XÂY DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN TIỀN LƯƠNG tại CÔNG TY cổ PHẦN PHẦN mềm OOS
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.33 MB, 83 trang )
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế
của đơn vị thực tập.
Tác giả đồ án
Nông văn Vịnh
1
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
LỜI CẢM ƠN
Với vốn kiến thức tích luỹ được trong thời gian học tập tại Học viện tài chính,
dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiến thức thực tế thu
được trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần phần mềm Bravo, em đã hoàn thành
đồ án với đề tài: “XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM OOS”
Để hoàn thành được đồ án này, em đã có sự giúp đỡ của rất nhiều người. Trước
hết em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường - giảng viên khoa
Hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính, người đã chỉ giúp em cách thức làm
bài một cách logic, đã chỉnh sửa chi tiết giúp em phần phân tích và định hướng cho em
phần thiết kế.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặc biệt
là các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã giảng dạy và truyền đạt
cho em những kiến thức bổ ích trong bốn năm học vừa qua.
Ngoài ra, em cũng không thể không nhắc tới sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị
ở phòng Triển khai-công ty cổ phần phần mềm OOS đã tạo điều kiện thuận lợi trong
suốt thời gian em thực tập, và chỉ dẫn rất nhiều cho em phần nghiệp vụ, để em có thể
hoàn thành được đồ án này.
Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới bố mẹ, anh chị em, những người bạn
của em là những người đã giúp đỡ rất nhiều về mặt tinh thần, cũng như những góp ý
kịp thời cho việc hoàn thành đồ án của em.
Em xin chân thành cảm ơn!
2
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN.......................................................................................................................1
BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT..................................................................................................6
6
LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................................7
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHẦN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN – CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN
TRÍCH THEO LƯƠNG..........................................................................................................10
I. NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN..............................................10
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản.................................................................................10
1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin...........................................................................11
1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp...................12
1.1.4Phương pháp phát triển một hệ thông thông tin..............................................13
1.1.5. Cơ sơ dữ liệu của một hệ thống thông tin.....................................................15
1.1.6. Chu trình phát triển một HTTT.....................................................................16
1.2. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ NGÔN NGỮ SỬ DỤNG.............................18
1.2.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu................................................................................18
1.2.2. Microsoft Visual Foxpro................................................................................19
1.3. NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC
KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG......................................................................................20
1.3.1. Cơ sở lý luận của tiền lương..........................................................................20
1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương...................................................................20
1.3.3. Hình thức tiền lương, quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương...........21
1.3.3.1. Các hình thức trả lương...............................................................................21
1.3.3.2. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp:..............................................................22
3
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
1.3.3.3. Các khoản trích theo lương.........................................................................23
1.3.4. Cơ sở lý luận về thuế Thu nhập cá nhân.......................................................24
1.3.4.1. Khái niệm thuế Thu nhập cá nhân..............................................................24
1.3.4.2. Đối tượng chịu thuế....................................................................................24
Phạm vi xác định TNCT.......................................................................................25
Các đối tượng nộp thuế nêu trên bao gồm:..........................................................25
1.3.4.3. Căn cứ tính thuế..........................................................................................25
Thu nhập chịu thuế (TNCT) từ tiền lương, tiền công..........................................26
Thu nhập tính thuế (TNTT)..................................................................................27
Thuế suất...............................................................................................................27
Cách tính thuế.......................................................................................................28
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM OOS..................29
2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY PHẦN MỀM OOS.......................................................29
2.1.1 Giới thiệu về công ty.......................................................................................29
2.2. Sơ ĐỒ TỔ CHỨC.........................................................................................................30
2.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY.....................................................32
2.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán.............................................................................33
2.4. CÁCH TÍNH LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP PHẦN MỀM OOS..............................34
2.4.1. Quy trình tính lương tại công ty....................................................................34
2.4.2. Cách tính........................................................................................................34
2.5. HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG LƯƠNG và THUẾ TNCN TẠI Công ty:..................36
2.6. Phân tích HỆ thỐng.....................................................................................................37
2.6.1. Mục tiêu của hệ thống....................................................................................37
2.6.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán...............................................................38
4
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
2.6.2.1. Mô tả bài toán..............................................................................................38
Biểu đồ phân rã chức năng:.................................................................................41
Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng:..................................................................43
Ma trận thực thể dữ liệu :.....................................................................................43
Biểu đồ luồng dữ liệu:..............................................................................................44
Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1.............................................................................46
Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E – R:.......................................................51
Thiết kế ứng dụng bài toán xây dựng phần mềm quản lý lương tại Công ty cổ phần
phần mềm bravo:.................................................................................................................56
Thiết kế chương trình ứng dụng..............................................................................56
Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ:.......................................................56
Biểu diễn các mối liên kết thành các quan hệ..........................................................56
Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu:.................................................................57
Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý:....................................................................................57
Mô hình vật lý..........................................................................................................64
Xác định các giao diện:........................................................................................64
Đặc tả một số giao diện:.......................................................................................65
Thiết kế các giao diện:..........................................................................................65
PHẦN KẾT LUẬN:.................................................................................................................75
TÀI LIỆU THAM KHẢO:.....................................................................................................76
PHỤ LỤC:................................................................................................................................76
5
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Viết tắt
Tên đầy đủ
BHTN
Bảo hiểm thất nghiệp
BHXH
Bảo hiểm xã hôi
BHYT
Bảo hiểm y tế
NHÂN
VIÊN
Cán bộ công nhân viên
HTTT
Hệ thống thông tin
KPCĐ
Kinh phí công đoàn
TNCT
Thu nhập chịu thuế
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
TNTT
Thu nhập tính thuế
6
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, song song với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ
thuật, thì công nghệ thông tin ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng và thiết yếu
trong cuộc sống hằng ngày. Bất cứ một lĩnh vực người ta cũng đều phải ứng dụng tin
học để có thể nâng cao chất lượng các hoạt động. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp,
việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường.
Thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động quản lý ngày
càng nhẹ nhàng, hiệu quả, chính xác và đem lại thành công lớn cho nhiều doanh
nghiệp. Đặc biệt trong đó là quản lý tiền lương – một mục đích chính của lao động,
được hầu hết tất cả mọi người quan tâm, từ nhân viên cho đến người quản trị. Bài toán
quản lý tiền lương được đặt ra đối với tất cả các cơ quan, đơn vị và là bài toán quản lý
điển hình được đưa vào máy tính, từ đó dần dần tối ưu hóa nhằm tìm kiếm, lưu trữ, xử
lý các thông tin liên quan đến tiền lương trong các đơn vị, với mục đích làm dễ dàng
hơn trong công tác quản lý.
Trong ứng dụng và quản lý tiền lương, chúng ta có thể thêm vào, lưu trữ, tìm
kiếm, sửa, xóa bất kỳ thông tin nào trong lĩnh vực quản lý tiền lương phù hợp với
những quy định trả lương hiện hành của nhà nước cũng như của đơn vị sở tại.
Qua qua trình thực tập, với mong muốn áp dụng những kiến thức đã học trong
trường và việc khảo sát hoạt động tại Công ty CP Phần mềm OOS, em đã chon đề tài “
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin kế toàn tiền lương tại Công ty CP Phần mềm OOS
cho đồ án tốt nghiệp của mình. Đồ án sẽ tự động hóa quá trình quản lý tiền lương của
kế toán lương tại Công ty mua bán điện.
7
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
Mục tiêu của đồ án
Được người sử dụng chấp nhận.
Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ
tốt quá trình quản lý lương, phục vụ tốt cho bộ phận kế toán và các đơn vị sử dụng.
Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm
nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
Hỗ trợ cho nhân viên kế toán trong việc quản lý lương tại Công ty OSS
Phạm vi nghiên cứu đề tài
Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác kế toán tiền lương
tại Công ty một cách hiệu quả.
