanh cũng như xây dựng thương hiệu cho mình. Bên cạnh đó ở nước ta
ngành tổ chức sự kiện còn là một ngành khá mới mẻ chính vì thế nó cũng tạo
ra không ít cơ hội cũng như thách thức với các công ty về tổ chức sự kiện nói
chung và công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh nói
riêng.
Thông qua việc xây dựng tên tuổi đồng thời khẳng định mình là ai.Tổ chức sự
kiện Hùng Anh là công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự
kiện và xây dựng thương hiệu.với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, năng động,
với trình độ chuyên nghiệp, từng bước khẳng định sự tin cậy với khách hàng
đồng thời xây dựng niềm tin vững bền với khách hàng.
Triết lý hoạt động:“Tạo niềm vui cho người khác còn vui hơn tạo niềm vui
chochính mình”. Với phương châm “khách hàng là trung tâm” và “sự hài lòng
của khách hàng là thành công của chúng tôi”, Hùng Anh luôn nỗ lực để mang
lại những dịch vụ tốt nhất và những giải pháp tối ưu cho khách hàng. Vì vậy,
toàn thể nhân viên công ty Hùng Anh đều tâm niệm và làm việc theo suy
nghĩ “Hãy phục vụ khách hàng như đang phục vụ chính bản thân chúng ta.
Chính sách "khách hàng là trung tâm" là “kim chỉnam” cho mọi hoạt động
của công ty. Chúng tôi lắng nghe, phân tích và thấu hiểu nhu cầu của từng
khách hàng và áp dụng kinh nghiệm, kỹ năng, tư duy của mình để giải quyết
tối ưu những nhu cầu đó, giúp doanh nghiệp phát triển các hoạt động kinh
doanh của mình, cũng như quảng bá thương hiệu tốt nhất.
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
1
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH thương mại
và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh.
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh với tên giao
dịch HUNG ANH ART CO.LTD được thành lập ngày 16/01/2008 tại số 21,
tổ dân phố Tu Hoàng , phường Phương Canh, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
Mã số doanh nghiệp: 0106751510
Ngày cấp mã DN: 19/1/2008
Điện thoại: 0972263280 – 04378602
Giám đốc: Phạm Văn Hùng
Email:
Với gần 10 năm thành lập và phát triển công ty TNHH thương mại và dịch vụ
nghệ thuật Hùng Anh đã đạt được nhiều thành tựu cũng như những một lực
lượng nhân lực lành nghề. Công ty đã có những chuyến đi, những sự kiện
mang dấu ấn riêng của mình.
1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ nghệ thuật Hùng Anh là một công ty
hoạt động trong mảng cung cấp dịch vụ như: thiết kế xây dựng phát triển
thương hiệu, quảng cáo, cho thuê trang thiết bị tổ chức sự kiện, cung cấp nhân
sự event,..từ cơ bản đến chuyên sâu. Công ty luôn nỗ lực không ngừng cải
tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ và hỗ trợ khách hàng.Công ty cung cấp ch
khách hàng giải pháp ứng dụng truyền thông quảng cáo hiệu quả nhất.
Với nỗ lực học hỏi và không ngừng sáng tạo ý tưởng chính là triết lý và là
một văn hóa độc đáo của công ty xây dựng cho đội ngũ nhân viên trong ngành
kinh doanh công nghệ cao này.
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
2
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
- Định hướng của công ty
Tầm nhìn: trở thành công ty truyền thông mang tính chuyên nghiệp hàng đầu,
cung cấp toàn diện các gói dịch vụ, giải pháp về xây dựng và phát triển
thương hiệu cho các doanh nghiệp, tạo cầu nối hòa nhập nền kinh tế.
Sứ mệnh: song hành cùng các thương nhân- thương hiệu gia tăng giá trị
thương hiệu và kỹ năng kinh doanh khẳng định khát vọng sống. Công ty thực
hiện sứ mệnh quảng bá thương hiệu với các gói dịch vụ toàn diện trở thành
đơn vị trong lĩnh vực truyề n thông, truyền hình, tổ chức sự kiện hàng đầu của
Việt Nam tận dụng nguồn nhân lực là đội ngũ cán bộ có năng lực kinh
nghiệm trong truyền thông.
