Báo cáo thực tập: Nghiệp vụ Hướng Dẫn Viên Trong Phòng Kinh Doanh Nội Địa Của Công Ty Cổ Phần Sự Kiện Vina

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................................................3
CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VINA...............................................................5
1.1.Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần sự kiện Vina................................................5
1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty cổ phần sự kiện Vina...........................................................7
1.2.1.Chức năngmôi giới các dịch vụ trung gian.................................................................................7
1.2.2. Chức năngsản xuất...................................................................................................................8
1.2.3. Chức năngkhai thác các dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách...................................................8
1.3. Các ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần sự kiện Vina....................................................9
1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy và quản lý của công ty..........................................................................10
1.4.1 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần sự kiện Vina......................................................11
1.4.2.Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận..............................................................................11
1.4.2.1.Giám đốc..............................................................................................................................11
1.4.2.2. Phó giámđốc tài chính.........................................................................................................12
1.4.2.3. Phó giám đốc marketing......................................................................................................12
1.4.2.4. Phòng hành chính kế toán...................................................................................................12
1.4.2.5. Phòng nhân sự.....................................................................................................................12
1.4.2.6. Phòng kinh doanh nội địa....................................................................................................13
1.4.2.7. Phòng kinh doanh quốc tế...................................................................................................13
1.4.2.8. Phòng tổ chức sự kiện.........................................................................................................14
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1............................................................................................................................15
CHƯƠNG 2 HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN HƯỚNG DẪN VIÊN TRONG PHÒNG KINH DOANH NỘI ĐỊA
CỦA CÔNG TY CỔ PHẬN SỰ KIỆN VINA.................................................................................................16
2.1. Cơ cấu tổ chức của bộ phận hướng dẫn viên tại công ty Cổ Phần Sự Kiện Vina........................16
2.1.1. Mô hình cơ cấu tổ chức .........................................................................................................16
2.1.2. Các vị trí làm việc ...................................................................................................................16
2.1.2.1. Quản lý phòng kinh doanh nội địa.......................................................................................16
2.1.2.2. Điều hành............................................................................................................................17

2.1.2.3. Hướng dẫn viên...................................................................................................................17
2.1.2.4. Hướng dẫn viên công ty......................................................................................................17
2.1.2.5. Cộng tác viên......................................................................................................................18

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của bộ phận phòng kinh doanh nội địa công ty Cổ Phần Sự Kiện
Vina...................................................................................................................................................19
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2............................................................................................................................23
CHƯƠNG 3: QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI BỘ PHẬN HƯỚNG DẪN VIÊN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN
VINA.....................................................................................................................................................24
3.1. Vị trí và nhiệm vụ trong thời gian thực tập................................................................................24
3.2. Mô tả công việc thực tập...........................................................................................................24
3.2.1. Đối với một chương trình du lịch cụ thể.................................................................................24
3.2.2 Đối với công ty........................................................................................................................25
3.3.1. Thực hiện quy trình trước khi gặp khách................................................................................25
3.3.2. Thực hiện quy trình khi gặp khách..........................................................................................27
3.3.3. Thực hiện quy trình sau khi tiễn khách...................................................................................29
3.4. Bài học kinh nghiệm...................................................................................................................29
3.5. Một số kiến nghị và giải pháp....................................................................................................30
3.5.1. Khoa Du Lịch...........................................................................................................................30
3.5.2. Bộ phận hướng dẫn viên của công ty Cổ Phần Sự Kiện Vina...................................................30
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3............................................................................................................................31
KẾT LUẬN..............................................................................................................................................32

2

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay cùng với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước thì du
lịch không chỉcòn là một ngành mang lại hiệu quả kinh tế mà còn là đòn bẩy,
thúc đẩy sự phát triển kinh tế quốc dân tạo động lực cho phát triển kinh tế toàn
diện.Du lịchlà sợi dây gắn kết các quốc gia,dân tộc trên thế giới.
Du lịch Việt Nam đã có những biến chuyển mạnh mẽ đang dần khẳng định
mình trong lòng du khách trong và ngoài nước, đây là một biểu hiện đáng mừng
cho một ngành công nghiệp không khói này.Việt Nam có rất nhiều lợi thế tiềm
năng để phát triển ngành du lịch, chúng ta có lợi thế đặc biệt về địa lý, kinh tế và
chính trị. Tài nguyên du lịch Việt Nam phong phú và đa dạng về cấu trúc địa
hình, nên ban tặng chúng ta đồng bẳng màu mỡ, đồi núi cao nguyên, sông suối
phù sa… tạo hóa cho chúng ta nhiều phong cảnh đẹp như Hạ Long 2 lần được
UNESCO công nhận là di sản thiên nhiên thế giới. Bên cạnh đó, lịch sử oai
hùng giữ nước của dân tộc được gìn giữ qua hàng nghìn năm, đê lại cho con
cháu về sau nhiều di sản như: cố đô Huế, phố cổ Hội An, di tích Mỹ Sơn đã
được UNESCO công nhận là di sản văn hóa thế giới. Bản sắc văn hóa được lưu
giữ truyền từ đời này sang đời khác cùng với đó là đa dạng về phong tục tập
quán của 54 dân tộc anh em trên mảnh đất chữ “S” tạo nên chúng ta sự phong
phú và nét truyền thống riêng biệt của mỗi dân tộc. Nhận rõ được tầm quan
trọng của du lịch, Đảng và Nhà nước đã sớm xác định: du lịch là một ngành kinh
tế tổng hợp quan trọng mang nội dung văn hóa sâu sắc, có tính lien ngành, lien
vùng và xã hội, phát triển nhằm nhu cầu đáp ứng tham quan, giải trí, nghỉ dưỡng
của du khách trong và ngoài nước, đồng thời phát triển du lịch là một hướng
chiến lược quan trọng trong phát triển nền kinh tế-xã hội góp phần thực hiện
phát triển Công nghiệp hóa-Hiện đại hóa đất nước.

