KL đảm bảo vật tư cho sản xuất tại công ty CP tiến thành

Mục Lục

1


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Ý nghĩa của từ viết tắt

1

BH và CCDV

Bán hàng và cung cấp dịch vụ

2

BP HC- NS

Bộ phận hành chính – nhân sự

3

BP TC- KT

Bộ phận tài chính – kế toán

4

CK

Cuối kỳ

5

CP

Cổ phần

6

DT

Doanh thu

7

ĐK

Đầu kỳ

8

ĐVT

Đơn vị tính

9

HĐKD

Hoạt động kinh doanh

10

HĐTC

Hoạt động tài chính

11

Mức độ HT

Mức độ hoàn thành

12

KCN

Khu công nghiệp

13

KHSXKD

Kế hoạch sản xuất kinh doanh

14

KH mua

Kế hoạch mua

15

LN

Lợi nhuận

16

LĐPT

Lao động phổ thông

17

NPT

Nợ phải trả

18

QĐ

Quản đốc

19

SXSP

Sản xuất sản phẩm

20

TC

Trung cấp

21

Thuế TNDN

Thuế thu nhập doanh nghiệp

22

TT mua

Thực tế mua

2


DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ
STT

Tên bảng, biểu đồ

Trang

1

Bảng 2.1. Cơ cấu lao động theo tuổi và trình độ lao động của
công ty CP Tiến Thành giai đoạn 2009- 2011

30

2

Bảng 2.2. Năng lực tài chính của công ty CP Tiến Thành giai
đoạn 2009- 2011

32

3

Bảng 2.3. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 20092011

33

4

Bảng 2.4. Bảng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của
công ty

36

5

Bảng 2.5. Tình hình mua sắm vật tư của công ty CP Tiến
Thành giai đoạn 2009- 2011

37

6

Bảng 2.6. Tình hình sử dụng vật tư của công ty giai đoạn
2009- 2011

39

7

Bảng 2.7. Thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư về số lượng
của công ty CP Tiến Thành giai đoạn 2009- 2011

41

8

Bảng 2.8. Tình hình đảm bảo vật tư về mặt kịp thời

43

9

Bảng 2.9. Thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư về mặt đều đặn
của nguyên vật liệu giấy năm 2011

44

10

Bảng 2.10. Tổng hợp nhu cầu vật tư của công ty CP Tiến
Thành

46

11

Bảng 2.11. Danh mục thiết bị

47

12

Bảng 3.1. Các chỉ tiêu trong giai đoạn 2013 - 2015

69

13

Biểu đồ 2.1. Kết quả kinh doanh trong giai đoạn 2009- 2011

35

14

Biểu đồ 2.2. Tình hình thu mua giấy giai đoạn 2009 - 2011

35

15

Biểu đồ 2.2. Mức độ hoàn thành của 1 số vật tư giai đoạn
2009- 2011

42

3


DANH MỤC SƠ ĐỒ
STT

Tên sơ đồ

Số trang

1

Sơ đồ 1.1. Kết cấu nhu cầu vật tư của doanh nghiệp

5

2

Sơ đồ 1.2. Quá trình mua vật tư

9

3

Sơ đồ 1.3. Giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp

10

4

Sơ đồ 1.4. Quá trình công nghệ xử lý hàng nhập kho của doanh
nghiệp

13

5

Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty CP Tiến Thành

26

6

Sơ đồ 2.2. Công nghệ sản xuất bao bì carton sóng

31

7

Sơ đồ 2.3. Quá trình tổ chức mua sắm vật tư tại công ty CP
Tiến Thành

53

4


DANH MỤC HÌNH
STT

Tên hình

Số trang

1

Hình 2.1: Thực trạng nguyên vật liệu giấy tại kho

58

2

Hình 2.2: Giấy bị hỏng khi tiến hành xén

59

3

Hình 2.3: Các loại giấy hỏng để tại kho

62

4

Hình 2.4: Sản phẩm bị lỗi để lộn xộn trong quá trình sản
xuất

63

5


TÓM TẮT KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

Hoạt động đảm bảo vật tư có tầm quan trọng đặc biệt là hoạt động không thể
thiếu tại các doanh nghiệp sản xuất và tại công ty CP Tiến Thành. Hoạt động đảm bảo
vật tư tốt là điều kiện cần giúp công ty ổn định và phát triển sản xuất. Bài khoá luận đi
sâu vào nghiên cứu thực trạng đảm bảo vật tư của công ty CP Tiến Thành từ năm 2009
đến năm 2011, để thấy được ưu điểm và những nhược điểm, nguyên nhân trong quá
trình đảm bảo vật tư tại công ty. Từ đó, em xin đưa ra những giải pháp giúp công ty
hoàn thiện và nâng cao các hoạt động xác định nhu cầu, lập kế hoạch, tổ chức thu
mua, quản lý dự trữ và bảo quản vật tư, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, nâng cao
hiệu quả sử dụng các nguồn lực khác. Đặc biệt là các hoạt động xác định nhu cầu, tổ
chức thu mua và quản lý dự trữ, bảo quản vật tư công ty cần phải chú trọng hơn nữa.
Sau khi hoàn thiện và nâng cao được hiệu quả của các hoạt động này trong quá trình
đảm bảo vật tư sẽ giúp công ty tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả làm việc tại các
phân xưởng tận dụng tối đa năng suất máy móc thiết bị cũng như nâng cao hiệu quả

sản xuất kinh doanh

6


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Những năm gần đây tăng trưởng ngành bao bì Việt Nam từ 15-20%/ năm, bao
bì Việt Nam đã đáp ứng phần lớn các yêu cầu của các Công ty đa quốc gia cũng như
các doanh nghiệp lớn của Việt Nam, bao bì Việt Nam đã vươn xa, có mặt nhiều nơi
trên thế giới. Tuy nhiên các thách thức như giá cả nguyên vật liệu không ngừng tăng
trong những năm gần đây, các rào cản kỹ thuật khắt khe…cũng như những giải pháp
cạnh tranh của chính các doanh nghiệp bao bì đã làm tăng chi phí.
Vì vây, để tiết kiệm chi phí và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, được tiến hành liên tục, đều đặn phải thường xuyên đảm bảo các loại
vật tư đầy đủ về mặt số lượng, chất lượng, đúng quy cách và kịp thời về mặt thời gian.
Do đó hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất là hết sức quan trọng. Vì có vật tư mới
có thể tạo ra sản phẩm, giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất
lượng sản phẩm, mở rộng quy mô sản xuất, đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển.
Trong quá trình thực tập tại Công ty CP Tiến Thành, được tìm hiểu quy trình
sản xuất tại Công ty và được tham quan các xưởng sản xuất, kho hàng tại Công ty
nhận thấy nguyên vật liệu tại Công ty là những mặt hàng thường biến động về giá cả.
Hơn hết nguyên vật liệu chính là giấy Kraft thường chiếm khoảng 60% đến 70%
nguyên vật liệu lại dễ bị tác động bởi thời tiết làm chất lượng sản phẩm hỏng ảnh
hưởng đến chất lượng sản xuất Do đó, ban lãnh đạo Công ty luôn đặt mục tiêu đảm
bảo vật tư là vấn đề mang tính chất thường xuyên và cấp thiết của Công ty. Được sự
giúp đỡ của quý Công ty và sự hướng dẫn của cô Lê Thị Thương , em đã chọn đề tài
“ Giải pháp đảm bảo vật tư cho sản xuất tại Công ty CP Tiến Thành”.
Mục đích của đề tài này là tìm hiểu thực trạng, nguyên nhân của sự hao hụt vật
tư làm ảnh hưởng đến năng suất sản xuất của Công ty, đưa ra được các phương án

nâng cao công tác đảm bảo vật tư tại Công ty.
2. Mục tiêu nghiên cứu:
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này là đưa ra được các giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả sử dụng vật tư đảm bảo cho sản xuất tại Công ty. Và hướng đến mục đích cụ
thể như sau: thứ nhất, hiểu rõ thực trạng sử dụng vật tư tại Công ty; thứ hai, phân tích
các yếu tố ảnh hưởng đến công tác đảm bảo vật tư cho sản xuất ; thứ ba, đưa các giải
pháp nhằm nâng cao công tác đảm bảo vật tư tại Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