Nghiên cứu hệ thống kế toán tiền lương tại Công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngôn
ngữ lập trình Visual Foxpro để thiết kế ứng dụng cho bài toán quản lý tiền lương đáp
ứng thực trạng công ty.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Hệ thống kế toán tiền lương tại Công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Thu thập thông tin.
Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý.
Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý.
Kết cấu của đồ án
8
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lươn tại Công ty CP
Phần mềm OOS”.
Đồ án gồm … trang, ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham
khảo, đồ án gồm có 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin – công tác
quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương
Chương 2: Thực trạng tổ chức và giải pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin
quản lý tiền lương tại Công ty OOS
Chương 3: Thiết kế phần mềm quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương
tại Công ty OOS
9
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHẦN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THÔNG TIN – CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ TOÁN TIỀN
LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
I. NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản.
- Thông tin (information): được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay
tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự
thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.
- Hệ thống thông tin (information system): là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của
nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào
đó. Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần
của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.
- Hệ thống thông tin quản lý: phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường xuyên xây
dựng nhằm phục vụ cho một hoặc một vài chức năng nào đó, hay chỉ đơn giản là giúp
con người giải thoát khỏi những công việc tính toán, thống kê phức tạp. Khi xuất hiện
nhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những
phương thức xử lý thông tin một cách tổng thể - hệ thống thông tin quản lý.
Ví dụ hệ thống quản lý nhân sự trong một cơ quan, hệ thống quản lý sinh viên trong
một trườngđại học, hệ thống kế toán trong một siêu thị. Hệ thống trợ giúp công tác
điều hành bay hoặc hệ thống quản lý bán hàng của một công ty.
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết
phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng
trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sơ giữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản
10
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệ
thống.
Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho
nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ
cũng như khả năng truy cập thông tin dễ dàng. Các chức năng chính của hệ thống
thông tin quản lý bao gồm:
+ Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin là một cách hệ thống, những thông tin
có ích được cấu trúc hóa để có thể lưu trữ và khai thác trên phương diện tin học.
+ Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo thông tin mới.
+ Phân phối, cung cấp thông tin.
Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính hiệu
quả, nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống thông tin
và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống.
1.1.2 Phân loại hệ thống thông tin
Phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ thông tin đầu ra gồm:
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): hệ
thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc
với khách hàng, với nhà chung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổ
chức.
Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): đây là
những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều
khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu
11
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ
liệu ngoài tổ chức.
Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): hệ thống này
được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra
quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác
định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương
án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho
phép người ra quyết định xác định rõ tình hình để đưa ra một quyết định.
Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, có
nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ
tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Cùng với các cơ sở
dữ liệu và các bộ luật suy diễn mà dựa vào đó người ta có thể đưa ra các quyết định về
một vấn đề cụ thể.
Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System
for Competitive Advantage): hệ thống này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.
Nó được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức các khách
hàng, các nhà cung cấp…giúp cho tổ chức đạt được kết quả trong cuộc cạnh tranh của
thị trường.
1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp có HTTT quản lý hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể:
+ Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra
+ Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức
Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lý là một trong những yếu tố mà mỗi
đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp
12
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lý trong doanh nghiệp
1.1.4 Phương pháp phát triển một hệ thông thông tin.
1.1.4.1. Mục đích và phương pháp.
Mục đích của dự án phát triển một hệ thống thông tin là phải có được một sản
phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà sản phẩm đó hòa hợp vào trong các hoạt
động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời
gian định trước, không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một hệ
thống thông tin, tuy nhiên nếu không có phương pháp thì sẽ dẫn đến nguy cơ không đạt
được mục tiêu định trước. Tại sao lại như vậy ?
Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi
trường rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần có cách tiến hành
nghiêm túc, có phương pháp.
Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ
cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn.
Phương pháp được áp dụng ở đây dựa trên ba nguyên tắc; cơ sở chung của nhiều
phương pháp hiện đại có cấu trúc đề phát triển từ cái chung sang cái riêng, chuyển từ
mô hình vật lý sang mô hình logic và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Thực
tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống trước hết phải hiểu các mặt chung
trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Tuy
nhiên những công cụ đầu tiên được xử dụng bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ
phát triển cũng sẽ giản đơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc ba (đi từ vật lý sang logic
khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế). Phân tích bắt đầu từ việc thu thập
dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu
chính là những người sử dụng các tài liệu và quan sát.
