Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

TÓM LƯỢC
Trong nền kinh tế hiện nay, các công ty đều có xu hướng không chỉ tập trung cung
cấp sản phẩm, phát triển công ty theo cách hướng ngoại mà còn rất chú trọng vào việc
phát triển nội bộ công ty, phát triển cơ cấu tổ chức cũng như cải thiện lại phong cách
phân quyền của nhà quản trị nhằm phù hợp với công ty và nhân viên công ty.
Thực tế cho thấy có rất nhiều các phương án phát triển kinh doanh, phát triển thị
trường song để công ty phát triển một cách bền vững thì không chỉ có chú trọng về vấn
đề đó mà công ty còn phải có các phương án nhằm phát triển nội bộ, cơ cấu tổ chức
cũng như phân quyền của công ty, có như thế công ty mới có thể tồn tại lâu dài và đi
đúng hướng nhà quản trị đã đề ra.
Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD đã nhận thức được tầm quan trọng của việc
hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty trong hoàn cảnh kinh tế hiện nay.
Tuy nhiên kết quả đạt được lại chưa hiệu quả như mục tiêu đã đề ra. Trong quá trình
thực tập tại công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD, cùng với một số điều tra sơ bộ về
tình hình thực hiện phát triển các bước hoàn thiện, em nhận thấy công ty còn gặp phải
một số khó khăn trong quá trình thực hiện. Do đó em lựa chọn nghiên cứu đề tài:
“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH vận chuyển quốc tế
HD” để nghiên cứu trong khóa luận tốt nghiệp của mình.
Khóa luận gồm có 3 chương chính:
Chương 1: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp.
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền
của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD.
Chương 3: Đề xuất và kiến nghị để giải quyết về công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức và
phân quyền của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD.
Khóa luận tập trung đi sâu phân tích, đánh giá những hoạt động nhằm hoàn thiện cơ
cấu tổ chức cũng như phân quyền của công ty trong thời gian qua, qua đó thấy được
những thành công, hạn chế, những hoạt động mà công ty làm được và chưa làm được.
Từ đó đưa ra một số kiến nghị về để công ty có thể hoàn thiện được trong thời gian tới.
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành Báo cáo thực tập tổng hợp này, cùng với sự nỗ lực và cố gắng phấn đấu
của bản thân trong quá trình học tập thì đã có sự giúp đỡ rất nhiều của Nhà trường, của

các thầy, các cô, cùng ban lãnh đạo cũng như cán bộ, nhân viên của công ty TNHH
vận chuyển quốc tế HD.
Trước hết em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô
Khoa Quản trị doanh nghiệp, các thầy cô giáo thuộc bộ môn Nguyên lý quản trị cùng
toàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại học Thương Mại đã tận tình giảng dạy và
tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thời gian học tập tại trường.
Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến ThS. Trịnh Đức Duy đã trực tiếp hướng
dẫn, giúp đỡ tận tình cho em trong suốt thời gian em thực hiện báo cáo thực tập tổng
hợp này.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Giám đốc cùng toàn thể nhân viên, các
phòng ban của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD đã cung cấp đầy đủ thông tin và
tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian em thực tập tại Công ty để em có thể
nắm bắt được những kiến thức thực tế và hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 04 năm 2016.
Sinh viên thực hiện
Mai Phạm Cao


Họ và tên : Mai Phạm Cao

Lớp : 48K5
Mã sinh viên : 12D240243

ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT

LỜI CẢM ƠN
Họ và tên : Mai Phạm Cao

DANH MỤC BẢNG BIỀU
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý thường được sử dụng ở các doanh nghiệp
hoạt động ở nhiều khu vực thị trường khác nhau. Mô hình của cơ cấu này như
sau:
1.3.1.3 Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp
1.3.1.4 Quy mô của doanh nghiệp
1.3.1.5 Công nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
1.3.1.6 Con người và trang thiết bị quản trị
1.3.2.1 Giá trị của quyết định
2.1.1. Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp.
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
2.1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty.
2.1.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
2.1.1.4 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp
2.1.2 Tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp
2.1.2.1 Số lượng, chất lượng của doanh nghiệp


2.1.2.2 Cơ cấu lao động của doanh nghiệp
2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Bảng 2.4: Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của Công ty TNHH vận
chuyển quốc tế HD
(Đơn vị: nghìn đồng)
Bảng 2.5: Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của Công ty TNHH vận
chuyển quốc tế HD
Bảng 2.6: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH vận chuyển quốc
tế HD
2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty.

