Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác thanh toán điện tử tại Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Lời mở đầu
I. Lý do chọn đề tài
Thực hiện chủ trơng phát triển và mở rộng thanh toán qua ngân hàng để
từng bớc phù hợp với quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trờng có sự quản
lý của Nhà nớc, ngành ngân hàng đã từng bớc triển khai mạnh mẽ các công việc
cụ thể là: hoàn thiện hoá các thể lệ thanh toán hiện đại hoá công nghệ ngân
hàng.
Thực hiện chủ trơng hiện đại hoá công nghệ ngân hàng, đổi mới các
nghiệp vụ ngân hàng để phục vụ tốt nhất khách hàng trong nớc, từng bớc hội
nhập với hệ thống tài chính tiền tệ khu vực và quốc tế, phơng thức thanh toán
điện tử đã ra đời nối mạng toàn quốc trong hệ thống Ngân hàng công thơng
Việt Nam.
Dới sự lãnh đạo của Đảng, Chính phủ và của NHNN, đến nay có thể nói
chủ trơng trên đợc thực hiện là phù hợp với tình hình thực tế. Tuy phơng thức
thanh toán điện tử mới đợc đa vào áp dụng trong vài năm trở lại đây, nhng qua
kết quả đã minh chứng rằng việc mở rộng thanh toán điện tử là cần thiết, hoàn
toàn có khả năng thực hiện tốt thanh toán điện tử sẽ góp phần tạo thêm nguồn
vốn cho sự nghiệp CNH-HĐH đất nớc, giảm lợng tiền mặt lu thông trên thị tr-
ờng, thúc đẩy tiến trình đổi mới công nghệ thanh toán qua ngân hàng. Bên cạnh
những u điểm, phơng thức thanh toán điện tử cũng còn bộc lộ một số hạn chế
cần đợc nghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa.
Xuất phát từ mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nghiên cứu
các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán của NHTM nói chung và của
chi nhánh Ngân hàng công thơng Hai Bà nói riêng.
Vì vậy em đã chọn đề tài "Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lợng
công tác thanh toán điện tử tại NHCT Hai Bà Trng".
II. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
1. Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản, tình hình thực tế tại chi
nhánh NHCT Hai Bà Trng về công tác thanh toán điện tử.
2. Thời gian nghiên cứu đợc tập trung chủ yếu ở năm 2003 và năm 2004.

1
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Do điều kiện về khả năng nghiên cứu, hiểu biết của cá nhân còn hạn chế,
thời gian thực tế cha nhiều nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu
xót. Em rất mong đợc sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo để bài viết của em đợc
hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
4
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
5
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
tợng mất ổn định tiền tệ có thể dẫn đến lạm phát, song việc đảm bảo an toàn tài
chính rất khó khăn vì có thể xảy ra mất cắp
Để khắc phục đợc những mặt tồn tại trên, phơng thức thanh toán không
dùng tiền mặt ra đời. Nó không những giúp giải quyết các khoản nợ trong nền
kinh tế quốc dân một cách dễ dàng mà còn đem lại hiệu quả to lớn cho nền kinh
tế - xã hội.
2.2. ý nghĩa của thanh toán không dùng tiền mặt
Trong thực tế, nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển thì việc thanh
toán, chi trả bằng tiền mặt ngày càng ít đi và thay thế là quá trình thanh toán
không dùng tiền mặt, ở các nớc có nền kinh tế phát triển thì tỷ lệ thanh toán
không dùng tiền mặt là rất lớn, hầu hết mọi giao dịch đều đợc tập trung thông
qua ngân hàng để thanh toán, chính vì vậy thanh toán không dùng tiền mặt có ý
nghĩa rất lớn.
Thanh toán không dùng tiền mặt giúp ngân hàng và các tổ chức tài chính
có thể phát huy đợc khả năng huy động vốn tạm thời nhàn rỗi trong nền kinh tế

