Báo cáo phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho thuốc

PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

MỤC LỤC
Lời Giới Thiệu....................................................................................................................2
Chương I : Mô Tả Hệ Thống..............................................................................................3
I.Phân tích hệ Thống:.......................................................................................................3
1.Chức năng cơ bản của hệ thống:..............................................................................3
2.Khả năng:..................................................................................................................4
3.Phân tích bài toán:.....................................................................................................5
II.Mô tả nghiệp vụ của hệ thống:.....................................................................................5
1.Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm:..............................................................5
Thực tế tại bệnh viện trung ương quân đội 108 trong hệ thống kho thuốc gồm bốn bộ
phận, cụ thể cơ bản như sau:........................................................................................5
2.Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý:........................................................................6
3 . Các dạng mẫu biểu..................................................................................................7
4 . Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống...........................................................13
Chương 2. Phân tích hệ thống về chức năng....................................................................16
I.Cơ sở lý thuyết:............................................................................................................16
1. Khái quát:...............................................................................................................16
2.Công cụ sử dụng phân tích chức năng:...................................................................16
3.Các bước thực hiện phân cấp chức năng:...............................................................16
II.Phân tích chức năng hệ thống:...................................................................................16
A.Xây dựng mô hình phân cấp chức năng:................................................................16
B.Xây dựng mô hình luồng dữ liệu:..........................................................................21
1.Mục đích của việc xây dựng mô hình luồng dữ liệu:..........................................21
2. Các đối tượng sử dụng trong mô hình:..............................................................21
3.Các mô hình luồng dữ liệu của hệ thống:...........................................................23
4.Kết luận:..............................................................................................................30

Chương 3. Phân tích hệ thống về dữ liệu..........................................................................31
I.Cơ sở lý thuyết:............................................................................................................31
1.Khái quát:................................................................................................................31
2.Công cụ sử dụng phân tích dữ liệu:........................................................................31
3.Các bước tiến hành phân tích hệ thống về dữ liệu:.................................................31
II.Phân tích dữ liệu hệ thống:.........................................................................................31
1.Xây dựng mô hình thực thể liên kết mở rộng:........................................................31
2 . Chuyển đổi từ mô hình thực thể liên kết mở rộng sang mô hình thực thể liên kết
kinh điển:...................................................................................................................37
3 . Chuyển đổi từ mô hình thực thể kinh điển sang mô hình quan hệ.......................45
Chương 4.Thiết Kế Hệ Thống..........................................................................................58
I/Thiết kế tổng thể..........................................................................................................58
1.Phân định thành các hệ con.....................................................................................59
2.Phân định công việc giữ người và máy...................................................................62
II.Thiết kế giao diện:......................................................................................................66
1.Thiết kế Menu Chương trình:.................................................................................66
2. Đăng nhập hệ thống:..............................................................................................66


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

3.Quản lý nhân viên:..................................................................................................67
4.Quản lý nhập và bán thuốc......................................................................................69
5.Danh sách các kho vật tư thuốc:.............................................................................70
6.Phiếu nhập xuất vật tư:...........................................................................................71
7.Kiểm kê thuốc:........................................................................................................72
8.Tổng hợp vật tư nhập, tổng hợp vật tư xuất, tổng hợp nhập_xuất_tồn:..................73

9.Thiết lập kiểu nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, nhập xuất đích danh:..74
10.Kết luận:................................................................................................................76
III.Thiết kế cơ sở sữ liệu vật lý:.....................................................................................77
ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC VÀ KẾT LUẬN..................................................................77
TÀI LIỆU THAM KHẢO:............................................................................................78

Lời Giới Thiệu
Trong thực tế việc quản lý thông tin về đối tượng mà ta quan
tâm là một điều rất khó, nhất là đối tượng đó lại thường xuyên vận
động thay đổi. Trong một bệnh viện lớn bạn thử hình dung xem,
khi bệnh viện thống kê lại sổ sách giấy tờ thì việc đầu tiên là phải
mang ra một đống hồ sơ, giấy tờ sau đó từng người cặm cụi cúi
đầu xem từng con số trên từng tờ hoá đơn, sau đó mới ghi chép cẩn
thận lên tờ báo cáo, khi ghi chép như vậy bạn có chắc rằng họ nhập
liệu hoàn toàn đúng những con số mà họ đang nhớ trong đầu? Nếu
nhập sai một con số thì họ phải dò lại từng tờ hoá đơn một. Sau
giai đoạn này thì những người kế toán cần cù của chúng ta bấm
từng con số một vào máy tính cầm tay, sau khi tính toán một lúc
sau, họ lại cẩn thận ghi từng con số trên máy tính vào tờ báo cáo.


