Kỹ năng quản lý thời gian

QUAÛN LYÙ THÔØI GIAN


Bạn nghĩ gì về hai người này?!

Mọi nơi trên thế giới, 1 ngày luôn có 24 giờ


Nội dung


Tầm quan trọng của việc quản lý thời
gian?



Ma trận quản lý thời gian.



Cách nào để kiểm soát quỹ thời gian
hiệu quả.


Các loại thời gian
Thời gian
Thời gian
do cấp trên
làm việc
yêu cầu
tùy ý

Thời gian
Thời gian
dành cho
dành cho
nhóm
gia đình
Thời gian Thời gian
dành cho rảnh rỗi
học tập


Thảo luận
Nếu không quản lý tốt quỹ thời gian của mình sẽ ảnh
hưởng như thế nào đến hiệu quả công việc của chúng ta?

Bạn đã gặp những khó khăn gì trong việc
quản lý thời gian đối với công việc của mình?


Thời gian là tài sản quý nhất




Có hạn / hạn chế
Vô hình
Không định giá được
“Thời giờ là vàng bạc”
“Nếu tôi trẻ lại...”
Nắm bắt ngay!

Hãy nắm bắt ngay lúc này!


Bốn thế hệ quản lý thời gian
Thế hệ thứ nhất :
o
o

Những việc phải làm.
Lưu ý, danh sách kiểm tra.

Thế hệ thứ hai :
o
o

Lên lịch làm việc và sắp xếp cuộc hẹn.
Cố gắng hướng về kế hoạch và những
họat động đã định trước trong tương lai.


Bốn thế hệ quản lý thời gian
Thế hệ thứ ba:
o
o
o

Xác định công việc ưu tiên.
Thiết lập mục tiêu.
Kế hoạch hàng ngày.

Thế hệ thứ tư:
o
o

Quản lý thời gian
và Quản lý chính bản thân chúng ta.


Quản lý thời gian
Hai nhân tố cần lưu ý:
Tính cấp bách, khẩn cấp của công việc:
o
o

Nó yêu cầu phải hành động ngay lập tức.
Nó yêu cầu phải làm ngay bây giờ.

Tầm quan trọng của công việc:
o
o

Nó phải làm để đạt được thành quả.
Nó đóng góp vào sứ mệnh và nhiệm vụ của bạn,
ưu tiên cao và là mục đích của bạn.


MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

KHÔNG QUAN TRỌNG

QUAN TRỌNG

KHẨN CẤP

KHÔNG KHẨN CẤP

o Vấn đề có tính sức ép, khẩn cấp.

o Công việc tính cách lâu dài.

o Có nỗ lực về thời gian phải kết
thúc.

o Lập kế họach, mang tính lập lại
nhưng quan trọng.

o Sứ mệnh, nhiệm vụ, mục đích
của bạn.

o Sứ mệnh, nhiệm vụ, mục đích
của bạn.

o Công việc mang tính gián đọan :
cuộc gọi điện thọai, cuộc họp,
mail, báo cáo.

o Chuyện linh tinh, lặt vặt trong
công việc.

o Công việc cận kề, có sự hối thúc.

o Những họat động
o phổ biến.

o Những cuộc gọi, mail tán gẫu.
Hao phí thời gian.
o Những công việc không căng
thẳng, dễ chịu.


CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT

KHÔNG QUAN TRỌNG

QUAN TRỌNG

KHẨN CẤP
o Giải quyết những công việc này
một cách nhanh chóng.
o Tập trung thời gian và nổ lực để
giải quyết những công việc này
như yêu cầu.

o Giải quyết nhanh chóng, dứt
điểm những công việc này
o Ủy quyền nếu có thể và sử dụng
tối thiểu thời gian cho những
công việc này.

KHÔNG KHẨN CẤP
o Lên kế họach thời gian dự trữ để

thực hiện những công việc này
hòan thành đúng hẹn.
o Không để trở thành công việc “
Khẩn cấp” và “ Quan trọng “.

o Đây là công việc hàng ngày, thực
hiện nó theo cách hiệu quả nhất,
ít thời gian ưu tiên nhất.
o Đôi khi những việc này có thể
phớt lờ đi.


Khắc phục những nguyên nhân gây
lãng phí thời gian
o

Hội họp

o

Phân công không dứt khoát

o

Mất đồ

o

Sự xao lãng

o

Điện thoại

o

Sự ngắt quãng

o

Trì hoãn

o

Công việc giấy tờ

o

Khủng hoảng


Thay đổi thói quen sử dụng thời gian
o
o

Viết ra những lãng phí thời gian của bạn
Liệt kê những rắc rối gây ra bởi việc lãng
phí thời gian

o

Tạo thói quen tiết kiệm thời gian

o

Triển khai thói quen tiết kiệm thời gian


Mục tiêu nói chuyện điện thoại
o

Loại bỏ những cuộc điện thoại không cần thiết

o

Lấy thông tin tối đa từ những cuộc gọi quan trọng

o

Lên kế hoạch và lập mục tiêu cho mỗi cuộc gọi


Khắc phục công việc giấy tờ
o

Vận động giảm bớt những công việc giấy tờ

o

Giải quyết công việc giấy tờ có hiệu quả

o

Lưu hồ sơ có hiệu quả


6 phương pháp chính để phân loại thông tin
1.

Theo mẫu tự

2.

Theo ngày tháng

3.

Theo màu sắc

4.

Theo khu vực

5.

Theo số

6.

Theo chủ đề

Tiến trình quản lý thời gian
1.

Phân lọai công việc theo Ma trận thời
gian.( , , , )

2.

Sắp xếp thứ tự thực hiện công việc theo
thứ tự và ấn định thời gian hoàn thành.

3.

Kiểm tra tiến độ thực hiện mỗi ngày,
hàng tuần, hàng tháng.


Tiến trình quản lý thời gian
4.

Dành vài phút mỗi sáng để xem xét lại
kế họach của mình.

5.

Phản ứng lại với những sự kiện không
dự kiến trước. (giải quyết nhanh, giao
quyền hay phớt lờ).

6.

Luôn tự nhủ bản thân tránh lãng phí
thời gian.


Đây là công việc bạn phải hoàn thành
Hôm nay là thứ năm (16/04/2010)
Đi cắt tóc.
2. Báo cáo doanh số hàng tuần vào thứ bảy.
3. Chấm điểm trưng bày các cửa hàng, nộp kết quả vào 12h 16/04. Còn 5 cửa hàng.
4. Giải quyết phàn nàn của khách hàng về sản phẩm, hẹn lúc 8h30 ngày 16/4.
5. Họp với phòng kinh doanh lúc 17h.
6. Pho to tài liệu phát cho SR. (30 bộ )
7. Hẹn bạn đi uống ca fê lúc 12 h trưa.
8. Bổ sung hồ sơ, lý lịch hết hạn 18/04.
9. Dọn dẹp góc làm việc trong văn phòng.
10. Thay nhớt và rửa xe.
11. Đi với nhân viên theo route plan.
12. Chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp vào buổi chiều.
13. Thông báo cho nhân viên hủy bỏ cuộc họp của đội vào lúc 10h sáng.
1.

Bạn sẽ lên thứ tự hòan thành như thế nào?


Thảo luận nhóm
o

o

Bạn đã trình bày những khó khăn trong việc quản
lý thời gian đối với công việc của mình.
Với Ma trận quản lý thời gian, bạn sẽ làm gì để
quản lý thời gian hiệu quả hơn ?


Thực tế công việc
Với việc phân bổ thời gian:
o

10% công việc văn phòng.

o

90% công việc với đội bán hàng.

Theo bạn chúng ta sẽ làm gì với:
o

o

10% thời gian vào buổi sáng và buổi chiều khi
về văn phòng?
90% thời gian với đội bán hàng?