Xây dựng chương trình quản lý nhập xuất vật tư tại công ty cổ phần xây dựng số 12

Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình
thực tế của đơn vị thực tập.

Tác giả đồ án
Phạm Thị Ngọc Anh

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
-1-


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN.............................................................................................1
MỤC LỤC........................................................................................................2
CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP - XUẤT VẬT TƯ TRONG
DOANH NGHIỆP......................................................................................................6
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ CÔNG
TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 12........................................................................25
CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTTQL NHẬP-XUẤT VẬT
TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 12.............................................48

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
-2-


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex

LỜI MỞ ĐẦU
•

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Ngày nay công nghệ thông tin đã đóng vai trò quan trọng trong đời sống
kinh tế, xã hội của mỗi nước, là phần không thể thiếu trong một xã hội ngày càng
hiện đại hóa. Đặc biệt, trong bối cảnh hội nhập, Việt Nam đã gia nhập WTO, đây
là yếu tố đã đặt ra nhiều thách thức với các doanh nghiệp trong lĩnh vực quản lý từ
quy trình cũng như công nghệ. Công nghệ thông tin sẽ là một công cụ hữu ích, gắn
liền các hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp, tạo thành một chuỗi giá trị mang
lại lợi ích mong muốn cho mỗi doanh nghiệp.
Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, tin học là một bộ phận không thể
thiếu của các doanh nghiệp nếu muốn hoạt động có hiệu quả. Tùy thuộc vào quy
mô, mục đích thị trường… mà ta phân tích thiết kế sao cho người quản lý nắm
được nhanh chóng, chính xác, đồng thời, giảm thiểu các chi phí, các thao tác thủ
công và đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Thực tế cho thấy, từ khi xuất hiện các phần
mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự, tín dụng,
marketing, các doanh nghiệp không những tiết kiệm được chi phí thuê nhân công
mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục được sai sót, nhầm lẫn trong quá
trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty cổ phần xây

dựng số 12 thuộc tập đoàn Vinaconex, em nhận thấy, Công ty cổ phần xây dựng
số 12 chuyên kinh doanh vật liệu xây dựng và xây dựng các công trình chung cư
lớn, vì vậy việc quản lý chi tiết vật tư có hiệu quả là rất quan trọng, ảnh hưởng đến
doanh thu, lợi nhuận và quán trình phát triển của công ty. Hệ thống quản lý vật tư
ở công ty mặc dù đã được tin học hóa, nhưng do khối lượng vật tư rất nhiều, đòi
hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách chính xác, thống
nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những người sử dụng và
SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
-3-


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
quản trị hệ thống. Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác hạch toán chi tiết vật
tư trong doanh nghiệp sản xuất, em đã chọn đề tài: “CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ
NHẬP-XUẤT VẬT TƯ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 12 THUỘC TẬP
ĐOÀN VINACONEX”.
•

MỤC ĐÍCH CỦA ĐỀ TÀI


Chương trình được người sử dụng chấp nhận



Cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty một cách kịp

thời, đầy đủ, chính xác, phục vụ tốt cho quá trình quản lý nhập –
xuất vật tư.


Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính),

năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.


Hỗ trợ các nhân viên kế toán, thủ kho trong việc nhập

xuất vật tư của doanh nghiệp


Góp phần tạo điều kiện cho công ty nâng cao doanh

thu, tiết kiệm chi phí do giảm bớt nhân công, giảm sai sót có thể
xảy ra trong quá tình quản lý nhập – xuất vật tư
•

PHẠM VI NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

Việc xây dựng chương trình nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tư tại
công ty một cách tốt nhất cả về khối lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và
thủ kho kiểm soát được tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư.
Dựa trên số liệu quản lý được chương trình đưa ra những báo cáo cần thiết
cho nhà quản lý để có những biện pháp kịp thời nhằm không ngừng nâng cao hiệu
quả hoạt động của công ty trong hiện tại cũng như trong tương lai.

