TỔ CHỨC bộ máy kế TOÁN tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại và XUẤT NHẬP KHẨU MINH CHÂU

1

CHƯƠN

1.1:

LỊC

- Sơ lược v

+ Tên thườ

+ Tên tiếng
+ Tên viết

+ Loại hìn
+ Địa chỉ:

+ Số điện t
+ Số đăng

+ Ngày thà

+ Mã số th

+ Vốn điều

+ Người đ

+ Hoạt độn

- Qúa trìn
Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu được thành
lập 18/11/2009 bởi Ông Trần Văn Minh - Giám đốc công ty hiện nay. Khởi đầu từ
mô hình công ty TNHH với tên gọi Công ty TNHH Minh Thắng, qua nhiều năm
hoạt động thì công ty đã đổi tên thành công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập
Khẩu Minh Châu. Công ty hoạt động trong lĩnh vực buôn bán dầu thực vật. Với
tầm nhìn chiến lược ông đã phát triển công ty ngày càng lớn mạnh, đến giờ công ty
đã kinh doanh được nhiều mặt hàng đạt doanh số đáng kể.


2

Tính đến thời điểm hiện tại, công ty được biết đến là doanh nghiệp phân
phối dầu thực vật lớn nhất Miền Bắc Việt Nam với hoạt động chủ yếu là mua
dầu từ cảng Cái Lân và vận chuyển dầu đến tận tay người tiêu dùng. Là một nhà
phân phối dầu ăn lớn nhất tại miền Bắc, các sản phẩm và dịch vụ công ty mang
đến người tiêu dùng luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong khu vực
Hà Nội cũng như các vùng lân cận.
Công ty còn thiết lập 1 văn phòng đại diện tại Phú Diễn.
Định hướng phát triển của Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập
Khẩu Minh Châu là thiết lập nền tảng kinh doanh vững mạnh, hệ thống quản trị
hiệu quả và minh bạch, với phương châm của Minh Châu là phát triển dựa trên
quan điểm bền vững, thân thiện và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng đặt ra.
1.2: ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG
TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MINH CHÂU
1.2.1:

Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH Thương Mại và Xuất

Nhập Khẩu Minh Châu.

Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu là một doanh
nghiệp có tư cách pháp nhân, hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của mình và
được pháp luật bảo vệ. Công ty có chức năng và nhiệm vụ sau:
- Xây dựng, tổ chức và thực hiện các mục tiêu, kế hoạch do nhà nước đề ra, sản
xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đích thành lập
doanh nghiệp.
- Tuân thủ chính sách, chế độ pháp luật của nhà nước về quản lý quá trình thực
hiện sản xuất và tuân thủ những quy định trong các hợp đồng kinh doanh với các
bạn hàng trong và ngoài nước.
- Quản lý và sử dụng vốn theo quy định và đảm bảo có lãi.
- Thực hiện nghiên cứu và phát triển nhằm nâng cao năng suất lao động, cũng
như nâng cao thu nhập của người lao động, nâng cao sức cạnh tranh của công ty
trên thị trường trong và ngoài nước.


3

- Chịu sự kiểm tra và thanh tra của các cơ quan nhà nước, tổ chức có thẩm
quyền theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện những quy định của nhà nước về bảo vệ quyền lợi của người lao
động, vệ sinh và an toàn lao động, bảo vệ môi trường sinh thái, đảm bảo phát
triển bền vững, thực hiện đúng những tiêu chuẩn kỹ thuật mà công ty áp dụng
cũng như những quy định có liên quan tới hoạt động của công ty.
Để tăng tính chủ động trong hoạt động kinh doanh, công ty có quyền hạn sau:
Quyền chủ động trong kinh doanh:
- Được chủ động đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh tế với các công ty trong
và ngoài nước theo đúng ngành nghề kinh doanh.
- Tự do lựa chọn đa dạng hóa cơ cấu ngành nghề kinh doanh của công ty theo
hướng mở rộng quy mô để thích ứng với sự mở rộng của thị trường kinh doanh
có hiệu quả nhất.

- Quyền tự chủ trong lĩnh vực quản lý: Được quyền vay và sử dụng nguồn vốn
trong hoạt động kinh doanh một cách hợp lý.

Quyền chủ

- Tự chọn

- Chủ độn

- Được ph

1.2.2: Đặ
Tuy hoạt động đã đăng ký có 4 mặt hàng kinh doanh nhưng mặt hàng
kinh doanh chủ yếu của công ty là dầu thực vật. Mặt hàng này chiếm tỷ trọng
doanh thu lớn nhất trong báo cáo kết quả kinh doanh của công ty hàng năm,
chiếm 90% trong cơ cấu sản phẩm dịch vụ của Công ty. Mặt hàng dầu thực vật
gồm có: Neptune, simly, mezan, cái lân…
Điểm nổi bật về sản phẩm dầu thực vật của Công ty là chất lượng cao,
với quy trình bảo quản cũng như vận chuyển đảm bảo an toàn đáp ứng đủ tiêu


4

chuẩn của bất kỳ thị trường nào. Với phương châm” cần là có “ Công Ty TNHH
Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu đã trở thành một nhà phân phối có
uy tín trên thị trường Hà Nội. Cùng với đó là đội ngũ quản lí, công nhân viên
năng động, nhiệt huyết đã thực sự đem lại hiệu quả cao trong công việc, đưa
công ty ngày một phát triển mạnh hơn.
1.2.3: Đặc điểm quy trình bán hàng của công ty TNHH Thương Mại và
Xuất Nhập Khẩu Minh Châu.

Quy trình:
Giới thiệu hàng
hóa

Nhận đơn
hàng

Ký hợp
đồng mua
bán

Xuất hóa đơn

Cấp phát hàng
bán

Giao nhận vận
Ký nhận, giao
chứng từ, thu
tiền

H1.1: Quy trình bán hàng của công ty
•

Giới thiệu hàng hóa
Căn cứ theo đặc tính của các loại dầu ăn, phòng Kinh doanh lên phương án giới
thiệu dầu ăn của công ty cho khách hàng. Dầu ăn của công ty có 4 loại: Neptune,

•

•

simply, meizan, cái lân.
Nhận đơn hàng
Nhân viên bán hàng của công ty thuộc giám sát của phòng kinh doanh sẽ trực
tiếp nhận đơn hàng từ các đại lý hoặc nhận đơn qua điện thoại, fax…
Ký hợp đồng mua bán


5

Sau khi giới thiệu hàng hóa, nhận đơn hàng thì công ty tiến hành ký hợp đồng
mua bán với các cơ sơ đó. Nội dung hợp đồng gồm:
+ Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện

•

cho bên bán.
+ Tên, địa chỉ, điện thoại, tài khoản, người đại diện cho bên mua.
+ Danh mục mặt hàng 2 bên thỏa thuận
+ Chất lượng hàng hóa
+ Phương thức thanh toán
+ Phương thức giải quyết khiếu nại
Xuất hóa đơn
Sau khi ký hợp đồng, phòng kinh doanh xuất hóa đơn. Nội dung hóa đơn gồm
có:
+ Tên, địa chỉ, điện thoại, tài khoản…của đại lý, phương thức thanh toán
+ Tên dầu, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, thành tiền.
Hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký của người viết đơn, phụ trách đơn vị ký, đóng

•
•
•

dấu.
Cấp phát hàng hóa
Theo quy trình cấp phát hàng hóa
Giao nhận, vận chuyển hàng hóa
Theo quy trình giao nhận, vận chuyển hàng hóa
Ký nhận, giao chứng từ, thu tiền
Bộ phận giao nhận của công ty phải được thực hiện yêu cầu các đại lý ký nhận
đơn chứng từ theo quy định. Trường hợp đại lý thanh toán tiền ngay thì phải nộp
tiền đầy đủ và kịp thời về phòng kế toán-hành chính.
1.3: TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT – KINH
DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU
MINH CHÂU
- Mô hình tổ chức bộ máy:
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung.
Trong đó giám đốc là người đứng đầu công ty, là người chịu trách nhiệm trước
kết quả kinh doanh của công ty, trước pháp luật. Dưới giám đốc có các giám sát,
trưởng phòng kế toán, bộ phận các kho và một phó giám đốc chịu trách nhiệm ở
khu vực Cầu Diễn. Các trưởng bộ phận làm nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc trong việc
quản lý mọi hoạt động kinh doanh trong công ty và các hoạt động với các tổ


6

chức cá nhân hợp tác với công ty. Cuối cùng là các nhân viên trong công ty. Mỗi
người có nhiệm vụ riêng như kế toán, các thủ kho,…
- Sơ đồ bộ máy:

Công ty có văn phòng chính đặt tại: 780 Minh Khai Hà Nội
Văn phòng đại diện: Khu Công Nghiệp Trại Gŕ – Phú Diễn
Đứng đầu trong bộ máy quản lý Công ty là Giám đốc công ty: Trần Văn
Minh, dưới giám đốc có các phòng ban

Giám đốc công ty

Phòng kinh
doanh

Phòng kế toán

Phòng hành
chính

Bộ phận các kho

Giám sát

Nhân viên bán
hàng

Hình 1.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Thương Mại và
Xuất Nhập Khẩu Minh Châu
- Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các
phòng ban, bộ phận trong công ty.
+ Giám đốc: là người điều hành toàn bộ hoạt động lớn nhỏ trong công
ty. Tất cả mọi quyết định kinh doanh của công ty đều phải do giám đốc thông

7

qua. Các phó giám đốc, trưởng bộ phận thường xuyên phải hướng giám đốc báo
cáo tình hình công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm ký các hợp đồng kinh
tế đảm bảo cho hoạt động của công ty được tiến hành thường xuyên.
+ Các giám sát phòng kinh doanh và trưởng phòng kế toán: là người
chịu trách nhiệm trực tiếp dưới quyền giám đốc, là những người quản lý cấp cao
của công ty, chịu trách nhiệm quản lý, quyết định những vấn đề thuộc phạm vi
quản lý của từng lĩnh vực được ủy quyền và báo cáo tình hình công ty trực tiếp
cho giám đốc.
+ Dưới giám sát là nhân viên bán hàng gồm có: nhân viên bán
hàng kênh truyền thống, nhân viên bán hàng kênh nhà hàng, nhân viên bán hàng
và chăm sóc khách hàng siêu thị
Nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm về việc nhận đơn hàng và báo
đơn hàng về công ty đồng thời chăm sóc khách hàng chu đáo.
+

Dưới trưởng phòng kế toán
Bộ phận tài chính chịu trách nhiệm tới những vấn đề về hành chính, kế

toán tài chính của công ty, lập kế hoạch tài chính, kiểm tra tình hình thu chi,...
+

Văn phòng Phú Diễn đứng đầu là phó giám đốc: Trần Minh Châu

giám sát và quản lý mọi hoạt động, chính sách của công ty theo sự chỉ đạo từ
giám đốc Trần Văn Minh
Dưới phó giám đốc có các giám sát bán hàng và các nhân viên bán hàng
và đội ngũ kế toán quản lí tài chính và kế toán bán hàng.
+ Bộ phận kho: Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu

Minh Châu có tổng cộng là 10 kho . Mỗi kho có một thủ kho đảm nhiệm việc
nhập hàng và xuất hàng. Cuối mỗi ngày tất cả các kho tập vào thẻ kho và làm
tồn kho cuối ngày đồng thời gửi chứng từ lên phòng kế toán.


8

1.4: TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG
TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MINH CHÂU
Bảng 1: Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm
(2010-2012)
Đơn vị tính: Triệu đồng
so sánh năm 2011
với năm 2010
Số tiền tỷ lệ(%)

so sánh năm 2012
với năm 2011
Số tiền tỷ lệ(%)

Chỉ tiêu
1. Doanh thu
thuần
2. Giá vốn hàng
bán

Mã số

Năm 2010

Năm 2011

Năm 2012

10

162.423

188.521

238.545

26.098

16,06

50.024

26,53

11

127.987

139.342

146.532

11.355

8,87

7.190

5,15

3. Lợi nhuận gộp
4. Doanh thu tài
chính
5. Chi phí tài
chính
6. Chi phí bán
hàng

20

34.436

49.179

92.013

14.743

42,81

42.834

87,09

21

1.260

1.284

1.327

24

1,9

43

3,34

22

1.343

1.372

1.411

29

2,16

39

2,84

24

3.601

3.768

4.125

167

4,63

357

9,47

25

3.924

3.997

4.214

73

1,86

217

5,42

30

26.828

41.326

83.590

14.498

54,04

42.264

102,26

31

3.421

4.125

4.795

704

20,57

670

16,24

32

1.967

2.321

2.673

354

17,97

352

15,16

40

1.454

1.804

2.122

350

24,07

318

17,62

50

28.282

43.130

85.712

14.848

524,99

42.582

987,3

51

7.070,5

10.782,5

21.428

3.712

524,99

10.645,5

987,3

60

21.211,5

32.347,5

64.284

11.136

524,99

31.936,5

987,3

7. Chi phí quản
lý doanh nghiệp
8. Lợi nhuận
thuần từ HĐKD

9. Thu nhập
khác
10. Chi phí khác
11. Lợi nhuận
khác
12. Tổng lợi
nhuận kế toán
trước thuế
13. Thuế TNDN
(25%)
14. Lợi nhuận
sau thuế

(Nguồn Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2012)


9

Nhận xét: Qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm 20102012, ta thấy:
-

Tổng lợi nhuận kế toán sau thuế của công ty năm 2011 tăng so với năm 2010 là
11.136 triệu đồng tương ứng với tốc độ tăng là 524,99%. Chứng tỏ công ty có
tốc độ tăng trưởng nhanh và đạt hiệu quả kinh doanh cao. Cụ thể:
+ Tốc độ tăng của doanh thu là 16,06% cao hơn tốc độ tăng của giá vốn
hàng bán 8,87%, chứng tỏ công ty đã kiểm soát tốt các loại chi phí.
+ Tốc độ tăng của chi phí bán hàng là 4,63% thấp hơn so với tốc độ tăng
của doanh thu là 16,06%. Chứng tỏ công ty đã kiểm soát tốt chi phí bán hàng.
+ Tốc độ tăng của chi phí quản lý doanh nghiệp là 1,86% thấp hơn so với
tốc độ tăng của doanh thu là 16,06%. Chứng tỏ công ty đã kiểm soát tốt chi phí

quản lý doanh nghiệp.
+ Tốc độ tăng của doanh thu là 16,06% thấp hơn so với tốc độ tăng của
chi phí khác là 17,97%. Chứng tỏ công ty chưa kiểm soát tốt các loại chi phí

