Hoàn Thiện Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Của Công Ty Vật Tư Nông Lâm Phú Thọ

Luận văn tốt nghiệp
Lời nói đầu
Sự chuyển đổi nền kinh tế Việt Nam từ cơ chế theo kiểu cũ tập trung quan
liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng cùng với sự đa dạng hoá các thành phần kinh tế
đã cho ra đời nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Vì vậy, việc hoàn thiện bộ
máy quản lý là đòi hỏi khách quan của doanh nghiệp để đảm bảo cho doanh
nghiệp kinh doanh có hiệu quả trong nền kinh tế thị trờng. Đây là một vấn đề hết
sức phức tạp và có vai trò đặc biệt quan trọng bởi đối tợng của nó là những ngời
lao động làm việc trong lĩnh vực quản lý - những ngời làm công việc chuẩn bị và
điều hành sản xuất của doanh nghiệp. Nếu bộ máy đợc đảm bảo gọn nhẹ, linh hoạt,
có trình độ cao thì bộ máy quản lý đó thì sẽ giúp cho công ty phát triển nhanh
chóng.
Cụ thể đối với công ty Vật t Nông Lâm nghiệp Phú Thọ thì cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý cũng cần phải có những cải cách thích hợp nhằm hoàn thiện hơn trong
việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình. Công ty là doanh nghiệp nhà nớc
chuyên kinh doanh các mặt hàng vật t phục vụ cho sản xuất nông nghiệp - ngành
mũi nhọn trong nền kinh tế Việt Nam, nhng trong thực tế bộ máy tổ chức còn
nhiều điểm cha hợp lý. Ví dụ nh việc bố trí lao động cha phù hợp, tại một số đơn vị
các cán bộ quản lý thiếu kiến thức chuyên môn và năng lực lãnh đạo. Công ty có
hệ thống đại lý trực thuộc đòi hỏi phải có một phơng pháp quản lý khoa học, phối
hợp đồng bộ với các bộ phận chức năng cũng nh với các đại lý nhằm tạo ra một bộ
máy quản lý thích hợp với đặc điểm tính chất của công ty.

Với

những

yêu

cầu cấp thiết trên kết hợp với một thời gian tìm hiểu tình hình thực tế của công ty
Vật t nông lâm nghiệp Phú Thọ, em đã chọn đề tài Hoàn thiện tổ chức bộ máy

quản lý cho luận văn tốt nghiệp của mình với mong muốn đóng góp một số ý
kiến nhỏ nhằm cải thiện bộ máy quản lý ở công ty.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 phần chính nh sau :

1


Luận văn tốt nghiệp
Phần I : Một số lý luận cơ bản về bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy
quản lý.
Phần II : Thực trạng bộ máy quản lý ở công ty Vật t nông lâm nghiệp
Phú Thọ.
Phần III : Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Vật t nông lâm
nghiệp Phú Thọ

2


Luận văn tốt nghiệp

Phần I
Một số lý luận cơ bản về bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy quản lý
I. Các khái niệm cơ bản.
1. Quản lý:
Quản lý đợc hiểu là sự tác động có hớng đích của chủ thể quản lý lên đối tợng
quản lý nhằm duy trì hoạt động của hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng sẵn
có, các cơ hội để đa hệ thống đến mục tiêu đã đề ra trong điều kiện biến động của
môi trờng.
Qua khái niệm này ta thấy quản lý đợc tiến hành trong một tổ chức hoặc một
nhóm nhất định trong xã hội nhằm tạo điều kiện cho mọi ngời thực hiện tốt công

việc và đạt đợc mục tiêu đề ra của cả nhóm.
2. Lao động quản lý.
2.1.Khái niệm.
Lao động quản lý đợc hiểu là tất cả những ngời lao động hoạt động trong bộ
máy quản lý và tham gia vào thực hiện các chức năng quản lý.
Theo Mác, lao động quản lý là một dạng lao động đặc biệt của ngời lao động
sản xuất, để hoàn thành những chức năng sản xuất khác nhau cần phải có quá trình
đó.
Doanh nghiệp là một hệ thống đợc tạo bởi hệ thống bộ phận là hệ thống quản
lý và hệ thống bị quản lý. Hệ thống quản lý bao gồm hệ thống các chức năng quản
lý, hệ thống các bộ phận quản lý ( phòng ban ) và những cán bộ nhân viên làm việc
trong đó. Hệ thống bị quản lý là hệ thống sản xuất bao gồm các phân xởng, bộ
phận sản xuất và toàn bộ lực lợng lao động, vật t máy móc và phơng tiện sản xuất,
phơng pháp công nghệ đợc bố trí và sử dụng trong đó. Sự tác động của hệ thống
quản lý lên hệ thống bị quản lý trong quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh
nghiệp đợc thông qua quá trình hoạt động lao động của cán bộ công nhân viên làm
việc trong bộ máy quản lý và những ngời thực hiện các chức năng quản lý.

3


Luận văn tốt nghiệp
Lao động quản lý đóng vai trò quan trọng vì nó ảnh hởng rất lớn đến quả trình
hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.
2.2.Phân loại lao động quản lý.
2.2.1. Theo chức năng, vai trò đối với quản lý toàn bộ quá trình sản xuất.
Theo cách phân loại này, lao động quản lý đợc chia thành 3 loại chính :
Nhân viên quản lý kỹ thuật : là ngời đợc đào tạo tại các trờng kỹ thuật hoặc đã
qua thực tế có trình độ kỹ thuật tơng đơng, đợc cấp trên có thẩm quyền thừa
nhận bằng văn bản, đồng thời là ngời trực tiếp chỉ đạo hoặc trực tiếp làm công

tác kỹ thuật. Đó có thể là giám đốc, phó giám đốc, quản đốc phụ trách kỹ thuật,
kỹ s, kỹ thuật viên, nhân viên ở các phòng ban ...
Nhân viên quản lý kinh tế : là những ngời làm công tác lãnh đạo, tổ chức, quản
lý các hoạt động sản xuất kinh doanh nh giám đốc, phó giám đốc phụ trách
kinh doanh, kế toán trởng, cán bộ công nhân viên ... công tác tại các phòng ban
kế hoạch, tài chính, kế toán ...
Nhân viên quản lý hành chính : là những ngời làm công tác tổ chức nhân sự, thi
đua khen thởng, quản trị kinh doanh, văn th lu trữ ...
2.2.2.Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý.
Theo cách phân loại này, lao động quản lý đợc chia làm các loại chính :
Các chuyên gia : là những ngời lao động quản lý trực tiếp, thực hiện những
công việc chuyên môn gồm các cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên, những nhà khoa
học ... .Đây là lực lợng tham mu cho lãnh đạo trong việc điều hành các hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Cán bộ lãnh đạo : là những ngời lao động quản lý trực tiếp, thực hiện các chức
năng lãnh đạo bao gồm : giám đốc, phó giám đốc , các trởng phó phòng ban
trong bộ máy quản lý. Đây là những ngời chịu trách nhiệm trực tiếp đến các
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhân viên thừa hành kỹ thuật : là các cán bộ quản lý thực hiện các công việc
đơn giản bao gồm các nhân viên làm công tác hạch toán, kiểm tra nh nhân viên
kiểm định, kế toán, thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên văn th, bảo vệ, lái xe...
Nhiệm vụ của họ là tiếp nhận và xử lýcác thông tin ban đầu, truyền đến nơi
4