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
-4-


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
Trên cơ sở nghiên cứu hệ thống quản lý nhập xuất vật tư của công ty sử
dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để xây dựng chương trình quản lý vật tư
đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.
•

ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

•



Hệ thống các loại vật tư tại công ty



Hệ thống kho vật tư tại công ty

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:


Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.



Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin

quản lý.

•

Phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin

KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN

Tên đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý nhập xuất vật tư tại công ty Cổ
phần xây dựng số 12”.
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phần phụ lục các tài liệu tham khảo,
đồ án kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về phân tích hệ thống thông tin và công tác quản
lý xuất-nhập vật tư trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng quản lý nhập xuất vật tư tại công ty Cổ phần xây
dựng số 12.
Chương 3: Phân tích và thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý
nhập – xuất vật tư tại công ty Cổ phần xây dựng số 12.

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
-5-


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP XUẤT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN (HTTT) TRONG DOANH
NGHIỆP
1.1.1

Một số khái niệm cơ bản

Hệ thống: Là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ với nhau và cùng
hoạt động hướng tới một mục đích chung.
Thông tin: là dữ liệu được đặt vào một nữ cảnh với hình thức thích
hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng.
Các hoạt động thông tin: Là các hoạt động xảy ra trong một hệ thống
thông tin, bao gồm việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu và
kiểm tra các hoạt động hệ thống thông tin
Xử lý dữ liệu: Là các hoạt động tác động lên dữ liệu như tính toán, sắp xếp,
so sánh, phân loại, tổng hợp… làm cho nó thay đổi về nội dung, vị trí hay cách
biểu hiện.
Quản lý: Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin
thành hoạt động, một việc tương đương với quá trình quyết định
Hệ thống thông tin: là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu
trữ, phân phối… nhằm cung cấp thông tin cần thiết, phù hợp với từng hoạt động
tác nghiệp của tổ chức. HTTT còn giúp cho nhà quản lý phân tích chính xác hơn
các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản
phẩm mới.

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01

-6-


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex



Ba mô hình của hệ thống thông tin.

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan
điểm của người mô tả. Khái niệm mô hình sau sẽ giúp tạo ra một phần nền tảng
của phương pháp phân tích, thiết kế, cài đặt HTTTQL.

Hình 2.1: Ba mô hình của một hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển của HTTT, là hệ thống nhằm
cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một tổ chức hay
một doanh nghiệp.
SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
-7-


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
1.1.2 HTTT quản lý trong trong doanh nghiệp
HTTT là tập hợp có tổ chức những con người, các thiết bị phần mềm, dữ
liệu… để thực hiện hoạt động thu nhận, lưu trữ, xử lý, truyền tin trong một tập
hợp các ràng buộc gọi là môi trường.

Như trên đã minh họa, mỗi HTTT đều có 4 bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu
vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa thông tin đầu ra. Đầu vào (Inputs)
của HTTT được lấy từ các nguồn (source) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó
cùng các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả chưa xử lý được chuyển đến
các đích (destination) hoặc kho dữ liệu (Store).

Một hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp:


HTTT quản lý nhân sự.

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
-8-


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
 HTTT quản lý tiền lương.

1.1.3



HTTT quản lý vật tư.



HTTT quản lý tài sản cố định.



HTTT quản lý tiến trình.