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

Các bạn thử hình dung xem công việc như trên đòi hỏi bao nhiêu
người làm và trong thời gian là bao lâu, một tuần một tháng hay
vài tháng. Trong thời gian đó có thể là bản báo cáo hết tác dụng
đối với người quản lý. Như vậy khả năng làm việc trở nên kém

hiệu quả.
Tương tự như vậy trong một công ty lớn như công ty điện lực
thì việc quản lý một chủng loại vật tư là hàng ngàn như vậy có
cách nào giúp người quản lý nắm được những thông tin mà mình
quản lý một cách chính xác và tiết kiệm thời gian nhất không?
Không có cách nào khác ngoài việc áp dụng công nghệ thông tin
vào việc quản lý giúp cho những người lãnh đạo có thể nắm được
thông tin một cách dễ dàng nhanh chóng và chính xác, giảm đi
công việc nặng nhọc của công việc thống kê và tính toán rất nhiều,
giảm thiểu đến mức tối đa có thể được những người làm công việc
kế toán thống kê và giảm rất nhiều cho công việc chi phí này.
Qua những kiến thức tiếp thu được từ môn phân tích thiết kế
hệ thống thông tin, Tôi sẽ tập trung thiết kế hệ thống quản lý kho
thuốc tại bệnh viện trung ương quân đội 108.

Chương I : Mô Tả Hệ Thống
I.Phân tích hệ Thống:
1.Chức năng cơ bản của hệ thống:
 Quản lý được số lượng tồn kho hiện tại, đơn giá tồn kho hiện
tại, tồn kho do dự kiến nhập về, tồn kho do dự kiến xuất đi
ngay tại thời điểm cần truy vấn thông tin.
 Định kì làm báo cáo cho từng kho với những thông tin như số
lượng tồn kho trong tháng đó, đơn giá.
 Quản lý thông tin từng loại vật tư hiện đang nằm trong các
kho của bệnh viện.
 Cung cấp thông tin cho người quản lý biết thông tin về nhà
cung cấp cũng như khả năng cung ứng vật tư của nhà cung
cấp.

PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

 Quản lý thông tin về vật tư xuất cho các đơn vị.
 Quản lý xem đơn vị đó đã dùng bao nhiêu loại vật tư và số
lượng mỗi loại vật tư đó là bao nhiêu.
 Cho phép thiết lập kiểu nhập xuất: nhập trước xuất trước,
nhập sau xuất trước, nhập xuất đích danh.
 Cho phép tổng hợp vật tư nhập, tổng hợp vật tư xuất, tổng
hợp nhập xuất tồn.
2.Khả năng:
Ở đây ta đã tiến hành việc mô hình hoá những thông tin, tổ
chức chúng lại dưới dạng các table để làm nền. Đồng thời thiết kế
giao diện cho người sử dụng, giúp người sử dụng chỉ biết sơ về tin
học cũng có thể làm việc một cách thân thiện với chương trình.
Người sử dụng không còn phải cảm thấy khó khăn trong việc
truy vấn thông tin nào đó dù phức tạp đến mấy thì họ chỉ cần một
vài thao tác nhỏ là đã có thể lấy được thông tin ra chính xác như
mong muốn. Ví Dụ: khi người quản lý muốn xem thuốc B 1 ở trong
kho lẻ là bao nhiêu, người quản lý có thể tìm kiếm thông tin về
thuốc đó chỉ bằng vài cái Click chuột là họ đã có thông tin về
thuốc đó hiện thời số lượng còn bao nhiêu. Hoặc muốn in báo cáo
về thông tin thuốc tồn kho tại thời điểm hiện tại thì chỉ cần vài thao
tác là có thể in ra một bảng báo cáo trong vòng chỉ vài giây thay vì
phải hàng tháng trời nếu ta thực hiện bằng tay.
Ngoài những tiện lợi mà chương trình đã tạo nên, bên cạnh
đó thì việc bảo mật thông tin cũng không thể xem như thứ yếu
được. Chúng ta biết rằng hệ thống thông tin của chúng ta chứa toàn