13
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
1.1.4.2. Tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin
Khi HTTT hoạt động sẽ nảy sinh ra thông tin phục vụ cho việc ra quyết định
của nhà quản lý. Chính vì vậy, một HTTT hoạt động không hiệu quả sẽ là nguyên nhân
gây ra những hậu quả không tốt đối với hệ thống.
Một HTTT hoạt động có hiệu quả hay không được đánh giá thông qua chất
lượng thông tin mà hệ thống cung cấp. Tiêu chuản đánh giá chất lượng thông tin phụ
thuộc vào yếu tố:
+ Độ tin cậy: độ tin cậy của một HTTT được thể hiện dưới hai góc độ là độ xác
thực và độ chính xác. Trong một nến kinh tế cạnh tranh, thông tin ít độ tin cậy có thể
gây ra những hệ quả không tốt cho tổ chức.
+ Tính đầy đủ: tính đầy đủ thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của
quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết
định và hành động không đáp ứng với nhu cầu của tình hình thực tế.
+ Tính thích hợp: Hệ thống khi có quá nhiều thông tin không thích ứng cho
người nhận sẽ dẫn đến các quyết định sai lầm và tốn kém do việc tạo ra nhưng thông
tin không dùng đến.
+ Tính dễ hiểu: thông tin thiếu chính xác, sử dụng quá nhiều từ viết tắt và đa
nghĩa cũng sẽ dẫn đến các quyết định sai lầm hoặc chậm chạp cho người ra quyết định.
+ Tính được bảo vệ: thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn
và nguyên vật liệu. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được
phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây thiệt hại cho
tổ chức.
14
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
+ Tính kịp thời: thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an
toàn nhưng vẫn không có ích khi không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.
1.1.5. Cơ sơ dữ liệu của một hệ thống thông tin.
Các khái niệm:
+ Thực thể (entity): là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông
tin về nó.
+ Thuộc tính (attribute): là những đặt điểm và tính chất của mỗi thực thể. Mỗi
thuộc tính được gọi là một trường, thường không chia nhỏ được nữa. Các thuộc tính
được góp phần mô tả thực thể và là những mẫu tin về thực thể cụ thể mà ta muốn lưu
trữ.
+ Trường dữ liệu (field): để lưu trữ thông tin về từng thực thể hay chính là bản
để ghi các thuộc tính của thực thể.
+ Bản ghi (table): là nơi lưu trữ toàn bộ các bản ghi thông tin cho một thực thể.
Mỗi dòng của bảng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
+ Cơ sở dữ liệu (data base): là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan
với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý
của một hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người
khách nhau với những mục đích khách nhau.
+ Cập nhật dữ liệu: dữ liệu được cập nhật vào các cơ sở dữ liệu qua việc nhập
dữ liệu. Việc nhập dữ liệu có thể thông qua các mẫu nhập liệu của chương trình.
+ Truy vấn dữ liệu: cho phép thao tác với máy thông qua một cách thức nào đó
nhằm xuất ra thiết bị ngoại vi với các kết quả như ý muốn. Thông thường sử dụng ngôn
15
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
ngữ truy vấn. Có hai kiểu truy vấn là: truy vấn có cấu trúc SQL (Structure Query
Language) và truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example)
+ Báo cáo (Report): mục đích của báo cáo là cho hiển thị thông tin lên màn hình
hay xuất ra máy in.
+ Cấu trúc dữ liệu tệp và mô hình: dữ liệu phải được tổ chức sao cho thuận tiện
cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực thể với
nhau. Các mô hình thường được sử dụng trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu là:
Mô hình mạng lưới
Mô hình phân cấp
Mô hình quan hệ
1.1.6. Chu trình phát triển một HTTT
1.1.6.1. Khởi tạo và lập kế hoạch dự án
Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện bạn đầu
chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lý do vì sao
tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ
thống dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô
tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các
nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó. Hệ thống dự kiến phải giải quyết được
những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai
mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ
mang lại cho tổ chức.