Luận văn tốt nghiệp
nhận cũng nh nơi chuẩn bị và giải quyết các thủ tục hành chính đối với các loại
văn bản khác nhau của lãnh đạo doanh nghiệp.
Nh vậy, một doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng quản lý đòi hỏi phải
có sự phối hợp nhịp nhàng của cả ba loại hoạt động trên. Mặt khác, sự phân loại

này giúp cho doanh nghiệp tổ chức đợc bộ máy quản lý hiệu quả hơn.
2.3.Nội dung của lao động quản lý.
Các loại lao động quản lý khác nhau có nhiệm vụ lao động khác nhau, do đó
có nội dung lao động rất khác nhau. Nguyên nhân dẫn đến sự khác nhau này là do
tính chất chức năng quản lý quy định. Tuy nhiên, nội dung của các loại lao động
đều đợc hợp thành từ các yếu tố thành phần sau :
Yếu tố kỹ thuật : thể hiện ở sự thực hiện các công việc mang tính chất thiết kế
và mang tính chất chuyên môn nh thiết kế, ứng dụng sản phẩm mới, phân tích
thiết kế và áp dụng các phơng pháp mới nhằm cải tiến công nghệ sản xuất, tổ
chức lao động ...
Yếu tố tổ chức hành chính : thể hiện ở các công việc nhằm tổ chức thực hiện
các phơng án thiết kế, các quyết định nh lập kế hoạch hớng dẫn công việc, điều
chỉnh kiểm tra việc thực hiện và đánh giá công việc.
Yếu tố sáng tạo : thể hiện ở việc thực hiện công việc nh t duy, suy nghĩ, tìm tòi,
phát minh các vấn đề mới để nâng cao hiệu quả công việc.
Yếu tố thực hành đơn giản : thể hiện ở việc thực hiện các công việc đơn giản
theo các quy định, hớng dẫn có sẵn nh công việc có liên quan đến thu thập, xử
lý thông tin, truyền tin và các công việc phục vụ ...
Yếu tố hội họp và sự vụ : thể hiện ở sự tham gia về các cuộc họp chuyên môn
hoặc ra quyết định giải quyết công việc mang tính thủ tục.
Những yếu tố đã nêu trên đều có mặt trong nội dung của các lao động quản lý
song tỉ trọng giữa các yếu tố là khác nhau, làm cho nội dung lao động của họ cũng
khác nhau.

5


Luận văn tốt nghiệp
2.4.Đặc điểm của lao động quản lý:
2.4.1. Hoạt động lao động quản lý là hoạt động trí óc mang nhiều đặc tính sáng

tạo.
Lao động trí óc là lao động cơ bản nhất trong hoạt động lao động quản lý nói
chung. Đặc trng này tạo ra tính phức tạp trong công tác xây dựng định mức lao
động trong lĩnh vực quản lý và nó đặt ra những nhu cầu cần đợc lu ý trong quá
trình tổ chức lao động quản lý các loại.
Lao động trí óc đợc định nghĩa: là sự tiêu hao sức lao động dới tác động chủ
yếu về khả năng trí tuệ và thần kinh tâm lý đối với con ngời trong quá trình lao
động. Do đó , hoạt động quản lý mang tính sáng tạo nhiều hơn so với hoạt động
chân tay. Nó thể hiện:
Sáng tạo độc lập tạo ra những kiến thức mới, tri thức mới.
Sáng tạo trong phạm vi nhiệm vụ đã đợc quy định trớc, sáng tạo về
cách thức thực hiện công việc.
2.4.2. Hoạt động quản lý là hoạt động mang tính tâm lý xã hội cao.
Do là loại lao động trí óc nên hoạt động lao động quản lý đặt ra các yêu cầu
cao về yếu tố tinh thần và tâm lý đối với ngời lao động. Đó là khả năng nhận biết,
khả năng thu thập thông tin và các phẩm chất tâm lý cần thiết khác. Đồng thời
trong quá trình giải quyết nhiệm vụ lao động quản lý, các cán bộ công nhân viên
phải thực hiện nhiều mối quan hệ giao tiếp qua lại với nhau. Do đó yếu tố tâm lý
xã hội đóng vai trò quan trọng trong hoạt động lao động, ảnh hởng tới quá trình
chất lợng công việc, nhiệt tình hay tiến trình công việc... thêm vào đó là do đối tợng quản lý là ngời lao động và tập thể lao động nên đòi hỏi hoạt động lao động
quản lý phải mang tính tâm lý xã hội giữa những ngời lao động với nhau.
2.4.3. Thông tin kinh tế vừa là đối tợng lao động, kết quả lao động, vừa là phơng
tiện lao động của lao động quản lý.
Trong quá trình lao động quản lý, đối tợng của lao động quản lý không phải
là các yếu tố vật chất thông thờng mà là các thông tin kinh tế. Khi các thông tin
kinh tế cha đợc xử lý là đối tợng của lao động quản lý, còn những thông tin đã đợc
xử lý chính là kết quả của hoạt động lao động của nhân viên. Mặt khác thông tin
kinh tế là phơng tiện để hoàn thành nhiệm vụ của tất cả các loại lao động quản lý.
6

Luận văn tốt nghiệp
2.4.4. Hoạt động lao động quản lý có nội dung đa dạng, khó xác định và kết quả
lao động không biểu hiện dới dạng hiện vật một cách trực tiếp.
Đây là một đặc điểm nổi bật của hoạt động lao động quản lý và là một khó
khăn cho công tác tổ chức quản lý lao động . Do nội dung công việc đa dạng, khó
xác định và kết quả lao động không biểu hiện dới dạng vật chất trực tiếp nên hoạt
động lao động quản lý là hoạt động lao động khó theo dõi, khó đánh giá và khó
định mức nên tiến hành tổ chức lao động cần có những phơng pháp nghiên cứu,
phơng án tổ chức phù hợp, các dạng mức lao động phù hợp.
2.4.5. Hoạt động lao động quản lý là các thông tin, dữ liệu phục vụ cho việc hình
thành và thực hiện các quyết định quản lý.
Do đặc điểm này nên đòi hỏi tinh thần trách nhiệm của các cán bộ công nhân
viên phải cao. Tính chất công việc của lao động quản lý là phức tạp và đa dạng nên
cán bộ cộng nhân viên cũng cần năng động, sáng tạo trong quá trình giải quyết
nhiệm vụ. Đặc điểm này dẫn đến yêu cầu đặc biệt khi tuyển chọn và bồi dỡng cán
bộ công nhân viên, lu ý khi định mức lao động và yêu cầu xác định rõ trách nhiệm,
quyền hạn trong phân công lao động.
2.5.Yêu cầu đối với lao động quản lý.
Do đặc trng của hoạt động lao động quản lý là lao động trí óc mang tính chất
phức tạp, đa dạng nên lao động quản lý cần có những phẩm chất tơng ứng, đó là:
- Lao động quản lý là loại lao động có trình độ cao, kiến thức chuyên môn vững
vàng. Có nh vậy mới giúp cho lao động quản lý đợc thực hiện công việc một cách
tốt nhất, đáp ứng các yêu cầu công việc.
- Lao động quản lý là những ngời có đầu óc quan sát và nắm đợc cả cái tổng quát
và cái chi tiết để tổ chức cho hệ thống mà mình hoạt động. Cần phải xác định đợc
xem mình phải làm gì và làm nh thế nào.
- Đối với năng lực tổ chức cần phải biết tiếp cận con ngời, chan hoà, cởi mở,
chân thành và trung thực. Đồng thời cần phải tháo vát, có sáng kiến và không chịu
bó tay trớc mọi khó khăn, dám chịu trách nhiệm trớc việc mình làm.

7


Luận văn tốt nghiệp
- Có ý chí và quyết tâm trong quá trình công tác, lờng trớc đợc các tình huống có
thể xảy ra và tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề một cách đúng đắn, tận dụng tốt
thời cơ.
- Có phơng pháp t duy khoa học để quan sát, phân tích và giải quyết vấn đề, nhạy
cảm với vấn đề, có t duy hệ thống, biết dùng đúng ngời đúng việc, cầ biết dũng
cảm nhận sai lầm, rút kinh nghiệm trong công tác khi mắc phải.
- Trong công tác cần thể hiện sự quan tâm giúp đỡ mọi ngời, tạo nên bầu không
khí thoải mái nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác chung của đơn vị.
- Tuân theo quyết định của cấp trên, cố gắng hoàn thành công việc đợc giao,
nghiên cứu tham khảo đề nghị cấp trên giải quyết những khâu, những bộ phận cha
hợp lý, cha hiệu quả.
Tóm lại, trong lao động quản lý, ngời lãnh đạo cần xem xét tỉ mỉ công việc
cũng nh những phẩm chất và khả năng của cán bộ sẽ đợc giao việc đó để tránh tình
trạng dùng ngời không đúng việc, gây thiệt hại do không đảm bảo hiệu quả công
việc.
3.Chức năng quản lý.
3.1.Khái niệm.
Chức năng quản lý có thể hiểu là một dạng hoạt động quản lý, thông qua đó
chủ thể quản lý tác động vào khách thể quản lý nhằm thực hiện một mục tiêu nhất
định. Chức năng quản lý đợc hình thành một cách khách quan bởi hoạt động của
khách thể quản lý. Nền sản xuất xã hội luôn vận động phát triển nên các chức năng
quản lý cũng không ngừng vận động biến đổi, cải tiến và hợp lý hoá. Tổ hợp tất cả
các chức năng quản lý tạo nên nội dung của quá trình quản lý, là cơ sở để phân
công lao động quản lý, là nền tảng để hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý.

Mục đích của quản lý đợc thực hiện nhờ các chức năng quản lý. Những chức
năng này là những hình thức hoạt động mà nhờ đó chủ thể quản lý tác động nên
đối tợng quản lý. Không có chức năng quản lý thì không thể hình dung đợc quá
trình quản lý và nội dung của quá trình quản lý đó trong một hệ thống nhất định.
Việc phân tích quá trình quản lý xét về mặt chức năng quản lý là cơ sở xác định
8


Luận văn tốt nghiệp
khối lợng công việc theo từng chức năng, xác định số lợng cán bộ để thực hiện các
chức năng ấy và cuối cùng là để hình thành cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý.
3.2.Phân loại chức năng quản lý.
3.2.1. Theo nội dung của quá trình quản lý.
Chức năng quản lý bao gồm:
- Dự kiến: doanh nghiệp chỉ thu đợc kết quả khi nó đợc hớng dẫn bởi một chơng
trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ sản xuất kinh doanh là
gì? Bán cho ai? Sản xuất kinh doanh bằng cách nào? Với nguồn tài chính nào? .
- Tổ chức: tổ chức một doanh nghiệp tức là trang bị tất cả những gì cần cho hoạt
động của nó.
- Phối hợp: là làm cho đồng điệu giữa tất cả những hoạt động của doanh nghiệp
nhằm tạo ra dễ dàng và có hiệu quả những yêu cầu của công việc.
- Chỉ huy: là sự chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh và đi trớc nhằm giúp mọi ngời thực
hiện tốt công việc đợc giao, đạt đợc mục tiêu đề ra của doanh nghiệp.
- Kiểm tra: thực chất là duyệt lại xem tất cả có đợc tiến hành phù hợp với chơng
trình đã định, với những mệnh lệnh đã đợc ban bố hay không. Từ đó kịp thời chỉ ra
những tồn tại, điều chịnh sai lệch nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch đề ra.
3.2.2. Theo mối quan hệ trực tuyến với lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
Chức năng quản lý của doanh nghiệp bao gồm:
- Chức năng kỹ thuật: bao gồm tất cả các công việc, trang thiết bị, phơng tiện
đảm bảo cho quá trình sản xuất knh doanh.

- Chức năng kế hoạch thơng mại: bao gồm những việc liên quan đến chiến lợc
phát triển của doanh nghiệp, xây dựng các loại chiến lợc sản xuất kinh doanh, tìm
kiếm khai thác thị trờng, ký kết hợp đồng quảng cáo...
- Chức năng nhân sự: bao gồm công tác tuyển dụng, bố trí đào tạo, bồi dỡng
khen thởng, kỷ luật, định mức lao động, tiền lơng, tiền thởng đối với công nhân
viên của doanh nghiệp.
- Chức năng tài chính: bao gồm công tác tái tạo, quản lý các loại vốn và quỹ
doanh nghiệp, hạch toán kế toán, thống kê, kiểm tra, phân tích kết quả sản xuất
kinh doanh.
- Chức năng hành chính pháp chế và bảo vệ doanh nghiệp.
9


Luận văn tốt nghiệp
- Chức năng tổ chức đời sống tập thể và các hoạt động xã hội nh tổ chức việc ăn
ở, đi lại của cán bộ công nhân viên, hoạt động văn hoá thể thao và các hoạt động
xã hội khác.
Tất cả các chức năng quản lý trên tác động qua lại với nhau và quy định lẫn
nhau. Sự phân loại một cách khoa học các chức năng quản lý cho phép thực hiện đợc ở một phạm vi rộng sự phân công lao động một cách hợp lý dựa vào việc chia
nhỏ quá trình quản lý thành những hành động, thao tác quản lý. Sự phân loại nh
vậy còn giúp việc tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá quá trình quản lý, tạo điều kiện
áp dụng những kinh nghiệm tiên tiến trong lao động quản lý và ứng dụng kỹ thuật
hiện đại vào công tác quản lý.
4.Bộ máy quản lý.
Bộ máy quản lý của một tổ chức là một hệ thống con ngời cùng với các phơng tiện của tổ chức đợc liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắc nhất định mà tổ
chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt
đợc các mục tiêu đã định. thực chất bộ máy quản lý là chủ thể quản lý của hệ
thống. Bộ máy tổ chức của một hệ thống gồm hai hệ thống: hệ thống chỉ huy và hệ
thống chức năng.
Bộ máy quản lý chịu tác động của những nhân tố nh sau:

- Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý: Tình trạng và trình độ phát triển của đối
tợng quản lý, tính chất và đặc điểm của mục tiêu hệ thống đặt ra.
- Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: Mức độ chuyên môn hoá và tập trung
hoá của các hoạt động quản lý, quy mô quản lý và khả năng bao quát của các cán
bộ quản lý, chính sách sử dụng cán bộ trong hệ thống, quan hệ lợi ích tồn tại giữa
các cá nhân trong hệ thống.
- Các nhân tố khách quan hay môi trờng bên ngoài: Kinh tế, chính trị, xã hội,
pháp luật và phong tục tập quán, đạo đức lối sống và nhóm các yếu tố chủ quan
hay môi trờng bên trong các hệ thống quản lý. Đối tợng, đặc điểm, mục tiêu, trình
độ quản lý, điều kiện trang thiết bị, kỹ thuật công nghệ khoa học...
Các nhân tố trên ảnh hởng đến thành phần và nội dung của các chức năng
quản lý và thông qua đó ảnh hởng trực tiếp đến bộ máy quản lý. Trên thực tế, rất
10


Luận văn tốt nghiệp
khó có thể xây dựng đợc bộ máy quản lý đạt đợc tất cả các yếu tố xảy ra. Song,
việc xem xét, cân nhắc các yếu tố ảnh hởng đến tổ chức bộ máy sẽ giúp ta lựa chọn
và tổ chức đợc bộ máy tối u.
II. Tổ chức bộ máy quản lý.
Tổ chức bộ máy quản lý là quá trình xác định các chức năng, các bộ phận
tạo thành một bộ máy quản lý nhằm thực hiện đợc các chức năng quản lý.
1.Cơ cấu tổ chức bộ máy.
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, nó nói lên sự sắp đặt theo
trật tự nào đó của bộ phận tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng.
Trong nội bộ tổ chức tồn tại hai mối quan hệ chủ yếu giữa các yếu tố cấu
thành nên tổ chức, đó là :
- Mối liên hệ dọc của tổ chức cấp trên và cấp dới.
- Mối liên hệ ngang của các yếu tố ngang cấp.
Cơ cấu tổ chức trực tiếp quyết định hệ thống chỉ huy và mạng lới thông suốt

trong tổ chức. Do đó cơ cấu tổ chức thích hợp là hết sức quan trọng đối với việc
thực hiện có hiệu quả những mục tiêu của tổ chức. Tóm lại, cơ cấu tổ chức là một
kết cấu phân tầng lớp từ trên xuống dới, thể hiện hình thức lãnh đạo theo hình
chóp, đứng đầu là ngời lãnh đạo cao nhất sau đó đến bộ phận lãnh đạo cấp thấp
hơn cho đến tầng cuối cùng.
Do có nhiều nhân tố ảnh hởng dến cơ cấu tổ chức nên việc tổ chức cơ cấu
phải hết sức hợp lý, xử lý xác đáng mối quan hệ giữa các cấp của tổ chức và mức
độ quản lý. Cần có sự phân định rõ ràng giữa quyền hạn, chức năng và nhiệm vụ
của các cấp trong tổ chức nhằm phát huy hiệu suất của các cá nhân, từ đó làm lợi
cho việc nâng cao hiệu quả công tác nói chung.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp tổng hợp các bộ phận khác nhau
có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những
trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những cấp, từng khâu khác nhau
nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và thực hiện mục đích chung đã
xác định của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hình thức phân công
lao động trong lĩnh vực quản trị, nó có tác động đến quá trình hoạt động của tổ
11


Luận văn tốt nghiệp
chức quản lý. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý một mặt phản ánh cơ cấu trách
nhiệm của mỗi ngời trong hoạt động sản xuất, mặt khác nó có tác động tích cực trở
lại đến việc phát triển sản xuất.
2.Yêu cầu đối với tổ chức quản lý.
Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo
những yêu cầu sau :
*Tính tối u : Giữa các khâu và các cấp quản lý, trong đó khâu quản lý phản ánh
cách phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, cấp quản lý lại thể hiện sự
phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý
mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của doanh nghiệp.

*Tính linh hoạt : Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh
hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nh ngoài môi trờng.
*Tính tin cậy : Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính chính xác của mọi thông
tin đợc xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt
động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.
*Tính kinh tế : Cơ cấu bộ máy quản lý phải sử dụng với chi phí quản lý thấp nhất
nhng đạt đợc hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tơng quan
giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về.
*Tính bí mật : Trong giai đoạn này, sự khốc liệt trong cạnh tranh của cơ chế thị
trờng đòi hỏi các doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ thông tin mang tính chiến
lợc. Điều đó đòi hỏi giữ gìn đợc nội dung hoạt động của mỗi bộ phận và của cả bộ
máy, chống sự rò rỉ mất cắp thông tin do các đối thủ cạnh tranh luôn có sự kình
địch và thờng xuyên theo dõi, bám sát nhau trên thị trờng.
3.Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý:
3.1.Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn với phơng hớng, mục đích hệ thống.
Phơng hớng mục đích hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu một hệ
thống mà mục tiêu, phơng hớng của nó có quy mô cỡ lớn (cỡ khu vực, cả nớc) thì
tổ chức bộ máy của nó cũng phải có quy mô tơng ứng, còn nếu quy mô cỡ vừa và
nhỏ thì cơ cấu hệ thống cũng nên chỉ có quy mô vừa phải và đội ngũ, trình độ con
12


Luận văn tốt nghiệp
ngời tham gia hệ thống cũng ở mức tơng ứng. Một hệ thống có mục đích hoạt động
văn hoá thì rõ ràng tổ chức bộ máy quản lý phải có những đặc thù khác một hệ
thống có mục đích hoạt động kinh doanh.
3.2. Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đợc phân công, phân
nhiệm các phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên ngành với những
ngời đợc đào luyện tơng ứng và có đủ quyền hạn. Để thực hiện đợc nguyên tắc này

cần phải thực hiện những yêu cầu cụ thể sau:
- Phải công bố rõ ràng nhiệm vụ, mục tiêu của cả hệ thống để mọi thành viên của
hệ thống nắm và hiểu phần việc của mình trong guồng quay chung của hệ thống.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy đợc phân phối dựa theo nhiệm vụ đợc giao chứ không
phải theo phạm vi công việc. Cơ cấu tổ chức phải dựa trênviệc phân công nhiệm vụ
rõ ràng giữa trách nhiệm, quyền hạn, lợi ích phải cân xứng và cụ thể, trên cơ sở đó
phải phân biệt rõ ai, bộ phận nào tốt; ai, bộ phận nào cha tốt thì hệ thống mới có
thể tồn tại phát triển tốt.
3.3.Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trờng.
Nguyên tắc này đòi hỏi việc hoàn thành tổ chức bộ máy phải đảm bảo cho
mỗi phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tơng xứng để các cấp quản lý thấp hơn
phát triển đợc tài năng, chuẩn bị cho việc thay thế vị trí các cán bộ quản lý cấp trên
cần thiết.
3.4.Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức quản lý thu đợc kết quả hoạt động cao nhất
so với chi phí mà hệ thống đã bỏ ra. Đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các
phân hệ về tác động điều khiển của ngời lãnh đạo.
4.Nguyên tắc xây dựng mô hình.
4.1.Nguyên tắc hiệu quả.
Đây là nguyên tắc mang tính chất rất quan trọng trong các hệ thống kinh tế.
Đó là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thu đợc kết quả hoạt động cao nhất so
với chi phí đã bỏ ra, nhng vẫn đảm bảo quyền lực của ngời lãnh đoạ và hiệu lực
của bộ máy. Các yêu cầu cơ bản để đạt đợc nguyên tắc này là:
13


Luận văn tốt nghiệp
- Cơ cấu phải đảm bảo hợp lý nhất, đảm bảo cho chi phí hoạt động nhỏ phù hợp
với quy mô của hệ thống.
- Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tạo ra và nuôi dỡng đợc một phong cách văn hoá

tổ chức.
- Tổ chức phải đảm bảo cho các cán bộ phân hệ có quy mô hợp lý tơng ứng với
khả năng, trình độ tổ chức của cán bộ.
4.2.Nguyên tắc quản lý hệ thống.
Doanh nghiệp là một hệ thống hoàn chỉnh gồm một số đơn vị cấu thành có
tác động tơng tác lẫn nhau phục vụ mục đích của doanh nghiệp. Nguyên tắc quản
lý hệ thống thể hiện ở các tính chất chủ yếu. Tính tập thể ở trong doanh nghiệp
gồm rất nhiều nguồn lực tập trung nh vốn, nguồn nhân lực, hệ thống thông tin, văn
hoá doanh nghiệp... ; tính liên hệ (bao gồm các mối liên hệ ngợc) tức là các bộ
phận hoặc yếu tố đã nêu trên có mối quan hệ hữu cơ với nhau; tính mục đích:
doanh nghiệp có mục đích kinh doanh rõ ràng, và cuối cùng là tính thích ứng:
doanh nghiệp có khả năng thích ứng với các thay đổi của môi trờng bên trong cũng
nh bên ngoài doanh nghiệp.
Để đảm bảo tính hệ thống của doanh nghiệp, việc bố trí cơ cấu tổ chức của
doan nghiệp nhất thiết phải có và tăng cờng đợc mối liên hệ dọc và ngang, mỗi
thành viên phải là một đơn vị thống nhất hoàn chỉnh, vừa có khả năng độc lập tác
chiến, vừa thích nghi, vừa nằm trong sự lãnh đạo lãnh đạo thống nhất có khuôn
khổ của hệ thống.
4.3.Nguyên tắc thống nhất trách nhiệm - quyền hạn - lợi ích.
Giữa 3 yếu tố trách nhiệm - quyền hạn - lợi ích là 3 yếu tố thống nhất không
thể tách rời nằm trong một thực thể. Việc thống nhất này đảm bảo cho tinh thần
trách nhiệm và khả năng lãnh đạo nâng cao năng lực. Lãnh đạo phải có cả quyền
cả trách nhiệm thì mới đảm bảo việc điều hành hệ thống tốt nhất. Lợi ích cũng là
đảm bảo vật chất cho ngời lãnh đạo có khả năng trí lực và vật lực để hoàn thành
công việc.
4.4.Nguyên tắc tập quyền và phân quyền.
Tập quyền và phân quyền một cách phù hợp, thích đáng là điều kiện quan
trọng để doanh nghiệp tiến hành quản lý một cách có hiệu quả. Tập quyền và phân
14

Luận văn tốt nghiệp
quyên cần phải có mức độ phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp cũng nh trình
độ của cán bộ và có sự kiểm tra kiểm soát thích hợp để nhằm đạt đợc mục tiêu
kinh doanh của doanh nghiệp, hệ thống hoạt động tốt không có sự trì trệ quá mức
cũng nh không có những hoạt động vợt quá khuôn khổ cho phép.
4.5.Nguyên tắc phân công phối hợp.
Vấn đề bố trí cơ cấu của doanh nghiệp dựa trên việc phân công nhiệm vụ
giữa các đơn vị cũng nh việc phối hợp giữa các chức năng đã nêu lên các bộ phận
hoặc đơn vị có khả năng hợp tác để phát huy các mặt mạnh hoặc bổ khuyết cho
nhau. Tuy nhiên các đơn vị cũng có các mối quan hệ về tỷ lệ khác nhau về chất lợng nh thời gian, tốc độ, khả năng, quy mô, và có thể bổ sung cho nhau.
Việc bố trí cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải tuân theo nguyên tắc phân
công phối hợp, có sự điều chỉnh thành lập mới sát nhập hoặc giải thể một số đơn vị
hoặc bộ phận chức năng nhằm mục đích thực hiện tốt hơn mục đích của doanh
nghiệp trong điều kiện môi trờng thay đổi.
5.Các mô hình tổ chức bộ máy quản lý.
Cùng với sự phát triển của các hệ thống đã hình thành những cơ cấu tổ chức
quản lý khác nhau. Mỗi kiểu chứa đựng những đặc điểm, u điểm, nhợc điểm và đợc áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định.

5.1.Cơ cấu tổ chức trực tuyến ( đờng thẳng)
Ngời lãnh đạo chung

Ngời lãnh đạo tuyến 1

Ngời lãnh đạo tuyến 2

15


Luận văn tốt nghiệp

Đối tợng QL

Đối tợng QL

Đối tợng QL

Đối tợng QL

Đây là cơ cấu tổ chức quản lý đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một
số cấp dới. Toàn bộ vấn đề đợc giải quyết theo một kênh liên hệ đờng thẳng. Cấp
lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại của hệ thống. Cơ cấu
này đợc áp dụng phổ biến vào cuối thế kỷ 19 trong những doanh nghiệp nhỏ, sản
phẩm không phức tạp, tính chất sản xuất liên tục.
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị theo trực tuyến: Cấp trên lãnh
đạo trực tiếp cấp dới, cấp dới tiếp nhận chấp hành chỉ thị, mệnh lệnh của cấp trên.
Các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức đợc thực hiện theo đờng thẳng
( ngời thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh chỉ nhân lệnh qua một cấp trên trực tiếp
và chỉ thi hành theo lệnh của ngời đó).
Ưu tiên của mô hình này là đơn giản, rõ ràng do chỉ huy thống nhất, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trởng, ngời lãnh đạo chịu hoàn toàn
trách nhiệm về kết quả công việc của ngời dới quyền, bộ máy đơn giản, gọn nhẹ,
có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn.
Nhợc điểm của mô hình này là thiếu sự phân công hợp lý, không có sự điều
hành theo chiều ngang, đễ đi đến độc đoán do cá nhân quyết định, đòi hỏi ngời
lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời mô hình này cũng không
tận dụng đợc sự giúp đỡ của các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị và
khi cần thiết liên hệ giữa hai thành viên của các tuyến thì thông tin phải đi theo đờng vòng.
5.2.Cơ cấu quản lý theo chức năng.
Ngời lãnh đạo chung

Ngời lãnh đạo
chức năng A

Ngời lãnh đạo

Ngời lãnh đạo

chức năng B

chức năng c
16


Luận văn tốt nghiệp

Đối tợng
quản lý 1

Đối tợng

Đối tợng

quản lý 2

quản lý 3

Cơ cấu chức năng phân công nhiệm vụ quản lí cho các đơn vị riêng biệt theo
các chức năng quản lí và hình thành nên những ngời đứng đầu và các phân hệ đợc
chuyên môn hoá chỉ đảm nhận những chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các
nhân viên trong hệ thống thông thờng rất phức tạp, những ngời thừa hành nhiệm vụ

ở cấp dới nhận mệnh lệnh chẳng những từ ngời lãnh đạo cao nhất của hệ thống mà
còn từ ngời lãnh đạo chức năng.
Ưu điểm của hệ thống này là thu hút đợc các chuyên gia vào công tác lãnh
đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn. Giảm bớt gánh
nặng trách nhiệm quản lí cho ngời lãnh đạo cao nhất của hệ thống.
Tuy nhiên mô hình này có nhợc điểm là ngời lãnh đạo của hệ thống phải
phối hợp hoạt động của những ngời lãnh đạo chức năng nhng do khối lợng của
công tác quản lí, ngời lãnh đạo của cả hệ thống khó có thể phối hợp đợc tất cả các
mệnh lệnh của họ nên dễ dẫn tới tình trạng cấp dới cùng một lúc phải thi hành
nhiều mệnh lệnh. Thêm vào đó là sự không duy trì đợc tính kỉ luật, kiểm tra phối
hợp.
Mô hình này phù hợp với xí nghiệp nhỏ hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp.
5.3.Cơ cấu trực tuyến - tham mu:
Ngời lãnh đạo chung

17


Luận văn tốt nghiệp
Tham mu A

Tham mu B

Tham mu C

Ngời lãnh đạo

Ngời lãnh đạo

tuyến I

TM A

TM B

ĐTQL

ĐTQL

tuyến II

TM C

TM A

ĐTQL

ĐTQL

TM B

TM C

ĐTQL

ĐTQL

Đây là mô hình trực tuyến nhng lãnh đạo đã bổ xung thêm một bộ phận
tham mu giúp việc. Đay là một hình thức quản lí kết hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp
của các cấp lãnh đạo hành chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các

nhân viên chức năng cấp dới.
Ưu điểm của cơ cấu này là dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trởng nhng bớc
đầu đã biết khai thác kiến thức của các chuyên gia giúp việc.
Nhợc điểm của mô hình này là tốc độ ra quyết định thờng chậm vì có thêm
nhiều ngời đóng góp ý kiến nên lãnh đạo phải cân nhắc lâu hơn. Kiểu cơ cấu này
có phạm vi sử dụng không lớn lắm, nó chỉ dùng cho hệ thống có cơ cấu hẹp.
5.4.Cơ cấu trực tuyến chức năng :
Ngời lãnh đạo cấp I

18


Luận văn tốt nghiệp
Ngời lãnh đạo

Ngời lãnh đạo

chức năng A

chức năng B

Ngời lãnh đạo
chức năng C

Ngời lãnh đạo cấp II

Ngời lãnh đạo
chức năng A

Đối tợng

Ngời lãnh đạo

Ngời lãnh đạo

chức năng B

chức năng C

Đối tợng

Đối tợng

quản lý

quản lý

quản lý

Mô hình này là sự kết hợp giữa chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành
chính trong xí nghiệp và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các bộ phận chức năng do đó
vừa giữ đợc u điểm của cơ cấu trực tuyến và chức năng đòng thời khắc phục đợc
nhợc điểm của từng cơ cấu riêng lẻ.
Theo cơ cấu này ngời lãnh đạo đợc sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng
trong việc ra quyết định và hớng dẫn kiểm tra. Mệnh lệnh đợc truyền theo hớng
qui định. Ngời lãnh đạo các phòng ban không trực tiếp ra quyết định cho ngời thừa
hành ở các tuyến.
Ưu điểm của mô hình này là phát huy đợc năng lực chuyên môn của các bộ
phận chức năng, đồng thời vẫn đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tiếp.
Mô hình này cũng có nhợc điểm là do có quá nhiều bộ phận chức năng nên

lãnh đạo phải tổ chức họp hành nhiều gây căng thẳng và lãng phí thời gian.Thêm
vào đó là sự mâu thuẫn trong nội bộ có thể xảy ra do không thống nhất giữa quyền
hạn và quan điểm.