bộ những thông tin quan trọng về thuốc và những thông tin về các
hoá đơn đã nhập hoặc xuất, vào một ngày nào đó có một người có
ý đồ phá hoại vào hệ thống của bạn Thêm, Bớt, Sửa, Xoá, thì
chuyện gì xảy ra cho bạn?: Thông tin của bạn khi thống kê bị sai,
mất thông tin, thừa thông tin…..
Chính vì những lý do đó mà hệ thống cần phải cung cấp cho
bạn sự bảo mật thông tin tốt, dựa vào “account” bạn chỉ có thể vào
được hệ thống khi và chỉ khi bạn được người quản trị hệ thống


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

cung cấp cho bạn một account(gồm một user_name và password),
và khi đó bạn có thể tuỳ ý thay đổi password của mình khi bạn cảm
thấy nó không an toàn nữa.
3.Phân tích bài toán:
Một bệnh viện muốn quản lý các kho, biết rằng các kho nằm ở
nhiều nơi riêng lẻ ở những khu vực khác nhau. Khi có lệnh
nhập(xuất) kho thì chúng ta làm phiếu nhập(xuất) căn cứ vào số
chứng từ trong lệnh yêu cầu nhập(xuất), trong đó có ghi số lượng
nhập(xuất) giao cho các kho nhập(xuất) thuốc. Trong quá trình
nhập(xuất) có sự thay đổi về số lượng thuốc có trong kho. Khi
xuất(nhập) xong thì thủ kho sẽ ghi thực nhập và thực xuất. Khi
phiếu nhập(xuất) đem trả về cho chúng ta thì sẽ phải cập nhật lại số
lượng. Trong bệnh viện có nhiều kho thuốc khác nhau do vậy
chúng ta phải thống nhất cách mã hoá để quản lý vật tư cho thống
nhất. Do nhu cầu phát triển vật tư nên luôn phải quản lý được số

lượng tồn kho hiện tại tại mỗi thời điểm và cứ định kỳ phải làm
báo cáo số lượng tồn của mỗi vật tư tại mỗi kho.
Do nhu cầu phát triển vật tư thuốc cho nên luôn phải quản lý
được số lượng tồn kho tại mọi thời điểm và cứ mỗi định kỳ phải
làm báo cáo số lượng tồn của mỗi loại thuốc tại mỗi kho cũng như
giá cả cho phòng kế toán. Do vậy việc thiết kế modul từng chương
trình phải đáp ứng cá yêu cầu đó, khi làm báo cáo phải nói cho
được phiếu xuất đó xuất cho đơn vị nào, số lượng thuốc là bao
nhiêu, đưa ra dự trù số lượng thuốc hoá chất vật tư y tế.

II.Mô tả nghiệp vụ của hệ thống:
1.Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm:
Thực tế tại bệnh viện trung ương quân đội 108 trong hệ thống
kho thuốc gồm bốn bộ phận, cụ thể cơ bản như sau:
• Quản lý kho : Bộ phận này gồm 5 người, Giám đốc điều
hành thuộc bộ phận này để điều hành chung và xét duyệt các dự trù
thuốc, đặt mua các loại thuốc. Đảm nhiệm việc thống kê nhập nhập
tồn kho trong từng ngày, nhận hoá đơn nhập từ nhà cung cấp và
hoá đơn nhập thuốc trong ngày từ bộ phận nhập thuốc từ đó cập


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

nhật thống kê tồn kho. Từ thống kê tồn kho kết hợp với lượng
thuốc cần cung cấp cho các khoa đơn vị để đưa ra dự trù thuốc gửi
Bộ phận nhập.
• Bộ phận nhập : gồm 7 người đảm nhiệm việc nhập các

loại thuốc tại kho nơi bộ phận này làm việc .Bộ phận này có nhiệm
vụ giám sát kiểm tra các loại thuốc nhập về và các loại thuốc ở
trong kho, nhận lại thuốc từ các khoa phòng do quá hạn sử dụng
hoặc bị hỏng, nhận lại thuốc trả về từ bệnh nhân. Họ dựa trên
những dự trù của bộ phận quản lý kho, bộ phận này có trách nhiệm
liên hệ với nhà cung cấp để nhập các loại thuốc về theo yêu cầu và
tổng hợp thành hoá đơn nhập. Bộ phận này gửi hoá đơn nhập về
cho bộ phận tài chính, tổng hợp hoá đơn nhập gửi cho quản lý kho.
• Bộ phận xuất : Bộ phận này gồm 7 người đảm nhiệm
việc cung cấp thuốc cho khách hàng đến mua thuốc theo hoá đơn
mua thuốc mà bác sỹ đã kê đơn thuốc cho bệnh nhân đồng thời
hướng dẫn cách sử dụng thuốc cho khách hàng(bệnh nhân), và họ
tổng hợp thành hoá đơn xuất gửi cho bộ phận quản lý kho.
• Bộ phận tài chính : Bộ phận này có 2 người hoạt động
khá đơn giản nhận tiền trả của khách hàng mua hàng lẻ bằng hoá
đơn và chi trả cho nhà cung cấp.
2.Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý:
Qua khảo sát, nghiên cứu của hệ thống ta thấy qui trình xử lý của
hệ thống như sau:
Ban đầu bệnh viện sẽ nhập thuốc từ nhà cung cấp đồng thời
gửi phiếu nhập về cho quản lý kho để cập nhật nhập tồn kho hiện
tại của bệnh viện và cùng với bộ phận kiểm tra để hoàn tất việc
nhập thuốc.Trong quá trình nhập thì họ phân thuốc thành các nhóm
bởi mã nhóm và đưa về các kho của bệnh viện.


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

Khi có lệnh nhập(xuất) kho thì họ làm phiếu nhập(xuất), tất
cả chi tiết thuốc nhập hay xuất đều có trong bảng hoá đơn(HD)
nhập hay xuất, căn cứ vào số chứng từ trong lệnh yêu cầu
nhập(xuất), trong đó có ghi số lượng nhập(xuất) giao cho các kho
nhập(xuất) thuốc. Trong quá trình nhập(xuất) có sự thay đổi về số
lượng thuốc có trong kho, người quản lý kho dùng chương trình
quản lý kho để cập nhật vào tệp HD trong CSDL cập nhật lại số
lượng thuốc trong kho và đưa ra số lượng từng loại thuốc có trong
kho. Họ căn cứ vào số lượng thuốc có trong kho để đưa ra kế
hoạch dự trù cho mỗi loại. Giám đốc điều hành xét duyệt dự trù và
lập phiếu dự trù gửi cho bộ phận nhập để yêu cầu nhập mặt hàng
thuốc với số lượng tương ứng.
Bộ phận nhập nhận được phiếu dự trù quản lý kho họ chọn
nhà cung cấp thuốc để mua các loại thuốc trên, sau đó họ liên hệ
với nhà cung cấp qua các phương tiện sau khi thoả thuận xong thì
họ in đơn hàng thuốc, các thông tin về đơn hàng thuốc được lưu lại
và in ra gửi cho nhà cung cấp.
Nhà cung cấp căn cứ vào đơn đặt hàng để chuyển thuốc đến
kho của bệnh viện cùng với phiếu nhập kho. Bộ phận quản lý kho
và bộ phận nhập tiếp nhận hàng để và đưa vào kho của công ty viết
phiếu biên nhận giao cho nhà cung cấp. Sau để nhà cung cấp gửi
hoá đơn cho bộ phận kiểm tra để kiểm tra và xác nhận lên hoá đơn.
Bộ phận tài chính nhận tiền trả của khách hàng mua thuốc để
chi trả cho nhà cung cấp .
3 . Các dạng mẫu biểu
Dưới đây là một số mẫu biểu
1.Báo cáo nhập mặt hàng thuốc từ thời gian T 1 đến thời gian
T2 của bộ phận nhập:

PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn
CHI CHI
TIẾT TIẾT
VẬT TƯ
NHẬP
VẬT
TƯ

BỆNH VIỆN
TWQĐ
108 108
BỆNH
VIỆN
TWQĐ
Kho:………………
Kho:………………

STT

Tên hàng

Đơn vị

NHẬP

Nhập từ

từ ngày:………….Tới
ngày:………….Tới ngày:………
ngày:………
Nhập
Số lượng

Ngày nhập

Đơn giá

Thành tiền

2. Báo cáo xuất mặt hàng thuốc từ thời gian T 1 đến thời gian
T2 của bộ phận nhập:
CHI TIẾT VẬT TƯ XUẤT

BỆNH VIỆN TWQĐ 108

Kho:………………
Xuất từ ngày:………….Tới ngày:………
STT

Tên hàng

Đơn vị

Số lượng

Ngày nhập

Đơn giá

Thành tiền

3 . Báo cáo nhập trong ngày của bộ phận nhập thuốc(hàng)
gửi quản lý kho
BỆNH VIỆN TWQĐ 108

BÁO CÁO NHẬP TRONG NGÀY
Số :………………

Ngày nhập :………………………………………………
SH hoá đơn :………………………………………………
Tên thuốc

Số lượng nhập


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

4 . Hoá đơn nhập Thuốc
BỆNH VIỆN TWQĐ108

HOÁ ĐƠN NHẬP THUỐC

Ngày nhập :…………………………………………..
Tên NCCẤP :…………….…………………………….

Ngày GH
:…………………………………………..

SH thuốc

Lượng giao

SH hoá đơn

5 . Báo cáo nhập thuốc trong ngày
BỆNH VIỆN TWQĐ 108

BÁO CÁO NHẬP THUỐC TRONG NGÀY

Số HD
:…………………………………………..
Ngày nhập :…………………………………………..
SH thuốc

Lượng giao

6 . Báo cáo nhập thuốc trong tháng

SH hoá đơn


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

BỆNH VIỆN TWQĐ108

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

BÁO CÁO NHẬP THUỐC TRONG THÁNG

Số HD :…………………………………………..
Tháng :…………………………………………..
SH thuốc

Lượng giao

SH hoá đơn

7 . Báo cáo nhập thuốc trong năm
BỆNH VIỆN TWQĐ 108

BÁO CÁO NHẬP THUỐC TRONG NĂM

Số HD :…………………………………………..
Năm
:…………………………………………..
SH thuốc

Lượng giao

8 . Đơn mua hàng của các khách hàng

SH hoá đơn

PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

BỆNH VIỆN TWQĐ 108

ĐƠN MUA THUỐC

Khoa: …………

Họ và tên :…………….…………………………….
Địa chỉ: ………………………………………………
Chuẩn đoán:………………………………………….
Ngày :…………………………………………..

TT

Tên Thuốc và hàm lượng

ĐVT

S.lượng

Giá lẻ

Thành tiền

9 . Phiếu dự trù của bộ phận quản lý kho gửi cho bộ phận
nhập

BỆNH VIỆN TWQĐ 108

PHIẾU DỰ TRÙ

Số hiệu ………..
Ngày dự trù :…………………………………..……………..
SH thuốc

Lượng yêu cầu

10 . Báo cáo xuất trong tháng của quản lý kho
BỆNH VIỆN TWQĐ 108

BÁO CÁO XUẤT TRONG THÁNG
Số :………………

Tháng
:………………………………………………
SH hoá đơn :………………………………………………
SH thuốc

Số lượng xuất


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

11 . Báo cáo xuất trong quí của quản lý kho

BỆNH VIỆN TWQĐ 108

BÁO CÁO XUẤT QUÍ
Số :………………

Quí
:………………………………………………
SH hoá đơn :………………………………………………
SH thuốc

Số lượng xuất

12 . Báo cáo xuất trong năm của quản lý kho
BỆNH VIỆN TWQĐ 108

BÁO CÁO XUẤT TRONG NĂM
Số :………………

Năm
:………………………………………………
SH hoá đơn :………………………………………………
SH thuốc

13 . Báo cáo nhập, xuất, tồn

Số lượng xuất


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

BỆNH VIỆN TWQĐ 108

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn
CHI TIẾT VẬT TƯ NHẬP XUẤT TỒN

Kho:………………

STT

Tên thuốc

S.Lượng nhập

S.Lượng Xuất

S.Lượng còn tồn

14 . Báo cáo kiểm tra
BỆNH VIỆN TWQĐ 108

BÁO CÁO KIỂM TRA
Số:……….

