Báo cáo thực tập Xây dựng thể thức văn bản của Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn Lục Ngạn Bắc Giang

MỤC LỤC
1.2.4. Giao diện Backstage.................................................................................13

1


DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1: Thông báo nhắc nhở lưu văn bản.................................................................9
Hình 1.2: Các thành phần cơ bản trên màn hình word..............................................10
Hình 1.3 : Giao diện Backstage..................................................................................13

2


LỜI MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Để đề ra đường lối đẩy mạnh công cuộc đổi mới toàn diện đất nước, đưa
nước ta vào thời kỳ phát triển mới , thời kỳ CNH, HĐH đất nước , hội nhập quốc tế
và khu vực, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về tăng cường quản lý nhà nước đối với
xã hội , vai trò của công tác xây dựng văn bản trong cơ quan nhà nước ngày càng
giữ vị trí quan trọng.
Văn bản vừa là công cụ, vừa là phương tiện để các cơ quan nhà nước thực
hiện chức năng quản lý của mình. Soạn thảo văn bản, một công việc dễ bị chê nhiều
hơn khen, bởi một lẽ không phải "lời nói gió bay " mà là "giấy trắng mực đen", và
để khỏi "mũi tên đã bắn ra rồi, sao còn thu lại được", người soạn thảo văn bản cần
tích lũy kinh nghiệm thực tế, trau dồi và nâng cao kiến thức, hơn nữa cần cập nhật
văn bản theo sát chủ trương đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Những năm qua, nhà nước đã quan tâm và từng bước hoàn thiện công tác
xây dựng văn bản cho các cơ quan nhà nước ở TW và Địa phương. Các văn bản
pháp lý nêu trên đã hình thành một quy trình tương đối đồng bộ về thủ tục , trình tự
soạn thảo các văn bản.Thực tế cho thấy, hoạt động xây dưng văn bản của các cơ

quan nhà nước đã mang lại nhiểu kết quả đáng kể ,đáp ứng được yêu cầu quản lý
nhà nước trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội . Tuy vậy trong hoạt động xây dựng văn
bản vẫn còn tồn tại nhiều bất cập trên nhiều phương diện. Nguyên nhân của những
tồn tại này chính là do việc xây dựng văn bản không tuân thủ đầy đủ các bước trong
quy trình xây dựng văn bản , dẫn đến các văn bản được ban hành kém chất lượng,
làm giảm hiệu quả quản lý của các cơ quan nhà nước. Xuất phát từ tình trạng nêu
trên,trong thời gian vừa qua có nhiều nhà nghiên cứu về văn bản đã đưa ra nhiều ý
kiến , công trình nghiên cứu góp phần hoàn thiện quy trình xây dựng văn bản nhằm
nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản. Tuy nhiên việc nghiên cứu về quy trình xây
dựng văn bản trong các cơ quan cụ thể còn ít và chưa đồng bộ.
Có thể nói việc nghiên cứu về quy trình xây dựng văn bản là yêu cầu cấp
thiết đặt ra hiện nay. Vì vậy tôi chọn đề tài “ Xây dựng thể thức văn bản của
Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc
Giang “ làm đề tài cho bài thực tập cơ sở của mình .
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

3


Xây dựng quy chuẩn thể thức văn bản của Đoàn TNCS của Đoàn xã Giáp
Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang.
Nghiên cứu quy trình xây dựng văn bản, qua đó làm rõ thực trạng việc
thực hiện quy trình xây dựng văn bản tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc
Giang .Từ đó đưa ra một số đề xuất góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế,
phát huy những ưu điểm tiến tới hoàn thiện quy trình xây dựng quy chuẩn thể thức
văn bản của Đoàn xã .
3. Dự kiến cấu trúc:
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm 3 chương:
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG THỂ THỨC VĂN BẢN

CHƯƠNG 3: THỂ THỨC VĂN BẢN
Trong quá trình thực hiện đề tài, do nhiều yếu tố khách quan cũng như tầm
hiểu biết của em còn hạn chế, đề tài thực tập cơ sở của em còn nhiều sai sót. Em
mong được sự góp ý chân thành của quý thầy cô và các bạn để em hoàn thiện bài
hơn. Em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô giáo bộ môn Khoa Hệ Thống Thông
Tin Kinh Tế, đặc biệt em xin chân trọng gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo
ThS. Mai Ngọc Anh và KS. Lê Anh Tú đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn
thành tốt đề tài này. Qua đây em cũng xin gửi lời cám ơn đến Đoàn xã Giáp Sơn,
Lục Ngạn, Bắc Giang đã quan tâm, giúp đỡ tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em
trong suốt thời làm đề tài thực tập cơ sở và hoàn thành bài thực tập cơ sở này.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày
tháng
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Dinh

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
1
2
3
4

CNH,HĐH
TW
TNCS
ĐVTN

Công nghiệp hóa, hiện đại hóa
Trung ương
Thanh niên cộng sản

Đoàn viên thanh niên
4

năm


5
6

LHTN
XHCN

Liên hiệp thanh niên
Xã hội chủ nghĩa

5


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1. Giới thiệu về Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
1.1.1. Khái niệm về Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là một tổ chức chính trị xã hội của thanh niên
Việt Nam do Đảng cộng sản Việt Nam và chủ tịch Hồ Chí Minh sáng lập, lãnh đạo
và rèn luyện. Đoàn bao gồm những thanh niên tiên tiến, tự nguyện phấn đấu vì sự
nghiệp xây dựng đất nước Việt Nam dân giàu nước mạnh, xã hội công bằng, dân
chủ, văn minh theo định hướng XHCN.
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là thành viên của hệ thống chính trị, hoạt động
trong khuôn khổ hiến pháp và pháp luật của nước cộng hòa XHCN Việt Nam. Đoàn
phối hợp với các cơ quan, đoàn thể và các tổ chức xã hội, các tập thể lao động để

chăm lo, giáo dục, đào tạo và bảo vệ thanh thiếu nhi. Tổ chức cho Đoàn viên, thanh
niên tham gia vào quản lý nhà nước và xã hội. Đoàn TNCS Hồ Chí Minh hoạt động
theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo cá nhân phụ trách.
Được xây dựng rèn luyện và trưởng thành qua các thời kỳ lịch sử đấu tranh
cách mạng. Đoàn tập hợp đông đảo thanh niên phát huy truyền thống anh hùng cách
mạng, góp phần cho sự nghiệp giải phóng dân tộc thống nhất đất nước, xây dựng và
bảo vệ đất nước.
Bước vào thời kỳ mới, Đoàn tiếp tục phát huy truyền thống quý báu của dân
tộc và bản chất tốt đẹp của mình, kế tục trung thành sự nghiệp cách mạng vẻ vang
của đảng, tỏ chức động viên ĐVTN đi đầu trong công cuộc xây dưng CNH, HĐH
đất nước và bảo vệ nước Việt Nam XHCN.
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là đội dự bị tin cậy của đảng, là đội quân xung
kích tron các hoạt động của Đảng, là trường học XHCN của thanh niên, đại diện
chăm lo bảo vẹ quyền lợi hợp pháp của tuổi trẻ, phụ trách Đội thiếu niên tiền phong
Hồ Chí Minh, là lực lượng nòng cốt trong các phong trào thanh niên và các tổ chức
thanh niên Việt Nam.
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh đoàn kết, hợp tác bình đẳng với các tổ chức thanh
niên tiến bộ trên thế giới, phấn đấu vì tương lai và hạnh phúc của tuổi trẻ, vì hào
bình, độc lập dân tộ, dân chủ và tiến bộ xã hội.
1.1.2. Lịch sử ra đời của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh
Mùa xuân năm 1931, từ ngày 20 đến ngày 26/3, tại Hội nghị Ban chấp hành
Trung ương Đảng lần thứ 2, Trung ương Đảng đã giành một phần quan trọng trong
chương trình làm việc để bàn về công tác thanh niên và đi đến những quyết định có
6


ý nghĩa đặc biệt, như các cấp ủy Đảng từ Trung ương đến địa phương phải cử ngay
các ủy viên của Đảng phụ trách công tác Đoàn. Sự phát triển lớn mạnh của Đoàn đã
đáp ứng kịp thời những đòi hỏi cấp bách của phong trào thanh niên nước ta. Đó là
sự vận động khách quan phù hợp với cách mạng nước ta; đồng thời, phản ánh công

lao trời biển của Đảng, của Chủ tịch Hồ Chí Minh vô cùng kính yêu - Người đã
sáng lập và rèn luyện tổ chức Đoàn. Được Bộ Chính trị Ban chấp hành Trung ương
Đảng và Bác Hồ cho phép, theo đề nghị của Trung ương Đoàn thanh niên Lao động
Việt Nam, Đại hội toàn quốc lần thứ 3 họp từ ngày 22 - 25/3/1961 đã quyết định lấy
ngày 26/3/1931 (một ngày trong thời gian cuối của Hội nghị Trung ương Đảng lần
thứ 2, dành để bàn bạc và quyết định những vấn đề rất quan trọng đối với công tác
thanh niên) làm ngày thành lập Đoàn hàng năm. Ngày 26/3 trở thành ngày vẻ vang
của tuổi trẻ Việt Nam, của Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh quang vinh.
Từ ngày 26/3/1931 đến nay, để phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của từng thời kỳ cách
mạng, Đoàn đã đổi tên nhiều lần:
• Từ 1931 - 1936: Đoàn TNCS Việt Nam, Đoàn TNCS Đông Dương
• Từ 1937 - 1939: Đoàn Thanh niên Dân chủ Đông Dương
• Từ 11/1939 - 1941: Đoàn Thanh niên phản đế Đông Dương
• Từ 5/1941 - 1956: Đoàn Thanh niên cứu quốc Việt Nam
• Từ 25/10/1956 - 1970: Đoàn Thanh niên Lao động Việt Nam
• Từ 2/1970 - 11/1976: Đoàn Thanh niên lao động Hồ Chí Minh
• Từ 12/1976 đến nay: Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh
Những thế hệ thanh niên kế tiếp nhau đã chiến đấu anh dũng vì độc lập tự do
của Tổ Quốc, vì chủ nghĩa xã hội đã liên tiếp lập nên những chiến công xuất sắc và
trưởng thành vượt bậc. Mỗi chặng đường lịch sử của dân tộc, Đoàn TNCS Hồ Chí
Minh có những hình thức đấu tranh và những nhiệm vụ đặt lên hàng đầu khác nhau.
Với mỗi giai đoạn, tên gọi của Đoàn đã được thay đổi.
Tháng 4-1975, chiến dịch Hồ Chí Minh lịch sử đã kết thúc thắng lợi, giải
phóng hoàn toàn miền Nam. Ngày 26/3/1976, Lễ kỷ niệm lần thứ 45 ngày thành lập
Đoàn đã được tổ chức trọng thể tại Hà Nội. Tại Lễ kỷ niệm này, tổ chức Đoàn trong
cả nước đã thống nhất mang tên chung là Đoàn Thanh Niên Lao động Hồ Chí Minh.
Đại hội lần thứ IV của Đảng họp từ ngày 14 đến 20/12/1976 tại Thủ đô Hà Nội đã
quyết định đổi tên đảng Lao động Việt Nam (2-1951) thành Đảng Cộng Sản Việt
Nam và thể theo nguyện vọng của cán bộ, ĐVTN cả nước, Đại hội Đảng lần thứ IV
đã quyết định đổi tên Đoàn TNLĐ Hồ Chí Minh (1970) thành: Đoàn Thanh niên

7


Cộng sản Hồ Chí Minh. Đại hội Đảng chỉ rõ nhiệm vụ của Đoàn và phong trào
thanh niên trong giai đoạn mới là: “Đoàn TNCS Hồ Chí Minh phải được xây dựng
và củng cố vững mạnh về chính trị, tư tưởng và tổ chức, xứng đáng là trường học
CSCN của lớp người trẻ tuổi, là cánh tay đắc lực và đội hậu bị tin cậy của Đảng”.
Được mang tên Đoàn TNCS Hồ Chí Minh là vinh dự và tự hào lớn của toàn thể cán
bộ đoàn viên nước ta.
Trước sự phát triển lớn mạnh của Đoàn trên cả 3 miền Bắc, Trung, Nam, ở
nước ta xuất hiện nhiều tổ chức Đoàn cơ sở với khoảng 1.500 đoàn viên và một số
địa phương đã hình thành tổ chức Đoàn từ xã, huyện đến cơ sở. Đoàn TNCS Hồ
Chí Minh của Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang cũng đã được thành lập
trong bối cảnh lịch sử trên.Từ năm 2010 đến nay Đoàn đã có 16 LHTN từ các làng
xóm, với gần 600 ĐVTN. Đoàn bao gồm những thanh niên tiên tiến, tự nguyện
phấn đấu vì sự nghiệp xây dựng đất nước Việt Nam dân giàu nước mạnh, xã hội
công bằng, dân chủ, văn minh theo định hướng XHCN. Đoàn tập hợp đông đảo
thanh niên phát huy truyền thống anh hùng cách mạng, góp phần cho sự nghiệp giải
phóng dân tộc thống nhất đất nước, xây dựng và bảo vệ đất nước. Luôn luôn tuân
thủ những quy tắc, những chuẩn mực đạo đức nhất định.
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh của Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang
hiểu được trách nhiệm và vai trò của mình trong nền kinh tế hội nhập như hiện nay,
việc xây dựng và phát triển đạo đức lối sống văn hóa là một nhiệm vụ cấp thiết và
quan trọng. Là những thế hệ trẻ, chủ nhân tương lai của đất nước những thanh niên,
ĐVTN quán triệt định hướng XHCN, xây dựng và phát triển đạo đức, lối sống văn
hóa Việt Nam, gắn bó mật thiết với nền văn hóa nhân loại tiến bộ.thực hiện tốt chủ
trương chính sách của đảng và nhà nước. Thế hệ trẻ là chủ nhân tương lai của đất
nước,d do đó mỗi ĐVTN phải không ngừng học tâp, trao dồi kiến thức, nâng cao
trình độ hiểu biết, năng động,sáng tạo, nhạy bén trong công việc tiếp thu tinh hoa

văn hóa của các dân tộc trên thế giới để từ đó chắt lọc và làm giàu thêm cho việc
giáo dục đao đức, lối sống văn hóa Việt Nam cho thanh niên.
1.2. Giới thiệu về Microsoft Word
1.2.1. Các chức năng của Microsoft Word
Microsoft Word (gọi tắt là Word) là một chương trình soạn thảo văn bản đa
năng cung cấp cho bạn một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng. Các công
việc bạn có thể làm trong phạm vi của Word bao gồm từ việc các tài liệu đơn giản
8


như thư từ đến việc tạo ra các ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo, tạp chí, ….
Bạn cũng có thể sử Word để tạo các trang Web sinh động và nổi bật cho Word
Wide Web hay cho Intranet cục bộ. Vì Word là một phần của Microsoft Office, do
đó nó có thể chia sẻ dữ liệu với Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft
Access, Microsoft Outlook. Hiện nay, ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giao
dịch, các ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình... đều sử dụng Word để soạn thảo và
in ấn.
1.2.2. Khởi động và thoát khỏi Word
Khởi động và thoát khỏi Word được thực hiện giống như các chương trình
khác chạy trong môi trường Windows.
* Khởi động Word Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:

- Click trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền
- Click trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra.
- Chọn lệnh Start/ Programs/ Microsoft Word.
* Thoát khỏi Word
- Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
- Cách 2: Chọn lệnh File/ Exit.
- Cách 3: Click chuột vào biểu tượng

(close) phía trên và ở góc phải cửa

sổ làm việc.
Lưu ý:Trước khi thoát cần phải lưu các tập tin đang làm việc vào đĩa, nếu
Các thanh
công
cụ lưu lạiThanh
không thì sẽ bị mất dữ liệu. Tuy nhiên,
nếu bạn
chưa
các tậpcông
tin thì
Word sẽ
cụ định
Thanh tiêu
Thanh lệnh đơn
chuẩn (Standard
dạng (Formatting
hiện thông báo nhắc
nhở trước
đề (Title
bar) khi thoát:
(Menu )
Toolbars)
Toolbar)

Hình 1.1: Thông báo nhắc nhở lưu văn bản
Yes: lưu dữ liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng.
No: thoát
khỏi chương trình ứng dụng mà không lưu dữ liệu.