1.1.6.2. Phân tích hệ thống
16
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
Phân tích hệ thống nhằm xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp
những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc
+ Xác định và phân tích yêu cầu: chính là những gì mà người sử dụng mong đợi
để hệ thống sẽ mang lại. Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ
thống, làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cách
đặc biệt.
+ Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên
ngoài và nhưng giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện
+ Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh
để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời
gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua.
1.1.6.3. Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để
đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên.
+ Thiết kế logic: thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kỳ hệ thống phần
cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực.
+ Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mộ hình logic trừu tượng thành bản thiết
kế hay các đặc tả kỹ thuật. Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những
thao tác và thiết bị vật lý cần thiết tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra
thông tin cần thiết cho tổ chức
Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ
chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng.
Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực
17
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
tế, sao cho nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình
và cáu trúc hệ thống
1.1.6.4. Lập trình và kiểm thử
+ Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn
ngữ lập trình, phần mềm mạng)
+ Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)
+ Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module
chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng.
1.1.6.5. Cài đặt, vận hành và bảo trì
+ Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống
+ Cài đặt phần mềm
+ Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển
đổi dữ liệu: bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống, tổ chức hệ thống quản lý và
bảo trì.
+ Viết tài liệu và tổ chức đào tạo
+ Đưa vào vận hành
+ Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống.
1.2. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ NGÔN NGỮ SỬ DỤNG
1.2.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống các chương trình máy tính giúp tạo
lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường được
18
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
các công ty phần mềm sản xuất và bán trên thị trường, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu nổi
tiếng và thông dụng hiện nay như: Foxpro, My SQL, Microsoft Visual Foxpro…
Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công cụ, thiết kế, xây dựng
các chương trình phần mềm phục vụ công tác quản lý cũng như trong một số lĩnh vực
khác. Do vậy, việc lựa chọn ngôn ngữ viết chương trình nhằm giải quyết bài toán đặt ra
là vô cùng quan trọng. Trên cơ sở phân tích bài toán, tìm hiểu các ngôn ngữ lập trình,
em quyết định chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual Foxpro để thiết kế xây
dựng chương trình.
1.2.2. Microsoft Visual Foxpro
Microsoft Visual Foxpro là một hệ cơ sở dữ liệu kiểu quan hệ của Microsoft
chạy trên hệ điều hành windows với những tính năng ưu việt trong việc quản lý, kết
nối các tệp cơ sở dữ liệu với nhau và khả năng tao ra các bảng chọn…
Với Visual Foxpro , các lập trình viên có thể xây dựng một hệ thống chương
trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft windows rất dễ dàng và thuận
lợi cho chính người sử dụng.
Visual Foxpro là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều tính ưu việt, đang được
sử dụng rất phổ biến ở Việt Nam và nhiều nước khác, để phát triển các ứng dụng quản
lý (quản lý tài chính, kế toán, vật tư, tài sản cố định…).
Vì những lý do trên em đã quyết định chọn Visual Foxpro là ngôn ngữ lập trình
cho đề tài của mình.
19
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
1.3. NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC
KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.3.1. Cơ sở lý luận của tiền lương
Tiền lương hay tiền công là số tiền thù lao mà đơn vị phải trả cho người lao
động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đã đóng góp cho đơn vị nhằm đảm
bảo người lao động tái sản xuất sức lao động và nâng cao bồi dưỡng sức lao động.
Tiền lương là một bộ phận thu nhập quốc dân thuần túy mà Nhà nước phân phối
một cách có kế hoạch cho người lao động theo số lượng và hiệu quả lao động mà người
lao động đã cống hiến.
Để thống nhất và nhận thức đúng đắn về tiền lương phù hợp với cơ chế quản lý
mới, khái niệm tiền lương phải đáp ứng một số yêu cầu sau:
+ Coi sức lao động là hàng hóa của thị trường yếu tố sản xuất.