Ngày :……………………………………………
Loại kiểm tra (Nhập, xuất,..) :……………………
SH thuốc

Số lượng

Tình trạng

Ghi chú

4 . Mô hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống
Dùng ký hiệu khối chữ nhật để miêu tả tác nhân bên ngoài
tác động vào hệ thống, tên tác nhân ghi bên trong ví dụ

Khách hàng

Dùng ký hiệu hình elíp để mô tả chức năng của hệ thống ví
dụ:


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

Bộ phận xuất

Dùng mũi tên chỉ hướng luồng dữ liệu ví dụ

Phiếu giao hàng

Mô Hình tiến trình nghiệp vụ của hệ thống:


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn
Dự
trù

Bộ phận quản lý

Biên
nhận

Đơn đặt thuốc
Đơn Thuốc
thuốchàng

Khách hàng

Bộ phận nhập

Thuốc+
hoá đơn xuất
Hoá đơn nhập

khiếu nại
Thuốc+
phiếu giao
thuốc

Bộ phận xuất

Bản ghi

tiền chi

Hoá đơn
thuốc+thông tin

Hoá đơn
Hoá đơn xuất

Thanh
toán

Thông tin

Bản ghi
tiền trả

Tài chính

Nhà cung
cấp


PTTK h thng qun lý kho thuc

Giỏo viờn hng dn: Chu Th Hng
Hc viờn: Nguyn Vn Tun

Chng 2. Phõn tớch h thng v chc nng
I.C s lý thuyt:
1. Khỏi quỏt:

- Phân tích hệ thống về chức năng có nghĩa là phân
tích các hoạt động của hệ thống và nhận dạng, xác
lập các vấn đề cần giải quyết trong hệ thống. Phân
tích hệ thống về chức năng phải xác định hệ thống cũ
làm gì và những yêu cầu thay đổi với hệ thống.
- Chúng ta phải phân tích hệ thống về chức năng vì
xuất phát từ mục tiêu của nó là xây dựng mô hình
chức năng của hệ thống, còn gọi là sơ đồ phân rã
chức năng xử lý của hệ thống, nhằm trả lời câu hỏi:
Hệ thống làm những gì? . Vì vậy nếu không phân
tích chức năng, ta sẽ không lập đợc mô hình phân
cấp chức năng của hệ thống, không biết đợc hệ thống
phải làm gì.
2.Cụng c s dng phõn tớch chc nng:
- Biểu đồ phân cấp chức năng BFD: Dùng cho phân
tích tĩnh.
- Biểu đồ luồng dữ liệu DFD: Dùng cho phân tích
động.
3.Cỏc bc thc hin phõn cp chc nng:
- Xây dựng mô hình phân cấp chức năng.
- Xây dựng mô hình luồng dữ liệu.

II.Phõn tớch chc nng h thng:
A.Xõy dng mụ hỡnh phõn cp chc nng:
1.Mc ớch ca vic xõy dng mụ hỡnh phõn cp chc nng:
Xỏc nh phm vi ca h thng cn phõn tớch.
Cho phộp mụ t khỏi quỏt cỏc chc nng ca h thng
cn phõn tớch mt cỏch trc tip khỏch quan.
Cho phộp phỏt hin chc nng thiu, trựng lp.
Giỳp lm vic gia nh thit k v ngi s dng.

PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

2.Tiến hành: Theo phương pháp TopDown
 Sơ đồ phân cấp chức năng mức đỉnh của hệ thống.
• Bộ phận quản lý: Cập nhật nhập xuất tồn kho, quản
lý và đưa ra dự trù về thuốc cần nhập, gửi các phiếu
dự trù về cho bộ phận đặt mua thuốc.Gồm các chức
năng con sau:
o Xác nhận nhập xuất.
o Đưa ra dự trù.
o Cập nhật nhập xuất tồn.
• Bộ phận nhập thuốc : Nhận phiếu dự trù từ quản lý
kho, chọn nhà cung cấp làm đơn hàng nhập thuốc, in
đơn hàng nhập thuốc, theo dõi sự hoàn tất của đơn
hàng nhập và khiếu nại với nhà cung cấp khi có vấn
đề.Gồm các chức năng con sau:
o Nhận phiếu dự trù.
o Chọn nhà cung cấp.
o Làm hoá đơn nhập thuốc.
o Thực hiện hợp đồng nhập.
o Tổng hợp nhập.
• Bộ phận xuất thuốc: Tiếp nhận đơn mua thuốc từ
phía khách hàng, lập đơn thuốc gửi quản lý, tổng
hợp thuốc xuất lập hoá đơn xuất trong ngày gửi quản
lý kho, theo dõi hoàn tất việc thanh toán các hoá đơn

xuất của khách hàng.Gồm các chức năng con sau:
o Tiếp nhận đơn thuốc.


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

o Lập đơn thuốc gửi quản lý.
o Theo dõi hoàn tất việc xuất thuốc.
o Tổng hợp xuất.
• Bộ phận tài chính : Thực hiện thanh toán đối với
khách hàng và nhà cung cấp, tổng hợp và gửi các
bản ghi thanh toán cho bộ phận quản lý. Gồm các
chức năng sau:
o Thực hiện thanh toán.
o Tổng hợp thanh toán.
• Quản trị hệ thống: Gồm các chức năng con sau:
o Quản lý người dùng.
o Đăng nhập.
Định nghĩa các đối tượng trong mô hình
1. Chức năng :
• Định nghĩa : Chức năng là công việc mà tổ chức cần làm
và được phân theo nhiều mức từ tổng hợp đến chi tiết
• Tên gọi

: Động từ + Bổ ngữ

• Chú ý :

+ Tên chức năng phải phản ánh được các chức năng của thế
giới thực chứ không chỉ dùng cho hệ thông tin .
+ Tên của chức năng là một câu ngắn giải thích đủ nghĩa của
chức năng , sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ .
• Biểu diễn

: Bằng hình Ôvan


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

Tên chức năng

2 . Quan hệ phân cấp :
• Định nghĩa : Mỗi chức năng được phân rã thành các chức
năng con . Các chức năng con cể quan hệ phân cấp với
chức năng cha .
• Biểu diễn :

hoặc

• Biểu đồ phân cấp chức năng biểu diễn thành hình cây
phân cấp


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

Sau đây là biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) của hệ
thống :