Gía trị cốt lõi: gia tăng giá trị kinh doanh, xây dựng cộng đồng, kết nối thế
giới thương hiệu.Luôn sáng tạo, linh hoạt, ý tưởng dẫn đầu cung cấp dịch vụ
hoàn hảo.Xây dựng nguồn nhân lực mạnh, công nghệ tiên phong lấy khách
hàng làm trung tâm, cam kết phát triển bền vững.
Là một công ty trẻ nên Hùng Anh luôn nỗ lực hết sức mình để có thể có chỗ
đứng trong thị trường và đặc biệt trong lòng khách hàng.Luôn chú trọng uy
tín, chất lượng lên hàng đầu.
Một số mục tiêu:
- Luôn luôn hướng tới khách hàng: luôn mang tới khách hàng những sản
phẩm và dịch vụ với chất lượng tốt nhất, đáp ứng đa dạng các nhu cầu
của khách hàng bằng các dịch vụ gia tăng, thiết lập mối quan hệ thân
thiết, bền vững với khách hàng.
- Năng động sáng tạo: đây là mục tiêu luôn được chú trọng khuyến khích
và phát huy, vì Hùng Anh hiểu rằng tự do đổi mới và năng động sáng
tạo là một yếu tố quan trọng giúp Hùng Anh tồn tại và phát triển.
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
3
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
- Hợp tác, chia sẻ, tin cậy: đối với bất cứ công ty nào thì sự đoàn kết luôn
được đặt lên hàng đầu để tạ nên sức mạnh của họ với Hùng Anh cũng
ko ngoại lệ. đó cũng chính là nhân tố tạo nên sức mạnh của Hùng Anh.
Doàn kết được tạo ra từ sự kết hợp, bổ sung giữa các cá nhân với năng
lực và cá tính riêng biệt. thiết lập môi trường làm việc tin tưởng và tôn
trọng nhau, tạo cơ hội phát triển cho mọi thành viên.
Với một trong số những phương châm “uy tín vàng gắn kết thương hiệu
vàng” Hùng Anh đang dần hoàn thiện bản thân mình, không chỉ trong công
tác chuyên môn mà còn không ngừng hoàn thiện nhân cách, tác phong của
từng nhân viên để ngày càng nâng cao được chất lượng phục vụ khách hàng.
+ đối với khách hàng: Hùng Anh cam kết thỏa mãn tối đa lợi ích của khách
hàng trên cơ sở cung cấp cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ tối ưu,
nhiều tiện ích, sáng tạo một cách ấn tượng và hiệu quả trong từng chương
trình, sự kiện.
+ đối với nhân viên: công ty luôn quan tâm đến đời sống và vật chất của nhân
viên, đảm bảo các quyền lợi về thu nhập và cơ hội thăng tiến cho người lao
động.
+ đối với cộng đồng: công ty cam kết thực hiện tốt nghĩa vụ tài chính đối với
ngân sách nhà nước. luôn quan tâm chăm lo đến công tác xã hội, từ thiện để
chia sẻ khó khăn của cộng đồng.
Từ đó có thể thấy được giá trị cốt lõi:
• Định hướng khách hàng là nền tảng mọi hoạt động
• Kết hợp hài hòa lợi ích khách hàng, nhân viên và cộng đồng là sợi chỉ
xuyên suốt mọi hành động
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
4
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
• Xây dựng văn hóa công ty theo phương châm tạo dựng một tập thể
đoàn kết, văn minh, không ngừng học hỏi để hoàn thiện, luôn trao đổi
thông tin để cùng tiến bộ
• Công nghệ tiên tiến và quản trị thông tin có khoa học là cơ sở để tăng
tốc và duy trì sức mạnh
• Đội ngũ nhân viên luôn trung thực và có tinh thần trách nhiệm, luôn thể
hiện tính chuyên nghiệp và sáng tạo là cơ sở ch sự thành công của công
ty
1.3.Các ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH thương mại và dịch
vụ nghệ thuật Hùng Anh.
