Hạch Toán Vật Liệu Và Công Cụ Dụng Cụ Với Việc Nâng Cao Hiệu Quả Sử Dụng Vật Liệu Trong Sản Xuất Kinh Doanh Ở Công Ty Vật Tư Và Xuất Nhập Khẩu

lời nói đầu
Trong nền kinh tế thị trờng, giữa các doanh nghiệp và đơn vị kinh tế thờng diễn ra các quan hệ qua lại thông qua việc mua bán vật t, hàng hoá, liên
doanh, liên kết, đóng góp cổ phần.v.v... các mối quan hệ đó đợc thực hiện qua
các điều khoản quy định của luật pháp, hiến pháp, pháp luật về đầu t nớc
ngoài, hợp đồng kinh tế thơng mại, giá cả..... Trong mọi hành vi kinh tế bao
giờ cũng có ít nhất hai ngời tham gia, quyền lợi của ngời này tơng ứng với
nghĩa vụ của ngời kia hoặc sự chuyển giao từ ngời này sang ngời khác. Thí dụ
ngời bảo quản vật t phải chịu trách nhiệm với ngời chủ sở hữu về vật t mà họ
bảo quản. Khi xuất vật t phục vụ cho sản xuất thì giảm trách cho ngời thủ kho
nhng tăng nghĩa vụ cho ngời sản xuất. Nh vậy các khâu phát sinh trong sản
xuất, trong mua bán trao đổi, tiêu dùng của đời sống xã hội đều diễn ra một
cách thờng xuyên, liên tục. Những sự việc đó đều đợc ghi chép một cách tỷ
mỷ, cẩn thận, phản ánh chính xác, kịp thời giúp ngời quản lý định hớng đợc
phát triển sản xuất kinh doanh có hiệu quả, những công việc tính toán, ghi
chép trên đợc gọi là hạch toán kế toán.
Hạch toán kế toán có một ý nghĩa to lớn và thúc đẩy các doanh nghiệp,
tổ chức kinh tế củng cố bộ máy kế toán, nâng cao tinh thần trách nhiệm, thực
hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cán bộ kế toán, phản ánh tình hình tài
chính của đơn vị lãnh đạo trong mọi thời điểm để chỉ đạo sản xuất có hiệu
quả. Công tác kế toán phải chấp hành các chế độ quản lý kinh tế của Nhà nớc,
phục vụ kịp thời công tác kiểm tra kế toán của các tổ chức thanh tra, kiểm
toán giúp cho Nhà nớc nắm đợc tình hình thực trạng quản lý kinh tế tài chính
của đơn vị để sửa đổi, bổ sung, ban hành các chế độ quản lý kinh tế phù hợp
với nền kinh tế thị trờng nói chung và các doanh nghiệp nói riêng.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một khoản vốn lu động
lớn nằm trong khâu dự trữ và sản xuất, khi sử dụng nó chiếm tỷ trọng lớn
trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, kế toán nguyên vật liệu phải nắm cả về số lợng, giá cả từng loại nguyên vật liệu và tính toán đúng chi phí nguyên vật liệu
xuất dùng.
Mặt khác chất lợng của nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp tới hiệu quả
sử dụng vốn lu động của doanh nghiệp.

Xuất phát từ những lý do trên, cùng với sự khuyến khích, giúp đỡ nhiệt
tình của giáo viên hớng dẫn: Thạc sỹ- Phạm Ngọc Hoà, em đã mạnh dạn chọn
đề tài: Hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả
sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh ở Công ty vật t và xuất nhập
khẩu. Để minh hoạ cho các chỉ tiêu phân tích, em đã sử dụng số liệu ở công
ty vật t và xuất nhập khẩu.
Chuyên đề của em gồm 4 phần:
Phần I: Cơ sở lý luận về kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
Phần II: Tình hình công tác tổ chức kế toán vật liệu tại công ty vật t và
xuất nhập khẩu.
Phần III: Thực trạng công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công
ty vật t và xuất nhập khẩu.
Phần IV: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán
nguyên vật liệu công cụ dụng cụ của công ty vật t và xuất nhập khẩu.


Mục lục
Trang
Lời nói đầu
1
Phần I. Cơ sở lý luận về kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
3
1. Vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh
3
2. Yêu cầu cơ bản về quản lý vật liệu
3
3. Nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức công tác kế toán vật liệu ở
4
doanh nghiệp sản xuất

4. Vai trò và yêu cầu quản lý vật liệu ở công ty vật t và xuất nhập khẩu
19
Phần II. Tình hình công tác tổ chức kế toán vật liệu tại công ty vật t
20
và xuất nhập khẩu
I. Đặc điểm tình hình chung của công ty vật t và xuất nhập khẩu
20
II. Nhiệm vụ hiện nay của doanh nghiệp
22
III. Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp
23
1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
23
2. Hình thức kế toán áp dụng và các sổ kế toán
27
Phần III. Thực trạng công tác kế toán ở công ty vật t
30
và xuất nhập khẩu
I. Đặc điểm tình hình chung vật liệu tại công ty
1. Đặc điểm chung về vật liệu của công ty
2. Đánh giá vật liệu
3. Kế toán chi tiết NVL - CCDC
4. Kế toán tổng hợp NVL - CCDC
5. Công tác phân tích kinh tế về vật liệu tại công ty vật t và xuất nhập
khẩu
Phần IV. Một số ý kiến nhằm góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng
vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty vật t và xuất nhập khẩu
I. Nhận xét chung về công ty
1. Thành tích
2. Hạn chế

