Phát triển Hệ thống thông tin Kế toán Doanh thu bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Hương Giang

MỤC LỤC
TỪ VIẾT TẮT.......................................................................................................................... ii
TÊN ĐẦY ĐỦ........................................................................................................................... ii
CSDL....................................................................................................................................... ii
Cơ sở dữ liệu.......................................................................................................................... ii
CTGS...................................................................................................................................... ii
Chứng từ ghi sổ....................................................................................................................... ii
GTGT...................................................................................................................................... ii
Giá trị gia tăng......................................................................................................................... ii
HTTT....................................................................................................................................... ii
Hệ thống thông tin................................................................................................................... ii
HTTTQL.................................................................................................................................. ii
Hệ thống thông tin quản lý.......................................................................................................ii
TNHH...................................................................................................................................... ii
Trách nhiệm hữu hạn.............................................................................................................. ii
KT............................................................................................................................................ ii
Kế toán.................................................................................................................................... ii
TK............................................................................................................................................ ii
Tài khoản................................................................................................................................. ii
DT............................................................................................................................................ ii
Doanh thu................................................................................................................................ ii
TMXD...................................................................................................................................... ii
Thương mại Xây dựng............................................................................................................ii
DANH MỤC CÁC HÌNH.......................................................................................................... iii
PHẦN MỞ ĐẦU....................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG
VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY
DỰNG HƯƠNG GIANG........................................................................................................46

i

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN
TỪ VIẾT TẮT

TÊN ĐẦY ĐỦ

CSDL

Cơ sở dữ liệu

CTGS

Chứng từ ghi sổ

GTGT

Giá trị gia tăng

HTTT

Hệ thống thông tin

HTTTQL

Hệ thống thông tin quản lý

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

KT

Kế toán

TK

Tài khoản

DT

Doanh thu

TMXD

Thương mại Xây dựng

ii


DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký- sổ cái...........................................38
Hình 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung............................................39
Hình 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghisổ..........................................40
Hình 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ.......................................41
Hình 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính..................................................................42
Hình 2.1: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.........................................51
Hình 3.1. Biểu đồ ngữ cảnh..................................................................................................66
Hình 3.2. Sơ đồ phân cấp chức năng...................................................................................67
Hình 3.3 . Ma trận thực thể chức năng..................................................................................70
Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0..................................................................................71

Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “Xử lí nghiệp vụ làm Tăng doanh thu”......................72
Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “Xử lí nghiệp vụ làm Giảm doanh thu”......................73
Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “Lập báo cáo”...........................................................74
Hình 3.8: Mô hình khái niệm dữ liệu E- A..............................................................................80
Hình 3.9: Mô hình quan hệ dữ liệu........................................................................................90

iii


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Công nghệ thông tin hiện nay có thể nói là một phần không thể thiếu
trong cuộc sống của chúng ta. Hệ thống thông tin - Một trong những ngành mũi
nhọn của công nghệ thông tin - đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc
biệt là quản lý các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là
một lĩnh vực quan trọng của khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học
hóa hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu
cầu quản lý kinh doanh.
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây
là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái
vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu
hóa hiện nay, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi phải
đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý. Do vậy, công nghệ tin học
đóng một vai trò quan trọng trong công tác quản lí nói chung, quản lí bán hàng
nói riêng.
Trong thời gian thực tập tai Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng
Hương Giang, được tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của đơn vị thực tập
và tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán tại đây em
quyết định lựa chọn đề tài “Phát triển Hệ thống thông tin Kế toán Doanh thu bán
hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Hương Giang”

Hiện nay, tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Hương Giang đang
sử dụng phần mềm Microsoft Excel để hạch toán. Do vậy cần phải xây dựng một
hệ thống thông tin kế toán bán hàng giúp cho việc giải quyết các vấn đề đơn giản,
giảm bớt vất vả, khó khăn trong công tác quản lý của doanh nghiệp.

1


2. Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện
trong quá trình quản lý và hạch toán trong công ty. Vì vậy, chương trình trước
hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức
năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.
Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào
chế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện. Mục tiêu của đề tài này là:
+ Hệ thống giải quyết được bài toán bán hàng thực tế.
+ Hệ thống sẽ cung cấp cho người dùng đầy đủ các chức năng theo yêu
cầu của nghiệp vụ bán hàng.
+ Hệ thống sẽ cung cấp thông tin về hàng hóa và công nợ.
+ Hệ thống sẽ giúp đưa ra các báo cáo.
3. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu phân hệ kế toán doanh thu bán hàng tại Công
ty TNHH Thương mại và Xây dựng Hương Giang
4. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Trong phạm vi đề tài này, hệ thống chỉ quản lý về doanh thu bán hàng và
thực hiện các báo cáo liên quan đến doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp.
5. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phỏng vấn và thu thập thông tin.
- Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý.

-Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý.
Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu
đã nắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên
môn chuyên sâu để xây dựng hoàn thiện đồ án
2


6. Kết cấu của đồ án
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án
đượckết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán và công tác
kế toán doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán doanh thu bán hàng tại
Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Hương Giang
Chương 3: Xây dựng phần mềm phân hệ kế toán doanh thu bán hàng tại
Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Hương Giang
Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện công việc, song vì thời gian có hạn và
kinh nghiệm, kiến thức còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót. Em rất
mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để đề tài ngày càng
hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!

3


CHƯƠNG 1: NHẬN THỨC CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1. Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán trong
doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán

1.1.1.1. Khái niệm về phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là một trong 5 thành phần cơ bản của một hệ thống
thông tin kế toán. Để tạo nên một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh, bên
cạnh phần mềm kế toán còn có thêm 4 thành phần khác, đó là phần cứng, thủ
tục, dữ liệu và con người.
Các thành phần của một hệ thống thông tin:
(1) Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục
để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin.
(2) Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ
chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ
nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng.
(3) Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà
máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết
theo thuật toán đã chỉ ra.
(4) Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc
xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.
(5) Thủ tục là những chỉ dẫn của con người.
Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự
động xử lý thông tin kế toán trên máy vi tính, được ứng dụng trong việc ghi
chép và xử lý các giao dịch kế toán, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại
4


chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên chứng từ, sổ sách theo quy trình
của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo quản
trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
1.1.1.2. Đặc điểm của phần mềm kế toán
-Phần mềm kế toán có tính chất tuân thủ:
+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ
kế toán, nghị định và thông tư hướng dẫn về kế toán.

+ Phần mềm kế toán phải tuân thủ quy định của doanh nghiệp.
+ Phần mềm kế toán phải phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu
quản lý của doanh nghiệp.
+ Các báo cáo tuân theo mẫu của doanh nghiệp là các báo cáo quản trị.
- Sử dụng các phương pháp kế toán:
+ Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán được sử dụng
để phản ánh, kiểm tra các nghiêp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn
thành theo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó phục vụ công tác kế toán
và công tác quản lý.
+ Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ
để xác định giá trị của các đối tượng kế toán phục vụ quá trình thu nhận, xử lý,
hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị.
+ Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các tài
khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế
ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và
sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể.
+ Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử
dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối
quan hệ cân dối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính
cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
5


- Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo
Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù
hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà
không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu hiện có.
1.1.1.3. Các yêu cầu đối với phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
- Phần mềm kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu của một phần mềm

nói chung như sau:
+ Dễ sử dụng: Các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu
trúc phân cấp dễ hiểu và dễ sử dụng, các ngôn ngữ phải phù hợp với ngôn ngữ
tự nhiên của người dùng.
+ Tương thích với các phần mềm khác: Các phần mềm trên thị trường
phải tương thích với các phần mềm khác để tránh gây xung đột và sự cố máy khi
chạy chương trình.
+ Chống sao chép: Các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để ở
dạng mã nguồn mà phải được biên dịch. Khi cài đặt chương trình lên máy tính chúng
ta chỉ cần thực hiện một thao tác duy nhất đó là chạy chương trình cài đặt (Setup).
Chống sao chép chính là tiêu chuẩn để bảo vệ bản quyền của một phần mềm.
+ Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: Khi hoạt động, các phần mềm
thường có thông tin vào, ra thông qua các thiết bị ngoại vi. Một phần mềm cần
phải có khả năng tương thích với nhiều loại thiết bị ngoại vi khác nhau như: bàn
phím, chuột, máy quét ảnh, máy in…
+ Tính thời trang của phần mềm: Phần mềm phải không được lạc hậu,
được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình biến động thực tế, phù
hợp với mặt bằng ứng dụng công nghệ thông tin của xã hội.
+ Yêu cầu bộ nhớ: Các phần mềm khi được viết ra cần phải quan tâm
đến việc tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn.
+Tính giá cả cạnh tranh: Đã là sản phẩm tung ra bán trên thị trường thì
yếu tố giá cả đặc biệt quan trọng. Để có thể cạnh tranh với các phần mềm khác
6


trên thị trường thì các công ty cần đưa ra một mức giá hợp lý, thông qua việc sử
dụng nguồn nhân lực hiệu quả, sử dụng tốt các công cụ hỗ trợ lập trình và thiết
kế phần mềm.
+Quyền sử dụng trên mạng : Một phần mềm có được sử dụng trên mạng
hay không và việc phân quyền sử dụng cho người dùng như thế nào là một trong

những tiêu thức đánh giá một phần mềm. Ngày nay việc sử dụng công nghệ
mạng máy tính là một xu thế tất yếu.
- Phần mềm kế toán phải phù hợp với các đặc điểm:
+ Phần mềm kế toán có tính tuân thủ.
+ Sử dụng các phương pháp kế toán.
+ Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo.
- Bên cạnh việc đáp ứng được những tiêu chuẩn chung của một phần
mềm, người ta còn đánh giá các phần mềm kế toán nói riêng dựa vào các tiêu
chuẩn sau:
+ Đáp ứng công tác kế toán
PMKT phải đảm bảo công tác kế toán thực hiện đúng các quy định hiện
hành của pháp luật về kế toán.
+ Khả năng tự động hóa cao
PMKT phải được thiết kế thành một hệ thống các module chương trình để
xử lý thống nhất tất cả các thành phần kế toán thành một khâu liên hoàn, chỉ cần
nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thể cho ra tất cả các báo cáo kế toán tài chính
và báo cáo kế toán quản trị cần thiết.
+ Cơ cấu linh hoạt
Cơ cấu linh hoạt của một phần mềm kế toán thể hiện ở hai mặt kỹ thuật
xử lý trong một chương trình, bao gồm:


Thứ nhất, sử dụng cấu trúc sổ cái tích hợp cùng với hệ mã từ điển

của hệ thống linh hoạt. Điều này sẽ cho phép dễ dàng điều chỉnh hệ thống
chương trình khi có những thay đổi về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.

7



Thứ hai, sử dụng một số mẫu sổ, mẫu báo cáo, mẫu chứng từ động

dành cho người sử dụng tự động định nghĩa. Khi cần, chỉ cần xác định: tên
sổ/báo cáo/chứng từ, tên từng tiêu thức trên đó, nó được lấy hoặc ghi ở đâu, sắp
xếp ở đâu, sắp xếp theo chỉ tiêu nào...
+ Tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán


Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy

trình kế toán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.


Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lặp giữa các số liệu kế toán.



Có khả năng dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ

liệu và quá trình xử lý thông tin kế toán.
+ Tính bảo mật thông tin
Khi tổ chức hạch toán kế toán dựa trên mạng máy tính, một tiêu chuẩn rất
quan trọng là tính bảo mật dữ liệu giúp cho doanh nghiệp có được sự bình yên
trong cạnh tranh. Cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán trên đường truyền tuyệt
đối phải được bảo mật.
+ Không phụ thuộc vào hạ tầng tin học
Nhìn chung, các doanh nghiệp đều muốn phần mềm mình đang sử dụng
dựa trên một hạ tầng tin học linh hoạt, dễ dàng phát triển hệ thống thông tin của

mình khi doanh nghiệp có điều kiện phát triển và mở rộng quy mô. Một PMKT
phải xây dựng trên một hạ tầng không cứng nhắc để không gây trở ngại cho việc
đổi mới hệ thống.
+Khả năng tổng hợp dữ liệu
Dữ liệu thường được chia thành từng nhóm để tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác quản trị. Tuy nhiên tại một thời điểm, PMKT phải cho phép tổng hợp dữ
liệu để có thể quản lý tập trung và hạch toán thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
+ Khả năng tích hợp với các sản phẩm khác
Một phần mềm kế toán được đánh giá là hiện đại, có độ đa dạng lớn nếu khả
năng tích hợp được với nhiều các sản phầm khác. Các PMKT phải được tích hợp
một cách toàn diện nhằm hoàn thiện các công cụ tạo báo cáo (kể cả báo cáo thông
qua các trang web), thực hiện hợp tác thương mại điện tử và thanh toán quốc tế.
8


+ Xử lý nhiều ngôn ngữ và nhiều loại tiền tệ


Hệ thống hạch toán cho phép sử dụng nhiều ngôn ngữ sẽ giúp cho

doanh nghiệp quản trị kinh doanh nhiều quốc gia khác nhau.


Một PMKT cho phép xử lý nhiều loại ngoại tệ sẽ giúp cho doanh

nghiệp kiểm soát được tình hình tiền tệ của mình.
+ Triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế
Đối với các doanh nghiệp đa ngành, đa quốc gia thì tiêu chuẩn đầu tiên
khi họ sử dụng một PMKT là nó phải triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế bằng
một hệ thống duy nhất chứ không phải dựa trên các phần mềm riêng lẻ. Sự

thống nhất đó đảm bảo tính nhất quán về mặt quản lý, nhất quán về mặt dữ liệu.
+ Khả năng hỗ trợ tại chỗ
Để đảm bảo tính linh hoạt cho người sử dụng, trong mỗi PMKT cần phải
có ngay bên trong nó những dịch vụ hỗ trợ người dùng theo từng ngữ cảnh tại
thời điểm máy đang hoạt động.
1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán
Một phần mềm kế toán thường gồm các thành phần sau:
- Cơ sở dữ liệu:Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh
thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được chia
thành hai phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về
nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh
doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,….
- Form: là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần mềm. một
phần mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng nhập, form chương
trình chính, form nhập liệu, form truy vấn dữ liệu, form điều khiển in báo cáo,…
-Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình
ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin
kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ
theo yêu cầu của người sử dụng.
9


-Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự
phù hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng.
1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Một doanh nghiệp có phần mềm kế toán hoạt động hiệu quả giúp cho
doanh nghiệp có thể:
Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra
Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức.
Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, việc tin học hóa công tác kế toán là một

trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp.
Vì vậy, tất yếu phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.
1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
1.1.4.1. Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án
Khảo sát hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển phần mềm,
đây là giai đoạn nghiên cứu sơ bộ và xác định tính khả thi của dự án đối với hệ
thống mới.
Bước này tập trung giải quyết các vấn đề: môi trường, các ràng buộc đối
với phần mềm cần xây dựng như thế nào. Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần
đạt được của phần mềm là gì. Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem
xét tính khả thi của chúng.
Trên cơ sở các thông tin khảo sát nhà phát triển đánh giá hiện trạng, xác
định các điểm yếu của hệ thống hiện tại, đánh giá khả thi lập dự án phát triển
phần mềm.
 Khảo sát hiện trạng
-Mục tiêu của khảo sát
 Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống cũ.
 Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống.
 Xác định các nhược điểm của hệ thống.
-Nội dung khảo sát
 Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.
10


 Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
 Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,… của các đơn vị ở các
cấp khác nhau.
 Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách…của các đơn vị ở các cấp
khác nhau.
 Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy

định, …chi phối đến các quá trình xử lý thông tin.
 Nghiên cứu các chu trình luân chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
 Thống kê các phương tiện và tài nguyên được sử dụng cho hoạt động
của hệ thống.
 Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, đánh giá về hệ thống,
các nguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống.
 Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp.
 Lập tài liệu khảo sát.
- Phương pháp khảo sát
Hình thức tiến hành:
 Tìm hiểu tài liệu: thu thập, tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tài liệu,
sổ sách được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của hệ thống cũ.
 Quan sát và theo dõi: để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và khoa học.
 Phỏng vấn: thường được tiến hành đối với các cá nhân tham gia hoạt
động trong hệ thống cũng như các cá nhân có liên quan tới hệ thống.
 Phiếu điều tra.
-Đề xuất giải pháp sơ bộ và xác định tính khả thi
 Đánh giá hiện trạng.
Các hạn chế:
- Thiếu sót: thiếu người xử lý thông tin, bỏ sót công việc xử lý thông tin.
- Tổn phí cao, gây lãng phí.
-Các yêu cầu mới.

11


- Kém hiệu lực, quá tải: phương pháp xử lý không chặt chẽ, cơ cấu tổ
chức không hợp lý, con đường lưu chuyển các thông tin không hợp lý như là
giấy tờ, tài liệu trình bày kém, cấu trúc không hợp lý.
- Thỏa đáng các thông tin chưa được đáp ứng.

- Đáp ứng các nguyện vọng của nhân viên.
- Dự kiến kế hoạch phát triển.
 Lập kế hoạch triển khai dự án
- Hợp đồng triển khai dự án
Để triển khai, dự án cần có một hợp đồng giữa nhà đầu tư và nhà phát
triển. Các nội dung chủ yếu của một hợp đồng bao gồm:
 Vấn đề đặt ra và các nhu cầu thông tin.
 Phạm vi và hạn chế
 Mục tiêu và ưu tiên
 Giải pháp và tính khả thi
 Dự trù thiết bị và kinh phí
 Phân công trách nhiệm và nhân sự
 Phương pháp và tiến trình triển khai.
- Công tác huấn luyện sử dụng chương trình
 Thời gian huấn luyện bao lâu và chia làm bao nhiêu nhóm.
- Điều hành dự án
 Đưa ra các quyết định mang tính định hướng cho dự án
 Quyết định các mục tiêu và chỉ ra cách đạt các mục tiêu đó.
 Xác định các mức độ an toàn
 Phân phối các nguồn lực
12


 Kiểm tra sự phát triển đúng đắn của dự án
 Quyết định lựa chọn giải pháp.
1.1.4.2. Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống về chức năng.
Đây là giai đoạn sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, đây là phần quan trọng để
đi sâu vào nghiên cứu các thành phần hệ thống.
Kết quả của giai đoạn này, ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức

năng xử lý của hệ thống xem xét. Giai đoạn này còn được gọi là giai đoạn thiết
kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý.
Mục đích của phân tích hệ thống về chức năng là nhằm trả lời câu hỏi:”hệ
thống làm gì?”. Đây là bước đầu tiên của phân tích hệ thống nhằm:
Xác định các nhiệm vụ, chức năng mà hệ thống cần đảm nhiệm.
Xác định các hạn chế hay ràng buộc áp đặt lên các chức năng của hệ thống.
Xác định các mối quan hệ giữa các chức năng của hệ thống.
Đặc tả các chức năng của hệ thống và quy trình hoạt động.
Cách thức tiến hành phân tích hệ thống về chức năng dựa theo phương
pháp SA ( Structured Analysic) nghĩa là phân tích từ trên xuống, phân tích từ hệ
thống cũ sang hệ thống mới, phân tích từ mức vật lý sang mức logic.
Kết quả của giai đoạn này là các biểu đồ mô tả logic chức năng của hệ
thống như: biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu, ma trận thực thể
chức năng.
Biểu đồ phân cấp chức năng
Biểu đồ phân cấp chức năng( FDD- Function Decomposition Diagram): là
biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống các chức năng cần thực hiện của hệ thống cần
phát triển dưới dạng hình cây. Trong đó:
13


Gốc của cây là chức năng chung cần thực hiện của hệ thống doanh nghiệp
hoặc tổ chức.
Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con tương đương.
Các chức năng lá là các chức năng tương đối cụ thể, đơn giản, dễ hiểu, dễ
thực hiện.
-Ký pháp biểu diễn của biểu đồ phân cấp chức năng:có 2 ký pháp
+ Ký pháp biểu diễn chức năng: là hình chữ nhật có ghi tên của chức năng
cần thực hiện ( ở dạng động từ kết hợp với bổ ngữ).
+Ký pháp biễu diễn liên kết giữa chức năng cha và các chức năng con là

dạng hình cây gấp khúc.
-Ý nghĩa của biểu đồ phân cấp chức năng:
+ Cho phép dễ dàng hiểu được các chức năng, nhiệm vụ từ khái quát đến
chi tiết của tổ chức.
+ Dễ thành lập bằng cách phân rã từ chức năng cha đến chức năng con
hoặc nhóm xác định các chức năng cha từ các chức năng con.
+ Giúp phát hiện các chức năng còn thiếu hoặc các chức năng trùng lặp.
+ Là cơ sở để thiết kế kiến trúc của phần mềm sau này.
- Nhược điểm của biểu đồ phân cấp chức năng:
+ Không biểu diễn trình tự thực hiện của các chức năng.
+Không biểu diễn mối quan hệ giữa các chức năng.
- Cách thức xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng.
•Cách 1: Xây dựng từ trên xuống.
Nghiên cứu sơ đồ tổ chức của hệ thống và tài liệu khảo sát để xác định
chức năng chung của hệ thống.

14


Phân rã các chức năng chung thành các chức năng con đơn giản hơn sao
cho các công việc trong mỗi chức năng có liên quan gần gũi với nhau.
Tiếp tục phân rã các chức năng cho đến khi thu được các chức năng đủ
đơn giản và dễ hiểu.
•Cách 2: xây dựng từ dưới lên
Dựa vào tài liệu khảo sát và sơ đồ tổ chức của hệ thống, liệt kê các công
việc mà hệ thống đảm nhận. sau đó gộp các công việc có liên quan với nhau
thành một chức năng mức cha.
Quá trình này được lặp đi lặp lại cho đến khi thu được một chức năng
chung của hệ thống.
-Các quy tắc xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

+ Mỗi chức năng con được phân rã từ chức năng cha phải là một bộ phận
thực sự tham gia thực hiện chức năng cha.
+ Mỗi chức năng con thực hiện các công việc tương đối độc lập với nhau.
+ Các chức năng con phải bảo toàn chức năng cha.
+ Không nên phân rã các chức năng thành nhiều mức vì sẽ dẫn đến sự
phức tạp cho quá trình thiết kế và mã hóa.
+ Các chức năng cùng mức nên biểu diễn thuộc cùng một hàng.
+ Tên của các chức năng khác nhau là khác nhau.
+ Các chức năng lá cần phải được mô tả chi tiết và cách thực hiện.
Tài liệu đặc tả chức năng.
Dựa trên tài liệu khảo sát về nghiệp vụ, nhà phát triển tiến hành viết tài
liệu mô tả các hoạt động cụ thể của mỗi chức năng lá.
Cách thức xây dựng tài liệu đặc tả chức năng: dựa trên sơ đồ phân rã chức
năng và tài liệu khảo sát để tiến hành đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá.
15


Ma trận thực thể chức năng.
- Khái niệm
+ Là một bảng bao gồm có các hàng và các cột. Trong đó, mỗi cột tương
ứng với một thực thể dữ liệu, mỗi hàng ứng với một chức năng ở mức tương đối
chi tiết.
+ Mỗi ô giao giữa hàng và cột thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và
thực thể tương ứng.
+ Giá trị của mỗi ô thể hiện mối quan hệ giữa hàng và cột tương ứng, giá
trị của một cột có thể là R (read), U( update), C( creat).
- Các đặc điểm của ma trận thực thể chức năng
+ Nếu một hàng ứng với một chức năng không có ô nào được đánh giá trị
thì chức năng đó hoặc là không phải là một chức năng có tác động lên dữ liệu
hoặc là việc đánh giá trị của các ô bị bỏ sót.

