Kiểm tra công việc hành chính văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH
----------

BÀI THUYẾT TRÌNH
MÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Đề tài: Kiểm tra công việc hành chính văn phòng

Sinh viên thực hiện

: Nhóm 3

Lớp

: ĐH QTKD 5 – K8

Giáo viên hướng dẫn

: ThS. Bùi Thị Kim Cúc

HÀ NỘI – 2015


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH
----------

BÀI THUYẾT TRÌNH
MÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Đề tài: Kiểm tra công việc hành chính văn phòng
Sinh viên thực hiện

: Trần Thị Kiều Diễm

Đặng Thị Thúy Hằng

Đỗ Thị Thu

Đào Thị Thùy Linh

Đỗ Thị Hạnh

Nguyễn Thị Mai

Trần Thị Thương
Mai Thị Thu Hường

Lớp

: ĐH QTKD 5 – K8

Giáo viên hướng dẫn

: ThS. Trần Thị Kim Cúc

HÀ NỘI – 2015

Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 2


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

Mục lục
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................
NỘI DUNG BÀI LÀM:
I.Khái niệm kiểm tra..........................................................................................
II.Vai trò của kiểm tra.......................................................................................
III.Mức độ kiểm tra............................................................................................
1.Kiểm tra chiến lược(Strategic control)............................................
2.Kiểm tra chiến thuật(Tactical control)............................................
3.Kiểm tra tác vụ,tác nghiệp(Operational control)........................
IV.Các lĩnh vực kiểm tra....................................................................................
V.Nguyên tắc kiểm tra.......................................................................................
VI.Phương pháp kiểm tra................................................................................
VII.Tiến trình kiểm tra......................................................................................
1.Tiến trình kiểm tra tổng quát..............................................................
2.Tiến trình kiểm tra hành chính...........................................................
a.Tiêu chuẩn đo lường công việc hành chính...............................
b.Các công cụ kiểm soát của các cấp quản trị..............................
c.Các phương tiện kiểm soát của cấp quản trị.............................
KẾT LUẬN...............................................................................................................

Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 3


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

LỜI MỞ ĐẦU

Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước ,doanh ngiệp nhà nước
,doanh nghiệp tư nhân hay các loại hình công ty...cũng không thể
thiếu được bộ phận văn phòng,bộ phận này đóng vai trò rất quan
trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp.Có
nhiều việc khác nhau trong văn phòng nhưng công việc chủ yếu là
thu nhập,xử lý,lưu giữ thông tin,tổ chức văn phòng,tổ chức các buổi
hội họp,chiêu đãi,công tác lễ tân...để công tác quản lý thu được kết
quả cao trong công việc.Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị
có nội dung phong phú và phức tạp ,QTVP là việc tổ chức ,quản
lý,điều hành hoạt động của bộ phận Văn phòng hoặc bộ phận hành
chính.
Quản trị văn phòng có 4 chức năng cơ bản:hoạch định,tổ
chức,lãnh đạo và kiểm soát hoạt động văn phòng.Mỗi chức năng
đều có những vai trò và tầm ảnh hưởng riêng đối với hoạt động
QTVP.Nhưng thiết nghĩ,hoạt động kiểm soát giữ vai trò quan trọng
hơn cả,đóng góp lớn cho quá trình quản trị,để nó hoàn thiện và đạt
hiệu quả cao.Vì vậy,trong quá trình học tập,nhóm chúng em đã
chọn đề tài “Kiểm tra công việc hành chính văn phòng” để làm bài
thuyết trình.Những nội dung chính được đề cập đến trong bài gồm:
I.Khái niệm kiểm tra

IV.Các lĩnh vực kiểm tra

II.Vai trò của kiểm tra

V.Nguyên tắc kiểm tra

III.Mức độ kiểm tra

VI.Phương pháp kiểm tra

VII.Tiến trình kiểm tra

Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 4


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

Mặc dù được sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn – Th.S
Bùi Thị Kim Cúc cùng với sự nỗ lực cố gắng của các thành viên trong
nhóm song thời gian nghiên cứu có hạn và trình độ của bản thân
chúng em còn hạn chế. Vì vậy, bài thuyế trình rất khó tránh khỏi
những thiếu sót, rất mong được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của
Cô giáo để bài viết của nhóm em được hoàn thiện hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, Ngày 1, Tháng 12, Năm 2015

Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 5


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

I.Khái niệm
•

•

Kiểm tra:là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức
sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu
chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức.
Mục đích :
 Khuyến khích các hoạt động ,hành vi phù hợp
 Ngăn chặn ,phát hiện,chấn chỉnh và xủ lý kịp thời những
hoạt động ,hành vi không phù hợp.

Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 6


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

II.Vai trò của kiểm tra
Kiểm tra có các vai trò chính như sau:






Đối phó với bất trắc
Khám phá ra những cái bất thường
Xác định các cơ hội
Xử lý những tình huống phức tạp
Phân quyền có hiệu quả hơn

Giúp cho công việc hành chính văn phòng diễn ra được thuận
lợi, đạt hiệu quả cao và hoàn thành đúng tiến độ.
III. Mức độ kiểm tra
Có 3 mức độ kiểm tra sau:
 Kiểm tra chiến lược(Strategic control)
 Kiểm tra chiến thuật(Tactical control)
 Kiểm tra tác vụ,tác nghiệp(Operational control)
Cụ thể từng mức độ kiểm tra như sau:
1.Kiểm tra chiến lược (Strategic control):
Bao gồm việc giám sát các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng
đến khả năng tồn tại của các kế hoạch chiến lược,đánh giá kết quả các
hoạt động chiến lược trong toàn cơ quan và bảo đảm rằng các kế
hoạch chiến lược được thực hiện như đã ấn định.Kiểm tra ở mức độ
này thuộc phạm vi của cấp quản trị cao cấp.Thời gian thực hiện:hàng

quý,6 tháng,hàng năm.
Yếu tố môi trường được phân thành 2 loại chính:
 Môi trường vĩ mô:yếu tố chính trị,kinh tế,văn hóa,sự phát
triển của KHKT,yếu
tố tự nhiên…Nhà quản trị hầu như không thay đổi được các yếu tố vĩ
mô.
 Môi trường vi mô:khách hàng,đối thủ cạnh tranh,nhà cung
cấp,nhà môi
giới…Nhà quản trị có thể thay đổi được các yếu tố vi mô nhằm đem
lại lợi ích lâu dài và tối ưu cho tổ chức.
2.Kiểm tra chiến thuật(Tactical control)
Tập trung vào việc đánh giá việc thực hiện các cấp độ bộ phận
chuyên môn,giám sát các kết quả theo định kỳ và tiến hành sửa chữa
Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 7


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

sai lầm khi cần thiết.Kiểm tra ở mức độ này chủ yếu do các nhà quản
trị trung cấp đảm nhiệm liên quan đến các mục tiêu,các chương trình
và ngân sách của bộ phận chuyên môn .Do nhà quản trị trung gian
thực hiện hàng tuần và hàng tháng.
3.Kiểm tra tác vụ,tác nghiệp(Operational control)
Bao gồm việc giám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ,tác
nghiệp,giám sát kết quả hàng ngày.tiến hành các hoạt động sửa chữa
theo yêu cầu.Kiểm soát ở mức độ này thuộc về trách nhiệm của các

nhà quản trị cấp cơ sở,là người quan tâm đến các lịch trình thời biểu
công tác,ngân sách,luật lệ quy định và năng suất đầu ra gắn liền với
từng cá nhân.Do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện.
CẤP CAO
Phạm vi toàn cơ quan
C
Ấ
P
T
R
U