Quản Lý Kho Thuốc

Quản lý

Bộ phận nhập

Bộ phận xuất

Bộ phận tài
chính

Quản trị hệ
thống

Xác nhận nhập
xuất
Cập nhật nhập
xuất tồn

Nhận phiếu dự trù

Tiếp nhận đơn
thuốc

Thực hiện
thanh toán

Quản lý
người dùng

Đưa ra dự trù

Chọn nhà cung
cấp

Lập đơn thuốc
gửi quản lý

Tổng hợp
thanh toán

Đăng nhập

Cập nhật nhập
xuất tồn

Làm hoá đơn nhập
thuốc

Thực hiện hợp
đồng nhập

Tổng hợp nhập

Theo dõi hoàn tất
việc xuất Thuốc

Tổng hợp xuất


PTTK h thng qun lý kho thuc

Giỏo viờn hng dn: Chu Th Hng
Hc viờn: Nguyn Vn Tun

B.Xõy dng mụ hỡnh lung d liu:
1.Mc ớch ca vic xõy dng mụ hỡnh lung d liu:
Ta thấy mô hình phân cấp chức năng cha mô tả đầy đủ về hệ
thống, đặc biệt là mối quan hệ giữa các phần tử đợc nhắc đến trong
sơ đồ, ngoài mối quan hệ bao hàm giữa một chức năng với chức
năng con của nó. Trong khi đó, mô hình luồng dữ liệu chỉ ra những
thông tin có sẵn trớc khi cho thực hiện một tiến trình nào đó. Do đó
ta phải xây dựng mô hình luồng dữ liệu vì nó:
Bổ sung khiếm khuyết của BFD bằng việc bổ sung các
luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng.
Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ
thống.
Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ
thống.
2. Cỏc i tng s dng trong mụ hỡnh:
a . Tin trỡnh (Chc nng )
nh ngha : L mt hot ng cú liờn quan n s
bin i hoc tỏc ng lờn thụng tin nh t chc li
thụng tin , b sung thụng tin hoc to ra thụng tin

mi.Nu trong tin trỡnh khụng cú thụng tin mi c
sinh ra thỡ cha phi l tin trỡnh trong DFD.
Tờn gi

: Duy nht di dng ng t + b ng

Lu ý
: Trong thc t thỡ tờn tin trỡnh phi trựng
vi tờn chc nng trong s phõn ró chc nng .
Biu din : Hỡnh ễvan
Tờn chc nng

b . Lung d liu


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

• Định nghĩa : Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi một
tiến trình .
• Tên gọi

: Danh từ + tính từ

• Biểu diễn : Là mũi tên trên để ghi thông tin di chuyển
• Ví dụ :

Tên luồng dữ liệu

Chú ý : Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi
khác nhau.
c . Kho dữ liệu :
•

• Định nghĩa : Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ , để
một hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng .
Dưới dạng vật lý các dữ liệu trong kho có thể là các tệp tài
liệu cất trong văn phòng hay các tệp lưu trên đĩa.
• Tên gọi
: Là Danh từ + tính từ . Chỉ nội dung dữ liệu
trong kho .
• Biểu diễn : Là cặp đường thẳng song song chứa tên
của thông tin được cất giữ .

Kho dữ liệu

d . Tác nhân ngoài :
• Định nghĩa : Là một người hoặc một nhóm người nằm
ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

Sự có mặt của nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ
thống , định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài .

• Tên : Danh từ
• Biểu diễn : Hình chữ nhật
Và vì lý do trình bày thì một tác nhân ngoài có thể xuất hiện
ở nhiều nơi .

Tên tác nhân ngoài

3.Các mô hình luồng dữ liệu của hệ thống:
a.Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống:


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

Danh sách người sử dụng

Quản trị hệ thống

Dự
trù

Bộ phận quản lý

Biên
nhận

Đơn đặt thuốc
Đơn Thuốc

thuốchàng

Khách hàng

Bộ phận nhập

Thuốc+
hoá đơn xuất
Hoá đơn nhập

khiếu nại
Thuốc+
phiếu giao
thuốc

Bộ phận xuất

Bản ghi
tiền chi

Hoá đơn
thuốc+thông tin

Hoá đơn
Hoá đơn xuất

Thanh
toán

Thông tin

Bản ghi
tiền trả

Tài chính

Nhà cung
cấp


PTTK hệ thống quản lý kho thuốc

Giáo viên hướng dẫn: Chu Thị Hường
Học viên: Nguyễn Văn Tuấn

b. Phân rã sơ đồ luồng dữ liệu theo mức
Chúng ta thấy rằng sơ đồ dòng dữ liệu đầy đủ cho hệ thống đang nghiên
cứu rất phức tạp không thể xếp gọn trong một trang sơ đồ, do đó ta phải
dùng đến kỹ thuật phân rã theo thứ bậc để chẻ sơ đồ ra theo mức, sơ đồ
mức cao nhất là mức đỉnh như đã trình bày ở trên bao gồm các tiến trình
chính bên trong hệ thống. Nội dung của mỗi tiến trình này có thể trải ra trên
cả trang, ở đó xác định các tiến trình con và các dữ liệu cần được mô hình.
Mỗi tiến trình con đó lại được trải rộng theo các tiến trình con của riêng nó
và việc phân rã như vậy cho đủ số mức cần thiết. Sau đây là các sơ đồ dòng
dữ liệu mức dưới đỉnh của hệ thống quản lý kho thuốc: