kiểm soát chu trình tiền lương vinamilk

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN
KHOA TC-NH & QTKD
----------

BÀI BÁO CÁO MÔN
KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần sữa Vinamilk

Giáo viên:
Sinh viên thực hiện:

ThS. Lê Vi Sa
Nguyễn Thị Thúy Lành
Nguyễn Ngô Bảo Linh
Lâm Thị Trà My
Phan Thị Lệ My
Võ Thị Hạnh My

Quy Nhơn, 31 tháng 3 năm 2016


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN
I.
Đặc điểm của chu trình
II.
Các loại gian lận và thủ tục kiểm soát
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG
1. Giới thiệu về công ty

1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
1.1.1. Thông tin về công ty
1.1.2. Lịch sử phát triển
1.2. Một số nhân tố ảnh hưởng tới chính sách tiền lương của công ty.
1.2.1 Cơ cấu tổ chức
1.2.1.1. Các cấp trong bộ máy tổ chức
1.2.1.2. Sơ đồ tổ chức và cơ cấu bộ máy công ty.
1.2.1.3. Cơ cấu lao động
1.2.2. Hệ thống kế toán
1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
1.2.2.2 Hình thức kế toán
2. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
2.1. Môi trường kiểm soát
2.2. Đánh giá rủi ro
2.3. Hoạt động kiểm soát
2.4. Thông tin và truyền thông
2.5. Giám sát
3. Thực trạng chu trình tiền lương tại công ty.
3.1.Lập và thu thập bảng chấm công; sai phạm có thể xảy ra
3.1.1. Lập và thu nhập các chứng từ ban đầu để tính lương
3.1.2. Sai phạm có thể xảy ra
3.2.Tính lương, thưởng và các khoản khấu trừ; sai phạm có thể xảy ra.
3.2.1. Tính lương, thưởng và các khoản khấu trừ.
3.2.1.1. Tính lương.
3.2.1.2. Các khoản khấu trừ.
3.2.2. Sai phạm có thể xảy ra.
3.3.Nộp tiền cho cơ quan quản lý Nhà nước; sai phạm có thể xảy ra
3.3.1. Nộp tiền cho cơ quan quản lý Nhà nước.
3.3.2. Sai phạm có thể xảy ra.
3.4.Phát hành séc hay trả lương bằng tiền mặt; sai phạm có thể xảy ra

2


3.4.1. Phát hành séc hay trả lương bằng tiền mặt.
3.4.2. Sai phạm có thể xảy ra.
3.5.Ghi sổ kế toán; sai phạm có thể xảy ra.
3.5.1. Trình tự ghi sổ kế toán.
3.5.2. Sai phạm có thể xảy ra.
CHƯƠNG III: TỔNG HỢP CÁC ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KIẾN NGHỊ VỀ
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY
1. Tổng hợp các đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1. Môi trường kiểm soát
1.2. Đánh giá rủi ro
1.3. Hoạt động kiểm soát
1.4. Thông tin và truyền thông
1.5. Giám sát
2. Nhận xét – kiến nghị về kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương.
2.1. Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương
2.2. Nhận xét - đánh giá rủi ro và kiến nghị về kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương
KẾT LUẬN

3


DANH MỤC CÁC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
ODA
OECD
DAC
UN
FDI

MDGs

Official Development Assistance
(Hỗ trợ phát triển chính thức).
Organization for Economic Co-operation and Development
(Tổ chức Hợp tác và Phát triển kinh tế).
Development Assistance Committee
(Uỷ ban Hỗ trợ phát triển)
United Nations
(Liên hợp quốc).
Foreign Direct Investment
(Đầu tư trực tiếp).
Millennium Development Goals
(Những mục tiêu phát triển Thiên niên kỷ).

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ
Số
Tên biểu đồ
hiệu
2.1
Nguồn vốn ODA và GDP giai đoạn 2004 -2014 (Tỷ USD)
2.2
Tổng ODA cam kết, ký kết, giải ngân thời kỳ 1993 – 2014 (Triệu
USD)
2.3
ODA cam kết ký theo ngành thời kỳ 1993 – 2014 (%)
2.4
ODA ký kết giai đoạn 1993-2014 (tỷ USD)
2.5
ODA giải ngân giai đoạn 1993-2014 (tỷ USD)

2.6
ODA cam kết, ký kết, giải ngân giai đoạn 1993-2014 (triệu USD)
2.7
Tỷ lệ vốn vay trong tổng vốn ODA từ năm 1993 đến năm 2014 (%)

4

Trang
10
13
14
16
17
18
22


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của xã hội loài người.
Để tiến hành sản xuất phải có các yếu tố: Lao động, đất đai, kỹ thuật, vốn,... Nếu xét về
mức độ quan trọng thì lao động của con người là quan trọng nhất, là yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất. Yếu tố tư liệu là quan trọng nhưng nếu không có sự kết hợp với sức
lao động, trí tuệ con người thì tư liệu sản xuất sẽ không phát huy được tác dụng. Nên
tiền lương vừa là động lực thúc đẩy con người trong sản xuất kinh doanh, vừa là chi
phí cấu thành vào giá thành sản phẩm. Có thể nói tiền lương là đòn bẩy quan trọng để
nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Vì thế, khi tiến hành hoạt động sản xuất, vấn
đề đặt ra cho các nhà quản lý doanh nghiệp là: Phải chi trả tiền lương bao nhiêu? Cách
tính lương và các khoản khen thưởng, trích khác như thế nào? Tìm biện pháp sử dụng
lao động hợp lý và mang lại hiệu quả nhất.

Đây là lý do tại sao kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương trong doanh nghiệp lại
có tầm quan trọng đặc biệt.Chất lượng quá trình kiểm soát tiền lương sẽ ảnh hưởng
trực tiếp đến hiệu quả hoạt động doanh nghiệp, góp phần đảm bảo tính trung thực, hợp
lý của báo cáo tài chính cũng như việc tuân thủ các luật lệ và hệ thống pháp lý . Việc
thực hiện công tác tiền lương hiệu quả sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin
hữu ích về quản lý, sử dụng lao động, chi phí lao động nhằm đề ra những biện pháp tối

5


ưu hóa công tác và quá trình sản xuất kinh doanh. Từ những lý do trên chúng tôi đã
chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại công ty sữa Vinamilk “ làm đề
tài báo cáo để có cơ hội trình bày quan điểm cũng như đưa ra những kiến nghị nhằm
hoàn thiện hơn hệ thống KSNB chu trình tiền lương tại doanh nghiệp.
2. Mục tiêu nghiên cứu.
Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB chu trình tiền lương tại công ty
cổ phần Vinamilk.
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.Đặc điểm của chu trình tiền lương
Chu trình tiền lương là một chu trình quan trọng trong nhiều đơn vị, vì vừa phản
ánh chi phí đầu vào (chi phí tiền lương) vừa là cơ sở để xác định chi phí đầu ra (giá
thành sản phẩm/dịch vụ).
Chi phí tiền lương có liên quan mật thiết với các nghĩa vụ phải thực hiện, như
bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ), bảo
hiểm thất nghiệp (BHTN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN)…nên nếu có sai phạm có
thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Những biến động lớn trong chi phí
tiền lương hay những sai phạm trong chu trình này là mối quan tâm không chỉ của
người quản lý đơn vị mà còn là của cơ quan quản lý nhà nước – do chúng là cơ sở để
tính các khoản trên.
Chu trình tiền lương trải qua nhiều khâu (thu thập thông tin, tính toán), liên

quan đến người lao động, đến những tài sản nhạy cảm như tiền, séc nên dễ bị tính toán
sai, và là đối tượng dễ bị tham ô, chiếm dụng.
Chi phí tiền lương tại nhiều đơn vị là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng
chi phí và giá thành của doanh nghiệp và các sai phạm sẽ gây ảnh hưởng lớn tới các
quyết định khác về sản xuất (giá thành), tiêu thụ (giá bán).
Việc xác định kết quả lao động để trả lương và tăng lương đòi hỏi sự xét đoán
của nhà quản lý các cấp. Do vậy, nếu đánh giá không đúng những cống hiến của người
lao động, dẫn tới việc trả lương không phù hợp (như thiếu công bằng, chưa thỏa

6


đáng…) có thể khiến đơn vị mất đi nguồn nhân lực chất lượng cao, nhất là trong bối
cảnh ngày càng cạnh tranh gay gắt về nguồn nhân lực.
Hiệu quả hoạt động của đơn vị bị ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của
chính chu trình này chẳng hạn như giá bán sản phẩm có mang tính cạnh tranh hay
không, đơn vị có tuyển dụng và giữ được những nhân sự chủ chốt hay không… Kiểm
soát tốt chu trình tiền lương sẽ giúp các nhà quản lý trả lời được những câu hỏi trên.
Trên thực tế, chu trình tiền lương thường bao gồm các bước công việc sau đây:
-

Lập và thu thập các chứng từ ban đầu để tính lương
Tính lương và các khoản khấu trừ
Phát hành séc trả lương
Nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ cho Nhà nước
Ghi sổ kế toán.

2.Các loại gian lận và thủ tục kiểm soát
Việc đặt ra các thủ tục kiểm soát trong chu trình tiền lương là nhằm hạn chế tối
đa những gian lận và nhằm giúp đơn vị đạt được ba mục tiêu như Báo cáo COSO 1992

đã đề ra, đó là:
-

STT
1

Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động.
Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
Tuân thủ phát luật và các quy định.
Giai
đoạn
Lập và
thu thập
bảng
chấm
công và
các
thông
tin liên
quan

Gian lận

Thủ tục

-Tiếp tục tính lương cho
nhân viên đã nghỉ việc
hoặc cho nhân viên không
có thực hoặc cho thời
gian nhân viên không làm

việc.

-Lập các chứng từ ban đầu làm cơ sở
tính lương: các chứng từ này cần
được thiết kế sẵn và đánh số thứ tự
trước khi sử dụng, đảm bảo những
nội dung chính, chữ ký của nhân
viên và Trưởng bộ phận trực tiếp sử
dụng. Các chứng từ ban đầu do từng
bộ phận lập ra. Trưởng bộ phận phê
duyệt và chịu trách nhiệm trực tiếp
về các chứng từ này.
-Kiểm tra sự đầy đủ của các chứng
từ ban đầu về tiền lương, cần phải

7


2

Tính
lương
và các
khoản
khấu trừ

-Khai khống nhân viên
hay tạo ra nhân viên “ảo”.
-Khai khống giờ công hay
khai khống mức lương.

3

Phát
hành séc
hay trả
lương
bằng
tiền mặt
hoặc
qua
ngân
hàng

-Lập séc chiếm đoạt tiền
của người lao động không
có thật.
-Chậm trễ trong việc giao
séc trả lương hoặc chuyển
tiền vào tài khoản của
nhân viên.

8

đối chiếu với danh sách lao động
hiện tại của đơn vị.
-Kiểm tra các nội dung trên chứng từ
ban đầu về tiền lương: có chữ ký của
Trưởng bộ phận hay chưa, kiểm tra
tính hợp lý của số giờ nghỉ phép,

nghỉ ốm,nghỉ không lương…
-Ban hành chính sách tiền lương rõ
ràng.
-Bộ phận nhân sự phải thông báo kịp
thời mọi biến động về nhân sự và
tiền lương, và bộ phận nhân sự phải
thường xuyên cập nhật các biến động
này
-Phân công người có thẩm quyền cập
nhật các thay đổi trong chương trình
tính lương.
-Phân công người có thẩm quyền phê
duyệt bảng lương.
-Bảng lương và các chứng từ chi
lương phải chuyển đầy đủ và kịp thời
để kế toán ghi chép.
-Định kỳ nhà quản lý đối chiếu chi
phí lương thực tế với quỹ lương kế
hoạch.
-Căn cứ vào Bảng thanh toán lương
đã lập, một nhân viên tính lương sẽ
lập phiếu đề nghị thanh toán lương
gửi cho người có thẩm quyền xét
duyệt trước khi thanh toán.
-Nhân viên giao séc trả lương độc
lập với bộ phận tính lương và không
có quyền tuyển dụng lao động.
-Yêu cần nhân viên khi nhận séc,
tiền mặt phải có giấy tờ tùy thân và
phải ký nhận; còn nếu trả lương qua

tài khoản ngân hàng, đơn vị nên mở
tài khoản để trả lương cho nhân viên
tại cùng một ngân hàng, và cần định
kỳ kiểm tra tình trạng nhiều nhân


4

5

viên có cùng số tài khoản hay không.
- Séc của nhân viên chưa nhận phải
được bảo quản chặt chẽ và thông báo
cho họ biết để đến nhận
-Chậm nộp hoặc không -Đơn vị cần bố trí một nhân viên
nộp các khoản khấu trừ từ chuyên thực hiện công việc này.
tiền lương cho Ngân sách -Định kỳ người đứng đầu đơn vị cần
Nhà nước.
kiểm tra xem đơn vị đã tính đúng và
nộp kịp thời các khoản khấu trừ và
thu nhập cá nhân cho ngân sách nhà
nước hay chưa.
-Phải phê duyệt trước khi nộp.

Nộp
thuế thu
nhập cá
nhân và
các
khoản

khấu trừ
cho Nhà
nước
Ghi sổ -Hạch toán tiền lương
kế toán không đúng quy định hiện
hành và chính sách lương
của công ty.

9

Kiểm tra số dư các tài khoản trong
chu
trình
Tài khoản 334: được kiểm tra thông
qua số dư tiền lương, tiền
thưởng và các khoản phải thanh toán
khác cho công nhân viên.
Tài khoản 338: kiểm toán viên nội
bộ có thể khảo sát các khoản
trích theo lương như BHXH (3383),
BHYT
(3384)
và
KPCĐ
(3382) bằng cách so sánh số dư trên
tài khoản chi tiết với số liệu
trên bảng tính, trích BHXH, BHYT,
KPCĐ và với số liệu trên bảng
kê khai các khoản phải nộp về
BHXH và KPCĐ và đối chiếu các

khoản chi bằng tiền đã phát sinh trên
các phiếu chi. Ngoài ra cần
kiểm tra thời hạn tính và trích các
khoản theo lương và thời hạn
thanh quyết toán các khoản đó.
Và các tài khoản chi phí liên quan
đến tiền lương như 622 - Chi phí
nhân công trực tiếp, 627 - Chi phí
sản xuất chung, 641 - Chi phí
bán hàng, 642 - Chi phí quản lý
doanh nghiệp.


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG.
1. Giới thiệu về công ty.
1.1.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
1.1.1. Thông tin về công ty.

Tên đầy đủ công ty: Công ty CP sữa Việt Nam
Mã số thuế: 0300588569
Năm thành lập: 20/08/1976
Ngành nghề: Sản xuất kinh doanh thực phẩm chế biến.
Trụ sở chính: 10 Tân Trào – Phường Tân Phú – Q.7 – TP. Hồ Chí Minh.
Người lãnh đạo: Mai Kiều Liên.
1.1.2.

Lịch sử phát triển.

Công ty CP sữa việt nam được thành lập năm 1976, tiền thân là công ty sữa,

café Miền Nam trực thuộc Tổng cục công nghiệp thực phẩm với 2 đơn vị trực thuộc là
Nhà máy sữa Thống Nhất và Nhà máy Sữa Trường Thọ. Sau đó năm 1978 công ty có
thêm Nhà máy bột Bích Chi, Nhà máy bánh Lubico và nhà máy café Biên Hòa. Công
ty được chuyển giao cho Bộ công nghiệp thực phẩm quản lí và công ty được đổi tên
thành Xí nghiệp liên hợp sữa café và bánh kẹo I. Năm 1989 nhà máy sữa bột Dielac đi
vào hoạt động và sản phẩm sữa bột, bột dinh dưỡng trẻ em lần đầu tiền ra mắt tại Việt
Nam. Vào năm 1991 cuộc “cách mạng trắng” khởi đầu hình thành chương trình xây
dựng vùng nguyên liệu sữa tươi. Lần đầu tiền giới thiệu sản phẩm sữa UHT và sữa
chua tại thị trường Việt Nam. Đến năm 1992 xí nghiệp sữa và bánh kẹo I được chính
thức đổi tên thành công ty sữa việt Nam và thuộc sự quản lí trực tiếp của Bộ Công
thương. Năm 1994 trong chiến lược mở rộng, phát triển và đáp ứng nhu cầu thị trường
miền Bắc Việt Nam, Công ty xây dựng Nhà máy sữa Hà Nội. Vào ngày 7/10/1994,
Công ty thành lập Chi nhánh bán hàng tại Hà Nội, quản lí kinh doanh các tỉnh thuộc
khu vực miền Bắc.
Sau đó năm 1996 liên doanh với công ty Cổ phần đông lạnh Quy Nhơn để thành
lập Xí nghiệp liên doanh sữa Bình Định. Cũng trong năm 1996, công ty đưa nhà máy
sữa Hà Nội đi vào hoạt động (s đang ở cty sữa QN lại chuyển sang cty sữa Hà Nội).
10


Tháng 5/1996, Công ty thành lập Chi nhánh bán hàng Đà Nẵng, quản lí kinh doanh các
tỉnh thuộc đơn vị miền Trung. Năm 1998 để mở rộng và phát triển việc kinh doanh các
sản phẩm Vinamilk tại thị trường các tỉnh miền Tây Nam Bộ, Công ty thành lập chi
nhánh bán hàng Cần Thơ. Không lâu sau đó Nhà máy Cần Thơ được khánh thành và
đưa vào hoạt động năm 2001.
Chính thức chuyển đổi thành công ty cổ phần vào tháng 11/2003 và đổi tên
thành công ty Cổ phần sữa Việt Nam cho phù hợp với hoạt động của công ty. Tháng
04/2004: Công ty sáp nhập nhà máy sữa Sài Gòn (SAIGONMILK), nâng tổng vốn điều
lệ của Công ty lên 1.590 tỷ đồng. Vào tháng 06/2005, Công ty mua số cổ phần còn lại
của đối tác liên doanh trong Sữa Bình Định, đổi tên Công ty liên doanh sữa Bình Định

thành nhà máy sữa Bình Định và sáp nhập vào Vinamilk. Khánh thành Nhà máy sữa
Nghệ An vào ngày 30/6/2005. Cổ phiếu của công ty chính thức giao dịch trên trung
tâm giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh vào ngày 19 tháng 1/2006 với khối
lượng niêm yết là 159 triệu cổ phiếu. Đến tháng 6/2005, khánh thành phòng khám An
Khang tại TP. Hồ Chí Minh chuyên cung cấp các dịch vụ cung cấp dinh dưỡng, tư vấn
nhi khoa và khám sức khỏe tổng quát tất cả các chuyên khoa. Đây là phòng khám đầu
tiên tại Việt Nam được quản trị bằng hệ thống thông tin điện tử. Tháng 11/2005, khởi
động chương trình trang trại bò bắt đầu từ việc mua trang trại bò sữa Tuyên Quang với
khoảng 1.400 con bò sữa. Trang trại này đi vào hoạt động ngay sau đó. Công ty mua cổ
phần chi phối 55% của công ty sữa Lam Sơn vào tháng 9/2007, có trụ sở tại khu công
nghiệp Lễ Môn, Tỉnh Thanh Hóa và đổi tên thành công ty sữa Lam Sơn.
Năm 2008, Khánh thành và đi vào hoạt động nhà máy sữa Tiên Sơn tại Hà Nội.
Vào tháng 9/2009, khánh thành trang trại bò sữa Nghệ An, đây là trang trại bò sữa hiện
đại nhất Việt Nam với quy mô trang trại là 3.000 con bò sữa. Sau đó công ty thực hiện
chiến lược đầu tư ra nước ngoài bằng việc liên doanh xây dựng nhà máy chế biến sữa
tại New Zealand vào năm 2010 với vốn góp 10 triệu USD bằng 19,3% vốn điều lệ.
Cũng trong năm 2008, công ty nhận chuyển nhượng 100% vốn từ công ty F&N Việt
Nam, đổi tên thành nhà máy sữa bột Việt Nam và mua thâu tóm 100% cổ phần còn lại
11


tại Công ty sữa Lam Sơn. Trong cũng một năm 2008 công ty khánh thành và đưa nhà
máy giải khát tại Bình Dương đi vào hoạt động. Công ty Cổ phần sữa Việt Nam được
Forbes Asia vinh danh và trao giải thưởng Top 200 doanh nghiệp xuất sắc nhất khu
vực châu Á năm 2012. Đây là lần đầu tiền một công ty Viêt Nam được Forbes Asia ghi
nhận trong danh sách này. Sau đó vào tháng 6/2012, nhà máy sữa Đà Nẵng đi vào hoạt
động và chính thức sản xuất thương mại. Vào năm 2013, Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh
Thanh Hóa cấp giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp cho công ty sữa bò Thống nhất,
Thanh Hóa. Trong đó Vinamilk nắm giữ 96,33% vốn điều lệ và trở thành công ty mẹ
nắm quyền chi phối tại doanh nghiệp này. Ngày 6/12/2013, Bộ kế hoạch và Đầu tư cấp

giấy chứng nhận đầu tư số 663/BKHĐT-ĐTRNN cho công ty về việc Công ty mua cổ
phần chi phối (70%) tại Driftwood Dairy Holding Coporation, tại bang California, Mỹ.
Gần đây nhất ngày 06/01/2014, Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy chứng nhận
đầu tư số 667/BKHĐT-ĐTRNN cho Công ty về việc góp vốn 51% với một đối tác
nước ngoài để thành lập Công ty Angkor Dairy Products Co., Ltd tại Campuchia.
Mục tiêu hoạt động là xây dựng nhà máy chế biến các sản phẩm sữa cho thị trường
Campuchia. Dự kiến nhà máy này sẽ đi vào hoạt động vào cuối năm 2015.Ngày
27/05/2014, Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp giấy chứng nhận đầu tư số 709/BKHĐTĐTRNN cho Công ty về việc góp 100% vốn thành lập công ty con Vinamilk
Europe Spóstka Z Organiczona Odpowiedzialnoscia tại Ba Lan. Mục tiêu hoạt
động là buôn bán động vật sống, nguyên liệu sản xuất sữa, sữa, các chế phẩm từ sữa,
thực phẩm và đồ uống.
1.2.
Một số nhân tố ảnh hưởng đến chính sách tiền lương tại công ty.
1.2.1. Cơ cấu tổ chức.
1.2.1.1.
Các cấp trong bộ máy tổ chức.

12


Cấp quản trị tối cao
Cấp quản trị trung gian
Cấp quản trị cơ sở
Công nhân viên

Sơ đồ tổ chức và cơ cấu bộ máy công ty.

1.2.1.2.

Đại hội đồng

cổ đông
Ban kiểm soát
Hội
quản trị

đồng

Tổng
giám đốc
GĐ kiểm toán nội

GĐ kiểm toán

bộ và quản lí rủi ro.

nội bộ
GĐ điều hành
Hoạt động

G
Đ
công
nghệ
thôn
g tin
(IT)

G
Đ
quản

lí chi
nhán
h
nước
ngoài

G
Đ
hoạc
h
định
chiến
lược

G
Đ
điều
hàn
h
dự
án

G
Đ
điều
hành
tài
chín
h

G
Đ
nhân
sự
và
hành
chín
h đối
ngoạ

G
Đ điều
hành
phát
triển
vùng
nguyê
n liệu

13

G
Đ
điều
hành
MA
R

G
Đ

điều
hành
nghiê
n cứu
và
phát
triển

G
Đ
điều
hàn
h
sản
xuất

G
Đ
điều
hành
kinh
doan
h

G
Đ
điều
hành
chuỗ
i

cung
úng


i
Ghi chú:
Báo cáo trực tiếp
Báo có theo chức năng hoạt động.
Báo cáo theo tính chất công việc được quy định.
Hiện nay, cơ cấu bộ máy công ty Cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) gồm:


Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty Cổ

phần Sữa Việt Nam. Đại hội cổ đông có quyền và nhiệm vụ thông qua định hướng phát
triển, quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh; quyết định sửa đổi, bổ
sung vốn điều lệ của Công ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản
trị, Ban kiểm soát; và quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty và các quyền, nhiệm vụ
khác theo quy định của Điều lệ Công ty.


Hội đồng quản trị: Là tổ chức quản lý cao nhất của Công ty Vinamilk, do Đạị hội đồng
cổ đông bầu ra gồm 01 (một) Chủ tịch Hội đồng quản trị và 04 (bốn) thành viên với
nhiệm kỳ là 5 (năm) năm. Thành viên Hội đồng quản trị có thể được bầu lại với số
nhiệm kỳ không hạn chế. Tổng số thành viên Hội đồng quản trị độc lập không điều
hành phải chiếm ít nhất một phần ba tổng số thành viên Hội đồng quản trị. Hội đồng
quản trị nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi
của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. HĐQT có trách nhiệm
giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong Công ty. Quyền
và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Pháp luật, Điều lệ Công ty và Nghị quyết

ĐHĐCĐ quy định.
 Ban kiểm soát.
Ban kiểm soát của Công ty Vinamilk bao gồm 04 (bốn) thành viên do Đại
hội đồng cổ đông bầu ra. Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát là 05 (năm) năm; thành viên
Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Ban kiểm soát có
nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong
quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và
14


lập BCTC nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông. Ban kiểm soát hoạt động
độc lập với HĐQT và Ban Giám đốc.
 Tổng giám đốc: là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu
sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước
pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Nhiệm kỳ của Tổng
giám đốc không quá năm năm; có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn
chế.
1.2.1.3.

Cơ cấu lao động.

Lực lượng lao động của Vinamilk và công ty con.

Năm
Số lao động bình
quân
Nam
Giới tính

Nữ

Sản xuất- Chế biến
Bán hàng trực tiếp

Ngành nghề
Hoạt động nông
nghiệp
Các hoạt động hỗ trợ
(Mua hàng, Kế toán,
Nhân sự, Hành
chính, IT
<30
30 -> 40
Độ tuổi
40 -> 50
15

Năm
2011

Năm
2012

Năm
2013

Năm
2014

4564
3354

73,5%
1210
26,5%
1625
35,6%
316
6,9%

4853
3605
74,3%
1248
25,7%
1703
35,1%
307
6,3%

5570
4143
74,4%
1427
25,6%
1813
28,7%
334
6,00%

5738
4267

74,5%
1462
25,5%
1812
31,58%
351
6,12%

185
4,1%

235
4,8%

251
4,51%

314
5,47%

2438

2608

3172

3261

53,4%
1413

31,0%
1925
42,2%
923

53,7%
1448
29,8%
2046
42,2%
1009

60,75%
1835
32,94%
2263
40,63%
1100

56,83%
1727
31,1%
2428
42,31%
1241


20,2%
303
6,6%

2275
49,8%
357
7,8%
1879
41,2%
53
1,2%

> 50
Bằng nghề
Cao đẳng
Trình độ học vấn
Đại hoc
Trên đại hoc

20,8%
350
7,2%
2322
47,9%
396
8,2%
2075
42,8%
60
1,1%

19,75% 21,63%
37

342
6,68%
5,96%
2469
2462
44,33% 42,91%
505
487
9,0%
8,49%
2515
2694
45,15% 46,95%
81
95
1,45%
1,66%

Nhìn qua bảng ta thấy số lao động của công ty lớn và tăng qua các năm, năm 2011 có
4.564 người lao động đến năm 2014 tăng lên 5.738 người lao động. Cơ cấu lao động
của công ty không đồng đều qua các năm trên cả bốn chỉ tiêu. Xét theo chỉ tiêu giới
tính thì chủ yếu là lao động nam với 3.354 người chiếm 73,5% (năm 2011) tăng lên
4.267 người chiếm 74,5% (năm 2014) trong tổng số lao động. Xét theo chỉ tiêu ngành
nghề thì các hoạt động hỗ trợ (mua hàng, kế toán, nhân sự, hành chính, IT…) là chủ
yếu với 2.438 người chiếm 53,4% (năm 2011) tăng lên 3.261 người chiếm 56,83%
( năm 2014) trong tổng số lao động. Xét về độ tuổi thì đa số lao động từ 30 - 40 tuổi
với 1.925 người chiếm 42,2% (năm 2011) tăng lên 2.428 người chiếm 42,3% 9 (năm
2014) trong tổng số lao động. Xét về học vấn thì đa số là lao động phổ thông với 2.275
người chiếm 49,8% (năm 2011) tăng lên 2.462 người chiếm 42,91% (năm 2014) trong
tổng số lao động.

1.2.2. Hệ thống kế toán
1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Vì công ty có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, có nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, địa
bàn hoạt động rộng, có các đơn vị phụ thuộc ở xa trung tâm chỉ huy nên để nhằm tạo
điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất kinh doanh ở cơ sở và đảm bảo việc cập
nhật sổ sách kế toán trong công ty thì công ty đã sử dụng hình thức bộ máy kế toán
phân tán (có nghĩa là chứng từ kế toán phát sinh tại cơ sở nào, cơ sở đó tự thanh toán

16


và hạch toán không phải gửi chứng từ về phòng kế toán trung tâm như những đơn vị
chưa được phân cấp hạch toán kế toán).
Sơ đồ: tổ chức bộ máy kế toán phân tán của công ty

PHÒNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

Chứng từ kế toán các đơn vị trực thuộc khôngBáo
tổ cáo
chứckếkếtoán
toáncác
riêng
đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán độc lập

Chứng từ ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng

Hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị phụ thuộc nắm được tình
hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời nhưng có nhược điểm là số
lượng nhân viên lớn, bộ máy cồng kềnh.
1.2.2.2 Hình thức kế toán

Dựa theo các Báo cáo Tài chính của công ty, ta thấy công ty áp dụng Chế độ Kế toán
Doanh nghiệp Việt Nam theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày
22/12/2014 của Bộ Tài chính và các thông tin tài chính đã được soạn lập theo Chuẩn
mực Kế toán Việt Nam VAS 21. Do có quy mô lớn, số lượng kế toán nhiều với trình
độ cao nên công ty đã áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh là hình thức “kế toán trên máy tính”
Sơ đồ: trình tự ghi sổ theo hình thức “kế toán trên máy tính”

17


Ghi chú:
Chứng từ kế toán

Phần mềm kế toán

Sổ kế toán
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Máy vi tính

- Báo cáo tài chính
- Báo cáo quản trị

Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Đối chiếu kiểm tra:

* Trình tự ghi sổ :

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài
khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng,
biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ
kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết
liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các
thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu
tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,
trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm
tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.

18


Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán
ghi bằng tay.

2. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
19


Dưới đây là bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Bảng câu hỏi này tập
trung vào các nhân tố chủ chốt liên quan đến năm bộ phận của hệ thống KSNB theo

Báo cáo COSO. Dựa vào bảng câu hỏi này ta có thể phân tích, đánh giá sự hữu hiệu
của hệ thống KSNB, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục các yếu kém của hệ thống
KSNB.
CÁC NỘI DUNG CHỦ YẾU
Phân tích/ đánh giá
I.MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
CÂU HỎI
TRẢ LỜI
KHÔNG
TRẢ
CÓ
KHÔNG
LỜI
1 Công ty có ban hành những quy tắc đạo đức cho X
nhân viên hay không?
2 Công ty có ban hành chính sách tiền lương, tiền X
thưởng hay không?
3 Người quản lý có làm gương cho thuộc cấp qua X
hành động chấp hành đúng chính sách tiền lương
hay không?
4 Công ty có phân định quyền hạn rõ ràng cho các
X
cá nhân có liên quan trong chu trình tiền lương
không?
5 Hội đồng quản trị và ban kiểm soát có tham gia X
vào quá trình xây dựng các chính sách tiền lương,
tiền thưởng không?
II. ĐÁNH GIÁ RỦI RO
CÂU HỎI
TRẢ LỜI

KHÔNG
TRẢ
CÓ
KHÔNG
LỜI
1 Công ty có xây dựng cơ chế thích hợp để nhận X
diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngoài và
bên trong? Ví dụ như:
- Sự thay đổi chính sách của nhà nước về lương
- Mức độ lạm phát của nền kinh tế
- Sự thay đổi chính sách về lương của đối thủ
cạnh tranh
- Sự thay đổi nguồn nhân lực hay hệ thống thông
tin…
2 Công ty có thường xuyên đánh giá ảnh hưởng của
X
các rủi ro đã được nhân diện trong chu trình tiền
lương và xác suất rủi ro phát sinh không?
3 Công ty có đề ra các biện pháp quản trị rủi ro X
thích hợp hay không và tính khả thi của các biện
pháp này?
20


III.HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
CÂU HỎI

TRẢ LỜI
KHÔNG
TRẢ

CÓ
KHÔNG
LỜI

1

Công ty có bộ phận nhân sự độc lập không?

X

2

Công ty có tách bạch các chức năng: tuyển dụng,
chấm công, tính lương, xét duyệt tiền lương và
trả lương hay không?
Công ty có phân quyền sử dụng cho từng nhân
viên và từng bộ phận liên quan đến việc truy cập,
ghi nhận, sửa đổi thông tin trong hệ thống thông
tin của toàn đơn vị không?
Công ty có hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng
khi có sự cố xảy ra trên mạng máy tính hay
không?
Công ty có xây dựng dự toán tiền lương cho từng
phòng ban/bộ phận và cho toàn đơn vị hay
không?
Công ty có thiết kế mẫu thống nhất và đánh số
thứ tự liên tục cho các chứng từ (như Phiếu chấm
công, Bảng kê khối lượng hoàn thành, Giấy nghỉ
ốm …) hay không?
Các chứng từ trên có được trưởng bộ phận liên

quan kiểm tra và phê chuẩn hay không?
Công ty có chính sách bảo mật mức lương của
từng cá nhân hay không?
Bộ phận tính lương có được cập nhật kịp thời
các biến động về nhân sự và mức lương hay
không?
Công ty có thường xuyên kiểm tra việc tuân thủ
chính sách tiền lương (về mức lương tối thiểu và
các khoản trích theo lương) tại đơn vị hay
không?
Các thay đổi trong chương trình tính lương có
được phê duyệt bởi nhà quản lí không?
Bảng lương có được kiểm tra độc lập và phê
duyệt bởi nhà quản lí trước khi chi trả không?
Định kỳ nhà quản lí có so sánh chi phí tiền lương
thực tế với quỹ lương kế hoạch không?

X

3

4
5
6

7
8
9
10

11
12
13

21

X

X
X
X

X
X
X
X

X
X
X


14
15
16

Công ty có thực hiện luân chuyển nhân sự. đặc
biệt là nhân sự ở các bộ phận mua hàng, bán
hàng, kho, quỹ hay không?
Công ty có đối chiếu số liệu chi lương với ngân X

hàng không?
Định kỳ công ty có nộp đầy đủ các khoản trích X
theo lương (BHXH, BHYT,…) theo quy định
không?

