Hoàn Thiện Hạch Toán Chi Phí Bán Hàng Và Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Với Việc Nâng Cao Hiệu Quả Sử Dụng Chi Phí Tại Công Ty Thiết Bị Xăng Dầu Petrolimex

Chuyên đề tốt nghiệp

Lời nói đầu
Những năm qua - khi nền kinh tế chuyển dịch từ cơ chế quản lý tập trung,
bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng XHCN
- Cũng nh các đơn vị kinh tế quốc doanh khác, Công ty Thiết bị xăng dầu
Petrolimex gặp rất nhiều khó khăn. Là một doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh
thơng mại nên vấn đề cốt lõi đặt ra đối với Công ty là làm thế nào để bán ra
những sản phẩm đáp ứng đợc nhu cầu của thị trờng và đạt mức lợi nhuận cao
nhất.
Trong doanh nghiệp thơng mại, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp (hay còn gọi là chi phí thời kỳ) là một trong những chỉ tiêu chất lợng
quan trọng. Sự phát sinh của 2 loại chi phí này ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận
trong kỳ kinh doanh và đợc phản ánh trong Báo cáo Kết quả kinh doanh của
doanh nghiệp trong từng kỳ báo cáo.
Nh vậy, việc giảm thấp cũng nh tiết kiệm chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp là rất quan trọng và có ý nghĩa vô cùng to lớn: tạo điều kiện
cho các doanh nghiệp thơng mại hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh tế tài chính,
nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc, lợi ích của doanh nghiệp và của ngời lao
động...Tuy nhiên, để thực hiện đợc điều này các nhà quản lý nói chung và kế
toán nói riêng phải thờng xuyên nắm bắt, phản ánh chính xác, kịp thời những
thông tin cần thiết bên ngoài cũng nh bên trong nội bộ doanh nghiệp nh: các
thông tin về thị trờng, giá cả, khả năng tiêu thụ hàng hóa, dự trữ...
Xuất phát từ những lý do trên, nhằm học hỏi kinh nghiệm thực tế cũng nh
đề xuất một số ý kiến để góp phần giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác hạch
toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, qua thời gian nghiên
cứu lý luận trong trờng và thực tập thực tế tại Công ty Thiết bị xăng dầu
Petrolimex, em mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện hạch toán
chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc nâng cao hiệu quả sử
dụng chi phí tại Công ty Thiết bị xăng dầu Petrolimex".
Ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần:

1


Chuyên đề tốt nghiệp
Phần I : Lý luận chung về hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp trong doanh nghiệp thơng mại.
Phần II : Thực trạng hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp tại Công ty Thiết bị xăng dầu Petrolimex.
Phần III : Phơng hớng hoàn thiện hạch toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh
tại Công ty Thiết bị xăng dầu Petrolimex.

2


Chuyên đề tốt nghiệp

Phần I
Lý luận chung về hạch toán chi phí bán
hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
trong doanh nghiệp th ơng mại
A-những vấn đề chung về chi phí bán hàng và chi phí
quản lý doanh nghiệp.
Hoạt động trong nền kinh tế thị trờng tự do cạnh tranh, các doanh nghiệp
luôn chịu sự ảnh hởng mạnh mẽ nhiều yếu tố nh: yếu tố nhân lực, yếu tố kinh
tế, yếu tố khoa học công nghệ, yếu tố chính trị, văn hoá...
Tuy nhiên, sự sống còn của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào khả năng
của nhà quản lý. Họ phải xác định đợc mục tiêu kinh doanh, đề ra các phơng
thức để đạt đợc mục tiêu đó đồng thời phải tiến hành kiểm tra, kiểm soát liên
tục các bớc tiến hành cũng nh biện pháp đã sử dụng để thực hiện các mục tiêu

đã đề ra và có thể xử lý kịp thời những bất cập. Để thực hiện đợc điều đó, các
nhà quản lý phải nắm bắt chính xác, kịp thời những thông tin cần thiết liên
quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Xét trên phơng diện kế toán,
thông tin liên quan đến chi phí rất quan trọng, đặc biệt đối với các doanh
nghiệp kinh doanh thơng mại. Trong các doanh nghiệp thơng mại, chi phí có
ảnh hởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chính
là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
I-Chi phí bán hàng
I.1- Đặc điểm của chi phí bán hàng
Có thể nói, quá trình tiêu thụ là điều kiện cần cho hoạt động sản xuất kinh
doanh tồn tại. Xét một cách tơng đối, tiêu thụ đợc coi là khâu cuối cùng của
chu kỳ sản xuất kinh doanh nhng lại quyết định trực tiếp đến quá trình tái sản
xuất của doanh nghiệp. Do vậy, chi phí bán hàng có vai trò rất quan trọng. Đó
là khoản chi phí cần thiết để thúc đẩy quá trình lu thông hàng hoá và đảm bảo
3


Chuyên đề tốt nghiệp
việc đa hàng hoá tới tay ngời tiêu dùng. Chi phí bán hàng phát sinh liên quan
đến quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ kinh doanh
bao gồm: chi phí chào hàng, giới thiệu, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng đại lý,
uỷ thác, chi phí vận chuyển hàng hoá đến nơi tiêu thụ, chi phí bảo hành, chi phí
bảo quản, đóng gói...Chi phí bán hàng có trong bất kỳ tổ chức kinh doanh nào,
cho dù đó là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp thơng mại.
Trong điều kiện tồn tại quan hệ hàng hoá- tiền tệ, chi phí cho hoạt động
sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản lao động
sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp đã chi ra để tiến hành hoạt động sản
xuất kinh doanh trong một kỳ kinh doanh nhất định (tháng, quý, năm...).
Khác với chi phí sản xuất là các chi phí gắn liền với quá trình sản xuất ra
sản phẩm, sáng tạo ra giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, chi phí bán hàng

đợc định nghĩa là biểu hiện bằng tiền của những hao phí lao động phát sinh
trong quá trình lu thông sản phẩm, hàng hoá. Chi phí bán hàng đợc biểu hiện
bằng tiền nhng không phải tất cả các khoản chi bằng tiền trong thơng mại đều
là chi phí bán hàng. Trên thực tế, có những khoản chi phí bán hàng đợc biểu
hiện bằng hiện vật nh: hao hụt tự nhiên về hàng hoá, khấu hao tài sản cố định
(KH TSCĐ), phân bổ công cụ dụng cụ...Chi phí bán hàng không tạo ra giá trị
và giá trị sử dụng mà chỉ có tác dụng thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản
phẩm, hàng hoá.
Trong chuẩn mực quốc tế IAS 1: Trình bày các Báo cáo Tài chính, chi
phí đợc phân loại theo chức năng bao gồm: Chi phí khấu hao tài sản vật chất;
chi phí hao mòn tài sản phi vật chất và chi phí nhân viên. Còn trong kế toán
quản trị Mĩ, chi phí bán hàng hay tiếp thị bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để
thực hiện các đơn đặt hàng và giao thành phẩm đến khách hàng. Chi phí này
bao gồm: chi phí quảng cáo, giao dịch, hoa hồng bán hàng, lơng nhân viên bán
hàng và các chi phí gắn liền với kho cất thành phẩm.
Nh vậy, chi phí bán hàng trong kế toán quản trị Mĩ thể hiện đầy đủ các
khoản mục nh trong chuẩn mực đã quy định tuy nhiên là cụ thể hơn.
Trớc đây ngời ta cho rằng: toàn bộ hao phí lao động sống và lao động vật
hoá tiêu hao trong quá trình mua, bán hàng đợc biểu hiện bằng tiền gọi là chi
phí lu thông hàng hoá. Quan niệm này là thiếu chính xác vì khi phân tích từ
nhiều phơng diện ta thấy rằng: hao phí lao động sống sẽ tạo ra giá trị mới của
sản phẩm hàng hoá, một phần dùng để bù đắp lại hao phí lao động cần thiết
4