để cho vay phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế, tăng cờng nguồn vốn cho ngân
hàng.
Việc mở rộng thanh toán không dùng tiền mặt góp phần thực hiện tốt
chính sách tiền tệ của nhà nớc.
Tạo điều kiện giảm chi phí lu thông tiền mặt, tiết kiệm lao động xã hội,
tăng cờng độ an toàn và phòng ngừa rủi ro.
II. Vai trò, ý nghĩa, nguyên tắc thanh toán và các phơng thức
thanh toán giữa các ngân hàng
1. Vai trò
Thanh toán qua lại giữa ngân hàng thể hiện chức năng tập trung thanh
toán của ngân hàng đối với nền kinh tế và điều hoà vốn trong nội bộ ngân hàng.
Thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng chính là thực hiện
đợc yêu cầu của công tác thanh toán không dùng tiền mặt đó là: nhanh chóng,
kịp thời, chính xác, an toàn tài sản, tăng nhanh vòng quay vốn góp phần tiết
giảm chi phí lu thông do không phải in ấn vận chuyển tiền mặt từ nơi này sang
nơi khác.
6
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Để thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng thì đòi
hỏi ngân hàng phải cải tiến thể lệ, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt cho
phù hợp với yêu cầu của việc trao đổi thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ của toàn
xã hội, tăng cờng trang thiết bị kỹ thuật phục vụ thanh toán nhanh chóng chính
xác, cải tiến việc điều hành và quản lý vốn trong ngân hàng.
2. ý nghĩa
Thanh toán vốn giữa các ngân hàng là hoạt động nghiệp vụ nhằm thực
hiện đầy đủ chức năng trung gian thanh toán của ngân hàng và góp phần thực
hiện các chức năng cơ bản khác nhau của ngân hàng.
Là nghiệp vụ tạo nên mối liên hệ nối liền các cơ sở Ngân hàng thành một
hệ thống chặt chẽ, tạo điều kiện thu hút vốn nhàn rỗi vào Ngân hàng.
Có tác động qua lại và ảnh hởng đến bản chất của các công cụ hiện có

trên thị trờng tiền tệ, tác động đến mức dự trữ của các ngân hàng, từ đó có tác
động đến cơ chế truyền động của chính sách tiền tệ.
3. Các nguyên tắc
Tổ chức tốt công tác thanh toán giữa các ngân hàng trong nền kinh tế đợc
nhanh chóng, chính xác từ đó góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn.
Tăng cờng quá trình kiểm soát các nghiệp vụ thanh toán, hạn chế di
chuyển tiền mặt giữa các địa phơng từ đó hạ chế các hiện tợng tham ô, lợi dụng
và tiết kiệm đáng kể chi phí lu thông.
Phát huy vai trò của ngân hàng trong việc tập trung công tác thanh toán
của nền kinh tế, tăng cờng nguồn vốn cho hoạt động ngân hàng.
Coi quá trình thanh toán giữa các ngân hàng là một khâu của quá trình
thanh toán không dùng tiền mặt.
Để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trờng, đất nớc càng phát triển, đời
sống của ngời dân không ngừng tăng lên, sản xuất lu thông hàng hoá ngày càng
phát triển, việc thanh toán giữa các tổ chức, đơn vị kinh tế đợc thực hiện dới
hình thức không dùng tiền mặt, còn với hình thức đa dạng không chỉ ở cùng
một ngân hàng mà họ còn mở tài khoản ở các ngân hàng khác nhau, chính vì
vậy việc tổ chức thanh toán qua lại giữa các ngân hàng là một yêu cầu cần thiết
và khách quan.
7
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Trong thanh toán không dùng tiền mặt: Ngời trả tiền và ngời thụ hởng
đều có tài khoản ở một ngân hàng thì thanh toán chỉ đơn giản là trích chuyển
tiền trên các tài khoản ở cùng một ngân hàng. Nhng nếu ngời trả tiền và ngời
thụ hởng ở các ngân hàng khác nhau thì đòi hỏi phải có ít nhất 2 ngân hàng
tham gia thực hiện thanh toán, thông qua nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các
ngân hàng. Thanh toán giữa các ngân hàng còn do nhu cầu của việc tập trung và
điều hoà vốn thuộc ngân sách nhà nớc, của các ngành, các tổ chức kinh tế.
Ngoài ra, xuất phát từ các nghiệp vụ ngân hàng từ yêu cầu của công cuộc
điều hoà vốn trong từng hệ thống ngân hàng cũng đòi hỏi phải tổ chức nghiệp