Thanh
Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng
Thước
1.2.3. Các thành phần cơ bản trên màn hình Word ( Ribbon)
(Ruler)

Thanh trạng
thái

9

Thanh cuộn
(Scroll Bar)


Hình 1.2: Các thành phần cơ bản trên màn hình word
* Thanh tiêu đề (Title bar)
Thanh tiêu đề nằm ở vị trí trên cùng của cửa sổ Word. Thanh tiêu đề chứa
biểu tượng của Word và tên tài liệu đang soạn thảo. Bên phải của thanh tiêu đề có
các nút thu nhỏ
và nút

(Minimize), nút

“phục hồi (Restore)/phóng to (Maximize)”

đóng cửa sổ (Close).
* Thanh lệnh đơn (Menu bar)
Thanh lệnh đơn chứa các lệnh của Word, các lệnh được bố trí theo từng

nhóm, được chia thành thẻ chính trên Ribbon:
- Home: Thẻ home gồm những chức năng cơ bản , thường sử dụng trong
phần mềm word. Các nhóm chức năng có trong thẻ này gồm: Clipboard, Font,
Paragraph, Styles, Editing.
- Insert : Thẻ Insert gồm các chức năng cho phép thêm các đối tượng như
bảng , biểu đồ, hình ảnh…vào tài liệu. Các nhóm chức năng có trong thẻ gồm:
Pages, Tables, lllustrations, Links, Header & Footer, Text, Symbols .
- Page Layout: thẻ Page Layout gồm chức năng thiết lập bố cục, định dạng
trang và đoạn văn. Các nhóm chức năng trong thẻ gồm: Themes, Page Setup, Page
Background, Paragraph, Arrange.
- References: thẻ References gồm các chức năng liên quan tới việc tạo tham
chiếu trong tài liệu. Các nhóm chức năng có trong thẻ bao gồm: Table of Contents,
Footnotes, Citations & Bibliography, Captions, Index, Table of Authorities.
10


- Mailings: thẻ Mailings gồm các chức năng liên quan đến việc soạn thảo
thư trong chương trình word. Các nhóm chức năng có trong thẻ bao gồm: Create,
start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, Finish.
- Review: thẻ Review gồm các chức năng liên quan tới việc rà soát văn bản,
hỗ trợ môi trường làm việc cộng tác. Các nhóm chức năng có trong thẻ bao gồm:
Proofing, Language, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect.
- View: thẻ View gồm các chức năng liên quan tới việc điều chỉnh giao diện
của chương trình. Các nhóm chức năng có trong thẻ bao gồm: Document Views,
Show, Zoom, Window, Macros.

11


* Các thanh công cụ (Toolbars)

Để phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, thực hiện các thao tác tiện lợi và
nhanh chóng, Word cung cấp sẵn các thanh công cụ. Trên các thanh công cụ có gắn
các nút lệnh. Mỗi một nút lệnh đại diện cho một lệnh nào đó. Muốn biết nút lệnh đại
diện cho lệnh nào thì trỏ chuột ngay trên nút đó, khi đó dưới con trỏ chuột sẽ xuất
hiện một khung màu vàng (ScreenTips) có ghi tên lệnh và phím gõ tắt (nếu có).
- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): gồm những thao tác thông dụng,
được sử dụng thường xuyên.
- Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm những thao tác dùng
định dạng văn bản..
* Thước và đơn vị chia trên thước (Ruler)
Thước dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các
tab, ... Trong Word có hai thước:
- Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía trên màn hình
- Thước đứng (Vertical Ruler) nằm dọc phía bên trái màn hình.
Đơn vị chia trên thước có thể là Inch (") hoặc Centimeters (cm). Để thay đổi
đơn vị chia trên thước, chọn lệnh: Tools/ Options/ General/ Measurement units.
Bật/tắt thước, chọn menu lệnh: View/Ruler.
* Thanh trạng thái (Status bar)
Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Page) hiện hành (trang chứa dấu
nháy), tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành, ...
Bật/tắt thanh trang thái: menu Tools/ Options/ View và chọn mục Status bar
* Thanh trượt ngang (Horizontal scroll bar) và thanh trượt đứng
(Vertical scroll bar)
Trong màn hình của Word có hai thanh trượt: Thanh trượt đứng đặt ở bên
phải cửa sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng, thanh trượt ngang nằm ở đáy
cửa sổ dùng cuộn văn bản theo chiều ngang.
Bật/tắt các thanh trượt bằng lệnh: Tools/ Options/ View. Trong nhóm
Window, chọn Horizontal scroll bar để bật/ tắt thanh trượt ngang, và Vertical scroll
bar để bật/ tắt thanh trượt đứng.

12


* Vùng soạn thảo văn bản và điểm chèn
Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản vào. Khi nhập văn bản, nếu
có từ vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dưới.
Muốn chủ động xuống dòng thì gõ phím Enter (ngắt đoạn). Muốn ngắt dòng nhưng
không ngắt đoạn ta nhấn tổ hợp phím Shift + Enter.
Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt
trang mềm). Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn còn
trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).
Điểm chèn: dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trí
văn bản (hay đối tượng) khi bạn nhập vào.
1.2.4. Giao diện Backstage
Giao diện Backstage hiển thị khi
nhấp chuột lên thẻ File

Hình 1.3 : Giao diện Backstage
Backstage là giao diện mới rất đặt biệt của phần mềm Microsoft Office
Word 2010 . Đây là một cải tiến lớn khi thay thế nút Microsoft Office trong phiên
bản 2007 và trở lại với trình đơn File quen thuộc trong các phiên bản cũ, nhưng
mạnh hơn rất nhiều. Trong Backstage bạn có thể tìm thấy các tính năng cơ bản của
trình đơn File như: mở, lưu, đóng tập tin… cùng với nhiều tính năng cao cấp như :
bảo mật tập tin, quản lí phiên bản, kiểm tra lỗi…
Khác với việc co cụm các tính năng như Ribbon, hoặc thả một danh sách dài
các chức năng như trình đơn, Backstage che đi phần tài liệu đang làm việc và hiển
thị toàn bộ các chức năng bạn có thẻ sử dụng trên toàn màn hình.

