Quy trình quản lý kho hàng tại công ty TNHH một thành viên INLACO LOGISTICS

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
KHOA KINH TẾ- BỘ MÔN LOGISTICS

BÁO CÁO
THỰC
TẬP
CƠ SỞ NGÀNH
Tên Đề tài: Quy trình quản lý kho hàng tại công ty TNHH
một thành viên INLACO LOGISTICS

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
SINH VIÊN
LỚP
MÃ SINH VIÊN

: Đỗ Như Quỳnh
: Lê Quang Tuấn
: LQC54-ĐH2
: 51268

Hải Phòng, năm 2015


MỤC LỤC


3

LỜI MỞ ĐẦU
Nước ta đã gia nhập Tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO, đó là điều kiện

thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam hội nhập quốc tế và thu hút vốn đầu tư
nước ngoài vào trong nước. Đây chính là cơ hội cũng như thử thách cho các đơn vị
để khẳng định vị thế của mình trên trường quốc tế. Bên cạnh những thuận lợi trên,
các doanh nghiệp cũng không gặp ít khó khăn vì sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh
nghiệp trong nước và nước ngoài. Với việc hội nhập vào nền kinh tế thế giới, Việt
Nam đã và đang tiếp thu được những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến của
thế giới vào việc phát triển các lĩnh vực đời sống kinh tế – xã hội của đất nước, đặc
biệt là ngành dịch vụ. Các dịch vụ nói chung và dịch vụ logistics nói riêng ngày
càng được hoàn thiện và phát triển, đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu đa dạng và
phong phú về tiêu dùng và sản xuất của cả nước.
Trong thời gian thực tập, được trực tiếp tham quan các doanh nghiệp kinh
doanh dịch vụ logistics cùng với sự hướng dẫn của Ban lãnh đạo Công ty TNHH
MTV INLACO LOGISTICS em đã có được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm để
phục vụ cho công việc của mình sau này. Xuất phát từ tình hình thực tiễn của công
ty cùng với những kiến thức đã thu thập được, em tiến hành nghiên cứu đề tài: Quy
trình quản lý kho hàng và chọn đây làm chuyên đề thực tập của mình.
Kết cấu của bài báo cáo ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phần chính:
• Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH một thành viên INLACO
LOGISTICS.
• Chương 2:Quy trình quản lí kho hàng.
• Chương 3:Những giải pháp và kiến nghị với Công ty TNHH MTV
INLACOLOGISTICS
• Do thời gian nghiên cứu và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế nên bài
báo cáo còn nhiều sai sót. Em rất mong nhận được những góp ý của các thầy
cô giáo.

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH
MTV INLACO LOGISTICS.
1.1 Giới thiệu chung về công ty

4

Công ty TNHH MTV INLACO LOGISTICS được biết đến là một trong
những công ty con – chi nhánh của Công ty Cổ phần Vận Tải Biển và Hợp Tác Lao
Động Quốc Tế - INLACO SAIGON
Tổng công ty: INLACO SAIGON Co., LTD
Trụ sở: 36-38 Nguyễn Trường Tộ, phường 12, quận 4, Tp. Hồ Chí Minh.
Điện thoại: (+848) 3943 3770-76 | Fax: (+848) 3943 3778-80
Công ty INLACO SAIGON được thành lập theo quyết định số 633/QĐTCCB-LĐ ngày 27/2/1995 của Bộ Giao thông Vận tải.
Ngày 12/3/2007, theo quyết định số 532/QĐ-BGTVT của Bộ Giao thông vận
tải, Công ty INLACO SAIGON chính thức chuyển sang hoạt động theo mô hình
công ty cổ phần và được đổi tên thành Công ty cổ phần Vận tải biển và Hợp tác lao
động quốc tế (INLACO SAIGON) và chính thức bắt đầu hoạt động kể từ ngày
01/7/2007.
Công ty INLACO SAIGON là thành viên của:
Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam (VINALINES)
Hiệp hội Đại lý và Môi giới Hàng Hải (VISABA)
Hiệp hội Chủ tàu Việt Nam (VSA)
Hiệp hội Giao nhận và Kho vận Việt Nam (VIFFAS)
Công ty INLACO LOGISTICS được thành lập vào ngày 8/11/2007 để tận
dụng lợi thế và nâng cao hiệu quả kinh doanh trong việc sử dụng nguồn vốn và các
cơ sở hạ tầng hiện có của công ty INLACO SAIGON: bao gồm kho, bãi, container
và đội xe vận chuyển, nguồn nhân lực của bộ phận giao nhận tại Hải Phòng, Hà Nội
và phòng Đại lý.
Địa chỉ: Số 126 Đường Chùa vẽ - P. Đông hải 1, Quận Hải An, Hải Phòng
•

Tên giao dịch: INLACO LOGISTICS

•

Giấy phép kinh doanh: 0204000468 - ngày cấp: 08/11/2007

•

Ngày hoạt động: 01/11/2007

•

Vốn điều lệ: 12.000.000.000 đồng (12 tỉ đồng)

•

Mã số thuế: 0200767765

•

Email:

•

Điện thoại: 3825172 - Fax: 3825171

•

Giám đốc:NGUYỄN TUẤN ANH


5

•

Điện thoại: 0313825172/
1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
Mục tiêu chính của Inlaco Logistics là để duy trì hoạt động logistics hiện sử

dụng kho bãi container tại Hải Phòng, đội xe tải cũng như kết hợp dịch vụ các chi
nhánh để cung cấp dịch vụ logistics đến khách hang trên toàn quốc. INLACO
LOGISTICS chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
- Dịch vụ hàng hải: đại lý tàu, đại lý vận tải biển, vận tải đa phương thức,
cung ứng tàu biển, môi giới
- Kho bãi container, CFS, đội xe vận tải, kho
- Giao nhận và môi giới hàng hóa
- Dịch vụ Door to Door
- Mua bán phụ tùng, thiết bị hàng hải
- Sửa chữa, vệ sinh Container
- Dịch vụ thủ tục Hải quan
- Vận tải đường biển và đường bộ


