Báo cáo kiến tập tại văn phòng huyện kim bảng, tỉnh hà nam

BÁO CÁO KIẾN TẬP

TÌM HIỂU TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI
ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN KIM BẢNG, TỈNH HÀ NAM.

Hà Nội, năm 2016


LỜI MỞ ĐẦU
Trường Học Viện Hành Chính Quốc Gia trực thuộc Bộ Nội vụ, là nơi
đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cho bộ máy quản lý Nhà nước trên
nhiều lĩnh vực như: Quản lý nhà nước về kinh tế, Thanh tra, Hành Chính văn
phòng,quản lý công….đã và đang khẳng định vai trò của mình trong hệ thống
nền giáo dục nước nhà. Trong đó, ngành Quản lý hành chính nhà nước được
coi là một ngành đào tạo trọng điểm của Trường, nên được Nhà trường không
chỉ tạo điều kiện cho sinh viên bổ trợ kiến thức lý luận chung, mà còn tổ chức
nhiều hoạt động nâng cao hiểu biết, áp dụng kiến thức được học trên giảng
đường vào thực tiễn công việc như đợt kiến tập ngành nghề tháng 9 cho Khóa
KH13 vừa qua.
Có thể nói đây được coi là một nội dung quan trọng trong chương trình
đào tạo của Trường Học Viện Hành Chính Quốc Gia, nhằm đưa lý luận vào
thực tiễn. Từ đó, giúp sinh viên hệ thống hóa kiến thức đã học nhằm nhận
diện và phản ánh thực tiễn nghiệp vụ vào công tác Văn phòng của cơ quan
kiến tập. Không những vậy, bằng việc khảo sát thực tế tình hình tổ chức thực
hiện các nghiệp vụ Văn phòng, sinh viên sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về
ngành học của mình, cũng như có cơ hội tiếp xúc làm quen với môi trường
công sở, tự tin trong giao tiếp hơn và có thêm kỹ năng phối hợp giải quyết
công việc. Nó là tiền đề, cơ sở cho sinh viên để sau khi tốt nghiệp có thể thích
ứng nhanh với công việc đúng chuyên ngành mình dược đào tạo.

Đối với bản thân, đợt kiến tập vừa rồi đã giúp em lĩnh hội được nhiều
kiến thức mới cũng như tư duy mới, mở rộng và phát huy những gì mà mình
đã được học ở nhà trường qua thầy cô, bạn bè; học hỏi được nhiều kinh
nghiệm qua những người đi trước, rèn luyện được đức tính cần thiết cho một
cán bộ Văn phòng trong tương lai; cũng như nhận thức được những điểm
mạnh, điểm yếu của bản thân; từ đó định hướng cho mình phướng hướng
phấn đấu để hoàn thành tốt công việc của mình trong tương lai.
Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình kiến tập của em tại Văn
phòng HĐND -UBND huyện Kim Bảng. Ghi lại và đánh giá một cách khách
quan những gì mà em đã làm được, cũng như chưa làm được. Qua đây cho em
được gửi lời cảm ơn sâu sắc, lời chúc sức khoẻ đến các cán bộ Văn phòng
HĐND –UBND huyện Kim Bảng; đặc biệt là cán bộ hướng dẫn Chu Thị


Sinh, giảng viên hướng dẫn Ths.Hoàng Thị Bích Loan, Phạm Thị Thu Hiền
,Ths. Phan Minh Nguyệt và các thầy cô trong Khoa Quản lý nhà nước về
kinh tế cùng Nhà trường đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ trong
đợt kiến tập vừa qua. Em kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ các
thầy cô giáo và các bạn để bản báo cáo thực tập này của em được hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Kim Bảng, ngày 12 tháng 5 năm 2016
SINH VIÊN THỰC HIỆN


CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CÔNG TÁC
CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN KIM BẢNG
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội
Đồng Nhân Dân và Uỷ Ban Nhân Dân huyện.

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND
huyện.
- Văn phòng HĐND-UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, là bộ máy giúp việc của Thường trực HĐND-UBND huyện có chức
năng, nhiệm vụ cụ thể sau đây:
+ Văn phòng HĐND - UBND tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt
động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của
Chỉ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,
UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động của HĐND - UBND. Điều hòa, phối hợp các hoạt động
chung của cơ quan UBND huyện, các phòng, ban, ngành cấp huyện và UBND
các xã, thị trấn; tham mưu giúp Thường trực HĐND-UBND ,Chủ tịch
HĐND, UBND huyện chỉ đạo, điều hành các hoạt động trên địa bàn huyện.
+ Văn phòng HĐND - UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và
HĐND và Văn phòng UBND tỉnh.
- Văn phòng HĐND - UBND huyện có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
+ Xây dựng chương trình hoạt động của Thường trực HĐND huyện,
chương trình giám sát của các ban HĐND huyện trình HĐND huyện thông
qua.
+ Xây dựng và trình UBND huyện thông qua chương trình công tác
năm; xây dựng chương trình làm việc tuần, tháng, Quý, sáu tháng và cả năm
của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch huyện; theo dõi, đôn
đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng, ban, ngành, UBND xã, thị
trấn theo quy định của pháp luật.
1

+ Bảo đảm việc thu thập, cung cấp, và xử lý thông tin, tổng hợp tình
hình kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh báo cáo Thường trực HĐNDUBND, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện chuẩn bị tốt các báo cáo định
kỳ (báo cáo tháng, Quý, 6 tháng, năm) phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành của Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch UBND huyện theo quy định
của pháp luật. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất (được
giao) cho Văn phòng Huyện ủy, Văn phòng UBND tỉnh.
+ Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn, các
chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND
huyện.
+ Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban và UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND, Chủ tịch UBND
huyện xem xét, quyết định.
+ Tổ chức công bố, truyền đạt các Nghị quyết của HĐND huyện, các
quyết định, chỉ thị của UBND huyện, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ
quan nhà nước cấp trên có liên quan giúp UBND huyện phối hợp với các cơ
quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại
các phòng, ban và UBND xã, thị trấn.
+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐNDUBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác Văn thư Lưu trữ, tin học hóa hành
chính của UBND huyện; quản lý và điều hành hệ thống mạng tin học nội bộ,
vận hành, khai thác các phần mềm dùng chung của Văn phòng UBND tỉnh;
hướng dẫn Văn phòng xã, thị trấn về chuyên môn, nghiệp vụ hành chính, tin
học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định.
+ Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cải
cách thủ tục hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐNDUBND huyện; thực hiện có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật về công tác
tiếp nhận hồ sơ và trả kế quả theo cơ chế “một cửa”.
+ Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động
của Thường trực HĐND-UBND; Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; đảm
bảo các điều kiện hoạt động của Thường trực HĐND - UBND, Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch UBND huyện, Cơ quna UBND huyện luôn thông suốt, hiệu quả.
2

+ Phối hợp với Văn phòng Huyện ủy, các ban của Đảng, UBMTTQ giữ
mối liên hệ, phối hợp công tác giữa Thường trực HĐND-UBND, Chủ tịch
UBND huyện với Huyện ủy, Thường trực cả Tỉnh, TW đóng trên địa bàn
huyện; duy trì tốt mối qun hệ công tác với Văn phòng Đoàn đai viểu Quốc hội
và Văn phòng UBND tỉnh, Sở, ban, ngành cấp tỉnh.
1.2.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
- Văn phòng UBND - HĐND huyện có Chánh Văn phòng; Phó Chánh
Văn phòng và các công chức, nhân viên chuyên môn khác.
- Lãnh đạo Văn phòng gồm có Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh Văn
phòng.
- Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện
bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật theo quy định của pháp luật.
2. Công tác Văn thư Lưu trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
2.1.Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác Văn thư
lưu trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
Tất cả các văn bản đi, văn bản đến đều phải thông qua Văn phòng
HĐND -UBND. Cán bộ Văn thư có trách nhiệm đăng ký văn bản vào sổ công
văn và chuyển vào địa chỉ người có trách nhiệm giải quyết.
Văn phòng chỉ tiếp nhận các văn bản, giấy tờ có nội dung thuộc thẩm
quyền giải quyết của UBND. Các văn bản do cán bộ chuyên môn trình, báo
cáo nên UBND và Chủ tịch; các Phó Chủ tịch, phải được chuyển qua Văn
phòng thẩm định về thể thức, nội dung trước khi trình ký.
Tuy nhiên, trong thời gian khảo sát về Công tác Văn thư của Văn
phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng, em nhận thấy ở cơ quan chưa ban
hành một văn bản Quy định chung nào về Quy chế Công tác Văn thư Lưu trữ
để quy chuẩn hóa việc thực hiện công tác này trong Văn phòng. Điều đó gây
ra nhiều thiếu sót trong việc thực hiện Công tác Văn thư – Lưu trữ còn tồn tại
trong cơ quan.

2.2.Mô hình tổ chức văn thư lưu trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
Công tác Văn thư Lưu trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng được tổ
chức theo mô hình tập trung thống nhất. Mô hình tổ chức như vậy nhằm đảm
bảo thông tin đạt hiệu quả cao. Tất cả các văn bản, giấy tờ và các công đoạn,
3


thao tác đều thực hiện một đầu mối chung là Bộ phận Văn thư, sẽ giảm bớt
được chi phí, nhân lực cho việc giải quyết công việc được thực hiện tốt. Toàn
bộ văn bản đi, văn bản đến của cơ quan đều được tập trung tại Bộ phận Văn
thư để đăng ký vào sổ trước khi chuyển đến các đối tượng có liên quan. Cán
bộ Văn thư có trách nhiệm xem xét, phân loại và chuyển giao văn bản một
cách hợp lí theo quy định của pháp luật.
Công tác Văn thư đặt dưới sự chỉ đạo của Văn phòng với mục đích
nâng cao hiệu quả trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực
tế của HĐND-UBND huyện, là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương.
2.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
2.3.1.Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của HĐNDUBND huyện Kim Bảng.
Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng có thẩm quyền ban hành
những loại văn bản sau: Quyết định, Chỉ thị ,Nghị quyết,Tờ Trình, Công văn,
Thông báo,Báo cáo, Kế hoạch, Chương trình, Phương án, Biên bản , Giấy
mời , Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận.
2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của HĐND-UBND huyện
Kim Bảng.
- Nhìn chung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của HĐND-UBND
huyện Kim Bảng thực hiện theo đúng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP ngày 16/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Nội dung văn bản được trình bày bằng phông chữ in thường, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng. Khoảng cách giữa các đoạn từ 3 đến 6 point, giữa
các dòng chọn từ 15 đến 22 khi xuống dòng, đầu dòng lùi 01 tab

- Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần
bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất
định theo quy định tại Nghị định số: 110/2004/NĐ - CP ngày 08/4/2004 của
chính phủ về công tác Văn thư và Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 16/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
4


2.3.3.Công tác soạn thảo văn bản quản lý của HĐND-UBND huyện Kim
Bảng.
Công tác soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện Kim Bảng thực
hiện tương đối tốt so với quy định hiện hành, các quy trình được thực hiện
một cách logic, có hệ thống. Cán bộ soạn thảo là người được Lãnh đạo giao
việc nên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và chuyên môn của mình. Nội
dung của văn bản được đảm bảo đầy đủ, có tính pháp lý, và tính thực thi cao.
2.4.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
Qua quá trình khảo sát quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến – đi
của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng, em nhận thấy công tác này
đã được thực hiện đầy đủ, đúng trình tự, thủ tục theo quy định của Nhà nước
và theo chức năng, nhiệm vụ của từng Bộ phận; đảm bảo tính pháp lý của văn
bản cả về hình thức lẫn nội dung. Các văn bản đi đều được vào Sổ quản lý
văn bản đi (trong đó, có Sổ Văn bản đi là Công văn (bao gồm Tờ trình) và Sổ
Văn bản đi là Quyết định (bao gồm một số loại Văn bản khác như Báo Cáo,
Thông báo, Kế hoạch …) được cán bộ Văn thư ghi số, ngày tháng văn bản,
làm các thủ tục cần thiết khác, và đóng dấu đúng quy định của Nhà nước
trước khi phát hành văn bản. Các văn bản đến cũng được vào Sổ quản lý văn
bản đến (trong đó, Sổ Văn bản đến được lập thành 2 quyển như Sổ Văn bản
đi) và được cán bộ Văn thư đóng dấu đến ghi số, ngày tháng đến, xin ý kiến
chỉ đạo của cấp trên trước khi nhân bản và chuyển giao văn bản đến các

phòng ban liên quan. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến của
Văn phòng UBND – HĐND huyện Kim Bảng, cụ thể như sau:
2.4.1.Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.
UBND huyện Kim Bảng không lập Phiếu giải quyết văn bản đến. Các
văn bản đến sau khi được vào sổ Quản lý Văn bản đến, sẽ được cán bộ Văn
thư gửi đến Chủ tịch/Phó Chủ tịch xin ý kiến chỉ đạo chuyển giao. Chủ
tịch/Phó Chủ tịch UBND huyện Kim Bảng sẽ viết tên đơn vị được chuyển
giao Văn bản đến vào lề trái, dưới dấu Văn bản đến. Sau đó, cán bộ Văn thư
chuyển cho cán bộ phụ trách Bộ phận Trang thiết bị Văn phòng photocopy
văn bản, rồi chuyển giao đến các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm giải
quyết văn bản đó.
2.4.2.Công tác lập hồ sơ hiện hành của cơ quan.
5


Qua quá trình khảo sát thực tiễn tại Văn phòng HĐND-UBND huyện
Kim Bảng, em nhận thấy Công tác Văn thư, Văn phòng ở đây chưa thực hiện
đầy đủ và đúng quy định của Nhà nước theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
về công tác Văn thư. Các loại Sổ quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu vẫn còn thiếu
nhiều, cụ thể như:
- Không lập hồ sơ nguyên tắc;
- Không lập Sổ chuyển giao văn bản đến;
- Không lập Sổ gửi văn bản đi Bưu điện;
- Không lập Danh mục hồ sơ;
- Không lập Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến;
Từ đó cho thấy, Công tác Văn thư ở HĐND –UBND huyện Kim Bảng
còn nhiều thiếu sót, chưa thực hiện đầy đủ quy định của pháp luật, dễ gây ra
sự thất lạc, mất kiểm soát hệ thống các tài liệu và các nhiệm vụ, công việc
trong cơ quan.
2.5.Tổ chức Lưu trữ của cơ quan.

Qua khảo sát Bộ phận Lưu trữ của UBND huyện Kim Bảng, em nhận
thấy ở đây chưa ban hành văn bản nào quy định về Công tác Lưu trữ. Do vậy,
công tác Lưu trữ của cơ quan còn nhiều thiếu sót.
Bộ phận Lưu trữ có 01 cán bộ, thực hiện nhiệm vụ đúng chuyên ngành
được đào tạo. Bộ phận này được đặt trên tầng 3 của tòa nhà 3 tầng cụm Văn
phòng, và các phòng của Lãnh đạo UBND huyện.
Về diện tích kho Lưu trữ là 20m2, có đầy đủ các đồ dùng như: tủ - kệ giá tài liệu, kẹp hồ sơ,…và bàn ghế cho cán bộ Lưu trữ. Tuy nhiên, kho Lưu
trữ của UBND huyện chỉ sử dụng 10m2 cho việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Hồ
sơ, tài liệu nộp lưu còn ít, và chưa được phân loại tài liệu có thời hạn và vĩnh
viễn.
Hiện tại, công tác Lưu trữ của Văn phòng UBND – HĐND còn sơ sài,
các phòng ban khác chưa quan tâm đến việc phân loại, lập Danh mục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; nên số lượng tài liệu thuộc sự quản lý
của cán bộ Lưu trữ khá ít, và ít có giá trị sử dụng tham khảo. Điều này còn
phụ thuộc phần lớn vào việc Lãnh đạo Văn phòng chưa ban hành Quy chế
quy chuẩn hóa công tác Văn thư Lưu trữ cho cơ quan.
6


Đó là những bất cập lớn trong công tác Văn thư Lưu trữ của Văn phòng
HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị Văn phòng trong Hội Đồng
Nhân Dân và Uỷ Ban Nhân Dân huyện Kim Bảng.
Ngày nay, cùng với công cuộc đổi mới đất nước theo hướng Công
nghiệp hóa – hiện đại hóa, rất nhiều tổ chức, cơ quan Nhà nước đã và đang
thay đổi, xây dựng và tổ chức mô hình Văn phòng của cơ quan mình theo
hình mẫu hiện đại. Hầu hết, các phòng, ban trong cơ quan đều được trang bị
đầy đủ các thiết bị, đặc biệt các loại máy thông thường như: máy vi tính, máy
in, máy scan, điện thoại...Trong đó, các máy vi tính trong cơ quan được kết
nối Internet, mạng LAN đi vào hoạt động góp phần cập nhật thông tin và giải

quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tùy vào chức năng, nhiệm vụ cá biệt của các phòng ban thuộc UBND
huyện Kim Bảng, mà lãnh đạo cơ quan đã bố trí, sắp xếp, trang bị các trang
thiết bị phù hợp cho từng Bộ phận riêng biệt.
Ngoài những trang thiết bị phổ biến kể trên, Văn phòng còn được trang
bị các thiết bị khác như: Máy photocopy, máy fax, máy scan, tủ đựng tài
liệu… Tất cả nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, cũng như giao
dịch của cơ quan. Qua đó, cán bộ văn phòng không những tiết kiệm được thời
gian và công sức trong quá trình thực hiện công việc, mà nó cón giúp cho việc
quản lý, tra tìm thông tin một cách nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời
và chính xác cho Lãnh đạo cơ quan.
Ngoài ra, Văn phòng HĐND-UBND huyện còn có Bộ phận trang thiết
bị riêng với 03 máy photocopy để đáp ứng nhu cầu công việc từ các phòng,
ban khác trực thuộc UBND huyện Kim Bảng.
Tuy nhiên, để các trang thiết bị văn phòng (TTBVP) hoạt động có hiệu
quả nhất đòi hỏi lãnh đạo Văn phòng cần bố trí, sắp xếp chúng sao cho vừa
hợp lý, vừa khoa học mà lại tiết kiệm kinh phí đầu tư, cũng là để thuận tiện
nhất cho việc khai thác, sử dụng tối đa công dụng của các TTBVP đó. Sau
đây là sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các TTBVP của một số Bộ phận thuộc Văn
phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
3.1.Bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn
phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
7