HTTT quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.



v…v…

Tầm quan trọng của một HTTT tốt trong doanh nghiệp

Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa
phần lớn vào chất lượng thông tin do hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ
thấy rằng từ sự hoạt động kém chất lượng của một hệ thống thông tin sẽ là nguồn
gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin
mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng như sau:
Độ tin cậy: Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thông tin ít độ tin
cậy sẽ gây cho tổ chức những hậu quả xấu. Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt
các vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác.
Tính đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà
quản lý. Nhà quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết định
hành động không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế. Điều này sẽ gây tổn hại
lớn cho tổ chức.
Tính thích hợp và dễ hiểu: Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc
khó hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng

sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp
lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các
thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết.
SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
-9-


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức. Vì vậy
không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin. Do vậy, thông tin cần
được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin. Sự
thiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức.
Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được
bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích gì khi nó không được gửi tới người
sử dụng lúc cần thiết.
Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một
trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý nào. Để giải quyết được vấn đề đó
cần xem xét kỹ cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích
thiết kế và cài đặt một HTTT
1.1.4

Phương pháp phát triển một HTTT

Với thời đại ngày nay,thời đại của khoa học Công nghệ thông tin, HTTT
đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống quản lý sản xuất xã hội. HTTT mới sử
dụng cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ hỗ trợ quản lý một
cách hữu hiệu nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích HTTT đang tồn

tại, thiết kế một HTTT mới, thực hiện và tiến hành cài đặt HTTT mới.
Phương pháp phát triển một HTTT
Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các
công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ
quản lý hơn. Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào
nguyên tắc cơ bản chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển
HTTT. Ba nguyên tắc đó là:


Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Đó là sử dụng các mô

hình logic, mô hình vật lý trong và mô hình vật lý ngoài.

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 10 -


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là
nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Thực tế chứng minh rằng để hiểu tốt một
hệ thống trước hết phải hiểu các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết.


Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý

khi thiết kế, chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích.

1.1.5

1.1.5. Các bước phát triển HTTT

 Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án
 Phân tích hệ thống
 Thiết kế hệ thống
 Kiểm thử
 Triển khai và bảo trì
1.1.5.1 . Khảo sát và lập kế hoạch dự án
Công việc chính của bước phát triển HTTT này là khảo sát và thu thập
thông tin của hệ thống hiện thời, sau đó thiết lập dự án.
-

Nghiên cứu hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát

triển HTTT. Mục tiêu của hoạt động này là tìm hiểu bài toán hay tìm hiểu
nhu cầu về hệ thống. Việc khảo sát được chia làm 2 giai đoạn:


Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển



Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của HT,

HTTT

phục vụ cho việc phân tích và thiết kế
-

Giai đoạn khảo sát này tập trung giải quyết các vấn đề sau:


Môi trường, các rang buộc đối với HTTT cần xây

dựng như thế nào?
SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 11 -


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex

Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của
HTTT là gì?


Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét

tính khả thi của chúng.
Trên cơ sở các thông tin khảo sát nhà phá triển đánh giá hiện trạng, xác
định các điểm yếu của hệ thống hiện tại, lập phương án phát triển HTTT, xác định
phạm vi, hạn chế, mục tiêu của dự án.
1.1.5.2 Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lý
thông tin của hệ thống cần phát triển.

Phân tích hệ thống gồm những công việc cụ thể sau:
SV: Phạm Thị Ngọc Anh
- 12 -

CQ45/41.01


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
Xác định yêu cầu của HTTT: chính là xác định các chức
năng, dữ liệu nghiệp vụ và quy trình hoạt động của hệ thống, cách thức
thực hiện của hệ thống hiện tại và vấn đề phát triển HTTT mới. Các yêu
cầu của HT khi đã xác định được cần diễn tả theo các chuẩn và các mẫu tài
liệu nhằm tạo thành tài liệu yêu cầu.
-

Phân tích hệ thống về chức năng: nhằm xác định vấn đề tổng

quát: “Hệ thống làm gì?”. Mục tiêu của công việc này là xác định các
nhiệm vụ, chức năng của hệ thống đảm nhận, xác định các mối ràng buộc
của mỗi chức năng của hệ thống, xác định các mối quan hệ thông tin giữa
các chức năng của hệ thống, đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng.
-

Phân tích hệ thống về dữ liệu: nhằm xây dựng mô hình dữ

liệu quan niệm. Mô hình dữ liệu quan niệm mô tả xúc tích các yêu cầu dữ
liệu nghiệp vụ, nó mô tả tập các dữ liệu sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ
và tập các mối lien kết giữa chúng. Đây là cơ sở của việc thiết kế CSDL hệ
thống.

Qua phân tích hệ thống, người phân tích cần tìm ra được các giải pháp cho
các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lực chọn giải pháp thiết
kế tốt nhất, đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho
phép để tổ chức thông qua.
1.1.5.3 . Thiết kế hệ thống
Thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, hệ
thống về dữ liệu kết hợp vơi scác ràng buộc về môi trường cài đặt thông qua sử
dụng các phương pháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ
thống.

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 13 -


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex

Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì
hệ thống phần cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của
hệ thống thực


Thiết kế vật lí: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng

thành bản thiết kế hay các đặc tả kĩ thuật. Những phần khác nhau của hệ
thống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho
việc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức.
- Nội dung của phần thiết kế hệ thống bao gồm:



Thiết kế kiến trúc hệ thống



Thiết kế các modul chương trình



Thiết kế giao diện chương trình



Thiết kế các báo cáo



Lập tài liệu thiết kế hệ thống

- Các giai đoạn thiết lập hệ thống:


Giai đoạn 1: thiết kế logic: nhằm để xây dựng các thành phần

chính của hệ thống và mối quan hệ giữa chúng.


Giai đoạn 2: thiết kế chi tiết: là thiết kế chi tiết từng thành

phần cấu thành nên hệ thống và mô tả mối quan hệ giữa các thành phần này
một cách cụ thể và rõ ràng.
Tóm lại, thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo
ra mô hình hệ thống cần sử dụng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ
thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng
có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống.
- Thực hiện:
SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 14 -


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex

Lựa chọn môi trường cài đặt


Lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng



Lựa chọn công cụ tạo giao diện và báo cáo



Xây dựng hệ thống



Viết tài liệu sử dụng

1.1.5.4 . Kiểm thử
- Trước hết, phải lựa chọn công cụ kiểm thử
- Kiểm chứng các modul chức năng của HTTT, chuyển các thiết kế thành
các chương trình (phần mềm).
- Thử nghiệm HTTT
- Cuối cùng là khắc phục các lỗi nếu có.
Kết quả cuối cùng lag một HTTT đạt yêu cầu đề ra
1.1.5.51.1.5.5. Triển khai và bảo trì
- Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống
- Cài đặt phần mềm
- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:
chuyển đổi dữ liệu, bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống, tổ chức hệ thống
quản lí và bảo trì
- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của HTTT
- Cải tiến và chỉnh sửa HTTT
- Viết báo cáo nghiệm thu.

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 15 -


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
1.1.6 . Các mô hình hệ thống
1.1.6.1 Mô hình nghiệp vụ

Mô hình nghiệp vụ là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ
chức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung
được toàn bộ hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau.
Một mô hình nghiệp vụ bao gồm:


Biểu đồ phân cấp chức năng



Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá



Ma trận thực thể chức năng



Biểu đồ luồng dữ liệu

• Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD):
Chức năng là 1 tập các công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động
nghiệp vụ của mình. Chức năng được xem xét ở mức tổng quát cho đến mức chi
tiết.
Biểu đồ phân cấp chức năng là biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các chức
năng cần thực hiện của HTTT cần phát triển.
Ký pháp biểu diễn: biểu diễn dưới dạng hình cây


Gốc: chức năng chung cần thực hiện



Các chức năng còn lại được hình thành theo sự phân rã của

chức năng gốc. Chức năng ngoài cùng gọi là chức năng lá – chức năng
tương đối cụ thể, dễ hiểu, đơn giản trong thực hiện.
FDD được xây dựng dựa trên 2 ký pháp: ký pháp biểu diễn chức năng và
ký pháp liên kết giữa chức năng cha và con.
Ký pháp biểu diễn chức năng là hình chữ nhật
SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 16 -