Dịch vụ của công ty bao gồm:
+ Tổ chức sự kiện:
-
Tổ chức lễ khai trương khánh thành.
Tổ chức lễ động thổ khởi công.
Tổ chức lễ kỷ niệm.
Tổ chức sinh nhật, liên hoan, tất niên.
Tổ chức hội nghị hội thảo.
Tổ chức biểu diễn ca nhạc, gameshow,…
Tổ chức hội nghị, triển lãm trưng bày,…
+ Cho thuê trang thiết bị tổ chức sự kiện
- Cho thuê nhà bạt không gian, nhà bạt Singapore.Cho thuê nhà bạt
không gian, khinh khí cầu, cổng hơi, thú bông Mascot, đạo cụ biểu
-
diễn…
Cho thuê sân khấu biểu diễn, hội nghị
Cho bàn ghế hội nghị.
Cho thuê âm thanh ánh sáng biểu diễn.
Cho thuê màn chiếu, máy chiếu, LED indoor và LED outdoor
+ Cung cấp nhân sự event, nhân sự cho các tiết mục biểu diễn văn nghệ, và
phục vụ event:
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
5
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
-
Khoa Du Lịch
Cung cấp Múa lân
Cung cấp Múa rồng
Cung cấp Trống hội
Cung cấp MC - người dẫn chương trình
Cung cấp PG – PB - người mẫu
Cung cấp bóng bay, nghệ thuật
Cung cấp tò he
Cung cấp Xiếc - Ảo thuật
Cung cấp Bảo vệ - Vệ
1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy và quản lý của công ty
1.4.1.Mô hình tổ chức
Hình 1.1.Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty THNN thương mại và dịch vụ
nghệ thuật Hùng Anh.
1.4.2.Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận
- Giám đốc: ông Phạm Văn Hùng
Nhiệm vụ:
+ Điều hành mọi hoạt động của công ty.
+ Kí và đóng dấu các giấy tờ, hợp đồng của công ty.
+ Đưa ra phương hướng hoạt động của công ty với các phòng ban.
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
6
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
+ Đưa ra quyết định trong vấn đề giữ hay sa thải nhân viên.
+ Giải quyết các vấn đề trong công ty.
- Trưởng phòng tổ chức sự kiện:
Nhiệm vụ:
+ Lên kế hoạch cho phòng event
+ Lên kịch bản cho chương trình
+ Tìm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty
+ Giải quyết các thắc mắc của khách hàng
+ Tranning chương trình cho bộ phận kinh doanh trước khi chạy chương trình
+ Liên hệ với sở, các câu lạc bộ, ca sĩ, diễn viên,… để chạy chương trình
+ Giải quyết các thắc mắc của các thành viên trong phòng event
+ Đại diện cho phòng tổ chức sự kiện đệ trình ý tưởng lên ban giám đốc
- Phòng kinh doanh
Nhiệm vụ:
+ Quản lý toàn bộ nhân viên kinh doanh.
+ Mang các chương trình, hợp đồng về cho công ty thông qua việc tìm kiếm
và các mối quan hệ
+ Tham gia trong vấn đề soạn thảo hợp đồng cho khách hàng của phòng kinh
doanh
+ Đi gặp khách hàng cùng với nhân viên khinh doanh
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
7
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
+ Phỏng vấn đội ngũ nhân viên kinh doanh
- Phòng kế toán
Nhiệm vụ:
+ Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty
+ Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền
vốn, theo dõi công nợ
+ Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các đơn
vị trực thuộc
+ Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công
tác quản lý thu chi tài chính của cơ quan Văn phòng Công ty, thực hiện thanh
toán tiền lương và các chế độ khác cho Cán bộ công nhân viên khối Văn
phòng theo phê duyệt của Giám đốc
+ Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện
hành của Nhà nước
+Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong
việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán... tài sản của Công ty.