IV. THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
CÂU HỎI
1
2
3
4

5

V.

1

Mọi nhân viên có được thông báo rõ ràng về
chính sách tiền lương, tiền thưởng và các thay
đổi (nếu có) hay không?
Các thông tin về nhân sự có được truyền thông
kịp thời giữa bộ phận nhân sự, bộ phận sử dụng
lao động và kế toán hay không?
Nhân viên có thể kiểm tra thông tin về thu nhập
hàng tháng của mình và phản hồi tới người có
trách nhiệm khi có bất thường hay không?
Công ty có thiết lập những kênh truyền thông để
mọi người có thể thông báo về những sai phạm
được họ phát hiện liên quan đến việc tuyển dụng

chấm công, tính lương…như đường dây nóng,
email hay không?
Công ty có thu thập ý kiến phản hồi về việc
đánh giá kết quả lao động, xét tăng lương,
thưởng hay kỷ luật… từ các nhân viên trong đơn
vị không?
GIÁM SÁT
CÂU HỎI

TRẢ LỜI
KHÔNG
TRẢ
CÓ
KHÔNG
LỜI
X
X
X
X

X

Trưởng bộ phận nhân sự có thường xuyên theo X
dõi việc thực hiên kế hoạch nhân sự của công ty
hay không?

22

X

TRẢ LỜI
KHÔNG
TRẢ
CÓ
KHÔNG
LỜI


2

3
4

Những than phiền từ khách hàng về sự không
trung thực của những nhân viên hay chất lượng
công việc có được điều tra rõ ràng và xử lý thỏa
đáng không?
Định kỳ, công ty có đánh giá năng lực, đạo đức X
của mọi nhân viên trong đơn vị hay không?
Bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty có kiểm tra X
việc tuân thủ các quy định trong quá trình tuyển
dụng, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật không?

X

3. Thực trạng chu trình tiền lương tại công ty.
3.1.Lập và thu thập bảng chấm công; sai phạm có thể xảy ra
3.1.1. Lập và thu nhập các chứng từ ban đầu để tính lương
Để quản lý thời gian lao động, các doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương
pháp khác nhau, tùy thuộc vào các đặc điểm tổ chức quản lý lao động trong công ty

như các phương pháp chấm công: treo thẻ, bấm giờ, chụp ảnh, thẻ điện tử… Vinamilk
với quy mô lớn: 3 chi nhánh, 15 nhà máy, 2 kho vận, 6 công ty con, các công ty liên
kết trong và ngoài nước. Đặc thù của ngành sản xuất là nhiều công nhân và toàn bộ
thông tin trong sản xuất phải được kết nối dữ liệu về tổng công ty nên Vinamilk đã lắp
đặt hệ thống máy chấm công. Nó bao gồm: Máy chấm công và phần mềm chấm công.
Hệ thống máy chấm công này có thể quản lý được nhiều máy chấm công cùng lúc;
quản lý trạng thái, kết nối để lấy dữ liệu, thao tác download/upload dữ liệu trên máy rất
nhanh nên đáp ứng được lượng dữ liệu lớn; công việc đăng kí nhân viên mới đơn giản;
máy hoạt động ổn định, tốc độ nhanh, thông báo kết quả chấm công bằng đèn báo…
Trong hệ thông máy chấm công thì máy chấm công là các thiết bị dùng để nhận
dạng và xác thực thời gian vào và ra mỗi ca làm việc của nhân viên; cònphần mềm
chấm công là bộ phận phần mềm dùng để cài đặt trên máy tính, có kết nối với máy
chấm công thông qua các chuẩn kết nối bằng cổng COM, bằng cổng USB hoặc cổng
mạng LAN TCP/IP. Phần mềm chấm công có chức năng lấy dữ liệu vào ra (in out) của
nhân viên từ máy chấm công về cơ sở dữ liệu (database) để tính toán ra công, làm thêm
giờ, đi muộn - về sớm... dựa trên các thông số về giờ giấc làm việc cũng như quy định
tính công của công ty mà chúng ta đã cài đặt từ trước trên phần mềm. Có thể nói, phần
mềm chính là bộ não hoạt động của toàn bộ hệ thống chấm công, có tác dụng cụ thể
hóa các dữ kiện ra vào để đưa ra bảng công chi tiết cho nhân viên.
Ngoài máy chấm công thì Vinamilk còn dùng bảng chấm công để tính
lương.Bảng chấm công được lập cho từng bộ phận, do trưởng các bộ phận trực tiếp ghi
tình hình làm việc của từng người theo quy định. Cuối tháng, trưởng các bộ phận trực
tiếp tổng hợp công của từng người, sau đó gửi về phòng kế toán, lao động tiền lương là

23


cơ sở tính lương, tính thưởng cho từng người, từng bộ phận. Bảng chấm công phải
được công khai tại nơi quy định để mọi người cơ thể giám sát nhau, nhằm tăng cường
công tác quản lý về thời gian lao động. Đối với các trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tai

nạn lao động, thai sản, đều phải có giấy chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền như cơ
quan y tế.Dưới đây là mẫu bảng chấm công:

24


25