Dài hạn

Hoạch định chiến
lược

Kiểm tra chiến
lược

Hoạch định

Kiểm tra

chiến thuật

chiến thuật

Hoạch định tác vụ

Kiểm tra tác vụ

CẤP THẤP
Nhóm 3_QTKD 5_K8

Phạm
vi 8đơn vị nhỏ
Page
Ngắn hạn


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

Trong thực tế đang còn tồn tại hai quan điểm trái ngược nhau về
kiểm tra.
Có quan điểm cho rằng nên kiểm tra,họ thích được kiểm tra vì
thông qua kiểm tra nhà quản trị có thể đánh giá được chính xác công
trạng và những nỗ lực cố gắng của những người thực hiện công
việc.Thông thường,những người thích được kiểm tra là những người
làm tốt và có nhiều cố gắng nên đạt được nhiều thành tích trong công
tác.
Bên cạnh quan điểm trên còn có quan điểm sợ kiểm tra nên họ
thường né tránh và có những biểu hiện thiếu hợp tác đối với các cán
bộ kiểm tra.Thông thường,đây là những người thiếu năng lực công
tác,thiếu ý thức tổ chức kỷ luật và hay phạm phải khuyết điểm trong
khi làm việc
Bên cạnh cản trở này ,việc kiểm tra thái quá còn có thể gây ra sự
chống đối,mất ổn định trong tổ chức,dễ gây ra sự căng thẳng,mất

đoàn kết,ảnh hưởng đến các hoạt động trong doanh nghiệp.
Chính vì vậy,cần phải xác định mức độ và phạm vi kiểm tra một
cách khoa học để tránh hai khuynh hướng kiểm tra thái quá hoặc
buông lỏng kiểm ta.Nói cách khác,khi thiết lập hệ thống kiểm tra cần
phải đảm bảo sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền tự do cá nhân
:giữa chi phí dành cho kiểm tra và lợi ích mà kiểm tra mang lại.Mặt
khác ,các yếu tố ảnh hưởng tới quá trình kiểm tra luôn có sự that đổi
nên quá trình kiểm tra ,phương pháp kiểm tra cũng phải thường xuyên
đổi mới cho phù hợp với hoàn cảnh và môi trường.
IV. Các lĩnh vực kiểm tra
1.

2.

Kiểm tra hành chính ( administrative control): là kiểm tra
qua công văn giấy tờ .Nhà quản trị hành chính phải tạo mọi
sự thuận lợi cho việc kiểm tra hành chính trong toàn cơ quan
Kiểm tra tác nghiệp ( operative control ): là kiểm tra các
nghiệp vụ chuyên môn như sắp xếp hồ sơ ,lưu trữ ,thông tin
liên lạc và các hoạt động hành chính khác trong cơ quan xem
có đúng tiêu chuẩn và thủ tục không.

Hai lĩnh vực kiểm tra sẽ được triển khai cụ thể bởi những phương
thức như sau:
Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 9


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG







GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

Kiểm tra dự phòng (pre check) là hệ thống tiên liệu trước sai
sót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập tức hoặc đề ra các
biện pháp kiểm soát phòng ngừa .Kiểm tra dự phòng được
thực hiện bằng cách giám sát các yếu tố đầu vào của quá trình
để chắc chắn rằng những các yếu tố đầu vào đáp ứng được
yêu cầu của dự kiến ,có khả năng làm cho quá trình đi đến kết
quả mong đợi, nếu không sẽ có sự thay đổi và điều chỉnh kịp
thời.
Kiểm tra trong khi thực hiện (check in ) là quá trình kiểm tra
trực tiếp công việc hoặc hành vi đang thực hiện .Kiểm tra
trong khi theo dõi các hoạt động đang diễn ra để đảm bảo
rằng cho các hoạt động đều theo hướng có mục tiêu.
Kiểm tra sau khi thực hiện là kiểm tra sau khi quá trình đã
hoàn thành .Kết quả của quá trình sẽ được đối chiếu với mục
tiêu và tiêu chuẩn .Kiểm tra sau được thực hiện thông qua hệ
thống báo cáo nội bộ và hệ thống hồ sơ của bộ phận

V.Nguyên tắc kiểm tra
•

Hệ thống kiểm tra cần phải được thiết kế theo kế hoạch
Thông qua hệ thống kiểm tra các nhà quản trị nắm được

diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch.