+ Nếu một cột ứng với một thực thể dữ liệu không có ô nào được đánh giá
trị thì thực thể đó hoặc là đánh thiếu chức năng hoặc là bỏ sót chức năng hoặc là
thực thể không liên quan đến các chức năng của hệ thống và có thể bỏ đi.
- Ý nghĩa của ma trận thực thể chức năng
+ Cho phép xác định các chức năng hoặc các thực thể dữ liệu còn thiếu.
+ Cho phép loại bỏ các chức năng hoặc các dữ liệu còn thừa.
-Cách thức xây dựng ma trận thực thể chức năng
+ Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng.
+ Liệt kê danh sách các thực thể dữ liệu.
+ Xác định các mối quan hệ giữa thực thể và chức năng lá tương ứng.
+ Lập bảng ma trận thực thể chức năng.
Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)
- Biểu đồ luồng dữ liệu là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lý thông tin của hệ
thống, mỗi biểu đồ bao gồm có các tiến trình, tác nhân, luồng dữ liệu, kho dữ liệu
của hệ thống. Đây là công cụ cho phép mô tả hệ thống toàn diện và đầy đủ nhất.
- Tiến trình: là một công việc của hệ thống nhằm thao tác trên các dữ liệu
đầu vào và cho kết quả dữ liệu ở đầu ra xác định.
16


Cú pháp biểu diễn:
Tên của tiến trình là động từ kết hợp với bổ ngữ.
-Luồng dữ liệu: là một đường truyền dẫn thông tin vào hoặc ra một chức
năng nào đó.
Cú pháp biểu diễn:

Tên luồng dữ liệu

Tên của luồng dữ liệu là sự kết hợp giữa danh từ và bổ ngữ.
-Kho dữ liệu: là một đối tượng lưu một tập các dữ liệu có cấu trúc xác

định được sử dụng cho hoạt động của các tiến trình tướng ứng với biểu đồ luồng
dữ liệu.
Cú pháp biểu diễn:

Kho dữ liệu

Tên của kho là danh từ kết hợp với tính từ.
- Tác nhân: là một thực thể ngoài hệ thống có quan hệ thông tin với hệ
thống. tác nhân có thể là con người hoặc hệ thống khác.
Cú pháp biểu diễn:

Tên tác nhân
Tên tác nhân là danh từ kết hợp với tính từ.
- Cách thức xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu.
+ Xác định các hồ sơ dữ liệu.
+ Xác định các tiến trình chính sử dụng, đồng thời xác định các dòng dữ
liệu giữa chúng, nghĩa là xác định luồng dữ liệu vào, ra.
+ Mở rộng, chi tiết dần các tiến trình của biểu đồ BLD bằng cách phân rã biểu
đồ luồng dữ liệu từ mức cao cho tới mức thấp theo sự phân rã của biểu đồ phân cấp
chức năng, trong đó mỗi chức năng xác định được một tiến trình tương ứng.
+ Hiệu chỉnh lại biểu đồ từng mức khác nhau nhằm đảm bảo tính logic.

17


+ Một kỹ thuật sử dụng khá phổ biến để phân rã biểu đồ là kỹ thuật phân
mức. Có 3 mức cơ bản được đề cập:
•

Mức 0: biểu đồ luồng dữ liệu khung cảnh ( biểu đồ ngữ cảnh). Sơ đồ

mô tả tổng quát hệ thống, mô tả liên hệ thông tin giữa hệ thống và môi trường
bên ngoài.
• Mức 1: biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
• Mức 2: biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
• Mức 3: BLD mức dưới đỉnh phân rã từ BLD mức đỉnh.
+ Các nguyên tắc chung áp dụng cho quá trình phân rã từ BLD từ mức
trên thành BLD mức dưới như sau:
•
•
•
•

Các luồng dữ liệu được bảo toàn.
Các yếu tố tác động bên ngoài được bảo toàn.
Có thể xuất hiện bổ sung các kho dữ liệu.
Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại giữa các tiến trình nếu cần thiết.

- Ý nghĩa của biểu đồ luồng dữ liệu
+ Biểu diễn các chức năng và các dữ liệu cần thiết của hệ thống.
+ Cho phép biểu diễn mối quan hệ thông tin giữa các chức năng, mối
quan hệ thông tin giữa tác nhân, kho dữ liệu với các chức năng.
+ Biểu diễn quy trình di chuyển của các dữ liệu qua các chức năng.
- Các quy tắc ràng buộc trong xây dựng BLD
+ Tiến trình:một tiến trình luôn có yếu tố vào và yếu tố ra, hai yếu tố này
là khác nhau và phải bảo toàn thông tin.
+ Kho dữ liệu:dữ liệu không di chuyển trực tiếp giữa các kho dữ liệu,
không di chuyển trực tiếp giữa kho với tác nhân và ngược lại.
+ Tác nhân:dữ liệu không di chuyển trực tiếp giữa các tác nhân.
+ Luồng dữ liệu:mỗi luồng dữ liệu chi có một hướng di chuyển dữ liệu.

