Nghiệp vụ hạch toán kế toán tại xí nghiệp thiết bị điện tử công ty điện tử SAO MAI

Phần I: Tổng quan chung về XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN
TỬ – CÔNG TY ĐIỆN TỬ SAO MAI.
XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ – CÔNG TY ĐIỆN TỬ SAO MAI Tên giao
dịch là Morning Star Electronic Corporation (MSC) trực thuộc Tổng cục Công
Nghiệp Quốc Phòng – Bộ Quốc Phòng được thành lập và phát triển từ một cơ sở
nghiên cứu linh kiện điện tử tích cực thuộc Viện Kỹ Thuật Quân Sự - Bộ Quốc
Phòng.
XN thực hiên đồng thời hai chức năng là nghiên cứu khoa học kết hợp với sản
xuất kinh doanh phục vụ cho Quốc phòng và Kinh tế Quốc dân.
Các ngành nghề kinh doanh sản xuất chủ yếu của XN bao gồm:
Công nghệ kỹ thuật điện,điện tử,xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh hàng điện
tử,điện dân dụng,điện lạnh..
Tên đầy đủ : XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ – CÔNG TY ĐIỆN TỬ SAO MAI
Trụ sở : Số 27 Phố Hoàng Sâm – Nghĩa Đô – Cầu Giấy – Hà Nội
Website: />E-mail:
Điệnthoại:(04)7564.183/7564.897
Fax: (04) 7564.263

Sự hình thành và phát triển của XN trong những năm gần đây.

1.1.

XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ trực thuộc nhà máy Z181 tổng cục Công
Nghiệp Quốc Phòng đóng tại phố Hoàng Sâm – Nghĩa Đô – Cầu Giấy – Hà Nội.
Tiền thân của XN là cơ sở nghiên cứ linh kiện điên tử thuộc viện kỹ thuật
Quân Sự – Bộ Quốc Phòng. Ngày 15 tháng 9 năm 1979 theo quyết định 920/QĐ –
QP của Bộ Quốc Phòng.Nhà máy Bán Dẫn Sao Mai (phiên hiệu Z181) được thành
lập ,quy mô ban đầu của nhà máy gồm 305 người với 9 phòng ban và 7 phân
xưởng.
Từ năm 1979 đến năm 1989 doanh nghiệp đã trải qua quá trình phát triển
đầy khó khăn bởi công nghiệp điện tử hoàn toàn mới trong nền kinh tế quốc

doanh. Hầu hết các sản phẩm sản xuất ra để xuất khẩu .Nhưng trong hoàn cảnh
khó khăn đó doanh nghiệp đã vượt qua và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
,khai thác hiệu quả dây chuyền lắp ráp Transitor để gia công xuất khẩu hơn 60
triệu sản phẩm bán dẫn đạt tiêu chuẩn quốc tế cho Đông Âu và Tiệp Khắc thu về
khoảng 30 triệu rúp.
Trong những năm đầu thập niên 90, tình hình kinh tế thế giới có nhiều biến
động, Đông Âu hoanf toàn tan rã , thị trường xuất khẩu lớn nhất của nhà máy
không còn.Việc xuất sang thị trường Đông Âu không thể tiếp tục.Từ những yêu
cầu khách quan và chủ quan trrong sự phát triển của doanh nghiệp ngày 16 tháng
10 năm 1989 Bộ Quốc Phòng đã ra quyết định số 393 /QĐ – QP,tổ chức sắp xếp
lại nhà máy sản xuất bán dẫn và linh kiện thành XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ
trực thuộc nhà máy Z181 tổng cục Công Nghiệp Quốc Phòng.Xí Nghiệp là đơn vị
sản xuất kinh doanh có tư cách pháp nhân ,thực hiên hạch toán kinh tế độc lập .Xí
Nghiệp được phép mở tài khoản tại ngân hàng kể cả tài khoản ngoại tệ và được sử
dụng con dấu riêng để giao dịch.Từ đó Xí Nghiệp bắt đầu hoạt động như một
doanh nghiệp bình thường phải tự lực cánh sinh gần như không còn bao cấp của
nhà nước cụ thể là bộ quốc phòng. Xí Nghiệp đã nổ lực cố gắng để tổ chức hoạt
động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
Từ năm 1989 đến nay ,đơn vị đã tham gia sản xuất các sản phẩm điện tử
phụ vụ quốc phòng và nền kinh tế quốc dân,hợp tác quốc tế.Đơn vị đã đứng vững
và không ngừng phát triển ,tiến lên cùng đất nước trong điều kiện cạnh tranh gay
gắt của nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước,cùng với yêu cầu hội
nhập khu vực ,hội nhập kinh tế thế giới và trong điều kiện khi cuộc cách mạng
khoa học kỹ thuật công nghiệp đang bùng nổ ,tác động đến mọi mặt của đời sống
xã hội loài người,nhưng Xí Nghiệp thiết bị điện tử – nhà máy Z181 có những
đống góp quan trọng trong to lớn vào sự phát triển của đất nước,hoàn thành xuất
sắc nhiệm vụ quốc phòng và đáp ứng nhu cầu càng cao của nền kinh tế quốc dân,
vì thế Xí Nghiệp thiết bị điện tử – nhà máy Z181 đã được nhà nước trao tặng

nhiều danh hiệu:


o Đơn vị đã được 5 lần nhà nước cấp chứng nhận về chất lượng sản
phẩm cấp 1 và cấp cao.
o Hai lần được thưởng huân chương chiến công
o Năm lần được tặng thưởng bằng khen của Thủ Tướng Chính Phủ và
cờ thưởng luân liêu của tổng cục Công Đoàn Việt Nam và thành tích 5
năm liền đạt chất lượng sản phẩm cao.
Sự phát triển của XN còn thể hiện qua qua doanh thu và thuế thu nộp ngân sách
nhà nước ngày càng tăng.
Một số chỉ tiêu sau sẽ minh họa cho sự lớn mạnh này như sau:
(Trích báo cáo tài chính năm 2007của XN Thiết Bị ĐiệnTử và số liệu trên báo cáo
kết quả hoạt động kinh doanh của những năm trước)
Biểu 1
Chỉ tiêu

Đơn

vị 2005

tính
1. Doanh thu Tỷ đồng
2. Nộp NS
Triệuđồng
3. Lãi
Triệuđồng
4.Thu nhập 1000 đ

3,7

265
150
660

2006
KH
6,3
224
185
700

TH
6,86
545
321,7
725

%
109
243
174
104

2007
KH
7,4
550
365
720

TH
8,6
571
531
1107

%
116
128
145
163

BQ
Qua bảng phân tích trên ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của XN kỳ thực
hiện năm 2007 tăng so kỳ thực hiện năm 2006 trên 1.740.000.000 (đ) và tăng so
với kỳ thực hiện năm 2005 là 4.900.000.000 (đ).
Các chỉ tiêu trong bảng đều tăng cao :
Kỳ kế hoạch năm 2007 đề ra là 7.400.000.000 (đ),XN đã vượt mức kế
hoạch là 8.600.000.000 (đ) ,tăng so kỳ kế hoạch là : 1.200.000.000 (đ).Điều này đã
chứng tỏ XN đã cố gắng giảm tối thiểu chi phí để có doanh thu cao nhất,XN đã cải
tiến dây chuyền sản xuất, nâng cao trình độ quản lý,việc doanh thu của XN tăng
đồng thời các khoản phải nộp ngân sách nhà nước tăng cụ thể là năm 2006 :
545.000.000 (đ), năm 2007 : 571.000.000 (đ).


Để đạt được những kết quả trên là một quá trình là cả một quá trình phấn
đấu bền bỉ và sáng tạo không ngừng của tập thể, cán bộ công nhân viên của
XN,XN đã thường xuyên đổi mới công nghệ sản xuất cũng như quy mô của XN.
Dự kiến năm 2008 XN sẽ tiếp tục đầu tư năng lực nhằm nâng cao chất lượng và
doanh thu của XN.XN tiếp tục xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng ISO

9001- 2000 cho khối phòng ban trong XN ,cũng như trong chất lượng sản phẩm.
Ngoài ra XN còn đầu tư mở rộng cơ sở vật chất hạ tầng và thiết bị sản xuất.
Lắp ráp mới một máy hàn loại K13517 công nghệ cao của Đức
Xây dựng thêm 1080m2 nhà kho,phân xưởng sản xuất,nhà ăn ca.
Trang bị thêm một xe trở hang 2,5 tấn.
Trong những năm tới XN sẽ cố gắng trở thành nhà cung cấp lớn về hàng điện
tử,điện dân dụng,điện lạnh.. trong nước.
1.2. Nhiệm vụ tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức của XN
1.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất của XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ
XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ được bố trí trên diện tích 1188 m 2
nên việc tổ chức sản xuất kinh doanh được tập trung,đảm bảo cho tiến
hành phân công lao động luân chuyển nhanh gọn ,từ khâu đưa vật liệu đến
khâu tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.
Hiện nay XN đang tiến hành các hoạt động trên lĩnh vực sản xuất và
kinh doanh vật liệu ,linh kiện ,thiết bị điện tử ,điện lạnh .Mỗi một loại sản phẩm
được sản xuất chế biến theo một quy trình công nghệ riêng với nhiều giai đoạn
khác nhau.
1.2.2. Đặc điểm tổ chức XÍ NGHIỆP THIẾT BỊ ĐIỆN TỬ
Là một đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc tổng cục công nghiệp bộ quốc
phòng và kinh tế có đặc điểm :Sản xuất tập trung trên một khu đất rộng ,có diện
tích 1188 m2 nên bộ máy quản lý của XN được tổ chức theo kiểu trực tuyến.Ban
giám đốc lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng phân xưởng sản xuất .Giúp việc
cho giám đốc gồm có các phòng ban nghiệp vụ.


•

Bộ máy quản lý của Xí Nghiệp thiết bị điện tử bao gồm:

-

Ban giám đốc

-

Ban nghiệp vụ
+ Phòng kế toán
+ Phòng thống kê lao động tiền lương kiêm thống kê vật tư sản phẩm
+ Phòng văn thư hành chính kiêm thủ kho

-

Ban kỹ thuật
+ Tổ KCS
+ Tổ bảo hành sửa chữa
Phân xưởng sản xuất CKD
Phân xưởng sản xuât SKD
a) Mô hình tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp thiết bị điện tử.
Sơ đồ khối về cơ cấu tổ chức của xí nghiệp thiết bị điện tử


Ban giám đốc
Ban kỹ thuật

Ban nghiệp vụ

Phòng
kế toán

Thống

kê lao
động
tiền
lương
kiêm
thống kê
vật tư
sản
phẩm
Phân
xưởng
sản xuât CKD

Văn
thư
hành
chính
kiêm
thủ kho

Tổ
KCS

Tổ bảo
hành
sửa
chữa

Tổ
nghiên

cứu
chất
lượng
sản
phẩm

Phân xưởng
sản xuât SKD

Sơ đồ bộ máy quản lý của xí nghiệp
Xí nghiệp có một ban giám đốc gồm 4 người:
-

Đứng đầu là một giám đốc phụ trách chung công việc sản xuất, kinh doanh

của xí nghiệp.
-

Một phó giám đốc phụ trách tài chính

-

Một phó giám đốc phụ trách về tổ chức nhân sự và hành chính.

-

Một phó giám đốc phụ trách về kinh doanh.

Xí nghiệp có 2 văn phòng và 2 phân xưởng sản xuất
-

Ban nghiệp vụ

-

Ban kỹ thuật

-

Phân xưởng sản xuất CKD

-

Phân xưởng sản xuất SKD


b) Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Trước hết do giám đốc là người đại diện cho xí nghiệp chịu trách nhiệm toàn bộ
hoặt động của xí nghiệp và thực hiện nghị quyết tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ
chức bộ máy của xí nghiệp. Để thực hiện nhiệm vụ được giao một cách có hiệu
quả, giám đốc xí nghiệp có quyền hạn và chịu trách nhiệm hạch toán trước cấp
trên về mọi mặt như: công tác quản lý, lao động tiền lương, kí kết hợp đồng…
Chính vì vậy, các ban phân xưởng phải trực tiếp giúp việc cho ban giám đốc
tương đương với chức năng của mình:
Ban nghiệp vụ (có 4 người) có nhiệm vụ:
-

Quản lý và hạch toán hợp lý lao động tiền lương trong xí nghiệp

-

Lập báo cáo tài chính nộp lên cho giám đốc và các cấp quản lý cao hơn

-

Đề xuất kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn

Ban kỹ thuật (có 3 tổ) có nhiệm vụ:
-

Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng

-

Bảo hành và sửa chữa sản phẩm khi có vấn đề về kỹ thuật xảy ra đối với

sản phẩm
-

Nghiên cứu, nghiệm thu sản phẩm hoàn thành về mặt chất lượng

Phân xưởng sản xuất CKD: Có nhiệm vụ sửa và cắt chân linh kiện (ở dạng IKD),
kiểm tra và chuyển sang bộ phận kiểm tra (check) bằng hệ thống thiết bị đo vi
mạch do một kỹ sư điều khiển.
Phân xưởng sản xuất SKD: SKD là một bộ phận kỹ thuật qua các công đoạn từ
chỉnh nguồn, tuyến tính, sạch màu, cân bằng trắng, đóng vỏ sau bằng những máy
móc, thiết bị hiện đại để làm sao có độ nét, độ sáng tối, độ nhạy cao đạt tiêu chuẩn
chất lượng quốc tế. Vì vậy nhiệm vụ, chức năng của phân xưởng sản xuất SKD
phải đảm bảo chất lượng của sản phẩm trước khi được đem vận hành thử. Khi sản
phẩm đã thử đủ thời gian chạy thử(chạy nóng trên 2 giờ) thì một kỹ sư thuộc phân

xưởng phải kiểm tra lại trước khi máy (sản phẩm) được đóng gói, niêm phong,
phải niêm phong và đóng ghim sản phẩm qua 3 lớp bao bì: Trong cùng là túi


polyete, ở giữa là lớp xốp dày ở bên ngoài cùng là lớp vỏ bìa cứng năm lớp giấy
ngoại cẩn thận.
Như vậy phân xưởng sản xuất co nhiệm vụ trực tiếp sản xuất sản phẩm theo đúng
kế hoạch.
c)

Mối quan hệ giữa các phòng ban

Các phòng ban có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cụ thể là:
+ Quan hệ giữa các phòng ban với nhau là quan hệ hợp tác, phối hợp để giải quyết
công việc một cách đầy đủ và chu đáo, đó là mối quan hệ ngang trong công tác
hàng ngày. Các nhân viên của phòng trực tiếp quan hệ với nhau để giải quyết
những vướng mắc, trưởng phòng và nhân viên thống nhất trao đổi giải quyết.
Trường hợp trưởng phòng không giải quyết được thì báo cáo lên giám đốc công ty
xem xét giải quyết các trường hợp, các trưởng phòng phải chịu sự phán quyết đó.
+ Quan hệ giữa các phòng ban với các phân xưởng: Đây là mối quan hệ chỉ đạo
hướng dẫn giúp đỡ cơ sở thực hiện theo đúng yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ, mối
quan hệ này nhằm làm tốt các công tác quản lý hoặt động sản xuất kinh doanh của
các phân xưởng, các phòng ban có thể yêu cầu các phân xưởng thực hiện đúng
theo chế độ, các nguyên tắc chuyên môn, nghiệp vụ quản lý theo chế độ thường
xuyên hoặc định kỳ
+ Quan hệ giữa các phòng ban với ban giám đốc xí nghiệp
Đây là mối quan hệ giữa lãnh đạo theo chức năng, nhiệm vụ của mình, các phòng
ban phai chuẩn bị đầy đủ cơ sở lý luận về chế độ nguyên tắc về các vấn đề trong
công ty nhằm nâng cao hiệu quả trong công ty ngày càng lớn mạnh.
Phần 2: Nghiệp vụ hạch toán kế toán tại xí nghiệp thiết bị điện tử- công ty

điện tử SAO MAI
1. Những vấn đề chung về hạch toán kế toán tại xí nghiệp thiết bị điện tửcông ty điện tử SAO MAI
1.1 Hình thức kế toán và tổ chức hạch toán tại xí nghiệp


1.1.1 Tổ chức chứng từ kế toán
Xí nghiệp sử dụng các chứng từ theo mẫu thống nhất của bộ tài chính quy
định như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn
GTGT, các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển, bốc dỡ hàng…
Ngoài ra còn một số chứng từ của XN như phiếu đề nghị xuất nhập vật tư,
hàng hóa.
1.1.2 Tổ chức tài khoản kế toán
Nhìn chung XN sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định chung. Có một
số tài khoản TK6277, TK6278. TK1541, TK1548… được chi tiết thêm tiểu
khoản để giúp cho công tác tập hợp chi phí cụ thể hơn.
1.1.3 Tổ chức sổ sách kế toán
Với các nghiệp vụ thu,chi tiền mặt,nhập,xuất,tồn kho…diễn ra thường xuyên
,quy mô sản xuất nhỏ nhưng số lượng tài khoản sử dụng tương đối nhiều nên XN
tổ chức ghi sổ theo hình thức chứng từ nghi sổ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Bước 1: Hàng ngày,căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra,được dùng làm căn cứ ghi sổ ,kế toán lập
chứng từ ghi sổ.Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
,sau đó dùng để ghi vào Sổ cái.Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng
từ ghi sổ được dùng để làm Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Bước 2 : Cuối tháng ,phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế,tài
chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ ,tính ra tổng phát sinh
Nợ ,Tổng phát sinh bên Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ cái.Căn cứ vào Sổ
cái lập bảng cân đối số phát sinh.

Bước 3: Sau khi đối chiếu khớp đúng,số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng Tổng Hợp
Chi Tiết (được lập từ các sổ ,thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo Tài
Chính.


Quan hệ đối chiếu ,kiểm tra phải đảm bảo Tổng phát sinh Nợ và phát sinh
Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân Đối số phát sinh phải bằng nhau và
bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.Tổng số dư Nợ và
Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân Đối số phát sinh phải bằng
nhau ,và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư
của từng tài khoản tương ứng trên Bảng Tổng hợp chi tiết.
a. Sơ đồ trình tự kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ


Chứng từ gốc: phiếu
xuất kho,bảng chấm
công,phiếu thu,phiếu
chi……..
Sổ quỹ

Sổ Đăng ký
chứng từ ghi sổ

Bảng Tổng
Hợp Chứng từ

Sổ,Thẻ chi tiết
TK:
621,622,627..

Chứng Từ ghi sổ

Sổ Cái TK:
621,622,627,154..
….

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Ghi hàng ngày
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng

Báo cáo chi
phí sản xuất


Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã có nhiều sản phẩm phần mền
kế toán hiện nay XN đang áp dụng phần mềm kế toán máy do Công ty sản xuất và
thương mại ABC cung cấp,phần mềm đã giúp kế toán tiện lợi hơn rất nhiều trong
công tác ghi chép.
1.1.4 Tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán trên vi tính
1.1.4.1 Tổ chức khai báo ban đầu
Trong điều kiện hội nhập ngày càng cao với nền kinh tế khu vực và thế
giới để đáp ứng nhu cầu sản xuất ,quản lý sản xuất ngày nay hầu hết các doanh
nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán.
Để đưa phần mềm kế toán vào sử dụng, một trong những công việc đầu
tiên cần phải làm là khai báo hệ thống danh mục.Danh mục là một tập hợp dữ liệu
dùng để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫm các đối tượng thông qua

việc mã hóa các đối đó .Mỗi danh mục bao gồm nhiều danh điểm trong đó một
danh điểm là đối tượng cụ thể cần quản lý.Đối với kế toán tập hợp chi phí sản xuất
và tính giá thành thì liên quan hầu hết các danh mục ,các danh mục liên uan trực
tiếp như: danh mục đối tượng chi phí,danh mục TSCĐ ,danh mục vật tư,danh mục
các khoản mục, danh mục kho….
1.1.4.2 Tổ chức mã hóa các đối tượng
Mã hóa là cách thức thể hiện việc phân loại gắn ký hiệu ,xếp lớp các
đối tượng cần quản lý.Mã hóa được sử dụng trong tất cả các hệ thống thông
tin,đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán.Mã hóa các đối tượng cho phép
nhận diện,tìm kiếm nhanh chóng,không nhầm lẫn các đối tượng trong quá
trình xử lý thông tin tự động,mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý,tăng độ
chính xác,giảm thưoif gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ.Trong kế toán tập
hợp chi phí sản xuất và tính giá thành thì danh mục trước tiên cần phải mã
hóa để quản lý danh mục là đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản
xuất.Nhập danh mục đối tượng chi phí sản xuất bằng các hệ thống danh


mục chọn danh mục “đối tượng chi phí” mở cửa sổ dùng để cập nhật danh
mục,nhấn nút “thêm” sau đó nhập tên đối tượng chi phí cần quản lý.
1.1.4.3 Tổ chức nhập dữ liệu:
Các tài liệu gốc được cập nhật vào máy tính thông qua thiết bị nhập và
được lưu giữ trên thiết bị nhớ ở dạng tệp tin dữ liệu chi tiết,từ các tệp dữ liệu chi
tiết được chuyển vào các tệp sổ cái để hệ thống hóa các nghiệp vụ theo từng đối
tượng quản lý. Định kỳ các sổ cái sẽ được xử lý để lập báo cáo kế toán.
Quy trình xử lý hệ thống hóa thong tin trong hệ thống kế toán tự động qua sơ đồ:
1.1.4.4 Trình tự ghi sổ,hệ thống sổ sách trong kế toán máy
Hệ thống sổ kết toán tổng hợp và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán xác định
hình thức kế toán ,mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ và trình tự thông tin kế
toán khác nhau .Trong điều kiện hiên tại thì XN đang sử dụng hình thức chứng từ
ghi sổ có nhiều đặc điểm thuận lợi cho quá trình thực hiên trên máy.

Để xử lý dữ liệu người lập trình có thể thực hiện bằng nhiều cách ,thông
thường có hai cách :Xử lý theo lô và xử lý trực tiếp.
+ Đối với hình thức xử lý trực tiếp:tất cả các dữ liệu được cập nhật và lưu trữ
trong một tệp duy nhất,từ tệp dữ liệu gốc này chương trình cho phép lập sổ cái,sổ
chi tiết và các báo cáo kế toán,in xem các sổ kế toán của từng hình thức yêu cầu
của người dùng,nếu chọn hình thức chứng từ ghi sổ thì chương trình cho phép in
ra sổ cái các tài khoản và bảng tổng hợp kế toán.


Trình tự ghi sổ kế toán trong kế toán máy
Chứng từ ban đầu

Nhập dữ liệu vào
máy tính

Xử lý tự động
theo chương trình

Số kế toán
tổng hợp

Sổ kế toán chi tiết

Các báo cáo
kế toán


Quy trình xử lý hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động
Chứng từ kế
toán

Nhập dữ liệu

Tệp số liệu chi
tiết

Tệp sổ cái

Tự động chuyển sổ

Tệp số liệu tổng
hợp tháng

Tổng hợp số liệu cuối tháng

Báo cáo kế toán ,sổ sách kế toán


1.2 Đặc điểm công tác kế toán của Xí nghiệp
1.2.1 Sơ đồ khối và mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán
Bộ máy kế toán của XN là cơ quant ham mưu cho giám đốc XN về
công tác tài chính – kế toán,đồng thời phản ánh kịp thời chính xác các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng của XN.
Là cơ quan chịu trách nhiệm trước giám đốc XN, cơ quan tài chính
cấp trên,pháp luật về thực hiện các nghiệp vụ tài chính kế toán của XN.
Xuất phát từ quy mô sản xuất kinh doanh và chức năng nhiệm vụ cụ thể của XN
cũng như tầm quan trọng và mối quan hệ mật thiết với các phòng ban,chính vì vậy
cần phải tổ chức bộ máy kế toán của XN và vấn đề sắp xếp nhân sự cũng như việc
bố trí,sắp xếp hợp lý công việ của từng người cũng như mối quan hệ giữa các bộ
phận kế toán có tính chất quyết định tới chất lượng kế toán .