3

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Thấy rõ được tầm quan trọng của du lịch đối với nền kinh tế quốc dân và trong
đời sống của mỗi người dân, với mong muốn mở mang thêm nhiều kiến thức, đi
khắp nới trên thế giới.Em đã chọn nghề hướng dẫn viên du lịch là nghề nghiệp
sau này của mình. Em luôn cảm thấy tự hào khi mình là người thay mặt cho
người dân Việt Nam giới thiệu cho bạn bè quốc tế về những nét đẹp văn hóa,
những phong tục độc đáo của con người Việt Nam.
Có những trải nghiệm thực tế để em hiểu và biết sâu hơn về du lịch,thầy cô
trong khoa đã tạo điều kiện cho chúng em đi thực tập tại các doanh nghiệp.Em
xin dành lời cảm ơn chân thành nhất đến công ty cổ phần sự kiện Vina đã tạo
mọi điều kiện tốt nhất để em có cơ hội rèn luyện và nâng cao năng lực bản thân
cũng như có có những kinh nghiệm đầu tiên khi bước vào nghề.Sau đây là báo
cáo kết quả tìm hiểu và thực tập tại công ty Cổ Phần Sự Kiện Vina, bài báo cáo
gồm 3 chương:
• Chương 1 Khái Quát Về Công Ty Cổ Phần Sự Kiện Vina
• Chương 2 Hoạt Động Của Bộ Phận Hướng Dẫn Viên Trong Phòng
Kinh Doanh Nội Địa Của Công Ty Cổ Phần Sự Kiện Vina
• Chương 3 Quá trình Thực Tập Tại Bộ Phận Hướng Dẫn Viên Trong
Phòng Kinh Doanh Nội Địa Của Công Ty Cổ Phần Sự Kiện Vina

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VINA
1.1.Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần sự kiện Vina
• Tên công ty: công ty Cổ Phần Sự Kiện Vina

• Tên công ty viết bằng tiếng Anh: VINAEVENTS., JSC
• Mã số doanh nghiệp: 0105375648
• Ngày cấp mã DN: 22/06/2001
• Ngày bắt đầu hoạt động: 22/06/2001
•

Địa chỉ: Số 27 phố Hàng Bài, Phường Hàng Bài, Quận Hoàn
Kiếm, Hà Nội,Tầng 4 – 12A Ngõ Bà Triệu, Hai Bà Trưng, Hà Nội.

• Điện thoại: 0439388639
• Fax: 0439388640
•

E-mail:

•

Website : www.vinaevents.vn

• Giám đốc: Nguyễn Trọng Tiến

Hình 1.1.Logo công ty cổ phần sự kiện Vina
5


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

(Nguồn:Website :www.vinaevents.vn)

 Từ năm 2001 đến2005:Tiền thân của VinaEvents là Công ty XNK

Hợp tác và Đầu tư Quốc tế, chuyên tổ chức Hội thảo, Du lịch trong
nước và Quốc tế. VinaEvents đã tổ chức nhiều hội thảo, hội nghị
chuyên đề trong nước và Quốc tế ở nhiều lĩnh vực: Giáo dục-đào tạo,
Y tế, Xây dựng,Thủy lợi, Môi trường….. VinaEvents đã tổ chức thành
công nhiều đoàn đi khảo sát, học hỏi trao đổi kinh nghiệm tại nước
ngoài.
 Từ năm 2006 đến 2008: Nhận thấy sự mới mẻ và triển vọng,
VinaEvents đã triển khai thêm một loại hình kinh doanh mới - Tổ
chức sự kiện.Thật đáng khích lệ: Ý tưởng và một chương trình mới
được thiết kế, với sự hỗ trợ của Bộ Nông nghiệp và PTNT, Ban chỉ
đạo phòng chống lụt bão TW, VinaEvents đã tổ chức thành công Sự
kiện kỷ niệm 60 năm ngày phòng chống thiên tai Việt Nam
(22/5/1946 – 22/5/2006).Tiếp đó, VinaEvents đã tổ chức thành công
nhiều sự kiện khác có ý nghĩa to lớn như: Hội nghị và Triển lãm
“Thành tựu Kinh tế Việt Nam 20 năm đổi mới và phát triển” bên thềm
hội nghị APEC; Hưởng ứng ngày Quốc tế giảm nhẹ thiên tai với chủ
đề “Giảm nhẹ thiên tai bắt đầu từ trường học”; Đi bộ xuyên Việt ven
biển với chủ đề: “Bảo vệ trẻ em và gìn giữ môi trường”, Roadshow
cho một số công ty niêm yết….
 Từ năm 2009 đến 2010:VinaEvents phối hợp với Công ty Cát Tiên Sa
tổ chức thành công nhiều sự kiện có ý nghĩa lớn trên truyền hình: Học
tập và làm việc theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh; Tết làm điều
hay… Đây cũng là giai đoạn VinaEvents mở rộng được mối quan hệ
với giới truyền thông Việt Nam.
 Từ năm 2010 đến 2015:Đây là thời gian nhân sự cao cấp của
VinaEvents được đào tạo một cách bài bản tại Úc, Singapore, Thụy Sỹ