Một luồng dữ liệu không thể quay lại nơi và nó đi khỏi. Một luồng dữ liệu đi
vào (hoặc đi ra) nghĩa là kho được cập nhật ( hoặc được đọc).
+ Các quy tắc khác:các đối tượng trong biểu đồ luồng dữ liệu phải khác
nhau. Dữ liệu vào và ra của một chức năng phải khác nhau.
18


Phân tích hệ thống về dữ liệu
Mục tiêu của phân tích về dữ liệu là xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm
(CDM) hay còn gọi là lược đồ dữ liệu hệ thống.
CMD mô tả các dữ liệu nghiệp vụ và mối quan hệ giữa chúng. Mô hình
này không chứa các chi tiết cài đặt nên nó rất tự nhiên, dễ hiểu cho người phát
triển và người sử dụng. Mô hình này là cơ sở cho việc thiết kế CSDL vật lý cho
phần mềm.
- Các bước tiến hành xây dựng CMD.
+ Phân tích các hồ sơ thu được từ giai đoạn khảo sát.
+ Lựa chọn, mã hóa sắp xếp thông tin cơ sở.
+ Xác định các thực thể dữ liệu, mỗi thực thể bao gồm một tập các thông
tin cơ sở và mối quan hệ giữa chúng.
+ Xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm.
+ CMD được thể hiện ở hai mô hình:
+ Mô hình thực thể liên kết(E/A- entity Association Model)
+ Mô hình dữ liệu quan hệ: gồm các bảng dữ liệu có quan hệ.
Mô hình thực thể liên kết (E/A)
Đây là mô hình được sử dụng phổ biến trong xây dựng mô hình dữ liệu
nghiệp vụ của các hệ thống thông tin quản lý nhờ tính đơn giản, trực quan, dễ
hiểu và chặt chẽ. Mô hình này gồm các thành phần cơ bản sau:
- Thực thể và thuộc tính
+ Thực thể: là một đối tượng trừu tượng hay cụ thể tồn tại trong thế giới
thực. ví dụ vật tư, đơn vị….

+ Thuộc tính của thực thể: là một thành của thực thể có giá trị xác định
nhằm mô tả một khía cạnh của thực thể. Thuộc tính có thể được phân loại thành
thuộc tính đơn hay phức hợp, thuộc tính đơn trị, đa trị, thuộc tính lưu trữ, thuộc
tính suy diễn, thuộc tính phức tạp, giá trị Null.
+ Kiểu thuộc tính: là một tập các giá trị khác nhau nhằm biểu diễn cùng một
khía cạnh của một thực thể. Mỗi kiểu thuộc tính được xác định bởi tên và được mô
19


tả dưới dạng một hình ellipse có chứa tên của kiểu thuộc tính.Kiểu thuộc tính phức
hợp được mô tả bới một hình ellipse kết nối với các kiểu thực thể thành phần bởi
các đoạn thẳng.kiểu thuộc tính đa trị được tả bởi hình ellipse kép.
+ Kiểu thực thể: là một tập các thực thể có cùng các kiểu thuộc tính. Mỗi
kiểu thực thể xác định bởi một tên định danh và được mô tả bởi một hình chữ
nhật kết hợp với tên của kiểu thực thể và nối với các kiểu thuộc tính bởi các
đoạn thẳng.
+ Kiểu thuộc tính khóa: là một kiểu thuộc tính của kiểu thực thể mà các
giá trị của nó là khác nhau đối với các thực thể khác nhau thuộc kiểu thực thể.
Mỗi kiểu thuộc tính khóa được biểu diễn bởi hình Ellipse có chứa tên và gạch
chân của kiểu thuộc tính khóa.
+ Miền giá trị của kiểu thuộc tính: là tập các giá trị hợp lệ có thể gán cho
thuộc tính.
- Kiểu liên kết, thuộc tính của kiểu liên kết
+ Kiểu liên kết: một kiểu liên kết R giữa n kiểu thực thể E 1, E2..., En là một
tập các liên kết giữa các thực thể tương ứng của n kiểu thực thể đã cho có cùng ý
nghĩa. Đây là quan hệ toán học trên tập thực thể E 1, E2..., En được xác định bởi
các liên kết thông qua tích Đề các E1 x E2 x…xEn.
+ Số các kiểu thực thể tham gia liên kết xác định số ngôi của quan hệ ( số
cấp của quan hệ).
+ Mỗi một kiểu liên kết có một tên gọi xác định nhằm thể hiện ý nghĩa

của việc liên kết giữa các thực thể.
+ Một số kiểu liên kết: Liên kết đệ quy, liên kết phức, liên kết có thuộc
tính.
+ Các ràng buộc kiểu liên kết:

