Slide quản trị học_ Chương 3: Chức năng tổ chức

CHƯƠNG V
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC


CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC
II. CẤU TRÚC TỔ CHỨC
III. PHÂN QUYỀN TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC
IV. HỆ THỐNG TỔ CHỨC KHÔNG CHÍNH THỨC


KHÁI NIỆM
Tổ chức là quá trình xác định:



các công việc cần phải làm và

những người làm các công việc đó,



định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ
phận và cá nhân



mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi
tiến hành công việc



thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và
đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.


VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC

 Công tác tổ chức tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động
quản trị nói riêng

 Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực.
 Tạo ra văn hoá tổ chức


CẤU TRÚC TỔ CHỨC
1. Khái niệm
Là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân
khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc
nhau, được chuyên môn hóa theo những chức
trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định, đảm bảo
thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác
định.


Sản xuất sản phẩm A
đạt 10% lợi nhuận tái đầu tư

Xem xét kế hoạch và mục
tiêu

Tuyển dụng

Quảng cáo

Ghi sổ sách

Đóng gói

Định giá

Đào tạo

Trả lương

Giám định

Gia công

Thuê mướn

Lắp ráp

Bán hàng

Vận chuyển

Vốn

Xác định các nhiệm
vụ

Phân loại và nhóm các
nhiệm vụ

Marketing

Tài chính

Nhân lực

Sản xuất

Bán hàng

Định giá

Tuyển dụng

Gia công

Quảng cáo

Ghi sổ sách

Đào tạo

Lắp ráp

Vận chuyển

Trả lương

Thuê mướn

Đóng gói

Vốn

Giám định


Nguyễn Văn Nam

Nguyễn Quang Hưng

Tuyển dụng

Bán hàng

Dương Hoài An

Nguyễn Lập Đức

Trần Nhật Hà

Giám định

Vận chuyển

Đào tạo

Giao công việc và
phân quyền

Thiết kế hệ thống mối quan
hệ

Nguyễn Quang Huy

Nguyễn Minh Hà

Quảng cáo

Sổ sách kế toán


ĐẶC ĐIỂM CẤU TRÚC TỔ CHỨC





Tính tập trung
Tính phức tạp
Tính tiêu chuẩn hóa


Bạn muốn làm việc cho Semco, Inc?
Một doanh nghiệp không có biểu đồ. Mọi người quyết định khi nào họ sẽ đến làm việc, về sản phẩm
nào để làm việc, tham dự bất kỳ các cuộc họp tham dự, và làm việc với bất kỳ người quản lý nào

họ muốn.
Không có giám đốc điều hành. Thay vào đó, vị trí được luân phiên giữa sáu nhà quản trị cao cấp
trong vòng 6 tháng. Tất cả mọi người có quyền truy cập vào các báo cáo tài chính, và các nhà
lãnh đạo tổ chức hội thảo để giúp mọi người hiểu chúng. Có võng trong cơ quan cho những giấc
ngủ trưa.


Trong đầu những năm 1980, Ricardo Semler tiếp quản công việc kinh doanh của gia đình từ
cha mình. Công việc kinh doanh máy móc công nghiệp ở Sao Paulo, Brazil, nhưng hoạt
động không tốt. Semler sa thải hầu hết các nhà quản lý và thực hiện các chiến lược
đề cập ở trên.
Kể từ khi Semler nắm giữ chức vụ, doanh thu của công ty đã tăng hơn 900%. Khi Semler thay
đổi công việc kinh doanh từ một tổ chức mang đặc điểm truyền thống, nhiều người bị sa
thải, hoặc từ bỏ bởi vì họ không thích tình trạng hỗn loạn mà họ nhìn thấy trong công ty
"mới".


Chỉ có những người còn lại đam mê về tính mới của công ty. Khi tuyển dụng nhân viên mới,
các ứng viên phải trải qua vô số các cuộc phỏng vấn thực hiện bởi chục người cùng một
lúc. Những người mới phải phù hợp với "cách Semco“
Tất cả nhân viên ký hợp đồng một mức độ cụ thể sản lượng hoặc năng suất, và họ chịu trách
nhiệm về
nó. Nếu họ không đáp ứng hợp đồng, sa thải hoặc họ tự nguyện rời bỏ.
Bạn nghĩ gì về cách thức của công ty Semco?


CÁC NGUYÊN TẮC
CẤU TRÚC TỔ CHỨC

 Tương thích giữa hình thức và chức năng

 Thống nhất chỉ huy
 Cân đối
 Tin cậy
 Linh hoạt
 Hiệu quả


CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CẤU TRÚC TỔ CHỨC



Mục tiêu và chiến lược



Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức



Quy mô



Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ



Môi trường bên ngoài



Trình độ nhà quản trị và trang thiết bị quản trị


CÁC MÔ HÌNH CẤU TRÚC TỔ CHỨC









Cấu trúc tổ chức đơn giản
Cấu trúc tổ chức chức năng
Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm
Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý
Cấu trúc tổ chức định hướng khách hàng
Cấu trúc tổ chức dạng ma trận
Cấu trúc tổ chức hỗn hợp