6

STT
Tên ngành
1
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
2
Vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt và

3
đường bộ
4
Vận tải hàng hóa đường thủy nội địa
5
Kho bãi vã lưu giữ hàng hóa
5
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường thủy
6
Bốc xếp hàng hóa
Hoạt động dịch vụ hỗ tợ khác lien quan đến vận tải
Chi tiết: Dịch vụ giao nhận hàng hóa, khai thuê hải quan; Dịch
7

vụ kiểm đếm hàng hóa; Dịch vụ đóng gói liên quan đến vận

Mã ngành
4933(chính)
5021
5221
5022
5210
5222
5224

5229

tải; Dịch vụ môi giới thuê tàu biển; Dịch vụ logistics: Dịch vụ

8

9
10
11
12

đại lý tàu biển
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được
phân vào đâu
Cho thuê xe có động cơ
Chi tiết: Cho thuê ô tô
Chuẩn bị mặt bằng
Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác
Đại lý môi giới đấu giá
Chi tiết: Đại lý ký gửi hàng hóa (không bao gồm đại lý chứng
khoán, bảo hiểm), thu cước điện thoại,sim, thẻ nạp tiền điện

8299
7710
4312
4520
4610

thoại di động trả trước.
Bảng 1.1: Dịch vụ và mã ngành dịch vụ INLACO LOGISTTICS cung cấp

1. 3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
1. 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý


7

(Nguồn : Phòng kế toán công ty TNHH MTV INLACO LOGISTICS)

1.3.2 Nhiệm vụ, chức năng cơ bản của từng bộ phận
Theo cơ cấu tổ chức tổ chức trên Giám Đốc là người chỉ đạo trực tiếp hoạt
động của phòng kế toán và hai Phó Giám Đốc trong Công ty. Các bộ phận phòng
ban làm chức năng tham mưu giúp việc, hỗ chợ cho Phó Giám Đốc (trừ phòng kế
toán do Giám Đốc trực tiếp điều hành), từ đó báo cáo lại cho Giám Đốc, mọi thông
tin được phản hồi giữa các phòng ban một cách nhanh chóng và chính xác.
Giám đốc: Giám đốc là người trực tiếp điều hành công việc tổ chức sản xuất
kinh doanh hàng ngày của công ty, tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch kinh
doanh. Là thủ trưởng đơn vị, người lãnh đạo Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp
luật và nhân viên Công ty về việc điều hành tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý
theo đường lối của pháp luật của nhà nước.
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực:
+ Tổ chức nhân sự, hành chính, tiền lương
+ Tài chính kế toán
+ Kế hoạch kinh doanh, đầu tư, công trình
+ An ninh chính trị nội bộ
Phó Giám Đốc kĩ thuật:
Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty


8

theo sự phân công của Giám đốc. Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm
vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động
Trực tiếp điều hành:
- Phòng Vận tải
- Phòng Kĩ thuật

Phó Giám Đốc kinh doanh :
Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty
theo sự phân công của Giám đốc. Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm
vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động
Trực tiếp điều hành:
- Phòng Phòng kinh doanh; quản lý kho, bãi
- Đại lý, giao nhận hàng hóa
Phòng kế toán: Có chức năng nhiệm vụ phản ánh với giám đốc tất cả các hoạt
động của đơn vị gồm các tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền vốn. Báo cáo quyết toán tài
chính quý, năm trình giám đốc phê duyệt và báo cáo các cơ quan chức năng có liên
quan. Thực hiện chi trả các khoản lương và các chính sách khác đến tay người lao
động. Tìm các biện pháp đáp ứng vốn kịp thời, đề xuất các biện pháp quản lý hợp lý
và giúp giám đốc có được những quyết định chính xác trong hoạt động kinh doanh.
Phòng vận tải : là tổ chức chuyên môn nghiệp vụ, tham mưu giúp Phó Giám
đốc quản lý về vận tải, phương tiện, người điều khiển phương tiện giao thông,
phương tiện thiết bị xếp dỡ, thi công chuyên dùng trong giao thông vận tải
Tham mưu giúp Ban Giám đốc quản lý về công tác vận tải, phương tiện và
người lái trên địa bàn.
Điều hành vận chuyển, vận tải hàng hóa của công ty
Phòng kinh doanh ; quản lý kho, bãi: Có nhiệm vụ khai thác và tìm kiếm các
nguồn hàng ; tiến hành nghiên cứu và phân tích thị trường. Từ đó xây dựng chiến
lược kinh doanh, chiến lược bán hàng cũng như xây dựng chiến lược thúc đẩy
doanh số phù hợp nhằm quảng bá thương hiệu công ty và phát triển thị trường.
Trực tiếp quản lí kho của doanh nghiệp, thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng
hóa ra vào kho.
Phòng kĩ thuật : thực hiện công tác quản lý vật tư, thiết bị; công tác quản lý an


9

toàn, lao động, vệ sinh môi trường.
Dịch vụ sửa chữa các trang thiết bị trong công ty, đặc biệt là sửa chữa phương
tiện vận tải cảu công ty.
Đại Lý: khai thác tàu bè, hang hóa. Thực hiện công tác giấy tờ chứng từ thủ
tục nhập cảng của hang hóa.
Mặc dù mỗi phòng, ban có một nhiệm vụ khác nhau song họ có mối quan hệ
chặt chẽ với nhau trong công việc. Đó là mối quan hệ phụ thuộc, giúp nhau cùng
hoàn thành tốt công việc của giám đốc giao cho. Không thể nói phòng nào, ban nào
quan trọng hơn, vì nếu mất đi một trong những phòng, ban trên thì guồng quay của
một bộ máy có thể vẫn hoạt động nhưng không có độ chính xác bằng nếu bộ máy
đó đầy đủ các phòng ban với tất cả các chức năng đã được đặt ra.


10

1.4 Tổng quan tình hình hoạt động của Công ty TNHH INLACO LOGISTICS
1.4.1 Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây
Vì mới thành lập và tham gia vào thị trường từ cuối năm 2007, nên mục tiêu
chính của công ty trong thời gian qua là bước đầu xâm nhập, làm quen với thị
trường, tìm kiếm khách hàng mới và gia tăng nhanh thị phần. Do vậy, từ những mối
quan hệ với các bạn hàng sẵn có ở khắp nơi trên thế giới, trong thời gian qua
INLACO LOGISTICS đã đảm nhận vận chuyển được một khối lượng hàng hóa rất
đáng kể và đã thực sự có chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường giao nhận hàng
hóa quốc tế ở Việt Nam. Sự đi lên mạnh mẽ của ngành dịch vụ giao nhận cũng đã
góp phần tạo bước đẩy đáng kể cho sự phát triển của công ty.
Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Inlaco logistics giai đoạn
2010-2014
(Đơn vị: tỷ đồng)
Năm

2010

2011

2012

2013

2014

Doanh thu

19,538

18,772

20,012

20,885

22,426

Chỉ số phát triển(%)

-

96,079

106,605

104,362

107,379

Chỉ tiêu

(Nguồn: phòng kế toán công ty INLACO LOGSITICS)


11

Biểu đồ 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Inlaco logistics giai
đoạn 2010-2014

1.4.2 Lợi thế và nhược điểm của công ty
1.4.2.1 Lợi thế:
INLACO LOGISTICS có một Ban lãnh đạo có bề dày kinh nghiệm trong công
tác giao nhận vận tải quốc tế, có mối quan hệ rộng rãi với các khách hàng trong và
ngoài nước.
Công ty có trụ sở nằm ở đường Chùa Vẽ, hướng ra cảng Green Port, càng
Chùa Vẽ,…và rất nhiều công ty giao nhận vận tải khác, thuận lợi trong giao nhận
hàng hoá đường biển trong hoạt động của công ty.
Công ty đã đào tạo được một đội ngũ nhân viên năng động, nhiều kinh
nghiệm, quan hệ rộng rãi với hải quan, cảng và hãng vận tải, nhạy bén với thị
trường để có thể nhanh chóng hoàn tất mọi thủ tục với một chi phí phù hợp nhất,
trong thời gian nhanh nhất có trình độ và chất lượng cao. Họ là những cán bộ trẻ,
hoàn toàn có thể đảm đương và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, luôn nhanh


12

nhạy nắm bắt tình hình và xu hướng biến động giá cước trên thị trường để kịp thời
điều chỉnh cho phù hợp, tạo lợi thế trong cạnh tranh cho công ty.
1.4.2.1 Nhược điểm:
Các đối thủ cạnh tranh khác gần đây mới xâm nhập vào thị trường sẽ hoạt
động dựa theo đường mòn của người đi trước nên tốn ít thời gian, công sức và tiền
bạc, có nhiều điều kiện thuận lợi hơn để sửa chữa sai lầm và hoàn thiện công nghệ
vận tải. Chính điều này đã gây nhiều sức ép khá căng thẳng đến mọi hoạt động của
công ty.
Mặt khác, với chính sách toàn cầu hoá dịch vụ, các hãng lớn (liên doanh, công
ty TNHH) có thể chấp nhận lỗ tại một vài tuyến để đạt được hiệu quả và dành được
những khách hàng lớn trên những tuyến khác. Vì vậy những chính sách cạnh tranh
theo hình thức này cũng gây ra những khó khăn không nhỏ cho công ty.
Công tác tiếp thị quảng cáo, quảng bá nhãn hiệu của công ty còn chưa mạnh,
chưa phát huy hết tác dụng nên còn có một số nhà xuất nhập khẩu chưa biết đến khả
năng to lớn về cung ứng các dịch vụ giao nhận vận tải của công ty.

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH QUẢN LÍ KHO (BÃI) HÀNG
TẠI CÔNG TY INLACO LOGISTICS
2.1. Logistics và vận tải trong logistics
2.1.1. Các khái niệm
Hội đồng quản trị logistics (Council of Logistics Management – CLM) – một
tổ chức chuyên môn bao gồm các nhà quản trị logistics, những người làm việc trong
lĩnh vực đào tạo và những người thực tế làm việc trong lĩnh vực logistics, được


13

thành lập năm 1962 với mục đích duy trì công tác đào tạo và thúc đẩy việc trao đổi
ý tưởng – đã đưa ra khái niệm về logistics như sau: “Logistics là quá trình lập kế

hoạch, thực hiện và kiểm soát các luồng lưu chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, sản
phẩm dở dang, thành phẩm và thông tin liên quan có hiệu suất cao và hiệu quả về
mặt chi phí từ điểm khởi nguồn cho đến điểm tiêu thụ nhằm thỏa mãn các yêu cầu
của khác hàng”
Còn trong

cuốn

“The

handbook

of

logistics

and

distribution

management”(2000) nhóm tác giả đã đưa ra một định nghĩa rất ngắn gọn: “Logistics
là nghệ thuật và khoa học giúp quản trị và kiểm soát dòng chảy của hàng hóa, năng
lượng, thông tin và những nguồn lực khác” . Nhìn chung, các khái niệm trên đều thể
hiện được logistics đề cập đến quá trình quản lý luồng lưu chuyển các nguồn lực
như vật tư, nhân lực, thông tin,... nhằm thực hiện một kế hoạch nhất định.
Hiện nay, khái niệm logistics đang được sử dụng và công nhận trên toàn thế
giới là khái niệm do Hội đồng các chuyên gia Quản trị Chuỗi cung ứng (Council of
Supply Chain Management Professionals, 2005) đưa ra, theo đó “ Logistics là bộ
phận của quản trị chuỗi cung ứng thực hiện kế hoạch và kiểm soát tính hiệu quả và
kết quả của các luồng lưu chuyển và của lưu kho hàng hóa, dịch vụ và thông tin lien

quan giữa điểm khởi nguồn và điểm tiêu thụ nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng”.
Tuy nhiên, khái niệm này chưa thể hiện một cách tổng quát về logistics do cụm từ “
nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng” khiến khái niệm này thiên về logistics kinh
doanh hơn.
Xét trên phương diện đáp ứng nhu cầu của đối tượng phục vụ, logistics được
hiếu là cung cấp đúng sản phẩm, đúng thời gian và đúng địa điểm. Cùng với quá
trình phát triển mạnh mẽ của logistics và nhu cầu ngày càng tăng từ phía khách
hàng, việc đáp ứng các nhu cầu này không chỉ dừng lại ở 3 đúng – đúng sản phẩm,
đúng thời gian, đúng địa điểm mà đòi hỏi các nhu cầu đó được đáp ứng ở mức độ
dịch vụ cao hơn. Do vậy, các tiêu chí mới dần được bổ sung. Quan điểm mới nhất
hiện nay là Quan điểm 7 đúng được phát biểu như sau: “Logistics là quá trình cung
cấp đúng sản phẩm với đúng số lượng và đúng điều kiện tới đúng địa điểm vào
đúng thời gian cho đúng khách hàng với đúng giá cả” .


14

Mặc dù có nhiều khái niệm khác nhau về logistics nhưng các khái niệm đề thể
hiện cách hiểu chung về logistics như sau:
- Trước hết, cần khẳng định logistics là khoa học và là nghệ thuật về tổ chức
và quản lý nhằm sử dụng các nguồn lực một cách tối ưu.
- Logistics tồn tại ở cả hai cấp độ: hoạch định và tổ chức .
- Logistics là một quá trình tức là một chuỗi các hoạt động liên tục, có quan hệ
mật thiết và tương tác với nhau chứ không phải các hoạt động riêng lẻ.
- Logistics đề cập tới các nguồn lực được lưu chuyển, dự trữ trong hệ thống
2.1.2. Các hoạt động logistics kinh doanh
• Vận tải ( Transportation)
• Hoạt động kho hàng (Warehousing)
• Làm hàng (Cargo handling)
• Bao gói (Packing)

• Hoạt động hỗ trợ logistics (Logistics processing)
• Hệ thống thông tin (Information System)
2.1.3. Hoạt động kho hàng trong logistics
2.1.3.1. Định nghĩa về kho hàng
Là một bộ phận của hệ thống ligistics, là nói cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán
thành phẩm, thành phẩm... trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm
cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều
kiện lưu giữ vs vị trí các hàng hóa được lưu kho.
2.1.4 Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người quán lý kho hàng
2.1.4.1. Nhiệm vụ
- Nhận diện vị trí và vai trò của kho bãi trong hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp.
- Hiểu được các công việc cần phải thực hiện trong công tác quản lý kho bãi
- Xác định vị trí, nhận diện và sắp xếp hàng hóa trong kho bãi phù hợp với
điều kiện cụ thể.
- Nhận diện được phương pháp lưu trữ hàng hóa trong kho, tổ chức quy trình
xuất, nhập hàng hóa theo đúng phương pháp.
- Nắm được các nguyên tắc định vị kho hàng và trên từng kệ, pallet.
- Nắm vững các nguyên tắc nhập hàng cũng như xuất hàng.
- Hiểu rõ quy trình nhập – xuất hàng.
- Tổ chức hệ thống sổ sách trong kho bãi.
- Nắm vững các quy định bảo quản hàng hóa trong kho.
- Xác định được các công việc cần thiết trong quá trình kiểm kê kho.
- Lợi ích và việc ứng dụng mã số, mã vạch trong việc quản lý và sắp xếp hàng
hóa trong kho.


15

- Tổ chức lao động an toàn, vệ sinh môi trường trong hoạt động kho bãi.

- Nắm vững các biện pháp an toàn và cách thức trang bị .
2.1.4.2. Trách nhiệm
- Kiểm tra số lượng chủng loại hàng hoá nhập kho theo chứng từ.
- Nhập hàng hoá vào kho, sắp xếp đúng nơi qui định, cậïp nhật thẻ kho, lập hồ
sơ, lưu hồ sơ và bảo quản.
- Lập báo cáo hàng nhập, xuất, tồn cho Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch.
- Xuất nguyên liệu theo phiếu xuất kho.
2.1.4.3. Quyền hạn
- Đề xuất trang thiết bị bổ sung trang thiết bị cho kho.
- Phân công nhân viên sắp xếp kho ngăn nắp, gọn gàng.
- Từ chối xuất kho đối với chứng từ không hợp lệ.
2.1.4.4.Báo cáo và uỷ quyền
- Báo cáo công việc cho Kê toán trưởng Công ty.
- Ủy quyền cho một nhân viên kho thực hiện khi vắng mặt.
2.2 Quy trình nhập hàng vào kho.
2.2.1 Thông tin nhập hàng:
Khi nhận được 15auk báo của nhà cung ứng về việc nhập hàng, phòng mua
hàng lập một bản tiến độ mua hàng. Tiến độ nhập hàng được lập theo biểu mẫu đính
kèm quy định này.
Tiến độ nhập hàng được chuyển cho phòng mua hàng, kho biết để chủ động
sắp xếp công việc, xác định tiến độ giao hàng cho khách.
2.2.2 Kiểm tra hàng hoá:
Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân
viên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá
Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lượng
theo phương pháp đồng dạng
Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng
Kiểm tra về qui cách.
Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hoá, biên bản có chữ ký xác
nhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng.

Nếu hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc không đúng theo thoả
thuận, phòng cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp
đồng.
Trường hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Thủ kho lập phiếu
nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng
bán hàng. Phiếu nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính.
2.2.3 Nhập kho và sắp xếp hàng hoá:


16

Hàng hoá được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho và hướng dẫn công việc
lưu kho, hướng dẫn công việc cho nhân viên kho.
Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ 16auk dễ, thuận tiện cho
việc tìm kiếm.
16auk hi hàng hoá đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung
vào thẻ kho. Thẻ kho ghi nội dung hàng hoá cả nhập và xuất. Thẻ kho được ghi theo
thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu tiên. Mỗi loại hàng hoá phải ghi một thẻ kho
riêng.
2.3 Quy trình xuất hàng.
2.3.1 Chuẩn bị giao hàng:
Yêu cầu xuất hàng có thể xuất phát từ các nguồn: xuất bán cho khách hàng,
xuất chuyển cho siêu thị- đại lý, xuất cho cửa hàng, xuất để thay hàng bị hư (đổi
hàng cho khách).
Các bộ phận cần nhập hàng phải gởi giấy đề nghị về phòng bán hàng vào sáng
thứ 3, 5, 7 hàng tuần. Nhu cầu nhập hàng phải được lập kế hoạch từ trước, trừ
trường hợp đặc biệt thì bộ phận yêu cầu phải giải trình cho phòng bán hàng biết.
Nhân viên quản trị hàng hóa của phòng bán hàng tập hợp tất cả các phiếu yêu
cầu xuất hàng của các nơi, căn cứ vào lượng hàng bán của từng địa điểm, bản hàng
tồn kho thành phẩm, quy định phân hàng của từng điểm bán. Sau đó kiểm tra và

điều chỉnh yêu cầu xuất hàng của các nơi. Sau đó xác nhận lên phiếu yêu cầu xuất
hàng, photo làm 03 bản trình Trưởng phòng bán hàng ký. Liên chính giao cho kế
toán để xuất hoá đơn, liên 2 giao cho thủ kho để lấy hàng, liên 3 giữ lại.
Sau đó nhân viên quản trị hàng, phiếu xuất hàng cho nhân viên giao nhận,
nhân viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng và nhận hàng tại kho.
Thủ kho căn cứ vào yêu cầu xuất hàng của NV quản trị hàng hóa, căn cứ vào
phiếu xuất hàng kiểm tra các hàng yêu cầu xuất còn tại kho hay không.
2.3.1.1 Nêu các mặt hàng yêu cầu xuất còn thì thu kho lập phiếu xuất kho theo
đúng nguyên tắc kế tóan. Thủ kho xuất kho hàng hoá, nhân viên giao nhận ký vào ô
người nhận, nhận thêm một phiếu xuất kho, photo thêm một bản.
2.3.1.2 Nếu có một trong những mặt hàng yêu cầu đặc không còn tại kho thì
thủ kho tiến hành báo cho NV quản trị hàng và chờ quyết định của NV quản trị.


17

Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về các thông
sồ: quy cách,số lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm. Nếu phát hiện không đạt yêu
cầu, phải đổi hàng khác, báo lại cho phòng bán hàng kết quả.
Nhân viên giao nhận sau đó liên hệ kế toán để xuất hoá đơn (đối với khách
hàng cần hoá đơn).
Sau khi nhận được thông tin của nhân viên giao nhận, kế toán kiểm tra lại đầy
đủ các nội dung như tên sản phẩm, quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng
cộng, số phiếu, chữ ký. Nếu đạt thì xuất hoá đơn.
2.3.2 Giao hàng:
Trước khi chuẩn bị giao hàng, nhân viên giao hàng phải liên hệ với nơi nhận
hàng, xác định giờ hẹn, người nhận hàng, thông tin đường đi.
Liên hệ phương tiện chuyên chở hoặc thuê ngoài để giao hàng cho khách.
Chuẩn bị các phương án dự phòng như phương tiện bị hư, trời mưa.
Toàn bộ các công việc chuan bị ở trên phải đảm bảo yếu tố giao hàng đúng

hẹn, đầy đủ, an toàn
Khi đến giao hàng cho khách, cùng khách kiểm tra hàng hoá
Nếu đầy đủ, giao cho khách hoá đơn hoặc phiếu xuất kho nếu không có hoá
đơn, yêu cầu khách ký vào bản photo phiếu xuất kho. Người ký nhận hàng phải có
văn bản uỷ quyền của khách hàng
Trong trường hợp phát sinh, có tranh chấp với khách hàng, hàng thiếu.., phải
liên hệ phòng bán hàng để xin ý kiến giải quyết, không tự ý giải quyết hoặc bỏ về
Nhân viên giao nhận phải chuyển bản photo phiếu xuất kho cho phòng bán
hàng lưu
2.4 Quy định sắp xếp và lưu kho
2.4.1 Quy định sắp xếp hàng hoá:
Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ.
Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là
phù hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở.
Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hoá vào hay chuyển dịch chúng từ các
vị trí trong kho bãi.
Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn
nắp gọn gàng.
Hướng dẫn người xếp hàng, xếp hàng đúng vị trí.
Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ
vỡ méo thùng cartons.
Không xếp hàng hoá ở ngoài trời.


18

Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hoá trên palet.
Hàng hoá sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, để nơi để cho loại
hàng hoá khác, các loại hàng hoá dư phải để vào khu vực riêng.
2.4.2 Lưu kho:

Nhân viên kho có trách nhiệm ghi thẻ bài đầy đủ cho mỗi mã hàng bao gồm
mã hàng, màu, size, kích thước, khách hàng.Thẻ bài được gắn vào nơi để hàng hoá.
Thủ kho chịu trách nhiệm lập sơ đồ kho, sơ đồ phải thể hiện các lối đi, vi trí
đắt các kệ hàng hoá. Mỗi kệ phải được đánh dấu, ghi kệ số mấy?
Thủ kho chịu trách nhiệm tổ chức an toàn chống cháy nổ trong kho, kiểm tra
nơi để bình PCCC.
2.4.3 Thanh lý hàng hoá:
Đới với hàng hoá, nguyên vật liệu còn dư thì phải tiến hành thanh lý. Sau khi
nhận được thông tin thanh lý, kho tiến hành kiểm tra lại số hàng đã nhập xuất, lập
báo cáo xuất nhập. Với các loại hàng hoá nguyên vật liệu còn dư, để riêng, chờ ý
kiến phòng bán hàng.
Nếu quá thời hạn 1 tháng kể từ ngày nhận được thông tin thanh lý mà chưa
nhận được ý kiến phòng bán hàng, kho phải chủ động thông tin phòng bán hàng để
sớm giải phóng lô hàng.
2.4.4 Kiểm kê kho
Việc kiểm tra kho định kỳ được thực hiện 06 Tháng một lần nhằm mục đích:
xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hoá), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy
giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do ban kiểm kê thực hiện
Kết quả kiểm tra phải được ghi lại trong biên bản kiểm kho.
Mọi sản phẩm không phù hợp được phát hiện phải được cách ly, đánh dấu và
chờ ý kiến xử lý của Ban Giám đốc
2.5 Quản lý kho
2.5.1 Quản lý nhập hàng (từ nhà cung cấp)
-

Quản lý công nợ đầu kì với nhà cung cấp
Công nợ phải trả
Công nợ phải thu
Quản lý hợp đồng nhập hàng từ nhà cung cấp
Thông tin chung về hợp đồng : nhà cung cấp, thời gian

Nội dung hợp đồng : sản phẩm, số lượng, đơn giá, ...
Theo dõi hàng nhập theo hợp đồng,
Theo dõi trả lại hàng theo hợp đồng (theo dõi dựa vào dữ liệu nhập-

-

xuất của nghiệp vụ quản lý kho)
Quản lý thanh toán theo hợp đồng


19

-

Các khoản thu (theo lý do thanh toán)
Các khoản chi (theo lý do thanh toán)
Theo dõi công nợ nhà cung cấp
Nợ phải thu
Nợ phải trả
Báo cáo tổng hợp nhập hàng và công nợ với nhà cung cấp
Thống kê nhập hàng theo thời gian
Thống kê hàng trả lại theo thời gian
Thống kê công nợ với nhà cung cấp

2.5.2 Quản lý nhận hàng kí gửi
-

Quản lý công nợ đầu kì hàng kí gửi với nhà cung cấp
Công nợ phải trả
Công nợ phải thu

Quản lý hợp đồng nhận hàng kí gửi từ nhà cung cấp
Thông tin chung về hợp đồng : nhà cung cấp, thời gian
Nội dung hợp đồng : sản phẩm, số lượng, đơn giá, ...
Theo dõi hàng nhập hàng kí gưỉ theo hợp đồng, trả lại hàng theo hợp

-

đồng (theo dọi dựa vào dữ liệu nhập-xuất của nghiệp vụ quản lý kho)
Quản lý thanh toán theo hợp đồng kí gửi
Các khoản thu (theo lý do thanh toán)
Các khoản chi (theo lý do thanh toán)
Theo dõi công nợ hàng kí gửi nhà cung cấp
Nợ phải thu
Nợ phải trả
Báo cáo tổng hợp nhận hàng kí gửi và công nợ với nhà cung cấp
Thống kê nhập hàng kí gửi theo thời gian
Thống kê hàng trả lại theo thời gian
Thống kê công nợ với nhà cung cấp

2.5.3 Quản lý bán hàng với khách hàng
-

Quản lý công nợ đầu kì với khách hàng
Công nợ phải thu
Công nợ phải trả
Quản lý hợp đồng bán hàng
Thông tin chung về hợp đồng : khách hàng, thời gian
Nội dung hợp đồng : sản phẩm, số lượng, giá bán ....
Theo dõi xuất bán theo hợp đồng
Theo dõi hàng trả lại theo hợp đồng bán

Quản lý thanh toán với khách hàng
Các khoản thu theo thời gian
Các khoản chi trả theo thời gian
Báo cáo tổng hợp bán hàng
Thống kê xuất hàng theo thời gian


20

-

Thống kê hàng trả lại theo thời gian
Thống kê doanh số bán hàng theo thời gian
Thống kê công nợ với khách hàng

2.5.4 Quản lý giao hàng kí gửi với khách hàng
- Quản lý công nợ đầu kì hàng kí gửi với khách hàng
- Công nợ phải thu
- Công nợ phải trả
- Quản lý hợp đồng giao hàng kí gửi
- Thông tin chung về hợp đồng : khách hàng, thời gian
- Nội dung hợp đồng : sản phẩm, số lượng, giá bán ....
- Theo dõi xuất kí gửi theo hợp đồng
- Theo dõi hàng trả lại theo hợp đồng kí gửi
- Quản lý thanh toán của khách hàng theo hợp đồng kí gửi
- Các khoản thu theo thời gian
- Các khoản chi trả theo thời gian
- Báo cáo tổng hợp giao hàng kí gửi
- Thống kê xuất hàng kí gửi theo thời gian
- Thống kê hàng trả lại hàng kí gửi theo thời gian

- Thống kê doanh số giao hàng kí gửi theo thời gian
- Thống kê công nợ hàng kí gửi với khách hàng
2.5.5 Quản lý kho hàng
- Quản lý tồn kho đầu kì
- Theo từng kho
- Theo số lượng chứng từ và số lượng thực tế
- Theo dõi hàng nhập trong kì
- Quản lý phiếu nhập kho : nhập kho chứng từ, nhập kho thực tế
- Quản lý nhập kho chưa có chứng từ (tạm nhập)
- Theo dõi hàng xuất trong kì
- Quản lý phiếu xuất kho : xuất kho chứng từ, xuất kho thực tế
- Quản lý xuất kho chưa có chứng từ (tạm xuất)
- Theo dõi hàng tồn kho cuối kì
- Theo từng kho
- Theo số lượng chứng từ và thực tế
- Quản lý thẻ kho
- Lập, sửa đổi, hủy bỏ, in thẻ kho theo sản phẩm, theo kho
- Báo cáo tổng hợp kho
- Báo cáo nhập xuất tồn kho theo từng kho, thời gian ....
- Kết chuyển dữ liệu cuối kì sang kí sau
2.5.6 Quản lý hệ thống danh mục
-

Danh mục sản phẩm
Danh mục phẩm cấp sản phẩm


21

-

Danh mục phân nhóm sản phẩm
Danh mục đơn vị tính
Danh mục nhà sản xuất
Danh mục nhà cung cấp
Danh mục khách hàng
Danh mục nhóm khách hàng
Danh mục lý do thanh toán
Danh mục hình thức thanh toán
Danh mục lý do giảm trừ
Danh mục lý do nhập hàng
Danh mục lý do xuất hàng
Danh mục kho hàng
Danh mục nhân viên bán hàng

2.5.7 Quản trị người sử dụng
-

Quản lý tài khoản người sử dụng
Phân nhóm người sử dụng
Danh sách quyền người sử dụng
Phân nhóm quyền người sử dụng
Phân quyền cho người sử dụng đến từng chức năng

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ với Công ty
TNHH MTV INLACOLOGISTICS
3.1 Định hướng của công ty
3.1.1 Mục tiêu
- Phát triển nhanh và bền vững cả về quy mô và chiều sâu các sản phẩm và
dịch vụ chủ lực hiện có, tăng nhanh doanh thu và hiệu quả, phấn đấu đến năm 2020

đưa Công ty thành doanh nghiệp mạnh trong khu vực.
- Xây dựng công ty thành một tổ chức chuyên nghiệp, tạo dựng công ăn việc
làm ổn định, môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, thu nhập cao cho toàn
bộ cán bộ công nhân viên công ty.
- Quyết tâm đưa công ty vào hoạt động kinh doanh ổn định và tiếp tục tăng
trưởng hàng năm từ 14-16%, phấn đấu doanh thu tăng từ 15-20%, giảm chi phí từ
10-15%.


22

3.1.2 Định hướng phát triển
Phát huy hiệu quả mọi nguồn lực để đảm bảo hoạt động kinh doanh được ổn
định, phát huy tính đoàn kết, chủ động sáng tạo của toàn bộ cán bộ công nhân viên
trong công ty.
Khai thác, sử dụng có hiệu quả các cơ sơ vật chất sẵn có hiện nay, đồng thời
tăng cường đầu tư cho các thiết bị mới phục vụ nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
Lấy khách hàng làm trọng tâm, cam kết phấn đấu nhằm thõa mãn tối đa nhu
cầu Khách Hàng. INLACO LOGISTICS lấy tín nhiệm của Khách Hàng làm mục
đích để hoạt động. Công ty cam kết giao sản phẩm đúng chất lượng, đủ số lượng và
đúng thời gian.
Sử dụng những phương thức quảng cáo hiệu quả nhất để quảng bá hình ảnh và
sản phẩm công ty đến với khách hàng.
Giữ vững và phát huy tốc độ phát triển của công ty về doanh số, thị phần, thị
trường, uy tín và trình độ nhân lực.
Quan hệ chặt chẽ, gắn bó hai bên cùng có lợi với các đối tác chiến lược, đối
tác truyền thống.
Tăng cường đào tạo, phát huy tính sáng tạo trong đội ngũ cán bộ công nhân
viên nhằm tăng hàm lượng công nghệ, nâng cao hiệu quả công việc.
Phát huy cơ hội liên doanh, liên kết với nước ngoài để khai thác tốt nhất các

nguồn lực của công ty. Đầu tư nguồn lực và từng bước thực hiện chuyên nghiệp hóa
công tác
Duy trì, củng cố và phát triển mạng lưới tiêu thụ thông qua các kênh phân
phối, phát triển hệ thống bán hàng về chiều sâu nhằm tăng thị phần của công ty
trong thị trường Hải Phòng. Bên cạnh đó, xây dựng chương trình để từng bước tung
dịch vụ của mình ra khắp cả nước, trước hết là tập trung vào thị trường miền Bắc.
Tiếp tục thực hiện việc sắp xếp lại dội ngũ cán bộ công nhân viên .nâng cao
chất lượng đội ngũ cán bộ trong toàn công ty thông qua các hoạt động tuyển chọn,
đào tạo và đào tạo lại. Kiên quyết đưa ra khỏi dây chuyên các cán bộ công nhân
viên năng lực yếu kém, thiếu phẩm chất đạo đức, thường xuyên không hoàn thành
nhiệm vụ.
Cung ứng các dịch vụ đơn lẻ cho các công ty trong nước, đầu tư cơ sở hạ tầng,
công nghệ, dịch vụ gia tăng giá trị, quy chuẩn chất lượng tiêu chuẩn quốc tế. Tư vấn


23

và cung cấp giải pháp linh hoạt, đồng hành, chia sẻ và từng bước đào tạo và hoàn
thiện hệ thống của mỗi doanh nghiệp trong nước theo một lộ trình hợp lý, hiệu quả
phù hợp với thực trạng doanh nghiệp
Dần trở thành một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics có uy tín, chất
lượng và được các doanh nghiệp nội địa, các công ty liên doanh, công ty nước ngoài
hoạt động tại việt nam sử dụng dịch vụ và đánh giá cao
Ngoài việc từng bước cải thiện điều kiện vật chất cho CBNV thông qua chế độ
lương thưởng, công ty còn chăm lo quan tâm tới đời sống vật chất, tinh thần, tạo
điều kiện về môi trường làm việc, tang cường sự đoàn kết, thống nhất trong ban
lãnh đạo, tạo sự gắn bó trong công ty như một mái nhà chung.


24

3.2 Giải pháp nhằm nâng cao hoạt động của công ty
Để thúc đẩy sự phát triển của công ty đáp ứng các nhu cầu ngày càng cao của
xã hội, tăng tính cạnh tranh ở thị trường trong nước, công ty cần đưa ra những giải
pháp cụ thể mang tính ổn định và bề vững hơn.
Với đội ngũ nhân viên như hiện nay, công ty cần tuyển dụng thêm vào các vị
trí mà công ty còn mỏng, còn yếu. Ngoài ra, công ty cũng nên chú trọng vào đào tạo
trình đọ chuyên môn cho các nhân viên cũ trước những thay đổi không ngừng của
thị trường hiện nay.
Các nhân viên trong phòng kinh doanh của công ty đã có kinh nghiệm trong
nhiều năm làm việc có mối quan hệ than thiết với các hãng tàu, các nguồn hàng
lớn...Đây là dấu hiệu tốt, tuy nhiên nhân viên kinh doanh ngoài việc chăm sóc
khách hàng cũ cũng nên chú trọng tìm kiếm các khác hàng mới, nhiều tiềm năng.
Công ty cần đâu tư thêm vào việc mua trang thiết bị mới đặc biệt là các đầu
kéo container hiện đại, cũng như đầu tư các thiết bị phục vụ cho quá trình bốc xếp.
Khai thác các dịch vụ khác trong hoạt động logistics như kho bãi,bao gói, làm
hàng, hệ thống thông tin...
Hiện tại thị trường của công ty vẫn là thị trường trong nước, trong tương lai
công ty cần có hướng đi vào thị trường nước ngoài, tìm kiếm các nguồn hàng lớn
như Trung Quốc, Nhật Bản,...Tuy nhiên đây cũng là thách thứ đối với một doanh
nghiệp nhỏ, có nguồn vốn hạn chế và chưa có nhiều kinh nghiệm, công thêm trình
đọ ngoại ngữ của nhiều nhân viên còn hạn chế.
Hàng năm, có hàng ngàn sinh viên ra trường nhưng chưa xin được việc làm,
công ty cần chú trọng đào tạo sinh viên ngay từ lúc nhận sinh viên vào thực tập. Vì
đây là đội ngũ trẻ, có năng lực chuyên môn, là nền tảng vững chắc cho công ty sau
này

KẾT LUẬN

25

Tổng quan chung về logistics ở Việt Nam vẫn còn là ngành dịch vụ mới và
vẫn đang ở giai đoạn bắt đầu, còn cần cả một quá trình dài để phát triển . Tuy nhiên,
Việt Nam là một đất nước có tiềm lực lớn về logistics, vì vậy quá trình ấy không
phải quá khó khăn. Với chủ trương hiện đại hóa cơ sở hạ tầng cũng như xã hội hóa
hoạt động khai thác hoạt động logistics, ngành dịch vụ mới mẻ này đang tạo cơ hội
kinh doanh cho những nhà đầu tư chuyên nghiệp. Trong lĩnh vực kho bãi- lĩnh vực
có vai trò then chốt trong chuỗi cung ứng dịch vụ, tiềm năng phát triển vẫn chưa
được trú trọng khai thác một cách hiệu quả nhất, vì vậy những chính sách hỗ trợ,
những nguồn vốn thúc đẩy của nhà nước là rất quan trọng.
Đề tài nghiên cứu “ Quy trình quản lý kho hàng tại công ty TNHH INLACO
LOGISTICS”của em với mục tiêu là khái quát nhất quy trình tổ chức khai thác và
quản lý kho hàng đã tìm ra được những điểm hạn chế và cách khắc phục để cải
thiện bằng những kiến thức em đã nghiên cứu và tích lũy được trong đợt thực tập cơ
sở ngành. Với tính phức tạp của đề tài, bên cạnh việc giới hạn về độ dài, về thời
gian thực tập, báo cáo còn những thiếu sót và hạn chế nhất định, em rất mong muốn
nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô để đề tài được trở nên hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!