6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

nhằm góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ của VinaEvents.
VinaEvents tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ bằng việc
tìm kiếm nhân viên là những bạn trẻ, giàu nhiệt huyết, không ngừng
sáng tạo.
Sứ mệnh: Mang Sự kiện đến Cộng đồng để hợp tác và cùng phát triển
Tầm nhìn : VinaEvents luôn nắm bắt cơ hội để phát triển ý tưởng sáng tạo mới,
đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn.VinaEvents là doanh nghiệp tổ chức Sự
kiện với mục tiêu hỗ trợ phát triển của mỗi cá nhân, tập thể, tổ chức, khách hàng
và xã hội.
1.2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty cổ phần sự kiện Vina

Hình 1.2 Sơ đồ chức năng và nhiệm vụ của công ty cổ phần sự kiện Vina
1.2.1.Chức năngmôi giới các dịch vụ trung gian
Tổ chức các hoạt động trung gian, bán và tiêu thụ các sản phẩm của nhà cung
cấp dịch vụ du lịch.Hệ thống các điểm bán, hiện nay công ty có một số đại lý du
lịch như: Số 42, Ngõ 265 Phố Bồ Đề, P. Bồ Đề, Q. Long Biên, Hà Nội, 19B Mai
Thị Lựu, P. Đa Kao, Q. 1, Tp. Hồ Chí Minh, 118 Lê Văn Thịnh, P. Hòa Minh,
Q. Liên Chiểu, Tp. Đà Nẵng…đây là 3 nhà đại lý du lịch lớn nhất khu vực BắcTrung-Namcủa công ty Cổ Phần Sự Kiện ViNa,các đại lý du lịch tạo thành
mạng lưới phân phối sản phẩm của các nhà cung cấp dịch vụ du lịch.Trên cơ sở
đó rút ngắn hoặc xoá bỏ khoảng cách giữa khách du lịch và các cơ sở kinh
doanh du lịch.
7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.2.2. Chức năngsản xuất
Tổ chức các chương trình du lịch trọn gói, các chương trình này nhằm liên kết

các sản phẩm du lịch như vận chuyển, lưu trú, vui chơi giải trí...thành một sản
phẩm thống nhất hoàn hảo đáp ứng mọi nhu cầu của khách du lịch. Các chương
trình du lịch sẽ xoá bỏ những khó khăn, lo ngại của khách du lịch, đồng thời tạo
cho họ sự an tâm tin tưởng vào sự thành công của chuyến du lịch. Liên kết các
điểm du lịch, tuyến du lịch thành một chương trình hoàn hảo cần có các nhà
cung cấp, cung ứng các dịch vụ tạo thành một chương trình du lịch hoàn
thiện,các khách sạn, nhà hàng tại điểm du lịch góp phần tạo nên sản phẩm du
lịch hoàn hảo cho khách du lịch. Hiện nay công ty Cổ Phần sự kiện ViNa tin
tưởng kí kết hợp đồng với các khách sanh từ 5 sao, 4 sao, 3 sao tại các điểm du
lịch như: khách sạn Cát Cát View 2 sao tại SaPa, khách sạn Hạ Long 3 sao tại
Hạ Long, khách sạn Galavina 3 sao tại Đà Nẵng, khách sạn Ngoc Lan 4 sao tại
Đà Lạt…Bên cạnh đó là hệ thống các nhà hàng phục vụ ăn uống như: nhà hàng
La Casserole tại Nha Trang, nhà hàng Princess Cruise Halong trên Vịnh Hạ
Long, nhà hàng Thiên Thanh tại Huế…
1.2.3. Chức năngkhai thác các dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách
Tổ chức cung cấp các dịch vụ đơn lẻ cho khách trên hệ thống cơ sở vật chất
kỹ thuật hiện có để đảm bảo phục vụ tất cả các nhu cầu của khách từ khâu
đầu tiên tới khâu cuối cùng. Công ty ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh
cũng như thị trường khách hàng, có 1 số khách hàng vàng của công ty như:
Ban Tuyên Giáo TW, Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn,Trung tâm
Lưu ký Chứng khoán Việt Nam,Tổng Công ty Xăng dầu…Bên cạnh đó công
ty kí kết hợp đồng du lịch hàng năm với các công ty ngoài tỉnh lẻ như: công
ty may Hải Dương, công ty may Viet-Pan Bắc Giang, các trường học, y tế
của các tỉnh Hải Dương, Hưng Yên, Bắc Ninh, Bắc Giang…Hiện nay công ty
đang xây dựng hệ thống khách hàng tiềm năng trong giai đoạn 2016-2020 là
các tổ chức Quốc tế như: Care, Plan, Save the Children….VTV,HTV, Các cơ
quan báo chí……
8

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.3. Các ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần sự kiện Vina
Các ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần sự kiện Vina

Hình1.2 Sơ đồ Các ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần sự kiện Vina
(Nguồn:Website :www.vinaevents.vn)
• Tổ chức lễ khởi công, động thổ,khai trương, khánh thành. Lễ kỉ niệm thành
lập thành phố, doanh nghiệp. Lễ phát động các phong trào văn hóa, xã
hội,giới thiệu sản phẩm mới....