Chuyên đề tốt nghiệp
biểu hiện dới hình thái tiền lơng (V), một phần tạo ra giá trị tăng thêm biểu
hiện dới hình thái thu nhập thuần tuý (M). Trên thực tế, ngời ta không tính toàn
bộ (V+M) vào chi phí bán hàng mà chỉ tính phần (V) có nghĩa là chỉ gồm lao
động sống cần thiết và một phần của (M).

Nh vậy, chi phí bán hàng là toàn bộ hao phí về lao động sống (lơng nhân
viên bán hàng, bảo hiểm xã hội...) và lao động vật hoá (KH TSCĐ, công cụ
dụng cụ...) phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ.
Chi phí bán hàng có đặc điểm chung là các khoản chi phí phát sinh trong
quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nhng không phải là số bất biến và cũng
không tỷ lệ thuận với doanh thu hàng bán hay số lợng hàng bán ra. Có trờng
hợp hàng không bán đợc nhng chi phí bán hàng vẫn phát sinh hoặc ngợc lại,
doanh thu tăng nhanh hay số lợng hàng bán tăng nhanh nhng chi phí bán hàng
tăng chậm, biến động tỷ lệ thuận với doanh thu hoặc không. Tỷ lệ chi phí bán
hàng trên doanh thu của các doanh nghiệp khác nhau là không giống nhau, nó
phụ thuộc vào loại hình, quy mô, cơ cấu, đặc điểm kinh doanh...của doanh
nghiệp. Những doanh nghiệp thơng mại có tỷ lệ này rất khác so với doanh
nghiệp sản xuất.
I.2- Nội dung của chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng đợc phân loại chi tiết theo từng nội dung chi phí tuỳ
thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng doanh
nghiệp. Thông thờng, trong các doanh nghiệp thơng mại chi phí bán hàng đợc
phân ra các loại sau:
Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản tiền lơng, tiền công, các khoản phụ
cấp cho cán bộ công nhân viên trong và ngoài danh sách trực tiếp làm công tác
bán hàng, phân loại, chọn lọc, bảo quản hàng hoá (khoản này không bao gồm
tiền lơng của nhân viên hành chính, văn phòng và các bộ phận quản lý khác),
các khoản trích bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí
công đoàn (KPCĐ)...
BHXH, BHYT, KPCĐ là các khoản trích theo tỷ lệ phần trăm nhất định
của quỹ lơng thực tế. Tỷ lệ này đợc quy định theo từng thời kỳ. Hiện nay, theo
quy định của Nhà nớc BHXH tính bằng 15%, BHYT tính bằng 2% quỹ lơng
theo ngạch bậc, chức vụ hệ số bảo lu và các khoản phụ cấp theo lơng (nếu có)
tại Nghị định 26 CP tính theo mức lơng tối thiểu Nhà nớc quy định và KPCĐ
tính bằng 2% quỹ lơng thực tế.

5


Chuyên đề tốt nghiệp
Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng
cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ nh: chi phí vật liệu đóng
gói sản phẩm, hàng hoá; chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc
vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ; vật liệu dùng cho
sửa chữa, bảo quản TSCĐ...của doanh nghiệp.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí công cụ dụng cụ (CCDC)
phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nh: dụng cụ đo lờng, phơng
tiện tính toán, phơng tiện làm việc...
Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí KH TSCĐ ở bộ phận
bảo quản, bán hàng nh: nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phơng tiện bốc dỡ, vận
chuyển, phơng tiện tính toán, đo lờng, kiểm tra chất lợng...
Chi phí bảo hành: Phản ánh những chi phí liên quan đến sản phẩm, hàng
hoá sau khi tiêu thụ nh: sửa chữa các hàng hoá bị lỗi, bị hỏng nhng vẫn nằm
trong thời gian bảo hành...
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài
phục vụ cho bán hàng nh: chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán
hàng, tiền thuê kho bãi, tiền thuê bốc vác vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, tiền
trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu...
Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác phát sinh trong khâu
bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên nh: chi phí tiếp khách ở bộ phận bán
hàng, chi phí quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, khoản chi phí
cho lao động nữ...
Khi xác định nội dung chi phí bán hàng chúng ta cần phải xem xét kỹ lỡng, bởi vì không phải bất kỳ một khoản chi phí nào phát sinh ở doanh nghiệp
thơng mại đều đợc tính vào chi phí bán hàng. Việc xác định nội dung chi phí
bán hàng không những phải đảm bảo tính khoa học mà còn phải đảm bảo tính
thực tiễn để phù hợp với yêu cầu quản lý và và phản ánh đúng đắn chi phí bán

hàng của doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định.
Theo quy định hiện hành, những khoản chi phí sau không đợc tính vào chi
phí bán hàng:
Những khoản chi phí thiên tai hoả hoạn, tai nạn giao thông...(kể cả
những khoản chi phí giải quyết hậu quả).
6


Chuyên đề tốt nghiệp
Những chi phí về gia công chế biến (bao gồm cả chi phí sơ chế, tái
chế, chọn lọc, phân loại hàng hoá cha đủ tiêu chuẩn nhập kho). Những khoản
chi phí này khi phát sinh phải tính vào giá của hàng hoá vật t.
Những chi phí phát sinh trong quá trình phục hồi đời sống tinh thần,
văn hoá nghệ thuật của đời sống cán bộ công nhân viên, các chi phí phục vụ
cho các câu lạc bộ...những chi phí này đợc bù đắp bằng quỹ xí nghiệp.
Những khoản chi phí về công tác Đảng, đoàn thanh niên, công
đoàn...Những chi phí này đợc bù đắp bằng các khoản công đoàn, đảng phí do
thành viên của các tổ chức trên đóng góp.
Những chi phí do Ngân sách cấp đài thọ nh: kinh phí sự nghiệp, kinh
phí xây dựng cơ bản.
Những khoản hao hụt hàng hoá, vật t ngoài định mức do khuyết điểm
chủ quan của các doanh nghiệp hay cá nhân ngời phạm lỗi gây ra.
Những khoản phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, vi phạm kỷ luật
thanh toán...các khoản tiền thởng hoàn thành kế hoạch, thởng đột xuất....
Theo quy định của Thông t số 76-TC/TCDN ngày 15 tháng 11 năm 1996
các doanh nghiệp phải tính đúng, tính đủ chi phí kinh doanh, tự trang trải mọi
khoản chi phí bằng thu nhập và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh của mình.
Các khoản hoa hồng đại lý, uỷ thác phải thể hiện trong các hợp đồng đại
lý, uỷ thác và chỉ đợc hạch toán theo số thực chi khi có đủ chứng từ hợp pháp.