II. Một số ý kiến nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng
NVL - CCDC ở công ty vật t và xuất nhập khẩu
Kết luận

30
30
32
32
35
63
65
65
65
66
66
68


phần I
cơ sở lý luận về kế toán vật liệu
trong doanh nghiệp sản xuất
1. Vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh
Trong quá trình sản xuất (t liệu sản xuất, đối tợng lao động và sức lao
động) là cơ sở để hình thành nên sản phẩm mới. Khi tham gia vào quá trình
sản xuất vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ, dịch chuyển toàn bộ vào giá trị sản
phẩm đang là yêu cầu của mỗi doanh nghiệp. Do vậy công tác kế toán vật liệu
có ảnh hởng rất lớn đến việc sử dụng tiết kiệm hiệu quả vật liệu.
2. Yêu cầu cơ bản về quản lý vật liệu
Trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt với việc
quản lý vật liệu. ở mọi khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ vật liệu là

tài sản dự trữ sản xuất dự trữ sản xuất lại thờng xuyên biến động. Các doanh
nghiệp đợc tiến hành thu mua để đáp ứng kịp thời cho quá trính sản xuất, chế
tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp ở khâu mua đòi hỏi
phải quản lý về số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí
cũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ kế hoạch thời gian phù hợp với
KHSXKD của doanh nghiệp. Việc tổ chức kho tàng, bến bãi. Trang bị đầy đủ
các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật
liệu tránh bị h hỏng, mất mát hao hụt đảm bảo an toàn là một trong các yêu
cầu quản lý đối với vật liệu. Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý,
tiết kiệm trên cơ sở các định mức tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp.
Do vậy khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình dùng
và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh ở khâu dự trữ doanh
nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng vật liệu để đảm
bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không bị ngừng trệ gián
đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do
dự trữ nhiều.
3. Nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức công tác kế toán vật liệu ở doanh
nghiệp sản xuất
3.1 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong DNSX


Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý vật liệu Nhà nớc đã xác định nhiệm
vụ của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nh sau:
- Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc và yêu cầu
quản lý vật liệu do Nhà nớc ban hành và tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp
số liệu về tình hình thu mua vận chuyển bảo quản, tình hình nhập- xuất- tồn
kho vật liệu. Tính giá trị thực tế vật liệu đợc thu mua nhập kho, kiểm tra tình
hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về số lợng, chủng loại, giá cả nhằm
đảm bảo, cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại cho giá thành sản xuất.
- Tổ chức, chứng từ sử dụng tài khoản sổ kế toán cho phù hợp với phơng

pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp. Cơ sở phản ánh tình hình
nhập- xuất- tồn. Kho cung cấp tài liệu cho việc tập hợp chi phí sản xuất và áp
dụng các phơng pháp kỹ thuật hạch toán vật liệu, hớng dẫn kiểm tra các bộ
phận trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật
liệu.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu
phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu ứ đọng
kém hoặc mất phẩm chất. Tính toán xác định chính xác giá trị của vật liệu đa
vào sử dụng. Thờng xuyên tiến hành phân tích, tình hình thu mua dự trữ dụng
cụ, vật liệu.
Tham gia kiểm kê, đánh giá vật liệu theo chế độ Nhà nớc quy định, lập
các báo cáo phục vụ công tác lãnh đạo quản lý.
3.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
a. Phân loại nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu đợc sử dụng trong doanh nghiệp
có nhiều loại nhiều thứ có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản
xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi phải phân loại nguyên vật liệu thì
mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, theo đặc trng này,
nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp đợc chia ra các loại sau đây:
+ Nguyên vật liệu chính: là những đối tợng cấu thành nên thực thể sản
phẩm nh giấy trong các công ty các doanh nghiệp may, ngoài ra nguyên vật
liệu chính bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá
trình sản xuất.


+ Nguyên vật liệu phụ: là các loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ cho
quá trình sản xuất nh làm tăng chất lợng sản phẩm hoàn chỉnh sản phẩm phục
vụ cho công tác quản lý sản xuất.
+ Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh nh xăng, dầu, sức nớc... phục vụ cho
công nghệ sản xuất sản phẩm nh các phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt

động trong quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Phụ tùng thay thế: là những chi tiết máy móc, phụ tùng mà doanh
nghiệp đã mua sắm, dự trữ phục vụ cho quá trình sửa chữa, thay thế các phụ
tùng máy móc thiết bị sản xuất, thiết bị vận tải.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: là loại thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng cho
công việc xây dựng cơ bản gồm thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu
trong doanh nghiệp.
+ Phế liệu là những thứ thải ra từ các nguyên vật liệu sản xuất, từ sản
phẩm hỏng, từ thanh lý tài sản cố định công cụ dụng cụ .... Không còn sử
dụng có khả năng tái tạo và bán ra ngoài.
b. Đánh giá vật liệu- công cụ dụng cụ: Đánh giá nguyên vật liệu - công cụ
dụng cụ là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định,
đảm bảo yêu cầu chính xác, chân thực và thống nhất. Về nguyên tắc nguyên
vật liệu - công cụ dụng cụ là loại tài sản dự trữ thuộc loại tài sản l u động, nên
phải đánh giá theo giá thực tế của nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ có nhiều
chủng loại, thờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và do
yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ là phản ánh
kịp thời tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu nên trong công
tác kế toán nguyên vật liệu có thể đánh giá theo giá hạch toán.
c. Đánh giá nguyên vật liệu theo thực tế
Gía thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Đối với vật liệu mua ngoài
+ Trờng hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
thuế thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá mua thực tế không
có thuế GTGT đầu vào cộng với các khoản chi phí mua (gồm chi phí vận
chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, chi phí nhân viên...) trừ đi các khoản
giảm giá hàng bị trả lại.


+ Trờng hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp

doanh nghiệp không chịu đối tợng chịu thuế GTGT và các hoạt động dự án, sự
nghiệp, hoạt động văn hoá, phúc lợi và các hoạt động nh nguồn chi riêng thì
giá vốn mua ngoài là tổng thanh toán ghi trên hoá đơn (bao gồm các thuế nếu
có, cả thuế GTGT nếu có) cộng với các khoản thu mua thực tế trừ đi các
khoản giảm giá hàng bị trả lại (nếu có).
* Đối với vật liệu doanh nghiệp tự gia công, chế biến thì giá vốn thực tế
nhập kho là giá thành công xởng thực tế bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
* Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: giá vốn thực tế bao gồm
giá trị thực tế của vật liệu xuất kho thuê chế biến cộng với chi phí vận chuyênr
bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cộng với tiền phải trả
cho ngời gia công chế biến.
- Đối với vật liệu khác: giá vốn thực tế của nguyên vật liệu
Đối với giá trị thực tế của vật liệu nhập kho
Giá

Chi phí

thực tế

=

Giá mua

+

thu mua

+

Thuế nhập
khẩu

+

Chiết khấu
giảm, giá

(nếu có)

nhập kho

- Trong đó doanh nghiệp áp dụng cách tính thuế GTGT theo phơng
pháp khấu trừ thì giá mua là giá không có thuế GTGT.
- Còn nếu mà doanh nghiệp áp dụng cách tính thuế GTGT theo phơng
pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tợng nộp thuế GTGT thì giá mua là giá
thanh toán.
Vật liệu tự chế gồm giá vật liệu xuất chế biến và các chi phí chế biến.
Đối với vật liệu thuê ngoài gia công
Giá trị thực tế
vật liệu
nhập kho

Giá trị thực tế vật
liệu xuất đa đi ra
= công

+

Chi phí vận

chuyển

Tiền gia công
phải trả cho
+ đơn vị gia công


Đối với vật liệu nhận góp của cổ đông, góp liên doanh giá trị thực tế là
giá trị góp vốn do hội đồng quản trị, đại hội cổ đông hoặc đại hội xã viên
thống nhất đánh giá.
- Vật liệu đợc cấp phát, biếu tặng hoặc tài trợ: giá trị thực tế là giá trị
của vật liệu tơng ứng trên thị trờng.
Giá trị thực tế vật liệu xuất kho căn cứ vào giá trị thực tế vật liệu nhập
cụ thể bao gồm các phơng pháp sau:
Phơng pháp 1: Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ
Giá thực tế vật liệu
xuất kho

= Số lợng xuất kho

Đơn giá bình quân
tồn đầu kỳ

=

x

Đơn giá bình
quân tồn đầu kỳ

Giá thực tế đầu kỳ
Số lợng tồn đầu kỳ

Phơng pháp 2: Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
Đơn giá
bình quân

Giá thực tế đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ
= Số lợng tồn đầu kỳ + số lợng nhập trong kỳ

Giá thực tế vật liệu
xuất kho

= Số lợng
vật liệu xuất kho

x

Đơn giá
bình quân

Phơng pháp 3: Tính giá thực tế đích danh
Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc tính trên số lợng, đơn giá của từng lô
vật liệu.
Phơng pháp 4: Tính theo giá thực tế nhập trớc, xuất trớc vật liệu nào
nhập kho trớc sẽ xuất kho giá đó trớc. Vậy nếu giá nhập có xu hớng tăng trong
kỳ mà khi xuất lại xuất theo giá trớc, giá xuất kho vật liệu sẽ nhỏ hơn giá thực
tế chi phí sản xuất thấp, lợi nhuận tăng, nộp thuế tăng và ngợc lại. Phơng pháp
này có thích hợp với doanh nghiệp có đủ hệ thống định mức tiêu hao vật liệu
sản phẩm và kế hoạch sản xuất cung ứng vật liệu, tiêu thụ sản phẩm chính xác

và có lần nhập lớn trong tháng do vậy tiết kiệm đợc vốn lu động nâng cao hiệu
quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp song phơng pháp này đòi hỏi trình
độ nghiệp vụ quản lý cao, giá cả ít biến động.
Giá thực tế vật liệu xuất kho trong tháng bằng giá hạch toán vật liệu
xuất kho trong kỳ nhân hệ số giá vật liệu
Giá thực tế vật liệu
tồn kho đầu kỳ
Hệ số giá
= Số lợng vật liệu tồn
vật liệu (H)
đầu kỳ

+

Giá thực tế vật liệu

nhập kho trong kỳ
+ Số lợng vật liệu
nhập trong kỳ

Hệ số vật liệu tính theo từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ
yếu tuỳ thuộc theo yêu cầu và trình độ quản lý.
Phơng pháp 5: Nhập sau xuất trớc
Phơng pháp này ngợc với nhập trớc- xuất trớc
Phơng pháp 6: Phơng pháp hệ số giá
Giá thực tế vật liệu
xuất kho
Hệ số

giá

=

= Hệ số giá

x

Giá trị hạch toán
vật liệu xuất kho

Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL xuất trong kỳ
Giá trị hạch toán VL tồn đầu kỳ + Giá trị hạch toán VL nhập trong kỳ

Mỗi phơng pháp trên đều có u điểm riêng tuỳ thuộc vào địa điểm cụ thể
của mỗi doanh nghiệp mà vận dụng cho phù hợp đảm bảo tính nhất quán trong
doanh nghiệp.
e. Kế toán chi tiết vật liệu
* Chứng từ kế toán: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo
quyết định 1141/TC-QĐ/CDKT ngày 11/1/1995 của Bộ tài chính các chứng từ
kế toán NVL-CCDC bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT)


- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 02- BH)
* Sỏ kế toán dùng để hạch toán chi tiết vật liệu

Tuỳ thuộc vào phơng pháp chi tiết áp dụng các loại sổ sau: Thẻ kho, thẻ
kế toán vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d. Ngoài ra còn có thể mở
thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập- xuất- tồn
kho phục vụ việc ghi sổ chi tiết đơn giản.
* Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL-CCDC
Việc hạch toán chi tiết NVL-CCDC đợc tiến hành theo một trong ba phơng pháp: Phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển,
phơng pháp số d.
Phơng pháp thẻ song song: nghĩa là tiến hành theo dõi chi tiết vật liệu
công cụ dụng cụ song song cả ở kho và ở phòng kế toán theo từng thứ với
cách ghi chép gần nh nhau chỉ khác ở chỗ thẻ kho chỉ theo dõi tình hình nhậpxuất- tồn kho vật liệu công cụ dụng cụ theo chỉ tiêu số lợng còn kế toán theo
dõi cả chỉ tiêu giá trị trên sổ kế toán chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ cơ sở để
ghi sổ (thẻ) kế toán chi tiết là các chứng từ nhập- xuất- tồn kho do thủ kho gửi
đến sau khi kế toán đã kiểm tra lại, hoàn chỉnh đầy đủ chứng từ việc ghi chép
các loại NL-CCDC trong sổ kế toán chi tiết và thẻ kho phải phù hợp. Cuối
tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho.
Ngoài ra để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng
hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn
kho NVL-CCDC từng nhóm loại.
+ Phơng pháp này đợc áp dụng với các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL1
1 thờng xuyên.
CCDC, khối lợng nghiệp vụ (chứng
từ)Thẻ
nhậpkho
xuất ít, không

Chứng từ nhập

Chứng từ xuất

2

Sổ (thẻ) kế toán
chi tiết vật liệu

2

Bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn


Ghi chó:
Ghi hµng ngµy
Ghi ®èi chiÕu kiÓm tra
Ghi cuèi th¸ng


Sơ đồ hạch toán vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Thẻ kho

Chứng từ nhập

Bảng kê nhập
Ghi chú:

Chứng từ xuất

Sổ đối chiếu
luân chuyển

Bảng kê xuất

Ghi hàng ngày
Ghi đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng

Phơng pháp này chỉ áp dụng trong doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhậpxuất, không có điều kiện ghi chép và không bố trí riêng nhân viên kế toán chi
tiết NVL-CCDC, theo dõi tình hình nhập- xuất hàng ngày.


Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d
Thẻ kho

Chứng từ

Bảng kê nhập

Bảng kê luỹ kế
nhập

Chứng từ

Sổ số d

Bảng tổng hợp
nhập- xuất- tồn

Bảng kê

Bảng kê luỹ kế
xuất

d. Kế toán tổng hợp NVL-CCDC
Trong một doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong hai phơng pháp
hàng tồn kho: phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê định
kỳ.
+ Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi
chép và phản ánh thờng xuyên, liên tục có hệ thống, tình hình nhập xuất kho
các loại NVL-CCDC thành phẩm hàng hoá.
+ Phơng pháp kiểm kê định kỳ: hàng tồn kho là phơng pháp không theo
dõi thờng xuyên, liên tục, tình hình nhập- xuất- tồn trên các tài khoản hàng
tồn kho, mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn
cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho.
+ Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là nh đối với cả hai phơng pháp nhng giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho lại khác nhau theo phơng
pháp kê khai thờng xuyên giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào các
chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp phân loại theo các đối tợng sử dụng để
ghi vào các tài khoản sử dụng vào sổ kế toán. Đối với phơng pháp kiểm kê
định kỳ thì việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng lại căn cứ vào giá trị thực tế


vật liệu tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối cùng để
tính.
+ Tài khoản sử dụng:
TK 125: Nguyên liệu, vật liệu
TK 153: Công cụ, dụng cụ
TK 331: Phải trả ngời bán
TK 151: Hàng mua đang đi đờng
TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên
quan khác nh: TK 111, TK 112, TK 141, TK 128, TK 222, TK 41, TK 621, TK
627, TK 641, TK 642, TK 331.

Sơ đồ tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên tính thuế
VAT theo phơng pháp khấu trừ

TK 111,331,141

TK 152

Tăng do mua ngoài

TK 621

Xuất để chế tạo sản phẩm

TK 1331

VAT đợc khấu trừ

TK 627,641,642

Xuất cho chi phí sản xuất
chung hàng quản lý XDCB

TK 151

Hàng đi đờng kỳ trớc

TK 128,222

Góp vốn liên doanh

TK 411

Nhận cấp phát tặng thởng
góp vốn liên doanh

TK 154

Xuất thuê ngoài gia công, CBiến

TK 642,3381

Thừa phát hiện khi kiểm kê

TK 138,642

Thiếu phát hiện khi kiểm kê

TK 128,222

TK 412

Nhận lại vốn góp liên doanh
Đánh giá giảm

Đánh giá tăng


Sơ đồ tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên tính VAT
theo phơng pháp trực tiếp

TK 331,111,112

TK 152
D xxx

TK 141,311

TK 621
Tăng do mua ngoài

Xuất để chế tạo sản phẩm

(tổng giá thanh toán)
TK 151,411,222

TK 621,641,642
Vật liệu tăng do các

Xuất do nhu cầu ở PX

nguyên nhân khác

Xuất phục vụ bán hàng,
quản lý XDCB

Kế toán tổng hợp NVL-CCDC theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
TK152: Khác với phơng pháp trên, đối với doanh nghiệp theo phơng pháp này
thì TK 152 và TK 151 không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ
mà chỉ dùng để kết chuyển giá thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đờng lúc

đầu kỳ cuối kỳ vào TK 611 mua hàng.
Ngoài ra, kế toán cùng sử dụng các tài khoản liên quan khác nh phơng
pháp kê khai thờng xuyên.


Sơ đồ tổng hợp vật liệu, công cụ theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (tính
thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp)

TK 151,152,153
DDK xxx

TK 611

Giá trị vật liệu dụng cụ

TK 151,152,153
Giá trị VL-DC tồn cuối kỳ

tồn đầu kỳ cha sử dụng
TK 111,112,331
TK 111,112,131,411
Giá trị vật liệu dụng cụ

Giảm giá hàng mua
Hàng mua bị trả lại

tăng thêm trong kỳ

TK 621,627
Giá thực tế vật liệu

dụng cụ xuất dùng


Sơ đồ tổng hợp vật liệu, dụng cụ phơng pháp kiểm kê định kỳ tính VAT
theo phơng pháp khấu trừ.
TK 151,152,153
DDK xxx

TK 611

Giá trị vật liệu dụng cụ

TK 151,152,153
Giá trị VL-DC tồn cuối kỳ

tồn đầu kỳ cha sử dụng
TK 111,112,331
Giá trị vật liệu dụng cụ
mua vào trong kỳ
TK 1331

TK 111,112,131
Giảm giá đợc hởng và
giá trị hàng mua trả lại
TK 138,334,621,624
Giá trị thiếu hụt mất mát

Thuế VAT đợc khấu trừ
TK 411

TK 621,627,641,642
TK 1421

Nhận lại vốn liên doanh
cấp phát tặng thởng

Giá trị dụng cụ

Phân bổ dần

xuất dùng lớn
Giá trị VL-DC xuất dùng nhỏ

4. Vai trò và yêu cầu quản lý vật liệu ở công ty vật t và xuất nhập khẩu
Muốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp
tiến hành đều đặn, liên tục phải thờng xuyên đảm bảo cho các nguyên vật liệu


