Báo cáo thực tập: Tìm hiểu hoạt động bảo quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND xã

Phần I
MỞ ĐẦU
1.1Tính cấp thiết của đề tài
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ
quan tổ chức, cá nhân. Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là tổng hợp các khâu
nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá
trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng,
chính xác cho công tác tra tìm.
Lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ
khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để phục vụ cho các mục đích chính trị,
KT, VH, XH, nghiên cứu khoa học, phục vụ hoạt động quản lý của lãnh đạo của
toàn xã hội.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa kỹ thuật
nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài thời gian tuổi thọ
cho tài liệu, phục vụ tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn giữ gìn tài liệu lâu dài, vĩnh viễn
để phục vụ các mục đích phát triển của toàn xã hội thì cần có các biện pháp bảo
quản tài liệu khỏi sự phá hoại do tự nhiên hay do con người gây ra. Việc bảo quản
tài liệu lưu trữ tốt sẽ góp phần nâng cao nhận thức của cán bộ công chức về ý
nghĩa và tầm quan trọng của tài liệu, một nguồn di sản văn hóa của dân tộc từ đó
người dân sẽ nhìn nhận và đánh giá xác định về những đóng góp của tài liệu. Do
vậy em chọn chuyên đề “ Tìm hiểu hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại
UBND xã Thanh Nưa” làm chuyên đề báo cáo thực tập.
1.2 Mục tiêu của hoạt dộng bảo quản tài liệu trữ
- Xây dựng quy trình khoa học, đúng quy định của nhà nước trong hoạt động
bảo quản tài liệu lưu trữ.
1

- Nghiên cứu để xuất và triển khai thực hiện các giải pháp nhằm khắc phục
một cách hiệu quả, khả thi các tồn tại, hạn chế trong quá trình tổ chức hoạt đôngk
bảo quản tài liệu lưu trữ
1.3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
1.3.1 Đối tượng nghiên cứu
- Quy trình tổ chức hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ
- Các văn bản, tài liệu được, bảo quản tại UBND xã Thanh Nưa năm 2015.
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu là xác định củ thể hóa, đối tượng nghiên cứu của đề tài
phạm vị nhiên cứu thể hiện ở các mặt:
- Về giới hạn không gian: Địa điểm tại UBND xã Thanh Nưa, huyện Điện
Biên
- Về giới hạn thời gian: Nghiên cứu chuyên đề hoạt đọng bảo quản tài liệu từ
ngày 01/01/2015 đến 31/12/2015
1.4 Phương pháp nghiên cứu
* Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận:
-Phương pháp phân tích:
+ Mục đích: Nhằm đánh giá thực tiễn, phân tích hình và đưa ra các giải pháp
trong hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ của UBND xã Thanh Nưa – huyện Điện
Biên
+ Nội dung: Đánh giá phân tích các mặt hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ
tại UBND xã Thanh Nưa – huyện Điện Biên.
-Phương pháp tổng hợp
+ Mục đích: Đánh giá tổng hợp các hoạt đọng bảo quản tài liệu lưu trữ tại
UBND xã Thanh Nưa.
+ Nội dung: Tổng hợp cac kết quả làm được và chưa làm được của hoạt đọng
bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND xã Thanh Nưa
∗Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

- Phương pháp điều tra, khảo sát:
+ Mục đích: Tìm hiểu, đánh giá thực trang, điều tra khảo sát các hoạt động
bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND xã thanh nưa.

2


+ Nội dung: Điều tra khảo sát về hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại
UBND xã Thanh Nưa.
-Phương pháp thống kê:
+ Mục đích : Thông kê các văn bản được lưu trữ theo quy định bảo quản tài
liệu lưu trữ tại UBND xa Thanh Nưa.
- phương pháp phân tích và xử lý số liệu:
+ Mục đích: Nhăm phân tích, xử lý các số liệu về công tác bảo quản tài liệu
lưu trữ tại UBND xã Thanh Nưa
+ Nội dung: Tiến hành phân tích và xử lý các số liệu từ đó phân tích đánh giá
các hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại Thanh Nưa một cách khoa học khách
quan
Ví dụ: Luật lưu trữ và quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong hoạt
động của cơ quan, giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản, giáo trình soạn thảo văn
bản

Phần 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỎ THỰC TIỄN CỦA HOẠT ĐÔNG BẢO
QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
2.1 Cơ sở luận lý
Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng nhưng thông tin quá khư, phản ánh
hoạt đông và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử
khác nhau, ghi lại những sự kiên hiện tượng, biến cố lịch sử nhưng hoạt động cuat
các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà

khoa học và văn hóa nổi tiếng.
Ngày từ thời nguyên thủy, con người đã biết sử dung nhưng phương tiện ghi
lại và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏ cây,
3


vách đá, đất sét… Xã hội loài người càng phát triển, con người càng chết tạo ra
những phương tiện đó là tài liệu băng giấy (Theo nghĩa riêng có thể gọi là văn
bản).
Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của việc
cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản lý đất nước
Đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho
nhiều đối tượng hoặc cho thế hệ sau hoặc để nghi chép lại những kinh nghiệm và
các hoạt động sáng tạo của con người. Đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo
ra các vật liệu, phương tiện có khả năng nghi tin và truyền đạt thông tin có độ bền
cao, lưu giư được thông tin trong thời gian dà. Trong việc nghi tin và trao đổi
thông tin, con ngường có nhiều phương tiện và nhiều cahs thể hiện khác nhau,
tong đó văn bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trong
nhất. Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong
hoạt đông quản lý
Nhà nước. Văn bản được sử dụng để nghi chép các sự kiện, hiên tượng,
truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý
xã hội
Vì vậy càng ngày con người càng nhận thức được vai trò và tầm quan trọng
Của tài liệu nói chung và văn bản nói riêng. Con người luôn có ý thức giữ gìn
tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá.
Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị
Được lưu lại, giữ lại để đáp ứng như cầu khái thác thông tin quá khứ, phục vụ
đời sống xã hội… Như vậy tài liệu lưu trư cũng có nhiều loiaj văn bản chỉ là một
dang lưu trữ. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có biến đổi nhất định

phù hợp với sự phát triển của xã hooin của con người.
Tài liệu lưu trũ là bản chinh, bản gốc của nhưng tài liệu có giá trị được lựa
chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hành thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục
vụ cho các mục đích chính trị, khinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã
hội.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim ảnh,
băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác,
trong trường hợp không có bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp.
Khái niệm: Công tác hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện
pháp khoa hoạc kỹ thuật đảm bảo An toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, để phục
vụ lợi ích khai thác sử dụng tài liệu lâu dài.
∗ Bảo quản an toàn tài liệu
4


Bảo quản An toàn tài liệu lưu trữ gồm hai nội dung:
Bảo quản không hư hỏng, mất mát tài liệu cần chú ý đến kho tàng, các trang thiết
bị, điều kiện ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu cuart công tác bảo quản cho từng loại
hình tài liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, cho hiểm nhằm
kéo dài tuổi thọ tài liệu.
Bảo quản an toàn thông tin trong tài liệu cần chú ý đến ý thưc, trách nhiệm và
trình độ của các cán bộ làm công tác lưu trữ, chú ý đến từng loại đối tượng đôc giả
đến khai thác, sử dụng tài liệu và hình thức công bố, giới thiệu và khai thác, sử
dụng tài liệu.
Tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Mục đích là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài kiệu lưu trữ phục vụ
các Nhu cầu của hoạt động xã hội
Dựa vào kết quả công tác kghai thách, sử dụng tài liệu phục vụ thực hiện người

ta mới có thể đánh giá một cách khách quan, chính xác những đóng góp của ngành
lưu trữ và vai trò, Vị trí, Ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Cần nghiên cứu như cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội, phân loại
đối tượng độc giả, nghiên cứu xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp
dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu
quả cao.
Nhà nước cần có những Quy định cụ thể về khai thác , sử dụng tài liệu, trình độ
cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác lưu trữ.

Nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ trong công tác lưu trữ:
Công tác bảo quàn tài liệu lưu trữ làm tốt sẽ góp phần nâng cao nhận thức của
người dân về ý nghĩa và tầm quan trọng cải tài liệu lưu trữ, một nguồn di sản văn
hóa của dân tộc. Từ đó người dân sẽ có nhìn nhận và đánh giá xác đáng về những
đóng góp của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
bao gồm: xây dưng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản tổ chứ tài liệu
trong; vệ sinh tài liệu; phòng cháy nổ; phòng gian, bảo mật, phục chế, tu sửa và
làm phông bảo hiểm, phông sử dung đối với nhưng phông tài liệu đã bị hư hỏng
hoặc có nguy cơ bị hư hỏng.
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, trước hết các cơ quan lưu trữ cần đề ra và
thực hiện đúng các chế độ, quy định và biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn
5


chăn tác dộng của nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể cả việc phòng kẻ địch phá
hoại, lấy cắp tài liệu và làm hư hại tài liệu của cơ quan.
Việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiên đại kết hợp với kinh
nghiệm truyên thống sẽ hạn chế mức tối đa quá trình lão hóa tự nhiê của tài liệu,
kéo dài tuổi thọ của chúng.
Đối với những tài liệu đang bị hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng, các cơ quan
lưu trữ cần áp dụng các biện pháp tu bổ phục chế làm phông bảo hiểm cho các tài

liệu đó, đặc biệt là phải khử a xít đối với tài liệu lưu trữ bị nhiễm a xít
* Các yếu tố làm ảnh hưởng đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ:
Vật liệu cấu thành tài liệu lưu trữ:
+ Tính chất của giấy, là một lớp mỏng, gồm các loại sợi xenlulô, lignin và
một số chất khác liên kết với nhau.
+ Mực là một loại dung dịch có màu nên rất bị bay hơi, biến dạng tài liệu.
Điều kiện tự nhiên là yếu tố tác động trực tiếp đến bề mặt của tài liệu , điều kiện
tự nhiên là một trong nhưng nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu.
+ Nhiệt độ không khí
+ Độ ẩm là yếu tố gây hư hại mạnh nhất đối với tài liệu lưu trữ khi tài liệu bị
ẩm thì tài liệu sẽ bị mục dần.
+ Ánh sáng là yếu tố tác đông quang hóa, làm cho giấy bị vàng giòn mực bị
bạc màu và trong ánh sáng có tia tử ngoại gây biến dổi cấu trúc của giáy.
+ Bụi là một trong những nhân tố phá hoại.
+ Côn trùng và các laoij gặm nhấm.
- Điều kiện bảo quản sử dụng tài liệu, mỗi loại tài liệu được bảo quản khác nhau và
phù hợp để đảm bảo an toàn không bị hư hổng.
- Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ
+ Biện pháp phòng chống ẩm gồm:
● Thông gió: Nếu không khí trong kho ẩm ướt hơn không khí ngoài trời, thì ta
phải cho không khí khô và thay không khí ẩm ướt trong kho có thể dùng các biên
pháp thông gió tự nhiên hay thông gió bằng máy.
● Dùng chất hút ẩm dùng silicagencho vào các gói hộp đưng tài liệu hoặc dùng
vôi cũng có tác dụng hạ đọ ẩm
● Bao gói cách đi độ ẩm có thể dùng giấy dầu, giấy paraphin, túi chất dẻo để
bao gói tài liệu tranh không khí ẩm xâm nhập vào tài liệu.
+ Biên pháp trong chống nấm mốc trước khi đưa tài liêu vào kho tài liệu pahir
khô, sạch và được khử trùng, Tài liệu được đưa vào phòng đóng kín với một khối
lượng hóa chất bốc hơi để diệt nấm
6

+ Biện pháp phòng chống côn trùng, cần phải luôn kiểm tra, pahis hiện, vệ
sinh và khử trùng cho khong tàng tài liệu khi cần thiết sử dụng các biện pháp háo
chất để phòng chồng và diệt côn trùng.
+ Phòng chống cháy cần phải trang bị các biện phòng chống như là khí CO2
hoặc, các bình bột luồn còn hạn sử dụng, bố trí nơi dex thấy
+ Chế độ vệ sinh môi trường
Nồng độ khí độc hại trong kho phải ở mức tiêu chuẩn:
● Khí sunfunrơ < 0,15mg/m3
● Khí Oxít Nitơ < 0.10ng/ m3
● Khí CO < 50mg/ m3
● Khí Clo < 0,2mg?m3
● Bụi < 5mg/ m3
Điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu
Bản thân tài liệu không phải được cấu tạo bằng những chất liệu tồn tại bất
biến mà tài liệu sẽ bị phá hủy bởi chính các chất cấu thành nó và sự tác động của
các yếu tố tự nhiên. Ngoài hai nguyên nhân cơ bản trên thì điều kên bảo quản tài
liệu và chế độ khai thác, sử dụng tài liệu cũng là những nguyên nhân góp phần vào
việc gây hư hại tài liệu.
Về điều kiện bảo quản: Mỗi loại tài liệu được cấu thành từ nhưng vật liệu
khác nhau. Vì vậy, mối loại tài liekeuj cần được bảo quản trong điều kịn phù hợp
khác nhau mới có thể đảm bảo an toàn, không hư hại và kéo dài tuổi thọ tài liệu.
Các yếu tố về điều kiện bảo quản không đảm bảo như: thiếu thốn các phương
tiên, trang thiết bị bảo quản tài liệu, đặc biệt là không có kho chuyên dụng.
Về khai thác, sử dụng tài liệu: về việc khai thác, sử dụng tài liekeuj cũng là
một trong những nguyên nhân gây hại tài liệu. Trong đó có những nguyên nhân có
ý thức, có mục đích rõ dàng như: sự phá hoại của kẻ địch, đánh cắp tài liệu lưu trữ;
có những nguyên nhân vô tình như: sự cẩu thả, thiếu trách nhiệm của các cán bộ
lưu trữ và người sử dụng tài liệu, việc chấp hành không nghiêm chế độ quy định

của nhà nước về công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản nói riêng. Trong
các khâu nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý xác định giá trị, thống kê, kiểm tra, tổ chức
sử dụng tài liệu, cán bộ lưu trữ không thực hiện đúng quy trình, làm sai nguyên
tắc, dẫn đến tình trạng làm hư hại tài liệu.
∗ Yêu cầu về trang thiết bị để rễ bảo quản tài liệu lưu trữ

7


Trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ vừa là phương tiện để bảo quản vừa là
phương tiện để quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, thông thường một kho lưu trữ có các
thiết bị sau:
a) Giá
Giá để tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu bền vững, tiết kiệm được diện tích bảo
quản và vật liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn trùng
ẩm mốc. Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp được để tuỳ theo diện tích mà có
thể lắp ráp 2, 3, 4 khung, khi thiết kế nên thiết kế chân cao. Ở Trung tâm lưu trữ
quốc gia và một số kho lưu trữ ở Trung tâm và địa phương hiện đang dùng giá
theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành. Giá cao 2m, dài
1m, rộng 0,4m; sơn tĩnh điện. Giá có 5 khoang bằng kim loại, có thể chứa được
5m tài liệu. Các kho lưu trữ chuyên dụng hiện nay sử dụng phổ biến các giá di
động.
b) Tủ
Trong công tác bảo quản ở các kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ, tủ
đựng bản can, bản đồ, tủ đựng ảnh, tủ đựng tài liệu theo kích cỡ thích hợp. Tủ
đựng hồ sơ chỉ thích hợp với việc bảo quản tài liệu ở các phòng đang làm việc hiện
hành, tủ cũng có thể bằng kim loại hay gỗ. Đối với tài liệu quan trọng đặc biệt thì
có thể dùng tủ sắt hay các thiết bị bảo quản đặc biệt khác.
Các yêu cầu về vật liệu làm tủ cũng giống như vật liệu làm giá.
c) Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu

Ngoài những phương tiện bảo quản trên, để thuận tiện cho việc phân loại, thống
kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu, các hồ sơ được để trong cặp hoặc hộp đựng
tài liệu. Phương tiện này cũng giúp cho việc tránh được bụi, tác động của ánh sáng
chiếu vào.
Hộp đựng tài liệu có hai loại Hộp gấp (39cm x 26cm x 13,5cm) và Hộp lồng
(37cm x 27cm x 11,5cm) theo tiêu chuẩn TCN 02: 2002.
Hộp có thể chứa được 0,1mét giá tài liệu. Trong mấy năm gần đây, các Trung
tâm lưu trữ quốc gia còn sử dụng các loại hộp giấy theo mẫu của các nước Đông
Nam Á và hộp phi axít theo mẫu của các nước châu Âu và Mỹ.
Theo Quyết định số 42/KHKT ngày 08/6/1992 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước ban hành tiêu chuẩn cấp ngành “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà
nước” thì bìa hồ sơ làm bằng loại giấy bìa màu sáng, cứng, dai, nhẵn và không
nhoè mực (giấy vẽ Việt Trì 120mg/m 2 hoặc tương đương). Kích thước bìa hồ sơ là
8


320 mm x 500 mm. Các thành phần trên bìa hồ sơ được trình bày thống nhất về tên
gọi, kiểu chữ và kích thước.
Đối với cặp đựng tài liệu thì Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành tiêu
chuẩn ngành số TCN-03-1997 (Quyết định số 74-QĐ/KHKT ngày 04/8/1997 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Tiêu chuẩn này quy định kích thước của cặp
như sau: chiều dài 340 + 2mm, chiều rộng 260 +2mm, chiều dày 100 +2mm. Vật
liệu làm cặp là bìa các- tông cứng loại tốt, dày 1,5 -2mm.
d) Các thiết bị khác để bảo quản tài liệu lưu trữ
Để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tùy theo điều kiện kho
tàng và khả năng chi phí người ta còn trang bị một số thiết bị như các thiết bị vận
chuyển: thang máy, xe đẩy …; Trang thiết bị chống cháy; các bình chống cháy, hệ
thống báo cháy và các thiết bị thông gió như: Quạt , điều hòa nhiệt độ, các dụng cụ
để đo độ ẩm, sử dụng các thuốc hóa chất …
Các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ

Nhiệt độ trong kho luôn được duy trì ở nhiệt độ từ 180C đến 220C
a) Biện pháp phòng chống ẩm
- Khái niệm về độ ẩm:
+ Độ ẩm tuyệt đối là độ ẩm xác định lượng hơi nước có thực trong không khí,
lượng hơi nước đó tính thành gam / m3.
Ví dụ: Ở nhiệt độ 250C thì trong 1m3 không khí độ ẩm tuyệt đối là 17gam/m3.
Căn cứ vào độ ẩm tuyệt đối đo được để tính toán điều kiện thông gió hay bao gói
tài liệu.
+ Độ ẩm bão hòa là lượng hơi nước cao nhất chứa trong 1m 3 không khí ở một
nhiệt độ nhất định. Nếu quá lượng hơi nước đó, lượng hơi nước thừa sẽ đọng lại
thành nước. Điểm phân chia ranh giới hơi nước và nước đó gọi là điểm sương.
Ví dụ: Ở nhiệt độ 260C thi lượng hơi nước bão hoà trong 1m 3 không khí là 23
gam.
Nhiệt độ càng cao, khả năng chứa hơi ẩm của không khí càng lớn, ở các cơ quan
chuyên môn đều có các bảng tính sẵn độ ẩm bão hoà tương đương với từng nhiệt
độ nhất định.
+ Độ ẩm tương đối
Độ ẩm tuyệt đối không thể biểu thị được mức độ khô hay ướt của không khí. Vì
cùng một độ ẩm tuyệt đối như nhau nhưng ở nhiệt độ thấp thì không khí bị ướt,
9


nhưng ở nhiệt độ cao thì không khí lại khô ráo. Để đo mức độ ướt của không khí ở
từng nhiệt độ người ta dùng đơn vị độ ẩm tương đối.
Độ ẩm tương đối là tỷ số phần trăm của lượng hơi nước có thực và lượng hơi
nước bão hoà trong 1m3không khí ở một nhiệt độ nhất định.
Ví dụ: Ở nhiệt độ 290C, nếu ta có độ ẩm tuyệt đối là 22,44g/m 3 (theo bảng tính
toán ở nhiệt độ này), độ ẩm bão hoà là 28,45g/m3.
Cùng với độ ẩm tuyệt đối đó, nếu như nhiệt độ trong phòng là 31 0C thì độ ẩm
bão hoà sẽ là 31,70g/m3.

Qua các ví dụ trên ta thấy rằng, độ ẩm tương đối và tuyệt đối tỷ lệ nghịch với
nhau khi thay đổi nhiệt độ không khí. Nhưng nếu trong cùng một nhiệt độ thì biến
thiên cùng chiều.
Ví dụ: Ở nhiệt độ 310C nếu độ ẩm tuyệt đối là 31,73g/m3 thì độ ẩm tương đối là
99%. Nhưng nếu độ ẩm tuyệt đối là 18,91 g/m3 thì độ ẩm tương đối là 59%.
- Các phương pháp chống ẩm trong kho lưu trữ:
+ Thông gió: Nếu không khí trong kho ẩm ướt hơn không khí ngoài trời, thì ta
phải cho không khí khô vào thay không khí ẩm ướt trong kho, có thể dùng biện
pháp thông gió tự nhiên hay thông gió bằng máy. Tuy vậy, khi áp dụng biện pháp
này phải chú ý đến các điều kiện:
* Nhiệt độ ngoài kho không cao quá 230C và không thấp hơn 100C.
* Độ ẩm tuyệt đối và tương đối ngoài trời phải thấp hơn trong kho.
* Ngoài kho không có sương đọng, nhiệt độ không khí ngoài kho phải nhỏ hơn
nhiệt độ điểm sương trong kho.
Thông gió là biện pháp đơn giản, rẻ tiền, tuy vậy cũng có nhược điểm là, khi
thông gió, bụi và côn trùng có điều kiện thâm nhập vào trong kho.
+ Dùng chất hút ẩm:
* Dùng Silicagen cho vào các gói, hộp đựng tài liệu. Mỗi túi chỉ cần to bằng bao
diêm và bọc vào túi vải. Trước khi dùng sấy kho Silicagen ở nhiệt độ 130 0C trong
thời gian 6 giờ, và bình thường sau một thời gian thấy Silicagen đổi màu thì phải
sấy lại.
* Vôi sống cũng có tác dụng hạ độ ẩm: Mỗi bao tải hoặc túi chứa 1/3 vôi sống
(không chứa đầy vì vôi sống khi hút ẩm sẽ nở ra thành bột), để dưới các giá tủ hay
góc kho, sau 1-2 tuần lễ thấy vôi đã nở thành bột thì thay lượt mới.
+ Bao gói cách ly độ ẩm:
10


Có thể dùng giấy dầu, giấy Paraphin, túi chất dẻo để bao gói tài liệu tránh không
khí ẩm xâm nhập vào tài liệu. Trước khi bao gói phải kiểm tra, tài liệu đang bị ẩm

thì không được bao gói. Tốt nhất là bao gói tài liệu trong điều kiện khô hanh. Bao
gói tài liệu phải kín để độ ẩm trong bao giói bất kỳ trời mưa hay nắng cũng không
lên quá 70%. Nếu trong túi có thêm Silicagen và chất chống nấm mốc thì càng tốt.
Ngoài các phương pháp thông thường kể trên thì phương pháp tốt nhất hiện nay
là trang bị máy hút ẩm, máy điều hoà không khí, hoặc trung tâm điều hoà không
khí cả kho lưu trữ. Đó là biện pháp có hiệu quả chủ động, có tác dụng trong tất cả
mọi điều kiện thời tiết.
Trường hợp tài liệu bị ướt do mưa bão, lụt thì có thể dùng tủ sấy hay bóng điện
sơn mờ để sấy tài liệu. Không được dùng than, củi và sấy tài liệu quá 35 - 36 0C.
Các tài liệu phim ảnh, phim, băng, bản in sao… tuyệt đối không được sấy.
b) Biện pháp chống nấm mốc
- Khái niệm về nấm mốc:
Nấm mốc là loại thực vật cấp thấp, sinh sống bằng phương pháp ký sinh, cộng
sinh hoặc hoại sinh. Có thể mốc thường gồm một hệ thống nhỏ rất mảnh nhiều
màu sắc. Nó không thể tự quang hợp được để điều chế lấy thức ăn sống. Nấm mốc
tồn tại và phát triển cần 3 yếu tố chính: thức ăn, nước uống và nhiệt độ thích hợp.
- Biện pháp phòng chống nấm mốc:
Để phòng chống nấm mốc, trước khi đưa tài liệu vào kho tài liệu phải khô, sạch
và được khử trùng. Tài liệu được đưa vào phòng đóng kín với một khối lượng hoá
chất bốc hơi để diệt nấm mốc. Phòng này sẽ được giữ ở một nhiệt độ nhất định
khoảng 300C và với thời gian từ 24 - 40 giờ. Đối với kho cũng cần được khử trùng
và kiểm tra định kỳ mức độ ô nhiễm trước khi đưa tài liệu vào. Nếu kho ướt hay
chứa đựng tài liệu bị mốc thì không khí trong kho là một ổ truyền độc quan trọng
cho nấm phát triển nhanh chóng khi đưa tài liệu vào.
Để phòng chống nấm mốc phải thường xuyên làm vệ sinh kho tàng và thiết bị
bảo quản. Đó là công việc quan trọng đối với việc phòng chống nấm mốc. Phải
thường xuyên quét, lau bụi không cho các bào tử nấm mốc bám vào tài liệu. Tốt
nhất là dùng máy hút bụi, không không có máy thì có thể dùng vải xô màn, bàn
chải mỏng mềm dùng để lau nhẹ nhàng theo trật tự từ trái sang phải, từ trên xuống
dưới với giá tủ và các hộp đựng tài liệu. Việc sử dụng máy điều hoà không khí,

máy hút ẩm cũng là biện pháp quan trọng chống nấm mốc.
Khi tài liệu đã có nấm mốc thì công việc đầu tiên là khống chế nhiệt độ và độ ẩm
để hạn chế sự phát triển nhanh của nó. Sau đó có thể dùng hoá chất để tiêu diệt
11


chúng. Những hoá chất đã dùng để chống nấm mốc cho tài liệu có hiệu quả là:
Pentaclorua, Phenol; (PCP), Pentanitro (NaCPC)… Khi dùng hoá chất phải theo
hướng dẫn của các nhà chuyên môn, tránh làm tài liệu bị hư hỏng và người bị
nhiễm độc.
c) Biện pháp phòng chống côn trùng
- Các loại côn trùng phá hoại tài liệu:
Các loại côn trùng có nhiều nhưng côn trùng hay phá hoại tài liệu thường gặp
nhất nhậy cánh bạc (bọ ba đuôi). Ở bìa, hộp,cặp thường gặp các loại sâu non và
nhộng trưởng thành của các loại cánh cứng, cánh phấn. Gáy sách thường bị gián
cắn. Mối hay phá hoại gỗ, giấy, vải… vì thức ăn chủ yếu của mối là xen-lu-lô hoặc
tinh bột.
Biện pháp phòng chống côn trùng:
Cũng như biện pháp phòng chống nấm mốc, cần phải luôn luôn kiểm tra, phát
hiện, vệ sinh và khử trùng cho kho tàng và tài liệu. Khi cần thiết thì sử dụng các
hoá chất để đề phòng và tiêu diệt côn trùng. Trong các loại côn trùng phá hoại tài
liệu thì mối là kẻ thù nguy hiểm nhất.
Nước ta ở vùng nhiệt đới ẩm , mối phát triển mạnh nên đối với tài liệu lưu trữ
cần đặc biệt quan tâm đến việc phòng chống mối. Ở Việt Nam đã phát hiện được
61 loại mối , trong đó chủ yếu là các loại mối đất. Loài mối này thường phá hoại
nhà cửa, kho tàng, phương tiện thiết bị, tài liệu lưu trữ. Ngoài ra còn có loài mối
khô, loài này khó phát hiện vì chúng không xâm nhập từ đất lên, không là đường
mối, mà thường bay trong không khí để xâm nhập vào các nơi có tài liệu. Sức phá
hoại của mối khô không lớn, vi tổ ở trên cao và số lượng ít.
Phòng chống mối chủ yếu là phát hiện, ngăn chặn, phá bỏ đường xâm nhập của

mối. Việc phòng chống mối phải làm từ khi xây dựng nhà cửa. Việc lựa chọn địa
điểm bố trí giá đựng tài liệu, phải kê các phương tiện bảo quản lên cao, xa tường,
cách mặt đất 20 cm, cách tường 50cm, cách trần 80cm để mối không có điều kiện
bắc cầu tới.
Kho lưu trữ phải luôn gọn gàng, sạch sẽ, tài liệu phải đặt lên giá kệ, cần phải
điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm thích hợp để mối không thể hoạt động được. Khi phát
hiện có mối thì phải tìm tổ để phá hoặc làm hố nhử. Người ta đã tìm được nhiều
loại thuốc để chống mối, mỗi loại có công dụng và hiệu quả đối với từng loại mối.
Hiện nay có các Trung tâm dịch vụ diệt mối cho nên cần phải hợp đồng với họ để
diệt mối.
d) Phòng chống chuột
12


Chuột là loại gặm nhấp khá nguy hiểm, sản sinh rất nhanh nên sức phá hoại
nhanh và lớn. Chuột cắn tài liệu, làm tổ, phóng uế làm bẩn tài liệu.
Chuột có 3 nhóm chủ yếu: chuột nhà, chuột đồng và chuột rừng. Để phòng chuột
đột nhập vào kho tài liệu lưu trữ phải có các biện pháp che chắn chu đáo: khơi
thông các cống rãnh, làm lưới sắt bịt kín các cửa thông hơi, các đường ống thông
vào nhà kho, có thể dùng bả chuột bằng chất hoá học để tiêu diệt chuột; hoá chất
diệt chuột thường dùng là kẽm phốt pho (ZnP). Kinh nghiệm trong nhân dân cho ta
thấy, có thể dùng bẫy bắt chuột hay nuôi mèo bắt chuột cũng có kết quả đáng kể.
đ) Phòng chống cháy
Trong kho lưu trữ, các nguyên nhân gây cháy có thể do người làm việc trong kho
không chấp hành nội quy về việc dùng lửa, hút thuốc, có thể do chập điện, và cũng
có thể do kẻ gian phá hoại gây nên cháy.
Khi phát hiện trong kho tàng bị cháy phải dùng các biện pháp để dập tắt, các
biện pháp đó là:
- Cách ly vật cháy;
- Làm lạnh cục bộ khu vực cháy;

- Làm ngạt hơi cháy.
2.2 cơ sở thực tiễn
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội khóa 13 thông qua
ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 03 năm 2013 Chính phủ
ban hành Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trữ tài liệu vào lưu trữ lịch sử
các cấp;
Căn cứ Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007, của Bộ
Nội Vụ Hướng dẫn về lưu trữ chuyên dụng;
Căn cứ Chỉ Thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ Tướng chính
phủ về việc tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Căn cư giáo trình nghệp vụ lưu trữ do truofng trung cấp văn thư – Lưu trữ Hà
Nội biên soạn.

13


Phần 3
KẾT QUẢ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU
TRỮ
TẠI UBND XÃ THANH NƯA
3.1. Đặc điểm của Uỷ ban nhân dân xã Thanh Nưa
∗Lịch sử hình thành
- Tên cơ sở: UBND xã Thanh Nưa
- Trước năm 1955 khu vực xã Thanh Nưa là một hợp tác xã thống nhất.
14

Tháng 07 năm 2013 xã Thanh Nưa được tách thành 02 xã mới, tiền thân là xã
Thanh Nưa tách thành hai xã; xã Thanh Nưa và xã Hua Thanh.
- Xã Thanh Nưa được thành lập từ cuối năm 1955. Từ năm 1955 đến nay duy
trì tổ chức theo luật HĐND và UBND.
- Từ năm 1955 đến năm 1957 toàn xã là hợp tác xã thống nhất. Bộ máy quản
lí được hình thành từ năm 1955.
- Địa chỉ của cơ sở thực tập: UBND xã Thanh Nưa huyện Điên Biên – Tỉnh
Điện Biên.
- Xã Thanh Nưa là một xã vùng Thấp đặc biệt khó khăn thuộc diện chương
trình xã 135 của Chính phủ.
* Vị trí địa lý:
- Phía Đông giáp với Thanh Phố Điện Biên Phủ Tỉnh Điện Biên
- Phía Tây giáp với Nước Cộng Hòa Dân Nhân Lào
- phía Bắc giáp với Xã Hua Thanh - Huyện Điện Biên – Tỉnh Điện Biên
- Phía Nam giáp với Xã Thanh Luông – huyện Điện Biên
- Với tổng diện tích tự nhiên là: 2802,10 ha, địa hình chủ yếu là đồi núi.
- khí hậu nhiệt đới gió mùa trong năm phân thành 4 mùa rõ rệt là Xuân, Hạ,
Thu, Đông.
*. Địa hình:
Xã Thanh Nưa có địa hình tương đối phức tạp. Phần lớn diện tích đất của xã
là đồi núi rất thích hợp cho trồng các loại cây trồng cạn như các loại cây công
nghiệp ngắn ngày, các loại cây ăn quả. Nói chung xã có địa hình tương đối thuận
lợi cho sản xuất nông nghiệp.
* Đặc điểm về dân cư và xã hội
- về dân số: Thanh Nưa có tổng số dân 3.532 nhân khẩu, số hộ 856 và 19 đội
thôn bản và 2 dân tộc cùng sinh sống là “ Thái, Kinh,
- Về đơn vị hành chính: xã Thanh Nưa có quãng đường Quốc Lộ 12 đi qua
dài khoảng 2,5 km . có Trung Đoàn Cảnh Sát Cơ Đông Tây Bắc và 3 đơn vị
trường học đóng trên địa bànVà Một Trường Cấp 3.
* Quá trình phát triển

UBND Xã Thanh Nưa là một Xã biên giới Việt-Lào đồng thời thuộc lòng
chảo nằm phía tây Huyện Điện Biên. Có địa hình núi cao chạy dọc theo hướng tây
15


nam,có địa hình độ dốc phổ biến là 25 độ có nhiều khu vực sâu hiểm trở và chia độ
dốc ra thành nhiều cấp độ khác nhau từ 20-25 độ địa hình chia cắt phức tạp nhiều
vùng núi cao nhiều thung lũng.Độ cao so với mực nước biển là 700 đến 1000m.
- Từ năm 1955 đến 1975 giai đoạn kháng chiến chông mỹ cơ sở hạ tầng còn
thiếu thốn , đời sống nhân dân còn gặp nhiều khó khăn, kinh tế chưa phát trển
- Từ năm 1975 đến 1986 đất nước hòa bình thống nhất nền kinh tế đi theo chế
độ bao cấp chậm phát triển đời sống nhân dân gặp nhiều khó khăn.
- Từ năm 1986 đến nay xoá bỏ nền kinh tế bao cấp, đi theo nền kinh tế thị
trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Đời sống nhân dân từng bước được cải thiện
kinh tế ngày càng phát triển so với trước đây.
- Với hơn 50 năm hình thành và phát triển chải qua nhiều biến cố của lịch sử
tình hình kinh tế xã hội của xã hội của xã Thanh Nưa ngày càng phát triển.
+ Về Phân bố dân cư: Dân cư của xã có phân bố mật độ không đều. Phần lớn
dân tộc Thái. Dân tộc Kinh chiếm tỷ lệ nhiều, dân cư sống tập trung gần đường
quốc độ và trung tâm xã do vậy rất thuận lợi cho việc giao lưu và trao đổi hàng hoá
cũng như áp dụng các khoa học kỹ thuật vào sản xuất.
+ Về y tế , giáo dục: so với trước đây còn lạc hậu, hiện nay do nền kinh tế đất
nước phát triển,nhà nước đá đầu tư nhiều cơ sở hạ tầng cho nền y tế , giáo dục nên
y tế , giáo dục của xã ngày càng hiên đại và phát triển.
* Cơ cấu tổ chức, số lượng chất lượng đội ngũ cán bộ , công chức.
* Cơ cấu bộ máy quản lý của Xã Thanh Nưa:
Xã Thanh Nưa: có 105 Đảng viên trong đó có 105 Đảng viên chính thức và
sinh hoạt trong 16 chi bộ.
Bộ máy chính quyền chính thức và Đảng viên dự bị sinh hoạt trong 16 chi bộ
Bộ máy chính quyền HĐND – UBND được kiện toàn sau lần bấu cử HĐND

03 cấp:

16


* Sơ đồ bộ máy tổ chức của xã Thanh Nưa.

ĐẢNG
UỶ

17


HĐN

KHỐI
THỂ

D

M
TTQ

QUÂ
N SỰ

CÔN
G AN

H

CC
B

VĂN
PHÒNG

ĐOÀN

HP

UBND

HN

N

D

TÀI
CHÍNH
-K-

N

TƯ
PHÁP

Xã Thanh Nưa: Gồm có 41 cán bộ trong đó
+ Đảng uỷ.
+ UBND: 5 đoàn thể.

* Công chức cấp xã bao gồm:
- Trưởng công an
- Chỉ huy trưởng Quân sự
- Văn phòng thống kê
- Địa chính xây dựng
- Tài chính kế toán
18

ĐT

ĐỊA
CHÍNH

VĂ
N
HOÁ


- Tư pháp hộ tịch
- Văn hoá xã hội
* Bảng danh sách số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ xã Thanh Nưa
Dân tộc
Stt

Họ và tên

1

Dân Tộc

Văn
hóa

Chuyên
môn

9/10

TC

Lưu Kim Dung

Bí ThưĐảng ủy

1963

Thái

Hà Ngọc Trai

Phó Bí
Thư

1975

Kinh

Lò Văn Chính

Phó Bí

Thư

1960

Thái

7/10

TC

Nguyễn Ngọc
My

Chủ Tịch
UBND

1962

Kinh

7/10

TC

Lò Thị Vân

PCT
UBND

1982

Thái

12/12

ĐH

Võ Thị Thu
Hằng

Tài
chính kế
toán

1988

Kinh

12/12

ĐH

Lường Văn Đôi

Tư phápHT

1960

Thái

7/10

TC

Lò Văn Suấn

Tư phápHT

1979

Thái

12/12

ĐH

9

Quàng Thị
Cương

Văn hóaXH

1990

Thái

12/12

TC

1

Lò Thị Phương

Công tác
XH

1988

Thái

12/12

CĐ

1
2
2
3
3
4
4
5
5
6
6
7
7
8

8
9
1

Chức vụ Năm sinh

Trình độ

19

12/12

Lý
luận

CH

s.cấp


0
1
1
1
1

Nguyễn Văn
Hiển

6

7/10

T.C
ấp

Quàng Văn Chựa

Tài chínhKT

1960

Thái

10/10

TC

Hà Ngọc Tuấn

Văn PhòngTK

1982

Kinh

12/12

ĐH

1965

Thái

12/12

TC

Văn PhòngTK

1990

Thái

12/12

CĐ

Hà Đức Thuận

Địa
Chính-XD

1982

Kinh

12/12

ĐH

Lò Thị Thoa

Chủ
tịch
UBMTTQ

1970

Thái

12/12

Trần Văn Cường

Bí thư Đoàn
TN

1981

Kinh

12/12

Vì Thị Phong

Chủ tịch hội
PN xã

1974

Thái

10/10

1
1
8
1
1
9
2
2
0

C.tịch
HĐND

Lường Văn Dũng

1
1
7

ĐH

Thái

Lường Văn Hịa
1

12/12

1964

1
1
5

Kinh

Quân sự

1
1
4

1972

Lò Văn Thinh

1
1
3

Pháp lý

20

T

C
T
C
S
.C


2
2
1
2
2
2

Lường
Chum
Lường
Dung

Văn

Văn

Chủ
Hội ND

tịch

Chủ tịch
Hội CCB

Thái

7/10

1962

Thái

7/10

1965

thái

7/10

TCNN

2
2
3

Cà Văn Lả
2

2
4

1980

thái

9/12

TCNN

Lò Văn Xuân

KN-GTTL-NLNN,Thú y

1965

thái

7/10

TCNN

SC

1962

thái

7/10

TCNN

SC

Thủ quỹ
- VT - L
trữ

1972

thái

12/12

TCPL

BD

Phó
trưởng
Công an

1960

thái

7/10

Phó Chủ
tịch
UBMTTQ

1965

thái

7/10

Phó Bí
thư Đoàn
TN

1979

thái

Lò Văn Giót
2

2
7

Lò Thị Cải
2

2
8

Lường
Điệp

Văn

2
2
9

Lò Văn Xuân
3

3
0

S.C

Cán bộ

2
2
6

TC

Lò Văn Diên
2

2
5

TCNN

1966

Vì
Cương

Văn

21

TCNN

S
C


3
3
1

Vì Thị Phong

Phó CT
Hội LHPN

1974

thái

Lò Văn Thiện

Phó CT
Hội ND

1984

thái

Phùng Văn Tâm

PCT Hội
CCB

1962

thái

Vì Văn Nhọt

Chủ tịch
Hội NCT

1950

thái

7/10

Nguyễn Ngọc Bá

CT.Hội
chữ thập
đỏ

1952

Kinh

10/10

SC

Nguyễn Thị lành

PCT Hội
NCT

1936

Kinh

10/10

TC

PCT Hội
CTĐ

1961

thái

7/10

TC

Phó chỉ
huy trưởng
QS

1982

thái

12/12

TC

3
3
2
3
3
3
3
3
4
3
3
5
3
3
6

3
3
7

Lò Thị Dung
3

3
8

Lò Văn Tuấn

3.2. Thực trạng hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND xã Thanh
Nưa
3.2.1 Đặc điểm tình hình chung
Trong quá trình triển khai thực hiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại
UBND xã Thanh Nưa đã thực hiện tốt các nhiệm vụ của cơ qaun cấp trên giao cho
22

TC


và được phổ biến tuyên truyền cho cán bộ , công chức nhân viên trong cơ quan học
tập về quy trình bảo quản tài liệu trong cơ quan, tránh được tài liệu bị thất lạc.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND xã được xếp gọn ngàng, ngăn nắp,
thông thoáng, tránh được ẩm mốc, ánh sáng chiếu vào tài liệu lưu trữ trong cơ
quan.
Ngày 31 tháng 12 hàng năm cán bộ công chức nhân viên trong cơ quan sau khi kết
thúc công việc cuối năm phải nộp tài liệu cho cán bộ văn thư cơ quan để bảo quản
trong kho lưu trữ cơ quan, nhằm tránh bị thất thoát tài liệu, để phục vụ lợi ích

nghiên cứu lâu dài.
Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Tài liệu lưu trữ được sinh ra đồng thời với
các sự kiện, hiện tượng nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân thực cao. Tài
liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Trường hợp không có bản chính hay
bản gốc thì có dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế. Trong tài liệu lưu trữ
có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chính xác cao của thông tin như: Bút
tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác nhận của cơ quan tổ
chức, thời gian sản sinh ra tài liệu …
Tài liệu lưu trữ thông thường thì chỉ có một đến hai bản. Đặc điểm này khác với
các xuất bản phẩm như: Sách , Báo, Tạp chí. Vì thế tài liệu lưu trữ phải bảo quản
chặt chẽ, nếu hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được.
Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý , được đăng ký , bảo quản
nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật.
Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các nghành, lĩnh vực trong xã
hội , nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phud đa dạng. Để quản lý một cách
khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc
điểm của mỗi loại hình tài liệu trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích ứng để
quản lý tốt tài liệu lưu trữ. Ngày nay, căn cứ vào các vật mang tin và ghi tin, các
nhà lưu trữ học đã phân chia ra một số loại hình lưu trữ như: Tài liệu hành chính,
Tài liệu khoa học- kỹ thuật, tài liệu nghe, nhìn, tài liệu điện tử…
Tài liệu hành chính: Là những văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động
về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự,… tài liệu
hành chính có nhiều thể loại phụ thuộc vào từng giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia
dân tộc. Ở việt nam , dưới thời phong kiến tài liệu hành chính là các loại:luật lệ,
lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… Dưới thời pháp thuộc là sắc luật, sắc
23


lệnh, nghị định, công văn … Ngày nay tài liệu hành chính là các văn bản quản lý
nhà nước như: Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, thông tư, quyết