Đối với hoa hồng môi giới, doanh nghiệp phải xây dựng định mức chi và
quy chế quản lý chi tiêu gắn với hiệu quả kinh tế do môi giới mang lại. Hoa
hồng môi giới không đợc áp dụng cho các đối tợng là đại lý của doanh nghiệp,
các khách hàng đợc chỉ định, các chức danh quản lý trong doanh nghiệp,
những nhân viên làm nhiệm vụ cung ứng vật t, tiêu thụ hàng hoá thành phẩm
trong doanh nghiệp.
Đối với các dịch vụ mua ngoài, doanh nghiệp phải có dự toán, hợp đồng
kinh tế, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng với giá cả theo quy định của Nhà nớc
hoặc theo giá thị trờng và phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp.
Những khoản chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh trong lĩnh vực tiêu thụ
nhằm khôi phục năng lực của tài sản đợc hạch toán vào chi phí bán hàng. Trờng hợp chi phí đó quá lớn thì phải phân bổ cho nhiều năm. Doanh nghiệp có
7


Chuyên đề tốt nghiệp
thể có kế hoạch sửa chữa lớn và tiến hành trích trớc vào chi phí, kết thúc phải
có quyết toán trên cơ sở dự toán đợc duyệt y.
Chi phí bằng tiền khác nh: các khoản chi cho trờng, lớp đào tạo bồi dỡng
nâng cao tay nghề , năng lực quản lý và chi cho cơ sở y tế chỉ đợc hạch toán
vào chi phí theo số thực chi cho các đối tợng là cán bộ công nhân viên
(CBCNV) của doanh nghiệp. Doanh nghiệp hạch toán vào chi phí theo số thực
chi sau khi trừ đi các khoản hỗ trợ của Ngân sách Nhà nớc (nếu có). Mức chi
tối đa không vợt quá 1,3 lần định mức chi sự nghiệp cho các đối tợng trên do
Nhà nớc quy định. Nếu đào tạo cho các đối tợng ngoài doanh nghiệp thì phải
thu phí để tự trang trải các khoản phí.
Nh vậy, kế toán chỉ đợc hạch toán vào chi phí bán hàng của kỳ hạch toán
những hao phí có liên quan đến khối lợng sản phẩm hàng hoá xuất ra trong kỳ
chứ không phải mọi khoản phí chi ra trong kỳ đều đợc tập hợp vào Tài khoản
(TK) 641 và kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Việc xác định nội dung và phạm vi chi phí nh trên sẽ có thể tạo nhiều điều

kiện thuận lợi trong công tác chỉ đạo thực tiễn, trong việc xây dựng kế hoạch
hạch toán và phân tích chi phí bán hàng theo khoản mục. Do đó, việc quản lý
và chỉ đạo thực tiễn có cơ sở đi sâu vào quản lý trọng điểm từng loại chi phí.
I.3- Phân loại chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là chỉ tiêu tổng hợp bao gồm nhiều loại chi phí khác
nhau. Để hiểu rõ bản chất của từng loại chi phí nhằm phục vụ cho công tác
quản lý tại doanh nghiệp đợc chặt chẽ và chính xác tối đa, ngời ta tiến hành
phân loại chi phí bán hàng.
Phân loại chi phí đúng đắn, khoa học, phù hợp với điều kiện quản lý kinh
tế là vấn đề có ý nghĩa lớn cả về lý luận và thực tiễn nhằm nâng cao chất lợng
quản lý chi phí, phát huy đợc chức năng kiểm tra, giám sát và tổ chức thông tin
cũng nh cung cấp thông tin một cách chính xác, phục vụ cho quá trình điều
hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Có rất nhiều tiêu thức khác nhau để phân loại chi phí bán hàng. Hiện nay,
ngời ta thờng tiến hành phân loại chi phí bán hàng chủ yếu dựa vào các tiêu
thức phân loại sau:

8


Chuyên đề tốt nghiệp
1.Phân loại chi phí bán hàng dựa vào tính chất của chi phí:
Là việc sắp xếp các khoản mục chi phí bán hàng có chung một tính chất
hoặc gần giống nhau về tính chất thành từng loại chi phí nhất định. Theo cách
phân loại này, chi phí bán hàng đợc chia thành:
Chi phí tiền lơng (hay còn gọi là chi phí nhân viên): Là toàn bộ số tiền
trả công lao động cho công nhân viên trong và ngoài danh sách phục vụ trực
tiếp cho quá trình kinh doanh.
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm những chi phí nh: tiền thuê ngoài
sửa chữa TSCĐ, tiền thuê bốc vác vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi tiêu thụ,

tiền hoa hồng trả cho đại lý bán hàng, tiền trả cho đơn vị nhận xuất khẩu uỷ
thác...
Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm những khoản chi phí nh chi phí tiếp
khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu, quảng cáo, chào hàng, chi phí
tiếp thị, chi phí khuyến mãi, chi phí hội nghị khách hàng, chi đối ngoại, chi phí
KH TSCĐ, chi phí công cụ đồ dùng, chi phí vật liệu bao bì đóng gói...
2-Phân loại chi phí bán hàng theo nội dung kinh tế và phạm vi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
Là việc quy định nội dung phơng thức hạch toán từng khoản mục chi phí
bán hàng đợc thống nhất từ lập kế hoạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và
phân tích tình hình chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng trong thơng mại có thể
phân thành các khoản mục sau:
Tiền lơng và các khoản phụ cấp.
Trích BHXH, BHYT và KPCĐ.
KH TSCĐ.
Chi phí vật liệu bao bì.
Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Chi phí bảo quản, chọn lọc, đóng gói.
Chi phí sửa chữa TSCĐ.
Chi phí trả tiền cho đại lý.
Chi phí hao hụt hàng hoá, vật t trong định mức.
Chi phí bằng tiền khác nh chi tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi đối
ngoại, chi giới thiệu, quảng cáo, chào hàng....
Cớc vận chuyển và bảo hiểm (đối với chi phí nớc ngoài).