đủ về số lợng, kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Đây là vấn đề bắt
buộc nếu thiếu thì không có thể có quá trình sản xuất sản phẩm đợc.
Vật liệu là yếu tố chính để hình thành nên sản phẩm ở công ty vật t và
xuất nhập khẩu vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong sản phẩm .
Nếu quản lý vật liệu tốt còn là điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm,
tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trờng làm cho sản xuất kinh
doanh đạt hiệu quả cao tạo điều kiện thuận lợi để công ty tiếp tục ổn định và
phát triển. Xuất phát từ tầm quan trọng đó nên em đã đi sâu vào nghiên cứu đề
tài: Tổ chức công tác NVL-CCDC ở công ty vật t và xuất nhập khẩu.


phần II: tình hình công tác tổ chức kế toán vật liệu

tại công ty vật t và xuất nhập khẩu
I. Đặc điểm tình hình chung của công ty vật t và xuất nhập khẩu
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty vật t và xuất nhập khẩu là một doanh nghiệp nhà nớc trực tuộc
tổng công ty rau quả Việt nam. Trụ sở tại 46 Ngô Quyền Hà Nội, với quá trình
hình thành và phát triển nh sau:
Tiến thân xí nghiệp bao bì xuất khẩu Hải Hng thành lập ngày 18/8/1965
cơ sở chính đầu tiên đặt tại 139 Lò Đúc Hà Nội.
Từ năm 1966- 1972 xí nghiệp chuyển sang giai đoạn mới sản xuất sản
phẩm chính của xí nghiệp ở giai đoạn này là sản xuất hòm catong sóng dùng
đóng hàng xuất khẩu và một số mặt hàng khác nh giấy chống ẩm, và hộp giấy
cỡ nhỏ... Thời kỳ này xí nghiệp vừa sản xuất theo kế hoạch, vừa sản xuất theo
pháp lệnh của Nhà nớc. Đảm bảo bao bì hàng xuất khẩu xuất đi các nớc trên
thế giới, khẳng định đợc vai trò của mình trong nền kinh tế quốc dân.
Năm 1973- 1985 nền kinh tế XHCN của nớc ta không ngừng phát triển,
nhà nớc đã đẩy mạnh việc xuất khẩu hàng hoá. Xí nghiệp là con chim đầu đàn
của tất cả các bao bì thuộc khu vực phí Bắc, phục vụ thị trờng trong và ngoài
nớc.
Từ năm 1996 xí nghiệp chuyển sang trực thuộc Tổng công ty rau quả
Việt nam, chủ yếu phục vụ cho ngành rau quả.
Năm 1990 thời kỳ xí nghiệp bắt đầu gặp nhiều khó khăn, phía Bắc có
thêm bao bì Phú Thợng Hà Nội đợc trang thiết bị các máy móc hiện đại với
công suất lớn vì sản xuất bao bì caston sóng. Mặt khác Nhà nớc thay đổi cơ
chế quản lý kinh tế , cho phép cạnh tranh trên thị trờng khi đó nhiều cơ sở sản
xuất bao bì caston sóng ra đời. Chỉ tính riêng thành phố Hà nội đã có khoảng
40 cơ sở t nhân với cơ chế Mềm đã lấn át các đơn vị quốc doanh, giai đoạn
này vô cùng khó khăn đối với doanh nghiệp.
Trớc tình hình đó, để có thể thích ứng với thị trờng cùng với sự cố gắng
của Nhà nớc xí nghiệp đã từng bớc nâng cao và dần đợc cải tiến, với sự lãnh
đạo sáng suốt của cấp trên và các đơn vị bạn cùng với các cán bộ công nhân

viên của xí nghiệp đã quyết tâm đổi mới trang thiết bị, thay thế một số máy


móc thiết bị cũ, lạc hậu của sản phẩm thấp, xí nghiệp đã đầu t hai dây chuyền
sản xuất hòm caston sóng ra bìa liên tục.
Năm 1993 để phù hợp với tình hình thị trờng và yêu cầu quản lý trên thị
trờng, xí nghiệp bao bì xuất khẩu Hải Hng (nay là công ty bao bì xuất khẩu Hng Yên) đã sáp nhập thành công ty vật t và xuất nhập khẩu trực thuộc Công ty
rau quả Việt nam. Thực hiện hạch toán độc lập, đồng thời bổ sung thêm chức
năng nhiệm vụ mới, hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên là 138 ngời.
Trải qua 35 năm xây dựng và phát triển của công ty vật t và xuất nhập
khẩu đã từng bớc khẳng định vị trí và vai trò trên thị trờng hàng xuất khẩu, tập
thể của cán bộ công nhân viên của công ty đã góp bao sức ngời, sức của cho
sự nghiệp bảo vệ tổ quốc nói chung và thủ đô Hà Nội nói riêng. Công ty đã có
30 ngời đợc tặng huân chơng, huy chơng kháng chiến cứu nớc, gần 20 ngời đợc tặng bằng khen nhân dịp kỷ niệm 35 năm ngày thành lập.
Công ty đã đợc Nhà nớc tặng thởng huân chơng lao động hạng nhì và
hạng Ba (1978- 1984)
Năm 1975 chính phủ tặng bằng khen và thành tích hoành thành kế
hoạch Nhà nớc giao.
Ngày nay công ty đã có hai dây chuyền sản xuất hòm caston sóng nội
địa và có một đội ngũ cán bộ quản lý nghiệp vụ, kỹ thuật vững vàng có đội
ngũ công nhân lành nghề đủ sức làm ra các hòm carton sóng đáp ứng yêu cầu
đa dạng của thị trờng trong nớc và xuất khẩu. Công ty lấy khẩu hiệu Tất cả
cho khách hàng làm mục tiêu phấn đấu. Vì vậy, không những duy trì sự tồn
tại của công ty mà còn phát triển thêm một bớc. Do đó, đời sống của công
nhân ngày một cải thiện, yên tâm công tác, trình độ nghiệp vụ quản lý ngày
một nâng cao, hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc.
II. Nhiệm vụ hiện nay của doanh nghiệp
Nhiện vụ của công ty đợc quy định trong điều lệ thành lập công ty đó là
cơ sở pháp lý quy định phạm vi giơí hạn hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty.

Trên cơ sở điều tra khảo sát nhu cầu của thị trờng về các loại bao bì
đóng gói hàng hoá xuất khâủ và nội địa, công ty xây dựng quy hoạch phát
triển sản xuất bao bì các loại theo danh mục, đã đợc Nhà nwocs cho phép và
hàng năm xây dựng kế hoạch sản xuất chu chi tài chính.


Trên cơ sở kế hoạch đã đăng ký với TCTY, tổ chức việc ký kết hợp đồng
kinh tế và sản xuất kinh doanh, đảm bảo có hiệu quả kinh tế cao.
Bảm đảm các loại tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lợng hàng hoá của công ty
đã đợc đăng ký với các cơ quan có trách nhiệm của Nhà nớc. Không ngừng
nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, đầu t đổi mới thiết bị kỹ thuật có chất lợng cao,
nhằm tăng năng suất lao động, nâng cao chất lợng sản phẩm hạ giá thành và
tăng tích luỹ cho Nhà nớc.
Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của công ty đợc Tổng công ty giao,
quản lý bao gồm cả vốn đầu t vào doanh nghiệp khác nhằm phát triển sản xuất
kinh doanh bảo toàn và phát triển vốn các nguồn lực khác đã đợc giao.
Trả các khoản nợ do công ty vay hoặc khoản tín dụng đợc Tổng công ty
bảo lãnh vay theo quy định pháp luật.
Thực hiện chế độ báo cáo kế toán thống kê và pháp luật theo chế độ quy
định của Nhà nớc về bảo toàn và phát triển vốn thu nhập ngân sách.
Doanh nghiệp không ngừng chăm lo đời sống, tinh thần, vật chất cho
cán bộ công nhân viên của công ty, đảm bảo thực hiện đầy đủ các chính sách
chế độ của Nhà nớc, quy định đối với ngời lao động trong công ty.
Ngoài nghĩa vụ trên công ty vật t và xuất nhập khẩu còn có trách nhiệm
thực hiện đầy đủ, kịp thời các khoản phải trích phải nộp về tổng công ty theo
quy định cơ chế tài chính của công ty.
Nhiệm vụ quản lý của công ty chủ yếu là kinh doanh và sản xuất các
loại bao bì carton sóng hòm 3 lớp và 5 lớp. Ngoài ra công ty còn sản xuất giấy
dùng bọc gói hàng, nhằm phục vụ đáp ứng theo nhu cầu của thị trờng.
III. Cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp

1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty vật t và xuất nhập khẩu là một doanh nghiệp Nhà nớc trực
thuộc Tổng công ty rau quả Việt nam. Từ khi thành lập công ty không ngừng
mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng lẫn chiều sâu đổi mới mày móc,
thiết bị để sản xuất nâng cao tay nghề cho công nhân, công ty đã khuyến
khích đội ngũ cán bộ hiện có các lớp tham gia các lớp học tại chức về quản lý
kinh tế nhằm nâng cao trình độ quản lý, nâng cao năng suất lao động và chất
lợng sản phẩm, công ty đã đợc coi việc nghiên cứu nhu cầu thị trờng, chiến lợc
tiêu thụ sản phẩm và chính sách xâm nhập vào thị trờng bằng mọi cách để mở


rộng thị trờng tiêu thụ, đang đợc công ty từng bớc đa vào thực hiện. Ngoài ra
công ty còn có kế hoạch xúc tiến mở rộng thị trờng.
Để đáp ứng đợc nhu cầu ngày càng phong phú và đa dạng cũng nh thị
hiếu ngời tiêu dùng luôn thay đổi công ty đã tiến hành đa dạng hoá về sản
phẩm bằng cách sản xuất các loại bao bì caston sóng 3 lớp, 5 lớp và sản xuất
giấy phục vụ cho nhu cầu của khách hàng.
Công ty vật t và xuất nhập khẩu là một doanh nghiệp hạch toán độc lập
công ty tổ chức cơ chế theo hai cấp:
Ban giám đốc công ty lãnh đạo và chỉ huy xuống từng phân xởng thông
qua quản đốc phân xởng, các quản đốc phân xởng dới sự chỉ đạo đó sẽ trực
tiếp quản lý điều hành phân xởng và báo cáo tình hình cho ban giám đốc để có
sự điều chỉnh kịp thời.
Giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng
Ban giám đốc công ty gồm 3 ngời:
Một giám đốc công ty
Một phó giám đốc sản xuất kinh doanh
Một phó giám đốc kế hoạch kỹ thuật
Giám đốc công ty đứng đầu bộ máy quản lý của công ty là ngời điều
hành toàn bộ các chuyên viên, bộ phận nghiệp vụ vừa là ngời đại diện cho

công ty vừa là ngời đại diện cho cán bộ công nhân viên, chịu trách nhiệm trớc
cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan pháp luật, trớc tập thể công nhân viên về
hiệu quả sản xuất kinh doanh và toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, phụ
trách chung trực tiếp tổ chức công tác cán bộ, tài chính công ty.
Phó giám đốc đợc giám đốc phân công phụ trách hoạt động sản xuất
kinh doanh, khảo sát thị trờng và phát triển sản phẩm, sản xuất caston sóng và
giấy. Ngoài ra còn phụ trách phòng tổ chức, lao động tiền lơng...
Hệ thống các phòng ban có chức năng tổ chức theo yêu cầu tổ chức
quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự chỉ đạo trực tiếp và giúp việc cho Ban
giám đốc, đảm bảo lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh thông
suốt.
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tổ chức, quản lý cán bộ công
nhân viên trong toàn công ty, thực hiện các chế độ chính sách về nhân sự xây
dựng kế hoạch, tuyển dụng lao động, xây dựng định mức lao động tiền lơng...


Phòng nghiệp vụ kinh doanh có nhiệm vụ tham mu cho giám đốc về các
nghiệp vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra phòng nghiệp vụ
kinh doanh còn khai thác tìm hàng, tổ chức tiêu thụ và xuất khẩu.
Phòng kế toán tổng hợp có nhiệm vụ giúp ban giám đốc lập kế hoạch
sản xuất, tổng hợp các hoạt động kinh tế phục vụ cho giám đốc khi cần thiết,
lập kế hoạch về vật t, chịu trách nhiệm kỹ thuật trong công ty, có thông tin
kinh tế kịp thời, chính xác cho kế toán.
Hệ thống các phân xởng sản xuất
Phân xởng caston sóng chuyên sản xuất ra bài caston sóng 3 lớp và 5
lớp mà công ty và các phòng ban giao cho.
Phân xởng xeo giấy: có nhiệm vụ chế tạo từ các loại bột gỗ hoặc các
loại giấy tạp hoá nghiền nhỏ, trải qua quá trình công nghệ và sản xuất thành
giấy các sản phẩm này phải đúng quy cách phẩm chất, đã định mà công ty và
các phòng ban đã giao.

sơ đồ bộ máy và cơ cấu tổ chức quản lý
Giám đốc công ty

Các phó giám đốc
công ty

Phòng tổ chức
hành chính

Phòng kế hoạch
tổng hợp

Phòng
kế toán

Phân xởng
caston
Phòng kế toán
công sóng
ty gồm 3 ngời

Phòng
nghiệp vụ

Phân xởng
xeo giấy

sơ đồ bộ máy
kếtrtoán
Kế toán

ởng

Kế toán
thanh toán

Kế toán TSCĐ, vật
liệu và chi phí

Thủ kho,
thủ quỹ


Để đảm bảo nhiệm vụ của các phòng kế toán có hiệu quả, công ty đã có
một cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ và hợp lý đảm bảo khả năng hoàn
thành tốt nghiệp vụ đợc giao, theo từng công việc cụ thể sau.
Kế toán trởng có chức năng giúp giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo thực
hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, có nhiệm vụ thông tin kinh tế và hạch
toán kinh tế ở công ty theo chế độ kế toán mới, đồng thời kiểm soát nhân viên
kinh tế tài chính trong công ty ghi chép đầy đủ nghiệp vụ thanh toán.
Dới kế toán trởng có các kế toán viên có nhiệm vụ thu nhận kiểm tra
hạch toán tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về vật t kiểm nghiệm vật t và
tình hình biến động của TSCĐ...
Thủ quỹ là ngời quản lý tiền mặt tại doanh nghiệp và thực hiện các
nghiệp vụ nhập, xuất tiền mặt.
Thủ kho có nhiệm vụ nhập, xuất kho vật t, kiểm nghiệm vật t và các
chứng từ khác liên quan.
Định kỳ hàng tháng gửi các báo cáo về phòng kế toán công ty để kiểm
tra đối chiếu, các chứng từ ban đầu và một số phần hành kế toán.
Phế liệu
sơ đồ quy trình công nghệ

Nghiền ra bột

Nấu

Xeo giấy

Bìa 3 lớp

Bìa caston

Bìa 5 lớp