7


Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu tới đảm bảo vật tư cho sản
xuất tại Công ty CP Tiến Thành.
Phạm vi nghiên cứu: sản phẩm bao bì carton tại Công ty CP Tiến Thành trong 3
năm trở lại đây. Và tập trung nghiên cứu các hoạt động của công tác đảm bảo vật tư
cho sản xuất tại Công ty CP Tiến Thành, không đi sâu vào hoạt động sản xuất, kinh
doanh và các hoạt động khác của Công ty.
4. Tổng quan tình hình nghiên cứu:
Tại mỗi doanh nghiệp thì vấn đề đảm bảo vật tư là hàng ngày là cần thiết vì vậy
đã có rất nhiều đề tài khoa học nghiên cứu vấn đề này. Vấn đề vật tư tại mỗi doanh
nghiệp là khác nhau do đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp là khác
nhau cũng như tính chất của các loại vật tư được sử dụng là khác nhau. Và đề tài sẽ
tập trung nghiên cứu đánh giá các vấn đề tồn tại trong quá trình sử dụng vật tư và bảo
quản vật tư để đưa ra được các giải pháp nâng cao công tác vật tư tại Công ty.
5. Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp phân tích, tổng hợp: Khóa luận sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp
được thu thập tại Công ty, em tiến hành phân tích, đánh giá và tổng hợp kết quả mà
Công ty đã thu thập được trong những năm gần đây.
+ Phương pháp sử dụng bảng biểu: Sử dụng các bảng, biểu để đánh giá.

+ Phương pháp so sánh: So sánh kết quả qua các năm nghiên cứu.
+ Phương pháp chuyên gia: Tham khảo các ý kiến của Ban giám đốc, lãnh đạo
Công ty cũng như hỏi những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực đẩy mạnh hoạt
động tiêu thụ.
+ Phương pháp quan sát thực nghiệm: Quan sát cách thức vận hành tổ chức và
quản lý của doanh nghiệp
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan
đến các Chính sách của Nhà nước và của doanh nghiệp, đồng thời nghiên cứu các tài
liệu liên quan đến tiêu thụ và đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ tại một thị trường cụ thể.
6. Kết cấu khóa luận:
Chương 1: Cơ sở lý luận
Chương 2: Thực trạng hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất trong Công ty
Chương 3: Một số giải pháp đảm bảo vật tư cho sản xuất ở Công ty CP Tiến
Thành.

8


CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG ĐẢM BẢO VẬT
TƯ CHO SẢN XUẤT KINH DOANH
1.1. Khái niệm và bản chất của hoạt động đảm bảo vật tư
1.1.1. Khái niệm vật tư.
Vật tư là sản phẩm của lao động được dùng để sản xuất hoặc cho sản xuất. Đó
là nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, bán thành phẩm, điện năng, máy móc, thiết bị,
dụng cụ và phụ tùng.
Vật tư được chia làm hai nhóm lớn là những loại vật tư dùng làm đối tượng lao
động và những vật tư dùng làm tư liệu lao động. Những loại vật tư thuộc nhóm thứ
nhất có đặc điểm là trong quá trình sử dụng chúng được dùng trong một lần và giá trị
chuyển hết sang giá trị thành phẩm. Còn những vật tư thuộc nhóm thứ hai, ngược lại,
được sử dụng nhiều lần và chuyển dần giá trị sang giá trị thành phẩm.

1.1.2. Bản chất của hoạt động đảm bảo vật tư

Đảm bảo vật tư cho sản xuất là sự đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng,
đúng về quy cách chủng loại, kịp về thời gian và đồng bộ khi đảm bảo được điều đó
hiệu quả củ a nó sẽ là đem lại cho doanh nghiệp năng suất cao, chất lượng sản phẩm
tốt, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, góp phần đảm bảo cho tình hình tài chính của
doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triển của
doanh nghiệp.
Đảm bảo vật tư cho sản xuất là quá trình tất yếu của quá trình sản xuất.
Mọi vật tư là tư liệu sản xuất nhưng không phải mọi tư liệu sản xuất đều là vật
tư. Vật tư là tư liệu sản xuất theo nghĩa hẹp. Đảm bảo vật tư cho sản xuất là tất yếu. Vì
quá trình sản xuất là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động để tác động vào đối
tượng lao động nhằm làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất lý, hóa của đối
tượng lao động nhằm tạo ra các giá trị sử dụng khác nhau. Vật tư là bộ phận chính cấu
thành nên sản phẩm. Để có vật tư cho sản xuất thì phải thông qua vấn đề tổ chức quá
trình đảm bảo vật tư cho sản xuất. Do đó, quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất của
doanh nghiệp là một tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội.
Công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau:
- Xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho từng đơn vị sản phẩm.
- Lập kế hoạch vật tư: Bao gồm kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng...
- Bảo quản và dự trữ vật tư.
- Tổ chức cung ứng vật tư: Việc quản lý vật tư trong doanh nghiệp là một công
việc khó khăn phức tạp vì đối tượng quản lý tương đối nhiều.

9


- Trong khâu lập kế hoạch vật tư: Phải lập kế hoạch đủ số lượng, chất lượng
quy cách, chủng loại cho từng loại vật tư và đảm bảo được kế hoạch phù hợp với kế
hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Đối với kế hoạch vật tư theo quý, tháng thì phải

đảm bảo đúng tiến độ thời gian đã đề ra.
- Trong khâu bảo quản vật tư: Phải xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ
thuật để đảm bảo được chất lượng của vật tư. Bố trí các nhân viên thủ kho có trình độ
chuyên môn, am hiểu về vật tư và doanh nghiệp... Cần bảo quản theo đúng quy định
phù hợp với từng tính chất của mỗi loại vật tư để đảm bảo được đặc tính kĩ thuật,
tránh hư hỏng, hao hụt…
- Trong khâu dự trữ vật tư: Doanh nghiệp cần xây dựng được định mức dự trữ
tối đa và tối thiểu cho từng loại vật tư. Vật tư được dự trữ dao động trong khoảng mức
dự trữ tối đa và tối thiểu là hợp lý. Tránh việc dự trữ quá ít, khi cần cho sản xuất thì
doanh nghiệp lại không đủ để cung ứng. Đồng thời tránh việc dự trữ quá nhiều mà
làm tăng chi phí cho doanh nghiệp
- Trong khâu tổ chức cung ứng và sử dụng vật tư: Doanh nghiệp cung ứng cho
các xưởng sản xuất một số lượng vừa đủ để khuyến khích việc sử dụng tiết kiệm, hợp
lý nhằm giảm mức tiêu hao vật tư.
1.2. Vai trò của hoạt dộng đảm bảo vât tư.
Vai trò của đảm bảo vật tư cho sản xuất tại doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp muốn sản xuất được cần phải có các yếu tố sức lao động, vật
tư và vốn. Quá trình sản xuất của doanh nghiệp luôn đòi hỏi phải có các các yếu tố sản
xuất mà trong đó có yếu tố về vật tư, yếu tố vật tư ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thiếu vật tư thì hoạt động sản xuất không thể
diễn ra do vậy việc đảm bảo vật tư đủ về số lượng, đúng về quy cách, chất lượng và
kịp thời về mặt thời gian là điều kiện cần thiết và bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp
nó là điều kiện khách quan và là một yêu cầu chung cho toàn bộ nền sản xuất xã hội.
Tuy vậy mức độ đảm bảo của mỗi doanh nghiệp có thể đáp ứng là khác nhau do vậy
nó cũng sẽ đem lại hiệu quả khác nhau cho mỗi doanh nghiệp.
Từ đó ta có thể xét thấy rằng khi vật tư nó đứng trên cương vị là tư liệu lao
động như máy móc thiết bị, biểu hiện cho trình độ trang bị kỹ thuật cho sản xuất, thì
vật tư là nhân tố cực kỳ quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động,
chất lượng sản phẩm, tăng quy mô sản xuất và tạo điều kiện sử dụng hợp lý sức lao
động, nguyên nhiên vật liệu, tiết kiệm các yếu tố vật chất cho sản xuất cho sản xuất.

Một xã hội luôn tồn tại trong điều kiện cạnh tranh, canh tranh trên mọi lĩnh vực, xã
hội càng phát triển thì sự cạnh tranh càng trở lên gay gắt và trong lĩnh vực sản xuất
kinh doanh cũng không nằm ngoài không những thế mà nó còn gay gắt hơn cả bởi “
thương trường là chiến trường” vậy trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp

10


muốn tồn tại và phát triển một phần rất lớn phụ thuộc vào trình độ kỹ thuật của sản
suất đó là sự nhanh chóng đổi mới công nghệ để bắt kịp hoạt động sản xuất và đó
cũng là vai trò và nhiệm vụ quan trọng của công tác đảm bảo vật tư với tư cách là tư
liệu lao động. Như vậy việc đảm bảo vật tư ở các doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có
sức mạnh nội tại tức luôn luôn sẵn sàng có tư liệu sản xuất để phục vụ cho hoạt động
sản xuất kinh doanh,nâng cao trình độ công nghệ, tăng năng suất, tiết kiệm được chi
phí, nâng cao khả năng cạnh tranh đáp ứng yêu cầu công nghiệp, hiện đại hóa và đưa
doanh nghiệp phát triển lên một tầm cao mới.
Khi vật tư là đối tượng lao động tức là nguyên, nhiên, vật liệu. Vật tư sẽ ảnh
hưởng trực tiếp đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên, nhiên, vật liệu và từ đó
nó ảnh hưởng đến hiệu hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp, thúc đẩy
quá trình sản xuất, tăng khả năng cạnh tranh, đưa lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao
cho doanh nghiệp. Nguyên, nhiên, vật liệu được đảm bảo đầy đủ và kịp thời đúng chất
lượng là điều kiện kiên quyết, quyết định khả năng tái sản mở rộng. Trong hoạt động
sản xuất kinh doanh nguyên, nhiên, vật liệu là yếu tố tạo nên sản phẩm nó quyết định
rất lớn đến việc hình thành lên giá thành sản phẩm nó chiếm khoảng 60% đến 70%
trong cơ cấu giá thành. Nguyên, nhiên, vật liêu giúp cho doanh nghiệp giảm được chi
phí kinh doanh cho doanh nghiệp và giá cả sản phẩm. Từ đó cho ta thấy được việc
đảm bảo vật tư đem lại những hiệu quả to lớn như thế nào đối với các doanh nghiệp.
Việc đảm bảo vật tư đầy đủ đồng bộ kịp thời là điều kiện tiền đề cho quá trình sản
xuất được diễn ra liên tục nhịp nhàng và đều đặn cũng như vậy nó sẽ tạo ra được năng
suất cao nhất, chất lượng sản phẩm tốt nhất, chi phí cũng thấp nhất, góp phần tạo ra

cho cả chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngược lại những hiệu ứng tích cực
ấy thì chúng ta cũng biết rằng là bất cứ một sự đáp ứng không đầy đủ, kịp thời và
đồng bộ nào của vật tư cũng sẽ gây ra sự ngừng trệ sản xuất kinh doanh, gây ra sự vi
phạm các quan hệ kinh tế đã được thiết lập giữa các doanh nghiệp với nhau bởi những
sự ngừng trệ không đảm bảo những điều đã đặt ra, và đồng thời đó là sự gây ra nhưng
tổn thất lớn lao cho doanh nghiệp. Như vậy đảm bảo vật tư cho sản xuất là sự đáp ứng
các yêu cầu về số lượng, chất lượng, đúng về quy cách chủng loại, kịp về thời gian và
đồng bộ khi đảm bảo được điều đó hiệu quả của nó sẽ là đem lại cho doanh nghiệp
năng suất cao, chất lượng sản phẩm tốt, sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, góp phần
đảm bảo cho tình hình tài chính của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh
doanh và sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp.
1.3. Nội dung của quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất tại doanh nghiệp.

11


1.3.1. Xác đinh nhu cầu vật tư.
1.3.1.1. Xác định nhu cầu vật tư.
Nhu cầu vật tư đó là những nhu cầu cần thiết về các loại nguyên nhiên vật liệu,
thiết bị, máy móc để phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất
định trong doanh nghiệp. Việc xác định đúng các loại nhu cầu vật tư là cơ sở để đảm
bảo vật tư vật tư cho doanh nghiệp và tạo ra hiệu quả cho công tác đảm bảo vật tư cho
sản xuất.
Một là, phải dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thông
qua chiến lược kinh doanh, các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra. Đó là, các chỉ số
như khối lượng sản phẩm dự định sản xuất, mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản
phẩm...Từ đó, xác định được những loại vật tư nào là cần thiết cho hoạt động sản xuất
kinhdoanh của doanh nghiệp, số lượng cần bao nhiêu để đáp ứng nhu cầu sản xuất của
doanh nghiệp.
Hai là, dự báo nhu cầu của vật tư trên thị trường. Trong tình hình hiện nay vấn

đề dự báo rất quan trọng, do thị trường trong và ngoài nước có nhiều thay đổi ảnh
hưởng đến mặt hàng kinh doanh trong quá trình thực hiện. Công ty cần nắm vững diễn
biến của thị trường về mặt hàng mà Công ty sẽ kinh doanh, về giá cả, về phí lưu
thông, nguồn hàng và sự cạnh tranh của các đơn vị khác. Để từ đó củng cố thay đổi
phương thức kinh doanh của Công ty. Công ty cần nghiên cứu nhu cầu tiêu thụ sản
phẩm từng quý tháng, để từ đó Công ty biết các vật tư mà Công ty cần là bao nhiêu,
chất lượng ra sao, số lượng vật tư đó mua ở đâu. Qua dự báo này Công ty có thể mở
rộng thị trường và bán thêm sản phẩm của mình kinh doanh. Khi đó lắm được tình
hình tiêu thụ sắp tới của Công ty cũng biết thêm khả năng cung cấp vật tư trong nước
và nước ngoài. Nguồn hàng mà bán với số lượng giá trị ổn định, thuận tiện để bảo
quản vận chuyển đến nơi đơn vị cần mua. Dự báo nhu cầu vật tư cũng cho Công ty
biết được, những biến đổi của chất lượng sản phẩm nào Công ty đã mua hoặc những
nguồn hàng mà Công ty vừa khai thác, nắm vững được yếu tố này sẽ đáp ứng mọi yêu
cầu của các bộ phận. Những luận chứng để dự báo nhu cầu vật tư: Diễn biến của thị
trường; Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong nước; Khả năng cung cấp vật tư trong nước;
Những biến đổi của cơ cấu sản phẩm.
Những điểm cần chú ý khi dự báo nhu cầu vật tư: Xác định chi phí sản xuất;
Khả năng trong nước (cung cấp và khai thác); Cơ chế kinh tế; Những đòi hỏi về nâng
cao chất lượng sản phẩm.

12


1.3.1.2. Kết cấu nhu cầu vật tư.
Để nắm được và xác định chính xác nhu cầu vật tư thì ta phải xác định được kết
cấu nhu cầu vật tư của doanh nghiệp đó mà đối với các doanh nghiệp thì nhu cầu vật
tư được biểu hiện toàn bộ nhu cầu của doanh nghiệp trong kỳ để đảm bảo thực hiện
các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu khoa học, sửa chữa và dự trữ… kết cấu
nhu cầu vật tư được thể hiện bằng mối quan hệ giữa mỗi loại nhu cầu với toàn bộ nhu
cầu vật tư doanh nghiệp.

Kết cấu nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp

Tổng nhu cầu vật tư
Nhu cầu vật tư cho sản xuất
Nhu cầu vật tư văn phòng
Nhu cầu vật tư cho phân xưởng phụ
Nhu cầu vật tư cho các hoạt đông khác
Nhu cầu vật tư sản xuất sản phẩm B
Nhu cầu vật tư sản xuất sản tư phẩm A
Nhu cầu vật tư bổ sung dự trữ
Nhu cầu vật tư cho phân xưởng chính
Nhu cầu vật tư sản xuất sản phẩm C
Sơ đồ 1.1. Kết cấu nhu cầu vật tư của doanh nghiệp
Kết cấu nhu cầu vật tư cũng có thể được xét theo một sản phẩm sản xuất thông
qua phân tích kết cấu sản phẩm, việc phân tích được tiến hành theo thứ tự sản xuất và
lắp ráp sản phẩm.
1.3.1.3 . Các nhân tố ảnh hưởng đến nhu cầu vật tư.

Nhu cầu vật tư là rất quan trọng trong công tác đảm bảo vật tư mà để xác định
được chính xác nhu cầu vật tư cần phải nghiên cứu và tìm hiểu và phân tích kỹ càng
các nhân tố ảnh hưởng tới nhu câu vật tư bởi nhu cầu được hình thành dưới tác động
của nhiều nhân tố khác nhau. Những nhân tố này có thể phân theo các nhóm sau đây.
a. Tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất
Khoa học kỹ thuật càng ngày càng phát triển, sự phát triển tiến bộ đó đã khiến
cho doanh nghiệp phải có những đổi mới theo để tồn tại và phát triển. Nhân tố tổng
hợp này phản ánh tiến bộ khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất và sử dụng vật tư
như chế tạo những máy móc, trang thiết bị có tính năng kỹ thuật cao để phục cho sản
xuất đưa lại năng suất lao động cao và chất lượng phù hợp với sự phát triển của nhu

13

cầu xã hội cùng sự tiến bộ khoa học, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng có hiệu
quả nguồn vật tư
b. Quy mô sản xuất ở các ngành, các doanh nghiệp
Nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp tới tiến bộ khối lượng vật tư tiêu dùng và do
đó ảnh hưởng tới khối lượng nhu cầu vật tư. Quy mô sản xuất càng lớn thì khối lượng
vật tư tiêu dùng càng nhiều và do đó nhu cầu vật tư càng tăng. Với mức độ phát triển
kinh tế ngày càng mạnh mẽ nó sẽ ảnh hưởng tiếp và làm cho quy mô sản xuất càng
gia tăng và điều đó đỏi hỏi nhu cầu và cầu vật tư ngày càng lớn trong nền kinh tế.
c. Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất
Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất thay đổi theo nhu cầu thị trường và sự
tiến bộ khoa học kỹ thuật, đặc biệt cơ cấu khối lượng sản xuất thay đổi theo trình độ
sử dụng vật tư tiêu dùng và cải tiến chất lượng sản phẩm từ những vật tư tiêu dùng.
Điều này ảnh hưởng tới cơ cấu của vật tư tiêu dùng và do đó tới cơ cấu nhu cầu vật tư.
Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất càng lớn thì cơ cấu của vật tư tiêu dùng cũng
lớn và đồng thời là cho nhu cầu vật tư càng tăng và ngược lại.
d. Quy mô thị trường vật tư tiêu dùng
Quy mô của thị trường vật tư tiêu dùng thể hiện số lượng doanh nghiệp tiêu
dùng vật tư và quy cách, chủng loại vật tư mà doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng trên
thị trường; quy mô của thị trường vật tư tiêu dùng càng lớn thì nhu cầu vật tư càng
nhiều và ngược lại .
e. Cung vật tư, hàng hóa trên thị trường
Cung vật tư thể hiện khả năng vật tư có trên thị trường và khả năng đáp ứng
nhu cầu vật tư của các đơn vi tiêu dùng vật tư trên thị trường. Cung vật tư tác động
đến nhu cầu vật tư thông qua giá cả vả do đó đến toàn bộ nhu cầu. Mức độ cung vật tư
trên thị trường càng lớn mà giá cả vật tư lại cao chứng tỏ nhu cầu vật tư rất lớn. Với
lượng cung vật tư sẽ giúp cho các doanh nghiệp định hướng chiến lược về nhu cầu vật
tư xem xét tăng hay nhu cầu vật tư của đơn vị sản xuất kinh doanh của mình.
f. Một số nhân tố khác

 Nhân tố xã hội:

Phản ánh mục tiêu cải thiện điều kiện lao động trong các ngành sản xuất, với
các nhân tố xã hội sẽ ảnh hưởng đến cách thức và chiến lược hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, do những chiến lược thay đổi sẽ ảnh hưởng tới nhu cầu về
vật tư cũng thay đổi. Ảnh hưởng của những nhân tố này được xác định bằng những
chỉ tiêu như trình độ cơ giới hóa, tự động hóa sản xuất và cải thiện điều kiện lao
động…
 Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tư.

14


Khả năng thanh toán của doanh nghiệp tiêu dùng vật tư phản ánh khả năng
doanh nghiệp có duy trì và ổn định được lượng vật tư cần cung ưng hay không từ đó
có ảnh hưởng tới việc có tiếp tục được nhu cầu vật tư đó nữa hay không. Nếu khả
năng thanh toán cao thì nhu cầu vật tư sẽ được tiếp tục và tăng lên.
 Giá cả vật tư hàng hóa và chi phí sản xuất kinh doanh.

Giá cả vật tư và chi phí sản xuất kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu
vật tư giá vật tư tăn cao sẽ làm giảm nhu cầu vật tư. Cũng như chi phí tăng cao thì
cũng sẽ làm giảm nhu cầu xuống.
Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật tư được thực hiện theo
từng nhóm và cho từng loại vật tư, cũng như cho từng loại nhu cầu có tính đến các
giai đoạn khác như của công tác kế hoạch hóa. Quá trình này có ý nghĩa quan trọng
trong công tác nghiên cứu và dự báo thị trường
1.3.1.4. Phương pháp xác đinh nhu cầu vật tư tại doanh nghiệp.
a. Phương pháp trực tiếp
Là phương pháp xác định nhu cầu vật tư dựa vào mức tiêu dùng vật tư và khối
lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ và nó bao gồm

- Phương pháp tính theo mức sản phẩm:
Theo cách này nhu cầu được tính bằng cách lấy mức tiêu dùng vật tư cho một
sản phẩm nhân với số lượng sản phẩm sản xuất.
Công thức:

Nsxsp = ∑Qsp * msp

Trong đó: Nsxsp: Nhu cầu vật tư cần dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ
Qsp: Số lượng sản phẩm loại i cần sản xuất trong kỳ kế hoạch
Msp: Mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm loại i
- Phương pháp tính theo mức chi tiết sản phẩm:
Theo cách này nhu cầu được tính bằng cách tổng cộng tích giữa mức tiêu dùng
vật tư cho một chi tiết sản phẩm nhân với số lượng chi tiết sản phẩm
- Phương pháp tính theo mức của sản phẩm tương tự:
Theo cách này nhu cầu được tính bằng cách lấy tích số lượng sản phẩm sản
xuất trong kỳ kế hoạch với mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự và hệ số điều
chỉnh giữa hai loại sản phẩm.
Công thức:

Nsxsp = Qsp * mtt * K

Trong đó: mtt: Mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự.

15


K: Hệ số điều chỉnh giữa hai loại sản phẩm.
Qsp: số lượng sản phẩm cần sản xuất kỳ kế hoạch.
- Phương pháp tính theo mức của sản phẩm đại diện:
Theo cách này nhu cầu được tính bằng cách tích số giữa số lượng sản phẩm sản

xuất trong kỳ kế hoạch với mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện.
Công thức:

Nsxsp = Qsp * mđd

Trong đó: Qsp: số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ kế hoạch.
mđd: Mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện.
(Mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện được chọn dựa vào mức bình quân:
Mbq = ∑mi.Ki/∑Ki
Ở đây: mi: Mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm thứ i.
Ki: Tỷ trọng loại sản phẩm thứ i trong tổng số)
b. Phương pháp tính dựa trên cơ sở số liệu về thành phần chế tạo sản phẩm
Phương pháp này phương pháp tính nhu cầu vật tư dựa trên việc xác định nhu
cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, xác định nhu cầu vật tư cần thiết
cho sản xuất sản phẩm có tính đến tổn thất trong quá trình sử dụng và xác định nhu
cầu về từng loại vật tư hàng hóa.
c. Phương pháp tính nhu cầu dựa trên cơ sở thời hạn sử dụng
Là tính nhu cầu bằng việc lấy tích của nhu cầu hàng hóa cấn có cho sử dụng và
thời hạn sử dụng.
Công thức: Nsxsp = Pvt/T
Trong đó: Pvt: Tổng nhu cầu tiêu dùng vật tư cần thiết.
T: Thời hạn sử dụng vật tư.
d. Phương pháp tính theo hệ số biến động
Là phương pháp tính nhu cầu dựa vào phương án sản xuất và sử dụng vật tư
trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật
tư từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo.
- Tính theo mức chênh lệch sản phẩm dở dang cuối kỳ và đầu kỳ
- Tính theo chu kỳ sản xuất
- Tính theo giá trị
- Tính theo hệ số biến động.

16


Công thức: Nsxsp = Nbc * K1 * K2
Trong đó: Nbc: Nhu cầu vật tư sử dụng trong kỳ báo cáo.
K1 Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch.
K2: Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo
1.3.2. Tổ chức mua sắm vật tư.
1.3.2.1. Xác định nhu cầu mua.
Xác định nhu cầu mua là giai đoạn đầu tiên của quá trình mua (sơ đồ ) . Nhu
cầu mua được xác định trên cơ sở kế hoạch vật tư đó là nhu cầu mua vật tư gì với khối
lượng bao nhiêu khi nào thì mua…
Xác định nhu cầu
Đánh giá những kết quả
Tìm và lựa chọn người cung ứng
Thương lượng và đặt hàng
Theo dõi đặt hàng và nhận hàng giao
Thỏa mãn
Không thỏa mãn
Sơ đồ 1.2: Quá trình mua vật tư
Vì vậy để xác định lượng vật tư cần mua thì sau khi tổng hợp được nhu cầu vật
tư của tất cả các bộ phận trong tổ chức theo từng nhóm, phân nhóm, chủng loại cụ thể,
tiếp theo bộ phận cung ứng phải tiến thành kiểm tra hàng tồn kho (kiểm tra trên sổ
sách, giấy tờ, máy tính và đối chiếu với tồn kho thực tế ). Nếu loại vật tư nào trong
kho còn đủ để đáp ứng các nhu cầu thì sẽ không cần phải mua thêm.
1.3.2.2. Tìm kiếm lựa chọn nguồn cung ứng.
Ngay sau khi xác định nhu cầu vật tư cần mua nhân viên cung ứng tiến hành
nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp.
 Đối với các loại vật tư đã sử dụng thường xuyên, thì điều tra thêm để chọn được

nguồn cung cấp tốt nhất.
 Đối với các loại vật tư mới hay lô hàng có giá trị lớn thì phải nghiên cứu thật kỹ để
chọn nguồn cung ứng tiềm năng.
Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp:
giai đoạn khảo sát

giai đoạn lựa chọn

17


giai đoạn đàm phán

giai đoạn thử nghiệm

không

đạt yêu cầu? có

quan hệ lâu dài

Sơ đồ 1.3. Giai đoạn lựa chọn nguồn cung cấp
Tìm kiếm người cung ứng : Trong quá trình tìm kiếm người cung ưng cần phải
có những nguồn thông tin đáng tin cậy. Có nhiều nguồn thông tin tìm kiếm những
thông tin để tìm những người cung ứng đó là chẳng hạn thông qua các trang vàng
trong danh bạ điện thoại, hội chợ triển lãm do nhà cung ứng tổ chức, đại diện thương
mại, phụ trương gập và catalog… Cán bộ phụ trách cung ứng cần đánh giá người cung
ứng tiềm tàng về khả năng và chất lượng công việc của họ. Đối với đơn hàng chuyên
dùng, nhân viên cung ứng chọn người ghi sổ tay cung ứng hoặc trực tiếp hoặc đấu