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
1.1.7

T

ên chức năng
Ký pháp liên kết giữa chức năng cha và con là đường gấp khúc

Chức năng cha

Chức năng con

Chức năng con

Chức năng con

Quy tắc cơ bản trong xây dựng FDD:


Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện

chức năng cha


Các chức năng con phải bảo toàn chức năng cha tương



Các chức năng con phải tương đối độc lập với nhau



Không nên phân rã FDD thành nhiều mức vì sẽ dẫn

ứng

đến sự phức tạp cho quá trình thiết kế và mã hóa


Tên của các chức năng khác nhau là khác nhau

• Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá:
Dựa trên tài liệu yêu cầu, nhà phát triển tiến hành viết tài liệu mô tả các

hoạt động cụ thể của mỗi chức năng lá.
Có 3 cách đặc tả chức năng lá:


Ngôn ngữ tự nhiên

 Sơ đồ khối
SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 17 -


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
 Ngôn ngữ giải mã
• Ma trận thực thể chức năng:
Ma trận thực thể chức năng là một bảng bao gồm các hàng và các cột.
Trong đó, mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu, mỗi hàng tương ứng một chức
năng ở mức tương đối chi tiết.
Ô là giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và thực thể
tương ứng.
Giá trị của mỗi ô có thể là:


R (Read): Đọc hồ sơ



U (Update): Cập nhật dữ liệu vào hồ sơ



C (Create): Tạo hồ sơ

• Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD)
Biểu đồ luồng dữ liệu là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lý thông tin của hệ
thống. Mỗi biểu đồ bao gồm có các chức năng, tác nhân, luồng dữ liệu, kho dữ
liệu của hệ thống.
-

Tiến trình: là một công việc của hệ thống nhằm thao tác trên

các dữ liệu đầu vào và cho kết quả thông tin ở đầu ra. Ký pháp biểu diễn
của tiến trình như sau: tên tiến trình là sự kết hợp giữa động từ và bổ ngữ

Số hiệu
Tên tiến trình

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 18 -


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
Luồng dữ liệu: là một đường truyền dẫn thông tin (hồ sơ, tập
các mục thông tin trong hồ sơ) và hoặc ra một chức năng của hệ thống. Cú
pháp biểu diễn:

Tên một luồng dữ liệu
-

Kho dữ liệu: là một đối tượng lưu một tập các dữ liệu được sử

dụng cho các chức năng của hệ thống. Cú pháp biểu diễn:

Tên kho dữ liệu

-

Tác nhân: là một thực thể ngoài hệ thống có quan hệ thông tin

với hệ thống. Cú pháp biểu diễn của tác nhân là hình chữ nhật kết hợp với
tên của tác nhân

Tên tác nhân

1.1.7.1 Mô hình thực thể - quan hệ ER (Entity – Relasionship Model)
Ba phần tử chính của ERM là: thực thể, thuộc tình và các mối quan hệ giữa
các thành phần đó. Cụ thể:
-

Thực thể: là khái niệm mô tả một lớp các đối tượng cụ thể của

thế giới thực hay các khái niệm độc lập có những đặc trưng chung mà ta
quan tâm. Bản thể là một đối tượng cụ thể của thực thể.
-

Thuộc tính: là các đặc trưng của thực thể mà ta quan tâm. Mỗi

thực thể có một tập các thuộc tính gắn kết với nó
SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 19 -


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
Ký pháp:

Tên thuộc tính
Thực thể
Tên thuộc tính đích danh

-

Mối quan hệ giữa các thực thể là một khái niệm mô tả mối

quan hệ vốn có giữa các bản thể của các thực thể.
Ký pháp

Tên mối quan hệ

-

Bậc của mối quan hệ: là số các thực thể tham gia mối quan hệ

1.1.7.2 Mô hình dữ liệu – quan hệ (Relation Data Model)
-

Quan hệ: Là một bảng dữ liệu hai chiều có các cột có tên, gọi

là các thuộc tính, có các dòng không có tên, gọi là những bộ dữ liệu (bản
ghi).
-

Các thuộc tính của quan hệ: chính là tên của các cột:
+ Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số

dòng khác nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này như
nhau.