3.1.1.Bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc .
Nhìn chung, việc bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong các Bộ phận
thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng như vậy là khá hợp lý, phù
hợp với chức năng, nhiệm vụ, công việc của từng Bộ phận. Việc bố trí Bộ
phận trang thiết bị văn phòng riêng biệt có 03 máy photocopy gần Bộ phận

Văn thư là hợp lý. Vì khối lượng văn bản đi – đến của cơ quan trong một
ngày là khá nhiều, nên cần một Bộ phận chuyên làm công tác nhân bản tài
liệu giúp cán bộ Văn thư giảm thiểu khối lượng công việc. Đồng thời, việc bố
trí như vậy sẽ giúp công việc trong Văn phòng nói riêng, và UBND – HĐND
huyện nói chung có tính chuyên môn hóa cao hơn.
3.1.2.Các phần mềm được sử dụng trong Văn phòng của HĐND-UBND
huyện Kim Bảng
Qua tìm hiểu việc áp dụng các phần mềm quản lý được sử dụng trong
Văn phòng HĐND-UBND đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến – đi,
nhận email nội bộ. Tuy nhiên, phần mềm này chưa được khai thác sử dụng
triệt để các chức năng; các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan chỉ
dùng để nhận email đến. Cán bộ Văn thư vẫn sử dụng phương pháp thủ công
để quản lý văn bản đi – đến, bằng việc ghi sổ - số, ngày tháng văn bản,…
Lãnh đạo cơ quan chưa đăng ký chữ ký số. Điều này gây lãng phí nguồn tài
nguyên sẵn có của cơ quan. Do cơ quan chưa phổ biến rộng rãi tất cả chức
năng của phần mềm, cũng như các cán bộ Văn phòng có kiến thức hạn chế về
công nghệ thông tin.
Ngoài ra, cơ quan chưa sử dụng phần mềm nào về quản ý nhân sự, quản
lý tài sản, tài chính…
Tất cả công tác nghiệp vụ nói trên đều sử dụng phương pháp thủ công,
nên công việc của mỗi cá nhân khá nhiều, hồ sơ, sổ sách cũng nhiều, vì chưa
có phần mềm hỗ trợ quản lý. Điều này cũng gây bất lợi cho việc quản lý,
kiểm tra thường xuyên của lãnh đạo cơ quan, cũng như chưa đáp ứng được
yêu cầu của thời đại là Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa, tối giản hóa văn bản
giấy, nâng cao hiệu quả cải cách hành chính trong quản lý Nhà nước.
Nếu các phần mềm quản lý được áp dụng trong Văn phòng sẽ đơn giản
hóa một khối lượng lớn công việc, giải quyết kịp thời yêu cầu của xã hội, tiết
8

kiệm thời gian, nhân lực cho cơ quan. Từ đó, nâng cao chất lượng làm việc,
cũng như hiệu quả quản lý của lãnh đạo cơ quan.
Phần 3
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
1.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Văn
phòng của cơ quan
Qua một tháng khảo sát và tìm hiểu về công tác hành chính Văn phòng
của HĐND-UBND huyện Kim Bảng , em xin đưa ra những nhận xét, đánh
giá chung như sau:
1.1.Ưu điểm:
Trong quá trình kiến tập tại cơ quan, tuy thời gian thực tập không dài
nhưng bản thân em nhận thấy các Bộ phận thuộc Văn phòng HĐND-UBND
đã rất cố gắng hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận mình.
- Làm việc tại Bộ phận Văn thư là 01 cán bộ Văn thư với những công việc
như quản lý văn bản đến – văn bản đi, lưu văn bản, chuyển giao văn bản tới
các phòng ban và qua bưu điện. Cán bộ Văn thư được đào tạo nghiệp vụ, có
trình độ chuyên môn giải quyết những công việc thông thường và được trang
bị đầy đủ các dụng cụ làm việc đáp ứng nhu cầu công việc.
Các phòng làm việc thuộc sự quản lý của Văn phòng HĐND-UBND
huyện được bố trí cạnh nhau, thuận tiện cho việc phối hợp, giải quyết công
việc. Các phòng ban đều được bố trí các trang thiết bị Văn phòng phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ của từng Bộ phận.
- Các máy tính trong cơ quan đã được cài đặt phần mềm nhận eemail riêng;
nên các cán bộ, viên chức của cơ quan có thể kịp thời cập nhật các văn bản
chỉ đạo của cơ quan cấp trên.
1.2.Nhược điểm.
- Khối lượng công việc nhiều, nhiều khi 01 cán bộ Văn thư không đáp
ứng hết khối lượng công việc lớn của cơ quan kịp tiến độ. Vì thế, tất cả công
việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận này đều chỉ có 01 cán bộ thực
hiện, kể cả việc đang trong giải quyết công việc tại cơ quan, cán bộ đó cũng

phải dừng lại để qua Bưu điện gửi các văn bản đi. Điều này làm gián đoạn,
9


đình trệ công việc khi các cán bộ ở các đơn vị khác đến làm thủ tục ban hành
văn bản thì phải đợi. Theo thống kê trong những năm trở lại đây Bộ phận Văn
thư tiếp nhận rất nhiều văn bản nên trong quá trình làm việc thường xảy ra
tình trạng công việc bị quá tải dẫn đến hiệu quả giải quyết công việc chưa
cao.
- Cán bộ Văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng
(hiện tại) đã có thâm niên 05 năm công tác tại Chi cục Văn thư Lưu trữ thuộc
Sở Nội vụ thành phố Hà Nội, mới chuyển công tác về UBND huyện (03
tháng), tuy đã nắm rõ những thiếu sót trong công tác Văn thư Lưu trữ của cơ
quan, nhưng chưa thể đề xuất giải pháp khắc phục những hạn chế còn tồn tại
trong công tác này; cũng vì khối lượng công việc quá nhiều, mà cán bộ Văn
thư đó đã quen với lề lối làm việc cũ của cơ quan. Thêm vào nữa, lãnh đạo
Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng cũng chưa áp dụng hay ban hành
một văn bản Quy định về Quy chế Công tác Văn thư Lưu trữ, nên công tác
này chưa được quy chuẩn theo quy định của Nhà nước. Đây là một nhược
điểm lớn trong công tác quản lý, lãnh đạo của Văn phòng HĐND-UBND
huyện Kim Bảng.
- Như đã nói ở trên thì các máy tính trong UBND huyện Kim Bảng nói
chung, Văn phòng HĐND-UBND nói riêng đã được cài đặt phần mềm điện
tử, tuy nhiên phần mềm này chưa được khai thác triệt để các chức năng khác
ngoài nhận email của cơ quan cấp trên. Điều này gây lãng phí chức năng của
phần mềm, khi mà nó có nhiều tác dụng hơn là việc chỉ nhận eemail như vậy.
- Mặc dù việc bố trí Bộ phận Văn thư tại cửa ra vào của cơ quan là
thuận lợi cho việc trao đổi với các đối tượng trong và ngoài cơ quan nhưng
mặt khác nó cũng gây mất tập trung cho cán bộ Văn thư trong việc giải quyết
công việc.

- Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của Văn
phòng được trang bị khá đầy đủ; tuy nhiên có một số trang thiết bị của một số
phòng ban bị hỏng chưa được sửa chữa kịp thời, như: Bộ phận làm mát của
cổng phân mạng tại Bộ phận Quản trị mạng, 01 máy in của Bộ phận Văn thư,
02 máy photocopy của Bộ phận Trang thiết bị Văn phòng. Điều này cũng gây
lãng phí nguồn tài nguyên của cơ quan, không những vậy nó còn ảnh hưởng
đến năng suất, hiệu quả của công việc.
10


- Thêm vào nữa, cơ quan chưa sử dụng phần mềm quản lý văn bản nào
vào công tác Văn thư – Lưu trữ. Tất cả các văn bản, hồ sơ tài liệu của cơ quan
đều thực hiện theo quy cách quản lý thủ công, truyền thống; nên tài liệu Lưu
trữ bằng giấy nhiều, cần nhiều không gian và thời gian để sắp xếp, Lưu trữ
gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu khỏi những tác nhân gây hại từ môi
trường bên ngoài.
- Các đồ dùng Văn phòng trong phòng làm việc của các Bộ phận chưa
được bố trí, sắp xếp khoa học. Nhiều đồ dùng bị hỏng hoặc không dùng đến
vẫn chưa được bỏ đi, tạo môi trường làm việc chưa gọn gàng, khoa học.
- Kinh phí phục vụ cho công tác Văn phòng còn hạn hẹp nên nhiều khi
ảnh hưởng đến quá trình giải quyết công việc, giảm hiệu quả công việc. Việc
cử cán bộ làm công tác Văn phòng đi học tập, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức
còn ít do công việc phải xử lý nhiều.
2. Đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .
- Để khắc phục những hạn chế nêu trên em xin đưa ra một vài đề xuất để
giúp cho Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng có thể thực hiện đúng
chức năng, nhiệm vụ của mình cần chú trọng đến việc đổi mới, nâng cao và
cải thiện cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng, bao gồm: Trang thiết bị kỹ
thuật, nguồn nhân sự và các nghiệp vụ hành chính.UBND huyện Kim Bảng
cần đầu tư mua sắm đầy đủ các trang thiết bị.

- Văn phòng phẩm cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đặc biệt là Bộ
phận Văn thư Lưu trữ như: máy hủy tài liệu, thiết bị chống ẩm mốc.... Đẩy
mạnh việc ứng dụng tin học hoá trong công tác Văn thư Lưu trữ. Văn phòng
cần ứng dụng các phần mền quản lý văn bản vào công tác Văn thư Lưu trữ, để
làm tốt công tác kiểm tra, quản lý văn bản và tra tìm tài liệu. Đồng thời phải
hoàn chỉnh hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn phòng, đối với
những thiết bị Văn phòng đã cũ hoặc thường xuyên có trục trặc, Văn phòng
HĐND-UBND huyện Kim Bảng nên tiến hành kịp thời bảo dưỡng, sửa chữa
hoặc thay mới. Đồng thời, tăng cường hướng dẫn cán bộ cách sử dụng các
trang thiết bị hiện đại.
- Cần nâng cao hơn nữa nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng
của công tác Hành chính Văn phòng đối với ban Lãnh đạo, các cán bộ công
chức trong cơ quan.
11


- Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng nên tuyển dụng và bố trí
thêm cán bộ vào những vị trí còn thiếu nhằm sớm khắc phục tình trạng làm
việc quá tải đối với một số cán bộ Văn phòng. Cần tạo điều kiện để những cán
bộ đang làm trái nghề được bố trí vào đúng vị trí mà họ được đào tạo. Bên
cạnh đó, trong các kì thi tuyển công chức phải được tiến hành một cách công
khai và bình đẳng, thực hiện chế độ hợp đồng có thời hạn thay vì chế độ biên
chế để thu hút người có năng lực, đồng thời nâng cao chất lượng công tác của
đội ngũ cán bộ. Lãnh đạo cơ quan cần có biện pháp đào tạo có hiệu quả việc
sử dụng phần mềm quản lý văn bản cho các cán bộ trong UBND huyện mình
để đơn giản hóa, tối giản hóa công tác Văn phòng; cũng như hạn chế việc
quản lý quá nhiều văn bản giấy; dần dần tiến tới Văn phòng hiện đại, Văn
phòng không giấy; kịp thời bắt nhịp với bước phát triển của xã hội.
- Ngoài ra, việc chú ý hơn nữa đến công tác trẻ hoá cán bộ bằng cách tuyển
dụng, đào tạo, phát triển lớp cán bộ kế cận thay thế lớp cán bộ sắp về hưu,

tránh tình trạng bỏ trống vị trí công việc trong một thời gian dài mà không có
người đảm nhận sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn cơ quan.
Thường xuyên cử cán bộ Văn phòng đi học thêm để nâng cao trình độ, kiến
thức chuyên môn nghiệp vụ, cũng như tin học ứng dụng cho đội ngũ cán bộ
làm công tác Văn phòng cho phù hợp với tình hình thay đổi của xã hội.
- Lãnh đạo Văn phòng cần kịp thời ban hành những quy định cụ thể về
chức năng, nhiệm vụ của từng Bộ phận trực thuộc Văn phòng nhằm tạo ra sự
phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các Bộ phận nhằm hạn chế tối thiểu tình
trạng chồng chéo trong giải quyết công việc. Đồng thời việc tham mưu cho
Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện Kim Bảng ban hành một số văn bản
chỉ đạo về công tác Văn thư Lưu trữ là rất cần thiết.
- Đối với công tác Văn thư thì cần phải thực hiện chặt chẽ hơn nữa về quy
trình nghiệp vụ để giải quyết công việc kịp thời. Xây dựng tiến tới hoàn thiện,
chuẩn hóa về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, có sự phân công công
việc một cách khoa học, hợp lý, không để xảy ra tình trạng chồng chéo công
việc. Tăng cường công tác triển khai thực hiện Thông tư 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/20011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, làm sao cho mỗi văn bản của HĐND-UBND huyện Kim Bảng ban
hành ra đều đúng thẩm quyền, thể thức, đảm bảo tính thẩm mỹ và chính xác.
12


- Bên cạnh đó, cần đặc biệt quan tâm tới công tác lập hồ sơ hiện hành, tạo
thuận lợi cho việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đảm bảo tài liệu
không bị phân tán, hư hỏng, thất lạc. Văn bản được ban hành ra không chỉ để
giải quyết công việc hiện hành mà còn được đưa vào bảo quản để phục vụ cho
việc khai thác sau này. Vì vậy cần đặc biệt quan tâm đến công tác Lưu trữ,
đầu tư hơn nữa cho diện tích kho Lưu trữ, các phương tiện bảo quản tài liệu…
Văn thư cần quản lý và bảo quản con dấu cẩn thận hơn nữa, không để mọi
người tự ý đóng dấu, phải khóa tủ đựng dấu cẩn thận khi ra ngoài tránh tình

trạng lợi dụng làm việc riêng. Văn thư cần quan tâm hơn nữa tới việc sử dụng
mực dấu, đảm bảo đóng dấu đẹp và có tính thẩm mỹ. Ngoài ra còn phải chú ý
tới công tác giữ gìn, bảo quản con dấu, thường xuyên chùi rửa để kéo dài tuổi
thọ cho con dấu.
- Quy trình nghiệp vụ của cơ quan phải thực hiện đúng theo quy trình tiêu
chuẩn ISO 9001:2000. Đảm bảo các quy trình nghiệp vụ được thực hiện
nghiêm túc đúng như quy định.Lãnh đạo cơ quan UBND huyện Kim Bảng
nên xem xét và đưa ra kế hoạch về khóa bồi dưỡng cho toàn thể cán bộ trong
UBND huyện mình áp dụng tiêu chuẩn này vào công tác cải cách hành chính
trong khu vực phát huy những ưu điểm của ISO 9001:2000, và đẩy nhanh quá
trình cải cách hành chính trong đơn vị mình.
- Đồng thời, đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực hiện
công tác hành chính Văn phòng của HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
Thường xuyên có các biện pháp động viên khuyến khích kịp thời, để tạo nên
động lực và tinh thần thi đua làm việc có hiệu quả lập thành tích của đội ngũ
cán bộ, công chức trong Văn phòng.
- Lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm hơn với việc sắp xếp, bố trí phòng
làm việc, các trang thiết bị và đồ dùng văn phòng sao cho có khoa học. Đồng
thời, nên xem xét việc bố trí thêm các chậu cây xanh trong các phòng ban,
hướng đến Văn phòng xanh – Văn phòng hiện đại tạo môi trường làm việc
trong lành, khoa học để các cán bộ, viên chức trong cơ quan phát huy có hiệu
quả năng suất làm việc của mình, đáp ứng được yêu cầu đổi mới Công nghiệp
hóa - hiện đại hóa hiện nay.
LỜI KẾT
13


Trên đây là góc nhìn của em về công tác Văn phòng HĐND-UBND
huyện Kim Bảng qua hai tuần kiến tập khảo sát tại cơ quan; và một số ý kiến,
đề xuất của bản thân mà em đã vận dụng những kiến thức đã học được ở

trường vào việc Khảo sát thực tế đó. Em hi vọng những đề xuất này sẽ được
Lãnh đạo UBND huyện và Lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim
Bảng quan tâm, xem xét và tạo điều kiện để nó có thể trở thành hiện thực giúp
công tác Văn phòng ngày một hoàn thiện hơn nhằm đáp ứng nhu cầu ngày
càng cao của xã hội; và cũng là để Văn phòng cơ quan thực sự trở thành một
“mắc xích” quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, phát huy tiềm
năng quản lý hành chính của HĐND – UBND huyện Kim Bảng.
Do kiến thức còn hạn hẹp, nên bài báo cáo của em không tránh khỏi
những sai sót nhất định, em kính mong nhận được sự đóng góp từ Quý thầy,
cô và các cán bộ trong cơ quan để bài làm của em được hoàn thiện hơn, làm
cơ sở cho lần thực tập sau này.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Quý thầy, cô khoa Quản lý
Nhà nước về kinh tế tại trường Học viện Hành chính quốc gia và toàn thể cán
bộ trong Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng đã nhiệt tình hướng dẫn
em trong thời gian qua./.

MỤC LỤC:
Phần 1.
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CÔNG TÁC
CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN KIM BẢNG
1.Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
2.Công tác Văn thư Lưu trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
2.1.Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác Văn thư lưu
trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng.
2.2.Mô hình tổ chức Văn thư lưu trữ của HĐND-UBND huyện Kim Bảng
14

2.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
2.4.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản.
2.5. Tổ chức Lưu trữ của cơ quan.
3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị Văn phòng trong Hội Đồng
Nhân Dân và Uỷ Ban Nhân Dân huyện Kim Bảng.
Phần 2.
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
1.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Văn
phòng của cơ quan.
2.Đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.

15