19


Luận văn tốt nghiệp
Mô hình này nên áp dụng cho doanh nghiệp có qui mô nhỏ, công nghệ ổn
định, chỉ có một vài loại sản phẩm và dễ nắm bắt thị trờng tiêu thụ.
5.5.Mô hình ma trận:
Mô hình ma trận là cơ cấu tổ chức hình vuông do hai hệ thống quản lí ngang và
dọc tạo nên. Cơ cấu này kết hợp đợc cách tổ chức chức năng phân công theo
nghành dọc nh tiêu thụ sản phẩm, sản xuất, kĩ thuật với các tổ đợc phân công quản
lí sản xuất theo chiều ngang nh hạng mục công trình, hạng mục dịch vụ khiến cho
cùng một cán bộ trong tổ chức vừa giữ đợc mối quan hệ theo nghành dọc , vừa giữ
đợc mối quan hệ ngang với tổ chức chức năng đợc phân công theo dõi sản phẩm
hoặc dịch vụ. Từ đó tạo nên đợc mô hình ma trận.
6.Những yếu tố cơ bản ảnh hởng tới tổ chức bộ máy:
Mục đích của việc phân tích các ảnh hởng đến tổ chức bộ máy quản lí doanh
nghiệp là nhằm tìm ra một mô hình tổ chức quản lí góp phần nâng cao hiệu quả
của doanh nghiệp. Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định mô hình tổ
chức bộ máy quản lí của công ty, mà tổ chức bộ mấy của công ty chịu ảnh hởng
của nhiều yếu tố và các yếu tố này lại thay đổi tuỳ theo từng trờng hợp.
6.1.Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
Hiện nay một điều đợc chấp nhận chung là nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và
tổ chức bộ máy quản lí là hai mặt không thể tách rời nhau trong công tác quản lí
doanh nghiệp. Khi có sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cấp công ty thì tổ
chức bộ máy quản lí cũng phải thay đổi theo. Lý do chính khiến các công ty phải
thay đổi bộ máy quản lí là vì bộ máy quản lí cũ gây ra sự kém hiệu quả trong việc

phấn đấu đạt đợc nhiệm vụ của công ty khi có sự thay đổi trong sản xuất kinh
doanh. Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý. Song các kết quả đều ủng
hộ ý tởng bộ máy quản lý cần đi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
6.2.Qui mô và độ phức tạp của doanh nghiệp:
Ban lãnh đạo phải nghiên cứu tổ chức bộ máy quản lý sao cho có thể quản lý
đợc toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp . Doanh nghiệp có qui mô càng lớn
20


Luận văn tốt nghiệp
và phức tạp thì các hoạt động của doanh nghiệp cũng càng phức tạp, do đó bộ máy
quản lý càng phải đợc tổ chức một cách hợp lý, sao cho vẫn đảm bảo quản lý đợc
toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp đồng thời bộ máy quản lý không bị cồng
kềnh và quá phức tạp về cơ cấu.
6.3.Địa bàn hoạt động:
Việc mở rộng địa bàn hoạt đọng hoặc phân tán địa bàn hoạt động cũng đòi
hỏi có sự bố trí lại lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng, do đó sẽ dẫn
đến sự xuất hiện của một cơ cấu tổ chức quản lý mới. Nh vậy, sự thay đổi địa bàn
hoạt động của doanh nghiệpcũng ảnh hởng đến bộ máy quản lý trong kinh doanh.
6.4. Công nghệ:
Đặc điểm chung và mức độ phức tạp công nghệ mà doanh nghiệp sử dụng có
thể ảnh hởng đến việc tổ chức bộ máy quản lý, cụ thể là các doanh nghiệp chú
trọng đến công nghệ cao thì thờng có định mức quản lý thấp, bộ máy quản lý phải
đợc bố trí sao cho tăng cờng khả năng của doanh nghiệp và có thể thích ứng kịp
thời trớc sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ . Các doanh nghiệp khai thác
công nghệ mới thờng có xu hớng sử dụng cán bộ có trình độ học vấn cao và có
kinh nghiệm về kĩ thuật, các cán bộ quản lý có xu hớng đầu t cho các dự án hớng
vào hậu thuẫn và duy trì sức manh về công nghệ của doanh nghiệp, hệ thống cơ
cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ và đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ

trong việc ra các quyết định liên quan đến kinh doanh và công nghệ.
6.5. Mức độ phức tạp của môi trờng kinh doanh:
Mức độ phức tạp của môi trờng kinh doanh cũng có ảnh hởng tới bộ máy tổ
chức quản lý . Trong điều kiện môi trờng kinh doanh ổn định thì các doanh nghiệp
cũng có một bộ máy quản lý ổn định , trong đó việc đa ra các quyết định thờng
mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc cứng rắn đều có thể quản lý tốt.
Ngợc lại, những doanh nghiệp có đợc thành công trong môi trờng kinh doanh thay
đổi nhanh chóng thờng phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ gắn bó hữu
cơ. Trong đó việc ra quyết định có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng,
linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với nhau và với các tổ đội đa chức
năng.

21


Luận văn tốt nghiệp
6.6.Cơ sở kĩ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của cán bộ quản lý:
Nhân tố này ảnh hởng rất lớn tới tổ chức bộ máy quản lý. Khi cơ sở kĩ thuật
của hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao, có thể
đảm nhận đợc nhiều công việc thì sẽ góp phần giảm đợc cán bộ quản lý trong bộ
máy quản lý. Các cán bộ quản lý theo phơng thức truyền thống thờng thích sử
dụng những cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu truyền thống nh tổ chức bộ
máy quản lý theo bộ phận chức năng và ít khi vận dụng các hình thức tổ chức mới
khác nh tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình ma trận. Mô hình này làm cho việc
quản lý thiếu tập trung, phân tán với nhiều điểm hạn chế.
6.7. Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên:
Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên cũng ảnh hởng tới tổ chức bộ
máy của doanh nghiệp. Công nhân viên đã qua đào tạo có trình độ tay nghề cao thờng rất có ý thức với công việc đợc giao và họ có thể hoàn thành tốt khối lợng
công việc của mình, nh vậy sẽ không cần nhiều lao động quản lý để đôn đốc chỉ
huy họ, làm cho số lợng lao động trong bộ máy đợc tinh giảm. Tuy nhiên cũng có

những cán bộ công nhân viên có thái độ làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm, thờng không hoàn thành công việc đợc giao. Đối với cán bộ công nhân viên nh vậy
thì cần phải có đủ lao động quản lý để đôn đốc quản lý công việc của họ. Điều đó
làm tăng số lợng cán bộ quản lý trong doanh nghiệp.
III. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lí:
1.Tính tất yếu của hoàn thiện tổ chức bộ máy:
Nền kinh tế thị trờng có sự quản lí của nhà nớc theo định hớng XHCN, vận
động theo qui luật kinh tế khách quan, đòi hỏi doanh nghiệp phải có một bộ máy
quản lí chuyên, tinh, gọn nhẹ, linh hoạt để thực hiện quá trình quản lí hoạt động
sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả.
Mục tiêu lớn nhất của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh
chính là lợi nhuận. Để đạt đợc hiệu quả cao trong kinh doanh luôn là vấn đề đặt ra
cho nhà quản lí cả về lí luận và thực tiễn. Bởi vậy, công việc của hệ thống là phải
thờng xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phơng
án kinh doanh tối u sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất.
22


Luận văn tốt nghiệp
Công tác quản lí là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ
thống. Để thực hiên công tác quản lí thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lí ổn
định và thích hợp. Do đó hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí là nhân tố quan trọng
đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng
suất lao động của doanh nghiệp.
Việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí ở công ty vật t nông lâm nghiệp
Phú thọ là hết sức cần thiết vì nó giúp cho doanh nghiệp đứng vững và phát triển.
Đó là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với chất lợng cao, tiết kiệm
tối đa thời gian lao động, sử dụng có hiệu quả mọi yếu tố cấu thành của quá trình
sản xuất kinh doanh, đồng thời làm cho bộ máy quản lí gọn nhẹ, năng động, hoạt
động nhịp nhàng, có hiệu quả cao.
2.Hoàn thiện tổ chức bộ máy có liên quan chặt chẽ đến chiến lợc kinh doanh

của tổ chức:
Hoàn thiện bộ máy quản lí theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực:
Để đáp ứng đợc những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị
trờng khắc nghiệt nh hiện nay cũng nh để phát huy đợc hết vai trò, năng lực lãnh
đạo và quản lí của bộ máy quản lí đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu
.
Hoàn thiện tổ chức bộ máy theo hớng chuyên tinh nghĩa là thờng xuyên,
chuyên sâu và có chọn lọc. Gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết, thành phần không
rờm rà, không thừa không thiếu và có tỉ trọng nhỏ. Có hiệu lực thể hiện khả năng
đi đến kết quả, đợc mọi ngời thực hiện một cách nghiêm chỉnh.
Bộ máy quản lí là lực lợng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lí đợc.
Nó chỉ phát huy đợc sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn
không thì nó lại trở thành lực lợng kìm hãm. Hoàn thiện bộ máy quản lí, làm cho
bộ máy quản lí có hiệu lực hơn, hoàn thành nhiệm vụ quản lí, phù hợp với qui mô
sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế , kĩ thuật của doanh
nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Ngày nay trong nền
23


Luận văn tốt nghiệp
kinh tế thị trờng, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có một bộ
máy hiệu quả trong hoạt động. Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lí sẽ làm cho bộ
máy quản lí tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao.
Nh vậy chi phí quản lí đợc giảm bớt, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho
doanh nghiệp.
3.Hoàn thiện sự phân công, phân cấp, trong bộ máy điều hành của hệ thống:
3.1.Phân công trong bộ máy quản trị, điều hành doanh nghiệp:
Doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi sự chỉ huy sản xuất và quá trình kinh doanh
theo một ý chí thống nhất tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỉ luật hết sức nghiêm

ngặt, sự điều khiển bộ máy quản trị theo những nguyên tắc thống nhất từ trên
xuống dới. Một vấn đề có ý nghĩa cả về lí luận và thực tiễn là trong việc phân công
phụ trách, cần qui định giới hạn tối đa số lợng các phòng ban chức năng, bộ phận
sản xuất một chức danh quản lí vì nh chúng ta đều biết giữa những ngời tham gia
quá trình quản lí có vô vàn mối quan hệ qua lại chằng chịt, tác động lẫn nhau, qui
định lẫn nhau. Khi số lợng bộ phận hoặc nhân viên trực thuộc một cán bộ quản lí
nào đó tăng lên thì những mối quan hệ cũng tăng lên không phải theo cấp số cộng
mà là cấp số nhân.
3.2.Tổ chức các phòng chức năng:
Các phòng chức năng là các tổ chức bao gồm cán bộ , nhân viên kinh tế, kĩ thuật
hành chính đợc phân công chuyên môn hoá theo chức năng quản trị có nhiệm vụ
giúp đỡ giám đốc và phó giám đốc chuẩn bị các quyết định, theo dõi hớng dẫn các
phân xởng các bộ phân sản xuất kinh doanh cũng nh cán bộ công nhân cấp dới
thực hiên đúng đắn kịp thời các quyết định quản lí.
4.Hoàn thiện công tác đào tạo cán bộ:
Thờng xuyên đề ra nội dung các chơng trình học tập, hình thức tổ chức đào
tạo phù hợp. Không ngừng nâng cao trình độ cán bộ trong tổ chức đồng thời tiến
hành đào tạo cán bộ công nhân viên trẻ đẻ đội ngũ lao động quản lí trong tơng lai
có năng lực chuyên môn vững vàng, đảm bảo cho việc thực hiện một cách tốt nhất
công tác quản lí nói riêng và sự phát triển của tổ chức nói chung.

24


Luận văn tốt nghiệp
5.Hoàn thiện công tác tổ chức phục vụ nơi làm việc:
Quá trình hoạt động quản lí có hiệu quả hay không phụ thuộc rát nhiều vào
việc tổ chức phục vụ nơi làm việc.Nếu nh nơi làm việc đợc trang bị đầy đủ, đáp
úng yêu cầu của hoạt động quản lí sẽ góp phần làm tăng hiệu quả công việc, đồng
thời cũng là cơ sở để tinh giảm bộ máy, chuyên môn hoá hoạt động của bộ máy

quản lí. Mặt khác đây cũng là biện pháp tạo bầu không khí tâm lí thoải mái tại nơi
làm việc.
6..Hoàn thiện công tác khuyến khích ngời lao động:
Một thực tế là trong cơ chế thị trờng, công tác khuyến khích ngời lao động
đang đợc quan tâm một cach đúng đắn trong các doanh nghiệp. Công tác này bao
gồm viêc khuyến khích vật chất và khuyến khích tinh thần với ngời lao động.
Nếu nh đợc quan tâm đúng mức thì sẽ là động cơ giúp cho ngời lao động nói
chung và lao động quản lí nói riêng hăng say lao động, tìm tòi sáng tạo nâng cao
hiệu quả hoạt động của mình. Công việc này đòi hỏi đánh giá chính xác nỗ lực của
cá nhân cũng nh tập thể (phòng ban tổ đội...) và tính công bằng. Có nh vậy mới
phát huy đợc mục đích của công tác.

Phần II
Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty vật t nông lâm nghiệp phú thọ
I/ Vài nét về hoạt động sản xuất và quá trình phát triển của Công ty.
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty vật t nông lâm nghiệp Phú Thọ đợc thành lập từ năm 1962 với tên
ban đầu của Công ty là Công ty vật t nông lâm nghiệp Vĩnh Phú theo quyết định
của UBND tỉnh Vĩnh Phú. Tên Công ty đợc đổi giống nh hiện nay kể từ năm 1997
khi tỉnh Vĩnh Phú đợc tác thành 2 tỉnh : Vĩnh Phúc và Phú Thọ. Công ty là một
doanh nghiệp nhà nớc với chức năng chủ yếu là cung ứng dịch vụ vật t phục vụ sản
xuất nông lâm nghiệp trong tỉnh và thực hiện một số mặt hàng chính sách về trợ

25