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 20 -


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
+ Khóa dự tuyển: là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác
định duy nhất mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ
đi một thuộc tính trong số đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng.
-

Các chuẩn của các quan hệ: Là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta

nhận biết được cấu trúc đó. Có 3 chuẩn cơ bản:
+ Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 1 NF nếu nó
không chứa các thuộc tính lặp.
+ Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ đã ở dạng chuẩn 2 NF nếu nó đã
ở dạng 1 NF và không chứa các thuộc tính phụ thuộc vào một phần
khóa.
+ Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ ở dạng chuẩn 3 nếu nó đã là
chuẩn 2 và không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa

1.2 GIỚI THIỆU CÔNG CỤ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1.2.1 Cơ sở dữ liệu
Dữ liệu chính là yếu tố dầu vào của thông tin. Để có được thông tin hữu
ích, doanh nghiệp cần phải tổ chức lưu trữ dữ liệu thật khoa học và hợp lí. Công
nghệ quản lý dữ liệu tiến bộ cho phép biểu diễn dữ liệu thành các file riêng biệt và
tổ chức chúng thành những cơ sở dữ liệu dùng chung
Hiện nay, những hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được sử dụng phổ biến là:
Microsoft Acess, SQL server, Foxpro, …
Một số thành phần cơ bản trong một cơ sở dữ liệu:


Thực thể và thuộc tính: đã trình bày ở phần mô hình E

–R

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 21 -

Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
 Trong một cơ sở dữ liệu, mỗi thuộc tính của thực thể
được lưu trữ trên một trường (cột), tập hợp các thuộc tính của một
bản thể tạp thành bản ghi (dòng)


Tập hợp các bản ghi lưu trữ thông tin về một thực thể

gọi là bảng, bảng bao gồm các dòng và các cột.
Chức năng chính của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là:


Tạo lập CSDL, tạo bảng và các mối quan hệ



Cập nhập (thêm, sửa, xóa)



Truy vấn



Các chức năng bổ sung: tạo báo cáo, tạo giao diện,

ngôn ngữ lập trình
Cơ sở dữ liệu là nơi lưu trữ thông tin được tổ chức nhằm một hay nhiều
mục đích.chúng ta tổ chức thông tin trong cơ sở dữ liệu theo cách thức cho phép

chương trình và trình ứng dụng có thể cung cấp tính năng hữu ích cho người dùng
trực tiếp.
Thuật toán: trong từng lĩnh vực khác nhau có thể hiểu thuật toán theo
những cách khác nhau. Đơn giản nhất thuật toán là một bảng hướng dẫn để chỉ ra
các công việc phải thực hiện theo một trình tự nào đó đã được xác định để giải
quyết một công việc cho trước. Nói cách khác, với những điều kiện ban đầu, một
thuật toán sẽ chỉ ra các bước phải tiến hành theo một trình tự duy nhất để đạt được
kết quả đã định trước.
Thuật toán có 3 cấu trúc cơ bản: Cấu trúc tuần tự.
Cấu trúc điều kiện.
Cấu trúc lặp.