9


Chuyên đề tốt nghiệp

Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng giữ đợc tính nguyên vẹn của
từng yếu tố cũng nh từng khoản chi trong yếu tố không kể đến việc nó đợc chi
ra ở đâu và có quan hệ với quá trình tiêu thụ nh thế nào. Chi phí bán hàng theo
yếu tố là chi phí ban đầu giản đơn, trong quá trình chi phí của doanh nghiệp
không thể tiếp tục chia nhỏ hơn các loại chi phí này. Hạch toán chi phí theo
cách này không những cho chúng ta biết trong quá trình tiêu thụ sản phẩm,
hàng hoá, doanh nghiệp cần phải chi ra những khoản chi phí gì, bao nhiêu mà
còn là cơ sở để lập các dự toán chi phí, kế hoạch quỹ lơng, tính toán nhu cầu
vốn lu động định mức.
3-Phân loại chi phí bán hàng trong mối quan hệ với khối lợng hàng hoá
luân chuyển:
Theo cách phân loại này, chi phí bán hàng đợc chia thành:
Chi phí bán hàng khả biến: là khoản chi phí có đặc trng cơ bản khi mức
tiêu thụ sản phẩm hàng hoá thay đổi thì chi phí bán hàng cũng thay đổi theo và
thay đổi theo quan hệ tỷ lệ thuận, còn tỷ suất chi phí thì hầu nh không thay đổi
hoặc thay đổi không đáng kể theo chiều ngợc lại. Chi phí này bao gồm: chi phí
vận chuyển, chi phí bao bì đóng gói, chi phí hao hụt bảo quản, chi phí chọn
lọc, chi phí lơng theo hình thức khoán.
Chi phí bán hàng bất biến: là những khoản chi phí có đặc trng cơ bản là
khi mức tiêu thụ hàng hoá thay đổi nhng chi phí bán hàng vẫn giữ cố định, còn
tỷ suất chi phí thì thay đổi theo chiều ngợc lại. Chi phí này bao gồm: lơng nhân
viên bán hàng theo thời gian, chi phí KH TSCĐ, chi phí công cụ đồ dùng, chi
phí thuê cửa hàng, kho tàng bến bãi...
Chi phí bán hàng bất biến chỉ giữ nguyên trong phạm vi phù hợp của
doanh nghiệp nghĩa là phạm vi giữa khối lợng sản phẩm hàng hoá tối thiểu và
khối lợng sản phẩm hàng hoá tối đa mà doanh nghiệp dự định tiêu thụ.
Phân loại chi phí bán hàng thành chi phí khả biến và chi phí bất biến chỉ
mang tính chất tơng đối vì trong điều kiện khác nhau thì những khoản chi phí
nào đó có thể là chi phí bất biến hoặc chi phí khả biến. Chẳng hạn, khi xem xét
mối quan hệ của chi phí này với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chúng

ta thấy rằng: chi phí bán hàng bao gồm cả chi phí bán hàng khả biến và bất
biến lẫn lộn trong đó nhng rất khó phân tách đợc rõ ràng. Tuy cách phân loại
này bị hạn chế khi các nhà quản lý sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp trong
việc phân tích mối quan hệ chi phí - khối lợng - lợi nhuận nhng là cần thiết và
nó có ý nghĩa rất lớn trong công tác chỉ đạo thực tiễn.
10


Chuyên đề tốt nghiệp
Hiện nay, rất nhiều nớc trên thế giới đã đa kế toán quản trị vào sử dụng
để phục vụ cho công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp nh dự toán tổng mức chi
phí cho một kỳ kinh doanh, cho từng phơng án kinh doanh...Tuy sự tính toán
đó còn mang tính chất tơng đối nhng tính khả thi của công việc cùng với sự đối
chiếu điều chỉnh trên thực tế kinh doanh đã giúp ích rất nhiều cho các nhà quản
lý. Bởi lẽ kế toán quản trị giúp các nhà quản lý giám sát chặt chẽ sự thay đổi
của chi phí kinh doanh trong từng thời kỳ, từng thời điểm cho từng mặt hàng
kinh doanh để giảm thấp chi phí cũng nh tăng lợi nhuận đạt đợc tới mức tối đa.
Đây cũng chính là mục tiêu cuối cùng của nhà quản lý.
Trong quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp ở nớc ta hiện nay cha
đòi hỏi phải nhất thiết tồn tại song song 2 loại hình quản lý kế toán là kế toán
tài chính và kế toán quản trị nhng điều này là rất cần thiết bởi tính hiệu quả rất
cao của nó trong công tác quản lý.
Để phân loại chi phí bán hàng ngời ta còn dựa vào rất nhiều tiêu thức khác
nh: phân loại theo bản chất kinh tế, theo khâu kinh doanh, theo Ngành kinh
doanh...
Tóm lại, trong thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí bán hàng song
cuối cùng nó chỉ nhằm đạt tới mục đích là hợp lý hoá chi phí để tiết kiệm tối đa
chi phí cũng nh để đạt đợc tối đa mức lợi nhuận. ở mỗi doanh nghiệp khác
nhau có thể lựa chọn những tiêu thức khác nhau để phân loại chi phí bán hàng
sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị mình để đạt hiệu quả sử dụng

chi phí tốt nhất.
I.4-Hạch toán chi phí bán hàng.
I.4.1-Hạch toán ban đầu
Chứng từ (CT) kế toán là phơng pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái
và sự biến động của đối tợng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh
đạo và làm căn cứ phân loại tổng hợp kế toán. Nói cách khác, chứng từ kế toán
có thể đợc hiểu là những bằng chứng chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ
kinh tế đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành.
Chứng từ bao gồm: Chứng từ bắt buộc (doanh nghiệp Nhà nớc có 32
chứng từ, doanh nghiệp khác có 27 chứng từ) và chứng từ mang tính hớng dẫn
(doanh nghiệp Nhà nớc có 14 chứng từ, doanh nghiệp khác có 19 chứng từ).
Tất cả các loại chứng từ đều bắt buộc phải có đầy đủ 8 yếu tố cơ bản (tên gọi
11


Chuyên đề tốt nghiệp
chứng từ; ngày tháng năm lập; số hiệu chứng từ; tên gọi, địa chỉ của đơn vị cá
nhân lập; tên gọi và địa chỉ của cá nhân lập; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát
sinh; chỉ tiêu về lợng và giá trị; chữ ký của ngời chịu trách nhiệm).
Chứng từ kế toán phải đợc lập một cách rõ ràng và trung thực, ghi đầy đủ
dữ liệu, gạch bỏ phần trống, không tẩy xoá sửa chữa, nếu sai không đợc xé rời
mà chỉ gạch chéo, ghi chữ huỷ và chứng từ phải đợc đánh số liên tục. Kế toán
trởng và thủ trởng đơn vị không đợc ký trớc trên chứng từ hoặc séc trắng,
không đợc viết bằng bút chì.
Chi phí bán hàng bao gồm rất nhiều loại chi phí, liên quan đến nhiều chỉ
tiêu do đó cần có rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Các loại chứng từ đợc sử
dụng trong chi phí bán hàng thuộc:
Thuộc chỉ tiêu lao động tiền lơng gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán
tiền lơng, Bảng thanh toán tiền thởng, Phiếu nghỉ hởng BHXH, Bảng thanh
toán BHXH...

