CÁC TRƯỜNG hợp GHI SAI hóa đơn và CÁCH xử lý

CÁC TRƯỜNG HỢP GHI SAI HÓA ĐƠN VÀ CÁCH XỬ LÝ.
Trong thực tế đi làm thì vấn đề viết sai tên công ty, mã số thuế, tên hàng hóa, địa chỉ, tiền
hàng, thuế suất, ngày tháng, số lượng, đơn giá, hình thức thanh toán, tên người mua hàng...
trên hóa đơn giá trị gia tăng là chuyện không thể tránh khỏi đối với kế toán mới vào nghề. Kể
từ ngày 1/6/2014 theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính hướng
dẫn cụ thể như sau:
1. Hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống.
Theo điểm 1 Điều 20 của TT39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014, trường hợp lập hóa đơn
chưa giao cho người mua và chưa xé rời khỏi quyển, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán
phải gạch chéo các liên của tờ hóa đơn, và ghi chữ hủy bỏ vào các liên, không được xé rời tờ
hóa đơn khỏi quyển hóa đơn gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
Ví dụ: Ngày 15/5/2014 xuất 1000 kg hóa đơn Inox cuộn đơn giá = 19.000 đ/kg cho:
Tên đơn vị: Công Ty ABC
Mã số thuế: 3600252847
Địa chỉ: 123 Nguyễn Văn Trỗi, Quận 3, Tp.HCM
Nhưng khi đang viết kế toán viết nhầm đơn giá = 18.000 đ/kg, viết nhầm luôn cả số tiền bằng
chữ.
Xử lý trường hợp này: Gạch chéo các liên và gập 3 liên lại không xé khỏi cuống hóa đơn và
xuất lại tờ hóa đơn mới:


Hóa đơn viết sai và gạch chéo

Hóa đơn viết lại đúng


Rút kinh nghiệm: tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng ( nếu
có)...cần viết trên hóa đơn để viết đúng.
2. Hóa đơn đã xé rời khỏi quyển mà hai bên chưa khai báo thuế. Sau đó mới phát hiện viết sai
như: Sai tên công ty mua hàng, địa chỉ đơn vị mua hàng, mã số thuế đơn vị mua hàng hoăc
đơn vị bán hàng, ghi sai số lượng, đơn giá, thuế suất, giá thanh toán… thì:

Trường hợp xé rời khỏi quyển mà chưa giao hóa đơn cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn
lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai theo Điểm 1 của Điều 20
TT39.
Trường hợp xé rời khỏi quyển và đã giao hóa đơn cho người mua và đồng thời 2 bên chưa kê
khai thuế: Căn cứ pháp lý tại điểm này là Điểm 2 Điều 20 của TT39/2014/TT-BTC ngày
31/3/2014: “Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa,
cung ứng dịch vụ hoặc hoá đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua
chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi
các liên của số hoá đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiện được lý do thu hồi
hoá đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hoá đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới
theo quy định”.
Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuốn kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông
tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé
ra khỏi cuốn.
c. Hóa đơn viết sai và hai bên đã kê khai thuế.
Căn cứ pháp lý là Điểm 3 Điều 20 của TT39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014: “Trường hợp
hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và
người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên
bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều
chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất
thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá
đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra,
đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”
-

Nếu sai về mặt hình thức không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp (Địa chỉ công ty,
MST; Tên Công ty; Ngày tháng năm, Tên mặt hàng; Số tiền bằng chữ viết sai) trong
trường hợp này không lập biên bản thu hồi hóa đơn vì hóa đơn đã kê khai rồi thì hiện
tại có 2 cách xử lý mà Cục thuế HCM và Cục thuế Hà nội đưa ra như sau:

Hướng dẫn của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh: Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh đã có
công văn số 4099/CT-TTHT ngày 02/06/2014 hướng dẫn: “ trường hợp Công ty lập hóa đơn
giao cho khách hàng chỉ ghi sai chỉ tiêu trên hóa đơn như: Tên, địa chỉ, mã số thuế … các sai
sót này không làm tăng giảm số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT còn được khấu trừ thì
Công ty và khách hàng lập biên bản điều chỉnh nội dung đã ghi sai, đồng thời Công ty lập hóa
đơn điều chỉnh, trên hóa đơn ghi rõ nội dung đã ghi sai; nội dung điều chỉnh; số hóa đơn, ký
hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh; hóa đơn điều chỉnh này bên bán kê
khai trên bảng kê đầu ra, bên mua kê khai trên bảng kê đầu vào trên phần mềm hỗ trợ kê khai


