Một số câu hỏi về quản trị học

Học phần: QUẢN TRỊ HỌC
CÂU HỎI ÔN TẬP THI LIÊN THÔNG
Câu 1: Tổ chức là gì? Những đặc điểm của tổ chức?
Câu 2: Trình bày và Phân tích định nghĩa quản trị?
Câu 3: Định nghĩa về nhà quản trị và phân loại nhà quản trị?
Câu 4: Những nguồn lực cơ bản của tổ chức?
Câu 5: Nêu các chức năng quản trị trong tổ chức và phân tích mối quan hệ giữa chúng?
Câu 6: Nêu và giải thích ba kĩ năng cơ bản của nhà quản trị?
Câu 7: Tầm quan trọng của 3 kĩ năng quản trị thay đổi tùy theo cấp quản trị như thế nào?
Câu 8: Nhà quản trị khác với nhân viên thừa hành như thế nào?
Câu 9: Hãy so sánh ba cấp quản trị?
Câu 10: Câu nói sau là đúng hay sai giải thích.
“Quản trị là một khoa học đồng thời cũng là một nghệ thuật”.
Câu 11: Câu nói sau là đúng hay sai giải thích.
“Năng lực làm việc nhóm là yêu cầu cần thiết đối với nhà quản trị bởi nhà quản trị thường
xuyên phải làm việc với và thông qua người khác”.
Câu 12: Kết nối các nhóm từ sau:
A. Quản trị
B. Nhà quản trị cấp tác
nghiệp

1. Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
2. Kĩ năng nhìn nhận tổ chức như một tổng thể.

C. Những chức năng
3. Khả năng làm việc với người khác có cùng
chính của quản trị
trách nhiệm trong mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau
D. Kĩ năng nhận thức

4. Khả năng truyền đạt và trao đổi thông tin một

cách hiệu quả

E. Cán bộ công nhân

5. Là tiến trình hoàn thành công việc với và thông
qua người khác, một cách hữu hiệu và hiệu quả.

F. Kĩ năng chuyên môn

6. Nhà quản trị phụ trách những chuyên gia trong
một lĩnh vực chuyên môn.

viên

1


G. Năng
thông

lực

truyền

H. Sử dụng ngoại lực

7. Người lao động xếp trong dãy cuối cùng của hệ
thống cấp bậc quản trị và báo cáo trực tiếp cho nhà
quản trị cấp tác nghiệp.
8. Nhà quản trị có trách nhiệm đối với các hoạt

động đầu ra cơ bản của tổ chức.

I. Năng lực làm việc
9. Thuê các tổ chức khác thực hiện một dịch vụ
nhóm
hoặc sản xuất một sản phẩm theo yêu cầu.
J. Nhà quản trị cấp
10.
Khả năng am hiểu và thành thạo các
chức năng
công việc trong một lĩnh vực cụ thể
ĐÁP ÁN CÁC CÂU HỎI:
Câu 1: Tổ chức là gì? Những đặc điểm của tổ chức?
Khái niệm về tổ chức:
Một tổ chức là một sự sắp xếp có hệ thống những người được nhóm lại với nhau để đạt
được những mục đích nhất định. Các đơn vị kinh doanh, các bệnh viện, trường học, nhà hàng,
ban nhạc, các cơ quan nhà nước,….đều là những ví dụ về tổ chức.
Đặc điểm chung của các tổ chức:
 Thứ nhất, mọi tổ chức đều có những mục đích nhất định và chúng hình thành từ những
con người được nhóm gộp lại với nhau theo cách thức nào đó, và mỗi nhóm đều có một cấu trúc
và cùng nỗ lực để đạt được các mục đích mà từng cá nhân riêng lẻ hoạt động đơn độc không thể
đạt được. Chính sự khác biệt về mục đích của mỗi tổ chức dẫn đến sự khác biệt giữa tổ chức này
với tổ chức khác. Ví dụ như mục đích của trường học là nhằm cung cấp kiến thức cho người học,
trong khi bệnh viện lại có mục đích là khám chữa bệnh cho cộng đồng.
 Thứ hai, các tổ chức đều là một tập hợp gồm nhiều thành viên, không có mục tiêu nào có
thể đạt được nếu không có con người ra các quyết định để thiết lập mục tiêu và thực hiện một
loạt các hành động để hiện thực hóa các mục tiêu đó.
 Cuối cùng là tất cả các tổ chức đều xây dựng một cấu trúc hệ thống để trên cơ sở đó mà
xác định và giới hạn hành vi của các thành viên của nó.
Tóm lại, một tổ chức là một thực thể có mục đích riêng biệt, có nhiều người và được xây

dựng theo một cấu trúc có hệ thống.

Mục đích

Cấu trúc

2

Con người


Câu 2: Trình bày và Phân tích định nghĩa quản trị?
Một định nghĩa giải thích tương đối rõ nét về quản trị được James Stoner và Stephen
Robbins trình bày như sau: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm
soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực
khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”. Từ tiến trình trong định nghĩa này nói
lên rằng các công việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát phải được thực hiện theo
một trình tự nhất định. Khái niệm trên cũng chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực
hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi. Những hoạt động này hay
còn được gọi là các chức năng quản trị bao gồm:
(1) Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu và quyết định
những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu.
(2) Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con người và
những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào sự phối hợp
các nguồn lực để đạt được mục tiêu.
(3) Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối với các thuộc cấp cũng
như sự giao việc cho những người khác làm. Bằng việc thiết lập môi trường làm việc tốt,
nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn.
(4) Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng mục tiêu
đã đề ra. Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thì những nhà quản trị sẽ

đưa ra những điều chỉnh cần thiết.
Câu 3: Định nghĩa về nhà quản trị và phân loại nhà quản trị?
Định nghĩa nhà quản trị:
Quản trị viên là tên gọi chung để chỉ những người hoàn thành mục tiêu thông qua và bằng
người khác, họ là những người thực hiện công việc quản trị. Quản trị viên thực hiện việc lập kế
hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra việc phân bổ các nguồn lực con người, cơ sở vật chất, tài
chính và thông tin để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Phân loại nhà quản trị:
a, Theo phạm vi trách nhiệm:
Có nhiều loại quản trị viên và họ thực hiện công việc quản trị theo những cách thức khác
nhau. Một trong những sự khác biệt đó chính là phạm vi trách nhiệm của họ. Phạm vi trách
nhiệm của nhà quản trị chức năng là tương đối hẹp hơn so với các nhà quản trị tổng quát.

3



Các nhà quản trị chức năng (Functional managers) phụ trách những nhân viên là
những chuyên gia trong một lĩnh vực chuyên môn, chẳng hạn như kế toán, nguồn nhân lực, tài
chính, marketing hay sản xuất. Họ thường mang chức danh trưởng phòng, họ có thể không trực
tiếp thực hiện công việc chuyên môn như những nhân viên, nhưng họ phải kiểm tra công việc
của nhân viên.

Các nhà quản trị tổng quát (General managers) chịu trách nhiệm đối với toàn bộ
hoạt động của một đơn vị, bộ phận phức hợp, chẳng hạn như công ty hay một chi nhánh công ty.
Họ có chức danh là giám đốc, tổng giám đốc hay chủ tịch hội đồng quản trị…họ là người phối
hợp, giám sát và chịu trách nhiệm về nhiều chức năng chuyên môn, họ trực tiếp điều phối công
việc của nhà quản trị chức năng.
b, Theo cấp bậc quản trị:
Một cách phân loại rất phổ biến, các nhà quản trị trong tổ chức được phân chia theo từng cấp

bậc. Trong tổ chức có quy mô nhỏ thường chỉ có một cấp quản trị - là người thành lập hoặc
người chủ hay một giám đốc điều hành. Nhưng ở các tổ chức có quy mô lớn thường có nhiều cấp
quản trị với những mục tiêu, nhiệm vụ, trách nhiệm và thẩm quyền khác nhau. Vì vậy hoạt động
của quản trị viên cấp tác nghiệp là không giống với hoạt động của giám đốc điều hành cho dù họ
đều là các quản trị viên.


Quản trị cấp tác nghiệp (First-Line Managers)

Nhà quản trị cấp tác nghiệp chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc sản xuất sản phẩm và
dịch vụ. Họ có thể là quản trị viên bán hàng, trưởng bộ phận, trưởng ca,…tùy thuộc vào từng tổ
chức. Mục tiêu chính của nhà quản trị cấp tác nghiệp là đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ
của tổ chức được cung cấp cho khách hàng trên cơ sở từng ngày. Quản trị viên tác nghiệp liên
kết hoạt động của mỗi bộ phận của toàn bộ tổ chức. Họ thường dành ít thời gian để làm việc với
quản trị cấp cao hơn hoặc với nhân viên của tổ chức khác, và dành phần lớn thời gian để làm
việc với nhân viện họ phụ trách và với các quản trị viên tác nghiệp khác. Quản trị viên tác nghiệp
thường giỏi về chuyên môn (cả kiến thức và kĩ năng) để chỉ dẫn và giám sát các thuộc viên trong
công việc hằng ngày. Các nhân viên thường phát triển kiến thức và kĩ năng chuyên môn trước
khi trở thành các quản trị viên.


Quản trị viên cấp trung (Middle Managers)

Quản trị viên cấp trung là những người nhận các chiến lược và chính sách chung từ quản trị
cấp cao rồi triển khai chúng thành các mục tiêu và kế hoạch chi tiết, cụ thể cho các quản trị viên
tác nghiệp thực hiện. Nhiều người trở thành quản trị viên cấp trung sau nhiều năm là quản trị
viên cấp tác nghiệp, cho dù sự thăng tiến này thường là rất khó khăn và gian khổ. Sự nhấn mạnh
hơn vào việc quản trị kết quả thực hiện của nhóm và phân phối các nguồn lực là những khác biệt
quan trọng nhất giữa quản trị tác nghiệp và quản trị cấp trung. Ngày nay, ở nhiều tổ chức việc
phát triển đội ngũ nhân viên thuộc quyền và giúp họ tiến bộ trong tổ chức là vấn đề thiết yếu để

đánh giá sự thành công của nhà quản trị cấp trung. Mục tiêu chính của hầu hết nhà quản trị cấp

4


trung là phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả và quản lí các nhóm làm việc để đạt được mục
tiêu chung của tổ chức.


Quản trị viên cấp cao (Top Managers)

Điều hành chung một tổ chức là trách nhiệm của quản trị cấp cao. Chức danh của quản trị
viên cấp cao thường là giám đốc hoặc phó giảm đốc điều hành, chủ tịch và phó chủ tịch…Quản
trị viên cấp cao có nhiệm vụ thiết lập các mục tiêu, chính sách và chiến lược cho toàn bộ tổ
chức. Các mục tiêu mà họ thiết lập sẽ triển khai đến các cấp trong tổ chức, thậm chí đến từng
nhân viên trong tổ chức. Các giám đốc và chủ tịch công ty thường đại diên cho tổ chức để giải
quyết các vấn đề với cộng đồng, các đối tác kinh doanh và trong những thương lượng với chính
quyền.
Nhà quản trị cấp cao cần phải có kĩ năng nhận thức vững vàng. Kĩ năng nhận thức cho phép
nhà quản trị cấp cao xử lí lượng lớn thông tin cả từ môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức và
vận dụng những thông tin đó.
Câu 4: Những nguồn lực cơ bản của tổ chức?
Nhà quản trị cần sử dụng nguồn lực nhất định để đạt được mục tiêu của mình. Các nguồn
lực mà các nhà quản trị sử dụng có thể được phân thành bốn loại: con người, tài chính, cơ sở vật
chất và thông tin.
 Nguồn lực con người:
Nguồn lực con người bao gồm những người cần thiết để hoàn thành công việc. Mục tiêu của
nhà quản trị là tác động và thông qua con người để hoàn thành công việc.
 Nguồn lực tài chính:
Nguồn lực tài chính bao gồm số tiền mà nhà quản trị và tổ chức sử dụng để đạt được mục

tiêu của tổ chức.
 Nguồn lực vật chất:
Nguồn lực vật chất gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình của công ty:
-

Tài sản hữu hình là bất động sản, nguyên vật liệu, văn phòng, nhà máy sản xuất, các thiết
bị văn phòng, phương tiện vận chuyển và công nghệ…

-

Tài sản vô hình là tài sản không thấy bằng mắt như uy tín, thương hiệu, lòng
trung thành…

 Nguồn lực thông tin:
Nguồn lực thông tin là những dữ liệu mà nhà quản trị và tổ chức sử dụng để hoàn thành
công việc.
Câu 5: Nêu các chức năng quản trị trong tổ chức và phân tích mối quan hệ giữa chúng?

5


Các chức năng cơ bản của quản trị là: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra (xem cụ thể
ở hình sau I – 3).

Đạt được mục
đích mà tổ
chức tuyên bố

Kiểm tra
Kiểm soát các hoạt động đảm bảo chúng

được thực hiện như kế hoạch

6

Xác định mục tiêu, xây dựng chiến
lược và phát triển các kế hoạch để
phối hợp các hoạt động

Xác định việc cần hoàn thành làm thế
nào thực hiện và ai thực hiện

Hoạch định

Hướng dẫn và động viên những
người liên quan và giải quyết mâu
thuẫn

Lãnh đạo

Tổ chức


Hình I – 3: Các chức năng quản trị


Hoạch định (Planning):

Hoạch định bao gồm việc xác định các mục tiêu của tổ chức và phác họa những cách thức để
đạt được chúng. Các nhà quản trị tiến hành việc hoạch định vì ba lí do: (1) thiết lập một định
hướng tổng quát cho tương lai của tổ chức, chẳng hạn gia tăng lợi nhuận, mở rộng thị trường hay

gia tăng trách nhiệm xã hội; (2) xác định và cam kết về các nguồn lực của tổ chức để hoàn thành
mục tiêu; (3) quyết định những công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu.


Tổ chức (Organizing)

Sau khi phác thảo xong các kế hoạch, nhà quản trị cần phải làm cho những ý tưởng tương
đối vắn tắt này trở thành thực tế. Hiểu biết về tổ chức là yêu cầu vô cùng thiết yếu để thực thi
được điều đó. Tổ chức là tiến trình thiết lập một cấu trúc về các mối quan hệ giúp cho mọi người
có thể thực hiện các kế hoạch đã đề ra và thỏa mãn các mục tiêu của tổ chức. Thực hiện hiệu quả
chức năng tổ chức giúp các nhà quản trị phối hợp tốt hơn các nguồn lực của tổ chức. Sự thành
công của tổ chức phụ thuộc phần lớn vào khả năng sử dụng các nguồn lực này một cách hữu hiệu
và hiệu quả.


Lãnh đạo (Leading)

Sau khi hoàn thành việc lập kế hoạch, thiết kế cơ cấu tổ chức, sắp xếp đội ngũ nhân viên,
các nhà quản trị cần thực hiện chức năng lãnh đạo đối với tổ chức. Lãnh đạo bao gồm các hoạt
động nhằm thúc đẩy mọi người thực hiện những công việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu của
tổ chức. Chức năng lãnh đạo không phải được thực hiện sau khi các chức năng hoạch định và tổ
chức được hoàn tất, nó còn là một yếu tố then chốt của các chức năng này.


Kiểm tra (Controlling)

Tiến trình mà trong đó một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức giám sát kết quả thực hiện một cách
liên tục và thực hiện các hoạt động điều chỉnh những sai lệch so với mục tiêu (hoặc các hoạt
động không theo kế hoạch) gọi là kiểm tra.

Câu 6: Nêu và giải thích ba kĩ năng cơ bản của nhà quản trị?
Các kĩ năng quản trị:
Công việc của nhà quản trị là phức tạp và đòi hỏi nhiều kĩ năng. Có nhiều quan điểm khác
nhau về các kĩ năng này, nhưng nhìn chung thì để quản lí một bộ phận hoặc tổ chức có thể bao
gồm 3 loại chủ yếu: kĩ năng nhận thức (conceptual skills), kĩ năng nhân sự (human skills) và kĩ
năng chuyên môn (technical skills). Việc vận dụng các kĩ năng này thay đổi theo từng cấp quản

7


trị. Mặc dầu mức độ cần thiết của mỗi kĩ năng là khác nhau ở từng cấp quản trị, nhưng tất cả các
nhà quản trị đều phải có chúng để thực thi công việc của mình một cách hiệu quả.
a, Kĩ năng nhận thức:
Kĩ năng nhận thức là khả năng dựa trên hiểu biết để nhìn nhận tổ chức ở góc độ tổng thể và
mối quan hệ giữa các bộ phận. Kĩ năng nhận thức là cần thiết cho tất cả nhà quản trị nhưng đặc
biệt quan trọng cho nhà quản trị cấp cao. Khi nhà quản trị di chuyển lên trên theo từng cấp quản
trị đòi hỏi họ phải phát triển kĩ năng nhận thức nếu không thì việc thăng tiến của họ sẽ bị giới
hạn.
b, Kĩ năng giao tiếp
Kĩ năng giao tiếp là khả năng của nhà quản trị làm việc với và thông qua người khác và khả
năng làm việc một cách hiệu quả như là một thành viên nhóm. Kĩ năng này được minh họa theo
cách thức mà nhà quản trị có quan hệ với người khác, bao gồm khả năng động viên, tạo thuận
lợi, điều phối, lãnh đạo, truyền thông và giải quyết mâu thuẫn. Nhà quản trị với kĩ năng làm việc
với con người cho phép cấp dưới phát biểu ý kiến mà không có sự sợ hãi hoặc bông đùa, và
khuyến khích sự tham gia của họ.
c, Kĩ năng chuyên môn:
Kĩ năng chuyên môn là khả năng am hiểu và thành thạo trong thực hiện các công việc cụ
thể. Kĩ năng chuyên môn bao gồm sự tinh thông về các phương pháp, kĩ thuật và thiết bị liên
quan đến các chức năng cụ thể như marketing, sản xuất hoặc tài chính. Kĩ năng chuyên môn
cũng bao gồm những kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích và sử dụng các công cụ và kĩ

thuật để giải quyết vấn đề trong một lĩnh vực cụ thể.
Câu 7: Tầm quan trọng của 3 kĩ năng quản trị thay đổi tùy theo cấp quản trị như thế nào?
Các nhà quản trị ở các cấp khác nhau thì mức độ đòi hỏi những kĩ năng này có sự khác nhau,
và điều này được mô tả ở trong hình dưới đây:

Kĩ năng chuyên môn

Kĩ năng giao tiếp

Kĩ năng nhận thức
Cấp tác nghiệp

Cấp cao

Câu 8: Nhà quản trị khác với nhân viên thừa hành như thế nào?

8


Nhà quản trị là tên gọi chung để chỉ những người hoàn thành mục tiêu thông qua và bằng
người khác, họ là những người thực hiện công việc quản trị. Quản trị viên thực hiện việc lập kế
hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra việc phân bổ các nguồn lực con người, cơ sở vật chất, tài
chính và thông tin để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Chức danh quản trị viên có thể khác
nhau tùy thuộc vào phạm vi trách nhiệm, lĩnh vực phụ trách và tính chuyên môn hóa, họ có thể là
tổng giám đốc điều hành, chủ tịch, trưởng phòng, quản trị sản phẩm, quản đốc phân xưởng, giám
sát viên,…
Nhân viên thừa hành là những người trực tiếp thực hiện 1 công việc và không có trách
nhiệm về hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra…
Câu 9: Hãy so sánh ba cấp quản trị?

Câu 10: Câu nói sau là đúng hay sai giải thích.
“Quản trị là một khoa học đồng thời cũng là một nghệ thuật”.
Quản trị là một khoa học đồng thời cũng là một nghệ thuật là đúng vì các lý do sau:
“Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các
thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục
tiêu đã đề ra”.

9


Quản trị là Khoa học vì theo định nghĩa trên tiến trình bước 1 là hoạch định công việc,
bước 2 là tổ chức thực hiện công việc, bước 3 là lãnh đạo chỉ đạo thực hiện công việc, bước 4 là
kiểm tra giám sát công việc từ khâu hoạch định, tổ chức, lãnh đạo công việc để công việc đạt
mục tiêu đã hoạch định do vậy Quản trị là một khoa học.
Quản trị là nghệ thuật vì: Lãnh đạo được xác định như là sự tác động mang tính nghệ
thuật, hay một quá trình gây ảnh hưởng đến người khác sao cho họ sẽ tự nguyện và nhiệt tình
phấn đấu để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Câu 11: Câu nói sau là đúng hay sai giải thích.
“Năng lực làm việc nhóm là yêu cầu cần thiết đối với nhà quản trị bởi nhà quản trị thường
xuyên phải làm việc với và thông qua người khác”.
Câu trả lời là đúng vì Quản trị là tiến trình hoạch định tổ chức lành đạo và kiểm tra nhằm
hoàn thành công việc với và thông qua người khác, một cách hữu hiệu và hiệu quả.

Câu 12: Kết nối các nhóm từ sau:
A. Quản trị

1. Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.

B. Nhà quản trị cấp tác
nghiệp

2. Kĩ năng nhìn nhận tổ chức như một tổng thể.

C. Những chức năng
3. Khả năng làm việc với người khác có cùng
chính của quản trị
trách nhiệm trong mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau
D. Kĩ năng nhận thức

4. Khả năng truyền đạt và trao đổi thông tin một
cách hiệu quả

E. Cán bộ công nhân

5. Là tiến trình hoàn thành công việc với và thông
qua người khác, một cách hữu hiệu và hiệu quả.

F. Kĩ năng chuyên môn

6. Nhà quản trị phụ trách những chuyên gia trong
một lĩnh vực chuyên môn.

viên

G. Năng
thông

lực

truyền

H. Sử dụng ngoại lực
I. Năng lực làm việc

7. Người lao động xếp trong dãy cuối cùng của hệ
thống cấp bậc quản trị và báo cáo trực tiếp cho nhà
quản trị cấp tác nghiệp.
8. Nhà quản trị có trách nhiệm đối với các hoạt
động đầu ra cơ bản của tổ chức.
9. Thuê các tổ chức khác thực hiện một dịch vụ

10


nhóm

hoặc sản xuất một sản phẩm theo yêu cầu.

J. Nhà quản trị cấp
10.
Khả năng am hiểu và thành thạo các
chức năng
công việc trong một lĩnh vực cụ thể

Câu trả lời như sau:
1–C
2–D
3-I
4-G
5–A

6–J
7–E
8-B
9–H
10 - F

11