Thuộc chỉ tiêu hàng hoá bao gồm: Hoá đơn dịch vụ, Hoá đơn tiền điện,
Hoá đơn tiền nớc, Hoá đơn cho thuê nhà...
Thuộc chỉ tiêu tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi...
Quá trình luân chuyển chứng từ phải theo tuần tự từ lập chứng từ, kiểm tra
chứng từ đến ghi sổ và lu trữ. Quá trình này đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1: TRìNH Tự luân chuyển chứng từ

Yêu
Cầu lập
CT

KT phần
hành

Thủ trởng
KTT

Bộ phận
chức năng

KT phần
hành
Lu

Lập CT

Kí CT

Thực hiện

Ghi sổ

I.4.2-Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng đợc hạch toán trên TK 641-Chi phí bán hàng.

12


Chuyên đề tốt nghiệp
Theo quy định hạch toán TK 641, toàn bộ chi phí bán hàng cuối kỳ đợc
kết chuyển vào bên Nợ TK 911-Xác định kết quả kinh doanh. Do đó, cuối kỳ
hạch toán TK 641 không có số d.
Đối với hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có
ít sản phẩm hàng hoá đợc tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển toàn bộ hoặc một
phần chi phí bán hàng vào bên Nợ TK142 (1422- Chi phí chờ kết chuyển). Tức
là không phải tất cả chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đều kết chuyển vào TK
xác định kết quả kinh doanh mà có thể treo trên TK142(1422) chờ phân bổ hay
chi phí trong Báo cáo kết quả kinh doanh cha hẳn đã có chi phí kỳ này.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641 nh sau:
Bên Nợ:
Tập hợp các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ sản
phẩm, hàng hoá, dịch vụ.
Bên Có:
Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng
Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911để tính kết quả kinh doanh
trong kỳ.
TK 641 không có số d cuối kỳ.
TK 641 đợc mở chi tiết theo từng nội dung của chi phí nh sau:
TK 6411 - Chi phí nhân viên
TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì

TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng
TK 6414 - Chi phí KH TSCĐ
TK 6415 - Chi phí bảo hành
TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác
Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng
doanh nghiệp, TK 641 có thể mở thêm nội dung chi phí khác.
Khi hạch toán chi phí bán hàng, các doanh nghiệp cần chú ý đến một số
các trờng hợp sau:
- Đối với các xí nghiệp có bộ phận vận tải phụ thuộc thì các chi phí vận tải phát
sinh phải đựơc tập hợp vào TK 154-Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
(nếu áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên) hoặc TK 631-Giá thành sản

13


Chuyên đề tốt nghiệp
xuất (nếu áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ), chi tiết cho hoạt động vận tải
đến cuối tháng mới phân bổ cho đối tợng kinh doanh cụ thể. Ngoài ra, những
chi phí vận chuyển do đơn vị bán phải chịu nhng do các đơn vị mua hàng tổ
chức lấy thì phải hạch toán vào chi phí bán hàng của đơn vị mua hàng phần
chênh lệch giữa chi phí thực tế cao hơn so với chi phí theo định mức hai bên đã
thoả thuận trong hợp đồng kinh tế.
- Hao hụt vật t hàng hoá trong quá trình tiêu thụ vận chuyển ngoài định mức:
+ Nếu cha xác định đợc nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 138(1381) - Phải thu khác
Có TK 156 - Hàng hoá
+ Khi xác định đợc nguyên nhân, theo quyết định xử lý của cấp trên, ghi:
Nợ TK 411, 821, 138, 641
Có TK 138(1381) - Phải thu khác

- Hao hụt vật t hàng hoá trong tiêu thụ, vận chuyển trong định mức, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có TK 156 - Hàng hoá
-Về phân bổ chi phí bán hàng:
Trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại thờng có rất nhiều mặt
hàng kinh doanh khác nhau. Để tạo điều kiện cho việc xác định chính xác kết
quả kinh doanh của từng mặt hàng, ngời ta tiến hành phân bổ chi phí bán hàng
cho từng mặt hàng kinh doanh. Có rất nhiều tiêu thức để phân bổ chi phí bán
hàng. Ngời ta có thể căn cứ vào doanh thu, tốc độ luân chuyển của từng mặt
hàng để tiến hành phân bổ chi phí bán hàng.
Nếu đơn vị phân bổ chi phí bán hàng theo doanh thu tiêu thụ của từng mặt
hàng thì phân bổ nh sau:
M.mi
Mi

=
Tổng mi

Trong đó: Mi là mức chi phí bán hàng phân bổ cho mặt hàng i tiêu thụ
M là tổng mức chi phí bán hàng trong kỳ
mi là tổng doanh thu thu tiêu thụ của mặt hàng i trong kỳ

14


Chuyên đề tốt nghiệp
Phân bổ chi phí bán hàng càng chính xác bao nhiêu thì việc xác định kết
quả kinh doanh trong kỳ của từng mặt hàng càng chính xác bấy nhiêu. Các nhà
quản lý căn cứ trên hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng để quyết định cơ
cấu mặt hàng tiêu thụ sao cho doanh thu đạt đợc cao nhất, giảm tỷ suất chi phí,

nâng cao lợi nhuận của đơn vị.
Hạch toán chi phí nhân viên:
Thông thờng, các doanh nghiệp tổ chức chi trả lơng làm 2 lần trong một
tháng. Vào ngày đầu tháng, doanh nghiệp tiến hành tạm ứng lơng cho công
nhân viên, cuối tháng doanh nghiệp quyết toán lơng, tính ra số tiền BHXH,
BHYT, KPCĐ.
- Cuối tháng, khi tính ra số tiền lơng, phụ cấp phải trả cho nhân viên, ghi:
Nợ TK 641(6411) - Chi phí bán hàng
Có TK 334 - Phải trả công nhân viên
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng trong
kỳ, ghi:
Nợ TK 641(6411) - chi phí bán hàng
Có TK 338(3381,3382,3383) - Phải trả khác
Hạch toán chi phí vật liệu, bao bì:
-Trong kỳ, xuất dùng vật liệu cho bán hàng bao gồm: hoạt động bảo trì, đóng
gói, bảo quản sản phẩm, hàng hoá, sửa chữa TSCĐ (tự làm), ghi:
Nợ TK 641(6412) - Chi phí bán hàng
Có TK 152 - Nguyên vật liệu
Hạch toán chi phí dụng cụ, đồ dùng:
Xét về mặt giá trị, CCDC là những tài sản có giá trị dới 5.000.000 VNĐ
và bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng. Bởi vậy, khi phân bổ giá trị của
CCDC vào chi phí kế toán phải sử dụng phơng pháp phân bổ sao cho thích
hợp.
Xét phơng thức sử dụng, CCDC đợc chia làm 3 loại: CCDC, bao bì luân
chuyển, đồ dùng cho thuê.
- Khi xuất dùng CCDC cho chi phí bán hàng theo phơng pháp phân bổ một lần,
căn cứ vào giá thực tế của CCDC, ghi:
15

Chuyên đề tốt nghiệp
Nợ TK 641(6413) - Chi phí bán hàng
Có TK 153 - CCDC
Trờng hợp xuất dùng CCDC cho chi phí bán hàng theo phơng pháp phân
bổ 50%, ghi:
Nợ TK 142 - 50% giá thực tế của CCDC
Nợ TK 641(6413) - 50% giá thực tế của CCDC
Có TK 153 - Giá thực tế của CCDC xuất dùng
- Khi bộ phận bán hàng báo hỏng CCDC, ghi:
Nợ TK 641: Ghi theo giá trị còn lại
Nợ TK 152: Giá trị phế liệu thu hồi nhập kho
Nợ TK 138: Tiền bồi thờng vật chất phải thu
Có TK 142: 50% giá thực tế của CCDC hỏng
- Trờng hợp xuất dùng CCDC theo phơng pháp phân bổ dần, khi xuất dùng căn
cứ vào giá thực tế CCDC, ghi:
Nợ TK 142: Chờ phân bổ
Có TK 153: CCDC xuất dùng
Phản ánh mức phân bổ giá trị CCDC vào chi phí bán hàng ở các kỳ hạch
toán, ghi:
Nợ TK 641(6413): Chi phí bán hàng
Có TK 142: CCDC đợc phân bổ
- Khi xuất dùng bao bì luân chuyển để sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của bao
bì, ghi:
Nợ TK 142:
Có TK 153(1532):
- Khi nhập lại bao bì luân chuyển, kế toán phải xác định giá trị hao mòn của
bao bì để phân bổ vào chi phí:
Nợ TK 641(6413): Phân bổ giá trị hao mòn của bao bì vào chi phí bán
hàng (bao gói sản phẩm, hàng hoá)
Có TK 142:

Hạch toán chi phí TSCĐ:
Chi phí về TSCĐ tính vào chi phí bán hàng bao gồm 2 bộ phận: KH TSCĐ
và sửa chữa TSCĐ.

16


Chuyên đề tốt nghiệp
Theo chuẩn mực quốc tế IAS 16 Bất động sản, xởng và thiết bị: Khấu
hao phản ánh việc tiêu dùng các lợi ích kinh tế của một tài sản và đợc công
nhận là một khoản chi phí trừ khi nó đợc tính vào số mang sang của một tài sản
tự bổ sung. Số khấu hao đợc phân bổ dựa trên hệ thống tính vòng đời sử dụng
và phản ánh cách thức tiêu dùng dự tính.
Theo Quyết định số 166/1999/QĐ - BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của
Bộ trởng Bộ Tài chính, các doanh nghiệp phải tính khấu hao theo phơng pháp
đờng thẳng (còn gọi là phơng pháp khấu hao bình quân).
Đây là điểm phù hợp hiện nay bởi tính u việt của nó là dễ tính toán và
thuận tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra.
Cũng trong quyết định này quy định: Tài sản tăng hoặc giảm trong tháng
này thì tháng sau mới bắt đầu tính khấu hao hoặc thôi không tính khấu hao.
Còn trong Kế toán Pháp lại quy định: tài sản đa vào sử dụng ngày nào thì
sẽ trích khấu hao luôn từ ngày đó.
Qua đây, em thấy mỗi cách quy định về tính trích khấu hao vào chi phí
đều có những điểm thuận lợi và bất thuận lợi riêng. Nếu hai quy định này đợc
đem ra so sánh thì thấy rằng: Cách tính khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng
trong chế độ kế toán Việt Nam quy định không đợc chính xác bằng cách tính
khấu hao trong Kế toán Pháp nhng lại tính toán đơn giản, gọn nhẹ hơn rất
nhiều.
Hàng tháng, căn cứ vào số khấu hao đã trích trong tháng trớc, giá trị
TSCĐ tăng giảm trong tháng này, kế toán tính ra số khấu hao phải trích trong

tháng này theo công thức:
Tổng mức
khấu hao
tháng này

=

Tổng mức
khấu hao
tháng trớc

Mức khấu
+
hao tăng
trong tháng

-

Mức khấu
hao giảm
trong tháng

- Trích KH TSCĐ cho bộ phận bán hàng, ghi:
Nợ TK 641(6414) - KH TSCĐ ở bộ phận bán hàng
Có TK 214 - Ghi tăng giá trị hao mòn TSCĐ
Đồng thời, kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 009- Nguồn vốn khấu hao

17

Chuyên đề tốt nghiệp
Ngoài việc trích KH TSCĐ, chi phí sửa chữa TSCĐ sử dụng cho bộ phận
bán hàng cũng đợc trích vào chi phí bán hàng. Chi phí sửa chữa TSCĐ có thể đợc trích trớc vào chi phí bán hàng (sửa chữa lớn theo kế hoạch).
- Khi trích trớc chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ Tk 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả
- Khi sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh, tập hợp chi phí sửa chữa TSCĐ, ghi:
Nợ TK 241(2413) - Chi phí sửa chữa TSCĐ
Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ (nếu có)
Có TK 214, 111, 112, 152, 331, 334, 338,
- Khi công việc sửa chữa hoàn thành, kế toán tính giá thành thực tế và tiến
hành kết chuyển, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 241(2413):
+ Nếu giá thành thực tế công việc sửa chữa lớn hơn giá thành dự toán thì
phần vợt dự toán sẽ đợc tính vào chi phí bán hàng của kỳ kết chuyển chi phí
sửa chữa:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng
Có Tk 335: Phần vợt dự toán.
+Ngợc lại, kế toán ghi:
Nợ TK 335: Phần dự toán thừa (đã trích trớc).
Có TK 721: Thu nhập bất thờng.
-Trờng hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan
đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của nhiều kỳ hạch toán, kế toán có thể sử
dụng TK 142- Chi phí trả trớc. Định kỳ tính vào chi phí bán hàng từng phần chi
phí đã phát sinh, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 142 - Chi phí trả trớc
Hạch toán chi phí bảo hành hàng hoá:
Trờng hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập:

Trờng hợp cần trích trớc chi phí bảo hành:

18


Chuyên đề tốt nghiệp
- Khi trích trớc chi phí bảo hành, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả
- Số tiền phải trả cho cấp dới, cho đơn vị nội bộ về chi phí bảo hành, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 111, 112, 336
- Khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá, tính và xác định số chênh lệch giữa chi
phí thực tế so với số trích trớc về chi phí bảo hành:
+ Nếu số chi phí thực tế lớn hơn số trích trớc về chi phí bảo hành thì số
chênh lệch ghi tăng chi phí:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả
+ Nếu số trích trớc về chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì
số chênh lệch ghi giảm chi phí:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 641(6415) - Chi phí bán hàng


Trờng hợp không trích trớc chi phí bảo hành:

- Số tiền phải trả cho đơn vị cấp dới, đơn vị nội bộ về chi phí bảo hành, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng

Có TK 111, 112, 336.
Trờng hợp doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập:


Trờng hợp trích trớc chi phí bảo hành hàng hoá:

- Khi trích trớc chi phí bảo hành hàng hoá trong kỳ, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả
- Số tiền phải trả cho cấp dới, cho đơn vị nội bộ, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 336, 111, 112
- Khi chi phí bảo hành hàng hoá phát sinh thực tế, ghi:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả

19


Chuyên đề tốt nghiệp
Có TK 111, 152, 214, 334,...
- Khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá, tính và xác định số chênh lệch giữa chi
phí thực tế với số trích trớc về chi phí bảo hành.
+ Nếu số trích trớc chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số
chênh lệch(số trích thừa), ghi giảm chi phí:
Nợ TK 335 - Chi phí phí trả
Có TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
+ Nếu chi phí thực tế lớn hơn số trích trớc chi phí bảo hành thì số chênh
lệch (số trích thiếu) đợc tính vào chi phí, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả.

Trờng hợp không trích trớc chi phí bảo hành:

- Khi chi phí thực tế bảo hành phát sinh, ghi:
Nợ TK 641(6415) - Chi phí bán hàng
Có TK 111, 112, 152, 334
- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 111, 112, 335
Có TK 641- Chi phí bán hàng.
Đối với sản phẩm, dịch vụ cung cấp nội bộ cho hoạt động bán hàng, căn
cứ vào chứng từ liên quan, ghi:
- Nếu sản phẩm, dịch vụ dùng vào hoạt động chịu thuế GTGT thì số thuế
GTGT phải nộp đợc khấu trừ, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (Giá cha có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá bán cha có thuế
GTGT)
Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc.
- Nếu sản phẩm, dịch vụ dùng vào hoạt động không chịu thuế GTGT thì số
thuế GTGT phải nộp của sản phẩm, dịch vụ sử dụng nội bộ tính vào chi phí bán
hàng, ghi:

20


Chuyên đề tốt nghiệp
Nợ TK 641(6412, 6413, 6417, 6418) - Chi phí bán hàng
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ
Có TK 333(3331) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc.

Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác:
- Khi phát sinh các khoản chi phí này, ghi:
Nợ TK 641(6417, 6418) - Chi phí bán hàng
Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111, 112, 331
- Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng nh: vật liệu dùng thừa trả
lại kho, công cụ đồ dùng dùng không hết..., ghi:
Nợ TK 111, 112, 152, 335
Có TK 641- Chi phí bán hàng
Cuối kỳ kế toán, chi phí bán hàng đã tập hợp ở bên Nợ TK 641 sau khi
trừ đi các khoản giảm trừ sẽ đợc kết chuyển toàn bộ vào TK 911:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 - Chi phí bán hàng.
Quá trình hạch toán chi phí bán hàng đợc thể hiện trên sơ đồ sau: (xem
trang sau:)
I.4.3-Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng
Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng là sự chi tiết hoá thông tin tổng quát
đã đợc trình bày bởi hạch toán tổng hợp nhằm thu thập thông tin cho việc quản
lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế đợc chặt chẽ. Do đó, giữa hạch toán tổng
hợp và hạch toán chi tiết có mối quan hệ mật thiết với nhau. Trớc hết về mặt
quản lý, chúng hình thành một tổng thể thông tin hoàn chỉnh phục vụ cho các
nhà quản lý. Về mặt ghi chép, chúng đều dựa trên cơ sở chung là hệ thống
chứng từ ban đầu thống nhất, do đó đảm bảo cho việc kiểm tra đối chiếu luân
chuyển lẫn nhau. Nh vậy, việc phân chia hạch toán chi phí nói chung cũng nh
chi phí bán hàng nói riêng thành hạch toán tổng hợp và chi tiết là cần thiết
trong việc quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cũng nh trong toàn bộ công tác
hạch toán của doanh nghiệp. Tuỳ theo đặc điểm, loại hình kinh doanh mà mỗi
doanh nghiệp sử dụng phơng pháp hạch toán chi tiết khác nhau nhằm đáp ứng
đợc yêu cầu quản lý chi phí bán hàng.
*Một số phơng pháp hạch toán chi tiết chi phí bán hàng:

21


Chuyên đề tốt nghiệp
Hiện nay có rất nhiều hớng hạch toán chi tiết chi phí bán hàng khác nhau.
Các phơng pháp này đợc xây dựng chủ yếu dựa vào cách phân loại chi phí bán
hàng.
Theo yếu tố chi phí:
Phơng pháp kế toán chi tiết chi phí bán hàng theo yếu tố chi phí đợc áp
dụng ở các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực lu thông sản phẩm hàng hoá. Các yếu
tố chi phí phát sinh trong quá trình mua bán hàng hoá đợc kế toán theo dõi trên
các sổ chi tiết, các tờ kê chi tiết, và cuối tháng chuyển cho kế toán chi phí bán
hàng tổng hợp. Phơng pháp này đáp ứng đợc yêu cầu của công tác kế toán tài
chính, cung cấp thông tin nhanh cho ngời quản lý về các yếu tố chi phí phát
sinh trong kỳ, từ đó đề ra đợc các biện pháp quản lý kinh tế tài chính phù hợp
với cơ chế quản lý mới.
Theo địa điểm phát sinh:
Đây là phơng pháp hạch toán chi tiết chi phí đang đợc vận dụng phổ biến.
Theo phơng pháp này, những chi phí trực tiếp phát sinh ở các đơn vị phụ thuộc
đợc hạch toán trực tiếp, còn những chi phí liên quan đến địa điểm thì phân bổ
hợp lý từng khoản chi phí. Để thực hiện tốt kế toán chi tiết chi phí theo địa
điểm phát sinh cần phải tổ chức tốt công tác kế toán , giao chỉ tiêu chi phí cho
các đơn vị trực thuộc và kiểm tra việc thực hiện chỉ tiêu một cách chặt chẽ.
Theo nhóm mặt hàng kinh doanh:
Phơng pháp này áp dụng chủ yếu đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu
chuyên doanh. Chi phí bán hàng bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí chung.
Những khoản chi phí thuộc nhóm mặt hàng kinh doanh nào thì sẽ đợc hạch
toán trực tiếp vào nhóm mặt hàng đó. Đối với những chi phí phát sinh liên quan
đến nhiều nhóm mặt hàng thì sẽ đợc phân bổ theo tiêu thức hợp lý cho từng
nhóm mặt hàng.