-

khác, cần đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
Tổng lợi nhuận kế toán sau thuế của công ty năm 2012 tăng so với năm 2011 là
31.936,5 triệu đồng tương ứng với tăng 987,3%. Chứng tỏ công ty có tốc độ
tăng trưởng nhanh. Cụ thể:
+ Tốc độ tăng của doanh thu là 26,53% tăng nhanh hơn so với tốc độ tăng của
giá vốn hàng bán là 5,15%. Chứng tỏ công ty đã tiết kiệm được các khoản chi
phí, kiểm soát tốt.
+ Tốc độ tăng của doanh thu là 26,53% cao hơn so với tốc độ tăng của chi phí
bán hàng là 9,47%, chi phí quản lý doanh nghiệp là 5,42%. Chứng tỏ công ty đã
kiểm soát tốt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Tốc độ tăng của doanh thu tài chính là 3,34% cao hơn so với tốc độ tăng của
chi phí tài chính là 2,84%. Chứng tỏ hoạt đông đầu tư tài chính của công ty đạt
hiệu quả cao.
+ Tốc độ tăng của doanh thu là 26,53% cao hơn so với tốc độ tăng của chi phí
khác là 15,16%. Chứng tỏ công ty đã kiểm soát tốt các loại chi phí khác.
Như vậy lợi nhuận sau thuế của công ty năm sau cao hơn so với năm trước. Tốc
độ tăng chủ yếu do 2 nhân tố quyết định là doanh thu và giá vốn hàng bán, bên


10

cạnh đó việc kiểm soát tốt các loại chi phí cũng góp phần làm tăng lợi nhuận sau
thuế của công ty.
*

Theo số liệu năm 2012, công ty có đội ngũ lao động là 557 công nhân viên

trong đó:
- Trình độ đại học:237 người
- Trình độ trung cấp : 141 người
- Công nhân kĩ thuật:109 người
- Lao động : 70 người


11

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MINH CHÂU
-

Mô hình tổ chức

Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu tổ chức công
tác kế toán theo mô hình tập trung. Bộ máy kế toán của công ty được phân tách
thành từng phần hành riêng biệt do các kế toán viên thực hiện. Phòng kế toán
của công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán của công ty.
- Sơ đồ bộ máy

KẾ TOÁN
TRƯỞNG

KẾ TOÁN TỔNG
HỢP

KẾ TOÁN NGÂN
HÀNG

KẾ TOÁN THANH
TOÁN CÔNG NỢ

KẾ TOÁN TỒN
KHO

KẾ TOÁN TÀI
SẢN CỐ ĐỊNH

KẾ TOÁN TIỀN
LƯƠNG

H2.1: Sơ đồ bộ máy kế toán
- Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành và quan hệ tương tác.
Kế toán trưởng: Tham mưu cho Giám đốc, vận dụng các công cụ tài chính
nhằm thực hiện tối đa hoá hiệu quả sử dụng vốn trong doanh nghiệp; phân tích
cấu trúc và quản lý rủi ro tài chính. Theo dõi lợi nhuận và chi phí, điều phối
củng cố đánh giá giữ liệu tài chính; dự báo những yêu cầu tài chính, chuẩn bị
ngân sách hàng năm, lên kế hoạch chi tiêu, phân tích những sai biệt. Thiết lập


12

tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thu thập, phân tích,
xác minh và báo cáo thông tin tài chính.
Có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của Công ty, là người
giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho Giám đốc chịu trách

nhiệm phân công, bố trí công việc cho các nhân viên kế toán, đồng thời làm việc
với kế toán trưởng của chi nhánh
Kế toán tổng hợp: Có chức năng tổng hợp các thông tin từ các nhân viên
kế toán phần hành để lên bảng cân đối kế toán và lập báo cáo kết quả kinh
doanh. Kế toán tổng hợp còn phải kê khai thuế hàng tháng cũng như quyết toán
thuế cuối năm nộp lên Cục thuế thành phố Hà Nội. Ngoài ra còn tập hợp chi phí,
tính giá thành sản phẩm cũng như xác định kết quả kinh doanh trên các phần
hành khác chuyển số liệu sang.
Kế toán tài sản cố định: Phụ trách việc theo dõi tình hình tăng, giảm
TSCĐ, việc tính và trích khấu hao TSCĐ. Đồng thời, có trách nhiệm tập hơp số
liệu của phòng đưa lên máy vi tính để kiểm tra số liệu của các báo cáo kế toán
và bảng tổng kết tài sản.
Kế toán hàng tồn kho: Theo dõi và hạch toán việc nhập kho vật tư sản
phẩm cũng như xuất kho tiêu thụ hoặc phục vụ mục đích khác.
Kế toán ngân hàng: Theo dõi và thực hiện các hoạt động liên quan đến
ngân hàng: làm thủ tục vay vốn cũng như theo dõi lãi vay; theo dõi tài khoản
tiền gửi tại ngân hàng và các hoạt động có liên quan khác.
Kế toán thanh toán- công nợ : Có nhiệm vụ theo dõi thanh toán các khoản
thu chi hàng ngày, theo dõi các khoản tạm ứng .. thực hiện kế toán các hoạt động
thanh toán với khách hàng và các nhà cung cấp, lập phiếu thu, phiếu chi.Theo
dõi và thực hiện kế toán các khoản nợ phải thu, phải trả để có biện pháp thu hồi
cũng như thanh toán thích hợp.
Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tính và lập bảng lương, thưởng và các
các chế độ chính sách cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty dựa trên các


13

quy định của nhà nước và doanh nghiệp đồng thời lập bảng tổng hợp đưa lên
máy vi tình để phân bổ và trích lương.

Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt tại công ty, thực hiện các nghiệp
vụ về thu, chi tiền mặt, bảo quản chứng từ trong tháng, ghi sổ quỹ và lập báo cáo
theo quy định.
Các nhân viên kế toán ở chi nhánh
Đối với văn phòng Phú Diễn: Kế toán có nhiệm vụ tập hợp chứng từ phát
sinh hàng ngày chuyển lên phòng kế toán của Công ty để đưa lên máy vi tính.
Kế toán lập các báo cáo tiêu thụ cũng như kết quả kinh doanh hàng tháng được
gửi lên phòng kế toán của công ty.Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản chi phí
phát sinh tại kho tập hợp và gửi lên cho văn phòng Tổng của Công ty.
Mặc dù khối lượng công việc khá lớn nhưng nhìn chung với đội ngũ nhân
viên có trình độ, có tính chuyên môn hóa và sự phối hợp chặt chẽ, có trách
nhiệm với công việc nên họ đều hoàn thành nhiệm vụ mà cấp trên giao phó một
cách xuất sắc.
2.1: TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MINH CHÂU
2.1.1: Các chính sách kế toán chung
- Chế độ kế toán công ty đang áp dụng: Công ty áp dụng theo chế độ
kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ban hành
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi,
bổ sung chế độ kế toán của Bộ tài chính.
- Công ty thực hiện kỳ kế toán theo năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết
thúc vào ngày 31/12 của năm.
- Đồng tiền sử dụng trong hạch toán là đồng Việt Nam (VNĐ). Nhưng
khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ thì công ty tiến hành quy đổi
về đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán.
- Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.


14

- Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung và được hỗ trợ
bởi phần mềm kế toán FAST 2010.
Các chính sách kế toán về ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền,
ghi nhận và phân bổ chi phí trả trước, ghi nhận hàng tồn kho, các khoản phải thu
– phải trả, ghi nhận TSCĐ và khấu hao TSCĐ, ghi nhận vốn chủ sở hữu, ghi
nhận doanh thu, chi phí được áp dụng đầy đủ theo quy định của chuẩn mực và
chế độ kế toán ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
-

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp

kê khai thường xuyên, kế toán tiến hành theo dõi và phản ánh thường xuyên,
liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán.
Vì vậy giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất cứ thời
điểm nào trong kì kế toán.
-

Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho: Công ty áp dụng phương

pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng xuất kho được tính theo giá
trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng tồn kho được
mua vào trong kỳ. Gía trị trung bình được tính sau từng lô hàng nhập về.
-

Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Công ty áp dụng

phương pháp khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng, mức trích
khấu hao hàng năm được chia đều theo số năm sử dụng.
2.1.2: Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
- Chế độ chứng từ

Chứng từ mà công ty sử dụng thực hiện theo đúng nội dung, phương
pháp luận, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các văn bản
khác liên quan đến chứng từ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt
động của công ty đều được lập chứng từ kế toán mà có đầy đủ chữ ký của các
cấp lãnh đạo. Các chứng từ kế toán được công ty lập bằng máy vi tính như phiếu
thu, phiếu chi cũng đảm bảo được các nội dung quy định cho chứng từ kế toán.


15

Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ
ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Chữ viết trên
chứng từ phải rõ ràng, không được tẩy xóa, không viết tắt. Chứng từ kế toán
phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ: tất cả các chứng từ kế toán do doanh
nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung về phòng kế toán
của công ty, phòng kế toán kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra,
xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ
kế toán.
- Danh mục chứng từ áp dụng:
Bảng 2: Danh mục chứng từ Công ty đang sử dụng
TT

1
2

Tên Chứng Từ
I. VỐN BẰNG TIỀN

Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Giấy đề nghị thanh toán
Bảng kiểm kê quỹ
Biên lai thu tiền
II. TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Biên bản giao nhận TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ

01-TSCĐ
02-TSCĐ

X
X

3
4

Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chữa
lớn hoàn thành
Biên bản đánh giá lại TSCĐ

03-TSCĐ
04-TSCĐ

X
X

05-TSCĐ

X

01a-LĐTL
01b-LĐTL

X
X

1
2
3
4
5
6
7

5
1
2

Bảng tính và phân bổ khấu hao
TSCĐ
III. TIỀN LƯƠNG
Bảng chấm công
Bảng chấm công làm thêm giờ

Số Hiệu
01-TT

02-TT
03-TT
04-TT
05-TT
08a-TT
06-TT

Tính Chất
BB (*) HD (**)
X
X
X
X
X
X
X


16

3
4

Bảng thanh toán lương
Bảng thanh toán thưởng

02-LĐTL
03-LĐTL

X

X

5

Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc
khối lượng công việc hoàn thành

05-LĐTL

X

6

Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

06-LĐTL

X

7

Bảng kê trích nộp các khoản theo
lương

10-LĐTL

X

11-LĐTL

X

01-BH
02-BH

X
X

8

1
2

Bảng phân bổ tiền lương và bảo
hiểm xã hội
IV. BÁN HÀNG
Bảng thanh toán hàng đại lý, ký
gửi
Thẻ quầy hàng

3

Hoa đơn bán hàng thông thường

4

Hóa đơn GTGT

02GTGT3LL
01-GTKT3LL

X
X

Chú thích: BB (*): Chứng từ bắt buộc; HD (**): Chứng từ hướng dẫn
2.1.3: Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
- Chế độ tài khoản công ty đang áp dụng:
Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu sử dụng hệ
thống tài khoản kế toán được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Căn cứ vào quy mô và nội dung
phát sinh tại đơn vị mình, kế toán công ty đã xây dựng danh mục tài khoản cụ
thể và có chi tiết các tài khoản thành các tiểu khoản theo đối tượng hạch toán để
đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính.
Hệ thống tài khoản của công ty bao gồm:


17

Bảng 3: Hệ thống tài khoản
SỐ HIỆU TÀI KHOẢN
cấp 1
cấp 2
cấp 3
111
1111
1112
112
1121
1122
113

1131
1132
131
133
138

TÊN TÀI KHOẢN
Tiền mặt
Tiền mặt Việt Nam
Tiền mặt Ngoại tệ
Tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi Việt Nam
Tiền gửi Ngoại tệ
Tiền đang chuyển
Tiền Việt Nam
Ngoại tệ
Phải thu khách hàng

141
151
152
153

Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Phải thu khác
Phải thu khác
Tạm ứng
Hàng mua đang đi đường
Nguyên vật liệu
Công cụ, dụng cụ

154
155
156
157

Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Thành phẩm
Hàng hóa
Hàng gửi đi bán

211

Tài sản cố định hữu hình
Nhà cửa
Máy móc thiết bị
Phương tiện vận tải
Tài sản cố định khác
Tài sản cố định vô hình
Hao mòn tài sản cố định
Vay ngắn hạn
Phải trả người bán

1388

2111
2112
2113
2118
213

214
311
331
333
3331
33311

Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
Thuế GTGT phải nộp
Thuế GTGT đầu ra


18

33312
3332
3333
3334
334
338
3383
3384
3389
3388
341
342
353
411
4111
4118

414
421

Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Thuế tiêu thụ đặc biệt
Thuế xuất, nhập khẩu
Thuế thu nhập doanh nghiệp
Phải trả người lao động
Phải trả, phải nộp khác
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm thất nghiệp
Phải trả, phải nộp khác
Vay dài hạn
Nợ dài hạn
Qũy khen thưởng, phúc lợi
Nguồn vốn kinh doanh
Vốn đầu tư của chủ sỡ hữu
Vốn khác
Qũy đầu tư phát triển
Lợi nhuận chưa phân phối

4211

Lợi nhuận chưa phân phối năm trước

4212

512

Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
Nguồn vốn xây dựng cơ bản
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ
Doanh thu bán hàng hóa
doanh thu bán thành phẩm
Doanh thu cung cấp dịch vụ
Doanh thu khác
Doanh thu bán hàng nội bộ

515
521
531
532
642
711
811
911

Doanh thu hoạt động tài chính
Chiết khấu thương mại
Hàng bán bị trả lại
Giam giá hàng bán
Chi phí quản lý doanh nghiệp
thu nhập khác
Chi phí khác
Xác định kết quả kinh doanh

441
511

5111
5112
5113
5118

2.1.4: Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán


19

a. Hình thức sổ kế toán công ty đang dùng:
Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ
Tài Chính Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu áp dụng
hình thức ghi sổ kế toán "Nhật ký chung'' phục vụ cho quá trình sản xuất kinh
doanh. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký
chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ
đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo trình tự các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh.
Hệ thống sổ kế toán trong công ty:
* Sổ tổng hợp:
- Sổ nhật ký chung (S03a-DN): Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Đồng thời số liệu trên sổ
NKC là căn cứ để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Công ty
không mở sổ nhật ký đặc biệt.
- Sổ cái trong hình thức Nhật ký chung (S03b-DN): Là sổ kế toán tổng hợp
dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong niên độ kế toán theo mỗi tài khoản.
Mỗi tài khoản được mở một hay một số trang liên tiếp trong toàn niên độ.
- Bảng cân đối số phát sinh (S06-DN): Là bảng kiểm tra tính chính xác trong
việc ghi sổ kế toán thông qua việc kiểm tra tính cân đối của các cặp số liệu trên
bảng. Căn cứ để lập là số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ từ các sổ cái.

* Sổ chi tiết.
Với hình thức ghi sổ kế toán NKC, công ty sử dụng những sổ chi tiết sau:
-

Sổ quỹ tiền mặt (S07-DN): Theo dõi thu, chi hàng ngày của công ty
Sổ tiền gửi ngân hàng (S08-DN)
Sổ TSCĐ (S21-DN)
Thẻ kho (S12-DN)
Sổ chi tiết thanh toán với người mua (S31-DN)
Sổ chi tiết bán hàng (S35-DN)
Trên cơ sở các sổ kế toán được lập, đến kỳ báo cáo kế toán tiến hành kiểm tra
đối chiếu, tổng hợp số liệu gửi lên Giám đốc và lập báo cáo tài chính.


20

b. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Chứng từ kế toán

Sổ nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số
phát sinh

Báo cáo tài chính

H2.2: Sơ đồ hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức “ Nhật Ký Chung”
Ghi chú:

Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Đối chiếu số liệu cuối tháng:

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào sổ
nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái
theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi
tiết thì đồng thời với việc ghi vào sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được
ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng( cuối quý, cuối năm) khóa sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số


21

liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh
Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái. Sau khi kiểm tra, đối
chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khóa sổ trên sổ cái được sử dụng để
lập” Bảng cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng
cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có
trên Sổ Nhật ký chung.
2.1.5: Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hiện nay, Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu áp dụng

hệ thống báo cáo theo quyết định QĐ 15/ 2006/ QĐ- BTC của Bộ trưởng Bộ Tài
Chính ban hành.
- Định kỳ lập báo cáo: Công ty lập báo cáo định kỳ vào cuối năm dương lịch
( 31/12 hàng năm).
- Người chịu trách nhiệm lập báo cáo là Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp của
Phòng kế toán. Các kế toán viên có trách nhiệm cung cấp các Sổ chi tiết để Kế
toán trưởng và Kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo.
- Báo cáo tài chính của Doanh nghiệp được lập và gửi vào thời điểm cuối năm
tài chính cho Giám đốc công ty, Ngân Hàng...
Hệ thống báo cáo quản trị:
Hàng tháng: Chi nhánh và Phòng kế toán - tài chính của công ty phải nộp
báo cáo sơ bộ về kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng đó cho Phòng Giám
Đốc.
Hàng quý: Chi nhánh và phòng kế toán- tài chính công ty lập báo cáo
quản trị để phán ánh tình hình thu chi, công nợ và tình hình tiêu thụ sản phẩm,
hàng hóa nhằm tham mưu cho Ban Giám đốc về kế hoạch tài chính, các chính
sách và chiến lược tài chính kế toán trong ngắn hạn và dài hạn.
Cuối năm, khi kết thúc niên độ kế toán – tài chính công ty sẽ tổng hợp lãi,
lỗ.


22

Với điều kiện trang thiết bị hiên đại, việc hạch toán ở công ty được thực
hiện hoàn toàn theo trường trình kế toán sử dụng máy vi tính. Do đặc điểm lao
động kế toán bằng máy nên đã giúp giảm bớt rất nhiều lao động tính toán bằng
tay trên các loại sổ tổng hợp cũng như sổ chi tiết. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tập hợp phân loại sau đó
nhập dữ liệu vào máy tính. Chương trình kế toán máy sẽ tự động lên bảng cân
đối số phát sinh các tài khoản. Cuối quý kế toán in các loại sổ, báo cáo ra giấy,

đối chiếu với các chứng từ gốc và các phần hành kế toán liên quan đúng khớp
sau đó đóng dấu.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp
quản lý kinh tế tài chính của công ty, hệ thống tài khoản của công ty bao gồm
hầu hết các tài khoản theo quyết định số 15 ban hành 20/3/2006 của Bộ trưởng
Bộ tài chính và các tài khoản sửa đổi, bổ sung theo các thông tư hướng dẫn.
Công ty lập các BCTC hàng quý và năm theo quy định của pháp luật
về kế toán cũng như các quy định của Ủy ban Chứng khoán Nhà Nước. Báo cáo
tài chính phải lập và gửi vào cuối quý, cuối năm tài chính cho các cơ quan quản
lý nhà nước và cho cấp trên theo quy định.
Báo cáo tài chính hợp nhất đựơc lập bằng đồng Việt Nam (VNĐ)
theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các nguyên tắc kế toán được chấp nhận
chung tại Việt Nam. Các nguyên tắc này bao gồm các quy định tại Chuẩn mực
kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán Việt Nam và các quy định về kế toán hiện
hành tại Việt Nam.
- Báo cáo tài chính hàng năm của công ty quy định lập các báo cáo
tổng hợp sau:
+ Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01-DN
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02-DN
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03-DN
+ Bảng thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09-DN


23

2.2: TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ TẠI CÔNG TY
TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MINH CHÂU
2.2.1: Tổ chức hạch toán kế toán
2.2.1.1: Hạch toán tiền mặt tại quỹ
Chứng từ sử dụng:

Phiếu thu
Mẫu 01-TT (BB)
Phiếu chi
Mẫu số 02-TT (BB)
Bảng kiểm kê quỹ
Mẫu số 07-TT (HD)
b. Tài khoản sử dụng
Kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản 111 “ Tiền mặt ” để phản ánh số
hiện có và tình hình thu, chi tại quỹ.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 112,
TK 113, TK 331, TK 152, TK211, TK133…
c. Hạch toán chi tiết
a.
-

Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi
chếp hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất
tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ
quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền
mặt và sổ kế toán tiền mặt.


24

Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt: (Không sử dụng nhật ký đặc biệt)

Chứng
111 từ gốc

Nhật ký
chung

Sổ cái

TK

……….

Sổ quỹ
( thủ quỹ)
H2.3:Hạch toán chi tiết kế toán tiền mặt
d.

Hạch toán tổng hợp

 Thủ tục chi tiền: Bộ phận có nhu cầu thanh toán sẽ lập Giấy đề nghị và sau đó

trình Tổng giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào Giấy đề nghị đã được sự đồng ý của
Tổng giám đốc, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi lập
Phiếu Chi và chuyển cho kế toán trưởng hay giám đốc ký duyệt. Khi Phiếu Chi
đã được ký duyệt sẽ chuyển đến cho thủ quỹ để thủ quỹ làm thủ tục chi tiền. Sau
đó kế toán thanh toán lưu Phiếu Chi này.
 Thủ tục thu tiền: Dựa vào Hóa đơn bán hàng. Khi nhận tiền từ khách hàng, kế
toán tiền mặt lập Phiếu Thu (2 liên) hợp lệ, kiểm tra, sau đó chuyển cho thủ quỹ
để thủ quỹ nhận đủ số tiền. Phiếu Thu sẽ được trình kế toán trưởng ký rồi được
lưu ở kế toán tiền mặt 1 liên và khách hàng sẽ giữ 1 liên.
NKCT
số 1
Phiếu

thu,
phiếu
chi

Sổ quỹ
Bảng
kê số 1

H2.4: Hạch toán tổng hợp kế toán tiền mặt
∗

Sổ cái
TK 111

Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng

Báo cáo
tài chính


25

- Nghiệp vụ phát sinh:
+ Nghiệp vụ 1: Ngày 21/05/2012, thu hồi tạm ứng chi không hết bằng tiền mặt
nhập quỹ của chị Trần thị Cẩm Vân, số tiền là 2.000.000 đồng.
Định khoản: Nợ TK 111: 2.000.000
Có TK 141: 2.000.000
Kế toán ghi vào phiếu thu tiền mặt (phụ lục 01)

+ Nghiệp vụ 2: Ngày 15/02/2012, chi trả lương cho nhân viên phòng kế toán
bằng tiền mặt với số tiền là 45.000.000 đồng.
Định khoản: Nợ TK 334: 45.000.000
Có TK 111: 45.000.000
Kế toán ghi vào phiếu chi tiền mặt (phụ lục 02)
 Từ nghiệp vụ 1, 2 kế toán tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt (phụ lục 04), sổ cái tiền

mặt (phụ lục 05)
2.2.1.2: Hạch toán tiền gửi ngân hàng
a. Chứng từ sử dụng
Căn cứ để ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi của doanh
nghiệp là các giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc các bảng sao kê của ngân hàng
kèm theo các chứng từ gốc như ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển
khoản…
b. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 112 “ tiền gửi ngân hàng”
c. Hạch toán chi tiết
Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải tiến hành
kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch
giữa số liệu kế toán của đơn vị với ngân hàng thì vẫn phải ghi theo chứng từ của
ngân hàng, số chênh lệch được theo dõi riêng ở tài khoản phải thu hoặc phải trả
khác và thông báo cho ngân hàng đối chiếu, xác minh lại.