Mối quan hệ giữa thư ký tòa án với thẩm phán

MỐI QUAN HỆ GIỮA THƯ KÝ TOÀ ÁN VỚI THẨM PHÁN, HỘI THẨM TOÀ ÁN, VIỆN KIỂM
SÁT VÀ NHỮNG NGƯỜI THAM GIA TỐ TỤNG TRONG VIỆC GIẢI QUYẾT, XÉT XỬ CÁC
LOẠI VỤ ÁN
ThS. Nguyễn Quang Lộc
TP. Tòa án nhân dân tối cao
I- Một số khái niệm chung
Mối quan hệ giữa Thư ký Toà án với Thẩm phán, Hội thẩm Toà án, Viện kiểm sát và những
người tham gia tố tụng khác được hiểu là mối quan hệ của Thư ký với những cơ quan tiến hành
tố tụng, người tiến hành tố tụng và những người tham gia tố tụng. Đây là những mối quan hệ
được thiết lập trên cơ sở pháp luật tố tụng, chỉ phát sinh khi những cơ quan, người tiến hành tố
tụng, người tham gia tố tụng được xác lập trong quá trình giải quyết vụ án, đồng thời đây cũng là
mối quan hệ phối hợp để đảm bảo việc tuân thủ các quy định của pháp luật, nhằm giải quyết vụ
án đúng đắn.
1- Cơ quan tiến hành tố tụng người tiến hành tố tụng và tham gia tố tụng trong các
vụ án hình sự:
a) Cơ quan tiến hành tố tụng:
* Cơ quan điều tra bao gồm: Công an nhân dân, Quân đội, Bộ đội biên phòng, Cảnh sát
biển, Hải quan, Kiểm lâm. Khi xác định có dấu hiệu tội phạm thì các cơ quan điều tra nói trên
phải ra quyết định khởi tố vụ án hình sự. Thủ trưởng các cơ quan nêu trên được giao nhiệm vụ
tiến hành một số hoạt động điều tra theo quy định tại Điều 111 Bộ luật tố tụng hình sự .
* Viện kiểm sát nhân dân các cấp: thực hành quyền công tố trong giai đoạn điều tra (Điều
112 Bộ luật tố tụng hình sự)
Viện kiểm sát có quyền khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can, yêu cầu cơ quan điều tra khởi
tố hoặc thay đổi quyết định khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can; đề ra yêu cầu điều tra và yêu
cầu cơ quan điều tra tiến hành điều tra; nếu thấy cần thiết thì Viện kiểm sát có thể trực tiếp tiến
hành một số hoạt động điều tra; yêu cầu thủ trưởng cơ quan điều tra thay đổi điều tra viên, nếu
hành vi của Điều tra viên có dấu hiệu tội phạm thì khởi tố về hình sự; quyết định áp dụng, thay
đổi, huỷ bỏ các biện pháp ngăn chặn: bắt, giữ, tạm giam… Phê chuẩn hoặc không phê chuẩn
các quyết định của cơ quan điều tra; huỷ bỏ các quyết định không có căn cứ của cơ quan điều
tra; yêu cầu truy nã bị can; quyết định truy tố bị can; quyết định đình chỉ hoặc tạm đình chỉ vụ án.
Điều 113 Bộ luật tố tụng hình sự quy định rõ hơn về nhiệm vụ, quyền hạn của Viện kiểm

sát khi Kiểm sát điều tra (kiểm sát quá trình điều tra từ khởi tố đến các hoạt động điều tra, việc
lập hồ sơ vụ án; kiểm sát việc tuân thủ pháp luật của những người tham gia tố tụng; giải quyết
các tranh chấp vè thẩm quyền điều tra, yêu cầu cơ quan điều tra khắc phục các vi phạm pháp
luật, xử lý điều tra viên khi có vi phạm; kiến nghị các cơ quan, tổ chức áp dụng các biện pháp
phòng ngừa tội phạm và vi phạm…).
* Tòa án nhân dân các cấp là cơ quan xét xử của Nhà nước. Thẩm quyền xét xử của Toà
án về hình sự được quy định tại Điều 170 Bộ luật tố tụng hình sự, cụ thể là:
+ Tòa án nhân dân cấp huyện và Toà án quân sự khu vực xét xử sơ thẩm những vụ án
hình sự về những tội phạm ít nghiêm trọng, tội phạm nghiêm trọng và rất nghiêm trọng (trừ
những tội phạm xâm phạm an ninh quốc gia, các tội phạm phá hoại hoà bình, chống loài người


và tội phạm chiến tranh; các tội quy định tại các Điều 93, 95, 96, 172, 216, 217, 218, 219, 221,
222, 223, 224, 225, 226, 263, 293, 294, 295, 296, 322 và 323 của Bộ luật hình sự.
+ Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Toà án quân sự cấp quân khu xét xử sơ thẩm những vụ án
hình sự về những tội phạm không thuộc thẩm quyền xét xử của Tòa án nhân dân cấp huyện và
Toà án quân sự khu vực hoặc những vụ án thuộc thẩm quyền của Toà án cấp dưới mà mình lấy
lên để xét xử. Ngoài ra thẩm quyền xét xử các vụ án hình sự còn được xác định bởi lãnh thổ
(Điều 171 Bộ luật tố tụng hình sự), tội phạm xảy ra trên tàu bay, tàu biển của Việt Nam đang hoạt
động ngoài không phận, lãnh hải (Điều 172 Bộ luật tố tụng hình sự), xem xét bị cáo phạm nhiều
tội thuộc thẩm quyền của Toà án khác cấp (Điều 173 Bộ luật tố tụng hình sự).
Việc giải quyết tranh chấp về thẩm quyền xét xử do Chánh án Toà án cấp trên trực tiếp
quyết định, giữa Toà án cấp huyện do Chánh án Toà án cấp tỉnh quyết định, giữa Tòa án nhân
dân và Toà án quân sự do Chánh án Tòa án nhân dân tối cao quyết định.
b) Những người tiến hành tố tụng trong vụ án hình sự:
+ Thủ trưởng, Phó thủ trưởng cơ quan điều tra, Điều tra viên;
+ Viện trưởng, Phó Viện trưởng Viện kiểm sát, Kiểm sát viên;
+ Chánh án, Phó Chánh án Toà án, Thẩm phán, Hội thẩm, Thư ký Toà án.
Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của những người tiến hành tố tụng trong cơ quan điều tra
được quy định tại các Điều 34, 35 Bộ luật tố tụng hình sự.

Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Kiểm sát viên,
Viện kiểm sát được quy định tại các Điều 36, 37 Bộ luật tố tụng hình sự.
Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Chánh án, Phó Chánh án Toà án được quy định
tại Điều 38 Bộ luật tố tụng hình sự.
Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của thư ký Toà án được quy định tại Điều 41 Bộ luật
tố tụng hình sự.
c) Những người tham gia tố tụng trong vụ án hình sự
- Người bị tạm giữ là người bị bắt trong trường hợp khẩn cấp, phạm tội quả tang, bắt theo
quyết định truy nã hoặc người phạm tội, tự thú, đầu thú và họ đã có quyết định tạm giữ (Điều 48
Bộ luật tố tụng hình sự).
- Bị can là người đã bị khởi tố về hình sự (Điều 49 Bộ luật tố tụng hình sự).
- Bị cáo là người đã bị Toà án quyết định đưa ra xét xử (Điều 50 Bộ luật tố tụng hình sự).
- Người bị hại là người bị thiệt hại về thể chất, tinh thần, tài sản do tội phạm gây nên (Điều
51 Bộ luật tố tụng hình sự).
- Nguyên đơn dân sự là cá nhân, cơ quan, tổ chức bị thiệt hại do tội phạm gây ra và có đơn yêu
cầu bồi thường thiệt hại (Điều 52 Bộ luật tố tụng hình sự).
- Bị đơn dân sự là cá nhân, cơ quan, tổ chức mà pháp luật quy định phải chịu trách nhiệm
bồi thường đối với thiệt hại do hành vi phạm tội gây ra (Điều 53 Bộ luật tố tụng hình sự).
- Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến vụ án (Điều 54 Bộ luật tố tụng hình sự).


- Người làm chứng là người biết được những tình tiết liên quan đến vụ án trừ những người
là bào chữa cho bị can, bị cáo, người có nhược điểm về tâm thần hoặc thể chất mà không có
khả năng nhận thức được những tình tiết của vụ án hoặc không có khả năng khai báo đúng đắn
(Điều 55 Bộ luật tố tụng hình sự).
- Người bào chữa có thể là Luật sư, người đại diện hợp pháp của người bị tạm giữ, bị can,
bị cáo, bào chữa viên nhân dân (Điều 56 Bộ luật tố tụng hình sự).
- Người giám định là người có kiến thức cần thiết về lĩnh vực cần giám định được cơ quan
tiến hành tố tụng trưng cầu theo quy định của pháp luật (Điều 60 Bộ luật tố tụng hình sự).
- Người phiên dịch: do các cơ quan tiến hành tố tụng yêu cầu trong trường hợp người

tham gia tố tụng không sử dụng được tiếng Việt (Điều 61 Bộ luật tố tụng hình sự).
2- Cơ quan tiến hành tố tụng, người tiến hành tố tụng và người tham gia tố tụng
trong các vụ việc dân sự, vụ án hành chính.
Các vụ việc dân sự là các vụ án dân sự và việc dân sự được hiểu theo nghĩa rộng bao
gồm các vụ án, vụ việc về dân sự, hôn nhân và gia đình, kinh doanh thương mại và lao động
được điều chỉnh theo Bộ luật tố tụng dân sự.
a) Cơ quan tiến hành tố tụng
Khác với các vụ án hình sự, cơ quan tiến hành tố tụng trong các vụ việc dân sự và vụ án
hành chính chỉ bao gồm Tòa án nhân dân và Viện kiểm sát nhân dân. Cơ quan điều tra không
phải là cơ quan tiến hành tố tụng trong các loại án này (Điều 39 Bộ luật tố tụng dân sự và Điều
14 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính).
b) Người tiến hành tố tụng
Người tiến hành tố tụng trong các vụ việc dân sự và vụ án hành chính gồm:
+ Chánh án Toà án, Thẩm phán, Hội thẩm nhân dân, Thư ký Toà án.
+ Viện trưởng Viện kiểm sát, Kiểm sát viên.
Như vậy, so với các vụ án hình sự thì các điều tra viên của các cơ quan điều tra không phải
là người tiến hành tố tụng. Tuy luật không quy định chức danh Phó Chánh án Toà án, Phó Viện
trưởng Viện kiểm sát nhưng khi tiến hành tố tụng thì những người này là Thẩm phán, Kiểm sát
viên. Hội thẩm trong các vụ án hành chính, vụ việc dân sự là Hội thẩm nhân dân vì chỉ có các Tòa
án nhân dân mới được giao quyền xét xử, giải quyết các vụ việc dân sự, vụ án hành chính, các Toà
án Quân sự không được giao giải quyết các loại vụ án này.
c) Những người tham gia tố tụng
- Những người tham gia tố tụng trong vụ án dân sự được gọi là đương sự, đó là những cá
nhân, cơ quan, tổ chức bao gồm: nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.
+ Nguyên đơn trong vụ án dân sự là người khởi kiện, người được cá nhân, cơ quan, tổ
chức khác do Bộ luật tố tụng dân sự quy định khởi kiện để yêu cầu Toà án giải quyết vụ án dân
sự khi cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của người đó bị xâm phạm.
Cơ quan, tổ chức khởi kiện vụ án để bảo vệ lợi ích công cộng, lợi ích của Nhà nước thuộc
lĩnh vực mình phụ trách cũng là nguyên đơn.

+ Bị đơn trong vụ án dân sự là người bị nguyên đơn khởi kiện hoặc cá nhân, cơ quan, tổ
chức khác do Bộ luật tố tụng dân sự quy định khởi kiện để yêu cầu Toà án giải quyết vụ án dân
sự khi cho rằng quyền và lợi ích hợp pháp của nguyên đơn bị người đó xâm phạm.
+ Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong vụ án dân sự là người tuy không khởi kiện,
không bị khởi kiện nhưng việc giải quyết vụ án dân sự có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của
họ nên họ được tự mình đề nghị hoặc các đương sự khác đề nghị và được Toà án chấp nhận
đưa họ vào tham gia tố tụng với tư cách là người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.
Nếu không có ai đề nghị đưa họ tham gia tố tụng với tư cách là người có quyền lợi, nghĩa
vụ liên quan thì Toà án phải đưa họ vào tham gia tố tụng với tư cách là người có quyền lợi, nghĩa
vụ liên quan.
Cần chú ý là: Đối với những người tham gia tố tụng trong vụ án dân sự có thể đồng thời là
nguyên đơn (trong các vụ án thuận tình ly hôn), cũng có thể họ có nhiều tư cách là nguyên đơn,
bị đơn, liên quan (những yêu cầu phản tố…) cũng có thể đang từ nguyên đơn trở thành bị đơn và
ngược lại (trong vụ án ly hôn khi một bên rút yêu cầu xin ly hôn mà biên kia không đồng ý), cũng
có thể họ là người có quyền lợi với mối quan hệ này nhưng lại có nghĩa vụ với mối quan hệ khác
trong cùng một vụ án dân sự… (xem Nghị quyết Hội đồng Thẩm phán số 02/2006/NQ-HĐTP
ngày 12-5-2006).
- Những người tham gia tố tụng trong việc dân sự
Việc dân sự là việc cá nhân, cơ quan, tổ chức không có tranh chấp nhưng có yêu cầu Toà
án công nhận hoặc không công nhận một sự kiện pháp lý là căn cứ phát sinh quyền, nghĩa vụ
dân sự, hôn nhân và gia đình. Kinh doanh, thương mại, lao động của mình hoặc của cá nhân, cơ
quan, tổ chức khác; yêu cầu Toà án công nhận cho mình quyền về dân sự, hôn nhân và gia đình,
kinh doanh, thương mại, lao động (Điều 311 Bộ luật tố tụng dân sự).
Trong việc dân sự thì không dùng thuật ngữ nguyên đơn mà dùng là người yêu cầu; bị đơn
là những người có liên quan đến việc giải quyết đơn yêu cầu (Đìêu 312 Bộ luật tố tụng dân sự).
- Trong các vụ án hành chính thì nguyên đơn được gọi là người khởi kiện. Người khởi kiện
bao gồm cá nhân, cơ quan, tổ chức (Điều 1 và Điều 2, Điều 4 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ
án hành chính).
Người bị khởi kiện là các cơ quan hành chính đã ban hành các văn bản hành chính hoặc

người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính Nhà nước ban hành văn bản để áp dụng một lần đối
với một hoặc một số đối tượng cụ thể về một vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý nhà nước, quản
lý hành chính (điểm 6, Điều 4 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính).
Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan cũng tương tự như các vụ án khác (xem điểm 7 Điều 4
Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính).
+ Người khởi kiện là cá nhân, cơ quan, tổ chức cho rằng quyền, lợi ích hợp pháp của mình
bị xâm phạm bởi quyết định hành chính, hành vi hành chính hoặc cán bộ, công chức cho rằng
quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm bởi quyết định buộc thôi việc nên khởi kiện vụ án
hành chính tại Toà án có thẩm quyền.
+ Người bị kiện là cá nhân, cơ quan, tổ chức có quyết định hành chính, hành vi hành
chính, quyết định kỷ luật buộc thôi việc bị khiếu kiện.


- Cơ quan, tổ chức bao gồm: Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức xã hội- nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân.
- Về chế định người đại diện: Trong các vụ án dân sự, hôn nhân gia đình, kinh doanh,
thương mại, lao động và hành chính đều có quy định về người đại diện. Người đại diện theo
pháp luật được thực hiện các quyền, nghĩa vụ tố tụng của đương sự mà mình làm đại diện (các
Điều 73, 74, 75, 77, 78 Bộ luật tố t��ng dân sự, Điều 6, Điều 22 Pháp lệnh thủ tục giải quyết
các vụ án hành chính).
Người đại diện theo uỷ quyền thực hiện các quyền và nghĩa vụ tố tụng theo văn bản uỷ
quyền (tức là chỉ được thực hiện trong phạm vi các nội dung được uỷ quyền; không được uỷ
quyền trong các vụ án ly hôn).
Toà án phải chỉ định người đại diện để tham gia tố tụng tại Toà án nếu trong khi tiến hành
tố tụng có đương sự bị hạn chế năng lực hành vi dân sự mà không có người đại diện hoặc người
đại diện theo pháp luật của họ thuộc một trong những trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 75
Bộ luật tố tụng dân sự (Điều 76 Bộ luật tố tụng dân sự).
- Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự (trong vụ việc dân sự và vụ án
hành chính không sử dụng thuật ngữ người bào chữa mà là người bảo vệ quyền và lợi ích hợp
pháp của đương sự).

Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự là người được đương sự nhờ và
được Toà án chấp nhận để tham gia tố tụng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự
(Điều 63, 64 Bộ luật tố tụng dân sự, Điều 23 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính).
Người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự có thể là luật sư, công dân Việt
Nam có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, chưa bị kết án hoặc bị kết án nhưng đã xoá án tích,
không thuộc trường hợp đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở chữa bệnh,
cơ sở giáo dục và quản chế hành chính; không phải là cán bộ, công chức trong các ngành Toà
án, kiểm sát, công an.
- Người làm chứng: tương tự như người làm chứng trong các vụ án hình sự.
- Người giám định và người phiên dịch trong vụ việc dân sự và vụ án hành chính cũng
tương tự như trong tố tụng hình sự (xem các Điều 67, 68, 69 và 70 Bộ luật tố tụng dân sự; các
Điều 25, 26, 27 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính).
II- Mối quan hệ giữa Thư ký Toà án với các cơ quan tiến hành tố tụng, người tiến
hành tố tụng và những người tham gia tố tụng trong việc giải quyết, xét xử các loại vụ án.
1- Mối quan hệ giữa Thư ký Toà án với các cơ quan tiến hành tố tụng.
Các cơ quan tiến hành tố tụng bao gồm cả các Toà án cùng cấp và Toà án cấp trên. Các
mối quan hệ này chính là quan hệ do pháp luật tố tụng quy định trong quá trình giải quyết, xét xử
các loại vụ án. Mặc dù pháp luật không quy định cụ thể Thư ký Toà án có mối quan hệ thế nào
với các cơ quan tiến hành tố tụng nhưng thông qua các hoạt động của Thư ký Toà án do Luật
quy định để thấy mối quan hệ này. Thực chất Thư ký Toà án thực hiện các nhiệm vụ do Chánh
án Tòa án nhân dân phân công hoặc do Thẩm phán giao trong quá trình giải quyết vụ án. Các
nhiệm vụ này của Thư ký Toà án có quan hệ đến cơ quan tiến hành tố tụng mà đại diện (hay trực
tiếp) là người tiến hành tố tụng hoặc cán bộ, chuyên viên của các cơ quan tiến hành tố tụng. Ví
dụ như Thư ký Toà án được giao chuẩn bị tổ chức cuộc họp trù bị, chuẩn bị tổ chức phiên toà xét
xử lưu động, chuẩn bị cuộc họp liên ngành để bàn về một vấn đề gì đó thì Thư ký Toà án phải


làm giấy mời họp, triệu tập họp, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để thực hiện tốt nhiệm vụ như
làm dự trù kinh phí tổ chức họp, hội nghị; liên hệ với các cơ quan tiến hành tố tụng, các cơ quan,
tổ chức có liên quan nhằm đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan này với Tòa án nhân

dân trong việc thực hiện nhiệm vụ chung; Thư ký được giao nhiệm vụ đi tống đạt quyết định đưa
vụ án ra xét xử đối với bị cáo đang bị giam giữ tại trại giam hoặc đương sự trong các vụ việc dân
sự.
2- Mối quan hệ giữa Thư ký Toà án với những người tiến hành tố tụng.
2.1. Quan hệ với Chánh án và Thẩm phán.
Chánh án Toà án căn cứ vào khả năng, trình độ, năng lực của Thư ký Toà án để phân
công, giao nhiệm vụ cho Thư ký Toà án thực hiện các công việc của các Toà chuyên trách thuộc
Tòa án nhân dân tối cao hoặc Tòa án nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và các đơn vị giúp việc.
Chánh án Toà án vừa thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của Luật tố tụng, vừa là người được
giao nhiệm vụ quản lý, điều hành các hoạt động của cơ quan Toà án với tư cách là Thủ trưởng
cơ quan (hoặc Thủ trưởng đơn vị đối với các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao).
Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của Toà án các cấp hoặc các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân
tối cao, Thư ký Toà án được giao các nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ Thư ký Tòa án nhân dân cấp huyện
có thể được phân công làm Thư ký để giúp Thẩm phán giải quyết, xét xử tất cả các loại án, giúp
Chánh án làm công tác thi hành án hình sự, làm công tác báo cáo, thống kê, tổng hợp hoặc làm
các công việc mang tính kiêm nhiệm như thủ quỹ, kế toán; ở các Tòa án nhân dân cấp tỉnh có
các Toà chuyên trách như Toà hình sự, Tòa dân sự, Toà lao động, Toà hành chính, Toà kinh tế thì
Thư ký các Toà này thực hiện các nhiệm vụ cụ thể do Chánh toà phân công. Tuỳ theo số lượng
Thẩm phán và Thư ký được biên chế ở Toà án mà Chánh án, Chánh toà phân công công việc,
cũng có thể một Thư ký giúp việc cho một Thẩm phán hoặc một Thư ký giúp việc cho hai Thẩm
phán.
Ở các Toà chuyên trách thuộc Tòa án nhân dân tối cao thì số lượng biên chế Thư ký Toà
án được Chánh án Tòa án nhân dân tối cao phân bổ tuỳ theo số lượng công việc, chức năng,
nhiệm vụ của từng Toà. Thư ký Toà án ở các Toà chuyên trách không chỉ có mối quan hệ với
Thẩm phán mà còn có mối quan hệ với các Thẩm tra viên trong đơn vị.
Thẩm phán và Thư ký Toà án đều là những người tiến hành tố tụng nên mối quan hệ giữa
Thẩm phán và Thư ký Toà án là mối quan hệ được điều chỉnh bằng pháp luật tố tụng và nó chỉ phát
sinh trong quá trình giải quyết vụ án. Thẩm phán không phải là Thủ trưởng của Thư ký Toà án và
Thư ký Toà án cũng không phải là Thư ký riêng của Thẩm phán. Tuy nhiên Thư ký Toà án là người
giúp việc cho Thẩm phán để thực hiện những tác nghiệp trong quá trình giải quyết vụ án, vì thế

Thư ký Toà án phải chịu sự giám sát, kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn của Thẩm phán nhằm thực
hiện đúng các quy định của pháp luật.
Vì giữa Thẩm phán và Thư ký Toà án có mối quan hệ phối hợp để thực hiện quy định của
pháp luật tố tụng nên Thẩm phán phải thực hiện những nhiệm vụ mà pháp luật quy định, không
được giao cho Thư ký Toà án làm thay những nhiệm vụ đó. Thư ký Toà án mà làm thay những
việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của Thẩm phán là vi phạm pháp luật. Trong thực tế, có một số
Thẩm phán khoán trắng cho Thư ký thực hiện việc lấy lời khai, điều tra xác minh, xây dựng hồ sơ
vụ án… Thẩm phán chỉ ký vào các tài liệu do Thư ký Toà án làm để hợp thức hóa tài liệu đó là
không đúng quy định, không đúng thẩm quyền và đó cũng là một trong những nguyên nhân quan
trọng làm cho công tác xét xử, giải quyết các vụ án chưa tốt.


Vì vậy, yêu cầu đặt ra là Thư ký Toà án chỉ thực hiện đúng, đầy đủ những nhiệm vụ mà
pháp luật tố tụng đã quy định. Ví dụ như Thư ký Toà án giúp Thẩm phán thực hiện một số tác
nghiệp như ghi biên bản lấy lời khai, biên bản xác minh, biên bản hoà giải, làm giấy triệu tập
đương sự, bị can, bị cáo; thực hiện việc chuẩn bị mở phiên toà như trích xuất bị cáo, triệu tập
phiên toà, thông báo cho Luật sư hoặc người bào chữa, mời Hội thẩm Toà án, liên hệ lấy vật
chứng ra Toà v.v… Trong một số vụ án lớn, quan trọng hoặc xét xử lưu động Thư ký Toà án còn
giúp Thẩm phán tổ chức họp với các ngành liên quan về việc đảm bảo cho phiên toà đạt kết quả
tốt. Những trường hợp cần phải có giám định viên, người phiên dịch tại phiên toà thì theo yêu
cầu của Thẩm phán, Thư ký Toà án phải liên hệ với các cơ quan, tổ chức này để cử người tham
gia phiên toà theo đúng quy định của pháp luật tố tụng.
ở tại phiên toà, Thư ký Toà án phải thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của
pháp luật. Thư ký Toà án phải kiểm tra sự có mặt, vắng mặt của những người được triệu tập đến
phiên toà để báo cáo Hội đồng xét xử quyết định có xét xử hay phải hoãn phiên toà; phổ biến nội
quy phiên toà; ghi biên bản phiên toà và nếu những người tham gia tố tụng yêu cầu xem lại biên
bản phiên toà thì phải đáp ứng yêu cầu; có thể phải giúp Thẩm phán thực hiện một số quyết định
tại phiên toà như quyết định hoãn xử, quyết định xem xét tại chỗ, quyết định xử lý người vi phạm
nội quy phiên toà, quyết định bắt tạm giam, quyết định tạm giam, quyết định trả tự do v.v…
Sau phiên toà, Thư ký Toà án giúp Thẩm phán rà soát lại bản án trước khi Thẩm phán

(hoặc các thành viên Hội đồng xét xử) ký; chuyển giao bản án, quyết định cho đương sự, các cơ
quan liên quan, cấp trích lục bản án, thông báo kháng cáo, kháng nghị, chuyển hồ sơ vụ án có
kháng cáo, kháng nghị cho Tòa án cấp phúc thẩm (đối với những trường hợp kháng cáo, kháng
nghị quá thời hạn quy định của pháp luật phải làm tờ trình về lý do kháng cáo, kháng nghị quá
thời hạn). Trong trường hợp bản án tử hình có hiệu lực pháp luật, Thư ký Toà án phải sắp xếp hồ
sơ vụ án để chuyển ngay đến Tòa án nhân dân tối cao, đồng thời phải gửi ngay bản án đến Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (Điều 258 Bộ luật tố tụng hình sự).
Nếu vụ án không có kháng cáo, kháng nghị thì Thư ký Toà án phải sắp xếp lại vụ án, ghi
thêm các tài liệu phát sinh trong quá trình giải quyết, xét xử của Toà án vào bảng kê tài liệu có
trong hồ sơ vụ án và giao vào kho lưu trữ hồ sơ, lưu trữ án văn (bản án, quyết định).
Lưu ý: Việc sắp xếp hồ sơ nêu trên cũng được thực hiện khi vụ án có kháng cáo, kháng
nghị để khi bàn giao hồ sơ cho Tòa án cấp phúc thẩm nhanh chóng, thuận lợi.
Đối với các Thư ký Toà phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao, Thư ký Toà chuyên trách thuộc
Tòa án nhân dân tối cao và Thư ký các phiên toà phúc thẩm Tòa án nhân dân cấp tỉnh thì không
thực hiện việc chuyển hồ sơ kháng cáo, kháng nghị mà chỉ thực hiện việc sắp xếp hồ sơ vụ án để
bàn giao cho bộ phận lưu trữ và lưu bản án, quyết định tại đơn vị mình. Việc chuyển giao hồ sơ vụ
án chỉ thực hiện khi có yêu cầu của Toà án có thẩm quyền để xem xét theo trình tự giám đốc thẩm,
tái thẩm. Do đặc thù của trình tự giám đốc thẩm, tái thẩm nên các Tòa án nhân dân địa phương
thường chuyển giao hồ sơ vụ án cho Tòa án nhân dân tối cao thông qua đường bưu điện (gửi
bằng bảo đảm để tránh thất lạc hồ sơ vụ án). Đối với các Tòa án nhân dân cấp huyện hoặc một số
Toà án địa phương ở gần Tòa án nhân dân tối cao hoặc Tòa án nhân dân tỉnh thì thường là Thư ký
Toà án chuyển giao hồ sơ trực tiếp và có ký nhận trong sổ giao nhận hồ sơ vụ án (theo mẫu sổ do
Tòa án nhân dân tối cao ban hành).
Đối với các Thư ký Toà án được Chánh án giao nhiệm vụ làm công tác thi hành án hình sự
phải thực hiện việc theo dõi chặt chẽ các bản án, quyết định đã có hiệu lực pháp luật để dự thảo


quyết định thi hành án hoặc uỷ thác thi hành án cho Toà án cùng cấp ra quyết định thi hành án,
trình Chánh án ký, đóng dấu và ban hành (Điều 256 Bộ luật tố tụng hình sự).
Ngoài ra, Thư ký Toà án được phân công làm công tác thi hành án hình sự còn thực hiện

việc giúp Chánh án giải quyết những vấn đề về ban hành các quyết định hoãn thi hành án, tạm
đình chỉ thi hành án, xoá án tích, giảm thời hạn thử thách của án treo, giảm án, tha tù trước thời
hạn, đại xá, đặc xá…
Thư ký Toà án còn giúp Chánh án trong việc phối hợp với Công an, Viện kiểm sát để cùng
rà soát, đối chiếu danh sách những người bị kết án chưa chấp hành hình phạt tù vì nhiều lý do
khác nhau như: đối với hoãn, tạm đình chỉ, bỏ trốn… nhằm đôn đốc các cơ quan có trách nhiệm
phải tích cực thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đối với công tác thi hành án hình sự.
Thư ký Toà án còn giúp Chánh án trong việc phối hợp với chính quyền địa phương, cơ
quan, tổ chức nơi người bị kết án phạt tù nhưng cho hưởng án treo hoặc bị phạt cải tạo không
giam giữ thực hiện việc giám sát, giáo dục, thông qua việc ban hành, quản lý, theo dõi sổ theo
dõi người bị kết án phạt tù nhưng cho hưởng án treo hoặc cải tạo không giam giữ do Tòa án
nhân dân tối cao ban hành.
Như vậy, theo quy định của pháp luật tố tụng thì việc giải quyết xét xử các loại vụ án không
giống nhau và đương nhiên chức năng, nhiệm vụ của Thư ký Toà án trong mỗi lĩnh vực cũng
khác nhau. Vì thế ở lĩnh vực giải quyết, xét xử loại vụ án này thì chức năng, nhiệm vụ cụ thể của
Thư ký Toà án được điều chỉnh theo pháp luật tố tụng về giải quyết, xét xử loại án đó, còn trong
lĩnh vực giải quyết, xét xử loại vụ án khác thì chức năng, nhiệm vụ của Thư ký Toà án lại được
điều chỉnh (quy định) theo pháp luật tố tụng khác. Cũng chính vì vậy mà mối quan hệ giữa Thư
ký Toà án với Chánh án, Thẩm phán cũng khác nhau, có thể là quan hệ điều hành trực tiếp (như
trường hợp Chánh án phân công cho Thư ký Toà án làm công tác thi hành án hình sự, làm công
tác báo cáo, thống kê, làm thủ quỹ, kế toán v.v…) hoặc Thư ký Toà án giúp việc trực tiếp cho
Thẩm phán. Cũng có thể đó là mối quan hệ gián tiếp giữa Chánh án với Thư ký Toà án thông qua
Thẩm phán hoặc Thẩm tra viên.
Ngoài ra, Thư ký Toà án là người phải trực tiếp thực hiện việc vào sổ theo dõi việc thụ lý,
giải quyết, xét xử các loại vụ án và làm công tác báo cáo thống kê theo các biểu mẫu thống kê,
sổ nghiệp vụ hoặc thực hiện các phần mềm quản lý, thống kê các loại vụ án.
2.2. Mối quan hệ của Thư ký Toà án với Hội thẩm Toà án
Hội thẩm Toà án là người được bầu hoặc được cử theo quy định của pháp luật để cùng
với Toà án thực hiện nhiệm vụ xét xử các loại vụ án Hiến pháp 1992 và Luật tổ chức Tòa án
nhân dân năm 2002 đều có quy định “việc xét xử của Tòa án nhân dân có Hội thẩm nhân dân,

của Toà án quân sự có Hội thẩm quân nhân tham gia theo quy định của pháp luật. Khi xét xử,
Hội thẩm ngang quyền với Thẩm phán”.
Như vậy, việc xét xử các vụ án theo trình tự sơ thẩm bắt buộc phải có sự tham gia của Hội
thẩm Toà án. Thành phần Hội đồng xét xử sơ thẩm gồm một Thẩm phán và hai Hội thẩm Toà án.
Trong trường hợp xét xử bị cáo về tội theo khung hình phạt có mức cao nhất là tử hình thì Hội
đồng xét xử gồm hai Thẩm phán và ba Hội thẩm Toà án (Điều 185 Bộ luật tố tụng hình sự).
Đối với một số trường hợp như khi xét xử người chưa thành niên phạm tội thì 01 Hội thẩm
phải là giáo viên hoặc cán bộ Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh (Điều 307 Bộ luật tố tụng
hình sự).