II- chi phí quản lý doanh nghiệp
II.1- Đặc điểm của chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí liên quan chung đến toàn
bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra đợc cho bất kỳ một
hoạt động nào, hay nói cách khác là những chi phí có liên quan đến tổ chức
hành chính và các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp... không thể xếp vào

22


Chuyên đề tốt nghiệp
chi phí sản xuất hay lu thông. Thông thờng, những chi phí này không có sự
biến động lớn ngoại trừ trờng hợp doanh nghiệp thay đổi quy mô hoạt động.
Tất cả các loại hình tổ chức, dù là kinh doanh hay các tổ chức phi lợi nhuận
đều phát sinh loại chi phí này bởi nếu một doanh nghiệp có chi phí quản lý
doanh nghiệp bằng không tức là doanh nghiệp không hoạt động và không tồn
tại.
Chi phí quản lý doanh nghiệp không phải là một đại lợng bất biến đối với
các doanh nghiệp mà cũng không tỷ lệ thuận với doanh thu tiêu thụ hay số lợng
hàng hoá bán ra. Tỷ lệ chi phí quản lý trên doanh thu là khác nhau ở những
doanh nghiệp khác nhau bởi vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh: quy mô, loại
hình, khả năng quản lý của doanh nghiệp...
II.2-Nội dung của chi phí quản lý doanh nghiệp
Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các
khoản mục sau:
Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm các khoản phải trả cho cán bộ quản
lý doanh nghiệp, chi phí về lơng nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (lơng
chính, lơng phụ, các khoản phụ cấp); BHXH, BHYT, KPCĐ của Ban giám đốc;
nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng cho

công tác quản lý doanh nghiệp nh giấy, bút, mực...vật liệu sử dụng cho việc sửa
chữa TSCĐ, CCDC (Giá có thuế hoặc cha có thuế GTGT).
Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm các khoản chi phí dụng cụ, đồ
dùng văn phòng nh bàn, ghế...dùng cho công tác quản lý (Giá có thuế hoặc cha
có thuế GTGT).
Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm chi phí KH TSCĐ dùng chung cho
doanh nghiệp nh: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc,
phơng tiện truyền dẫn, máy móc thiết bịdùng cho văn phòng.
Thuế, phí và các khoản lệ phí: Bao gồm các khoản chi phí về thuế, phí
và các khoản lệ phí khác nh: thuế môn bài, thuế nhà đất, lệ phí giao thông, lệ
phí trớc bạ, thuế GTGT (của hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phơng
pháp trực tiếp).
Chi phí dự phòng: Bao gồm các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho,
dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất của doanh nghiệp.
23


Chuyên đề tốt nghiệp
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản chi phí dịch vụ mua
ngoài phục vụ cho văn phòng doanh nghiệp (điện. nớc, điện thoại, fax, dịch vụ
Internet); các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,
giấy phép chuyển giao công nghệ, nhãn hiệu thơng mại...(không thuộc TSCĐ)
đợc tính theo phơng pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền
thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ (Giá có thuế hoặc cha có thuế GTGT).
Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi phí khác thuộc quản lý
chung của doanh nghiệp, ngoài các khoản chi phí đã kể trên nh: vay vốn kinh
doanh, lãi vay vốn đầu t của TSCĐ để đa vào sử dụng, phí kiểm toán, chi phí
tiếp tân hội nghị, công tác phí, phí tầu xe, in ấn tài liệu, báo chí, nộp tiền quỹ
quản lý của Tổng công ty, trợ cấp thôi việc cho ngời lao động...) khoản chi cho
lao động nữ...(Giá có thuế hoặc giá có thuế GTGT).

Theo quy định hiện hành, những khoản chi phí sau không đợc tính vào chi
phí quản lý doanh nghiệp:
Các chi phí đã tính vào hoạt động tài chính và hoạt động khác nh lỗ do liên
doanh, đầu t...
Các khoản thiệt hại đợc Chính phủ trợ cấp hoặc đợc phép giảm vốn và các
khoản thiệt hại đợc bên gây thiệt hại hay đợc Công ty bảo hiểm bồi thờng.
Chi phí đi công tác nớc ngoài vợt định mức Nhà nớc quy định.
Chi do kinh phí khác đài thọ: chi sự nghiệp, chi hoạt động Đoàn, Đảng.
Các khoản chi về trợ cấp khó khăn, chi từ thiện, chi mang tính chất thởng
từ quỹ lập sau thuế, chi ủng hộ đoàn thể, chi về đầu t, mua sắm TCSĐ.
Chi nghiên cứu thí nghiệm do nguồn vốn khác đài thọ, chuyên gia phục vụ
công trình...đợc nguồn khác đài thọ.
Chi đào tạo không nằm trong kế hoạch, chơng trình đợc cấp có thẩm quyền
duyệt.
Các khoản chi tiền phạt nh: phạt vi phạm hợp đồng, vi phạm hành chính.
Theo quy định của Thông t số 76 TC-TCDN ngày 15 tháng 11 năm 1996,
các khoản chi phí tiếp tân, hội họp, giao dịch đối ngoại có liên quan trực tiếp
đến quá trình kinh doanh thì doanh nghiệp phải xây dựng định mức và quản lý
chi tiêu. Chi phí giao dịch do Hội đồng quản trị quyết định mức chi cụ thể. Đối

24


Chuyên đề tốt nghiệp
với doanh nghiệp độc lập, Giám đốc phải thoả thuận với cơ quan quản lý vốn,
tài sản bằng văn bản trớc khi ban hành quy chế và quy định mức chi tiêu. Các
khoản này phải có chứng từ hợp lệ, gắn với kết quả kinh doanh và không đợc vợt quá mức khống chế tối đa quy định dới đây:
Doanh thu đến 5 tỷ đồng thì mức chi không vợt quá 5% doanh thu.
Doanh thu từ 5-10 tỷ đồng thì đợc chi thêm không quá 2% trên tổng số
doanh thu tăng thêm.

Doanh thu trên 10-50 tỷ đồng thì đợc chi thêm không quá 1% trên tổng số
doanh thu tăng thêm.
Doanh thu trên 50-100 tỷ đồng thì đợc chi thêm không quá 0,5% trên
tổng số doanh thu tăng thêm.
Doanh thu trên 100-500 tỷ đồng thì đợc chi thêm không quá 0,2% trên
tổng số doanh thu tăng thêm
Doanh thu trên 500 tỷ đồng thì đợc chi thêm quá 0,2% trên tổng số doanh
thu tăng thêm.
Riêng đối với các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, mức khống chế
nêu trên đợc xác định trên cơ sở chênh lệch giữa doanh thu và giá vốn hàng
hoá bán ra.
Các khoản chi sai không đúng đối tợng, không có địa chỉ, tên, chữ ký của
ngời nhận thì phải thu hồi nộp Ngân sách Nhà nớc. Tuỳ theo mức độ sai phạm
mà ngời duyệt chi phải bồi thờng hay chịu trách nhiệm hình sự.
Đối với các khoản lãi tiền vay, doanh nghiệp chỉ đợc phép hạch toán vào
chi phí mức lãi suất không vợt quá lãi suất trần mà Ngân hàng công bố trong
cùng thời điểm và Ngành nghề. Nếu công trình đang xây dựng thì hạch toán lãi
vay vào giá trị công trình, khi hoàn thành đa vào sử dụng, lãi vay đợc hạch toán
vào chi phí kinh doanh. Những chi phí tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo...nhằm
nâng cao tay nghề, kiến thức quản lý đợc hạch toán theo số thực chi.
Những khoản trích lập dự phòng đợc hạch toán vào chi phí theo hớng dẫn
riêng của Bộ Tài chính.
Kinh phí nộp Tổng công ty là các khoản doanh nghiệp thành viên trích
nộp theo quyết định của Tổng giám đốc để chi cho bộ máy quản lý của Tổng

25