20


•

Ràng buộc lực lượng tham gia vào kiểu liên kết bao gồm: 0..1, 0..n,

1..1, 1..n, n..m ( n,m là số tự nhiên).
•
Ràng buộc tham gia bộ phận: chỉ có một bộ phận các thực thể của
một kiểu thực thể tham gia vào liên kết với các thực thể của kiểu thực thể khác.
•
Ràng buộc tham gia toàn bộ: toàn bộ các thực thể đều tham gia vào
liên kết với các thực thể của kiểu thực thể khác.
Phương pháp xây dựng sơ đồ E/A.
- Yêu cầu:
+ Không bỏ sót thông tin: các thông tin để tạo sơ đồ E/A được lấy từ các
hồ sơ, chứng từ, sổ sách, báo cáo, tài liệu lưu trữ liên quan.
+ Không dư thừa thông tin: thông tin không được trùng lặp.
+ Có thể bổ sung các thông tin hỗ trợ cho việc tin học hóa như bổ sung
thuộc tính làm khóa.
- Xây dựng bảng từ điển dữ liệu.
+ Liệt kê các hồ sơ nghiệp vụ thu được trong quá trình khảo sát.
+ Liệt kê các mục thông tin cơ sở trong mỗi hồ sơ, mỗi mục thông tin là
kiểu thuộc tính.

+ Quy định tên viết tắt cho mỗi kiểu thuộc tính.
+ Xác định các kiểu thuộc tính trùng lặp giữa các hồ sơ với nhau
+ Xác định các tính chất cho các thuộc tính: thuộc tính tên gọi, thuộc tính
mô tả, thuộc tính của kiểu liên kết, thuộc tính đa trị, thuộc tính phức hợp.
- Xác định danh sách các mối liên kết:căn cứ danh dách các kiểu thực
thể vừa xác định, dựa vào các hoạt động nghiệp vụ phát sinh cơ bản.
- Xác định các kiểu thuộc tính của kiểu liên kết: dựa vào bảng từ điển
dữ liệu, trong đó thường kiểu thuộc tính của kiểu liên kết chỉ tồn tại khi kiểu kết
đó hình thành hoặc là thể hiện đặc trưng của kiểu liên kết đó.
21


- Xác định các ràng buộc tham gia liên kết: dựa vào quy định nghiệp vụ
của hệ thống xác định được ở giai đoạn khảo sát.
-

Vẽ sơ đồ E/A.

Quy tắc chuyển từ mô hình E/A sang mô hình dữ liệu quan hệ
- Với kiểu thuộc tính phức hợp:thay thế mỗi kiểu thuộc tính phức hợp
thành tập tập các kiểu thuộc tính đơn tương ứng. mỗi thuộc tính đơn tương ứng
với một thành phần của kiểu thuộc tính phức hợp.
- Với kiểu thực thể: mỗi kiểu thực thể E trong lược đồ E/A tạo một quan
hệ R tương ứng. các thuộc tính của R là các kiểu thuộc tính đơn của E. Chọn
một trong các khóa của E làm khóa chính cho R hoặc tạo ra một thuộc tính mới
thêm vào R làm khóa.
- Với kiểu liên kết 1..1: với mỗi kiểu liên kết hai ngôi 1..1 là R trong mô
hình E/A, xác định các quan hệ S và T tương ứng với các kiểu thực thể tham gia
vào R. Chọn khóa chính của một quan hệ đưa vào làm khóa ngoài của quan hệ
còn lại. Nếu có hai kiểu thực thể đều có ràng buộc tham gia toàn bộ vào liên kết

R thì có thể nhập S và T thành một quan hệ K.
- Với kiểu liên kết 1..n:mỗi kiểu liên kết hai ngôi R kiểu 1..n, xác định hai
quan hệ S,T biểu diễn cho hai kiểu thực thể tham gia ở phía một và phía nhiều
tương ứng của R. Đưa khóa chính của S vào làm khóa ngoài của T. đưa các kiểu
thuộc tính đơn của R vào làm các thộc tính của T.
- Với kiểu liên kết n..m: với mỗi kiểu liên kết n..m( hai ngôi) R, xác định
hai quan hệ S,T biểu diễn cho hai kiểu thực thể tham gia vào R. Tạo ra một quan
hệ mới Q để thay thế cho R. Đưa các khóa chính của các quan hệ S,T vào làm
khóa ngoài của Q. Tổ hợp hai khóa ngoài đó sẽ tạo nên khóa chính của Q. Đưa
tất cả các thuộc tính đơn của R vào làm thuộc tính của Q.
- Với kiểu thuộc tính đa trị: mỗi thuộc tính đa trị A tạo ra một quan hệ
mới R chứa một thuộc tính tương ứng của A. Đưa khóa K của kiểu thực
22