13

CHƯƠNG 2
XÂY DỰNG THỂ THỨC VĂN BẢN
2.1. Khảo sát hiện trạng tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang
2.1.1. Vị trí địa lý
Lục Ngạn cách thành phố Bắc Giang 40 km về phía Đông. Địa
hình đồi và núi xen lẫn.Phía Bắc giáp với tỉnh Lạng Sơn, phía Đông giáp với huyện
Sơn Động. Nhiệt độ trung bình là 23,5 °C, ít chịu ảnh hưởng của bão. Có nguồn
nước dồi dào từ sông Lục Nam, hồ Cấm Sơn, Khuôn Thần và đập Thum...
2.1.2. Về kinh tế
Kinh tế tập trung vào ngành nông nghiệp với thế mạnh là trồng trọt cây ăn
quả, điển hình là vải thiều, nhãn, hồng, na... Có nhà máy chế biến hoa quả trên địa
bàn đã xuất khẩu rau quả tươi và đóng hộp sang các nước.
Huyện cũng có tiềm năng du lịch sinh thái: miệt vườn, khu sinh thái hồ Cấm
Sơn, Khuôn Thần... Ngoài ra, có danh lam thắng cảnh như đền Hả, chùa Khánh
Vân, chùa Am Vãi (Khả Lã, xã Tân Lập).
Những năm gần đây, cùng với sự phát triển của vải thiều và sự yếu kém của tư
thương Việt Nam, thì giao thương biên mậu đã thực sự tiến vào tận địa bàn Lục Ngạn.
2.1.3. Về văn hóa – xã hội
Dân số huyện xấp xỉ 200.000 người. Lao động chủ yếu chưa qua đào tạo.
Người Kinh chiếm 53%, còn lại là các dân tộc khác như Sán Dìu, Nùng, Cao
Lan, Hoa.
Ngày nay, do có nhiều khu công nghiệp ở các tỉnh miền xuôi nên thanh niên
Lục Ngạn phần đông đi học hoặc đi làm trong các khu công nghiệp, khu chế xuất, tệ
nạn đánh nhau theo kiểu thanh niên làng đã giảm đáng kể.
2.2. Thực trạng về quy chuẩn xây dựng thể thức văn bảncủa Đoàn TNCS Hồ
Chí Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang
Trong những năm gần đây, công tác xây dựng văn bản quản lý Nhà nước đã
được chú trọng. Nhà nước ban hành nhiều văn bản quy định về soạn thảo văn bản
và xử lý văn bản, làm cho chất lượng của văn bản được nâng lên rõ rệt. Về hình

thức các văn bản ngày càng hoàn chỉnh, những sai sót không đúng về thể thức ngày
càng ít. Về nội dung, văn bản ngày càng phản ánh sát, kịp thời chủ trương, đường
lối của Đảng, phù hợp với pháp luật, với đối tượng thực thi văn bản, với thực trạng
vấn đề mà văn bản quy định, với quy luật phát triển của đời sống xã hội. Giữa các
văn bản đã có sự hài hòa thống nhất.

14


Tuy nhiên, do chưa có một hệ thống pháp luật đầy đủ, đồng bộ về công tác
xây dựng văn bản nên công tác xây dựng văn bản quản lý Nhà nước còn một số
nhược điểm như sau:
- Chưa thống nhất trong việc xây dựng và sử dụng mẫu văn bản
- Các văn bản do nhiều cơ quan, nhiều cấp ban hành nhưng thiếu tính kế
hoạch, thiếu sự phối hợp kịp thời, nhịp nhàng giữa các cơ quan.
- Trong nhiều trường hợp việc xây dựng văn bản chưa được tiến hành qua
các bước cần thiết hay tiến hành thiếu khách quan, chưa khoa học, chưa chú trọng
mối quan hệ giữa văn bản với toàn bộ hệ thống văn bản nên chưa hoàn toàn hài hòa,
thống nhất, đồng bộ giữa các văn bản.
- Kiểm tra sau khi ban hành văn bản còn ít được chú ý nên nhiều văn bản đã
hết hiệu lực, ít giá trị hoặc không có giá trị thực tế vẫn tồn tại làm cản trở các mối
quan hệ xã hội phát triển.
- Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản còn chưa chuẩn xác gây ra những cách
hiểu khác nhau về cùng một quy định hay nghĩa thể hiện trái ngược với ý tưởng của
người viết.
Từ thực trạng trên cho thấy công tác xây dựng văn bản hành chính ở chính
quyền cấp xã còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc bởi nguồn nhân lực làm công tác
soạn thảo, kinh nghiệm soạn thảo còn hạn chế, việc soạn thảo ban hành văn bản
hành chính là việc của ngành nào do công chức ngành đó soạn thảo, do đó kỹ năng
soạn thảo văn bản của đội ngũ này rất hạn chế, chủ yếu là sao chép văn bản hoặc

ban hành cho đủ đầu việc. Điều này dẫn đến chất lượng soạn thảo văn bản thấp. Bên
cạnh đó trình độ của công chức xã, thị trấn không đồng đều, hầu hết đạt trình độ
trung cấp hành chính hoặc trung cấp Luật.
Mặt khác cơ sở vật chất bảo đảm cho công tác soạn thảo đặc biệt thiếu. Máy
vi tính thường có cấu hình thấp hoặc lạc hậu, đường truyền Internet chậm. Việc tập
huấn nghiệp vụ về công tác soạn thảo chưa được thực hiện thường xuyên, chủ yếu
vẫn do công chức tự cập nhật và học hỏi kinh nghiệm, do đó việc nâng cao trình độ
soạn thảo văn bản vẫn còn hạn chế.Chính những nguyên nhân khách quan và chủ
quan trên đã phần nào ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng xây dựng soạn thảo văn
bản hành chính của các bộ phận ở cấp xã đặc biệt là trong Đoàn TNCS Hồ Chí
Minh tại Đoàn xã Giáp Sơn, Lục Ngạn, Bắc Giang.
2.3. Nội dung xây dưng quy chuẩn thể thức văn bản
2.3.1.Khái niệm về thể thức văn bản

15


Thể thức văn bản của Đoàn bao gồm các thành phần cần thiết của văn bản, được
trình bày đúng quy định để đảm bảo giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn của văn bản.
2.3.2. Các thành phần thể thức văn bản của Đoàn
- Mỗi văn bản chính thức của Đoàn bắt buộc phải có đủ các thành phần thể
thức sau đây:
+ Tiêu đề,
+ Tên cơ quan ban hành văn bản,
+ Số và ký hiệu văn bản,
+ Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản,
+ Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,
+ Phần nội dung văn bản,
+ Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,
+ Nơi nhận văn bản.

- Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc đối với từng văn bản cụ thể, tùy
theo nội dung và tính chất có thể bổ sung các thành phần thể thức như: dấu chỉ mức
độ mật; dấu chỉ mức độ khẩn; các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, giao dịch, bản thảo
và tài liệu hội nghị.
2.3.3. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, đánh số
trang văn bản và vị trí trình bày
* Khổ giấy
Văn bản hành trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Một số văn bản đặc thù như giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển… được
trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
* Kiểu trình bày
Văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng
bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm
thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang
giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
* Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
- Trang mặt trước:
+ Lề trên cách mép trên 20 mm.
+ Lề dưới cách mép dưới 20 mm.
+ Lề trái cách mép trái 30 mm.
+ Lề phải cách mép phải 20 mm.
- Trang mặt sau (nếu in 2 mặt)
+ Lề trên cách mép trên 20 mm.
+ Lề dưới cách mép dưới 20 mm.
+ Lề trái cách mép trái 20 mm.

16

+ Lề phải cách mép phải 30 mm.
* Đánh số trang văn bản
Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ 2 phải đánh số trang. Số trang được
trình bày tại chính giữa ở mép trên của trang giấy (phần header) bằng chữ số Ả-rập,
cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục
được đánh số riêng theo từng phụ lục.
* Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản
Trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần
thể thức văn bản kèm theo Hướng dẫn này (mẫu 1). Vị trí trình bày các thành phần
thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại
Phụ lục trên.

17


Mẫu 1: Vị trí các thành phần thể thức văn bản của Đoàn

20 mm
2

1

3

4

5
6
7

8
9
10

30 mm

20 mm

11

13

12

14
15

20 mm

16

18


Ghi chú:
1. Tiêu đề
2. Tên cơ quan ban hành văn bản
3. Số, ký hiệu văn bản
4. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5. Trích yếu nội dung công văn

6. Dấu chỉ tài liệu hội nghị, dấu chỉ dự thảo
7. Dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn
8. Tên loại văn bản
20 mm
9. Trích yếu nội dung văn bản
10. Nơi nhận công văn
11. Nội dung văn bản
12. Nơi nhận văn bản
13. Thể thức để ký
14. Chức vụ người ký, chữ ký
15. Họ và tên người ký
16. Ký hiệu chỉ dẫn lưu văn bản, mã số văn bản
2.3.4. Các thành phần thể thức bắt buộc
2.3.4.1. Tiêu đề văn bản
Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn, tiêu đề trên văn
bản của Đoàn là: "ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH". Tiêu đề được trình bày tại trang
đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và
ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề (ô số 1mẫu 1).

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
2.3.4.2. Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn
bản. Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày tại trang đầu, góc trái, hàng đầu
(ô số 2 - mẫu 1), cụ thể như sau:
* Văn bản của đại hội đoàn
Văn bản của đại hội đoàn ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đại hội đoàn
cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đoàn viên, thời gian của nhiệm
kỳ. Văn bản do Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban
Kiểm phiếu ban hành thì ghi tên cơ quan ban hành là Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký,
Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu.

- Đối với Đại hội toàn thể đoàn viên

ĐẠI HỘI ĐOÀN XÃ GIÁP SƠN

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
19


NHIỆM KỲ…….
***
* Tên cơ quan ban hành văn bản của Ban Chấp hành Đoàn cấp cơ sở,
chi đoàn được ghi như sau:
- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn cơ sở, Đoàn cơ sở được
giao quyền cấp trên cơ sở ghi chung là BAN CHẤP HÀNH (BCH) ĐOÀN + TÊN
ĐƠN VỊ và tên tổ chức đoàn cấp trên trực tiếp.

