Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở “công ty TNHH đầu tư DV vận tải hải minh

MỤC LỤC

i


DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ hạch toán các khoản phải trả người lao động
Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương
Sơ đồ 1.3 : Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký chung
Sơ đồ 1.4 : Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Sơ đồ 1.5 : Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
Sơ đồ 1.6 : Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức Chứng từ - Ghi sổ
Sơ đồ 1.7 : Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán trên máy vi tính
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại công ty
Bảng số 1.1 : Bảng chấm công
Biểu số 1.2 : Bảng thanh toán tiền lương
Biểu số 1.2 : Phiếu chi
Biểu số 1.3 : Sổ Nhật ký chung
Biểu số 1.4 : Sổ Nhật ký – chi tiền
Biểu số 1.5 : Sổ cái TK334
Biểu số 1.6 : Sổ cái TK338

ii


LỜI MỞ ĐẦU
Trong quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một bộ phận quan trọng. Nó
giữ một vai trò tích cực trong quản lý, là công cụ của người quản lý nhằm điều
hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh, cũng như quản lý vĩ mô

của nhà nước. Kế toán tiền lương là một khâu quan trọng trong việc tổ chức
công tác kế toán. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động để
tái sản xuất sức lao động và là đòn bẩy để thúc đẩy nền kinh tế phát triển.Yếu tố
con người trong mọi thời đại luôn là nhân tố để phát triển, con người sống
không thể không lao động. Ở các doanh nghiệp trong chiến lược kinh doanh của
mình yếu tố con người luôn được đặt lên vị trí hàng đầu. Người lao động chỉ
phát huy hết khả năng của mình khi sức lao động mà họ bỏ ra được đền bù xứng
đáng dưới dạng tiền lương. Gắn với tiền lương là các khoản trích theo lương bao
gồm: Quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ các quỹ thể hiện sự quan tâm của toàn
xã hội đối với người lao động.
Tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những vấn đề
không chỉ người lao động mà cả doanh nghiệp quan tâm. Vì vậy, hạch toán phân
bổ chính xác tiền lương sẽ giúp doanh nghiệp tính đúng chi phí giá thành sản
phẩm, tính đúng tính đủ và thanh toán kịp thời tiền lương cho người lao động, sẽ
kích thích người lao động phát huy tính sáng tạo, nhiệt tình, hăng say lao động.
Từ đó giúp doanh nhiệp hoàn thành kế hoạch sản xuất, tăng năng suất lao động,
hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích lũy và nâng cao đời sống cho
công nhân viên.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên em đã lựa chọn đề tài
“Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở “Công ty TNHH Đầu
tư DV vận tải Hải Minh”. Trong thời gian thực tập và làm báo cáo thực tập tại
“Công ty TNHH Đầu tư DV vận tải Hải Minh”, em đã có cơ hội và điều kiện
được tìm hiểu và nghiên cứu thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương tại công ty. Nó đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố và mở mang
hơn cho em những kiến thức em đã được học tại trường mà em chưa có điều
kiện được áp dụng thực hành.
1


1.

Tính cấp thiết của đề tài
Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, tiền lương là một phần

không nhỏ của chi phí sản xuất. Nếu doanh nghiệp vận dụng chế độ tiền lương
hợp lý sẽ tạo động lực tăng năng suất lao động. Tiền lương có vai trò tác dụng là
đòn bẩy kinh tế tác động trực tiếp đến người lao động. Chi phí nhân công chiếm
tỉ trọng tương đối lớn trong tổng số chi phí sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần phải tăng cường công tác quản lý lao động,
công tác tiền lương và các khoản trích theo lương một cách chính xác, kịp thời.
Đối với người lao động, tiền lương có một ý nghĩa vô cùng quan trọng
bởi nó là nguồn thu nhập chủ yếu giúp cho họ đảm bảo cuộc sống của bản than
và gia đình. Vì vậy, việc xây dựng tháng lương, bảng lương, lựa chọn các hình
thức trả lương hợp lý để sao cho tiền lươg vừa là khoản thu nhập để người lao
động đảm bảo nhu cầu cả vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lương trở
thành động lực thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần trách
nhiệm hơn với công việc thực sự là việc làm cần thiết.
2.

