Hoàn thiện tổ chức kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường đại học sư phạm kỹ thuật vinh

1

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu khoa học độc
lập của tác giả với sự tham gia hướng dẫn trực tiếp của TS.
Nguyễn Thị Phương Hoa. Tất cá các nguồn tại liệu tham
khảo đã được công bố đầy đủ. Nội dung luận văn là hoàn
toàn trung thực.
Tác giả luận văn

Trần Minh Đức


2


3

LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian nghiên cứu lý luận và thực tiễn, Tôi đã hoàn thành
Luận văn thạc sĩ kinh doanh và quản lý với Đề tài “Hoàn thiện tổ
chức kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi tại
Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh”.
Tôi xin chân thành cảm ơn TS. Nguyễn Thị Phương Hoa đã
hướng dẫn tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý giá trong suốt quá
trình viết và hoàn thành Luận văn.
Đồng thời Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các Thầy, Cô
giáo trong Hội đồng khoa học Trường Đại học Kinh tế Quốc dân,
Khoa Kế toán, Kiểm toán và Phân tích, Viện Đào tạo Sau Đại học,
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân cùng Ban Giám hiệu, Cán bộ phòng
Kế toán tài vụ Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh đã tạo điều

kiện giúp đỡ Tôi hoàn thành Luận văn này.
Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm
2010
Tác giả luận văn

Trần Minh Đức


4


5

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................1
CHƯƠNG 1..............................................................................................5
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỚI
KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI Ở CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG
LẬP...........................................................................................................5
CHƯƠNG 2:...........................................................................................79
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU,
CHI TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH...........79
CHƯƠNG 3:.........................................................................................139
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ
TOÁN VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH.........................139
KẾT LUẬN...........................................................................................156
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................159
DANH MỤC PHỤ LỤC......................................................................161

1

LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của Đề tài nghiên cứu
Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh là trường công lập
trực thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được thành lập
theo Quyết định số 78/2006/QĐ-TTg ngày 14/04/2006 của Thủ
tướng Chính phủ, trên cơ sở trường Cao đẳng Sư phạm Kỹ thuật
Vinh. Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh là một trong bốn
trường đại học trên cả nước có nhiệm vụ đào tạo đội ngũ giáo viên
dạy nghề có trình độ đại học, đào tạo kỹ sư công nghệ của một số
ngành kỹ thuật. Đây là một trong những trường được thành lập sớm
(năm 1960) do Liên Xô xây dựng và tài trợ, sau đó là Hàn Quốc và
Nhật Bản.
Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của
Thủ tướng Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về
thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với
đơn vị sự nghiệp công lập nhằm giúp các đơn vị này hoàn thành
nhiệm vụ được giao, phát huy mọi khả năng của đơn vị để cung cấp
dịch vụ với chất lượng cao cho xã hội, tăng nguồn thu nhằm từng
bước giải quyết thu nhập cho người lao động. Theo đó, Trường Đại
học Sư phạm Kỹ thuật Vinh đã chủ động tổ chức công việc, sắp xếp
lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý tài chính trong đó
chú trọng đến công tác tổ chức kế toán, các quy chế kiểm soát nội


2

bộ thu, chi. Tuy nhiên, công tác tổ chức kế toán và kiểm soát nội bộ
thu, chi của Trường vẫn còn nhiều hạn chế. Vì vậy, việc nghiên cứu
tổ chức kế toán và kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư
phạm Kỹ thuật Vinh là hết sức cần thiết nhằm nâng cao chất lượng
quản lý tài chính, đưa trường trở thành cơ sở đào tạo đại học chất
lượng cao, có uy tín trong khu vực và trong cả nước, góp phần phát
triển sự nghiệp giáo dục đào tạo.
Qua nghiên cứu lý luận về tổ chức kế toán với kiểm soát nội
bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh, Tôi đã lựa
chọn Đề tài “Hoàn thiện tổ chức kế toán với việc tăng cường
kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật
Vinh”
2. Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu, phân tích và đánh giá tổ chức kế toán với việc kiểm
soát nội bộ thu, chi tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh.
Thông qua kết quả nghiên cứu, từ lý thuyết đến thực tiễn trên để đề
xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán nhằm tăng cường
kiểm soát nội bộ thu chi tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là tổ chức kế toán trong mối quan hệ
với kiểm soát nội bộ thu, chi.
Phạm vi nghiên cứu được giới hạn trong việc nghiên cứu tổ
chức kế toán với việc tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi tại
Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh.


