Bài giảng phân tích thiết kế hệ thống thông tin chương 4 (phần 1) phân tích tổ chức

PHÂN TÍCH TỔ CHỨC


MỤC TIÊU








Xác định các công việc tại các vị trí làm
việc.
Tập hợp các hồ sơ, dữ liệu cho từng
nghiệp vụ.
Rút ra các quy tắc nghiệp vụ ràng buộc về
xử lý và dữ liệu trong hệ thống tổ chức
hiện hữu.
Tổng hợp và mô tả tổng hợp hoạt động
của xí nghiệp.
2


MỤC TIÊU
Who?
Người hay máy

Sơ đồ biểu diễn
Vị trí làm việc
tổ chức

When?
Điều kiện khởi
động

Where?

What?
Sơ đồ biểu diễn
Sử dụng hồ sơ gì
dòng công việc
Whoi?

Ràng buộc nào

Which?

Tạo ra kết quả gì?

What?

Ai sử dụng kết quả

3


Phương thức tiến hành


Dựa trên thông tin thu thập được trong

quá trình khảo sát. Trong giai đoạn này
phân tích viên tiến hành tập hợp và viết
sưu liệu:
Sơ đồ hiện trạng
 Tài liệu mô tả hồ sơ
 Tài liệu mô tả công việc
 Tài liệu mô tả quy tắc nghiệp vụ
 Tài liệu mô tả dữ liệu


4


Sơ đồ hiện trạng


Ví dụ 1: Khi bệnh nhân đến bệnh viện có yêu cầu
được khám bệnh, nhân viên quản lý hồ sơ sẽ tiếp
nhận bệnh nhân. Việc tiếp nhận bệnh nhân được
thực hiện bằng việc ghi thông tin vào phiếu tiếp
nhận bệnh đồng thời cập nhật sổ tiếp nhận bệnh
nhân. Dựa trên phiếu tiếp nhận bệnh nhân, nhân
viên quản lý hồ sơ sẽ lập hồ sơ bệnh nhân, đồng
thời cập nhật hồ sơ bệnh nhân và cho ra sổ khám
bệnh cũng như phiếu thu tiền. Bác sĩ khám bệnh
sẽ ghi các thông tin liên quan đến bệnh án của
bệnh nhân vào sổ khám bệnh và ghi toa thuốc. Từ
những thông tin này, nhân viên quản lý hồ sơ sẽ
cập nhật hồ sơ bệnh án, đưa toa thuốc cùng sổ
khám bệnh lại cho bệnh nhân

5


Quản lý hồ sơ bệnh nhân
Vị trí liên quan Nhân viên quản lý hồ sơ
Tiếp nhận
Bệnh nhân
Sổ tiếp nhận

Vị trí ngoài
Yêu cầu
khám

Bệnh nhân

Phiếu tiếp
nhận bệnh

Bệnh nhân

Lập hồ sơ
bệnh nhân

Bác sĩ

Hồ sơ bệnh
nhân

Hồ sơ bệnh
nhân

Sổ khám
bệnh

Lưu hồ sơ
bệnh án

Phiếu thu
tiến

Bệnh nhân

Toa thuốc
6




Ví dụ 2: Dựa vào danh sách mặt hàng và
phiếu vật tư, nhân viên quản lý kho sẽ lập
phiếu đặt hàng để chuyển cho nhà thầu,
đồng thời cập nhật sổ đặt hàng. Khi giao
hàng, nhà thầu sẽ gởi kèm phiếu cung
ứng. Nhân viên quản lý kho sẽ nhập và
kiểm hàng, lập phiếu nhập hàng và chuyển
cho nhà thầu. Khi có hóa đơn do nhà thầu
gởi đến, nhân viên quản lý kho tiến hành
cập nhật chứng từ gồm sổ hóa đơn và
phiều vật tư.
7

Vị trí liên quan

Nhân viên quản lý kho
Danh sách
MH(D2)
Phiếu vật
tư (D1)

Sổ đặt
hàng (D3)

Vị trí ngoài
Lập và chuyển đơn
hàng (T1)
Phiếu đặt
hàng(D3)

Phiếu cung
ứng(D5)

Nhà thầu

Nhà thầu

Nhập và kiểm hàng
(T2)
Sổ hóa
đơn (D6)

Phiếu vật
tư (D1)

Phiếu nhận
hàng (4)

Nhà thầu

Cập nhật chứng từ
(T3)
8


Mô tả hồ sơ
STT HSơ Vai trò

Công việc

1

D1

Phiếu vật tư: dùng để ghi lại các loại vật T1,T3
tư trong kho, cho ta biết trình trạng cùng
giá trị kho hàng.
Danh sách các mặt hàng: cho biết các
T1
mặt hàng cần đặt trong ngày tới.

2

D2

3

D3

Phiếu đặt hàng: dùng để đặt phiếu hàng
nhà thầu.

T1

4

D4

Phiếu nhận hàng: dùng ghi lại thông tin
các mặt hàng nhận từ nhà thầu.

T2

5

D5

Phiếu cung ứng: chứng từ của nhà cung
cấp ghi chi tiết về mặt hàng giao.

T2

6

D6

Sổ hóa đơn: tập hợp các phiếu giao hàng T3
hay hóa đơn đã ký xác nhận.

9


Mức quan niệm dữ liệu




Mục tiêu
Tổng hợp các xử lý
Tổng hợp các dữ liệu
Thanh lọc dữ liệu
 Lập từ điển dữ liệu


10


Mục tiêu






Làm rõ các thiếu sót và sự rời rạc của các
thông tin khi tiến hành tìm hiểu hiện
trạng.
Thể hiện hoạt động của hệ thống tổ chức
bằng bảng các dòng luân chuyển thông
tin.
Tổng hợp các dữ liệu thành từ điển dữ
liệu.

11


Tổng hợp các xử lý
STT DÒNG THÔNG TIN

NGUỒN

ĐÍCH

1

Yêu cầu khám

Bệnh nhân

Nhân viên

2

Phiếu tiếp nhận bệnh

Nhân viên

Bệnh nhân

3

Phiếu tiếp nhận có điền thông tin

Bệnh nhân

Nhân viên

4

Phiếu thu

Nhân viên

Bệnh nhân

5

Phiếu thu

Bệnh nhân

Nhân viên

6

Sổ khám

Nhân viên

Bác sĩ

7

Toa thuốc

Bác sĩ

Nhân viên

8

Sổ khám

Bác sĩ

Nhân viên

9

Toa thuốc

Nhân viên

Bệnh nhân

10

Sổ khám

Nhân viên

Bệnh nhân

12


Tổng hợp các dữ liệu


Thanh lọc dữ liệu
Dữ liệu đồng nghĩa
Đơn giá  giá đơn vị
 Dữ liệu đa nghĩa


•

•



Lập từ điển dữ liệu

STT Tên
1

Trị giá tại bộ phận cung ứng chỉ giá vốn nguyên vật
liệu.
Trị giá tại bộ phận bán hàng chỉ giá vốn sản phẩm.
Định nghĩa

Kiển dữ
liệu

TenNCC Tên nhà cung cấp Kiểu chữ,
dài 20

Loại dữ
liệu

Quy tắc

Định
lượng

Ví dụ

Sơ cấp

Chữ in
hoa

1000

COFiCo

13