- Phòng ý tưởng và thiết kế
Nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu nhu cầu và đặc điểm của khách hàng
+ Đưa ra ý tưởng thiết kế
+ Tìm phong cách chủ đạo
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
8
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
+ Thiết kế ý tưởng: màu sắc, vật liệu, lựa chon trang thiết bị
+ Trình bày ý tưởng
+ Giám sát trong quá trình in ấn các bản thiết kế
+ Phân công giao hàng in ấn cho khách hàng.
+ Có trách nhiệm thiết kế mọi yêu cầu hợp lý, đủ thng tin do khách hàng yêu
cầu. sản phẩm phải đẩm bảo về thời gian, nội dung, chất lượng như khách
hàng yêu cầu.
+ Trước khi đưa vào thực hiện cần hỏi ý kiến khách hàng mới đi vào thực
hiện.
+Trong quá trình in ấn các sản phẩm cần giám sát công việc để quá trình thực
hiện diễn ra thuận lợi.
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
9
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ NGHỆ THUẬT
HÙNG ANH
2.1. Cơ cấu tổ chức
Hình 1.2.cơ cấu tổ chức nhân sự tại công ty
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
10
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
2.2. Các vị trí làm việc tại bộ phận thực tập
Phòng tổ chức sự kiện: lên kế hoạch, nội dung cho toàn bộ chương trình của
khách hàng hay sự kiện của công ty tự tổ chức. chạy chương trình khi có
khách hàng. Đồng thời phòng TCSK cũng có nhiệm vụ viết chương trình cho
phòng kinh doanh chạy.
Phòng kinh doanh: liên hệ, tìm kiếm khách hàng để mang chương trình về cho
phòng TCSK chạy và bên cạnh đó là vận động các doanh nghiệp tài trợ cho
các chương trình kết hợp với các tổ chức từ thiện
Phòng kế toán: giúp cân bằng thu chi, bên cạnh đó là thực hiện các chỉ thị của
giám đốc về các chính sách cho nhân viên, trả lương cho nhân viên, hoàn
thành các thủ tục về thuế,…
Phòng ý tưởng và thiết kế: phần ý tưởng là linh hồn của một chương trình sự
kiện, nên việc đưa ra ý tưởng là rất quan trọng. chính vì thế mà cần phải tìm
hiểu các thông tin về khách hàng thật kỹ, không những thế sau khi đưa ra
được ý tưởng thì cần phải thiết kế sơ qua về ý tưởng của mình và trình lên ban
giám đốc để thông qua và trình bày cho bên phòng TCSK để chạy chương
trình.
Tất cả đều phải hoàn thành không chỉ tốt nhiệm vụ được giao mà còn phải
hoàn thành đúng thời hạn để không làm mất uy tín với khách hàng và đó cũng
chính là kim chỉ nam trong phương châm hoạt độn của công ty.
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
11
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
Hình 1.3.cơ cấu tổ chức phòng tổ chức sự kiện
Hiện tại thì phòng có 5 người và rất nhiều cộng tác viên
Trong phòng TCSK mọi thành viên đều phải có thái độ làm việc tích cực,
đoàn kết, tích cực sáng tạo, luôn chủ động trong công việc của mình. Để có
thể cho ra một chương trình hoàn hảo, không chỉ vậy mà mọi thành viên đều
phải hiểu ý nhau để chương trình không chỉ hoàn hảo trên giấy mà còn phải
đem lại kết quả tốt nhất khi đi vào thực hiện. làm hài lòng khách hàng, bên
cạnh đó mang lại sự tin tưởng cho khách hàng về dịch vụ và đội ngũ nhân
viên có trình độ, nhiệt tình.