vụ thanh toán giữa các ngân hàng.
4. Các phơng thức thanh toán giữa các ngân hàng
Do cơ cấu tổ chức của hệ thông ngân hàng Việt Nam hiện nay, mỗi hệ
thống độc lập về vốn, mỗi NHTM đợc tổ chức thành lập từ trung ơng đến cơ sở.
Vì vậy thanh toán giữa các đơn vị ngân hàng đợc thực hiện theo các phơng thức
sau:
- Phơng thức thanh toán liên hàng
- Phơng thức thanh toán bù trừ
- Phơng thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại NHNN hoặc qua tài
khoản tiền gửi tại tổ chức tín dụng khác.
- Phơng thức thanh toán uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ.
III. Phơng thức thanh toán điện tử (TTĐT) ở ngân hàng công thơng
1. Các quy định chung
Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng qua
máy vi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung
trong hệ thống Ngân hàng Công thơng Việt Nam.
- Mọi khách hàng giao dịch với Ngân hàng Công thơng Việt Nam đều đ-
ợc tham gia hệ thống thanh toán điện tử theo cơ chế thanh toán qua ngân hàng
ban hành theo quyết định số 22/QĐ-NH1 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nớc và
các văn bản hớng dẫn của Tổng giám đốc Ngân hàng Công thơng Việt Nam.
8
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
9
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
10
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
11
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
12
Website: Email : Tel (: 0918.775.368

13
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
14
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
15
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
3. Quy trình hạch toán
3.1. Tại ngân hàng phát lệnh (NHPL)
3.1.1. Tạo lập lệnh thanh toán
3.1.1.1. Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ giấy
- Khách hàng có nhu cầu thanh toán, chuyển tiền lập và nộp vào NHPL
các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của ngân hàng nhà nớc và
hớng dẫn của ngân hàng công thơng đối với từng thể thức thanh toán.
- Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận đợc chứng từ của khách hàng nộp
vào, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra số d tài
khoản của khách hàng (lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng).
Nếu đủ điều kiện, KTV nhập chứng từ vào chơng trình kế toán giao dịch. Sau
đó ghi số lệnh thanh toán và ký tên lên chứng từ gốc, chuyển cho trởng phòng
kế toán hoặc ngời đợc uỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM).
- KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyển đến, kiểm soát lại tính
hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định. Nếu đủ điều kiện thanh toán,
KSV vào phần kiểm soát để kiểm tra lệnh thanh toán trên máy tính. KSV nhập
lại các yếu tố bắt buộc là: số tiền, ngân hàng nhận lệnh. Tuỳ theo yêu cầu quản
lý để đảm bảo sự khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính,
trởng phòng kế toán có thể thiết lập để nhập lại các yếu tố cần thiết khác nh: Mã
NHB, tài khoản ngời phát lệnh, tài khoản ngời nhận lệnh. Nếu khớp đúng, ký
chữ ký kiểm soát trên chứng từ gốc trớc khi quyết định chấp nhận ghi KHM
trên máy tính để chuyển đi. Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ phận kế toán
CTĐT chuyên trách.
- Sau khi tính KHM, chứng từ đợc tự động hạch toán và chuyển đi, bút

toán hạch toán đợc tự động gửi về trung tâm/ chi nhánh để đối chiếu.
3.1.1.2. Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ điện tử:
NHPL nhận đợc chứng từ điện tử từ các hệ thống thanh toán nội bộ, thanh
toán song biên, thanh toán điện tử liên ngân hàng (TTLNH), bù trừ điện tử,
ngân hàng bán lẻ (thanh toán trực tiếp từ khách hàng) chuyển đến. Sau khi đã
16
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
đợc giải mã, chứng từ hợp lệ sẽ đợc chơng trình tự động chuyển hoá thành lệnh
thanh toán trong hệ thống NHCTVN.
Kiểm soát viên căn cứ bảng kê chứng từ điện tử nhận đến từ các hệ thống
thanh toán trên, lựa chọn lệnh thanh toán từng hệ thống để tính KHM theo lô
chuyển đi ngân hàng nhận lệnh (NHNL). Trờng hợp cần thiết có thể lựa chọn
tính KHM từng lệnh thanh toán nh đối với chứng từ tạo lập từ chứng từ giấy để
kiểm soát.
- Sau khi tính KHM, lệnh thanh toán đợc tự động hạch toán và chuyển đi,
bút toán hạch toán đợc tự động gửi về trung tâm/chi nhánh để đối chiếu.
3.2. Hạch toán:
3.2.1. Tại ngân hàng phát lệnh
3.2.1.1. Lệnh thanh toán của khách hàng:
- Đối với lệnh thanh toán có:
Nợ: TK tiền gửi khách hàng hoặc TK thích hợp
Có: TK ĐCV trong kế hoạch
- Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền: (chỉ thực hiện đối với các trờng
hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thoả thuận đợc NHCTVN chấp
thuận):
Khi lập lệnh thanh toán nợ chuyển đi hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Khi nhận đợc điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17 - CTĐT), KSV
kiểm tra KHM, nếu hợp lệ chơng trình tự động hạch toán:

Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Có: TK khách hàng
Trờng hợp NHNL từ chối thanh toán đối với lệnh thanh toán nợ, NHNL
lập lệnh thanh toán nợ nội bộ trả lại NHPL, trong nội dung phải ghi rõ lý do từ
chối. NHPL hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Có: TK ĐCV trong kế hoạch
17
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Các trờng hợp thanh toán séc bảo chi, séc chuyển tiền thực hiện theo
điểm 2.1.2. dới đây.
3.2.1.2. Lệnh thanh toán nội bộ
- Đối với lệnh thanh toán có
Nợ: TK thích hợp
Có: TK trong kế hoạch
- Đối với lệnh thanh toán nợ (sử dụng để thanh toán séc bảo chi, séc
chuyển tiền và các chuyển tiền nội bộ khác theo hớng dẫn cụ thể của
NHCTVN):
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK thích hợp
- Trờng hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCT TW:
Hàng ngày khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo thanh toán tại chi
nhánh vợt tỷ lệ quy định, chi nhánh chuyển vốn về NHCTVN. Trên cơ sở số
vốn phải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK tiền gửi của chi nhánh tại
NHNN trên địa bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ
thanh toán để chuyển sang NHNN. Đồng thời KTV lập lệnh thanh toán chuyển
về NHCTVN (số hiệu 999) và hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK tiền gửi tại ngân hàng nhà nớc.
- Trờng hợp chuyển các loại vốn khác về NHCTVN (điều chuyển giữa

các loại vốn giữa TW với chi nhánh)
Căn cứ nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các chứng từ liên quan
và các văn bản hớng dẫn hiện hành của NHCTVN, chi nhánh thực hiện lập
chứng từ điện tử
Việc lập và kiểm soát chứng từ đợc thực hiện nh điểm 1.1 nêu trên.
3.2.2. Tại ngân hàng nhận lệnh (NHNL)
3.2.2.1. Quy trình xử lý lệnh thanh toán đến
Bộ phận kế toán phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực tiếp để theo
dõi lệnh thanh toán đến. Khi nhận đợc lệnh thanh toán đến, kế toán CTĐT
thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra KHM.
18
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
KSV khi nhận đợc thông báo phải thực hiện việc kiểm tra KHM kịp thời.
Sau khi KSV kiểm tra KHM, lệnh thanh toán đợc tự động hạch toán, bút toán
hạch toán đợc tự động gửi về TTTT/chi nhanh để đối chiếu.
a) Tại các chi nhánh NHCT
* Đối với lệnh thanh toán của NHNL (chứng từ nội bộ hoặc chứng từ
chuyển cho ngời nhận lệnh tại NHNL)
- KSV kiểm tra KHM theo từng lệnh thanh toán, kiểm tra thông tin ngời
nhận lệnh, nếu đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản ngợ nhận
lệnh, nếu không đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản chờ thanh
toán để xử lý theo quy trình xử lý sai sót.
- Sau khi đợc kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in
phục hồi lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 2 liên: 1 liên dùng báo nợ hoặc
báo có khách hàng, 1 liên lu nhật ký chứng từ. Các lệnh thanh toán in ra phải ký
đầy đủ chữ ký theo quy định.
- Đối với lệnh thanh toán nợ có uỷ quyền, sau khi kiểm tra kiểm soát, nếu
đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào tài khoản ngời trả tiền đồng thời
lập điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17-CTĐT) gửi đến NHPL. Nếu
không đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chừo thanh toán