Đối với các vụ án xét xử theo trình tự phúc thẩm thì Hội đồng xét xử gồm ba Thẩm phán,
trong trường hợp cần thiết có thể có thêm hai Hội thẩm (Điều 244 Bộ luật tố tụng hình sự).
Thực tế cho thấy chế định Hội thẩm hiện nay chỉ thực hiện ở các Tòa án nhân dân địa
phương và Toà án quân sự. Mặc dù Tòa án nhân dân tối cao có thẩm quyền xét xử phúc thẩm
nhưng không áp dụng chế định Hội thẩm để xét xử các vụ án hình sự. Theo quy định tại Điều
257 Bộ luật tố tụng hình sự thì “Chánh án Tòa án cấp phúc thẩm hoặc Chánh toà Toà phúc thẩm
Tòa án nhân dân tối cao thành lập Hội đồng xét xử phúc thẩm và phân công một Thẩm phán làm
chủ toạ phiên toà” Điều luật không quy định rõ là Hội đồng xét xử gồm bao nhiêu Thẩm phán, có
sự tham gia của Hội thẩm nhân dân trong trường hợp cần thiết không. Tuy nhiên, trong thực tiễn
xét xử phúc thẩm, các Tòa án nhân dân cấp tỉnh thường thành lập Hội đồng xét xử với 3 Thẩm
phán và không có sự tham gia của Hội thẩm Toà án.
Hội thẩm Toà án ngang quyền với Thẩm phán khi xét xử vụ án, do đó để đảm bảo việc xét
xử đúng đắn, các Hội thẩm Toà án phải nghiên cứu hồ sơ vụ án trước khi xét xử. Thư ký Toà án
phải giúp Thẩm phán làm quyết định đưa vụ án ra xét xử, trong đó có thành phần Hội đồng xét xử
là Hội thẩm Toà án. Trước khi mở phiên toà, Thẩm phán yêu cầu Thư ký Toà án mời Hội thẩm nhân
dân tham gia phiên toà và triệu tập những người tham dự phiên Toà trong sổ triệu tập phiên toà của
Thẩm phán. Căn cứ vào quyết định này của Thẩm phán, Thư ký Toà án phải liên hệ với Hội thẩm
có tên trong quyết định đưa vụ án ra xét xử. Trường hợp vì lý do nào đấy Hội thẩm không thể tham
gia xét xử được thì Thư ký Toà án phải báo cáo với Thẩm phán để thay đổi Hội thẩm khác.

Thư ký Toà án có trách nhiệm liên hệ với Thẩm phán để nhận và giao hồ sơ vụ án cho Hội
thẩm nghiên cứu, đồng thời bố trí phòng làm việc cũng như các điều kiện cần thiết khác về ánh
sáng, quạt, nước uống… để tạo điều kiện thuận lợi cho Hội thẩm nghiên cứu kỹ hồ sơ vụ án. Khi
hết giờ làm việc hoặc khi Hội thẩm đã nghiên cứu xong hồ sơ vụ án, Thư ký Toà án có trách
nhiệm nhận và giao lại hồ sơ vụ án cho Thẩm phán. Hội thẩm chỉ được nghiên cứu hồ sơ vụ án
tại trụ sở Toà án, không được mang hồ sơ ra ngoài cơ quan để đảm bảo việc quản lý hồ sơ,
tránh thất lạc hoặc có những vi phạm khác về quản lý, bảo quản hồ sơ vụ án.
Tại phiên toà, Thư ký Toà án và Hội thẩm đều là những người tiến hành tố tụng nhưng vị
trí, chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Thư ký Toà án phải báo cáo Hội đồng xét xử (trong đó có
các Hội thẩm Toà án). Hội thẩm có trong thành phần Hội đồng xét xử, có quyền xét hỏi, quyết
định các tình huống phát sinh tại phiên toà, có quyền nghị án để phán quyết về vụ án, Thư ký Toà
án không có các quyền này.
Sau phiên toà, Thư ký Toà án phải rà soát bản án để xin chữ ký của Hội thẩm, làm các thủ
tục để thanh toán tiền bồi dưỡng phiên toà cho Hội đồng xét xử, thanh toán tiền cho người làm
chứng…
Như vậy, trong quá trình giải quyết vụ án nếu như vụ án được đưa ra xét xử thì Thư ký Toà
án phải thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật, trong đó có mối quan hệ với Hội
thẩm Toà án. Đối với các vụ án không phải đưa ra xét xử mà giải quyết bằng các quyết định như
quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ, công nhận sự thoả thuận của đương sự, chuyển vụ án (khi còn
ở giai đoạn chuẩn bị xét xử) v.v… thì chưa có sự tham gia của Hội thẩm Toà án.
Mặc dù chức năng, nhiệm vụ của Thư ký Toà án và Hội thẩm Toà án khác nhau nhưng
cùng chung mục đích là hoàn thành nhiệm vụ xét xử các loại vụ án, do đó phải có sự phối hợp
chặt chẽ, tạo điều kiện tốt nhất để Hội thẩm hoàn thành nhiệm vụ. Thực tế xét xử cho thấy có
những vị Hội thẩm rất ít tham gia xét xử, ngược lại có nhiều Hội thẩm thường xuyên tham gia xét
xử với Toà án. Do đó, việc mời Hội thẩm tham gia xét xử cần phải đồng đều hơn. Ngoài ra việc


nâng cao năng lực, trình độ và đảm bảo tiêu chuẩn Hội thẩm Toà án theo Pháp lệnh Thẩm phán
và Hội thẩm Toà án, cũng là những tiền đề quan trọng để nâng cao chất lượng giải quyết, xét xử
các vụ án.

2.3. Mối quan hệ giữa Thư ký Toà án với Kiểm sát viên
Kiểm sát viên Viện kiểm sát được Viện trưởng hoặc Phó Viện trưởng phân công thực hành
quyền công tố, kiểm sát việc tuân thủ pháp luật trong quá trình giải quyết, xét xử các vụ án của
Tòa án các cấp.
Trong các vụ án hình sự, sự tham gia của Kiểm sát viên là bắt buộc. Trong các vụ việc dân
sự, sự tham gia của Kiểm sát viên có thể không bắt buộc trừ những trường hợp quy định tại Điều
21 Bộ luật tố tụng dân sự (Những vụ án mà Toà án có quyết định áp dụng biện pháp thu thập
chứng cứ mà đương sự có khiếu nại, các việc dân sự thuộc thẩm quyền giải quyết của Toà án,
các vụ việc dân sự mà Viện kiểm sát kháng nghị bản án, quyết định của Toà án).
Một số việc mà Thư ký Toà án phải thực hiện, cụ thể như sau:
a) Đối với vụ án dân sự
- Trong thời hạn ba ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý vụ án, Thư ký Toà án giúp Thẩm phán
thực hiện thông báo bằng văn bản cho Viện kiểm sát cùng cấp về việc Toà án đã thụ lý vụ án
(khoản 1 Điều 173 và Điều 174 Bộ luật tố tụng dân sự).
- Trường hợp Viện kiểm sát tham gia phiên toà theo quy định tại khoản 2 Điều 21 Bộ luật
tố tụng dân sự thì ngoài việc phải gửi quyết định đưa vụ án ra xét xử, Thư ký Toà án còn phải
chuyển giao hồ sơ vụ án cho Kiểm sát viên Viện kiểm sát cùng cấp. Trong thời hạn 15 ngày kể từ
ngày nhận hồ sơ vụ án, Kiểm sát viên phải nghiên cứu hồ sơ và trả lại hồ sơ cho Toà án (Điều
195 Bộ luật tố tụng dân sự).
Đối với việc dân sự, sau khi ra quyết định mở phiên họp giải quyết việc dân sự, Thư ký Toà
án phải gửi ngay quyết định này cùng hồ sơ việc dân sự cho Viện kiểm sát cùng cấp để Kiểm sát
viên nghiên cứu trong thời hạn bảy ngày kể từ ngày kể từ ngày nhận hồ sơ việc dân sự, hết thời
hạn này Kiểm sát viên phải trả lại hồ sơ để Toà án mở phiên toà giải quyết việc dân sự (Điều 313
Bộ luật tố tụng dân sự).
- Gửi các quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ, chuyển hồ sơ vụ án, quyết định công nhận sự
thoả thuận của các đương sự, bản án cho Viện kiểm sát để Viện kiểm sát thực hiện quyền công
tố, kiểm sát xét xử (các Điều 187, 241, 315 Bộ luật tố tụng dân sự).
- Gửi thông báo kháng cáo, kháng nghị
Sau khi Toà án đã chấp nhận kháng cáo hợp lệ, Thư ký Toà án giúp Thẩm phán làm thông
báo bằng văn bản cho Viện kiểm sát cùng cấp và các đương sự có liên quan dến kháng cáo biết

về việc kháng cáo (Điều 249 Bộ luật tố tụng dân sự). Trường hợp Chánh án Tòa án nhân dân tối
cao, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh kháng nghị thì quyết định kháng nghị phải được gửi
ngay cho Viện kiểm sát cùng cấp.
- Sau khi thụ lý vụ án để xét xử theo trình tự phúc thẩm, Thư ký Toà án phải chuyển hồ sơ
vụ án cho Viện kiểm sát cùng cấp để nghiên cứu. Trong thời hạn 15 ngày, Kiểm sát viên phải
nghiên cứu và trả lại hồ sơ vụ án để Tòa án cấp phúc thẩm xét xử (Điều 262 Bộ luật tố tụng dân
sự).


- Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày ra bản án, quyết định phúc thẩm, Thư ký Toà án phải
gửi bản án, quyết định phúc thẩm cho Viện kiểm sát cùng cấp. Đối với các Toà phúc thẩm của
Tòa án nhân dân tối cao thì thời hạn gửi bản án, quyết định là 25 ngày (Điều 281 Bộ luật tố tụng
dân sự).
- Gửi kháng nghị hoặc quyết định xét xử theo thủ tục giám đốc thẩm, tái thẩm cho Viện
kiểm sát.
Trường hợp Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh
kháng nghị bản án hoặc quyết định đã có hiệu lực pháp luật để xem xét theo thủ tục giám đốc
thẩm, tái thẩm thì Thư ký Toà án phải chuyển ngay hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát cùng cấp.
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ vụ án, Viện kiểm sát phải trả lại hồ sơ cho Toà án
có thẩm quyền giám đốc thẩm, tái thẩm (Điều 290 Bộ luật tố tụng dân sự).
- Trong thời hạn năm ngày kể từ ngày ra quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm, Thư ký Toà
án phải giúp Hội đồng xét xử giám đốc thẩm, tái thẩm gửi quyết định giám đốc thẩm, tái thẩm cho
Viện kiểm sát cùng cấp (Điều 303 Bộ luật tố tụng dân sự).
b) Đối với vụ án hình sự
- Thư ký Toà án giúp Thẩm phán soạn thảo các văn bản tố tụng như Quyết định đưa vụ án
ra xét xử, Quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ, Quyết định chuyển hồ sơ vụ án, quyết định khởi tố
vụ án hình sự… và gửi ngay cho Viện kiểm sát cùng cấp. Viện kiểm sát có quyền kháng nghị
những quyết định của Toà án (trừ Quyết định trả hồ sơ để yêu cầu điều tra bổ sung).
- Gửi bản án sơ thẩm trong thời hạn 10 ngày cho Viện kiểm sát cùng cấp (Điều 229 Bộ luật
tố tụng hình sự).

- Gửi thông báo việc kháng cáo, kháng nghị cho Viện kiểm sát cùng cấp trong thời hạn 7
ngày kể từ ngày nhận được kháng cáo, kháng nghị (Điều 236 Bộ luật tố tụng hình sự).
- Thông báo cho Viện kiểm sát cùng cấp về thời gian, địa điểm tổ chức phiên toà phúc
thẩm. Trong thời hạn 15 ngày trước khi mở phiên toà phúc thẩm, Thư ký Toà án phải giúp Thẩm
phán thực hiện việc thông báo cho Viện kiểm sát cùng cấp.
- Về việc giao, nhận hồ sơ vụ án hình sự
Thư ký Toà án có trách nhiệm nhận hồ sơ vụ án do Viện kiểm sát cùng cấp chuyển sang.
Sau khi kiểm tra hồ sơ, nếu thấy đầy đủ theo bảng kê các tài liệu có trong hồ sơ vụ án thì Thư ký
Toà án thụ lý vụ án để báo cáo Chánh án phân công Thẩm phán giải quyết, xét xử vụ án. Hiện
nay, có một số Toà án thành lập bộ phận hành chính tư pháp nên việc giao nhận hồ sơ do bộ
phận này thực hiện và ở bộ phận này cũng có các Thư ký Toà án làm nhiệm vụ tiếp nhận các hồ
sơ vụ án hình sự do Viện kiểm sát chuyển đến hoặc trực tiếp nhận đơn khởi kiện đối với các loại
vụ án khác.
Đối với các vụ án giải quyết theo thủ tục phúc thẩm, giám đốc thẩm, tái thẩm thì Toà án phải
chuyển hồ sơ cho Viện kiểm sát cùng cấp. Thư ký Toà án có trách nhiệm thực hiện việc giao nhận hồ
sơ vụ án và việc đôn đốc, yêu cầu Viện kiểm sát phải trả lại hồ sơ vụ án theo đúng thời hạn mà pháp
luật đã quy định).
c) Đối với các vụ án hành chính


Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính (sửa đổi, bổ sung) năm 2006 đã quy
định 22 loại khiếu kiện quyết định hành chính hoặc hành vi hành chính thuộc thẩm quyền giải
quyết của Toà án.
Theo khoản 2 Điều 13 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính (sau đây gọi tắt là
Pháp lệnh) thì “Toà án đã thụ lý vụ án hành chính, nếu phát hiện vụ án không thuộc thẩm quyền
giải quyết của mình thì ra quyết định chuyển hồ sơ vụ án cho Toà án có thẩm quyền giải quyết và
xoá sổ thụ lý. Quyết định này phải được gửi ngay cho đương sự và Viện kiểm sát cùng cấp.
Đương sự có quyền khiếu nại, Viện kiểm sát có quyền kiến nghị quyết định này, trong thời hạn
ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận được quyết định. Trong thời hạn ba ngày làm việc, kể từ ngày
nhận được khiếu nại, kiến nghị, Chánh án Toà án đã ra quyết định chuyển vụ án hành chính phải

giải quyết khiếu nại, kiến nghị”.
Điều 10 Pháp lệnh quy định “Viện kiểm sát nhân dân kiểm sát việc tuân theo pháp luật
trong quá trình giải quyết vụ án hành chính theo quy định của Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân
dân và của Pháp lệnh này”.
Từ quy định này của Pháp lệnh, quá trình giải quyết vụ án hành chính của Toà án đều có
sự kiểm sát của Viện kiểm sát nhân dân và Viện kiểm sát là cơ quan tiến hành tố tụng, Viện
trưởng Viện kiểm sát, Kiểm sát viên là những người tiến hành tố tụng.
Vì là những người tiến hành tố tụng nên Viện trưởng Viện kiểm sát, Kiểm sát viên cũng có
thể bị thay đổi theo quy định tại Điều 16 Pháp lệnh.
Cũng như các vụ án hình sự, Viện kiểm sát phải cử kiểm sát viên tham gia các phiên toà
hành chính tại phiên toà sơ thẩm, phúc thẩm, giám đốc thẩm, tái thẩm (các Điều 18, 63 và 71
Pháp lệnh). Trường hợp kiểm sát viên vắng mặt tại phiên toà thì Hội đồng xét xử phải hoãn phiên
toà.
Điều 18 Pháp lệnh quy định “Đối với các quyết định hành chính, hành vi hành chính liên
quan đến quyền, lợi ích hợp pháp của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân
sự nếu không có người khởi kiện thì Viện kiểm sát có quyền khởi tố vụ án hành chính và có trách
nhiệm cung cấp chứng cứ”. Và đương nhiên Viện kiểm sát phải tham gia phiên toà xét xử vụ án
hành chính. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là trong trường hợp này, Viện kiểm sát tham gia phiên toà
với tư cách gì? Vấn đề này chưa được Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn cụ thể và trong thực
tiễn thì rất ít thậm chí là chưa gặp trường hợp Viện kiểm sát khởi tố vụ án hành chính, nhưng
nếu Viện kiểm sát khởi tố vụ án hành chính thì Viện kiểm sát vừa là cơ quan tiến hành tố tụng,
người khởi tố vụ án vừa là người tiến hành tố tụng. Tất nhiên trách nhiệm của Viện kiểm sát vừa
phải cung cấp chứng cứ, vừa phải bảo vệ các chứng cứ đã cung cấp cho Toà án và phải thực
hành quyền công tố, quyền kiểm sát hoạt động xét xử của Toà án. Như vậy có đảm bảo tính
khách quan hay không, đây là vấn đề còn có nhiều quan điểm khác nhau và cần phải có sự
hướng dẫn để áp dụng thống nhất quy định của pháp luật.
Theo quy định tại Điều 37 Pháp lệnh thì trong thời hạn năm ngày làm việc kể từ ngày thụ lý
vụ án, Toà án phải thông báo bằng văn bản cho người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên
quan đến việc giải quyết vụ án và Viện kiểm sát cùng cấp về việc Toà án đã thụ lý vụ án; Quyết
định đưa vụ án ra xét xử phải được gửi cho các đương sự, Viện kiểm sát cùng cấp ngay sau khi

ra quyết định.
Như vậy, từ khi thụ lý vụ án hành chính, Thư ký Toà án đã phải giúp Thẩm phán soạn thảo
các thông báo, quyết định để gửi cho các đương sự và Viện kiểm sát cùng cấp. Căn cứ vào


thông báo của Toà án, Viện kiểm sát cử kiểm sát viên kiểm sát việc tuân theo pháp luật của Toà
án trong quá trình giải quyết vụ án và thực hành quyền công tố tại phiên toà.
Sau phiên toà, Thư ký Toà án phải soát bản án, quyết định và Thẩm phán, các thành viên
Hội đồng xét xử ký, sao bản án, quyết định để chuyển cho các đương sự, Viện kiểm sát cùng
cấp theo quy định tại Điều 53 Pháp lệnh. Thời hạn cấp trích trích lục bản án, quyết định là ngay
sau khi kết thúc phiên toà, thời hạn cấp bản sao bản án, quyết định là 7 ngày kể từ ngày ra bản
án, quyết định.
Theo quy định tại Điều 51 Pháp lệnh thì “Toà án không được sửa chữa, bổ sung bản án,
quyết định đã tuyên, trừ trường hợp có sai sót rõ ràng về số liệu tính toán hoặc về chính tả,
nhưng phải thông báo ngay cho đương sự, Viện kiểm sát, cá nhân, tổ chức khác có quyền lợi,
nghĩa vụ liên quan”.
Việc sửa chữa, bổ sung về số liệu tính toán hoặc chính tả thuộc trách nhiệm của Thẩm
phán, việc thông báo vấn đề này là trách nhiệm của Thư ký Toà án. Do đó phải có sự phối hợp
giữa Thẩm phán và Thư ký Toà án để đảm bảo thực hiện tốt quy định này.
Trong trường hợp vụ án có kháng cáo, kháng nghị thì Thư ký Toà án giúp Thẩm phán làm
thông báo việc kháng cáo cho Viện kiểm sát cùng cấp, các đương sự, người có quyền lợi, nghĩa
vụ liên quan đến kháng cáo. Viện kiểm sát phải gửi bản sao kháng nghị cho đương sự, người có
quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến kháng nghị.
Đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đén kháng cáo, kháng nghị phải gửi cho
Tòa án cấp phúc thẩm ý kiến của mình về kháng cáo, kháng nghị trong thời hạn 7 ngày, kể từ
ngày nhận được thông báo (Điều 57 Pháp lệnh).
Việc thay đổi, bổ sung, rút kháng cáo, kháng nghị trước khi mở phiên toà phải được làm
thành văn bản và gửi cho Tòa án cấp phúc thẩm. Tòa án cấp phúc thẩm phải thông báo cho Viện
kiểm sát cùng cấp và các đương sự biết về việc thay đổi, bổ sung, rút kháng cáo, kháng nghị.
Việc thay đổi, bổ sung, rút kháng cáo, kháng nghị tại phiên toà phải được ghi vào biên bản

phiên toà (Điều 58 Pháp lệnh).
Thư ký Toà án phải thực hiện việc gửi hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát nghiên cứu. Trong thời
hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ vụ án, Viện kiểm sát phải nghiên cứu và trả lại hồ sơ
cho Toà án (Điều 63 Pháp lệnh). Quy định gửi hồ sơ cho Viện kiểm sát nghiên cứu trước khi xét xử
giám đốc thẩm, tái thẩm vụ án hành chính tương tự như thủ tục gửi hồ sơ của Tòa án cấp phúc
thẩm nhưng thời hạn Viện kiểm sát nghiên cứu và trả lại hồ sơ cho Toà án dài hơn (15 ngày) và
trường hợp Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh kháng nghị thì
Toà án sẽ xét xử giám đốc phải gửi quyết định kháng nghị kèm theo hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát
cùng cấp nghiên cứu.
3- Mối quan hệ của Thư ký Toà án với những người tham gia tố tụng
3.1 Mối quan hệ của Thư ký Toà án với Luật sư hoặc người bảo vệ quyền, lợi ích của
đương sự.
Luật tố tụng hình sự, tố tụng dân sự và Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính
đều có các quy định về sự tham gia của Luật sư, bảo chữa viên nhân dân hoặc người bảo vệ
quyền, lợi ích của đương sự trong quá trình Toà án giải quyết vụ án.


Đối với các vụ án hình sự thì Luật sư, người bào chữa có thể do bị can, bị cáo, người bị
hại, người có quyền, nghĩa vụ liên quan mời họ tham gia phiên toà để bào chữa hoặc bảo vệ
quyền, lợi ích hợp pháp của những người tham gia tố tụng, nhưng có một số trường hợp, Luật
quy định Toà án phải chỉ định Luật sư bào chữa cho bị cáo. Ví dụ như trường hợp bị cáo là người
chưa thành niên, người có nhược điểm về tâm thần hoặc thể chất; Bị cáo bị đưa ra xét xử về tội
theo khung hình phạt có mức là tử hình được quy định trong Bộ luật hình sự.
Trong các vụ án khác, Luật sư có thể là người đại diện do đương sự uỷ quyền để tham gia
phiên toà và họ có quyền tham gia tố tụng từ khi khởi kiện vụ án dân sự hoặc vụ án hành chính.
Việc uỷ quyền cho Luật sư hoặc cho người khác (nếu họ có đủ điều kiện để được nhận uỷ
quyền) đều phải làm thành văn bản.
Do Luật tố tụng quy định Luật sư, người bào chữa, người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp
của đương sự có quyền nghiên cứu hồ sơ vụ án, sao chép những tài liệu cần thiết trong hồ sơ
vụ án, tham gia việc hoà giải… nên trong quá trình tác nghiệp của Luật sư tại Toà án, Thư ký Toà

án phải tạo điều kiện để Luật sư thực hiện nhiệm vụ. Thư ký phải liên hệ với Thẩm phán để nhận
và giao hồ sơ cho Luật sư nghiên cứu, nhận lại hồ sơ để quản lý và trả lại cho Thẩm phán. Thư
ký phải có trách nhiệm nhắc nhở Luật sư về việc không được mang hồ sơ vụ án ra khởi cơ quan
Toà án, khi Luật sư muốn sao chụp tài liệu thì Thư ký Toà án phải báo cáo với Chánh án hoặc
người được Chánh án giao nhiệm vụ thay mặt Chánh án, hoặc báo cáo Thẩm phán được phân
công giải quyết vụ án.
Luật sư có quyền yêu cầu cung cấp tài liệu, thu thập, xác minh thêm các tài liệu, chứng cứ
liên quan đến vụ án. Cũng có những trường hợp các tài liệu này được Luật sư gửi đến Toà án
trước khi mở phiên toà và cũng có thể họ xuất trình tại phiên toà. Thư ký Toà án phải tiếp nhận
các tài liệu, chứng cứ do Luật sư xuất trình và giao lại cho Thẩm phán hoặc Hội đồng xét xử.
Khi có Quyết định đưa vụ án ra xét xử, Thư ký Toà án phải gửi lịch xét xử hoặc thông báo
cho Luật sư biết lịch xét xử. Trường hợp Luật sư không tham dự kháng cáo phiên toà, nhưng gửi
bài bào chữa trước khi Toà án mở phiên toà thì Thư ký phải nhận, giao lại cho Thẩm phán. Nếu
không thuộc trường hợp sự vắng mặt của Luật sư phải hoãn phiên toà, Toà án vẫn tiến hành mở
phiên toà xét xử thì Thư ký Toà án phải công bố bài bào chữa của Luật sư tại phiên toà.
Sau phiên toà, Thư ký Toà án có trách nhiệm làm các thủ tục để thanh toán tiền thù lao cho
Luật sư do Toà án chỉ định theo chế độ tài chính hiện hành. Thư ký Toà án cũng có trách nhiệm
nhận đơn kháng cáo của Luật sư trong những trường hợp Luật quy định Luật sư có quyền kháng
cáo bản án, quyết định của Toà án.
Luật sư, người bào chữa theo quy định của pháp luật là những người phải thoả mãn các
điều kiện mà pháp luật quy định, họ chỉ được tham gia tố tụng với tư cách là Luật sư, người bào
chữa, người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của đương sự khi Toà án cấp giấy chứng nhận. Vì
vậy, khi Luật sư, người bào chữa, người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của đương sự có đề
nghị và kèm theo các giấy tờ liên quan thì Thư ký Toà án phải báo cáo Thẩm phán xem xét để
cấp giấy chứng nhận người bào chữa, nếu Toà án từ chối cấp giấy chứng nhận thì phải nêu rõ lý
do.
Luật sư, người bào chữa, người bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của đương sự là những
người trong các cơ quan, tổ chức bổ trợ tư pháp, thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định
của pháp luật. Sự tham gia của Luật sư trong các phiên toà hoặc trong quá trình tố tụng tại Toà
án là rất cần thiết nhằm đảm bảo quyền dân chủ của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Do đó, Thư ký

Toà án, Thẩm phán phải tạo các điều kiện thuận lợi để họ hành nghề hợp pháp, cùng phối hợp
với Toà án để đảm bảo việc tuân thủ nghiêm quy định của pháp luật.
3.2. Mối quan hệ của Thư ký Toà án với người giám định
Khi xét thấy cần thiết phải trưng cầu giám định về một lĩnh vực nào đó thì Thẩm phán
hướng dẫn Thư ký Toà án liên hệ với cơ quan, tổ chức giám định để họ cử người giám định. Toà
án phải ra quyết định trưng cầu giám định và trong quyết định này phải ghi rõ tên, địa chỉ của
người giám định, đối tượng cần giám định, những vấn đề cần giám định, các yêu cầu cụ thể cần
có kết luận của người giám định (Điều 90 Bộ luật tố tụng dân sự).
Người giám định có quyền tìm hiểu tài liệu của vụ án có liên quan đến đối tượng phải giám
định, yêu cầu Toà án cung cấp những tài liệu cần thiết cho việc giám định, tham dự vào xét hỏi
và được đặt câu hỏi liên quan đến đối tượng giám định…
Khi người giám định có yêu cầu trên, Thư ký Toà án phải liên hệ với Thẩm phán để cung
cấp, đáp ứng yêu cầu của họ. Việc giao nhận tài liệu, hồ sơ cho người giám định được thực hiện
như việc giao nhận tài liệu, hồ sơ vụ án cho Hội thẩm Toà án, Luật sư.
Khi cần triệu tập người giám định tham dự phiên toà, Thẩm phán yêu cầu Thư ký Toà án
làm giấy triệu tập và người giám định phải có mặt theo giấy triệu tập của Toà án.
3.3. Mối quan hệ của Thư ký Toà án với người phiên dịch
Người phiên dịch là người có khả năng dịch từ ngôn ngữ khác sang tiếng Việt và ngược
lại. Trong trường hợp người tham gia tố tụng không sử dụng được tiếng Việt thì Toà án phải mời
người phiên dịch cho họ nếu như họ không thoả thuận được về việc lựa chọn người phiên dịch
hoặc đương sự là người bị câm, điếc.
Người phiên dịch có quyền đề nghị người tiến hành tố tụng, người tham gia tố tụng giải
thích thêm về những vấn đề cần phiên dịch. Tuy Luật không quy định người phiên dịch có quyền
nghiên cứu hồ sơ vụ án nhưng trên thực tế khi cần phải tìm hiểu về những vấn đề chuyên môn,
các thuật ngữ pháp lý, những lĩnh vực mới, hoặc những cử chỉ cần diễn đạt để hiểu về một khái
niệm, một từ mới nào đó thì Toà án có thể cung cấp cho họ những tài liệu cần thiết hoặc có thể
để họ nghiên cứu hồ sơ vụ án.
Việc từ chối người phiên dịch hoặc thay đổi người phiên dịch tại phiên toà phải được ghi

vào biên bản phiên toà. Quyết định thay đổi hoặc không thay đổi người phiên dịch tại phiên toà
do Hội đồng xét xử quyết định sau khi nghe ý kiến của người bị yêu cầu thay đổi. Hội đồng xét
xử thảo luận tại phòng nghị án và quyết định theo đa số.
Trước khi mở phiên toà, việc thay đổi người phiên dịch do Chánh án Toà án quyết định.
Trong trường hợp phải thay đổi người phiên dịch mà không có người thay thế tại phiên toà
hoặc người phiên dịch vì lý do nào đó không có mặt tại phiên toà thì Hội đồng xét xử phải ra
quyết định hoãn phiên toà.
Thư ký Toà án phải làm các thủ tục để đề nghị thanh toán tiền thù lao cho người phiên dịch
sau khi kết thúc phiên toà nếu người phiên dịch đó do Toà án yêu cầu.
3.4. Mối quan hệ của Thư ký Toà án với người làm chứng
Người làm chứng được Toà án triệu tập đến phiên toà để khai báo về những tính tiết liên
quan đến vụ án mà họ biết.


Người làm chứng có quyền yêu cầu Toà án phải bảo vệ tính mạng, sức khoẻ, danh dự,
nhân phẩm, tài sản và các quyền, lợi ích hợp pháp khác của mình khi tham gia tố tụng; có quyền
khiếu nại quyết định, hành vi tố tụng của cơ quan, người có thẩm quyền tiến hành tố tụng; được
thanh toán chi phí đi lại và những chi phí khác theo quy định của pháp luật.
Như vậy, Thư ký Toà án căn cứ vào yêu cầu triệu tập người làm chứng của Thẩm phán để
viết giấy triệu tập; trong trường hợp người làm chứng có đơn khiếu nại quyết định, hành vi tố
tụng của Chánh án, Thẩm phán, Thư ký Toà án, Hội thẩm Toà án thì Thư ký Toà án phải nhận
đơn, báo cáo người có thẩm quyền giải quyết các khiếu nại này.
Sau phiên toà, Thư ký Toà án phải làm thủ tục đề nghị thanh toán các chi phí đi lại, chi phí
khác theo quy định của pháp luật cho người làm chứng.
Người làm chứng phải có mặt theo giấy triệu tập của Toà án. Trong trường hợp cố ý không đến
Toà án mà không có lý do chính đang và việc vắng mặt của họ gây trở ngại cho việc giải quyết, xét xử
vụ án thì có thể bị dẫn giải. Người làm chứng từ chối hoặc trốn tránh việc khai báo mà không có lý do
chính đáng thì phải chịu trách nhiệm hình sự theo Điều 308 Bộ luật hình sự; khai báo gian dối thì phải
chịu trách nhiệm hình sự theo Điều 307 Bộ luật hình sự.
(Xem các Điều 55 Bộ luật tố tụng hình sự, Điều 65, 66 Bộ luật tố tụng dân sự, Điều 24

Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính).
Kết luận: Thư ký Toà án là một chức danh tư pháp, là công chức nhà nước được tuyển
dụng và bổ nhiệm theo quy định của pháp luật. Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ do pháp
luật quy định, Thư ký Toà án có các mối quan hệ với các cơ quan tiến hành tố tụng bao gồm cả
Toà án, Viện kiểm sát và Công an (trong các vụ án hình sự), với những người tiến hành tố tụng
và với những người tham gia tố tụng. Tuỳ từng loại vụ án, tuỳ từng vụ án cụ thể có thể xuất hiện
đầy đủ các mối quan hệ này trên cơ sở các quy định pháp luật tố tụng tương ứng nhưng cũng có
thể có những mối quan hệ không xuất hiện trong các vụ án cụ thể.
Ngoài các mối quan hệ do pháp luật quy định, Thư ký Toà án còn có các mối quan hệ với
đồng nghiệp, quan hệ trong công tác hàng ngày theo sự phân công của Chánh án, Chánh toà,
Thủ trưởng đơn vị (có thể các công tác đó không liên quan đến việc giải quyết vụ án, không
thuộc điều chỉnh của pháp luật tố tụng) nhưng đó là mối quan hệ hành chính giữa cấp trên với
cấp dưới và đương nhiên Thư ký Toà án phải chấp hành.