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 22 -


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
Chương trình: Sau khi có thuật toán, phải mô tả thuật toán cho máy tính
bằng một ngôn ngữ mà cả người và máy có thể hiểu được. Ban rmoo tả thuật toán
đó gọi là một chương trình. Chương trình cho máy tính là một tập hợp hữu hạn các
lệnh viết bằng ngôn ngữ nào đó mà người dùng và máy có thể hiểu được. Mỗi lệnh
sẽ tương ứng với một thao tác trong thuật toán đã được xây dựng trước.
Phần mềm: là những chương trìnhđiều khiển, được cài đặt bên trong máy
tính, giúp cho người sử dụng ra lệnh cho máy tính bằng những tín hiệu tương thích
mà máy tính có thể hiểu được.
1.2.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu VISUAL FOXPO.
Vào những năm 80 xuất hiện ngôn ngữ lập trình Foxbase là tiền thân của

ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro
Đầu những năm 90 của thế kỷ 20, hệ quản trị CSDL Foxpro ra đời
Hệ Foxpro được hãng Microft phát triển qua nhiều version khác nhau. Cụ
thể:


Foxpro 1.0 chạy trên môi trường DOS là sự chuyển

huóng đầu tiên từ khả năng tương thích với DBASE


Foxpro 2.0 cho phép sử dụng các câu lệnh SQL để

thay thế cho toàn bộ thủ tục, đồng thời cũng đưa ra các thiết kế
màn hình và báo cáo.


Foxpro 3.0 ra đời có them hai kiểu hiển thị được hỗ trợ

view cục bộ (local view) và view truy nhập từ xa (remote view).
Cơ sở của local view là các bảng trong Visual Foxpro. Cơ sở
remote view là nguồn dữ liệu ODBC bao gồm SQL server, Oracle,
Access. Điều này tạo Visual Foxpro có một công cụ tốt nhất để
truy nhập dữ liệu cục bộ cũng như từ xa.

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 23 -

Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex
 Phiên bản 5.0 ra đời nhưng đớ chỉ là sự cập nhật và
sửa chữa một số lỗi của phiên bản 3.0
Sau đó các phiên bản Visual Foxpro 7.0, 8.0 ra đời, và đến thời điểm hiện
tại, phiên bản Visual Foxpro 9.0 là phiên bản mới nhất
Visual Foxpro (VFP) là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ của
Microsoft chạy trên hệ điều hành Window với các ứng dụng sau:
Trong VFP tích hợp cả chức năng quản trị cơ sở dữ liệu, cả chức năng của
một ngôn ngữ lập trình, vì thế VFP có khả năng ứng dụng tiện lợi và dễ sử dụng.
Tính bảo mật của VFP không cao.
Có thể phát triển ứng dụng bằng VFP trong môi trường mạng và cho nhiều
người dùng.
Đang được sử dụng khá phổ biến ở Việt Nam và nhiều nước khác để phát
triển cấc ứng dụng trong quản lý.
VFP sử dụng công nghệ lập trình hướng đối tượng kết hợp với lập trình thủ
tục. VFP cho phép người sử dụng thực hiện đa số các thao tác rất trực quan để
thiết kế ứng dụng mà không cần phải ngồi tỉ mỉ để soạn chương trình hay viết các
dòng lệnh như Foxpro. Phiên bản mới nhất hiện nay là VFP 9.0.

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 24 -


Chương trình quản lý nhập - xuất vật tư ở công ty cổ phần xây dựng số 12
thuộc tập đoàn Vinaconex

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT
TƯ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 12
2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG
VINACONEX 12 – TRỰC THUỘC TỔNG CÔNG TY
VINACONEX
2.1.1 . Giới thiệu về công ty
2.1.1.1 . Trụ sở:


Tên công ty: Công ty cổ phần xây dựng số 12.



Trực thuộc: Tổng công ty VINACONEX



Tên giao dịch viết tắt:



Trụ sở công ty: Tổng công ty VINACONEX



Điện thoại: 844.22143724



FAX: 844.37875053

2.1.1.22.1.1.2. Ngành nghề kinh doanh:



Xây dựng dân dụng, xây dựng công nghiệp.



Gia công, lắp đặt kết cấu thép.



Sản xuất trộn bê tông và khai thác mỏ đá



Xây dựng cơ sở hạ tầng.

SV: Phạm Thị Ngọc Anh

CQ45/41.01
- 25 -