BCH ĐOÀN XÃ GIÁP SƠN
***

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

* Văn bản của các tổ chức, cơ quan được lập theo quyết định của Ban
Chấp hành Đoàn các cấp (các ban tham mưu giúp việc, các Tiểu ban, Hội đồng,
Tổ công tác hoạt động có thời hạn)ghi tên cơ quan ban hành văn bản và tên cấp bộ
Đoàn mà cơ quan đó trực thuộc.
* Văn bản do nhiều cơ quan ban hành thì ghi đầy đủ tên cơ quan cùng ban
hành văn bản đó, giữa tên cơ quan ban hành có dấu gạch nối (-).
2.3.4.3. Số và ký hiệu văn bản
* Số văn bản: là số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản được
ban hành trong một nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn đó. Nhiệm kỳ của cấp bộ đoàn được

tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội đoàn lần này đến hết ngày bế mạc đại
hội đoàn lần kế tiếp. Số văn bản viết bằng chữ số Ả-rập, ở phía trái văn bản, dưới
tên cơ quan ban hành văn bản, phân cách với cơ quan ban hành văn bản bởi 3 dấu
sao (***) (ô số 3 - mẫu 1).
Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo cùng loại
văn bản của cơ quan chủ trì ban hành văn bản đó.
* Ký hiệu văn bản: gồm các nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản, tên
cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản, tên đơn vị tham mưu văn bản. Ký
hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu nối ngang (-),
giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/). giữa
tên cơ quan ban hành văn bản và tên đơn vị chủ trì tham mưu văn bản có dấu nối
ngang (-).
* Số và ký hiệu trong văn bản của ban tham mưu giúp việc: số và ký hiệu
được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3 - mẫu 1).
- Đối với Công văn

20


BCH ĐOÀN XÃ GIÁP SƠN
***
Số: 15- CV/ĐTN
-

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
Giáp Sơn, ngày tháng năm 2014

Đối với Báo cáo

BCH ĐOÀN XÃ GIÁP SƠN

***
Số: 15- BC/ĐTN

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

Giáp Sơn, ngày tháng năm 2014
* Cách viết những số và ký hiệu đặc thù
- Đối với ký hiệu về thể loại văn bản, thống nhất cách viết tắt để tránh trùng

lặp như sau:
+ Quyết định và quy định: QĐ
+ Chỉ thị: CT
+ Chương trình: CTr
+ Thông tri: TT
+ Tờ trình: TTr
- Đối với ký hiệu tên cơ quan ban hành văn bản, thống nhất cách viết tắt cụ
thể như sau:
+ Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương Đoàn: TWĐTN
+ Ủy ban Kiểm tra Trung ương Đoàn: UBKTTWĐ
+ Tỉnh đoàn, thành đoàn thuộc Trung ương: TĐTN
+ Đoàn khối các cơ quan TW, Đoàn khối Doanh nghiệp TW: ĐTNK
+ Đoàn Thanh niên Bộ Công an: ĐTNCA
+ Ban Cán sự Đoàn: BCSĐ
+ Đoàn cấp quận và tương đương, Đoàn cấp cơ sở, Đoàn cấp cơ sở được
giao quyền cấp trên cơ sở, Đoàn bộ phận: ĐTN
+ Chi đoàn: CĐ
+ Phân đoàn: PĐ
- Đối với ký hiệu tên đơn vị tham mưu văn bản, viết tắt tên của ban, đơn vị,
cụ thể như sau:
+ Văn phòng: VP

+ Ban Tổ chức: BTC
+ Ban Kiểm tra: BKT
+ Ban Tổ chức - Kiểm tra: TCKT
+ Ban Thanh niên trường học: TNTH
+ Ban Đoàn kết tập hợp thanh niên: ĐKTHTN
+ Trung tâm Thanh thiếu niên TW: TTNTW
…
- Số và ký hiệu văn bản của Đại hội Đoàn các cấp (Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư
ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu) được đánh liên tục từ số 01
cho tất cả các loại văn bản kể từ ngày khai mạc đến hết ngày bế mạc Đại hội với ký
hiệu là Số:

/ĐH.

21


- Số và ký hiệu văn bản của các Tiểu ban, Tổ Công tác, Hội đồng, Đoàn
kiểm tra … của các cấp bộ đoàn được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các văn bản,
ký hiệu là tên viết tắt của Tiểu ban, Tổ Công tác, Hội đồng, Đoàn kiểm tra (TB,
TCT, HĐ, ĐKT)…
3.2.4.4. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản thể hiện trụ sở mà cơ quan
ban hành văn bản đóng trên địa bàn; thời gian ban hành văn bản. Địa điểm và ngày,
tháng, năm ban hành văn bản được trình bày phía dưới của tiêu đề văn bản, ngang
hàng với số ký hiệu văn bản (ô số 4 - mẫu 1).
* Địa điểm ban hành văn bản
- Văn bản của Ban Bí thư, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Trung ương
Đoàn, các ban, đơn vị cơ quan Trung ương Đoàn ghi địa điểm ban hành là “Hà
Nội”. Văn bản do cơ quan Trung ương Đoàn ban hành tại phía Nam ghi địa điểm là