sau đó lập lệnh thanh toán chuyển trả NHPL, trong nội dung lệnh thanh toán
ghi rõ lý do từ chối.
* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp cho các điểm giao dịch trực tiếp
thuộc CN.
- Các lệnh thanh toán này đợc chơng trình tự động hạch toán và tự động
chuyển tiếp đến điểm giao dịch.
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến (mẫu 03-CTĐT)
theo nhóm riêng để theo dõi đối chiếu với điểm giao dịch.
* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp ra ngoài hệ thống.
19
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
- KSV lựa chọn nhóm lệnh thanh toán theo từng hệ thống (bù trừ,
TTLNH ) để kiểm tra KHM theo lô. Ch ơng trình tự động định khoản và hạch
toán vào tài khoản thích hợp đối với từng hệ thống thanh toán.
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo
từng nhóm thanh toán để thực hiện chuyển tiếp.
- Đối với lệnh thanh toán đến để đi thanh toán bù trừ giấy, kế toán CTĐT
in phục hồi lệnh thanh toán ra giấy để lập bảng kê đi thanh toán bù trừ theo quy
định của NHNNVN.
- Các chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch để đi thanh toán song biên đợc
chơng trình tự động hạch toán và chuyển tiếp về trung tâm thanh toán.
* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp đi chi nhánh NHCT khác (chứng
từ nhận đến từ các điểm giao dịch trực thuộc CN để chuyển tiếp đi CN NHCT
khác)
- Các lệnh thanh toán này đợc hệ thống tự động hoạch toán và tự động
chuyển tiếp đến ngân hàng nhận lệnh.
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ nhận đến từ điểm giao
dịch (mẫu 03-CTĐT) để kiểm tra và lu trữ.
* Đối với lệnh thanh toán giữa các điểm giao dịch trong cùng CN.
- Lệnh thanh toán đợc hạch toán tự động và tự động chuyển tiếp đến điểm

giao dịch nhận lệnh.
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu cuối ngày (mẫu 05-CTĐT) để kiểm
tra, đối chiếu với điểm giao dịch.
b) Tại điểm giao dịch.
Chỉ thực hiện xử lý đối với lệnh thanh toán có ngời hởng tại điểm giao
dịch nh điểm 1.1.1 nêu trên.
3.2.3. Tại trung tâm thanh toán (TTTT)
- Tại TTTT mở tài khoản điều chuyển vốn trong kế hoạch cho từng chi
nhánh để hạch toán đối chiếu. Tài khoản của chi nhánh NHCT nào sẽ mang số
20
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
hiệu ngân hàng của chi nhánh NHCT đó. Đối với chi nhánh trực thuộc (CN cấp
1), TTTT mở một số các tài khoản ĐCV khác để phản ánh và quản lý các loại
vốn giữa TW với CN.
* Lu ý: Đối với chi nhánh phụ thuộc (CN cấp 2) chỉ đợc mở duy nhất TK
ĐCV trong kế hoạch
- Khi nhận chuyển tiền từ các chi nhánh, tại TTTT chơng trình tự động kiểm
tra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo các nội dung để hạch toán:
+ Tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ - thanh toán Có
+ Phạm vi thanh toán trong hệ thống - ngoài hệ thống
3.2.3.1. Xử lý các chuyển tiền trong hệ thống:
- Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL
đợc hạch toán tự động, tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối
chiếu với NHNL.
- Trờng hợp nhận đợc lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khoá sổ của
TTTT, các lệnh thanh toán này sẽ đợc hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt
động kế tiếp của hệ thống.
- Sau giờ khoá sổ của TTTT, các lệnh thanh toán cha đợc đối chiếu đợc
chuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp.
TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi

xử lý và lu trữ.
3.2.3.2. Xử lý các chuyển tiền ra ngoài hệ thống
* Trờng hợp nhận đợc các chuyển tiền ra ngoài hệ thống trớc giờ khoá sổ
của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH
- KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chơng trình tự động hạch toán
vào tài khoản thích hợp đợc đăng ký trong chơng trình và tự động tạo chứng từ
đi cho thanh toán song biên, liên NH
- KTV tại TTTT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo
từng nhóm thanh toán riêng để làm cơ sở kiểm soát chuyển tiếp ra ngoài hệ
thống.
21
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
* Trờng hợp nhận đợc lệnh thanh toán ra ngoài hệ thống sau giờ khoa sổ
của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH
- KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chơng trình tự động hạch toán
vào tài khoản ĐCV chờ thanh toán.
- KTV in thống kê chứng từ tồn đọng theo từng nhóm riêng để theo dõi
đối chiếu
- Vào ngày giao dịch kế tiếp, TTTT lựa chọn các lệnh thanh toán còn tồn
đọng kích hoạt để chơng trình tự động vớt đi cho thanh toán song biên, liên
NH và kết sinh bút toán tất toán tài khoản ĐCV chờ thanh toán cho các
chứng từ tồn đọng đợc lựa chọn.
3.2.3.3. Xử lý các khoản chuyển tiền nội bộ giữa TTTT với chi nhánh.
- Các chuyển tiền tạo lập từ chứng từ giấy để chuyển đi các chi nhánh
NHCT đợc thực hiện nh đối với chứng từ đi từ chi nhánh (mục I điểm 1.1)
- Các chuyển tiền nội bộ nhận đến từ các chi nhánh đợc xử lý nh đối với
các lệnh thanh toán nội bộ tại các chi nhánh (mục II điểm 1.1.1)
3.2.3.4. Hạch toán
* Đối với chuyển tiền giữa các chi nhánh trong hệ thống:
- Đối với lệnh thanh toán Có:

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.
Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.
- Đối với lệnh thanh toán Nợ:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL.
Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.
* Đối với các chuyển tiền ra ngoài hệ thống NHCT qua thanh toán
song biên, thanh toán điện tử LNH đ ợc tự động toán:
a. Trờng hợp nhận đợc lệnh thanh toán của chi nhánh trớc giờ ngừng
thanh toán song biên, liên NH :
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL
Có: TK thu chi hộ (TT song biên hoặc TTLNH)
22
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
b. Trờng hợp nhận đợc lệnh thanh toán của chi nhánh sau giờ ngừng
thanh toán song biên, liên NH :
Nợ TK ĐCV trong kế hoạch NHPL
Có TK ĐCV chờ thanh toán
* Hạch toán các khoản vốn từ chi nhánh NHCT về TTTT:
a. Trờng hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCTVN
- Khi nhận chuyển chuyển tiền gửi vốn của chi nhánh chuyển về, TTTT
hạch toán
Nợ: TK ĐCV thanh toán hệ thống
Có: TK ĐCV trong kế hoạch của CN gửi vốn
- Nhận đợc giấy báo có của NHNN chuyển đến TTTT hạch toán:
Nợ: TK tiền gửi của NHCTVN tại NHNNTW
Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống
b. Trờng hợp nhận các loại vốn khác của chi nhánh chuyển về NHCT
Việt Nam
- Đối với lệnh thanh toán có:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL

Có: TK ĐCV thích hợp
- Đối với lệnh thanh toán nợ:
Nợ: TK ĐCV thích hợp
Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL
* Hạch toán các khoản chuyển vốn về chi nhánh
Khi chi nhánh cần tiếp vốn, TTTT căn cứ giấy đề nghị tiếp vốn của chi
nhánh đã đợc NHCTVN phê duyệt, lập chứng từ thanh toán qua NHNN để trích
tài khoản tiền gửi của NHCTVN tại NH Nhà nớc Trung ơng chuyển tiếp vốn
cho NH xin tiếp vốn. Đồng thời lập lệnh thanh toán và hạch toán:
Nợ: TK ĐC vốn trong KH (CN nhận vốn).
Có: TK tiền gửi TT tại sở giao dịch NHNNVN
Cuối ngày, kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu ch uyển tiền đi, đến trong
ngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trớc khi khoá sổ cuối ngày. Các báo
23
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
cáo này thực hiện lu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày. Ngoài ra, các
đơn vị thanh toán thực hiện in các loại báo cáo sau:
+ Đối với chi nhánh và TTTT in báo cáo 02,03,04,14,15,16 CTĐT.
3.2.4. Sai sót và điều chỉnh
3.2.4.1. Sai sót và điều chỉnh tại ngân hàng phát lệnh (NHPL).
* Sai sót phát hiện khi cha tính KHM.
Mọi sai sót phát hiện khi cha tính KHM, KTV đợc phép sửa lại cho
đúng.
* Sai sót phát hiện sau khi KSV đã tính KHM
Các sai sót phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã đợc tính KHM đều phải
đợc điều chỉnh bằng bút toán. Cụ thể, từng trờng hợp đợc xử lý nh sau:
- Chuyển tiền thiếu:
Khi phát hiện chuyển tiền thiếu, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh
toán chuyển đến thiếu để lập bổ sung. Nội dung lệnh thanh toán lập bổ sung
phải ghi rõ chuyển bổ sung cho lệnh thanh toán số ngày và hạch toán nh

các lệnh thanh toán đi bình thờng.
- Chuyển tiền thừa:
Khi phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi, ngân
hàng phát lệnh phải lập ngay điện thông báo (mẫu 13-CTĐT) và lập biên bản
chuyển tiền thừa gửi ngân hàng nhận lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời. Tuỳ
từng trờng hợp cụ thể, NHPL xử lý nh sau:
+ Trờng hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi
nhng NHNL cha kiểm tra KHM:
KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh thanh toán chuyển thừa để lập
phiếu điều chỉnh và hạch toán:
Đối với lệnh thanh toán có:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Nợ đỏ: TK đã trích thừa
24
Số tiền chuyển thừa
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Đồng thời lập điện tra soát (mẫu 12-CTĐT) gửi NHNL để yêu cầu hoàn
trả số tiền thừa và ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý.
Khi nhận đợc lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa nói trên, NHPL
hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý
Đối với lệnh thanh toán nợ:
Lập phiếu điều chỉnh hạch toán:
Có đỏ: TK thích hợp
Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số
tiền chuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán

Có: TK ĐCV trong kế hoạch
+ Trờng hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi gửi lệnh thanh toán đi,
NHNL đã kiểm tra KHM:
NHPL phải lập ngay điện thông báo gửi NHNL để có biện pháp xử lý kịp
thời. Đồng thời lập biên bản chuyển tiền thừa (mẫu 18-CTĐT) gửi NHNL, xác
định nguyên nhân, quy trách nhiệm của những ngời liên quan và xử lý hạch
toán:
Đối với lệnh thanh toán có:
Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa và chứng từ gốc để lập phiếu điều chỉnh
hạch toán:
Nợ: TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót)
Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã trích thừa)
Đồng thời lập điện tra soát gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và
ghi nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Nếu NHNL đã chi trả số tiền
25
Số tiền thu hồi đợc
Số tiền chuyển thừa
Số tiền chuyển thừa
Số tiền chuyển thừa