thuế HTKK của kỳ lập hóa đơn điều chỉnh (không điều chỉnh về doanh thu và tiền thuế
GTGT nên các chỉ tiêu này trên các bảng kê ghi bằng không (0)).”
=> Theo hướng dẫn của Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh, các bạn vẫn phải lập biên bản và
xuất hóa đơn điều chỉnh, và sẽ kê khai hóa đơn điều chỉnh này trên bảng kê, và chỉ tiêu doanh
thu và tiền thuế ghi bằng không
Hướng dẫn của Cục thuế Thành phố Hà Nội: Cục thuế thành phố Hà Nội cũng đã có công
văn số 48838/CT-HTr ngày 23/09/2014 hướng dẫn: “trường hợp Công ty đã lập hoá đơn giao
cho người mua nhưng phát hiện trên hoá đơn ghi sai mã số thuế của người mua, nhưng không
sai tên và địa chỉ của người mua, sai sót này không làm thay đổi đến số lượng hàng hoá, đơn
giá, thuế suất.... thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi
rõ sai sót, đồng thời ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được
ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán và người mua được sử dụng hoá đơn
đã lập kèm theo biên bản về sai sót mã số thuế trên hoá đơn để làm chứng từ kế toán và kê
khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc điều
chỉnh sai sót về mã số thuế của người mua trên hoá đơn.”
=> Theo hướng dẫn của Cục thuế thành phố Hà Nội, các bạn không phải lập hóa đơn điều
chỉnh, mà chỉ phải lập biên bản điều chỉnh.
Khi kê khai: Tại kỳ kê khai lập lại hóa đơn điều chỉnh: Bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh
vào bảng kê bán ra. Bên mua kê khai vào bảng kê mua vào (Chỉ tiêu: Doanh thu và thuế
GTGT ghi bằng "0")

-

Nếu sai về mặt ảnh hưởng đến số thuế phải nộp (Số lượng hàng hoá, Đơn giá, Thuế
suất thuế giá trị gia tăng…) thì:
• Hai bên ngoài lập biên bản điều chỉnh lại hóa đơn đã ghi sai (Số lượng, Đơn giá,
thành tiền, thuế suất ..). Trong biên bản điều chỉnh phải ghi rõ nguyên nhân điều
chỉnh của Tờ hóa đơn Số; Mẫu số; Ký hiệu ngày… tháng… năm… của tờ hóa
đơn.
• Bên bán không cần thu hồi hóa đơn cũ, bên mua cũng không phải trả lại hóa đơn củ
• Bên bán lập hóa đơn GTGT bổ sung những chỉ tiêu bị viết sai ảnh hưởng đến thuế
y như trong biên bản điều chỉnh đã thể hiện. Ghi nhớ là không được viết hóa đơn
dưới dạng số âm
• Khi kê khai: Tại kỳ kê khai hiện tại: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và
người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trên bảng
kê.

Ví dụ về viết sai thuế suất: Ngày 10/3/2014 Công ty TNHH Đào tạo và Dịch vụ kế toán thuế
An Tâm viết hóa đơn cung cấp dịch vụ kế toán tháng 3/2014 cho Công ty TNHH Dịch vụ
Tâm An đã viết thuế suất là 5% trên tổng trị giá đúng chưa VAT là 20 triệu trong khi thuế
suất đúng là 10% và 2 bên đã kê khai thuế trong tháng 3/2014. Ngày 15/5/2014, Công ty
TNHH Đào tạo và Dịch vụ kế toán thuế An Tâm đã phát hiện ra trường hợp trên.
Xử lý trường hợp trên như sau:
Hai bên làm biên bản điều chỉnh giữa 2 bên đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh sai thuế suất.
-

Biên bản điều chỉnh


-

Hóa đơn điều chỉnh
• Thông tin người mua hàng các bạn ghi đầy đủ như hoá đơn trước.
• Tại cột: Tên hàng hóa dịch vụ các bạn ghi: Điều chỉnh giảm thuế suất và tiền
thuế của hóa đơn số...ký hiệu...ngày...tháng...năm...
• Các chỉ tiêu còn lại như: đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, cộng tiền
hàng các bạn không ghi . Chú ý ở hóa đơn cũ các chỉ tiêu này không sai, nên
không ghi vào hóa đơn điều chỉnh. Chỉ ghi những phần cần điều chỉnh với hóa
đơn trước đó.
• Cột hình thức thanh toán: trả bằng tiền gì thi ghi tiền đó.
• Dòng thuế suất: Các bạn ghi mức thuế suất đã bị ghi tăng ở hóa đơn trước. Ví
dụ: hóa đơn trước các bạn ghi 10% nhưng thực tế hàng hóa đó chỉ chịu thuế
5%=> ở hóa đơn cũ các bạn đã ghi tăng lên 5%, vậy là cần điều chỉnh giảm
5%. Nên các bạn ghi 5% vào mục thuế suất.
• Dòng tiền thuế: ghi số tiền thuế theo mức thuế suất cần điều chỉnh giảm.
(Thuế suất điều chỉnh nhân với số tiền ở dòng cộng tiền hàng ở hóa đơn cũ sai
cần điều chỉnh)
• Dòng tổng cộng thanh toán ghi số tiền thuế GTGT cần điều chỉnh giảm

Chú ý: hóa đơn điều chỉnh giảm không được ghi âm, cụ thể hóa đơn điều chỉnh như sau: