Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH thương mại và xuất nhập khẩu minh châu

1
GVHD: Hoàng Đình Hương

1

LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm qua, dưới sự lãnh đạo của đảng và nhà nước đối với
công cuộc đổi mới, nền kinh tế nước ta đã có những chuyển biến khá vững chắc.
Từ đó mở ra nhiều cơ hội song cũng không ít thách thức cho các doanh nghiệp,
điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện công
cụ quản lý kinh tế, đặc biệt là công tác kế toán tài chính.
Chính vì vậy mà kế toán đã trở thành một công cụ sắc bén của quản lý,
cung cấp các thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình hình sản xuất của
doanh nghiệp để từ đó giúp cho việc ra quyết định của nhà quản lý được đúng
lúc và chính xác, đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp, trong
quá trình học tập tại trường Đại Học Tài Nguyên và Môi Trường – Hà Nội, với
sự nhiệt tình giảng dạy của các thầy cô giáo, em đã cố gắng lĩnh hội đầy đủ và
có hệ thống những kiến thức lý luận, phương pháp nghiên cứu và hệ thống kế
toán. Tuy nhiên, để chúng em có điều kiện củng cố kiến thức lý luận đã được
trang bị, bổ sung kiến thức thực tế về nghề nghiệp cũng như đảm nhiệm ngay
được công việc thuộc chuyên ngành đào tạo tại các đơn vị sau khi tốt nghiệp thì
quá trình thực tập các phần hành kế toán tại các doanh nghiệp là vô cùng quan
trọng.
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập
Khẩu Minh Châu, với sự hướng dẫn nhiệt tình từ thầy Hoàng Đình Hương, các
anh chị trong phòng ban kế toán và các anh chị trong các phòng ban khác thì em
đã hoàn thành xong bài báo cáo thực tập tổng hợp của mình.
Nội dung báo cáo thực tập của em gồm 3 chương:
- Chương 1: tổng quan về đặc điểm kinh tế- kĩ thuật và tổ chức bộ máy
quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Thương Mại và Xuất

Nhập Khẩu Minh Châu.
- Chương 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Thương Mại và
Xuất Nhập Khẩu Minh Châu.
SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


2
GVHD: Hoàng Đình Hương

2

- Chương 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức kế toán tại công ty
TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu.
Mặc dù đã cố gắng hết mình, song do thời gian thực tập có hạn, kinh
nghiệm nghiên cứu chưa nhiều nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những
khiếm khuyết. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô
và các anh chị phòng ban kế toán cũng như các phòng ban khác để bài báo cáo
của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2013
Sinh Viên
Trần Thị Thuỷ

SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1

3
GVHD: Hoàng Đình Hương

3

Chương 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế - Kĩ thuật và tổ
chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh
Châu.

1.1:

- Sơ

+ Tê

+ Tê

+ Tê

+ Lo

+Đ

+ Số

+ Số

+N

+M

+ Vố

+N

+ Ho

- Q
Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu được thành
lập 18/11/2009 bởi Ông Trần Văn Minh - Giám đốc công ty hiện nay. Khởi đầu
từ mô hình công ty TNHH với tên gọi Công ty TNHH Minh Thắng, qua nhiều
năm hoạt động thì công ty đã đổi tên thành công ty TNHH Thương Mại và Xuất
Nhập Khẩu Minh Châu. Công ty hoạt động trong lĩnh vực buôn bán dầu thực
vật. Với tầm nhìn chiến lược ông đã phát triển công ty ngày càng lớn mạnh, đến
giờ công ty đã kinh doanh được nhiều mặt hàng đạt doanh số đáng kể.
Tính đến thời điểm hiện tại, công ty được biết đến là doanh nghiệp phân
phối dầu thực vật lớn nhất Miền Bắc Việt Nam với hoạt động chủ yếu là mua
SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


4
GVHD: Hoàng Đình Hương

4

dầu từ cảng cái lân và vận chuyển dầu đến tận tay người tiêu dùng.Là một nhà
phân phối dầu ăn lớn nhất tại miền Bắc, các sản phẩm và dịch vụ công ty mang

đến người tiêu dùng luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong khu vực
Hà Nội cũng như các vùng lân cận.
Công ty còn thiết lập 1 văn phòng đại diện tại Phú DIễn
Định hướng phát triển của Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập
Khẩu Minh Châu là thiết lập nền tảng kinh doanh vững mạnh, hệ thống quản trị
hiệu quả và minh bạch, với phương châm của Minh Châu là phát triển dựa trên
quan điểm bền vững, thân thiện và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng đặt ra.

1.2:

1.2.1

Côn

năng và nh

- X

- Tu

- Q

- T
nước.

- Ch

- Th

tiêu chuẩn

Để t

Quy

- Đ

- Tự

- Q

Quy

- Tự

- Ch
SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


5
GVHD: Hoàng Đình Hương

5

- Đ

SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


6
GVHD: Hoàng Đình Hương

6

1.2.2
Tuy hoạt động đã đăng ký có 4 lĩnh vực kinh doanh nhưng mặt hàng kinh
doanh chủ yếu của công ty là dầu thực vật. Mặt hàng này chiếm tỷ trọng doanh
thu lớn nhất trong báo cáo kết quả kinh doanh của công ty hàng năm, chiếm
90% trong cơ cấu sản phẩm dịch vụ của Công ty. Mặt hàng dầu thực vật gồm có:
Neptune, simly, mezan, cái lân…
Điểm nổi bật về sản phẩm dầu thực vật của Công ty là chất lượng cao,
với quy trình bảo quản cũng như vận chuyển đảm bảo an toàn đáp ứng đủ tiêu
chuẩn của bất kỳ thị trường nào. Với phương châm” cần là có “ Công Ty TNHH
Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu đã trở thành một nhà phân phối có
uy tín trên thị trường Hà Nội. Cùng với đó là đội ngũ quản lí, công nhân viên
năng động, nhiệt huyết đã thực sự đem lại hiệu quả cao trong công việc, đưa
công ty ngày một phát triển mạnh hơn.

1.3: Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh
doanh của công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh
Châu.
- Mô hình tổ chức bộ máy:
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung.
Trong đó giám đốc là người đứng đầu công ty, là người chịu trách nhiệm trước
kết quả kinh doanh của công ty, trước pháp luật. Dưới giám đốc có các giám sát,
trưởng phòng kế toán, bộ phận các kho và một phó giám đốc chịu trách nhiệm ở

khu vực Cầu Diễn. Các trưởng bộ phận làm nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc trong việc
quản lý mọi hoạt động kinh doanh trong công ty và các hoạt động với các tổ
chức cá nhân hợp tác với công ty. Cuối cùng là các nhân viên trong công ty. Mỗi
người có nhiệm vụ riêng như kế toán, các thủ kho,…
- Sơ đồ bộ máy:
Công ty có văn phòng chính đặt tại: 780 Minh Khai Hà Nội
Văn phòng đại diện: Khu Công Nghiệp Trại Gà – Phú Diễn
SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


7

7
GVHD: Hoàng Đình Hương

Đứng đầu trong bộ máy quản lý Công ty là Giám đốc công ty: Trần Văn
Minh, dưới giám đốc có các phòng ban

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN Phòng hành chínhBỘ PHẬN CÁC KHO

GIÁM SÁT

NV
BÁN HÀNG

Hình 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Thương Mại và

Xuất Nhập Khẩu Minh Châu
- Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa
các phòng ban, bộ phận trong công ty.
+ Giám đốc: là người điều hành toàn bộ hoạt động lớn nhỏ trong công
ty. Tất cả mọi quyết định kinh doanh của công ty đều phải do giám đốc thông
qua. Các phó giám đốc, trưởng bộ phận thường xuyên phải hướng giám đốc báo

SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


8
GVHD: Hoàng Đình Hương

8

cáo tình hình công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm ký các hợp đồng kinh
tế đảm bảo cho hoạt động của công ty được tiến hành thường xuyên.
+ Các giám sát phòng kinh doanh và trưởng phòng kế toán: là người
chịu trách nhiệm trực tiếp dưới quyền giám đốc, là những người quản lý cấp cao
của công ty, chịu trách nhiệm quản lý, quyết định những vấn đề thuộc phạm vi
quản lý của từng lĩnh vực được ủy quyền và báo cáo tình hình công ty trực tiếp
cho giám đốc.
+ Dưới giám sát là nhân viên bán hàng gồm có: nhân viên bán
hàng kênh truyền thống, nhân viên bán hàng kênh nhà hàng, nhân viên bán hàng
và chăm sóc khách hàng siêu thị
Nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm về việc nhận đơn hàng và báo đơn
hàng về công ty đồng thời chăm sóc khách hàng chu đáo.
+

Dưới trưởng phòng kế toán

Bộ phận tài chính chịu trách nhiệm tới những vấn đề về hành chính, kế
toán tài chính của công ty, lập kế hoạch tài chính, kiểm tra tình hình thu chi,...
+

Văn phòng Phú Diễn đứng đầu là phó giám đốc: Trần Minh Châu

giám sát và quản lý mọi hoạt động, chính sách của công ty theo sự chỉ đạo từ
giám đốc Trần Văn Minh
Dưới phó giám đốc có các giám sát bán hàng và các nhân viên bán hàng
và đội ngũ kế toán quản lí tài chính và kế toán bán hàng.
+ Bộ phận kho: Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh
Châu có tổng cộng là 10 kho . Mỗi kho có một thủ kho đảm nhiệm việc nhập
hàng và xuất hàng. Cuối mỗi ngày tất cả các kho tập vào thẻ kho và làm tồn kho
cuối ngày đồng thời gửi chứng từ lên phòng kế toán.
1.4: Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty TNHH
thương mại và xuất nhập khẩu Minh Châu.
- Kết quả kinh doanh trong một số năm gần đây:

SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


9

9
GVHD: Hoàng Đình Hương

Bảng1: khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3
năm(2010-2012)
Đơn vị tính: VNĐ

Chỉ tiêu

Năm 2010

Năm 2011

So sánh năm 2011

So sánh năm 2012 với

với năm 2010

năm 2011

Năm 2012
Số tiền

Tổng DT
Tổng chi
phí
LNTT
LNST

3.952.155.021

4.486.643.219

6.045.579.419

3.685.760.493

4.215.135.210

5.772.563.258

266.394.528
199.795.896

271.508.009
203.631.007

273.016.161
204.762.121

534.488.1
98
529.374.7
17
5.113.481
3.835.111

Tỷ lệ
(%)

Số tiền

Tỷ lệ
(%)

13,52

1.558.936.200

34,75

14,36

1.557.428.048

36,95

1,92
1,92

1.508.152
1.131.114

0,56
0,56

Qua bảng kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm (2010 - 2012). Ta thấy:
- Lợi nhuận trước thuế của công ty năm 2011 so với năm 2010 tăng
5.113.481 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng 1,92% là do ảnh hưởng của 2 nhân tố:
+ Do tổng doanh thu năm 2011 so với năm 2010 tăng 534.488.198 đồng
tương ứng với tỷ lệ tăng 13,52%.

+ Do tổng chi phí năm 2011 so với năm 2010 tăng 529.374.717 đồng
tương ứng với tỷ lệ tăng 14,36%.
Mặc dù trong năm 2011 doanh thu của công ty cũng tăng nhưng chi phí
lại tăng cao hơn doanh thu do đó lợi nhuận của năm 2011 tăng không đáng kể so
với năm 2010.
- Lợi nhuận trước thuế của công ty năm 2012 so với năm 2011 tăng
1.508.152 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng 0,56% là do ảnh hưởng của 2 nhân tố:
+ Do tổng doanh thu năm 2012 so với năm 2011 tăng 1.558.936.200 đồng
tương ứng với tỷ lệ 34,75%.
+ Do tổng chi phí năm 2012 so với năm 2011 tăng 1.557.428.048 đồng
tương ứng với tỷ lệ tăng 36,95%.
Mặc dù trong năm 2012 doanh thu của công ty cũng tăng nhưng chi phí
tăng nhanh hơn doanh thu do đó lợi nhuận của công ty năm 2012 cũng tăng
chậm so với năm 2011.
SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


10
GVHD: Hoàng Đình Hương

10

Nhìn chung tình hình quản lý và sử dụng chi phí của công ty tương đối
tốt, công ty cần đưa ra biện pháp để tiết kiệm chi phí,nâng cao hiệu quả kinh
doanh, nhằm mục đích của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận.

SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


11
GVHD: Hoàng Đình Hương

11

Chương 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH
Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu.
-

Mô hình tổ chức
Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu tổ chức
công tác kế toán theo mô hình tập trung.Bộ máy kế toán của công ty được phân
tách thành từng phần hành riêng biệt do các kế toán viên thực hiện. Phòng kế
toán của công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán của công ty.
- Sơ đồ bộ máy

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN NGÂN
KẾ TOÁN
HÀNG
THANH TOÁN-CÔNG
KẾ TOÁN
NỢTỒN KHO KẾ TOÁN TSCĐ
KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

H2.1: Sơ đồ bộ máy kế toán
SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


12
GVHD: Hoàng Đình Hương

-

12

Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành và quan hệ

tương tác.
Kế toán trưởng: Tham mưu cho Giám đốc, vận dụng các công cụ tài
chính nhằm thực hiện tối đa hoá hiệu quả sử dụng vốn trong doanh nghiệp; Phân
tích cấu trúc và quản lý rủi ro tài chính. Theo dõi lợi nhuận và chi phí, điều phối
củng cố đánh giá giữ liệu tài chính; dự báo những yêu cầu tài chính, chuẩn bị
ngân sách hàng năm, lên kế hoạch chi tiêu, phân tích những sai biệt. Thiết lập
tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thu thập, phân tích,
xác minh và báo cáo thông tin tài chính.
Có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của Công ty ,là người
giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho Giám đốc chịu trách
nhiệm phân công, bố trí công việc cho các nhân viên kế toán, đồng thời làm việc
với kế toán trưởng của chi nhánh
Kế toán tổng hợp: có chức năng tổng hợp các thông tin từ các nhân viên
kế toán phần hành để lên bảng cân đối kế toán và lập báo cáo kết quả kinh

doanh. Kế toán tổng hợp còn phải kê khai thuế hàng tháng cũng như quyết toán
thuế cuối năm nộp lên Cục thuế thành phố Hà Nội. Ngoài ra còn tập hợp chi phí,
tính giá thành sản phẩm cũng như xác định kết quả kinh doanh trên các phần
hành khác chuyển số liệu sang.
Kế toán tài sản cố định: Phụ trách việc theo dõi tình hình tăng, giảm
TSCĐ, việc tính và trích khấu hao TSCĐ. Đồng thời, có trách nhiệm tập hơp số
liệu của phòng đưa lên máy vi tính để kiểm tra số liệu của các báo cáo kế toán
và bảng tổng kết tài sản.
Kế toán hàng tồn kho: Theo dõi và hạch toán việc nhập kho vật tư sản
phẩm cũng như xuất kho tiêu thụ hoặc phục vụ mục đích khác.
Kế toán ngân hàng: Theo dõi và thực hiện các hoạt động liên quan đến
ngân hàng: làm thủ tục vay vốn cũng như theo dõi lãi vay; theo dõi tài khoản
tiền gửi tại ngân hàng và các hoạt động có liên quan khác.

SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


13
GVHD: Hoàng Đình Hương

13

Kế toán thanh toán- công nợ : Có nhiệm vụ theo dõi thanh toán các
khoản thu chi hàng ngày, theo dõi các khoản tạm ứng .. thực hiện kế toán các
hoạt động thanh toán với khách hàng và các nhà cung cấp, lập phiếu thu, phiếu
chi.Theo dõi và thực hiện kế toán các khoản nợ phải thu, phải trả để có biện
pháp thu hồi cũng như thanh toán thích hợp.
Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ tính và lập bảng lương, thưởng và các

các chế độ chính sách cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty dựa trên các
quy định của nhà nước và doanh nghiệp đồng thời lập bảng tổng hợp đưa lên
máy vi tình để phân bổ và trích lương.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt tại công ty, thực hiện các nghiệp
vụ về thu, chi tiền mặt, bảo quản chứng từ trong tháng, ghi sổ quỹ và lập báo cáo
theo quy định.
Các nhân viên kế toán ở chi nhánh
Đối với văn phòng Cầu Diễn: kế toán có nhiệm vụ tập hợp chứng từ phát
sinh hàng ngày chuyển lên phòng kế toán của Công ty để đưa lên máy vi tính.
Đối với văn phòng Cầu Diễn: kế toán lập các báo cáo tiêu thụ cũng như
kết quả kinh doanh hàng tháng được gửi lên phòng kế toán của công ty.Chịu
trách nhiệm theo dõi các khoản chi phí phát sinh tại kho tập hợp và gửi lên cho
văn phòng Tổng của Công ty.
Mặc dù khối lượng công việc khá lớn nhưng nhìn chung với đội ngũ nhân
viên có trình độ, có tính chuyên môn hóa và sự phối hợp chặt chẽ, có trách
nhiệm với công việc nên họ đều hoàn thành nhiệm vụ mà cấp trên giao phó một
cách xuất sắc.

2.1: Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty TNHH Thương
Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu.
2.1.1: Các chính sách kế toán chung
- Chế độ kế toán công ty đang áp dụng: Công ty áp dụng theo chế độ
kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ban hành
SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


14
GVHD: Hoàng Đình Hương

14

ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi,
bổ sung chế độ kế toán của Bộ tài chính.
- Công ty thực hiện kỳ kế toán theo năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết
thúc vào ngày 31/12 của năm.
- Đồng tiền sử dụng trong hạch toán là đồng Việt Nam (VND). Nhưng
khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ thì công ty tiến hành quy đổi
về đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán.
- Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung và được hỗ trợ
bởi phần mềm kế toán FAST 2010.
Các chính sách kế toán về ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền,
ghi nhận và phân bổ chi phí trả trước, ghi nhận hàng tồn kho, các khoản phải thu
– phải trả, ghi nhận TSCĐ và khấu hao TSCĐ, ghi nhận vốn chủ sở hữu, ghi
nhận doanh thu, chi phí được áp dụng đầy đủ theo quy định của chuẩn mực và
chế độ kế toán ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC.
-

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp

kê khai thường xuyên, kế toán tiến hành theo dõi và phản ánh thường xuyên,
liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán.
Vì vậy giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất cứ thời
điểm nào trong kì kế toán.
-

Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho: Công ty áp dụng phương

pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng xuất kho được tính theo giá
trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng tồn kho được
mua vào trong kỳ. Gía trị trung bình được tính sau từng lô hàng nhập về.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Công ty áp dụng phương pháp
khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng, mức trích khấu hao
hàng năm được chia đều theo số năm sử dụng.

SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


15
GVHD: Hoàng Đình Hương

15

2.1.2: Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
- Chế độ chứng từ
Chứng từ kế toán là những chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Chứng từ mà công ty sử dụng thực hiện theo đúng nội dung, phương
pháp luận, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các văn bản
khác liên quan đến chứng từ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt
động của công ty đều được lập chứng từ kế toán mà có đầy đủ chữ ký của các
cấp lãnh đạo. Các chứng từ kế toán được công ty lập bằng máy vi tính như phiếu
thu, phiếu chi cũng đảm bảo được các nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ

ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Chữ viết trên
chứng từ phải rõ ràng, không được tẩy xóa, không viết tắt. Chứng từ kế toán
phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ: tất cả các chứng từ kế toán do doanh
nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung về phòng kế toán
của công ty, phòng kế toán kiểm tra những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra,
xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ
kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
Bước 2: Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán
hoặc trình Giám đốc Công ty ký duyệt
Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán
Bước 4: Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán
- Danh mục chứng từ áp dụng:
+ Chứng từ tiền tệ: Chứng từ nguồn tiền (Hóa đơn GTGT, Cam kết góp
vốn, Giấy báo nợ của ngân hàng, Hợp đồng cho vay), Phiếu thu, Giấy báo có,
Giấy báo nợ, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu
tiền.
SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


16
GVHD: Hoàng Đình Hương

16

+ Chứng từ hàng tồn kho: Hóa đơn mua hàng, Biên bàn nghiệm thu, biên

bản bàn giao kiêm bảo hành , Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Biên
bản kiểm kê vật tư.
+ Chứng từ lao động và tiền lương: Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, sa
thải…, Bảng chấm công, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Bảng thanh toán
tiền lương và BHXH, Chứng từ chi tiền thanh toán cho người lao động.
+ Chứng từ Tài sản cố định: Quyết định tăng giảm TSCĐ, Biên bản giao
nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ. Bảng tính
và phân bổ khấu hao TSCĐ, Thẻ TSCĐ.
+ Chứng từ bán hàng: Hợp đồng mua bán, yêu cầu mua hàng, hóa đơn
bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng 3 liên.
2.1.3: Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
- Chế độ tài khoản công ty đang áp dụng
Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu sử dụng hệ
thống tài khoản kế toán được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Căn cứ vào quy mô và nội dung
phát sinh tại đơn vị mình, kế toán công ty đã xây dựng danh mục tài khoản cụ
thể và có chi tiết các tài khoản thành các tiểu khoản theo đối tượng hạch toán để
đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính.
-

Hệ thống tài khoản của công ty bao gồm 10 loại như sau:
TK loại 1, 2 là TK phản ánh Tài sản.
TK loại 3, 4 là TK phản ánh Nguồn hình thành tài sản.
TK loại 5 và loại 7 là TK phản ánh doanh thu và thu nhập.
TK loại 6 và loại 8 là TK phản ánh chi phí.
TK loại 9 có duy nhất TK 911 là TK xác định kết quả kinh doanh.
TK loại 0: Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán.
+ Hệ thống TK cấp 2 được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh
doanh của công ty trên cơ ở TK cấp 1và các chỉ tiêu mục đích để công tác quản
lý và hạch toán thuận tiện hơn.

+ Hệ thống TK cấp 3 của công ty được thiết kế rất linh hoạt đó là do đặc
điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


17
GVHD: Hoàng Đình Hương

17

+ Ngoài ra còn các tài khoản cấp 4, 5 được mở chi tiết thêm một số tài
khoản cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh tại công ty.
2.1.4: Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
- Hình thức sổ kế toán công ty đang dùng:
Theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ
Tài Chính, Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu áp
dụng hình thức ghi sổ kế toán "Nhật ký chung'' phục vụ cho quá trình sản xuất
kinh doanh. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký
chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ
đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo trình tự các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh.
Hệ thống sổ kế toán trong công ty:
* Sổ tổng hợp:
- Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Đồng thời số liệu trên sổ NKC là căn
cứ để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Công ty không mở sổ
nhật ký đặc biệt.

- Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh
trong niên độ kế toán theo mỗi tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một hay một
số trang liên tiếp trong toàn niên độ.
- Bảng cân đối số phát sinh: Là bảng kiểm tra tính chính xác trong việc
ghi sổ kế toán thông qua việc kiểm tra tính cân đối của các cặp số liệu trên bảng.
Căn cứ để lập là số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuối kỳ từ các sổ cái.
*Sổ chi tiết.
Với hình thức ghi sổ kế toán NKC, công ty sử dụng những sổ chi tiết sau:
+ Sổ quỹ tiền mặt: Theo dõi thu chi hàng ngày của công ty
+ Sổ chi tiết vật tư: Được mở để theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật
liệu. Được mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu xác định….

SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


18
GVHD: Hoàng Đình Hương

18

Trên cơ sở các sổ kế toán được lập, đến kỳ báo cáo kế toán tiến hành kiểm
tra đối chiếu, tổng hợp số liệu gửi lên Giám đốc và lập báo cáo tài chính.
H2.2: Sơ đồ hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán “ Nhật Ký
Chung”

Chứng từ kế toán

Sổ nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ cái

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số
phát sinh

•
•

Báo cáo tài chính
Ghi chú:

Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Đối chiếu số liệu cuối tháng:

SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


19
GVHD: Hoàng Đình Hương

19

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào sổ
nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái
theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi
tiết thì đồng thời với việc ghi vào sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được
ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng( cuối quý, cuối năm) khóa sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số
liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh
Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái. Sau khi kiểm tra, đối
chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khóa sổ trên sổ cái được sử dụng để
lập” Bảng cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên
Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh
Có trên Sổ Nhật ký chung.
2.1.5: Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hiện nay, Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu
áp dụng hệ thống báo cáo theo quyết định QĐ 15/ 2006/ QĐ- BTC của Bộ
trưởng Bộ Tài Chính ban hành.
- Định kỳ lập báo cáo: Công ty lập báo cáo định kỳ vào cuối năm dương
lịch ( 31/12 hàng năm).
- Người chịu trách nhiệm lập báo cáo là Kế toán trưởng và Kế toán tổng
hợp của Phòng kế toán. Các kế toán viên có trách nhiệm cung cấp các Sổ chi tiết
để Kế toán trưởng và Kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo.
- Báo cáo tài chính của Doanh nghiệp được lập và gửi vào thời điểm cuối
năm tài chính cho Giám đốc công ty, Ngân Hàng...

SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1

20
GVHD: Hoàng Đình Hương

20

Hệ thống báo cáo quản trị:
Hàng tháng: Chi nhánh và Phòng kế toán - tài chính của công ty phải nộp
báo cáo sơ bộ về kết quả hoạt động kinh doanh trong tháng đó cho Phòng Giám
Đốc.
Hàng quý: Chi nhánh và phòng kế toán- tài chính công ty lập báo cáo
quản trị để phán ánh tình hình thu chi, công nợ và tình hình tiêu thụ sản phẩm,
hàng hóa nhằm tham mưu cho Ban Giám đốc về kế hoạch tài chính, các chính
sách và chiến lược tài chính kế toán trong ngắn hạn và dài hạn.
Cuối năm, khi kết thúc niên độ kế toán – tài chính công ty sẽ tổng hợp lãi, lỗ.
Với điều kiện trang thiết bị hiên đại, việc hạch toán ở công ty được thực
hiện hoàn toàn theo trường trình kế toán sử dụng máy vi tính. Do đặc điểm lao
động kế toán bằng máy nên đã giúp giảm bớt rất nhiều lao động tính toán bằng
tay trên các loại sổ tổng hợp cũng như sổ chi tiết. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tập hợp phân loại sau đó
nhập dữ liệu vào máy tính. Chương trình kế toán máy sẽ tự động lên bảng cân
đối số phát sinh các tài khoản. Cuối quý kế toán in các loại sổ, báo cáo ra giấy,
đối chiếu với các chứng từ gốc và các phần hành kế toán liên quan đúng khớp
sau đó đóng dấu.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp
quản lý kinh tế tài chính của công ty, hệ thống tài khoản của công ty bao gồm
hầu hết các tài khoản theo quyết định số 15 ban hành 20/3/2006 của Bộ trưởng
Bộ tài chính và các tài khoản sửa đổi, bổ sung theo các thông tư hướng dẫn.
Công ty lập các BCTC hàng quý và năm theo quy định của pháp luật

về kế toán cũng như các quy định của Ủy ban Chứng khoán Nhà Nước. Báo cáo
tài chính phải lập và gửi vào cuối quý, cuối năm tài chính cho các cơ quan quản
lý nhà nước và cho cấp trên theo quy định.
Báo cáo tài chính hợp nhất đựơc lập bằng đồng Việt Nam (VNĐ)
theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các nguyên tắc kế toán được chấp nhận
chung tại Việt Nam. Các nguyên tắc này bao gồm các quy định tại Chuẩn mực
SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


21

21
GVHD: Hoàng Đình Hương

kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán Việt Nam và các quy định về kế toán hiện
hành tại Việt Nam.
- Báo cáo tài chính hàng năm của công ty quy định lập các báo cáo
tổng hợp sau:
+ Bảng cân đối kế toán: mẫu số B01-DN
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: mẫu số B02-DN
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03-DN
+ Bảng thuyết minh báo cáo tài chính: mẫu số B09-DN

2.2: Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể tại công ty
TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Minh Châu.
2.2.1: Tổ chức hạch toán kế toán.
* Chứng từ công ty đang sử dụng:
- Kế toán vốn bằng tiền: + Phiếu thu, phiếu chi

+ Giấy tạm ứng
+ Giấy báo có, giấy báo nợ
+ Hóa đơn thu tiền
+ Giấy thanh toán tạm ứng
+ Biên bản kiểm kê quỹ
- Kế toán Tài Sản Cố Định:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ.
+ Biên bản thanh lý TSCĐ.
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ.
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Kế toán tiền lương:
+ Bảng chấm công.
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành.
+ Phiếu nghỉ hưởng BHXH.
+ Bảng thanh toán lương.
+ Bảng phân bổ tiền lương.
SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


22
GVHD: Hoàng Đình Hương

22

+ Bảng thanh toán tiền thưởng và bảng thanh toán bảo hiểm xã hội.
- Tài khoản
Bảng 2: Hệ thống tài khoản

SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


SỐ HIỆU TÀI KHOẢN
cấp 1
cấp 2
cấp 3
23
1

23

TÊN TÀI KHOẢN
Tiền mặt

GVHD: Hoàng Đình Hương

11

11
11

Tiền Việt Nam
11

12

Ngoại tệ

1
12

Tiền gửi ngân hàng
11
21

Tiền Việt Nam
11

22

Ngoại tệ

1
13

Tiền đang chuyển
11
31

Tiền Việt Nam
11

32

Ngoại tệ

1

31

Phải thu khách hàng
Thuế giá trị gia tăng được

1
33

khấu trừ
1

38

Phải thu khác
13
88

Phải thu khác

1
41

Tạm ứng
1

51

Hàng mua đang đi đường
1

52

Nguyên vật liệu
1

53
1
54

Công cụ, dụng cụ
Chi phí sản xuất kinh doanh
dở dang

SV: Trần
1 Thị Thủy

55

Lớp: CĐ9KE1

Thành phẩm
1


24
GVHD: Hoàng Đình Hương
•

24

Hạch toán chi tiết:

∗

Sổ chi tiết:

-

Bảng kê chi tiền mặt.
Bảng kê chi tiền gửi Ngân hàng.
Bảng kê khai TSCĐ.
Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
Sổ chi tiết các tài khoản.

•

Hạch toán tổng hợp:

-

Sổ nhật ký chung.
Sổ quỹ.
Sổ cái các tài khoản.
2.2.2: Tổ chức hạch toán kế toán
2.2.2.1: Kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng
và trong các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm: Tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi
ngân hang, tiền đang chuyển.

* Hạch toán tiền mặt tại quỹ



Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp bao



gồm: tiền Việt nam, ngoại tệ.
Trong mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền nhất định tại quỹ để phục vụ cho
hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của mình. Số tiền thường xuyên tồn
quỹ phỉa được tính toán, định mức hợp lý, mức tồn quỹ này tùy thuộc vào quy
mô, tính chất hoạt động, ngoài số tiền trên doanh nghiệp phải gửi tiền vào ngân



hàng và các tổ chức tài chính khác.
Các chứng từ sử dụng:
- Chứng từ gốc:
+ Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng
+ Giấy đề nghị tạm ứng
+ Giấy thanh toán tạm ứng
+ Bảng thanh toán tiền lương
+ Biên lai thu tiền
SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1


25

GVHD: Hoàng Đình Hương

25

+ Bảng kê vàng bạc đá quý
+ Bảng kiểm kê quỹ
- Chứng từ dùng để ghi sổ :
+ Phiếu thu
+ Phiếu chi
Khi tiến hành nhập, xuấtquỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc
chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, đá quý và có đủ chũ ký của người nhận, người
giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định.


Tài khoản sử dụng
Kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản 111 “ Tiền mặt ” để phản ánh số hiện
có và tình hình thu, chi tại quỹ.
Tài Khoản 111 có 3 Tài khoản cấp 2 gồm:
+ TK 1111: Tiền Việt Nam
+ TK 1112: Ngoại tệ
+ TK 1113: Vàng, Bạc, Đá quý, Kim khí quý.
- Kết cấu và nội dung phản ánh TK 111 “Tiền mặt”
+ Bên nợ: Phản ánh các khoản Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc,
đá quý nhập quỹ. Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
+ Bên có: Phản ánh các khoản Tiền mặt, ngân phiếu, Ngoại tệ, vàng bạc,
kim khí, đá quý xuất quỹ. Số tiền thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
+ Số dư cuối kỳ: Các khoản tiền Tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý
tồn quỹ



Sổ kế toán và quy trình ghi sổ kế toán.
Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt,
ghi chếp hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất
tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng
ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ
quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.
Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt: (Không sử dụng nhật ký đặc biệt)
SV: Trần Thị Thủy

Lớp: CĐ9KE1