Do XN là doanh nghiệp nhà nước nên tổ chức bộ máy của xí nghiệp theo
mô hình tập chung,bộ máy kế toán của XN được tổ chức theo hình thức hỗn
hợp.Ta có thể thấy cơ cấu và tổ chức hoạt động của bộ máy kế toán XN qua sơ đồ
sau.
Sau đây là mô hình bộ máy kế toán của xí nghiệp thiết bị điện tử :
Sơ đồ bộ máy kế toán của XN
Kế Toán Trưởng

Kế toán vật tư
kiêm kế toán
ngân hàng

Kế toán thành
phẩm kiêm kế
toán thuế

Phòng kế toán của XN gồm 4 người :

Thủ Quỹ


-

1 Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp.

-

1 Kế toán viên vật tư kiêm kế toán ngân hàng.

-

1 Kế toán viên tiêu thụ thành phẩm kiêm kế toán thuế và công nợ.

-

1 Thủ kho kiêm thủ quỹ phụ trách tài chính.

1.2.2 Quyền hạn và nhiệm vụ của từng bộ phận.
Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm về tài chính của XN,là người
tham mưu cho giám đốc trong công tác tổ chức hệ thống kế toán của toàn XN
cũng như trong việc ra quyết định về tài chính ,đồng thời kế toán trưởng còn có
trách nhiệm tổ chức chỉ đạo,đôn đốc kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của các
nhân viên trong phòng,Chịu trách nhiệm trước giám đốc, cơ quan cấp trên và nhà
nước về số liệu báo cáo tài chính.
Kế toán vật tư kiêm kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình
nhập,xuất,tồn kho vật tư,vật liệu của XN,ngoài ra còn có nhiệm vụ theo dõi tiền
gửu ngân hàng của XN.
Kế toán tiêu thụ thành phẩm kiêm kế toán thuế và công nợ; Có
nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập kho và tiêu thụ thành phẩm ,các khoản phải thu,
phải trả của XN.
Thủ kho kiêm thủ quỹ phụ trách tài chính: Có nhiệm vụ theo dõi tình
hình xuất kho vật tư xuống các phân xưởng sản xuất và thành phẩm xuất bán cho
khách hàng của XN,ngoài ra còn có nhiệm vụ quản lý thu,chi tiền mặt của XN.
1.2.3 Quan hệ của phòng kế toán trong bộ máy quản lý của XN
• Đối với ban Giám Đốc : Phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban
Giám Đốc về mọi mặt.Bộ phận kế toán cung cấp thông tin làm căn cứ để
tổng hợp và tính thuế,kiểm tra và chỉ đạo theo yêu cầu quản lý chung của
cơ quan nhà nước
• Đối với phòng Văn thư hành chính: Phòng kế toán cung cấp cho phòng văn
thư hành chính về việc thanh toán tiền lương ,các khoản phụ cấp,các chế độ

về BHXH… đồng thời phòng văn thư cung cấp cho phòng kế toán các văn
bản liên quan về lao động,ăn ca ,các chế độ khác đối với người lao động


dựa vào đó kế toán tính lương cho người lao động,ngoài ra phòng còn cung
cấp các báo cáo liên quan tới công tác kế toán.
• Phòng ban kỹ thuật: Phòng kế toán cung cấp cho phòng ban kỹ thuật các tài
liệu về tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế,kỹ thuật chủ yếu, Phòng ban
kỹ thuật cung cấp cho phòng kế toán các thông số về kỹ thuật,để đánh giá
chất lượng sản phẩm ,giúp cho kế toán đánh giá công tác sản xuất của XN.