3

4. Phương pháp nghiên cứu

Cơ sở phương pháp luận để nghiên cứu là chủ nghĩa duy vật
biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử, các quan điểm của chủ nghĩa
Mac – Lênin, của Đảng Cộng sản Việt Nam về giáo dục – đào tạo.
Phương pháp nghiên cứu dựa trên nghiên cứu lý luận, kết hợp
kinh nghiệm bản thân, nghiên cứu tư liệu, khảo sát thực tế ở trường,
sử dụng các phương pháp diễn giải, so sánh, tổng hợp, phân tích
nhằm khái quát lý luận, đánh giá thực tiễn để từ đó đưa ra các giải
pháp hoàn thiện.
5. Kết cấu của Đề tài
Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, nội dung Luận văn bao
gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán
với kiểm soát nội bộ thu, chi ở các đơn vị sự nghiệp công lập;
Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán với kiểm soát nội bộ
thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh;
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức kế
toán nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học
Sư phạm Kỹ thuật Vinh.
6. Đóng góp của Đề tài
Về mặt lý luận, Luận văn đã hệ thống hóa, làm sáng tỏ lý luận
chung về tổ chức kế toán với kiểm soát nội bộ thu, chi ở đơn vị sự
nghiệp công lập;


4

Về mặt thực tiễn, Luận văn đã tìm hiểu, phân tích và đánh giá
thực trạng, đối chiếu giữa lý luận và thực trạng tổ chức kế toán với
kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật
Vinh. Đồng thời, Luận văn đã phân tích những ưu điểm, nhược

điểm và tìm hiểu nguyên nhân tồn tại trong tổ chức kế toán và kiểm
soát nội bộ thu, chi tại Trường;
Về các đề xuất, Luận văn đã đưa ra những phương hướng
cùng các giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán
nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Sư
phạm Kỹ thuật Vinh.


5

CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ
TOÁN VỚI KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI Ở CÁC ĐƠN VỊ
SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP

1.1. Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán và
kiểm soát nội bộ thu, chi.
1.1.1. Tổ chức kế toán
Có nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán. Theo định nghĩa
của Liên đoàn Kế toán quốc tế - International Federation of
Accountants (AFAC), kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại và
tổng hợp theo một cách riêng có bằng những khoản tiền các nghiệp
vụ và các sự kiện ít nhiều có tính chất tài chính và trình bày kết quả
của nó.
Theo tinh thần của kế toán quốc tế, kế toán được định nghĩa là
hệ thống thông tin và kiểm tra dùng để đo lường, phản ánh, xử lý và
truyền đạt những thông tin về tài chính, kết quả kinh doanh và các
luồng tiền tạo ra của một đơn vị kinh tế.
Theo Luật Kế toán, kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra,
phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá

trị, hiện vật và thời gian lao động.


6

Hạch toán kế toán là môn khoa học phản ánh và giám đốc các
quá trình, hoạt động kinh tế - tài chính ở tất cả các đơn vị, các tổ
chức kinh tế xã hội… [Nguồn tài liệu tham khảo số 5]
Kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ công cụ quản
lý kinh tế tài chính. Tổ chức kế toán là một trong những nội dung
thuộc về tổ chức quản lý và việc thực hiện công tác kế toán có tốt
hay không đều ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của
công tác quản lý. Tổ chức kế toán, ngoài việc tuân thủ các nguyên
tắc chung của khoa học tổ chức, còn phải gắn với đặc thù của hạch
toán kế toán vừa là môn khoa học, vừa là nghệ thuật ứng dụng để
việc tổ chức đảm bảo được tính linh hoạt, hiệu quả và đồng bộ
nhằm đạt tới mục tiêu chung là tăng cường được hiệu quả sản xuất
kinh doanh của đơn vị.
Nội dung tổ chức kế toán trong một đơn vị kế toán bao gồm tổ
chức công tác hạch toán kế toán và tổ chức bộ máy kế toán. Các nội
dung chủ yếu của công tác tổ chức hạch toán kế toán bao gồm: tổ
chức, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và ghi chép ban đầu, tổ
chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế toán,
tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. Tổ chức bộ
máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công công việc cho những
người làm công tác kế toán.
Tổ chức kế toán thích ứng với điều kiện về qui mô, về đặc
điểm tổ chức cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại
đơn vị có ý nghĩa hết sức quan trọng và to lớn trong việc nâng cao

7

hiệu qủa quản lý. Với chức năng thông tin và kiểm tra tình hình và
kết quả hoạt động của đơn vị một cách thường xuyên, nhanh nhạy
và có hệ thống nên tổ chức kế toán là một trong các mặt quan trọng
được các đơn vị quan tâm. Tổ chức kế toán không đơn thuần là tổ
chức một bộ phận quản lý trong đơn vị, mà nó còn bao hàm cả tính
nghệ thuật trong việc xác lập các yếu tố, điều kiện cũng như các mối
liên hệ qua lại các tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kế
toán, bảo đảm cho kế toán phát huy tối đa các chức năng vốn có của
mình là phản ánh và giảm đốc.
Các nguyên tắc kế toán gồm các nội dung sau:
Cơ sở dồn tích: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của đơn vị
liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu,
chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn
cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương
tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài
chính của đơn vị trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
Hoạt động liên tục: Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở
giả định là đơn vị đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động
kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là đơn vị không
có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu
hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác
với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên
một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo
tài chính.


8

Giá gốc: Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của
tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả,
phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài
sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi
có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thế.
Phù hợp: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với
nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một
khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó.
Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh
thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên
quan đến doanh thu của kỳ đó.
Nhất quán: Các chính sách và phương pháp kế toán đơn vị đã
chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán
năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã
chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong
phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán
cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc
chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: Phải lập các khoản dự phòng
nhưng không lập quá lớn; Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài
sản và các khoản thu nhập; Không đánh giá thấp hơn giá trị của các
khoản nợ phải trả và chi phí; Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi
nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích


9

kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả
năng phát sinh chi phí.

Trọng yếu: Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp
nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm
sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định
kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ
thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được
đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải
được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán phải đảm bảo các
yêu cầu sau:
Trung thực: Các thông tin và số liệu kế toán phải được phản
ánh trung thực, trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và
đúng với hiện trạng, bản chất, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh
tế phát sinh.
Khách quan: Các thông tin và số liệu kế toán phải được phản
ánh đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo
Đầy đủ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan
đến kỳ kế toán phải được phản ánh đầy đủ vào chứng từ kế toán, sổ
kế toán và báo cáo tài chính, không thêm bớt hay bỏ sót.
Kịp thời: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép
và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời gian quy định thông tin,
số liệu kế toán.


10

Dễ hiểu: Các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo
cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng.
Có thể so sánh: Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế
toán trong một đơn vị và giữa các đơn vị chỉ có thể so sánh được khi
tính toán và trình bày nhất quán. Trường hợp không nhất quán thì

phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài
chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các đơn vị
hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch.
[Nguồn tài liệu tham khảo số 7]
Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Mọi số liệu ghi chép
vào các loại sổ kế toán khác nhau cần có cơ sở bảo đảm tính pháp
lý, tức là những số liệu đó cần phải có sự xác minh tính hợp pháp,
hợp lệ thông qua các hình thức được nhà nước quy định cụ thể hoặc
có tính chất bắt buộc hoặc có tính chất hướng dẫn. Các hình thức
này chính là các loại chứng từ được các đơn vị sử dụng trong hoạt
động của mình. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được kế
toán lập chứng từ theo đúng quy định của nhà nước phải ghi chép
đầy đủ, kịp thời đúng lúc, khách quan.
Để đảm bảo phân biệt và sử dụng trong quản lý kinh tế nói
chung và trong công tác kế toán nói riêng được thuận lợi, chứng từ
kế toán được phân loại theo các tiêu thức chủ yếu các cách phân loại
chứng từ. Mỗi cách phân loại này căn cứ vào các tiêu thức khác
nhau như:


11

Nếu căn cứ vào mức độ khái quát, chứng từ kế toán được chia
làm hai loại là chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp.
Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu): là loại chứng từ phản ánh
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình
hoạt động của đơn vị. Chứng từ gốc là cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm
soát các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị về mặt mục
đích sử dụng, việc thực hiện các chỉ tiêu theo dự toán, theo kế
hoạch, các định mức, các quy định về các khoản thu, chi và các hoạt

động khác trong đơn vị. Mặt Bên cạnh đó, chứng từ gốc còn là cơ
sở để xác định trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến mọi
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị.
Chứng từ tổng hợp (chứng từ trung gian): là loại chứng từ
hình thành trên cơ sở tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại để lập
Bảng tổng hợp chứng từ, qua đó góp phần giúp cho công tác hạch
toán được giảm nhẹ khối lượng ghi chép và đơn giản hoá trong công
tác hạch toán.
Nếu căn cứ theo tính chất pháp lý, chứng từ kế toán được chia
thành hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.
Chứng từ bắt buộc là những chứng từ phản ánh các quan hệ
kinh tế giữa các pháp nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ mang
tính chất phổ biến rộng rãi. Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách,
biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ, mục đích và phương
pháp lập chứng từ và được áp dụng thống nhất cho các đơn vị, các
thành phần kinh tế


12

Chứng từ hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ kế toán sử
dụng trong nội bộ đơn vị. Các đơn vị vận dụng một cách thích hợp
vào từng tình huống cụ thể trên cơ sở các chỉ tiêu đặc trưng mà Nhà
nước hướng dẫn. Các ngành các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ
tiêu hoặc thay đồi cách thiết kế cho phù hợp với yêu cầu nội dung
phản ảnh nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ.
Căn cứ theo công dụng của chứng từ, chứng từ kế toán được
chia thành các loại:
Chứng từ mệnh lệnh: dùng để truyền đạt mệnh lệnh từ cấp trên
xuống cấp dưới (lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư…). Loại chứng

từ này chỉ mới chứng minh xuất xứ của nghiệp vụ kinh tế, chưa nói
lên mức độ hoàn thành nên chưa là căn cứ ghi chép vào sổ kế toán.
Chứng từ thực hiện: là chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế
đã phát sinh và hoàn thành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập
xuất vật tư… Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh sẽ
được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Chứng từ thủ tục kế toán: Đây là chứng từ trung gian có mục
đích phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo từng đối
tượng cụ thể tạo thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán nên phải kèm
theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính
hợp pháp của nghiệp vụ như bảng kê, chứng từ ghi sổ…
Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ mang đặc điểm của hai
hay ba loại chứng từ trên như: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu
xuất vật tư theo hạn mức…


13

Căn cứ theo địa điểm lập chứng từ, chứng từ được chia thành:
Chứng từ bên trong: là chứng từ do nội bộ đơn vị lập để thực
hiện hạch toán được sử dụng để giải quyết mối quan hệ trong nội bộ
đơn vị hoặc mói quan hệ với bên ngoài như phiếu thu, phiếu chi,
bảng thanh toán tiền lương, bảng tính giá thành…
Chứng từ bên ngoài: là các chứng từ có liên quan đến hoạt
động của đơn vị nhưng do đối tượng ở ngoài đơn vị lập như hóa đơn
mua hàng, giấy báo nợ, giấy báo có…
Nếu căn cứ vào nội dung kinh tế, chứng từ kế toán được chia
thành chứng từ về lao động tiền lương, chứng từ tiền tệ, chứng từ về
vật tư, chứng từ về tài sản cố định…
Chứng từ là cơ sở pháp lý của số liệu kế toán ảnh hưởng trực

tiếp đến chất lượng của công tác kế toán. Công tác tổ chức hệ thống
chứng từ kế toán tại các đơn vị bao gồm các bước sau:
Bước 1, Lập chứng từ kế toán
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động
của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán
chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định một cách rõ
ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định. Nội dung
nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết
tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và
chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo;
chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi


14

sổ kế toán. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên
trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng
từ kế toán.
Lập chứng từ kế toán là giai đoạn ghi nhận ban đầu nguyên
trạng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, cung cấp đầu vào cho
các bước xử lý thông tin tiếp theo đồng thời là cơ sở đảm bảo tính
hợp lý số liệu trong sổ kế toán. Bên cạnh có ý nghĩa trong việc cung
cấp thông tin, lập chứng từ kế toán còn có vai trò truyền đạt và kiểm
tra việc thực hiện mệnh lệnh chỉ thị của cấp trên, minh chứng công
việc đã làm. Đồng thời, bước đầu tiên của hệ thống chứng từ kế toán
còn là cơ sở pháp lý bảo vệ tài sản trong đơn vị, giải quyết các tranh
chấp khiếu nại nếu có.
Bước 2, Ký chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định

trên chứng từ thì mới có giá trị. Chữ ký trên chứng từ kế toán của
một người phải thống nhất. Không được ký chứng từ kế toán khi
chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Chữ
ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực hoặc bút bi,
không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ, bút chì hoặc đóng
dấu chữ ký khắc sẵn. Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có
thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ
quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để
chi tiền phải ký theo từng liên. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ
ký điện tử theo quy định của pháp luật.


15

Bước 3, Kiểm tra, chỉnh lý, tổ chức luân chuyển chứng từ và
ghi sổ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán đều phải được kiểm tra tính hợp
pháp, hợp lệ, và hợp lý trước khi ghi vào sổ kế toán. Chứng từ kế
toán sau khi được kiểm tra xong phải hoàn chỉnh, bổ sung những
nội dung thông tin cần thiết để kế toán ghi sổ được chính xác, kịp
thời, đó là: ghi giá trên chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp
chứng từ cùng loại, lập định khoản kế toán. Chứng từ được lập ở
nhiều nơi nhưng phải tập trung về bộ phận kế toán để được phản
ánh vào sổ sách. Vì vậy cần tổ chức luân chuyển chứng từ một cách
khoa học giúp cho việc ghi sổ nhanh chóng chính xác. Luân chuyển
chứng từ là việc giao chứng từ lần lượt đi đến các bộ phận có liên
quan để những bộ phận này có trách nhiệm kiểm tra xử lý, nắm
được tình hình thời gian hoàn thành nhiệm vụ và ghi vào sổ kế toán.
Tuỳ theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển thích hợp
đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại đến

công tác kế toán và thông tin đơn vị. Vì vậy cần phải xây dựng,
hoàn thiện kế hoạch luân chuyển chứng từ biểu hiện dưới dạng sơ
đồ cho từng loại chứng từ.
Bước 4, Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải được lưu trữ, bảo quản một cách có hệ
thống vì chứng từ là tài liệu gốc có giá trị pháp lý, khi cần có cơ ở
để đối chiếu kiểm tra với số liệu ghi trong sổ kế toán. Cần sắp xếp


16

chứng từ kế toán theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và
bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Tài khoản
kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài
khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán phải sử dụng một hệ
thống tài khoản kế toán. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế
toán là việc đơn vị căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài
chính quy định để lựa chọn những tài khoản kế toán phù hợp với
điều kiện cụ thể của đơn vị. Để phục vụ cho yêu cầu quản lý, đơn vị
kế toán được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn
Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong đơn vị phải
đáp ứng các yêu cầu:
Thứ nhất, Đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi
nội dung đối tượng kế toán mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
trong đơn vị
Thứ hai, Đảm bảo mối quan hệ với các chỉ tiêu báo cáo tài
chính, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính và thỏa mãn
nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng. Đối với các tài khoản

cấp 1, cấp 2 đơn vị phải vận dụng theo đúng quy định, khi mở thêm
phải có sự chấp thuận của Bộ Tài chính, đối với tài khoản cấp 3 đơn
vị phải xây dựng danh mục và phương pháp ghi chép phục vụ cho
kế toán.


17

Thứ ba, Phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước
và các văn bản hướng dẫn thực hiện của cơ quan quản lý kinh tế, tài
chính của đơn vị, phù hợp với tính đặc thù của mỗi ngành, nghề và
nội dung kinh tế phát sinh quy định áp dụng để hạch toán kế toán,
khi mở tài khoản cấp 2, cấp 3 phải có ý kiến của cơ quan tài chính.
Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản trong bảng và
tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản. Các tài khoản trong bảng
cân đối tài sản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành
tài sản và quá trình sử dụng tài khoản trong đơn vị. Các tài khoản
nằm ngoài bảng cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có
của đơn vị nhưng không thuộc quyền sỏ hữu của đơn vị, những chỉ
tiêu kinh tế đã phản ảnh ở các tài khoản trong bảng nhưng cần theo
dõi để phục vụ cho quá trình quản lý của đơn vị.
Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và các hình thức
kế toán: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ
các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị
kế toán. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày,
tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập
sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế
toán; số trang; đóng dấu giáp lai. Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ
thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Bộ Tài chính quy định cụ

thể về hình thức kế toán, hệ thống sổ kế toán và sổ kế toán. Đơn vị
kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy


18

định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị. Đơn vị kế
toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế
toán của đơn vị.
Đây là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ
phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp,
phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng
hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất
kinh doanh của đơn vị phản ánh lên các báo cáo tài chính. Các tài
liệu cần thiết cho quản lý thường được lấy từ sổ kế toán. Như vậy sổ
kế toán có tác dụng rất quan trọng vì nó không những là công cụ
đúc kết và tập trung những tài liệu cần thiết mà còn là cầu nối liên
hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán.
Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh, sổ kế
toán được chia thành sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp là loại sổ phản ánh tổng quát thường dùng
chỉ tiêu giá trị, cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập bảng cân đối
tài khoản và các báo cáo tổng hợp khác. Sổ kế toán tổng hợp được
quy định bởi hình thức kế toán như sổ nhật ký, sổ cái, sổ kế toán
tổng hợp khác.
Sổ kế toán chi tiết là loại sổ, thẻ kế toán mở cho tài khoản chi
tiết, gắn với một đối tượng cụ thể thường dùng chỉ tiêu giá trị và cả
các chỉ tiêu khác như: số lượng hiện vật, đơn giá, thời hạn thanh
toán… nhằm cung cấp thông tin theo từng loại tài sản hoặc nguồn
vốn phục vụ cho việc quản lý các phần hành khác nhau: chi tiết vật

19

tư, hàng hóa, chi phí sản xuất, tài sản cố định… Sổ kế toán chi tiết
được thiết kế phù hợp với yêu cầu hạch toán các phần hành kế toán.
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế
toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Đơn vị kế
toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán. Sổ kế toán
phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông
tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với
chứng từ kế toán. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian
phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên
sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế
toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ
đến khi khóa sổ. Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi
bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới;
không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi
không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang
phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng
sang trang kế tiếp. Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ
kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế
toán khác theo quy định của pháp luật. Đơn vị kế toán được ghi sổ
kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. Trường hợp
ghi sổ kế toán bằng máy vi tính, sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi
tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng
kỳ kế toán năm.


20

Theo quy định việc lập chứng từ và ghi chép vào sổ phải đảm
bảo phản ánh một cách toàn diện và liên tục, chính xác có hệ thống
tình hình và kết quả kinh doanh của đơn vị dưới hình thức tiền tệ,
hiện vật và thời gian lao động và phải đảm bảo cung cấp đúng đắn
kịp thời những tài liệu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán, phải
tiện cho việc giám đốc các hoạt động kinh tế tài chính đồng thời
phải rõ ràng dễ hiểu tránh trùng lắp và phức tạp.
Công tác kế toán ở đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ
gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán định kỳ thông qua
quá trình ghi chép theo dõi, tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống
sổ kế toán cần thiết. Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán
nào để phản ảnh các đốí tượng kế toán, kết cấu của từng loại sổ,
trình tự phương pháp ghi sổ và mốí liên hệ giữa các loại sổ nhằm
đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm cụ kế toán gọi là hình thức kế
toán.
Việc áp dụng hình thức nào tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm
sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của các đơn vị. Vấn đề cần
lưu ý là khi đã chọn hình thức nào để áp dụng thì nhất thiết phải
tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản của hình thức đó.
Kế toán theo Hình thức Nhật ký chung: Hàng ngày căn cứ vào
các chứng từ gốc, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký
chung theo trình tự thời gian. Trường hợp dùng sổ Nhật ký đặc biệt
thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh
vào các sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Hàng ngày hoặc định kỳ