thầu mua sắm.
Tùy vào trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn người cung ứng tại chỗ
hay là ở những địa phương xa, người cung ứng lớn hay nhỏ, người cung ứng – khách
hàng, phân phối hay chế tạo, người cung ứng mới hay chuyền thống… để tiện lợi nhất
cho việc mua sắm vật tư, phù hợp với tình hình và nhu cầu vật tư của doanh nghiệp.
Lựa chọn người cung ứng: Thông qua các tài liệu chuẩn như chất lượng, giá cả,
khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, vị trí địa lý mà doanh nghiệp lựa
chọn người cung ứng. Việc lựa chọn người cung ứng là rất quan trong, việc đánh giá
đơn vị cung ứng có thể được thực hiện theo phương pháp cho điểm với mỗi tiêu chuẩn
của doanh nghiệp và lựa chọn ra người cung ứng phù hợp nhất. Việc đánh giá được
thực hiện theo định kỳ và không hạn chế ở những đơn hàng đầu tiên. Người cung ứng
phải được đánh giá được thực hiện theo định kỳ và không hạn chế ở những đơn hàng
đầu tiên. Người cung ứng phải được đánh giá lại nhằm đảm bảo sự ổn định về chất
lượng dịch vụ và nguồn vật tư về sau này để doanh nghiệp có thể chủ động cho nguồn
vật tư về lâu về dài.
1.3.2.3. Thương lượng và tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư.
Thương lương: Là giai đoạn quan trọng của quá trình mua, với những mục tiêu
cần đạt được trong thương lượng :

18


+ Xác định tiêu chuẩn kỹ thuật các sản phẩm (độ dung sai sản phẩm, độ bền) và
phương tiện kiểm tra
+ Xác định giá cả, với những điều khoản xét lại giá cả khi giao hàng theo thời
hạn (kiểm tra lại khi có biến động giá nguyên vật liệu, trị giá đồng tiền)
+ Xác định hình thức trả tiền (như trả tiền mặt với sự giảm giá, trả vào ngày
cuối tháng, bằng hối phiếu được chấp nhận)
+ Điều kiện giao hàng
+ Thời hạn giao hàng và hình phạt khi giao hàng chậm.

 Tổ chức ký hợp đồng mua bán vật tư.

Đặt hàng: là một hành động pháp lý của người mua với người cung ứng. Tài
liệu này được soạn thảo thành nhiều bản, hai bản cho người cung ứng, một bản phục
vụ cho việc nhận đơn hàng, một bản cho dịch vụ kế toán, một bản cho của hàng kiển
tra việc nhận hàng và một bản sau cùng ở bộ phận dịch vụ mua hàng. Đơn đặt hàng là
tài liệu giao dịch mang tính hợp đồng. Cho nên, điều quan trọng là văn bản này phải
thật rõ ràng và không được sai sót và có thể hiểu sai. Trong đơn hàng không được
dùng những cụm từ dưới đây:
+ Giá cả sẽ được thỏa thuận
+ Giao hàng càng sớm càng tốt
+ Có chất lượng tốt
+ Chất lượng thương mai thông thường
+ Giống như đã cung cấp lần trước
+ Và những từ khác có tính chất tương tự
+ Đơn đặt hàng phải có nội dung cơ bản sau đây
+ Tên và địa chỉ doanh nghiệp đặt hàng
+ Tên và địa chỉ doanh nghiệp nhận đơn hàng
+ Số ký hiệu
+ Số lượng sản phẩm và dịch vụ yêu cầu
+ Mô tả đầy đủ kiểu chủng loại phẩm cấp hoặc những quy định khác cần
thiết để xác định sản phẩm hoặc dịch vụ
+ Quy định tiêu chuẩn về quy cách sản phẩm hoặc dịch vụ và mọi dữ liệu kỹ
thuật có liên quan

19


+ Ghi rõ chứng chỉ theo quy định cần được gửi kèm theo hàng được giao
+ Giá được thỏa thuận giữa người mua và người bán

+ Cách thức giao hàng thỏa thuận giữa người mua và người bán
+ Hướng dẫn giao hàng
+ Chữ ký của người mua và chức vụ trong doanh nghiệp
+ Điều kiện kinh doanh của mỗi bên
+ Doanh nghiệp thường ủy quyền cho một hay hai người ký đơn đặt hàng và
có thể quy định giới hạn chi cho một lần ký
1.3.3. Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển vật tư.

Sau khi chuyển đưa vật tư về doanh nghiệp, doanh nghiệp bắt đầu tiến hành
tiếp nhận vật tư đã được chuyển đưa về.
Vật tư chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho phải qua khâu tiếp nhận về
số lượng, chất lượng và hóa đơn. Mục đích của việc tiếp nhận là kiểm tra số lượng và
chất lượng vật tư nhập kho cũng như xác định rõ trách nhiện của những đơn vị và
những người có liên quan đến lô hàng nhập từ đó có những biện pháp quản lý phù
hợp, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho những người có liên quan. Việc tổ chức tiếp
nhận, bảo quản và giao hàng ở kho doanh nghiệp thường được tiến hành theo một quy
trình công nghệ nhất định.
Quy trình công nghệ xử lý hàng nhập kho của doanh nghiệp
Lập các chứng từ nhập, xuất hàng và hoạch toán vật tư hàng hóa
Tiếp nhận theo số lượng vị trí hàng
Bốc dỡ hàng
Nhập hàng về kho của doanh ngiệp
Phân loại hàng hóa
Tháo mở hàng
Tiếp nhận theo chất lượng
Xếp đặt và bảo quản hàng hóa
Lựa chọn, ghép đồng bộ, chuẩn bị và cấp phát
Giao hàng, giao hàng tại nơi làm việc và giao tại kho
Tiếp nhận theo số lượng
Sơ đồ 1.4: quy trình công nghệ xử lý hàng nhập kho doanh nghiệp

Nếu đơn vị mua hàng dùng phương tiện của mình (hay thuê ngoài) đến đơn vị
kinh doanh nhận hàng và có người áp tải đi theo thì việc tiếp nhận số lượng và chất
lượng vật tư cần được tiến hành tại kho của đơn vị kinh doanh và trước khi nhập kho

20


phải kiểm tra lại để có thể đảm bảo được chính xác tránh những tranh chấp gây ra bất
lợi trong mối quan hệ tạo ra sự đảm bảo chính xác cho lượng vật tư của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp thương mại đưa vật tư đến doanh nghiệp thì việc tiếp nhận
về số lượng và chất lượng vật tư lại được tiến hành tại kho của doanh nghiệp. Trong
trường hợp đó cần phải xác định rõ trách nhiệm của sự thiếu hụt, hư hỏng là do doanh
nghiệp thương mại hay đơn vị vận tải gây nên
Trong việc tiếp nhận vật tư tùy thuộc vào tính chất lý hóa của từng đơn vị gửi
hàng và đơn vị vận tải… mà thực hiện kiểm tra số lượng bằng những phương pháp và
hình thức khác nhau. Có hai phương pháp kiểm tra toàn bộ và kiểm tra điển hình
*) Hình thức kiểm tra hàng hóa vể số lượng
Giao nhận hàng bằng trọng lượng, số lượng, chất lượng, thể tích thì cân, đo,
đong, đếm…
Giao nhận theo nguyên hầm (đối với xà lan, tàu thủy), nguyên toa (đối với tàu
hỏa) thì khi giao nhận hàng cho đơn vị vận chuyển, chủ hàng cần phải niêm phong
cặp chì cho toa hàng trước mặt người phụ trách phương tiện vận tải, khi trả hàng về
doanh nghiệp nếu dấu niêm phong vẫn còn nguyên vẹn thì doanh nghiệp không cần
kiển tra tỉ mỉ về số lượng vật tư.
Nếu giao theo nguyên bao, nguyên kiện thì phải bố trí đến số bao, số kiện, bó.
Doanh nghiệp cần xem kỹ bao bì xem có bị hư hỏng hay dấu vết nghi ngờ hàng bị mất
nào không.
Nếu giao nhận theo mớn nước thì căn cứ vào dấu vạch trên thành phương tiện
để xác định số lượng vật tư.
*) Hình thức kiểm tra chất lượng vật tư

Được tiến hành với mức độ khác nhau tùy thuộc vào tính chất lý, hóa của từng
loại vật tư: Đối với những loại vật tư chóng hỏng hoặc yêu cầu kỹ thuật cao thì phải
kiểm tra tỷ mỉ nếu không rất dễ mắc sai lầm gây tổn thất cho doanh nghiệp, yêu cầu
chất lượng vật tư dùng trong sản xuất càng cao bao nhiêu thì công việc kiểm tra được
tiến hành tỉ mỉ bấy nhiêu bởi mức độ ảnh hưởng của nó rất lớn đến chất lượng công
tác sản xuất và sản phẩm sản xuất ra.
Tùy thuộc vào những chứng từ gửi theo hàng hóa nếu có những chứng từ như
giấy chứng nhận phẩm chất , mẫu thử về chất lượng, sản phẩm… của đơn vị kinh
doanh gửi kèm thì tiến hành kiểm tra một cách chọn lọc để khỏi mất thời gian và
những hao phí không cần thiết.
Việc kiểm tra chất lượng vật tư được tiến hành từ thấp đến cao, từ ngoài vào
trong. Đầu tiên các nhân viên tiếp nhận sẽ xen xét kích thước, tình hình bao bì cùng
với những ký hiệu ghi trên bao bì xem nó có phù hợp với những điều kiện quy định
trong hợp đồng giao hàng và vận đơn gửi kèn theo hàng hóa hay không. Tiếp đó là
phải kiểm tra kỹ hơn, trong một số trường hợp và đối với một số loại vật tư nhất định

21


còn phải tiến hành kiểm tra chất lượng bằng thí nghiệm như: Thử độ cứng, độ dẻo của
vật tư… và có thể dùng những phương pháp thích hợp, để kiểm tra thành phần hóa
học của những vật tư chuyển đến xem có đúng hay không.
Bởi vì phương pháp kiểm tra khác nhau như thế cho ta những kết quả khác
nhau cho nên cần phải thống nhất những loại hàng hóa nhận trở theo phương pháp nào
thì khi giao hàng cũng phải theo phương pháp ấy. Điều đó cũng phải quy định thống
nhất trong các trường hợp đồng vận chuyển, mua bán để chánh tranh cãi và có một
quy định chuẩn xác.
1.4. Tổ chức quản lý vật tư.
1.4.1. Quản lý dự trữ và bảo quản vật tư.
1.4.1.1. Quản lý dự trữ.

Dự trữ là cơ sở để đảm bảo cho quá trình sản xuất được thực hiện liên tục, nếu
dự trữ quá nhiều sẽ phát sinh chi phí cho doanh nghiệp.
Dự trữ ở các doanh nghiệp là đòi hỏi tất yếu của việc đảm bảo tính liên tục của
quá trình sản xuất – kinh doanh. Dự trữ đảm bảo cho vòng tròn trao đổi kinh tế trong
hệ thống thị trường vận động thường xuyên và liên tục. Việc quy định đúng đắn mức
độ dự trữ có ý nghĩa rất lớn nó cho phép giảm chi phí về bảo quản hàng hóa, giảm hao
hụt mất mát, mà đảm bảo cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư hàng hóa cần thiết
trong sản xuất để thực hiện các nhiệm vụ đề ra, ngăn ngừa việc hình thành quá mức
dự trữ làm ảnh hưởng tới tốc độ chu chuyển vốn phát hiện và có các biện pháp giải
quyết những hàng hóa ứ đọng ở các doanh nghiệp.
a. Dự trữ thường xuyên
Để đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp tiến hành được liên tục giữa
hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau của các doanh nghiệp. Thì dự trữ này có đặc điểm là đại
lượng của nó biến động từ tối đa đến tối thiểu. Tối đa khi nhập lô hàng vào kho doanh
nghiệp và tối thiều khi đầu kỳ nhập tới
b. Dự trữ bảo hiểm
Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch. Điều đó
có thể xảy ra khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất theo chiều tăng lên do cải tiến tổ
chức sản xuất hoặc kế hoạch sản xuất không thay đổi nhưng ở đó mức tiêu hao
nguyên liệu lại tăng lên. Trong những trường hợp đó, dự trữ bảo hiểm cần có để đảm
bảo vật tư cho sản xuất khỏi bị gián đoạn trong thời gian điều chỉnh thời hạn cung ứng
lô hàng tới cho các doanh nghiệp.
Lượng vật tư nhập thực tế ít hơn so với mức dự kiến, trong lúc chu kỳ cung
ứng và tiêu dùng bình quân ngày đêm vẫn như trước.

22


Chu kỳ cung ứng thực tế dài hơn, trong lúc lượng hàng cung ứng và mức tiêu
dùng bình quân ngày đêm vẫn như trước.

Như vậy trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp có thể bị gián đoạn bởi
nhiều nguyên nhân:
+
+
+
+

Người cung ứng thực hiện giao hàng không phù hợp hoặc
Hỏng hóc (cần phải trả lại đợt hàng này và chờ đợt hàng giao hàng mới)
Việc tiêu dùng gia tăng trong thời gian giao hàng
Những dự kiến tiêu dùng sai lầm
Để hạn chế ảnh hưởng tiêu cực của hiện tượng này, doanh nghiệp cần phải xác
định mức dự trữ bảo hiểm.
c. Dự trữ chuẩn bị
Đối với tất cả các loại vật tư khi về đến doanh nghiệp, trước khi các loại vật tư
đó được đưa đến các nơi sử dụng trong doanh nghiệp thì phải qua các thủ tục nhập
kho và xuất kho (kiểm tra số lượng và chất lượng, xếp hàng vào kho và đưa hàng ra,
lập các chứng từ nhập, xuất… ) thời gian cần thiết để cho các công việc này thường
không quá một ngày, cho nên trong thực tế dự trữ không tính dự trữ chuẩn bị đối với
các công việc đó. Nhưng ngoài các công việc đó còn có một loạt các công việc chuẩn
bị liên quan đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư như: phân loại và ghép đồng
bộ vật tư, sàng lọc, sấy khô, ngâm tẩm, pha cắt, đập nhỏ và những loại sơ chế vật tư
khác cần phải thực hiện trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất… do đó, cần phải tính
dự trữ chuẩn bị. Đại lượng dự trữ chuẩn bị thì tương đối cố định.
Trong hoạt động sản xuất tính chất thời vụ của sản xuất, tiêu dùng và vận
chuyển vật tư đòi hỏi các doanh nghiệp phải có dự trữ thời vụ ở tất cả các giai đoạn
tuần hoàn của vật tư. Đặc điểm và tính chất ảnh hưởng của nhưng điều kiện thời vụ
dẫn đến sự cần thiết phải gia tăng tất cả các loại dự trữ để có thể đáp ứng nhu cầu sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp
1.4.1.2. Bảo quản vật tư.

Tổ chức tốt công tác bảo quản vật tư có tác dụng tích cực trong việc đáp ứng
đầy đủ các chỉ tiêu về số lượng chất lượng vật tư, bảo vệ nguyên ven những giá trị và
giá trị sử dụng của vật tư hàng hóa. Nó góp phần tiết kiệm lao động xã hội, giảm chi
phí kho và nâng cao hiệu quả năng suất lao động.

 Nhiệm vụ của công tác bảo quản:

+ Bảo quản tốt về mặt số lượng và chất lượng vật tư hàng hóa, không ngừng
phấn đâu giảm hao hụt tự nhiên của vật tư hàng hóa.

23


+ Sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích, dung tích nhà kho và thiết bị chứa
đựng.
 Nội dung của nghiệp vụ bảo quản:

+ Đầu tiên quy hoạch kho: dựa vào đặc điểm xây dựng và mặt bằng khu vực
kho, đặc điểm vật tư hàng hóa để chia kho thành những khu vực nhà kho, gian kho,
ngăn, ô để chứa đựng các loại vật tư khác nhau.
+ Thứ hai: định vị định lượng vật tư hàng hóa là xác định vị trí tương đối ổn
định của các loại vật tư nào đó, theo sơ đồ chi tiết của quy hooch kho bằng các ký
hiệu riêng và bảo quản tính thống nhất của toàn bộ kho.
+ Thứ ba, kê lót chất xếp vật tư hàng hóa trong một đơn vị đã được định vị,làm
tốt công tác này đảm bảo nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy, thuận tiện cho công tác bảo quản.
+ Thứ tư, điều hòa, nhiệt độ, độ ẩm hạn chế ảnh hưởng của môi trường đến vật
tư hàng hóa.
+ Thứ năm, chống côn trùng và vật gặm nhấm.
+ Thứ sáu, thường xuyên chăm sóc và kiểm tra chất lượng vật tư, xây dựng chế
độ kiểm tra, trách nhiệm bảo quản nhằm phát hiện và sử lý những hư hỏng, hao hụt từ

đó đề ra các biện pháp kịp thời.
+ Thứ bảy, phòng chống cháy nổ, bão lụt, phòng gian bảo mật.
1.4.2. Tổ chức cấp phát vật tư cho sản xuất.
Trong doanh nghiệp hiệu quả của công tác đảm bảo vật tư phụ thuộc rất lớn
vào công tác cấp phát vật tư. Cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng nội bộ doanh
nghiệp (phân xưởng, tổ đội sản xuất, nơi làm việc của công nhân) là khâu hết sức
quan trọng của phòng vật tư doanh nghiệp. Tổ chức tốt khâu cấp phát vật tư trong
doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệp tiến hành được nhịp nhàng,
góp phần tăng năng suất lao động của công nhân, tăng nhanh vòng quay của vốn lưu
động của doanh nghiệp, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm được vật tư trong
tiêu dùng sản xuất và nâng cao được sức cạnh tranh của sản phẩm.
Tổ chức cấp phát vật tư kỹ thuật bao gồm những nội dung sau:
a.

Lập hạn mức cấp phát vật tư cho đơn vị tiêu dùng
Là lượng vật tư tối đa quy định cấp phát cho các phân xưởng (tổ, đội sản xuất)
trong một thời gian nhất định (thường là một tháng) nào đó để thực hiện nhiện vụ sản
xuất được giao.

24


Hạn mức cấp phát nhằm nâng cao trách nhiệm của các phân xưởng (tổ, đội sản
xuât) trong việc sử dụng số lượng vật tư được lĩnh một cách hợp lý, tiết kiệm; nâng
cao trách nhiệm của phòng vật tư trong việc bảo đảm cấp phát cho phân xưởng về số
lượng vật tư đã được quy định trong hạn mức một cách đầy đủ, kịp thời và đúng quy
cách, phẩm chất; góp phần chấn chỉnh và củng cố kho tàng; góp phần làm giảm số
chứng từ và đơn giản hóa công tác ghi chép ban đầu về cấp phát vật tư.
Hạn mức cấp phát vật tư được tính theo công thức sau:
H = Ntp ± Nt.ch.ph + D – O

Trong đó: H: Hạn mức cấp phát vật tư.
Ntp: Nhu cầu vật tư cho sản xuất thành phẩm.
Nt.ch.ph: Nhu cầu vật tư cho thay đổi tái chế thành phẩm dở dang.
D: Nhu cầu vật tư cho dự trữ ở phân xưởng.
O: Tồn kho đầu kỳ.
Căn cứ vào hạn mức đã được tính toán, kho vật tư tiến hành giao vật tư và tổ
chức vận chuyển vật tư từ kho vật tư của doanh nghiệp về đến kho vật tư của các đơn
vị sản xuất.
- Hình thức cấp phát theo yêu cầu:
Trong quá trình sản xuất ở đơn vị sản xuất khi có nhu cầu đột xuất phát sinh
cần có thêm vật tư để đảm bảo sản xuất thì các đơn vị sản xuất lập phiếu yêu cầu vật
tư, sau đó liên hệ kho vật tư để tiến hành cấp phát bổ sung vật tư cho doanh nghiệp.
Hình thức cấp phát này là hình thức cấp phát không chủ yếu vì đây là hình thức bị
động trong cấp phát vật tư ở doanh nghiệp. Trong hình thức này, vật tư thường được
giao nhận với số lượng nhỏ, các đơn vị sản xuất tự vận chuyển vật tư từ kho của
doanh nghiệp về đến kho của đơn vị.
b. Lập các chứng từ cấp phát vật tư
Sau khi xác định hạn mức cấp phát vật tư, giai đoạn quan trọng trong việc tổ
chức cấp phát vật tư cho đơn vị tiêu dùng là lập chứng từ cấp phát. Trong việc quy
định đúng đắn về chế độ lập chứng từ cấp phát có một ý nghĩa to lớn đối với việc cấp
phát vật tư một cách nhanh chóng, giảm được những giấy tờ và thời gian làm thủ tục
giấy tờ cần thiết cho đơn vị tiêu dùng; làm cho việc hạch toán thống kê vật tư được
chính xác và việc theo dõi sử dụng vật tư thuận lợi, dễ dàng, bảo đảm vật tư sử dụng
tiết kiệm.
c. Chuẩn bị vật tư để cấp phát

25