CẤU TRÚC TỔ CHỨC CHỨC NĂNG
Ưu điểm



Chuyên môn hóa công việc theo các bộ phận chức năng như marketing, tài
chính, nhân lực,…





Nâng cao sự phát triển đào tạo và huấn luyện chuyên môn trong bộ phận
Ra quyết định tập trung
Cấu trúc khá đơn giản thích hợp với DN kinh doanh 1 loại SP/DV trong 1 KV thị
trường


CẤU TRÚC TỔ CHỨC CHỨC NĂNG
Nhược điểm







Chỉ có NQT cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận
NQT dễ trở thành chuyên gia trong lĩnh vực hẹp nên tầm nhìn bị hạn chế
Nhấn mạnh mục tiêu bộ phận thay vì mục tiêu tổ chức
Tạo xung đột về thứ tự ưu tiên giữa các bộ phận
Khó khăn trong việc phối hợp giữa các bộ phận


CẤU TRÚC TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM
Ưu điểm



Gia tăng sự chuyên môn hóa công việc do chỉ tập trung vào tuyến sản phẩm phụ
trách





Xác định rõ trách nhiệm lợi nhuận
Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các NQT
Linh hoạt với những thay đổi về nhu cầu và môi trường của SP/DV


CẤU TRÚC TỔ CHỨC THEO SẢN PHẨM
Nhược điểm






Có thể sử dụng không hiệu quả nguồn lực của tổ chức
Thiếu sự hợp tác của các tuyến SP/DV trong tổ chức
Tạo sự cạnh tranh nội bộ về nguồn lực
Hạn chế khả năng thuyên chuyển nhân viên ngoài phạm vi tuyến sản phẩm họ
đang phục vụ


CẤU TRÚC TỔ CHỨC THEO KV ĐỊA LÝ

Ưu điểm



Lợi thế vùng:

• Sử dụng nguồn nguyên liệu tại chỗ cho phép tiết kiệm chi phí và thời gian
• Hiểu rõ hơn khách hàng tại từng khu vực
• Thiết lập mối quan hệ với các cơ quan địa phương
• Tăng cường sự kết hợp theo vùng



NQT phát triển các kỹ năng chuyên môn


CẤU TRÚC TỔ CHỨC THEO KV ĐỊA LÝ
Nhược điểm




Bộ máy tổ chức khá cồng kềnh
Dễ xảy ra xung đột giữa các mục tiêu của các bộ phận khu vực với mục tiêu
chung của tổ chức



Xuất hiện nhiều quy định để phối hợp và đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ
phận khu vực



Không khuyến khích nhân viên phát triển kiến thức về công việc tại các khu vực
khác


CẤU TRÚC TỔ CHỨC ĐỊNH HƯỚNG KHÁCH HÀNG
Ưu điểm





Đa dạng hóa các dạng khách hàng phục vụ
Nâng cao hiểu biết chuyên sâu về từng đối tượng khách hàng cụ thể
Khai thác mở rộng thị trường theo chiều sâu


CẤU TRÚC TỔ CHỨC ĐỊNH HƯỚNG KHÁCH HÀNG
Nhược điểm






Bộ máy tổ chức khá cồng kềnh, cần nhiều NQT tổng hợp
Cần nhiều chuyên gia về khách hàng
Khó kết hợp những nhu cầu khách hàng trái ngược nhau

Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực


CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG MA TRẬN
Ưu điểm



Tận dụng ưu điểm và hạn chế nhược điểm của CTTC chức năng và CTTC theo
SP/KH



Tăng khả năng sử dụng nguồn nhân lực và tài chính thích ứng với sự thay đổi
của môi trường

•
•
•
•

Linh hoạt điều động nhân sự giữa các bộ phận
Gia tăng sự quan tâm của nhân viên vào mục tiêu chung
Nâng cao kiến thức chuyên sâu từ nhiều lĩnh vực khác nhau
Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận


CẤU TRÚC TỔ CHỨC DẠNG MA TRẬN
Nhược điểm



Nhân viên dễ lâm vào trình trạng khó xử khi nhận những mệnh lệnh trái ngược
từ hai cấp trên



Sự bất mãn hay làm việc không hiệu quả của nhân viên khi phải chuyển tiếp giữa
các dự án


Đặc điểm của tổ chức

Loại cơ cấu phù hợp

 Quy mô nhỏ
 Phạm vi hoạt động toàn cầu hay quốc tế
 Hoạt động trong môi trường cạnh tranh cao và công nghệ thay

 Đơn giản, Chức năng
 KVĐL, Hỗn hợp

đổi nhanh

 Ma trận

 Áp lực đòi hỏi sử dụng hợp lý các nguồn lực khan hiếm
 Khách hàng:

 Ma trận

* Thay đổi
* Đa dạng
* Ổn định

 Đòi hỏi áp dụng những thiết bị đặc biệt
 Đòi hỏi chuyên môn hóa kỹ năng
 Các chi phí vận chuyển nguyên liệu cao

* Ma trận
* Sản phẩm
* Chức năng

 Sản phẩm
 Chức năng
 Khu vực địa lý