Mục tiêu nghiên cứu

-

Mục tiêu chung:
Nghiên cứu thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích

theo lương ở công ty TNHH Đầu tư DV vận tải Hải Minh, từ đó hiểu sâu hơn về
lý thuyết và có cái nhìn thực tế hơn về kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương.
-

Mục tiêu cụ thể:
+ Để vận dụng những lý thuyết đã tiếp thu được ở trường, lớp vào thực tiễn

nhằm mở rộng và nâng cao những kiến thức đã học
+ Tìm hiểu cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương
+ Phản ánh thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại
công ty đó, đưa ra nhận xét chung và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện
công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.

2


3.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu chính là tiền lương và các
khoản trích theo lương của công ty TNHH Đầu tư DV Vận tải Hải Minh
- Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản
trích theo lương tại công ty TNHH Đầu tư DV Vận tải Hải Minh.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập này, em sử dụng các phương pháp
sau:
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp phân tích kinh doanh
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp hạch toán kế toán

Ngoài ra em còn sử dụng một số phương pháp kinh tế khác.
5. Kết cấu của chuyên đề
Chuyên đề gồm có 3 chương:
• Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán lao động, tiền lương và các khoản
trích theo lương.
• Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương tại công ty TNHH Đầu tư DV Vận tải Hải Minh
• Chương 3: Biện pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương tại công ty TNHH Đầu tư Dịch vụ vận tải Hải Minh.

3


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN LAO ĐỘNG, TIỀN
LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.1 Tổng quan về tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh
nghiệp.
1.1.1

Khái niệm tiền lương.
Sự phức tạp về tiền lương đã thể hiện ngay trong quan điểm triết lý về tiền

lương. Trên thực tế, khái niệm và cơ cấu tiền lương rất đa dạng ở các nước trên
thế giới:
Ở Pháp: “ Sự trả công được hiểu là tiền lương, hoặc lương bổng cơ bản,
bình thường hay tối thiếu và mọi thứ lợi ích, được trả trực tiếp hay gián tiếp
bằng tiền hay hiện vật, mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo
việc làm của người lao động”.
Ở Nhật Bản: “ Tiền lương là thù lao bằng tiền mặt và hiện vật trả cho
người làm công một cách đều đặn, cho thời gian làm việc hoặc cho lao động

thực tế, cùng với thù lao cho khoảng thời gian không làm việc, như là nghỉ mát
hàng năm, các ngày nghỉ có hưởng lương hoặc nghỉ lễ. Tiền lương không tính
đến những đóng góp của người thuê lao động đối với bảo hiểm xã hội và quỹ
hưu trí cho người lao động và phúc lợi mà người lao động được hưởng nhờ có
những chính sách này. Khoản tiền được trả khi nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp
đồng lao động cũng không được coi là tiền lương”.
Ở Việt Nam cũng có nhiều định nghĩa về tiền lương nhưng định nghĩa nêu
sau đây được nhiều người thừa nhận hơn cả : “ Tiền lương là giá cả sức lao
động được hình thành theo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng
lao động phù hợp với các quan hệ và các quy luật trong nền kinh tế thị
trường.”
Nói cách khác, tiền lương là số tiền mà người lao động nhận được từ
người sử dụng lao động thanh toán tương đương với số lượng và chất lượng lao
động.

4


1.1.2 Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp có quyền lựa chọn hình thức trả lương theo thời gian , sản
phẩm hoặc khoán, có thể trả bằng tiền mặt hoặc trả qua tài khoản cá nhân của
người lao động được mở tại ngân hàng sao cho phù hợp tính chất công việc của
doanh nghiệp mình.
a.

Hình thức trả lương theo thời gian
Hình thức này được áp dụng chủ yếu đối với những người làm công tác

quản lý (nhân viên văn phòng, nhân viên quản lý doanh nghiệp,…) hoặc công
nhân sản xuất thì chỉ áp dụng ở những bộ phận bằng máy móc là chủ yếu, hoặc

những công việc không thể tiến hành định mức theo một cách chặt chẽ và chính
xác hoặc vì tính chất của sản xuất đó mà nếu trả theo sản phẩm thì sẽ không đảm
bảo được chất lượng sản phẩm , không đem lại hiệu quả thiết thực.
Để trả lương theo thời gian người ta căn cứ vào 3 yếu tố :
-

Ngày công thực tế của người lao động

-

Đơn giá tiền lương tính theo ngày công

-

Hệ số tiền lương ( hệ số cấp bậc )

*Cách tính lương theo thời gian
1. Lương tháng = Lương + Phụ cấp( nếu có)/ Ngày công chuẩn của tháng
x Số ngày làm việc thực tế
Theo cách này lương tháng là con số cố định, chỉ giảm xuống khi người
lao động nghỉ không hưởng lương. Với hình thức trả lương này người lao động
không hề băn khoăn về mức thu nhập của mình trong mỗi tháng bởi số tiền trừ
cho mỗi ngày công không lương là cố định, nghỉ bao nhiêu ngày thì họ bị trừ
bấy nhiêu tiền, trong trường hợp không có biến động về lương và ngược lại
tháng này đi làm đủ ngày theo quy định thì hưởng đủ mức tiền lương.
( Ngày công chuẩn của tháng là ngày làm việc trong tháng không bao gồm
các ngày nghỉ: ví dụ như công ty quy định được nghỉ chủ nhật.)
2/ Lương tháng = Lương + Phụ cấp(nếu có)/26 x ngày công thực tế làm việc.
( Doanh nghiệp tự quy định 26 hay 24 ngày)

5


Theo cách này lương tháng không là con số cố định vì ngày công chuẩn
hàng tháng khác nhau. Với hình thức trả lương này khi nghỉ không hưởng lương
người lao động cần cân nhắc nên nghỉ tháng nào để làm sao thu nhập của họ ít
ảnh hưởng nhất, điều này có thể ảnh hưởng tới tình hình sản xuất của doanh
nghịêp khi nhiều nhân viên cùng chọn nghỉ vào những tháng có ngày công
chuẩn lớn nhằm giảm thiểu tiền công bị trừ
b. Hình thức trả lương theo sản phẩm
Khác với hình thức trả lương theo thời gian, hình thức trả lương theo sản
phẩm thực hiện việc tính trả lương cho người lao động theo số lượng và chất
lượng công việc đã hoàn thành. Đây là hình thức trả lương gắn chặt năng suất
lao động với thù lao lao động, có tác dụng khuyến khích người lao động năng
cao năng suất lao động, nhằm góp phần tăng sản phẩm.
*Cách tính lương theo sản phẩm
Lương sản phẩm = Sản lượng sản phẩm x Đơn giá sản phẩm
1.1.3. Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, quỹ BHTN và kinh phí công
đoàn.
a. Quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền lương tính theo số người lao động của doanh
nghiệp , do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lương. Trong kế toán và
phân tích kinh tế, tiền lương được chia làm hai loại : tiền lương chính và tiền
lương phụ.
- Tiền lương chính: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian
công nhân viên thực hiện nhiệm vụ chính của họ, bao gồm tiền lương trả theo
cấp bạc và các khoản phụ cấp kèm theo lương như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp
khu vực, phụ cấp thâm niên,…
- Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian
người lao động thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời

gian công nhân viên nghỉ ngơi theo chế độ được hưởng lương như đi nghỉ phép,
nghỉ vì ngừng sản xuất, đi học, đi họp,…

6


Việc phân chia tiền lương chính, tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng trong
công tác kế toán tiền lương và phân tích khoản mục chi phí trong giá thành sản
phẩm. Trong công tác kế toán, tiền lương chính của công nhân sản xuất thường
được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm. Tiền
lương phụ thường được phân bổ cho từng loại sản phẩm căn cứ theo tiền lương
chính.
c.

Các khoản trích theo lương

*Quỹ Bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại Điều 3 Luật BHXH: BHXH là sự đảm bảo hay bù đắp
một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm
đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết,
trên cơ sở đóng góp quỹ BHXH.
Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy định là trên
tiền lương phải trả người lao động trong kỳ. Theo chế độ hiện hành, hàng tháng
doanh nghiệp tiến hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 26% trên tổng số tiền
lương thực tế phải trả người lao động trong tháng, trong đó: 18% tính vào chi
phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 8% trừ vào lương
của người lao động.
Quỹ BHXH được trích lập tạo ra nguồn vốn tài trợ cho người lao động
trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. Thực chất của BHXH là
giúp mọi người đảm bảo về mặt xã hội để người lao động có thể duy trì và ổn

định cuộc sống khi gặp khó khăn, rủi ro khiến họ bị mất sức lao động tạm thời
hay vĩnh viễn.
Tại doanh nghiệp, hàng tháng doanh nghiệp trực tiếp chi trả BHXH cho
người lao động ốm đau, thai sản trên cơ sở các chứng từ hợp lệ. Cuối tháng,
doanh nghiệp phải quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH.
*Quỹ Bảo hiểm Y tế
BHYT là một khoản trợ cấp cho việc phòng chữa bệnh, chăm sóc sức
khỏe cho người lao động. Cơ quan bảo hiểm sẽ thanh toán về chi phí khám chữa

7


bệnh theo tỷ lệ nhất định mà Nhà nước quy định cho những người đã tham gia
đóng bảo hiểm.
Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền
lương phải trả người lao động trong kì. Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp
trích quỹ BHYT theo tỷ lệ 4,5% trên tổng số tiền lương thực tế phải trả người
lao động trong tháng, trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các
đối tượng sử dụng lao động , 1,5% trừ vào lương của người lao động.
Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng
góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành, toàn bộ
quỹ BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn chuyên trách quản lý và trợ cấp
cho người lao động thông qua mạng lưới y tế.
*Kinh phí công đoàn
Kinh phí công đoàn là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ quy định trên
tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp
nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động, đồng thời duy
trì hoạt động của công đoàn tại doanh nghiệp.
Theo chế độ hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp trích 2% kinh phí công
đoàn trên tổng số tiền lương thực tế phải trả người lao động trong tháng và tính

toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động.
Toàn bộ số kinh phí công đoàn trích được một phần nộp lên cơ quan công
đoàn cấp trên, một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công
đoàn tại doanh nghiệp. Kinh phí công đoàn được trích lập để phục vụ chi tiêu
cho hoạt động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi cho người
lao động.
*Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp
Bảo hiểm thất nghiệp là khoản tiền được trích để trợ cấp cho người lao
động bị mất việc làm. Theo Điều 81 Luật BHXH, người thất nghiệp được hưởng
bảo hiểm thất nghiệp khi có đủ các điều kiện sau đây:
- Đã đóng BHTN đủ 12 tháng trở lên trong thời gian 24 tháng trước khi
thất nghiệp.
8


- Đã đăng ký thất nghiệp với tổ chức BHXH.
- Chưa tìm được việc làm sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp.
Theo Điều 82 Luật BHXH, mức trợ cấp thất nghiệp hàng tháng bằng 60%
mức bình quân tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN của 6 tháng liền kề
trước khi thất nghiệp.
Nguồn hình thành quỹ BHTN như sau:
- Người lao động đóng bằng 1% tiền lương, tiền công tháng đóng
BHTN.
- Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng
đóng BHTN của những người tham gia BHTN.
- Hàng tháng, Nhà nước hỗ trợ từ ngân sách bằng 1% quỹ tiền lương,
tiền công tháng đóng BHTN của những người tham gia BHTN và mỗi năm
chuyển 1 lần.
Vậy tỉ lệ trích lập BHTN của doanh nghiệp là 2%, trong đó người lao
động chịu 1% và doanh nghiệp chịu 1% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

trong kỳ.
1.1.4. Một số chế độ khác khi tính lương
Ngoài tiền lương thì tiền thưởng cũng là một coong cụ kích thích người
lao động rất quan trọng. Thực chất tiền thưởng là một khoản tiền bổ sung cho
tiền lương nhằm quán triệt hơn nguyên tắc phân phối theo lao động. Thông qua
tiền thưởng, người lao động được thừa nhận trước doanh nghiệp và xã hội về
những thành tích của mình, đồng thời nó cổ vũ tinh thần cho toàn bộ doanh
nghiệp phấn đấu đạt nhiều thành tích trong công việc.
Có rất nhiều hình thức thưởng, mức thưởng khác nhau, tất cả phụ thuộc
vào tính chất công việc lẫn hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.
Để phát huy tác dụng của tiền thưởng thì doanh nghiệp cần phải thực hiện chế
độ trách nhiệm vật chất đối với những trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ,
gây tổn thất cho doanh nghiệp.
Ngoài tiền thưởng ra thì trợ cấp ( hỗ trợ điện thoại, hỗ trợ xăng xe, tiền ăn
trưa, khoản công tác phí, tiền thưởng doanh số,…) và các khoản thu khác ngoài
9


lương cũng có tác dụng lớn trong việc khuyến khích lao động. Khuyến khích vật
chất và tinh thần đối với người lao động là một nguyên tắc hết sức quan trọng
nhằm thu hút và tạo động lực mạnh mẽ cho người lao động trong quá trình lao
động. Tuy nhiên, không nên quá coi trọng việc khuyến khích đó mà phải kết hợp
chặt chẽ thưởng phạt phân minh thì động lực tạo ra mới thực sự mạnh mẽ.
1.2. Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh
nghiệp.
1.2.1. Nhiệm vụ của tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương trong doanh nghiệp.
Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động, tiền lương có hiệu quả, kế
toán lao động, tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện các nhiệm
vụ sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ số lượng, thời
gian, chất lượng và kết quả lao động. Tính đúng và thanh toán kịp thời, đầy đủ
tiền lương và các khoản lien quan khác cho người lao động trong doanh nghiệp.
Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế
độ về lao động, tiền lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương.
- Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy
đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương. Mở sổ thẻ kế toán và
hạch toán lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp.
- Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương, các
khoản theo lương vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử
dụng lao động.
- Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền
lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh
nghiệp.

10


1.2.2. Tổ chức kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
trong doanh nghiệp
1.2.2.1. Hạch toán số lượng lao động
Để quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp sử dụng “ Sổ sách
theo dõi lao động của doanh nghiệp” , thường do phòng lao động theo dõi. Sổ
này hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc
và trình độ tay nghề ( cấp bậc kỹ thuật) của công nhân viên. Phòng Lao động có
thể lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm
chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp.
1.2.2.2. Hạch toán thời gian sử dụng lao động
Hạch toán thời gian sử dụng lao động là công việc đảm bảo ghi chép kịp
thời chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế như ngày nghỉ việc,

ngừng việc của từng người lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban
trong doanh nghiệp. Trên cơ sở này để tính lương phải trả cho từng người. Để
hạch toán thời gian sử dụng lao động, kế toán dựa vào chứng từ là “ bảng chấm
công”. Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời
gian lao động trong các doanh nghiệp. Bảng chấm công dung để ghi chép thời
gian làm việc trong tháng thực tế và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong
tổ, đội, phòng, ban,…
1.2.2.3. Hạch toán kết quả lao động
Hạch toán kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn bộ
công tác quản lý và hạch toán lao động ở các doanh nghiệp sản xuất. Công việc
tiến hành là ghi chép chính xác kịp thời số lượng hoặc chất lượng sản phẩm hoặc
khối lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân , tập thể làm căn cứ tính
lương và trả lương chính xác.
Tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp,
người ta sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau để hạch toán kết quả lao động.
Các chứng từ ban đầu được sử dụng phổ biến để hạch toán kết quả lao động là
phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán,…

11


1.2.3. Tổ chức kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
trong doanh nghiệp ( Theo thông tư 200/2014 /TT-BCTC)
1.2.3.1. Chứng từ sử dụng
Mẫu số 01a-LĐTL: Bảng chấm công
Mẫu số 01b-LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ
Mẫu số 02-LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương
Mẫu số 03-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng
Mẫu số 04-LĐTL: Giấy đi đường
Mẫu số 05-LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

Mẫu số 06-LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Mẫu số 07-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Mẫu số 08-LĐTL: Hợp đồng giao khoán
Mẫu số 09-LĐTL: Biên bản thanh lý ( nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
Mẫu số 10-LĐTL: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Mẫu số 11-LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
Các chứng từ trên có thể sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán trực tiếp hoặc làm
cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán.
1.2.3.2. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ,
BHTN, kế toán sử dụng các tài khoản kế toán chủ yếu sau:
- TK334: Phải trả người lao động
- TK338: Phải trả, phải nộp khác
*TK334: Phải trả người lao động
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh
toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lườn, tiền
công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của
người lao động.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK334: phải trả người lao động
- Bên nợ: Phát sinh tăng

12


+ Phản ánh việc thanh toán tiền lương, tiền thưởng, tiền thưởng có tính
chất lương, BHXH và các khoản đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động.
+ Phản ánh các khoản khấu trừ vào lương của người lao động.
- Bên có: Phát sinh giảm
+ Phản ánh tổng số tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phải
trả, phải chi cho người lao động trong kỳ.

-Dư có: Phản ánh phần tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản
khác còn phải trả cho người lao động.
Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ rất cá biệt(nếu có) ,
phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng
và các khoản khác cho người lao động.
Tài khoản 334 được chi tiết làm 2 nội dung: thanh toán lương và thanh
toán các khoản khác.
Tài khoản 334: phải trả người lao động có 2 tài khoản cấp 2:
-

TK334.1: Phải trả công nhân viên: Dùng để phản ánh các khoản phải

trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả của doanh nghiệp về tiền lương,
tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu
nhập của doanh nghiệp.
-

TK334.8: Phải trả người lao động khác: Dùng để phản ánh các khoản

phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động ngoài
công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng(nếu có) có tính chất
về tiền công, và các khoản thu nhập khác thuộc tiền công của ngươi lao động.
*TK338: Phải trả phải nộp khác
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả,
phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác thuộc nhóm TK33( từ
TK331 đến TK337). Tài khoản này cũng được dùng để hạch toán thu nhập trước
về các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và các khoản chênh lệch giá phát
sinh trong giao dịch bán thuê lại tài sản là thuê tài chính hoặc thuê hoạt động.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK338: Phải trả, phải nộp khác
-

Bên nợ:
13


+Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị.
+Số BHXH, BHYT,BHTN,KPCĐ đã nộp cho cơ quản quản lý quỹ bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn.
-Bên có:
+Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc
khấu trừ vào lương của công nhân viên
+Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể
+Số BHXH đã chỉ trả công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán
+Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù
-Số dư bên Có:
+ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã trích nộp cho cơ quan quản lý hoặc kinh phí
công đoàn để lại cho đơn vị chưa chi tiết.
-

Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ: Số dư bên Nợ phản ánh số đã trả, đã

nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH đã chi trả công nhân viên
chưa được thanh toán và KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù.
TK338: Phải trả, phải nộp khác, chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
-TK 3382: Kinh phí công đoàn
-TK 3383: Bảo hiểm xã hội
-TK 3384: Bảo hiểm y tế
-TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệ

14

1.2.3.3. Trình tự hạch toán
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán các khoản phải trả người lao động

15


Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương

1.2.4. Tổ chức sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
trong doanh nghiệp
* Quy định ghi sổ kế toán theo thông tư 200
- Doanh nghiệp được tự xây dựng mẫu sổ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán
nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh
bạch, phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra , dễ kiểm soát và dễ đối chiếu
- Nếu không tự xây dựng được thì có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán được
hướng dẫn trong phụ lục số 4 Thông tư 200 để lập BCTC. Nếu phù hợp với đặc
điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình, cụ thể như sau:
Theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính thì doanh nghiệp có
thể tổ chức sổ kế toán theo 1 trong 5 hình thức sổ kế toán sau:
+ Hình thức Nhật ký chung
+ Hình thức Nhật ký – Sổ cái
16


+ Hình thức chứng từ ghi sổ
+ Hình thức Nhật ký chứng từ
+ Hình thức kế toán trên máy vi tính
*Hình thức Nhật ký chung

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết
ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã
ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung
các nghiệp vụ kinh tế phat sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết. Trường hợp đơn
vị mở các sổ nhật ký đặc biệt (chuyên dùng) thì hàng ngày, căn cứ vào chứng từ
được dùng làm căn cứ ghi sổ ghi nghệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký đặc biệt
lien quan. Định kỳ hoặc cuối tháng tùy khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản ( Sổ cái)
phù hợp sau khi đã loại trừ số trùng lặp. Cuối kỳ lấy số liệu tổng cộng trên các
sổ cái lập bảng cân đối tài khoản.
Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng
tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.

17


Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký chung

18


*Hình thức Nhật ký – Sổ cái
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán
toán ghi vào Nhật ký – Sổ cái, sau đó ghi vào sổ(thẻ) kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khóa sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật
ký-Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết).
Cuối tháng phải khóa sổ và tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng số phát sinh Nợ, tổng số
phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng

cân đối tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng
tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.4:Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái.

19


*Hình thức Chứng từ ghi sổ
Là hình thức kế toán được hình thành sau hình thức Nhật ký chung và Nhật ký –
Sổ cái. Nó tách việc ghi nhật ký với việc ghi sổ cái thành 2 bước công việc độc
lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán, khắc phục những hạn chế
của hình thức Nhật ký – Sổ cái. Đặc trưng cơ bản là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế
toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Chứng từ này do kế toán lập trên cơ sở chứng
từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ của hình thức Chứng từ ghi sổ

20


*Hình thức Nhật ký chứng từ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lất số liệu ghi trực tiếp
vài các Nhật ký chứng từ hay bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật
ký chứng từ được ghi vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào
chứng từ kế toán, vào bảng kê, vào sổ chi tiết. Cuối tháng phải chuyển số liệu
tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí
SXKD phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước
hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả
của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối
tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết.
Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của nhật ký chứng

từ ghi trực tiếp vào sổ cái.

21


Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ

*Hình thức kế toán trên máy vi tính ( Kế toán máy)
Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hình thức kế toán máy trong hạch toán
kế toán. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là công tác kế toán được tiến hành
theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm này được
thiết kế theo nguyên tắc của bốn hình thức kế toán trên, thiết kế theo hình thức
nào thì sẽ sử dụng các loại sổ của hình thức kế toán đó. Với hình thức này kế
toán sẽ không phải tiến hành ghi sổ kế toán theo cách thủ công mà chỉ cần phân
loại, lấy
22


thông tin từ các chứng từ gốc nhập vào phần mềm kế toán, sau đó kiểm tra, phân
tích số liệu trên các sổ tổng hợp, sổ chi tiết, báo cáo tài chính để đưa ra quyết
định phù hợp.
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán máy.

23