-
Truởng phòng là người trực tiếp điều hành công việc chịu trách nhiệm
quản lý toàn bộ hoạt động của cả phòng, quản lý các nhân viên dưới quyền, là
người ra quyết định đối với các vấn đề quan trọng, là người quyết định cuối
cùng tới toàn bộ ý tưởng cũng như quá trình thực hiện của một chương trình,
là người có quyền hạn cao nhất trong phòng và đồng thời là người có áp lực
lớn nhất.Đồng thời truởng phòng còn là người lập các kế hoạch công tác, các
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
12
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
qui tắc, qui định để đạt được mục tiêu của phòng; lên kịch bản cho chương
trình, tìm kiếm và thiết lập khách hàng cho công ty, giải quyết các thắc mắc
của khách hàng, liên hệ với các ban ngành liên quan cũng như thành phần của
chương trình: ca sĩ, diễn viên,…Giải đáp các thắc mắc của các nhân viên
event, đại diện cho phòng TCSK đưa ý tưởng kế hoạch lên ban giám đốc phê
duyệt
Nhiệm vụ của các nhân viên trong phòng TCSK:
- Lên kế hoạch, kịch bản, báo cáo lãnh đạo và khách hàng về các chương
trình, sự kiện mà công ty thực hiện.
- Chịu trách nhiệm thực hiện các sự kiện của công ty cũng như khách
hàng của công ty.
- Tìm kiếm khách hàng mới và chăm sóc khách hàng cũ của công ty.
- Thực hiện hoạt động Marketing online về các sản phẩm, dịch vụ của
-
công ty trên mạng internet, website, mạng xã hội…
Quản lý, đào tạo đội ngũ cộng tác viên (PG – PB) của công ty.
Viết bài và quản lý các website của công ty.
Đề xuất các ý tưởng, dịch vụ kinh doanh mới của công ty.
Khai thác tài trợ, quảng cáo cho các chương trình sự kiện mang tính xã
hội
- Tìm kiếm, tạo mới khách hàng tiềm năng
- Tư vấn, đàm phán và thuyết phục khách hàng tham gia tài trợ cho
chương trình do Công ty tổ chức
Ngoài những nhiệm vụ trên nhân viên trong phòng TCSK không chỉ đáp ứng
tốt yêu cầu công việc mà bên cạnh đó cần tuân thủ mọi nguyên tắc mà công ty
đặt ra, ngoài ra cần tự hoàn thiện bản thân, nâng cao kiến thức và trình độ
chuyên môn. Luôn đề cao tinh thần tự giác cũng như đoàn kết để công việc
được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
13
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
2.3. Thực trạng hoạt động kinh doanh của tổ chức sự kiện tại công ty
TNHH thuơng mại và dịch vụ Hùng Anh
2.3.1. Đặc điểm kinh doanh
Công ty luôn đặt mục tiêu cho mình trong thị phần quảng cáo và tổ chức sự
kiện. Với muc tiêu đã đề ra công ty cũng đã nên những kế hoạch cụ thể đạt
chỉ tiêu theo từng tháng, quý, năm. Kế hoạch được lập sẽ được đưa tới các bộ
phận của công ty để tổ chức thực hiện và quản lý hoạt động kinh doanh.
Để quản lý hoạt động kinh doanh công ty đã sử dụng phương pháp quản trị
mục tiêu theo tháng, năm. Đó là phương pháp công ty đã thông qua nghiên
cứu thị trường, hoạch định chiến lược kinh doanh, tổ chức thực hiện và điều
chỉnh chiến lược kinh doanh của công ty. Nhằm đảm bảo sự phát triển ổn
định và bền vững. Công ty đã dựa trên cơ sở nghiên cứu các yếu tố môi
trường, tôn trọng các quy luật kinh tế khách quan, gắn bó chặt chẽ các yếu tố
của môi trường kinh doanh với khả năng của doanh nghiệp, và có những biện
pháp tận dụng thời cơ hợp lý. Công tác quản lý kinh doanh được chỉ đạo từ
trên xuống dưới.
- Tổ chức hệ thống kinh doanh:
Một là quy mô của công ty: mô hình của công ty sẽ quyết định đến hình thức
của hệ thống kinh doanh, quyết định đến hoạt động bán hàng và các hoạt
động marketing.
Hai là thị trường mục tiêu đã xây dựng ban đầu.
Ba là khả năng tài chinh của công ty: cần phải có sự kết hợp chạt chẽ giữa hẹ
thống kinh doanh và khả năng tài chính của công ty nên cần thiết lập hệ thống
phù hợp.
2.3.2. Đặc điểm cơ sở vật chất kỹ thuật
Tại văn phòng của mình công ty luôn đảm bảo đầy đủ trang thiết bị cho nhân
viên làm việc như: điện thoại, máy tính, máy in, máy photo,…
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
14
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
Công ty có mối quan hệ thân thiết với các xưởng sản xuất, in ấn và quảng cáo.
Chính vì thế mà đầu vào của công ty luôn được đảm bảo và giá cả hàng hóa,
dịch vụ luôn hớp dẫn hơn so với các đối thủ.
Công ty có vốn điều lệ là 800.000.000 VNĐ, ngoài ra công ty còn huy động
vốn từ nhiều nguồn khác nhau như: nguồn vốn tín dụng ngân hàng, tín dụng
thương mại, phát hành cổ phiếu… để duy trì tổng nguồn vốn. Nguồn vốn kinh
doanh của công ty được sử dụng hết sức hiệu quả vào hoạt động kinh doanh
của công ty
2.3.3. Đặc điểm về lao động
Với đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo mang sức trẻ của mình trong công
việc.
Đội ngũ nhân viên trẻ, chủ động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm, chuyên
môn cao.
Có tinh thần trách nhiệm cao với công việc được giao. Ngoài ra ban giám đốc
cũng luôn sát cánh cùng nhân viên và tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên làm
việc, học tập và cống hiến.
• Những ưu nhược điểm của quy trình tổ chức sự kiện
- Ưu điểm:
Sau quãng thời gian hoạt động Hùng Anh đã có chỗ đứng vững chắc trên
thị trường. Chiếm được lòng tin, sự ủng hộ của khách hàng
Hùng Anh luôn hoàn thành yêu cầu của khách hàng một cách nhanh
chóng, đúng hẹn và có nhiều ý tưởng sáng tạo độc đáo
Bên cạnh đó Hùng Anh có đội ngũ nhân viên năng động, trẻ trung, sáng
tạo. Cơ sở vật chất đầy đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như đem
lại sản phẩm chất lượng nhất, không chỉ vậy mà công ty lại có giá cả phù
hợp có thể cạnh tranh với các công ty khác cùng ngành.
Luôn đưa ra những chiến lược cụ thể, vạch rõ những nhiệm vụ cần đạt
được để từ đó trở thành mục tiêu phấn đấu cho toàn công ty
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
15
Báo cáo tốt nghiệp
Truờng ĐH Công Nghiệp Hà Nội
Khoa Du Lịch
Nắm bắt nhu cầu của thị trường cũng như thị hiếu của khách hàng để từ đó
đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý và kịp thời. Không những thế
công ty còn có kinh nghiệm trong việc xây dựng và thiết kế các chương
trình khác nhau.
Hùng Anh luôn tư hào rằng: “ năng lực sáng tạo của Hùng Anh được hình
thành trên nền tảng nguồn lao động có trình độ, tâm huyết với nghề với
sản phẩm mình tạo ra, có nhiều kinh nghiệm và luôn tận tâm với khách
hàng”.
- Nhược điểm:
Một là, công ty chưa quan tâm đến việc xác định chiến lược kinh doanh tổng
thể, không đề ra những kế hoạch mục tiêu trong dài hạn cho hoạt động cung
cấp dịch vụ cho khách hàng.
Hai là, công ty chưa chú trọng đến công tác nghiên cứu thị trường.
Ba là, hoạt động bán và xúc tiến không được đẩy mạnh. Công ty chưa chú
trọng vào quảng bá thương hiệu của mình.
Bốn là, công tác quản lý vẫn còn bị lơi lỏng, chưa rõ ràng cụ thể và chưa bám
sát vào quá trình thực hiện kế hoạch kinh doanh của các cán bộ nhân viên.
Năm là, mặc dù đôi ngũ cán bộ và nhân viên của công ty có trình độ, kinh
nghiệm, và yêu nghề. Nhưng vẫn chưa đáp ứng kịp thời với những biến động
ngày càng phức tạp của thi trường và những yêu cầu ngày càng khắt khe của
khách hàng.
Đàm Thị Xuân
QTKD DL1-K7
16
Báo cáo tốt nghiệp