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

• Cung cấp trang thiết bị: Nhà bạt không gian, âm thanh, ánh sáng, máy phát
điện, thảm, gỗ ván sàn, bàn, ghế, bục phát biểu….
• Cung cấp nhân sự: Người dẫn chương trình, người mẫu, ca sĩ, nhóm múa,
PG….
• Tổ chức các tour đi trong nước và Quốc tế, khách Quốc tế đến Việt Nam
• Dịch vụ ăn uống, vui chơi giải trí; Dịch vụ Hướng dẫn viên, phiên dịch…
• Dịch vụ Visa, hộ chiếu, làm thủ tục XNC, vé máy bay...Đặt phòng khách sạn,
phòng hội thảo trong nước và Quốc tế
1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy và quản lý của công ty
Công ty Cổ phần Sự kiện Vina (VinaEvents) là một tập thể những thành viên,
với kinh nghiệm hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức Sự kiện và Du
lịch tại Việt Nam.
Điều hành VinaEvents là những nhà quản lý, được đào tạo bài bản chuyên
ngành tổ chức sự kiện ở nước ngoài, với đội ngũ nhân viên đầy nhiệt huyết.Bên

cạnh đó, VinaEvents có sự tham vấn của nhiều chuyên gia trong các lĩnh vực
như: Văn hóa, Nghệ thuật, Du lịch, Marketing và Quản lý giúp chúng tôi luôn
đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng. Để đạt được mục tiêu hướng tới trở
thành một nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tốt nhất, đặc biệt
trong lĩnh vực truyền thông, truyền hình, chúng tôi luôn không ngừng phấn đấu.

10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.4.1 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần sự kiện Vina

Hình 1.3 Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lí của công ty Cổ phần sự kiện Vina
Nguồn:Website :www.vinaevents.vn
1.4.2.Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
1.4.2.1.Giám đốc
Ông Nguyễn Trọng Tiến là người quyết định cao nhất trong công ty, trực tiếp
điều hành công việc, bao quát toàn bộ công việc. Giám đốc cùng với phó giám
đốc, trưởng phòng, phó phòng xây dựng chiến lược hoạt động của công ty, kịp
thời điều chỉnh những chương trình phù hợp với thị trường du lịch. Tổ chức thực
hiện các quyết định của Hội đồng thành viên,quyết định các vấn đề liên quan
đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, tổ chức thực hiện kế hoạch
kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, ban hành quy chế quản lý nội bộ
công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty,
trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên, ký kết hợp đồng
nhân danh công ty...

11

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

1.4.2.2. Phó giámđốc tài chính
Bà Nguyễn Thu Hà là ngừơi giúp việc cho giám đốc, và kiểm soát từng bộ phận
trong công ty.Trực tiếp điều hành và quản lý các phòng ban.Gặp gỡ và trao đổi
với khách hàng.Giám sát nhân viên trong quá trình làm việc và xử lý các tình
huống khó khăn cùng nhân viên. Thực thi những công việc chủ yếu trong việc
xây dựng đội ngũ lao động của công ty. Thực hiện các nội dung quy chế, nội
dung, khen thưởng, kỷ luật, chế độ tiền lương, thay đổi đội ngũ lao động…
1.4.2.3. Phó giám đốc marketing
Ông Hoàng Tuấn Long đảm nhiệm nhiệm vụtham mưu phát triển và thực hiện
các chiến dịch Marketing cho các sản phẩm dịch vụ của công ty.Điều hành triển
khai các công việc của các phòng ban trực thuộc khối truyền thông - Marketing
theo kế hoạch và tiến độ. Đánh giá hiệu quả các chương trình
Marketing.Thựchiện các công việc khác theo chỉ đạo của Giám đốc và Ban lãnh
đạo. Phối hợp với các bộ phận bên trong như bộ phận sale tour, bộ phận điều
hành để điều chỉnh và thu hút thêm nguồn khách cho công ty.
1.4.2.4. Phòng hành chính kế toán
Phòng bao gồm trưởng phòng là bà Đặng Thị Lệ và 6 nhân viên. Có các nhiệm
vụ sau:Tổ chức thực hiện các công việc tài chính kế toán của công ty như theo
dõi,ghi chép chi tiêu của doanh nghiệp theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ
kế toán của nhà nước, theo dõi tình hình sử dụng vốn, tài sản của doanh
nghiệp.Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, kịp thời phản ánh những thay đổi để
lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời.Theo dõi thị trường, thu nhập thông tin, báo
cáo và đề xuất kịp thời với lãnh đạo.Thực thi những công việc chủ yếu trong
việc xây dựng đội ngũ lao động của côngty.Thực hiện các quy chế, nội dung,
khen thưởng, chế độ tiền lương.
1.4.2.5. Phòng nhân sự
Phòng bao gồm trưởng phòng là bà ông Đinh Tiến Đạt và 4 nhân viên. Phòng có

nhiệm vụ:Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, cung cấp đầy đủ nguồn

12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

nhân lực cho công ty.Quản trị tiển lương của nhân viên.Quan hệ lao động, các
dịch vụ phúc lợi, y tế của nhân viên. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện
pháp khuyến khích – kích thức người lao động làm việc, thực hiện các chế độ
cho người lao động. Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định,
chỉ thị của Ban Giám đốc. Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp
dụng trong công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ
chức thực hiện. Phục vụ các công tác hành chính để BGĐ thuận tiện trong chỉ
đạo – điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt
động tốt.
1.4.2.6. Phòng kinh doanh nội địa
Phòng Du lịch nội địa bao gồm 11 cán bộ phụ trách, trưởng phòng là bà Nguyễn
Thị Thu Hà , trong đó 04 cán bộ phụ trách các chương trình du lịch miền Bắc
như Ninh Bình, Hạ Long, Sa Pa, Cát Bà, Sầm Sơn…, 03 cán bộ phụ trách các
chương trình du lịch miền Trung như Huế, Đà Nẵng, Quảng Bình…, 04 cán bộ
phụ trách các chương trình du lịch miền Nam như thành phố Hồ Chí Minh, Nha
Trang, Phan Thiết, Tây Nguyên, Đồng Bằng Sông Cửu Long. Phòng được thành
lập tháng 5 năm 2010. Phòng có nhiệm vụ tổ chức khai thác và thực hiện các
chương trình du lịch cho người Việt Nam, người nước ngoài cư trú và làm việc
tại Việt Nam đi du lịch trong nước, tổ chức chương trình du lịch kết hợp tổ chức
hội nghị hội thảo trong nước.
1.4.2.7. Phòng kinh doanh quốc tế
Phòng bao gồm Ban du lịch quốc tế( Inbound- Đưa khách du lịch nước ngoài
vào Việt Nam) và Ban du lịch nước ngoài (Outbound- Đưa khách Việt Nam ra

nước ngoài). Trưởng phòng là ông Phạm Đức Thịnh, hai trưởng ban là bà Phạm
Hương và ông Đinh Văn Lực, phòng gồm tất cả 17 nhân viên.
Ban Du lịch quốc tế (Inbound – Đứa khách nước ngoài vào Việt Nam) bao
gồm 8 cán bộ phụ trách, trong đó 03 cán bộ phụ trách thị trường khách Châu Âu
như Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Đức, Hà Lan, Pháp…, Úc và Châu Mỹ; 03 cán
13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

bộ phụ trách thị trường khách châu Á như Thái Lan, Singapore, Malaysia, Trung
Quốc…., 02 cán bộ phụ trách các trương trình du lịch bán qua mạng website của
công ty cho khách nước ngoài. Phòng được thành lập tháng 10 năm 2012. Phòng
có trách nhiệm tổ chức các chương trình du lịch cho khách nước ngoài vào Việt
Nam và các nước Châu Á như Lào, Campuchia, Thái Lan và Myanmar.
Ban du lịch nước ngoài (Outbound – Đưa khách Việt Nam đi nước ngoài)
bao gồm 8 cán bộ trong đó 03 cán bộ phụ trách về các chương trình tour Châu
Á, 03 nhân viên phụ trách các chương trình tour Châu Âu, 03 cán bộ phụ trách
các chương trình tour châu Mỹ. Phòng Thị trường Quốc tế đươc thành lập tháng
9 năm 2012. Phòng có nhiệm vụ tổ chức các chương trình du lịch, tham quan
khảo sát, hội nghị, hội thảo cho các các nhân, tổ chức Việt Nam ra nước ngoài.
1.4.2.8. Phòng tổ chức sự kiện
Trưởng phòng Tổ chức sự kiện là ông Phạm Gia Anh,phòng bao gồm 15
nhân viên. Có nhiệm vụ: Tổ chức, điều hành hoạt động của bộ phận tổ chức sự
kiện. Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới; duy trì chăm sóc khách hàng hiện
hữu. Thu thập thông tin thị trường. Đề xuất các phương án, hành động kinh
doanh để đảm bảo doanh số. Giới thiệu các dịch vụ của công ty cho khách hàng
mục tiêu. Lên ý tưởng, trình bày, thuyết trình proposal với khách hàng; đàm
phán, thương lượng với khách hàng để đi đến ký kết hợp đồng. Tìm kiếm, khai
thác và mời tài trợ. Trực tiếp tham gia vào công tác tổ chức sự kiện.

14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Qua quá trình tìm hiểu về lịch sử của công ty Cổ Phần Sự Kiện Vina em thấy
công ty đã thành lập được nhiều năm, hoạt động trên nhiều lĩnh vực ngành
nghề.Với khẩu hiệu “Mang sự kiện đến cộng đồng” công ty đã thực sự mang
từng sự kiện cho mọi người, mọi nhà, mọi công ty. Với kinh nghiệm nhiều năm
trong lĩnh vực sự kiện cũng như lữ hành công ty đã thu hút được rất nhiều nguồn
khách khác nhau từ trong nước đến nguồn khách quốc tế.Sự lãnh đạo tài ba của
giám đốc đã giúp công ty đi lên và ngày càng có vị thế vững chắc trong lĩnh vực
ngành du lịch. Tầm nhìn và sứ mệnh vững chắc công ty trong tương lai không
xa sẽ sánh ngang với các công ty lâu năm như Saigontourist, Viettravel…Hệ
thống công ty rõ ràng và nhân viên luôn hết lòng vì công việc, đam mê yêu
nghề, không ngại khó khăn là một động lực thúc đẩy sự phát triển của công
ty.Hiện nay công ty Cổ Phần Sự Kiện ViNa đang đẩy mạnh tìm kiếm nguồn
khách từ châu Âu và châu Mỹ, khoảng cách về địa lý sẽ không còn xa giữa các
châu lục, hướng đến một nền du lịch Việt Nam văn minh giàu truyền thống văn
hóa, sẽ nhanh chóng được bạn bè quốc tế biết đến và trải nghiệm tại Việt Nam
chúng ta qua quá trình thực tập tại công ty giúp em bồi dưỡng kiến thức nghiệp
vụ chuyên môn và trau dồi các kỹ năng cần thiết, phát triển trình độ ngoại ngữ.