+ Tiền lương phải là tiền trả cho sức lao động, tức là giá cả của hàng hóa sức lao
động theo quản lý cung cầu giá cả trên thị trường lao động.
+ Tiền lương là bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao động đồng thời là
một trong những yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất.
1.3.2. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương.
Tiền lương và các khoản liên quan đến người lao động không chỉ là vấn đề quan
tâm riêng của người lao động mà còn là vấn đề quan tâm của nhiều phía. Kế toán tiền
lương trong một đơn vị phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:
+ Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng và chất lượng lao động, tính đúng
kết quả lao động và thanh toán kịp thời số tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác.
20
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
+ Tính toán và phân bổ hợp lý, chính xác các khoản chi phí tiền lương: bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, thuế thu nhập cá nhân… và sử dụng
các quỹ tiền lương quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ một cách hợp lý.
+ Lập các báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương cung
cấp thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan và đề xuất những biện pháp để ngăn
ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động, tiền
lương và các khoản chính theo lương.
1.3.3. Hình thức tiền lương, quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương
1.3.3.1. Các hình thức trả lương
Việc tính trả lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau tùy theo đặc
điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý. Trên thực tế
thường áp dụng cách tính tiền lương sau:
Hình thức tiền lương thời gian: là hình thức tiền lương theo thời gian làm việc,
cấp bậc kỹ thuật và thang lương của người lao động. Theo hình thức này, tiền lương
thời gian, tiền lương phải trả được tính bằng: thời gian thực tế nhân với mức lương thời
gian.
Tiền lương thời gian với giá tiền lương cố định gọi là thời gian giản đơn. Tiền
lương thời gian giản đơn có thể kết hợp với chế độ tiền thưởng để khuyến khích người
lao động hăng hái làm việc, tạo nên tiền lương thời gian có thưởng.
Để áp dụng trả lương theo thời gian, doanh nghiệp phải theo dõi ghi chép thời
gian làm việc của người lao động và mức lương thời gian của họ.
Các doanh nghiệp chỉ áp dụng tiền lương thời gian cho những công việc chưa
xây dựng định mức lao động, chưa có đơn giá tiền lương sản phẩm, thường áp dụng
cho công tác văn phòng như hành chính, quản trị, thống kê…
21
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
Hình thức tiền lương theo sản phẩm: là hình thức tiền lương tính theo số lượng,
chất lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giản
giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc đó. Tiền lương sản phảm phải
trả tính bằng: số lượng hoặc khối lượng công việc, sản phẩm đủ tiêu chuẩn hoàn thành
chất lượng nhân với giá tiền lương sản phẩm.
Việc xác định tiền lương sản phẩm phải dựa trên cơ sở các tài liệu về hạch toán
kết quả lao động.
Tiền lương sản phẩm còn có thể áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất sản
phẩm, gọi là tiền lương ản phẩm trực tiếp, hoặc có thể áp dụng đối với người gián tiếp
phục vụ sản xuất sản phẩm gọi là tiền lương sản phẩm gián tiếp.
1.3.3.2. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp:
Quỹ tiền lương là toàn bộ tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh
nghiệp do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương.
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp bao gồm:
- Tiền lương thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khoán.
- Tiền lương trả cho người lao động sản xuất sản phẩm hỏng trong phạm vi quy
định và tiền lương trả trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan,
trong thời gian đi học, nghỉ phép...
- Các khoản phụ cấp, trợ cấp thường xuyên mà doanh nghiệp phải trả cho người
lao động (như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, phụ cấp khu vực...) mà doanh
nghiệp phải trả cho người lao động theo tháng.
- Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên.
22
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
Trong doanh nghiệp để phục vụ cho công tác hạch toán và công tác quản lýquỹ
tiền lương của doanh nghiệp được chia thành 2 loại:
+ Tiền lương chính: Là toàn bộ khoản tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp có tính
chất như lương mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động trong thời gian tham gia
sản xuất hoặc thực hiện nhiệm vụ khác của doanh nghiệp giao cho.