•

Kiểm tra phải mang tính đồng bộ
Trong quá trình kiểm tra cần quan tâm đến chất lượng
hoạt động của toàn hệ thống .Cần quan tâm đến chất lượng
của các quá trình hoạt động chứ không phải kết quả cuối cùng
.

•

Phải công khai,chính xác và khách quan
Việc đánh giá con người và hoạt động phải dựa vào
những thông tin phản hồi chính xác ,đầy đủ ,kịp thời và hệ
thống tiêu chuẩn rõ ràng ,thích hợp.

Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 10


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
•

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

Cần phù hợp với tổ chức và con người
Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của hệ
thống.Phản ánh cơ cấu tổ chức ,đảm bảo có người chịu trách

nhiệm trước một hoạt động nào đó và chịu trách nhiệm điều
chỉnh khi có sai lệch xảy ra.Phù hợp với trình độ vị trí công tác
của cán bộ quản trị.

•

Kiểm tra phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý
Phải có một hệ thống kiểm tra cho phép tiến hành đo
lường,đánh giá,điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu
quả.Trong quá trinh kiểm tra cần phối hợp nhiều hình thức và
thủ thuật kiểm tra khác nhau đối với cùng một đối tượng
kiểm tra.

•

Cần có hiệu quả
Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng
với chi phí cho nó.Để giảm chi phí kiểm tra cần lựa chọn các
lĩnh vực quan trọng ,thiết yếu để tiến hành kiểm tra.

•

Phải có trọng điểm
Cần tập trung kiểm tra vào các hoạt động thiết yếu và
quan trọng.

•

Phải có địa điểm kiểm tra

Yêu cầu cần có địa điểm cụ thể khi tiến hành hoạt động
kiểm tra.

Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 11


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

VI.Phương pháp kiểm tra

Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 12


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

Thanh tra :xem xét ,nghiên cứu và đánh giá tình hình
Kiểm tra ngân sách :một công cụ tốt nhất cho việc kiểm
tra
Kiểm tra tập trung :vào một vấn đề cụ thể .
Kiểm tra biểu mẫu
Kiểm tra bằng máy móc

Kiểm tra chính sách

Kiểm tra các thủ tục

Kiểm tra hồ sơ văn bản

Kiểm tra các bản tường trình ,báo cáo

Kiểm tra bằng các tiêu chuẩn
Kiểm tra bằng lịch công tác

Cụ thể từng phương pháp như sau:
Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 13


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

Thanh tra: xem xét, nghiên cứu và đánh giá tình hình:
Cấp trên phải thanh tra định kỳ đơn vị theo sang kiến của
mình và chỉ thanh tra thường xuyên khi có đặc điểm kỹ thuật mới
hoặc có tình thế thay đổi nhanh chóng bất ngờ. (Kết thúc đợt kiểm
tra, cơ quan, đơn vị kiểm soát thủ tục hành chính có trách nhiệm
theo dõi, đôn đốc và báo cáo cơ quan, người có thẩm quyền kiểm
tra về tình hình thực hiện các biện pháp khắc phục những hạn chế,
tồn tại, xử lý hành vi vi phạm trong việc thực hiện kiểm soát thủ tục
hành chính của tổ chức, cá nhân được kiểm tra.)

 Kiểm tra ngân sách:
Là công cụ tốt nhất cho việc kiểm tra, nó tác động thực sự đến
cơ cấu, trang thiết bị, nhân viên của một tổ chức, tác động đến số
lượng và chất lương công việc. Kiểm tra ngân sách bao gồm cả việc
xác định tỷ lệ phần trăm, nó là công cụ được sử dụng trong kiểm tra
ngân sách văn phòng mà còn cho các bộ phận chuyên môn.