“TP.Hồ Chí Minh”.
- Văn bản của các tỉnh, thành đoàn, đoàn trực thuộc; các ban, đơn vị của tỉnh,
thành đoàn, đoàn trực thuộc ghi địa điểm ban hành là tên tỉnh, thành phố mà cơ
quan ban hành văn bản có trụ sở.
- Văn bản của Đoàn ở huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và ở xã, phường,
thị trấn, địa điểm ban hành văn bản là tên riêng của huyện (quận, thị xã, thành phố,
xã, phường, thị trấn) đó.
Văn bản của Đoàn khối, Đoàn ngành trực thuộc Đoàn cấp tỉnh ghi địa điểm
ban hành là tên thành phố, thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở.
Văn bản của Đoàn khối, Đoàn ngành trực thuộc Đoàn cấp huyện ghi địa
điểm ban hành là tên phường, xã, thị trấn mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở.
- Những địa danh hành chính mang tên người, địa danh một âm tiết, địa danh
theo số thứ tự thì trước tên người, tên riêng một âm tiết, số thứ tự ghi thêm cấp hành
chính của địa điểm ban hành văn bản là thành phố, huyện, quận, thị xã, xã, phường,
thị trấn.
* Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: là ngày ký chính thức văn bản đó,
ngày dưới mùng 10 và tháng 1, tháng 2 thì phải ghi thêm số không (0) đứng trước
và viết đầy đủ các từ ngày …. tháng …. năm …. không dùng các dấu chấm (.), hoặc
dấu nối ngang (-), hoặc dấu gạch chéo (/) v.v. để thay thế các từ ngày, tháng, năm
trong thành phần thể thức văn bản.

22


* Vị trí trình bày: Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được
trình bày ở trang đầu, bên phải, dưới tiêu đề văn bản, giữa địa điểm và ngày, tháng,
năm ban hành văn bản có dấu phẩy (ô số 4-mẫu 1).
Giáp Sơn, ngày 09 tháng 02 năm 2013
Lưu ý: Đối với các văn bản do tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh ban hành
thì không có quốc hiệu.

3.2.4.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
- Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản do cấp bộ Đoàn ban hành.
Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại văn bản, trừ công văn.
- Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của
nội dung văn bản. Cùng một thể loại văn bản mà Ban Chấp hành hoặc Ban Thường
vụ Đoàn các cấp ban hành theo thẩm quyền thì trong trích yếu nội dung có thể ghi
tên tác giả của văn bản đó.
Tên loại văn bản được trình bày chính giữa bằng chữ in hoa đứng đậm (ô số
8 - mẫu 1). Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại văn bản bằng
chữ thường đứng, đậm (ô số 9 - mẫu 1). Dưới tên thể loại văn bản và trích dẫn văn
bản là dấu gạch ngang nét rời (-------) để phân biệt với phần nội dung văn bản.

CHỈ THỊ
Về việc sử dụng huy hiệu Đoàn và áo thanh niên Việt Nam
trong sinh hoạt, tổ chức hoạt động của Đoàn
----------------Riêng công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu bằng chữ
thường, nghiêng không đậm (ô số 5 - mẫu 1).
Số: 68-CV/TWĐTN
"V/v giới thiệu thanh niên
tiêu biểu năm 2013"

3.2.4.6. Phần nội dung văn bản
Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản.
Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại của văn bản.
Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội
dung (ô số 11 - mẫu 1).
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều
cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng
cùng một cỡ chữ).
Khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào 1,27cm (1 default tab);

khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối đa là 6pt; khoảng cách giữa các

23


dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line
spacing) hoặc tối đa đến 1,2.
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn
cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng kết
thúc bằng dấu “phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản,
điểm thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một
dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 15 đến 16, kiểu chữ đứng,
đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay
dưới, canh giữa, bằng chữ thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã và được trình bày cách lề trái 1
default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ
in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ
tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (cỡ chữ 14), kiểu chữ
đứng, đậm. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên
một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (cỡ chữ
14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng cụm hai hoặc nhiều chữ số
Ả-rập ngăn cách nhau bởi dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (cỡ
chữ 14).
Mẫu các kiểu chữ như sau:
1.1. In nghiêng, đậm
1.1.2. In nghiêng

1.1.2.1. Đứng
3.2.4.7. Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành
Thể thức đề ký, chức vụ người ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành văn bản
được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản (các ô số 13, 14, 15 - mẫu 1).
* Chữ ký: thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản
được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên người ký. Người ký
không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn bản chính thức.
* Thể thức đề ký
- Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo của Đoàn (Đại hội Đoàn các cấp,
Đại hội Đoàn toàn quốc, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Đoàn các cấp) và văn bản
của Ban Bí thư Trung ương Đoàn, ghi thể thức đề ký là "TM." (thay mặt).

TM. BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN XÃ
24


BÍ THƯ
(chữ ký)

Trần Thị D
- Cơ quan tham mưu giúp việc các cơ quan lãnh đạo làm việc theo chế độ thủ
trưởng, do vậy, văn bản do cấp trưởng ký trực tiếp. Nếu cấp phó được phân công
hoặc được ủy quyền ký thay ghi thể thức đề ký là ký thay (KT).
+ Trường hợp cấp phó ký thay

KT. VĂN PHÒNG ĐOÀN XÃ
PHÓ VĂN PHÒNG
(Chữ ký)

Nguyễn Văn K

- Đối với một số văn bản được cơ quan lãnh đạo của Đoàn hoặc Thủ trưởng
cơ quan ủy quyền ký, ghi thể thức đề ký là thừa lệnh (TL). Người ủy quyền trực tiếp
ký không ủy quyền cho người khác ký thay.

TL. BAN THƯỜNG VỤ ĐOÀN XÃ
BÍ THƯ
(Chữ ký)

Nguyễn Văn T

25