15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

CHƯƠNG 2 HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN HƯỚNG DẪN VIÊN
TRONG PHÒNG KINH DOANH NỘI ĐỊA CỦA CÔNG TY CỔ PHẬN
SỰ KIỆN VINA
2.1. Cơ cấu tổ chức của bộ phận hướng dẫn viên tại công ty Cổ Phần Sự
Kiện Vina
2.1.1. Mô hình cơ cấu tổ chức

Hình 2.2Mô hình cơ cấu tổ chức bộ phận phòng kinh doanh nội địa công ty Cổ
Phần Sự Kiện Vina

2.1.2. Các vị trí làm việc
2.1.2.1. Quản lý phòng kinh doanh nội địa
Phòng được thành lập tháng 5 năm 2010, dưới sự điều hành bà Nguyễn Thị Thu
Hầ. Phòng có nhiệm vụ tổ chức khai thác và thực hiện các chương trình du lịch
cho người Việt Nam, người nước ngoài cư trú và làm việc tại Việt Nam đi du

16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

lịch trong nước, tổ chức chương trình du lịch kết hợp tổ chức hội nghị hội thảo
trong nước. Hiện nay phòng có 11 nhân viên kết hợp cùng nhau tổ chức các
chương trình du lịch trong nước cho khách du lịch nội địa.
2.1.2.2. Điều hành
Công ty Cổ Phần Sự Kiện ViNa có 3 điều hành theo các chương trình của 3
miền Bắc-Trung-Nam. Miền Bắc là chị Vũ Hồng Đào phụ trách điều hành các
chương trình du lịch từ Thanh Hóa trở ra Bắc.Miền Trung từ Nghệ An đến Đà
Nẵng do anh Ngô Thế Mạnh chịu trách nhiệm phân bố và điều hành các chương
trình.Anh Tăng Bá Tùng phụ trách điều hành khu vưc miền Nam. Cả 3 người có

nhiệm vụ sau: là đều mối triển khai toàn bộ công điều hành các chương trình,
cung cấp các dịch vụ trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách từ phòng nội
địa và phòng quốc tế.Lập kế hoạch triển khai công việc liên quan đến việc thực
hiện các chương trình du lịch như đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, hộ
chiếu.Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan
( Ngoại giao, Nội vụ, Hải quan).Ký hợp đồng với nhà cung cấp hàng hoá và dịch
vụ du lịch.Lựa chọn nhà cung cấp đảm bảo uy tín.Theo dõi qúa trình thực hiện
các chương trình du lịch.Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động
thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp.Điều hành hướng dẫn viên trong quá
trình làm việc, trong trường hợp thiếu HDV điều hành sẽ làm công việc của một
HDV.
2.1.2.3. Hướng dẫn viên
Du lịch hiện nay vẫn đang gặp phải tình trạng “mùa du lịch”, chính vì vậy mà có
nhiều thời điểm thiếu HDV trầm trọng, nhưng cũng có mùa HDV không có việc
làm.Chính vì vậy, các công ty trong mùa du lịch thường phải thuê thêm HDV
bên ngoài phục vụ nhu cầu du khách.
2.1.2.4. Hướng dẫn viên công ty
Là bộ mặt đại diện cho công ty, trực tiếp gặp gỡ giao lưu với khách hàng.Công
ty có 07 HDV chính thức kí kết hợp đồng là người chính thức chủa công ty.Họ

17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

có chức năng và nhiệm vụ: chỉ dẫn và cung cấp lời thuyết minh về các điểm du
lịch, phối hợp cùng các đơn vị có trách nhiệm sắp xếp đi lại, chỗ ăn ngủ cho
khách và đảm bảo sự an toàn về con người và tài sản cho du khách.Giải quyết
những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình du lịch trong
phạm vi quyền hạn, khả năng của mình và tạo ra những ấn tượng tích cực cho

khách du lịch.
2.1.2.5. Cộng tác viên
Trong mùa cao điểm như mùa du lịch biển, công ty kí kết được nhiều hợp đồng
nên tình trạng thiếu hướng dẫn viên sẽ diễn ra.Bởi vậy mà điều hành cần tuyển
và lấy thêm HDV bên ngoài, đây là những cộng tác viên có chức năng và nhiệm
vụ như một hướng dẫn viên công ty.Chỉ dẫn và cung cấp lời thuyết minh về các
điểm du lịch, phối hợp cùng các đơn vị có trách nhiệm sắp xếp đi lại, chỗ ăn ngủ
cho khách và đảm bảo sự an toàn về con người và tài sản cho du khách.Giải
quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình du lịch
trong phạm vi quyền hạn, khả năng của mình và tạo ra những ấn tượng tích cực
cho khách du lịch.

18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của bộ phận phòng kinh doanh nội địa
công ty Cổ Phần Sự Kiện Vina
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2011-2015

Chỉ tiêu

Đơn

vị Năm

Năm

Năm

Năm

tính

2011

2012

2013

2014

Người

6015

8676

9789

11856

Doanh thu

Tỷ VNĐ

3,1

5,34

7,16

8,5

Chi phí

Tỷ VNĐ

2493

4339

5768

6839

Lợi nhuận

Tỷ VNĐ

607

1001

1392

1661

khách

LN/DT

2015

10360

Lượng

Tỷ

Năm

lệ

7,5

6035

1465

20,2
%

16,5

17,8

19,3

22,8

(Nguồn: Báo cáo tài chính của Phòng kế toán công ty Cổ Phần Sự Kiện Vina)