+ Tiền lương phụ: Là khoản tiền lương, phụ cấp, trợ cấp trả cho người lao động
trong thời gian nghỉ việc theo chế độ lao động mà Nhà nước quy định chẳng hạn như:
Tiền lương nghỉ phép, hội họp, học tập.
1.3.3.3. Các khoản trích theo lương.
Quỹ bảo hiểm xã hội: được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên
tổng số quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực…) của người lao
động thực tế phát sinh trong tháng.
Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội là 20% trong đó 15% do đơn
vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh, 5% còn lại do
người lao động đóng góp và được tính trừ vào thu nhập của họ.
Quỹ bảo hiểm y tế: được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh,
thuốc chữa bệnh, viện phí… cho người lao động, ốm đau, sinh đẻ…Quỹ này được hình
thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cớ bản và các khoản
phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng.
Tỷ lệ trích bảo hiểm hiện hành là 3%, trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất
kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động.
Kinh phí công đoàn: hình thành do việ trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng số
tiền luong thực tế phải tra cho người lao động thực tế phát sinh trong tháng, tính vào
chi phí sản xuất kinh doanh.
23
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
Tỷ lệ trích kinh phí công đoàn và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp còn
xây dựng chế độ tiền lương tập thể, cá nhân có thành tích trong hoạt động sản xuất
kinh doanh. Tiền thưởng nhằm kích thích người lao động trong sản xuát kinh doanh
gồm có: thưởng thi đua, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, phát
minh sáng kiến và cải tiến kỹ thuật…
1.3.4. Cơ sở lý luận về thuế Thu nhập cá nhân
1.3.4.1. Khái niệm thuế Thu nhập cá nhân
Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) là sắc thuế trực thu đánh vào thu nhập của cá
nhân trong ký tính thuế.
Lý do đánh thuế TNCN:
Xuất phát từ yêu cầu đảm bảo sự công bằng trong phân phối thu nhập.
Do nhu cầu chi tiêu của nhà nước ngày càng tăng.
Là một công cụ điều tiết vĩ mô, kích thích tiết kiệm và đầu tư theo hướng nâng
cao năng lực hiệu quả xã hội.
Thuế TNCN lũy tiến còn có tác dụng bù lại sự lũy thoái của các loại thuế tiêu
dùng.
1.3.4.2. Đối tượng chịu thuế
Đối tượng chịu thuế bao gồm cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú có thu
nhập chịu thuế (TNCT).
24
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
Xây dựng HT Kế toán tiền lương – Công ty CP Phần mềm OOS
Phạm vi xác định TNCT
Đối với cá nhân cư trú, TNCT là thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt
Nam, không phân biệt nơi trả và nhận thu nhập.
Đối với cá nhân không cư trú, TNCT là thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không
phân biệt nơi trả và nhận thu nhập.
Cá nhân cư trú: là người đáp ứng một trong các điều kiện sau:
Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày (5 tháng) trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc
trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.
Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam theo một trong hai trường hợp:
Có nơi ở đăng ký thường trú theo quy định của pháp luật về cư trú.
Có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về nhà ở, với thời hạn của
hợp đồng thuê từ 90 ngày trở lên trong năm tính thuế.
Cá nhân không cư trú: là người không đáp ứng đủ các điều kiện trên
Các đối tượng nộp thuế nêu trên bao gồm:
Cá nhân có quốc tịch Việt Nam kể cả cá nhân được cử đi công tác, lao động, học tập ở
nước ngoài có thu nhập chịu thuế.
Cá nhân là người không mang quốc tịch Việt Nam nhưng có thu nhập chịu thuế bao
gồm: người nước ngoài làm việc tại Việt Nam; người nước ngoài không hiện diện tại
Việt Nam nhưng có thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam.
1.3.4.3. Căn cứ tính thuế
Căn cứ tính thuế TNCN là thu nhập tính thuế và thuế suất
25
Sinh viên: Nông Văn Vịnh
Chính
K45/41.02 Học Viện Tài