Những loại ngân sách thường gặp nhất trong kinh doanh:
•

•

•

•

•

•

Ngân sách bán hàng: là sự dự báo về doanh thu kì vọng,
thường được phát biểu theo kì vọng sản phẩm trên cơ sở hàng
tháng và sau đó điều chỉnh theo hàng năm. Loại ngân sách này là
một biện pháp kiểm soát vì nó là một tiêu chuẩn cho sự đánh giá
những hoạt động buôn bán và tiếp thị.
Ngân sách nguyên vật liệu: lượng nguyên vật liệu kỳ vọng
mua, thường được công bố theo từng loại cụ thể, có thể khác biệt
giữa các tháng vì ảnh hưởng của tính thời vụ và mức tồn kho.
Ngân sách lao động: Thường được biểu diễn bởi số lượng

nhân viên và giá trị bằng tiền của mỗi công việc.
Ngân sách vốn: là các khoản đầu tư cho tài sản hữu hình như
nhà cửa, thiết bị…thường thời gian yêu cầu hơn một năm.
Ngân sách nghiên cứu và phát triển: các khoản chi cho phát
triển hoặc cải tiến sản phẩm, nguyên vật liệu và tiến trình.
Ngân sách tiền mặt: Dự trù số lượng tiền mặt mà tổ chức phải
có trong tay dùng để chi tiêu, thường được xây dựng cho ít nhất
một năm và cho mỗi tháng của năm.


Kiểm tra tập trung:

Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 14


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

Kiểm tra thường được sử dụng bằng một hay nhiều kiểm soát,
việc kiểm tra được tiến hành tại các địa điểm, còn gọi là kiểm tra
theo địa bàn (physical centralization). Loại kiểm tra khác được gọi
là kiểm tra theo chức năng (functional centralization), nghĩa là một
bộ phận nào đó vẫn đặt tại bộ phận văn phòng chuyên môn nhưng
dưới sự kiểm soát của một người hay một số người.
 Kiểm tra biểu mẫu:
Thiết kế một biểu mẫu điều tra sẽ đảm bảo số liệu hay công
việc, do đó việc thiết kế biểu mẫu phải hết sức kỹ lưỡng và cẩn thận

để đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết của đối tượng
kiểm tra.
 Kiểm tra bằng máy móc:
Máy móc hoạt động bởi các bản thiết kế và công suất, do đó đôi
khi phải xây dựng các thủ tục đối với máy móc. Việc sử dụng máy
móc trong kiểm tra để xác định tốc độ của sản xuất, hình thức của
sản phẩm, và chất lượng của sản phẩm. Do đó nó cũng chính là
công cụ kiểm tra.
 Kiểm tra chính sách:
Chính sách là nguyên tắc cơ bản để suy tư và hành động. Chính
sách là kế hoạch kiểm tra của một tổ chức. Chính sách tác động
trực tiếp hoặc gián tiếp đến mọi cá nhân, mọi hành động vì chính
sách hướng dẫn họ trong các công việc. Do đó nhà quản trị phải
xem các bộ phận có theo đúng chính sách của cơ quan hay không.
 Kiểm tra các thủ tục:
Thủ tục còn gọi là tiến trình, là kết quả của một sự hoạch định
cụ thể và chi tiết. Thủ tục được xem là kiểu mẫu để theo đuổi. Là
gạch nối giữa hành động các cá nhân và hồ sơ văn thư. Thủ tục
thường diễn tả chính sách thành một thứ ngôn ngữ hành chính chi
tiết. Nó mô tả cách thức mà mỗi cá nhân phải tuân theo. Do đó nhà
quản trị phải xem các bộ phận có làm theo đúng thủ tục hay không?
(Là việc xem xét, đánh giá, theo dõi bảo đảm tính khả thi của quy
định về thủ tục hành chính..Đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch
trong tổ chức thực hiện thủ tục hành chính. Nâng cao chất lượng
Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 15