19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hình 2.1 Biểu đồ doanh thu,lợi nhuận và chi phí giai đoạn 2011-2015
Từ biểu đồ trên chúng ta có thể thấy qua mỗi năm lượng khách du lịch đến với
Việt Nam có sự thay đổi rõ rệt.Nhờ sự nỗ lực của nhân viên trong công ty đã tạo
ra nhiều lịch trình tour hợp lý phù hợp với giá cả thị trường.Hơn thế nữa, đã tạo
điều kiện việc làm cho khối nhân viên lớn của công ty.
Thông qua bảng số liệu thống kê kết quả hoạt động kinh doanh lữ hành ở
Vinaevents trong 5 năm gần đây có thể thấy số lượng khách của công ty tăng lên
theo từng năm, nếu như năm 2011 số lượng khách của công ty là 6015 người thì
đến năm 2015 con số đó đã là 10360 người (gấp 1,7 lần so với năm 2011). Tuy
nhiên, điểm nổi bật trong báo cáo tài chính của công ty những năm qua là sự
biến động thất thường của chi phí.Mặc dù doanh thu rất cao nhưng việc chi trả
vào chi phí khá cao làm giảm đi nhiêu về phần lợi nhuận. Tuy nhiên, do năm
2013 tình hình kinh tế khó khăn, công ty đã hạn chế các hạng mục đầu tư, nhờ
đó giảm các chi phí phát sinh.
Có thể nói, việc xác định thị trường khách hàng mục tiêu, công ty Cổ Phần Sự
Kiện Vina luôn nỗ lực tìm ra những biện pháp nhằm phát triển hoạt động kinh

20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

doanh lữ hành của công ty. Chính vì lẽ đó, trong suốt chặng đường hoạt động
kinh doanh lữ hành, mặc dù trong những năm gần đây công ty cũng gặp phải
không ít những khó khăn do biến động kinh tế, lạm phát, dịch bệnh....nhưng
hoạt động kinh doanh của công ty vẫn ổn định và có một vị thế ổn định trong
hoạt động kinh doanh lữ hành ở Hà Nội nói riêng và Việt Nam nói chung.Không
chỉ kinh doanh về lữ hành công ty còn thêm nhiều ngành nghề, lĩnh vực kinh
doanh làm hài lòng khách hàng khi tin tưởng sử dụng dịch vụ của công ty.
Du lịch Việt Nam ngày càng được nâng tầm, thu hút trước bạn bè quốc tế chính
vì vậy các nhà nghiên cứu, nhà tổ chức du lịch cần có những sáng tạo mới mẻ
nhưng không làm mất đi thuần phong mỹ tục của Việt Nam để du lịch Việt Nam
của chúng ta có chỗ đứng trên thị trường du lịch quốc tế.
Bảng 2.1 kết quả lượng khách của phòng kinh doanh nội địa công ty Cổ Phần
Sự Kiện ViNa từ năm 2011-2015

Chỉ tiêu

Đơn

vị Năm

Năm

Năm

Năm

Năm

tính

2011

2012

2013

2014

2015

3200

3950

Lượng
khách nội

Người

1500

2890

địa

4200

(Nguồn: Báo cáo tài chính của Phòng kế toán công ty Cổ Phần Sự Kiện ViNa)

21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Hình 2.3 Biểu đồ lượng khách của phòng kinh doanh nội địa công ty Cổ Phần
Sự Kiện Vina từ năm 2011-2015
Qua biểu đồ trên ta có thể dễ dàng nhận thấy lượng khách nội địa của
công ty thay đổi qua từng năm.Du lịch trong nước ngày càng được tạo điều kiện
thuận lợi và mở rộng, nếu ngày trước đi du lịch là một hình thức xa xỉ thì hiện
nay nó đã phổ biến.Năm 2011 lượng khách nội địa của công ty chỉ là 1500
người nhưng đến năm 2013 đã gấp 2,1 lần là 3200 người.Hiện nay công nghiệp
hóa,hiện đại hóa đất nước giúp chúng ta ngày một đi lên phát triển, các nhà máy
xí nghiệp, khu công nghiệp ngày càng nhiều, bởi vậy chính sách đãi ngộ nhân
viên, công nhân ngày càng được tối ưu hóa. Công ty cổ phần sự kiện Vina nắm
rõ được điều đó, chính vì vậy đã kí kết được nhiều hợp đồng du lịch với các
công ty, tạo ra sản phẩm du lịch hoàn hảo tới những công nhân, nhân viên của
các công ty xí nghiệp đó.Ngày nay các chương trình du lịch cho học sinh, sinh
viên ngày càng mở rộng,các chuyến tham quan để tìm hiểu về địa lý, lịch sử,
nhà trường kết hợp cùng các công ty du lịch tạo ra những chuyến du lịch bổ ích
cho các em, không chỉ học tập qua sách vở mà các em biết thêm về thực tế. Bởi
lẽ đó mà lượng khách du lịch nội địa, doanh thu, lợi nhuận của công ty tăng
nhiều so với các năm trước đó.Năm 2015 công ty đã kí kết thêm được nhiều hợp
dồng với các trường học nên lượng khách đã tăng lên 4200 khách. Với định
22


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

hướng chính xác của ban lãnh đạo công ty những năm tiếp theo doanh thu cũng

như lợi nhuận công ty ngày một phát triển.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Sau khi Việt Nam ra nhập tổ chức thương mại thế giới, ngành du lịch
Việt Nam ngày càng phát triển, không chỉ ngành du lịch nước ngoài xâm nhập
vào thị trường du lịch Việt Nam, hướng dẫn viên du lịch nước ngoài cũng có thể
đặt chân lên lãnh thổ Việt Nam. Ngoài ra, với sự cải cách về kinh tế, sự cạnh
tranh khốc liệt ở thị trường du lịch trong và ngoài nước, đội ngũ hướng dẫn viên
du lịch cũng không ngừng lớn mạnh. Do vậy hướng dẫn viên du lịch nên chuẩn
bị tư tưởng mạnh thắng yếu, đối mặt với những khó khăn và thách thức.Chỉ có
thiết lập ý thức cạnh tranh mạnh mẽ, lấy áp lực làm động lực, không ngừng cầu
tiến, mới có thể không thất bại trong sự nghiệp của ngành du lịch thế kỷ mới.Từ
đó cũng là một cơ hội mới cũng như một thách thức mới cho ngành du lịch tại
Việt Nam, các HDV ngày càng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, học
thêm nhiều tiếng nước ngoài để đón nhận lượng khách du lịch từ quốc tế đến
Việt Nam.Mỗi ngành nghề mỗi đặc thù công việc khác nhau cũng như có các
khó khăn và thuận lợi riêng. Hướng dẫn viên cần chuẩn bị những tư trang cho
công việc như nắm vững các cơ sở kiến thức phong phú, nỗ lực học tập các
phương pháp kỹ năng hướng dẫn du lịch, đồng thời không ngừng đúc kết, hình
thành phương pháp hướng dẫn, kỹ năng tốt nhất thích hợp nhất với bản thân,
phong cách hướng dẫn độc đáo của riêng mình.Với tính chất là một loại dịch vụ,
lại là một nghề mang tính chuyên nghiệp và nghệ thuật. Hướng dẫn viên du lịch
tiêu chuẩn đầu tiên là phải có ý thức phục vụ, kỹ năng phục vụ, đồng thời còn có
trình độ hướng dẫn, thuyết minh, có tài năng của một nhà chỉ huy, bản lĩnh của
một nhân viên.Nhìn chung tất cả các kiến thức trên, hướng dẫn viên du lịch
không thể có ngay được khi hành nghề hoặc trong thời gian ngắn mà phải trải
qua quá trình tích luỹ lâu dài và tuỳ thuộc vào sự học hỏi và khả năng của chính
bản thân họ.
23

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

CHƯƠNG 3: QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI BỘ PHẬN HƯỚNG DẪN
VIÊN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VINA
3.1. Vị trí và nhiệm vụ trong thời gian thực tập
• Vị trí: Trong thời gian thực tập tại công ty Cổ Phần Sự Kiện Vina em
được giao làm việc tại vị trí hướng dẫn viên của bộ phận phòng du
lịch nội địa dưới sự phụ trách, giám sát, quản lý của chị Nguyễn Thị
Thu Hà–trưởng phòng kinh doanh nội địa.Với vị trí hướng dẫn viên
em có nhiệm vụ phải làm các công việc của một hướng dẫn viên, các
công việc được giao.
• Thời gian thực tập:4/1-29/2
• Mục tiêu thực tập:Có kĩ năng và kinh nghiệm để từng bước trở thành
hướng dẫn viên du lịch chuyên nghiệp và có chuyên môn thông qua
việc học hỏi từ các anh chị trong công ty cũng như các chương trình du
lịch cụ thể được giao.
3.2. Mô tả công việc thực tập
3.2.1. Đối với một chương trình du lịch cụ thể
Khi nhận được một chương trình du lịch thì các công việc mà bản thân em cần
thực hiện đó là:
• Nhận chương trình và trao đổi với điều hành về lịch trình của chuyến đi
• Nhận danh sách đoàn khách,tên trưởng đoàn và danh sách phân phòng,xin
tên và số điện thoại lái xe và phụ xe để liên lạc trong thời gian thực hiện
tour
• Chuẩn bị các phương tiện tác nghiệp,trang thiết bị đồ dùng dụng cụ liên
quan như mũ,áo,cờ,biển số xe,micro,…
• Chuẩn bị đầy đủ tư trang cá nhân

24

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

• Thực hiện đón đoàn tại điểm ghi trong lịch trình
• Thuyết minh,hướng dẫn về các tuyến điểm du lịch đúng như trong chương
trình du lịch
• Làm thủ tục check-in phòng khách sạn cho đoàn
• Thực hiện chăm sóc khách trong quá trình lưu trú,ăn uống,giải quyết
những tình huống phát sinh…
3.2.2 Đối với công ty
Trước khi thực hiện một chương trình du lịch,hướng dẫn viên nhận tiền
tạm ứng để chi trả các chi phí trong quá trình thực hiện chương trình.Trong
khi thực hiện chương trình có bất kì tình huống nào phát sinh hướng dẫn viên
phải liên hệ với điều hành để giải quyết.
Sau khi trả khách hướng dẫn viên quay lại công ty để giao trả các trang
thiết bị,đồ dùng đã nhận trước khi đón đoàn,nộp số tiền tạm ứng còn thừa và
chờ nhận lệnh cho những chương trình du lịch tiếp theo.
3.3. Quy trình thực hiện công việc được giao
Trước khi
đónkhách

Sau khi
tiễn khách

Khi đón
khách

Hình 3.1 Sơ đồ quy trình thực hiện công việc được giao
Để công việc được dễ dàng hơn HDV cần làm theo đúng trình tự như mô hình
trên, mỗi HDV có các phản ứng khác nhau trước một sự việc.Trên đây là sơ đồ

đào tạo nghiệp vụ hướng dẫn viên du lịch.
3.3.1. Thực hiện quy trình trước khi gặp khách
Khi nhận được báo cáo từ điều hành sẽ có lịch hướng dẫn, việc đầu tiên của
điều hành là điều chỉnh phù hợp số lượng HDV.Tùy vào đoàn khách mà phân bố

25