định, tờ trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn…
Tài liệu khoa học- kỹ thuật: là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt
động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng các công
trình cơ bản; thiết kế và chế tạo các sản phẩm từ công nghiệp; điều tra khảo sát tài
nguyên thiên nhiên như địa chất, khoáng sản, khí tượng thủy văn và chắc địa bản
đồ.
Tài liệu nghe, nhìn: Là tài liệu phản ánh các hoạt động chính trị, văn hóa, kinh tế,
xã hội bằng cách ghi và tái hiện các sự kiện, hiện tượng bằng âm thanh và hình
ảnh, loại hình tài liệu này chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn
và sinh động, thu hút được sự chú ý của con người. Hiện nay khối tài liệu này
chiếm vị trí quan trọng trong phông lưu trữ quốc gia việt nam.Tài liệu nghe nhìn
bao gồm các loại: Băng , đĩa, ghi âm, ghi hình, các bức ảnh, cuộn phim(âm bản và
dương bản) ở các thể loại khác nhau như phim hoạt hình, phim truyện, phim tư
liệu, phim thời sự…
Tài liệu điện tử: Là loại hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu.
Tài liệu điện tử hay còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc
biệt chỉ có thể đọc và sử dụng nó bằng máy vi tính. Như vậy tài liệu lưu trữ điện tử
bao gồm các file dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, các thư điện tử, điện tín ở dạng văn
bản hoặc ở dạng mã hóa bằng số thông tin.
Ngoài bốn tài liệu chủ yếu trên tài liệu lưu trữ còn có những tài liệu phản ánh
các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, các
hoạt động chính trị khoa học … Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo của chính tác
phẩm văn học-Nghệ thuật, khoa học, thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử của các
nhà văn, nhà thơ , nghệ sĩ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, hoạt động
khoa học, các phác thảo của các họa sĩ…
Tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trojngtrong việc
cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ qquan, tổ chức, cá nhân
đồng thời đóng góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa
học lịch sử …. Trong quá trình xây dựng và phát trển đất nước.

3.2.2 Những thuận lợi và khó khăn làm ảnh hưởng đến quá trình bảo
quản lưu trữ tài liệu lưu trữ
2.3.1 Thuận lợi
- Được sự quan tâm lãnh đạ của các cấp trên bảo quản tài liệu lưu trữ trong cơ
quan được bảo quản tốt hơn, ngăn nắp hơn.
- Cơ sở vật chất và trang thiết bị làm việc của cơ quan được đầu tư trang thiết
bị mới cho công tác bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
24


- Đội ngũ cán bộ được đào tạo hướng dẫn một cách bài bản, hằng năm được
cử đi tập huấn nâng cao chuyên môn nghiệp vụ tại trung tâm bồi dưỡng của
huyện, cử đi đào tạo tại các trường cao đẳng, trung cấp.
2.3.2. Khó khăn
Cơ quan UBND xã Thanh Nưa trong những năm gần đây công tác văn thư
Lưu trữ đã có nhiều tiên bộ, xong cũng vẫn còn một số hạn chế như sau:
Hiện tại cơ quan bố trí một cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ, tuy nhiên do đặc
thù chung của UBND xã , lại kiêm nhiệm nhiều công việc khác nên cũng có ảnh
hưởng đến công tác lưu trữ tại cơ quan.
Việc lập hồ sơ hiện hành mới chỉ tiến bộ ở bộ phận văn thư còn các phòng vẫn còn
ở dạng tài liệu bó gói , nên gây khó khăn cho lưu trữ cơ quan.
Về công tác lưu trữ, tuy giá tủ được trang bị và sắp xếp hợp lý xong chưa đạt yêu
cầu đối với hướng dẫn quy định của cục lưu trữ đề ra, do đó còn hạn chế cho việc
bảo quản và phục vụ khai thác.
Công tác lập hồ sơ, công tác lập danh mục hồ sơ, quy trình lập hồ sơ công việc;
nhân viên văn thư vẫn chưa thực hiện được.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư đã được cài đặt lập
trình song trình độ chuyên môn vẫn còn hạn chế vì vậy việc ứng dụng công nghệ
thông tin chưa đạt hiệu quả cao.
Về hình thức nội dung văn bản có một số văn bản hình thức chưa được hoàn toàn

tuân thủ theo quy định của nhà nước, nội dung chưa phù hợp với hình thức , đôi khi
có một số văn bản còn sai về hình thức ghi số và ký hiệu, một số văn bản còn sai về
các căn cứ , do cán bộ chuyên môn còn nhiều hạn chế về quản lý hành chính Nhà
nước.
Công tác bảo vệ bí mật trong các tài liệu có thực hiện
nhưng chưa được chặt chẽ.
Việc quản lý công tác lưu trữ cũng được quan tâm nhưng chưa thực sự đi vào nề
nếp.
Các trang thiết bị, kỹ thuật hiện đại cho công tác lưu trữ chưa đầy đủ. Việc đánh
giá tài liệu lưu trữ chưa thực hiện thường xuyên. Việc bổ sung tài liệu lưu trữ chưa
được thực hiện chưa tốt: Thu thập tài liệu theo danh mục chỉ được một số phòng
trong cơ quan mà chủ yếu từ nguồn văn thư cơ quan , còn các phòng chuyên môn
khác chưa thu về được.
Việc bảo quản tài liệu lưu trữ vẫn còn sơ sài mới chỉ có hộp, cặp, giá đỡ, thiết bị
chuyên dụng chưa có.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ còn hạn chế.

25