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

các quy định hành chính và bảo đảm tính nghiêm minh trong việc
thực hiện thủ tục hành chính.)
Kiểm tra hồ sơ văn bản:
Hồ sơ văn thư là một minh chứng của một tình huống (các văn
thư hành chính thường phản ảnh một tình huống dưới dạng văn
bản viết tay hay sao chụp). Hồ sơ ấn định quyền hạn, chỉ lối và
hướng tới kết quả. Do đó chúng là một phần không thể tách rời
khỏi kế hoạch kiểm tra.
 Kiểm tra qua các bảng tường trình, báo cáo:
Một phương thức kiểm tra vừa kể không thể đạt được kết quả
dù đã được truyền đạt rõ ràng và chi tiết. Trong trường hợp này
các bản tường trình báo cáo cũng sử dụng cách truyền đạt như vậy
nhưng truyền đạt theo chiều ngang và chiều dọc của tổ chức. Các
bảng tường trình loại này là hình thức kiểm tra hữu hiệu nhất.
 Kiểm tra bằng tiêu chuẩn:
Tiêu chuẩn là chỉ tiêu đo lường. Tiêu chuẩn được xem như là
một phương pháp kiểm tra chính xác nhất. Tiểu chuẩn có thể là chủ
quan (trên cơ sở suy luận từ thực tế) hoặc khách quan (dựa trên sự
kiện) nhưng vẫn được coi như là một công cụ kiểm tra.
 Kiểm tra bằng lịch công tác:
Công việc văn phòng có thể được xem như là một lịch công tác.
Lịch công tác là một sự kết hợp có hiệu quả các tiêu chuẩn công
suất máy, khả năng của nhân viên và công việc cần phải thực hiện
thành một thủ tục hoặc một thành động. Nó cũng cấp chỉ tiêu cụ thể
về thời gian và số lượng. Lịch công tác có hiệu quả sẽ kiểm tra được
đầu ra. Nó phân phối công việc nhằm đạt được mức bình quân giữa
các yếu tố khác nhau của ảnh hướng đến đầu ra.



Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 16


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

VII.Tiến trình kiểm tra:
1.Tiến trình kiểm tra tổng quát:(sơ đồ 1)
2.Tiến trình kiểm tra hành chính:(sơ đồ 2)
1.Xác định phạm vi kiểm tra

2.Thiết lập tiêu chuẩn

3.Đo lường kết quả hoàn thành

4.So sánh KQ hoàn thành với tiêu chuẩn

5’.Không đạt tiêu chuẩn

5.Đạt hoặc vượt tiêu chuẩn

6’.Sửa chữa khi cần thiết

6.Công nhận KQ hoàn thành

7.Điều chỉnh tiêu chuẩn và đơn vị đo lường (khi cần )
Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 17


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Nhóm 3_QTKD 5_K8

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

Page 18


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

a.Tiêu chuẩn đo lường công việc hành chính:
Đo lường công việc là việc cần thiết để đánh giá hiệu quả làm
việc của nhân viên một cách khách quan.Muốn đo lường phải dựa
vào tiêu chuẩn(trong sơ đồ sau):

Kích thước
hay đặc tính

Chất lượng

Tiêu chuẩn

đo lường

Số lượng :
+Chủ quan
+Tính toán qua các biểu mẫu
+Năng suất trung bình

b.Các công cụ kiểm soát của các cấp quản trị:
Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 19

Thời gian
hoàn thành


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

b1.Bảng chia thời gian biểu, lịch công tác:

KẾ HOẠCH...
Hoạt động Kỳ hạn

Phân công

Ngày
Ngày Thời gian
bắt đầu hoàn tất trôi qua

A...
B...

b2.Bảng treo tường:

Hoạt động

Kế hoạch
1 2 3 4

5

6

7

8

9

1
0

1
1

1
2

1
3

1
4

A...
B...

c.Các phương tiện kiểm soát của cấp quản trị:
c1.Bản báo cáo tường trình
Các bản tường trình trên giấy là cơ sở để kiểm tra theo dõi hoặc
kiểm tra định kỳ.
Các loại báo cáo tường trình:






Báo cáo tường trình kiểm tra hệ thống văn thư và lưu trữ.
Báo cáo tường trình phân tích chi tiết những công việc hành
chính.
Báo cáo tường trình hàng năm của từng bộ phận.
Báo cáo về tình trạng các chương trình tập huấn ,bồi dưỡng ,
cung cấp văn phòng phẩm ,đánh giá công tác quản trị ,lương
bổng.

Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 20


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

c2.Cẩm nang:
Là một tập hồ sơ dưới dạng tờ rơi được đóng lại bằng cách
đục lỗ .Cẩm nang rất phổ biến tại các nước công nghiệp phất triển.
Cẩm nang kinh doanh
-Cẩm nang về chính sách

Cẩm nang hành chính
-Giới thiệu lịch sử công ty

-Cẩm nang về cơ cấu tổ chức

-Sơ đồ tổ chức công ty

-Cẩm nang về quản trị

-Liệt kê mục tiêu mỗi đơn vị

-Cẩm nang về lịch sử công ty và các
sản phẩm
-Cẩm nang thực hành về tiêu chuẩn
hóa hoặc thủ tục lưu trữ ,soạn thảo...
-Cẩm nang về quỹ phúc lợi

-Các chính sách tổng quát của
công ty và các quỹ phúc lợi
-Lề lối làm việc và thái độ mà
nhân viên cần có

-Cẩm nang về hội nhập môi trường
làm việc
-Cẩm nang chỉ dẫn công việc
-Cẩm nang của từng bộ phận:hành
chính,kế toán,sản xuất

Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 21


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

KẾT LUẬN
Qua tìm hiểu thực tế cũng như trong quá trình làm bài thuyết
trình,chúng ta có thể thấy rằng công việc kiểm tra hành chính văn
phòng đóng vai trò hết sức quan trọng.Đó là một trong 4 chức năng
quan trọng của quá trình quản trị văn phòng,dù không là chức
năng quan trọng nhất nhưng cũng không thể thiếu và nó hòa cùng
3 chức năng còn lại để công việc quản trị hành chính văn phòng đạt
hiệu quả cao nhất.

Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 22


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

Phần trò chơi:
A.Hệ thống các câu hỏi:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Khi làm một việc gì đó ,chúng ta phải làm đầu tiên là gì ?
Mục tiêu kinh doanh của các doanh nghiệp là tối đa hóa cái
gì?
Nhật Bản là một nước có nền kinh tế thế nào?
Đây là kiểu môi trường mà nhà quản trị không thể thay đổi
được?
Đây là một nguyên tắc của kiểm tra cần tập trung vào các
hoạt động thiết yếu và quan trọng?
Đây là phương pháp một trong 11 phương pháp kiểm tra?
Một trong các công cụ kiểm soát của nhà quản trị?

B.Phần đáp án

K
P
T

Ế
L
H
Ậ
C

H
Ợ
Á
P
Ẩ

O
I
T
V
T
M

Ạ
N
T

C
H
H

U
R
I
Ĩ M Ô
T R Ọ N
R
U
N
N
A
N

C.Keyword

KIỂM TRA

Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 23

Ậ
Ể
G

N
N
Đ

G
G

I

Ể

M


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

Phần đánh giá thành viên:
STT
1
2
3
4
5
6
7
8

HỌ VÀ TÊN
Trần Thị Kiều Diễm
Đặng Thị Thúy Hằng
Mai Thị Thu Hường
Đào Thị Thùy Linh
Nguyễn Thị Mai
Đỗ Thị Hạnh

Đỗ Thị Thu
Trần Thị Thương

Nhóm 3_QTKD 5_K8

NỘI DUNG CV
Phần III
Gộp bài và làm slide
Phần I
Phần VI
Phần V
Phần IV
Phần VII
Phần VII

Page 24

ĐÁNH
GIÁ
A
A
B+
B+
B+
B+
B+
B+


MÔN:QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD:Th.S BÙI THỊ KIM CÚC

NHẬN XÉT,ĐÁNH GIÁ CỦA GIẢNG VIÊN
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
Nhóm 3_QTKD 5_K8

Page 25