2.2.1 Kết quả phân tích qua dữ liệu sơ cấp
2.2.1.1 Đánh giá về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH vận chuyển quốc tế
HD qua phiếu điều tra trắc nghiệm
2.2.1.2 Đánh giá tình hình phân quyền của công ty TNHH vận chuyển quốc tế
HD
2.3 Các kết luận cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty.
2.3.1 Những ưu điểm.
2.3.2 Những nhược điểm
2.3.3 Những nguyên nhân
2.3.3.1 Những nguyên nhân của sự thành công
2.3.3.2 Những nguyên nhân của sự tồn tại
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC HOÀN THIỆN CƠ
CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN
QUỐC TẾ HD
3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty
3.1.1 Mục tiêu của công ty
3.1.2 Phương hướng phát triển của công ty


3.2 Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty
3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty
3.3.2 Hoàn thiện công tác phân quyền tại công ty
3.3.3 Nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên
3.3.3.1 Đối với ban lãnh đạo
3.3.3.2 Đối với nhà quản trị cấp trung và cấp cơ sở
3.3.3.3 Đối với cán bộ lao động
3.3.4 Cải thiện điều kiện làm việc của cán bộ quản lý
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỀU

STT
1
2
3
4
5
6

Bảng
Bảng 2.1: Trình độ cán bộ nhân viên của Công ty
Bảng 2.2: Chất lượng lao động của Công ty
Bảng 2.3: Bảng cơ cấu nhân viên trong các bộ phận của công ty
Bảng 2.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 2.5: Số lượng lao động của phòng ban
Bảng 2.6: Cơ cấu lao động của doanh nghiệp

Trang
25
26
27
27
28
29

DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ
STT

Sơ đồ, hình vẽ
1.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH vận chuyển

Trang
24

2.

quốc tế HD
Sơ đồ 3.1: Sơ đố cơ cáu tổ chức mới của công ty TNHH vận chuyển

42

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

quốc tế HD
Hình 1.1: Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến
Hình 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng
Hình 1.3: Mô hình tổ chức theo sản phẩm
Hình 1.4: Mô hình tổ chức sản phẩm theo địa lý
Hình 1.5: Mô hình tổ chức theo khách hàng
Hình 1.6: Mô hình cơ cấu tổ chức theo ma trận
Hình 1.7: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp

9
10
11
12
13
14
15


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
TỪ VIẾT TẮT
1
TNHH
2
LĐ
4
5
6
9
10
11
13
16

ĐH
SĐH
CĐ
PGS.TS

GS.TS
TS
VNĐ
NQT

VIẾT ĐẦY ĐỦ
Thương mại và dịch vụ
Lao động
Đại học
Sau đại học
Cao đẳng
Phó giáo sư, tiến sĩ
Giáo sư, tiến sĩ
Tiến sĩ
Việt Nam đồng
Nhà quản trị


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Ngày nay cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế thế giới, nền kinh tế Việt Nam
cũng đang từng bước đi lên. Trong điều kiện nền kinh tế nhiều thành phần vận hành
theo kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước định hướng xã hội chủ nghĩa. Nhà
nước giao quyền được tự hoạch toán để phát huy tính minh bạch cho các doanh
nghiệp, các tổ chức xã hội. Bên cạnh đó, Việt Nam đã chính thức là thành viên của tổ
chức thương mại quốc tế WTO. Cơ hội thị trường quốc tế sẽ ngày càng rộng mở cho
các doanh nghiệp cùng với tiến trình Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế. Bên cạnh
những cơ hội thì cũng không ít những thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp phải phấn
đấu vượt qua để tồn tại và phát triển. Vấn đề lớn đặt ra là các doanh nghiệp Việt Nam
phải biết làm thế nào vượt qua thách thức, tận dụng những cơ hội mà tiến trình hội

nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam mang lại.
Vì vậy vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao xây dựng cho mình cơ cấu tổ
chức và phân quyền gọn nhẹ và hiệu quả. Bởi lẽ khi có một cơ cấu tổ chức quản lý
hợp lý, phân quyền đúng đắn thì mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, giúp cho
việc ra quyết định chính xác và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyệt định và phối
hợp hoạt động nhằm đạt được mục đích chung đề ra. Tuy nhiên, thực tế cho thấy các
doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa chú trọng nhiều đến công tác hoàn thiện một cơ cấu
tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp, do đó hoạt động của doanh nghiệp không
hiệu quả và bỏ lỡ nhiều cơ hội. Do đó, việc nâng cao hiệu quả cũng như hoàn thiện cơ
cấu tổ chức và phân quyền gọn nhẹ, hợp lý là một vấn đề cấp thiết và quan trọng đặt ra
đối với các doanh nghiệp Việt Nam.
Trong những năm vừa qua, công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD đã không ngừng
phấn đấu và phát triển, góp phần vào sự nghiệp phát triển đất nước. Công ty đã có sự
thay đổi nhiều trong cơ cấu tổ chức và phân quyền để mang lại hiệu quả hoạt động của
công ty hiệu quả hơn. Tuy nhiên, bộ máy quản trị vẫn còn nhiều bất cập và hạn chế,
chưa mang tính khoa học và tính chiến lược lâu dài. Trong thời gian thực tập tại công
ty, em nhận thấy cơ cấu phòng ban, bộ phận còn chưa hợp lý, phân công nhiệm vụ
chưa rõ ràng, việc gắn kết các phòng ban, bộ phận còn ở một chừng mực nào đó gây
ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Với việc chưa hợp lý của cơ cấu tổ chức và hoạt
động phân quyền đã hạn chế năng lực và khả năng của cán bộ nhân viên trong công ty,

1


cản trở sự linh hoạt và nhạy bén của công ty. Để đáp ứng với những mục tiêu và
nhiệm vụ trong thời kỳ mới thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công
ty TNHH vận chuyển quốc tế HD là rất cần thiết. Do đó em quyết định lựa chọn đề tài
khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH vận
chuyển quốc tế HD” làm khóa luận tốt nghiệp của mình.
2.

Tổng quan tình hình nghiên cứu
Đề tài 1: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH Đầu tư

Xây dựng và Thương mại Cường Giang” Tạ Thị Chinh, lớp 41A1, khoa Quản trị
doang nghiệp, trường Đại học Thương Mại. Luận văn đưa ra hệ thống lý luận khá đầy
đủ. Tuy nhiên phần thực trạng tại Công ty còn một vài điểm chưa hợp lý. Khi phân
tích ảnh hưởng của các nhân tố tới cơ cấu tổ chức và phân quyền còn mang nặng lý
thuyết hơn là thực tế. Các tiêu chuẩn về đánh giá về cơ cấu tổ chức và phân quyền khi
tổng hợp lại còn thiếu dẫn chứng cụ thể và các mức độ đánh giá chưa phù hợp.
Đề tài 2: “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của công ty cổ phần công nghệ và
thương mại Phú Sỹ Việt Nam.” Trần Thu Thủy, lớp K5HQ1C, khoa Quản trị doanh
nghiệp, trường Đại học Thương Mại. Luận văn nêu lên một số lý luận cơ bản về tổ
chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp; các phương pháp nghiên cứu; thực trạng về
cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị tại công ty cổ phần công nghệ và thương mại Phú Sỹ
Việt Nam; Tuy nhiên lại chỉ tập trung vào cơ cấu tổ chức mà các đề xuất, giải pháp
còn khá ít và chưa liên quan chặt chẽ đến nhiều vấn đề nêu ra ở phần thực trạng trước
đó.
Đề tài 3: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Quốc
Tế Sao Đỏ.” Nguyễn Thị Thu Hường, lớp HQ1A1, khoa Quản trị doanh nghiệp,
trường Đại học Thương Mại. Luận văn nêu lên một số lý luận cơ bản về tổ chức và
phân quyền trong doanh nghiệp; các phương pháp nghiên cứu; thực trạng về cơ cấu tổ
chức và phân quyền tại công ty TNHH Quốc tế Sao Đỏ; đưa ra những giải pháp, kiến
nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Quốc tế Sao
Đỏ.
Kể từ khi thành lập, tại công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD chưa có công trình
nghiên cứu nào về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền. Do đó em quyết định lựa
chọn đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty
TNHH vận chuyển quốc tế HD” để nghiên cứu.

2


3. Mục đích nghiên cứu
Mục đích khi nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công
ty TNHH vận chuyển quốc tế HD” là nhằm đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện
cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty trong thời gian tới. Để hoàn thành mục đích
này cần giải quyết một số vấn đề như sau:
Thứ nhất, hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền
trong doanh nghiệp.
Thứ hai, nghiên cứu, phân tích được thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công
ty TNHH vận chuyển quốc tế HD.
Thứ ba, trên cơ sở những thành công và hạn chế để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn
thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD.
4. Phạm vi nghiên cứu
Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công
ty TNHH vận chuyển quốc tế HD trong những năm gần đây (2013, 2014, 2015). Trên
cơ sở đó định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công
ty đến năm 2020.
Về không gian: Khóa luận nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty
TNHH vận chuyển quốc tế HD. Cụ thể nghiên cứu tổ chức của Công ty bao gồm 4
phòng ban là Phòng hành chính nhân sự, Phòng kinh doanh – marketing, Phòng tài
chính kế toán, Phòng điều hành (bao gồm đội xe tải nặng, xe tải nhẹ và đội sửa chữa).
Về nội dung: Khóa luận nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công
ty TNHH vận chuyển quốc tế HD, đưa ra được đánh giá và nhận xét về thành công,
hạn chế từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của
công ty.
5. Phương pháp nghiên cứu
Dữ liệu sơ cấp và thứ cấp có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với quá trình nghiên cứu
các hiện tượng kinh tế xã hội. Với luận văn này, để nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ

chức và phân quyền của Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD em đã sử dụng một
số phương pháp sau đây để thu thập và phân tích dữ liệu.
5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp là không có sẵn, người nghiên cứu phải tự mình thu thập nó sao cho
phù hợp với đề tài nghiên cứu. Có nhiều phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp. Trong
khóa luận, em sử dụng phối hợp nhiều phương pháp với nhau để đạt được hiệu quả
như mong muốn. Bao gồm:

3


Phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi: Em đã xây dựng hai loại phiếu điều tra trắc
nghiệm: Một cho nhà quản trị và một cho nhân viên, trong đó bao gồm các câu hỏi về
cơ cấu tổ chức và phân quyền có nội dung và sắp xếp theo logic nhất định. Sau đó gửi
phiếu điều tra đến các đối tượng trong Công ty để thu thập những thông tin cần thiết.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Có những vấn đề về cơ cấu tổ chức và phân quyền
của công ty mà phiếu điều tra chưa thể nào làm rõ, nên em quyết định tiến hành phỏng
vấn chuyên sâu với các nhà quản trị của Công ty. Câu hỏi phỏng vấn là những câu hỏi
mở nhằm tìm hiểu sâu những vấn đề mà phiếu điều tra khảo sát chưa làm rõ được, vấn
đề thuộc phòng ban nào, khía cạnh nào. Thông qua việc phỏng vấn, đã cho thấy những
vấn đề còn bất cập, thuộc bộ phận nào, vấn đề nào cần phát huy, vấn đề nào cần được
thay đổi...
5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Từ phía Công ty: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính, tình hình
cơ cấu lao động trong những năm gần đây 2013, 2014, 2015.
Từ các công trình nghiên cứu: Luận văn tốt nghiệp các khóa trước khoa Quản trị
doanh nghiệp, trường Đại học Thương mại.
Từ các nguồn thông tin khác: Các Website, sách báo, tạp chí khoa học...
5.3 Phương pháp phân tích dữ liệu
Đối với dữ liệu sơ cấp: Dùng phương pháp phân tích tổng hợp để đánh giá kết quả, vì

số phiếu phát ra không quá lớn nên dùng excel để tổng hợp kết quả. Đối với dữ liệu
thứ cấp, sử dụng phương pháp phân tích thống kê kết hợp phương pháp so sánh để
tổng hợp lại thông tin.
Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích kết quả điều tra, phỏng vấn. Qua các số
liệu tiến hành thu thập được tiến hành phân tích, so sánh, từ đó rút ra kết luận.
Phương pháp phân tích thống kê: Phân tích các số liệu về tình hình kết quả hoạt động
sản xuất kinh doanh công ty trong các năm 2013, 2014, 2015 từ đó đưa ra kết luận về
kết quả cơ cấu tổ chức bộ máy.
Phương pháp so sánh: So sánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm,
lập bảng thống kê số liệu và so sánh các chỉ tiêu về số tương đối, số tuyệt đối giữa các
năm với nhau.
6. Kết cấu đề tài

4


Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ hình
vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, phần mở đầu, nội
dung của khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp.
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền
của Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD.
Chương 3: Đề xuất và kiến nghị để giải quyết về công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức và
phân quyền của Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD.

5


CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN
QUYỀN

1.1 Các khái niệm cơ bản.
1.1.1Khái niệm về cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là vấn đề được rất nhiều người quan tâm và nghiên cứu. Chính vì vậy,
quan điểm về cơ cấu tổ chức rất phong phú với nhiều hướng tiếp cận khác nhau. Sau
đây là một số quan điểm điển hình về cơ cấu tổ chức trong tổ chức.
Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp: Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các
đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyền
hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi
cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành môi trường chung của tổ chức.
Theo PGS.TS Lê Văn Tâm và PGS.TS Ngô Kim Thanh: Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các
bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn
hóa, được giao những trách nhiệm quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp, từng
khâu khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã
xác định của doanh nghiệp.
Theo Jame H. Donnelly Jr, Jame L. Gibson & Jone M. Ivancench: Cơ cấu tổ chức,
tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống tạo ra một khuôn khổ trong đó sẽ diễn
ra các hoạt động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người. Ý tưởng xem cơ cấu
như một khuôn khổ “tập trung vào việc phân định các chức danh, xây dựng các quy
tắc, thủ tục và xác định quyền hạn.”
Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau có
mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách,
nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung
đã được xác định.
- Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực.
- Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân cũng như
mối liên hệ giữa đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức phân định rõ ràng các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc
ra các quyết định quản trị.
1.1.2 Khái niệm về phân quyền

6


Theo TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền: Phân quyền là xu hướng
phân tán quyền lực ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ
bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển
nhất định làm cho một người (hay một cấp quản trị) không thể đảm đương mọi công
việc quản trị.
Theo GS.TS. Nguyễn Thành Độ và PGS.TS. Nguyễn Ngọc Huyền: Quyền hạn được
hiểu là sự được phép của một cá nhân (tập thể) khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Như
thế, quyền hạn đề cập đến khả năng mà cá nhân (tập thể) được sử dụng các nguồn lực
nhất định để tiến hành một công việc nào đó.
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ
phận hay cá nhân) trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thiện nhiệm vụ đó.
- Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành
viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu.
- Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện
các nhiệm vụ.
- Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng
với yêu cầu của người giao.
1.1.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh
nghiệp
Cơ cấu tổ chức thống nhất giúp cho người lao động cũng như cán bộ quản lý trong tổ
chức hiểu rõ được vai trò, nhiệm vụ, chức năng cũng như tầm quan trọng của mình đối
với tổ chức. Đây là vấn đề cần thiết mang tính chất cơ bản đối với bất cứ doanh nghiệp
hay tổ chức nào. Vì một trong những yếu tố để phát triển hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp là sự đóng góp các khả năng của người lao động, để có được
điều đó trước hết cần thiết người lao động phải hiểu được rõ nhiệm vụ và chức năng
của mình. Ngoài ra, nó giúp cho các cá nhân có ý thức hơn trong công việc mà mình
đảm nhận, trách nhiệm hơn với việc xử lý cũng như cung cấp thông tin. Khi chức

năng, quyền hạn được phân định rõ thì một vấn đề khúc mắc trong doanh nghiệp sẽ
được ban lãnh đạo phát hiện ra nhanh chóng và sẽ được giải quyết ổn thỏa nhất.
Cơ cấu phù hợp giúp cho mỗi người tự nhận biết được chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của mình từ đó nâng cao tinh thần học hỏi, nghiên cứu làm tăng tính chuyên môn,
năng lực. Với quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuân

7


thủ quyết định gắn liền với một vị trí quản trị nhất định trong cơ cấu tổ chức. Quyền
hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, là
phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà
quản lý và sự phối hợp giữa các đơn vị có thể được nâng cấp dần. Nó chính là công cụ
để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho
việc thực hiện của từng người.
Cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện cần thiết để mỗi cá nhân có thể phát huy cao độ sự
sáng tạo và khả năng của bản thân vì lúc này đây mỗi nhân viên có chức năng nhiệm
vụ khác nhau. Tuy có sự hợp tác, quan hệ chặt chẽ nhưng bản thân họ quyết định được
công việc mà mình đưa ra từ đó giúp cho người nhân viên có thể xử lý những vấn đề
một cách cơ động theo ý kiến của bản thân, để đưa vấn đề giải quyết một cách chính
xác.
Do đó, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp là việc rất
cần thiết và quan trọng trong doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp cải thiện, hoàn
chỉnh cơ cấu tổ chức và phân quyền một cách tốt hơn và phù hợp hơn, giúp doanh
nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh.
1.2 Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
1.2.1 Nội dung của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.
1.2.1.1
Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có 3 đặc điểm cơ bản sau:

Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các
bộ phận hay cá nhân trong tổ chức. Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong
hệ thống thứ bậc của tổ chức.
Tính phức tạp: Phản ánh mức số lượng các cấp. Các khâu trong cơ cấu tổ chức.
Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp thì tính phức tạp càng
cao và ngược lại.
Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của
mỗi bộ phận, quy chế… Nếu mức độ ràng buộc càng cao và chặt chẽ thì ta nói tính
tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức. Tiêu chuẩn hóa là quá trình phát
triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các thành viên có thể hoàn thành công việc
của họ theo một cách thức thống nhất thích hợp.
1.2.1.2
Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
a. Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến (đường thẳng)

8


Cơ cấu quản lý trực tuyến là một kiểu tổ chức bộ máy mà một cấp quản lý chỉ nhận
mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp. Hệ thống trực tuyến hình thành một đường thẳng
rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ lãnh đạo cấp cao đến cấp cuối cùng. Cơ cấu
này đòi hỏi người quản lý ở mỗi cấp phải có những hiểu biết tương đối toàn diện về hệ
thống.
Hình 1.1: Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến

Tổng Giám Đốc

GiámĐốc
Đốctuyến
tuyến22

Giám

Giám Đốc tuyến 1

AA1 1

BB1 1

A2

B2

Ưu điểm: Các quyết định được đưa ra và tổ chức thực hiện nhanh nhanh chóng, kịp
thời, linh hoạt gọn nhẹ và chi phí quản lý thấp. Việc kiểm soát và điều chỉnh các hoạt
động, các bộ phận bên trong doanh nghiệp dễ dàng, tối thiểu đến mức thấp nhất tình
trạng quan liêu.
Nhược điểm: Nó đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp hạn
chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị. Mô hình này chỉ
có thể áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên khi doanh nghiệp phát triển, tổ
chức lớn lên về quy mô, thì mô hình tổ chức đơn giản này không còn phù hợp nữa.
Ngoài ra mô hình này còn mang tính mạo hiểm cao, vì nếu có một biến cố bất ngờ nào
xảy khiến nhà quản trị không thể tiếp tục làm việc được (như tai nạn) thì cả doanh
nghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng.
b. Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng
Là cơ cấu được tổ chức dựa trên chuyên môn hóa theo chức năng công việc,
những nhiệm vụ quản trị của doanh nghiệp được phân chia cho các đơn vị riêng biệt,
từ đó mà hình thành những lãnh đạo nhận thực hiện một chức năng nhất định. Trong
kiểu cơ cấu này, các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó
Tổng
Giám

Đốc
mỗi người cấp dưới có thể có nhiềuTổng
cấp trên
trực
tiếp của mình.
Giám
Đốc
Hình 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng.

GiámĐốc
Đốc
Giám
chứcnăng
năngAA
chức

9

GiámĐốc
Đốc
Giám
chứcnăng
năngBB
chức

GiámĐốc
Đốc
Giám
chứcnăng
năngCC

chức


Ưu điểm: Phản ánh logic các chức năng, giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo.
Có sự chuyên môn hóa sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyên
môn của họ hơn.
Tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộ
phận chức năng, phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ.
Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị, không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn
diện.
Nhược điểm.
Dễ xảy ra tình trạng chồng chéo về chức năng nhiệm vụ giữa các cá nhân và bộ phận
với nhau.
Các quyết định đưa ra đôi khi bị chậm, khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách
nhiệm cho nhau.
Công việc của cá nhân hoặc nhóm có thể trở nên nhàm chán, tẻ nhạt nếu cứ thúc đẩy
công việc theo chuyên môn hẹp. Mặt khác khi môi trường kinh doanh thay đổi nhân
viên này cũng khó có khả năng thích ứng kịp.
Sự hợp tác lỏng lẻo giữa các bộ phận chức năng làm cho tính hệ thống của doanh
nghiệp bị suy giảm. Khi đó tính bao quát, phối hợp bị nhiều hạn chế, nhất là khi doanh
nghiệp phải đối phó với sự thay đổi môi trường bên ngoài doanh nghiệp.
c. Mô hình tổ chức theo sản phẩm
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm phân chia tổ chức thành những đơn vị chuyên trách về
mộ sản dòng sản phẩm. Cơ cấu này tỏ ra rất phù hợp với những doanh nghiệp có quy
mô toàn cầu. Trong mỗi đơn vị được tổ chức theo sản phẩm đều phải hiện diện đầy đủ
các bộ phận chức năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh sản phẩm.
Hình 1.3: Mô hình tổ chức theo sản phẩm.
TổngGiám
GiámĐốc
Đốc

Tổng

GiámĐốc
Đốc
Giám
sảnphẩm
phẩmAA
sản

GiámĐốc
Đốc
Giám
sảnphẩm
phẩmBB
sản

10

GiámĐốc
Đốc
Giám
sảnphẩm
phẩmCC
sản

GiámĐốc
Đốc
Giám
sảnphẩm
phẩmDD

sản


Ưu điểm: Áp dụng cơ cấu này sẽ gia tăng sự chuyên môn hoá, bởi cơ cấu này cho
phép các nhà quản trị và nhân viên trong từng bộ phận tập trung vào tuyến sản phẩm
hay dịch vụ mà họ đang đảm nhiệm.
Mặt khác, nó cho phép xác định một cách khá chính xác các yếu tố: Chi phí, lợi
nhuận những vấn đề cần giải quyết và khả năng thành công của mỗi tuyến sản phẩm.
Đồng thời, cho phép mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh.
Cơ cấu này cũng mang tính linh hoạt nên thích hợp với sự thay đổi của sản phẩm và
môi trường, cho phép xác định những yếu tố liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, khuyến
khích sự quan tâm đối với nhu cầu của khách hàng.
Nhược điểm: Tuy vậy cơ cấu tổ chức theo sản phẩm có nhược điểm là rất khó phối
hợp hoạt động giữa các bộ phận sản phẩm.
Cơ cấu theo sản phẩm chỉ cho phép điều động nhân sự trong nội bộ từng tuyến sản
phẩm vì nhân sự đã được chuyên môn hoá theo sản phẩm.
Việc thuyên chuyển nhân viên ra ngoài phạm vi tuyến sản phẩm mà họ đang phục vụ
cũng bị hạn chế.
d. Mô hình tổ chức sản phẩm theo địa lý
Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý thường được sử dụng ở các doanh nghiệp
hoạt động ở nhiều khu vực thị trường khác nhau. Mô hình của cơ cấu này như
sau:
Hình 1.4: Mô hình tổ chức sản phẩm theo địa lý
TổngGiám
GiámĐốc
Đốc
Tổng

GiámĐốc
Đốc

Giám
khuvực
vực11
khu

GiámĐốc
Đốc
Giám
khuvực
vực22
khu

Ưu điểm:

11

GiámĐốc
Đốc
Giám
khuvực
vực33
khu


Cơ cấu này, thích hợp với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường và nhu cầu về sản
phẩm dịch vụ. Cho phép xác định rõ những yếu tố liên quan đến sản phẩm hay dịch
vụ.
Khuyến khích sự quan tâm tới nhu cầu của khách hàng, phân định rõ trách nhiệm,
phát triển các kỹ năng tư duy quản trị trong phạm vi sản phẩm.
Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải điều

hành trực tiếp của cấp quản trị cao nhất, giúp cho cấp này có thêm điều kiện để đầu tư
cho hoạt động chiến lược, và các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình.
Tận dụng được các điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra, nhất là
trong việc tạo ra các yếu tố đầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro.
Nhược điểm:
Sử dụng không hiệu quả các kỹ năng và nguồn lực của tổ chức.
Không thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ giữa các tuyến sản phẩm hay dịch vụ trong tổ
chức.
Tạo ra sự tranh chấp các nguồn lực giữa các sản phẩm. Giới hạn khả năng giải quyết
vấn đề trong phạm vi một sản phẩm, dịch vụ.
Hạn chế thuyên chuyển nhân viên ra ngoài phạm vi tuyến sản phẩm mà họ đang phục
vụ.
e.

Mô hình tổ chức theo khách hàng.

Đặc điểm của cơ cấu tổ chức theo khách hàng là chia doanh nghiệp thành các nhánh
mà mỗi bộ phận (hay đơn vị) đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ
một đối tượng khách hàng nào đó.
Hình 1.5: Mô hình tổ chức theo khách hàng
TổngGiám
GiámĐốc
Đốc
Tổng

GiámĐốc
Đốc
Giám
kháchhàng
hàngAA

khách

GiámĐốc
Đốc
Giám
kháchhàng
hàngBB
khách

Ưu điểm:

12

GiámĐốc
Đốc
Giám
kháchhàng
hàngCC
khách


Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo kiểu khách hàng cho phép toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp hướng vào mục tiêu cuối cùng là khách hàng, tạo sự hiểu biết và phục
vụ khách hàng tốt hơn.
Nó đòi hỏi các nhà quản trị phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với từng sản phẩm và
dịch vụ, giúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị
Nhược điểm:
Cơ cấu tổ chức này tạo ra nhiều sự trùng lặp về các hoạt động, chức năng và sử dụng
các nguồn lực. Ví dụ việc nghiên cứu thị trường do nhiều bộ phận cùng tiến hành (đối
với từng loại sản phẩm dịch vụ) sẽ gây lãng phí, tốn kém và làm giảm hiệu quả.

Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp, khó kiểm soát và dễ xảy ra hiện tượng cạnh tranh nội
bộ về nguồn lực.
f. Mô hình tổ chức theo ma trận
Cấu trúc ma trận được tạo bởi sự kết hợp của hai cơ cấu tổ chức khác nhau, cơ cấu
theo chức năng và theo mặt hàng hoặc theo chức năng và theo cơ cấu khách hàng hay
theo khu vực lãnh thổ.

13


Hình 1.6: Mô hình tổ chức theo ma trận

TổngGiám
GiámĐốc
Đốc
Tổng

GiámĐốc
Đốc
Giám
kinhdoanh
doanh
kinh

GiámĐốc
Đốc
Giám
nhânsựsự
nhân

GiámĐốc
Đốc
Giám
tàichính
chính
tài

GiámĐốc
Đốc
Giám
marketing
marketing

GiámĐốc
Đốc
Giám
dựánán11
dự
GiámĐốc
Đốc
Giám
dựánán22
dự
Ưu điểm:
Kết hợp sức mạnh của cả cơ cấu chức năng và cơ cấu theo sản phẩm/khách hàng
thị trường.
Giúp cung cấp sự pha trộn, nhấn mạnh cả về kỹ thuật và thị trường trong các tổ
chức hoạt động trong môi trường phức tạp.
Tạo ra một chuỗi các nhà quản trị có thể thích ứng với cả nhân sự, kỹ thuật và
marketing.

Nhược điểm:
Rất tốn kém chi phí vì nó phụ thuộc vào các nhà quản trị để phối hợp các cố gắng
trong hãng, số lượng các nhà quản trị phần lớn là tăng hai lần.
Sự thống nhất mệnh lệnh không còn nữa (các cá nhân có hơn một người điều
hành).
Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể trùng lặp nhau tạo ra các
xung đột và khoảng cách trong nỗ lực giữa các đơn vị, và sự không nhất quán. Khó
giải thích cho nhân viên.

14


g.

Mô hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp.

Đặc điểm:
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức đa dạn hỗn hợp là sự kết hợp logic của các loại
cấu trúc tổ chức đơn giản hơn để có thể khai thác hiệu quả nhất mọi nguồn lực của
doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu của thị trường trên cơ sở cân bằng những lợi thế và
bất lợi của những cơ cấu tổ chức đó.
Hình 1.7: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp
ChủTịch
Tịch
Chủ

Phòng
Phòng
Kỹthuật
thuật

Kỹ

Phòng
Phòng
Sảnxuất
xuất
Sản

Phòng
Phòng
Marketing
Marketing

Phòng
Phòng
Tàichính
chính
Tài

TổngGiám
GiámĐốc
Đốc
Tổng
Sảnphẩm
phẩmnông
nôngnghiệp
nghiệp
Sản

GiámĐốc

Đốc
Giám
khuvực
vực11
khu
Ưu điểm:

Phòng
Phòng
Nhânsựsự
Nhân

TổngGiám
GiámĐốc
Đốc
Tổng
Sảnphẩm
phẩmtiêu
tiêudùng
dùng
Sản

GiámĐốc
Đốc
Giám
khuvực
vực22
khu

GiámĐốc

Đốc
Giám
khuvực
vực11
khu

GiámĐốc
Đốc
Giám
khuvực
vực22
khu

Cấu trúc tổ chức hỗn hợp giúp doanh nghiệp giải quyết được các tình huống phức
tạp.
Cho phép chuyên môn hoá một số cơ cấu tổ chức.
Giúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
Nhược điểm:
Cơ cấu tổ chức hỗn hợp khá phức tạp, khó kiểm soát các hoạt động diễn ra trong
doanh nghiệp.
Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau tạo ra sự xung
đột.

15


Tóm lại, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là một trong những công cụ để nhà quản trị
hướng những hoạt động của doanh nghiệp mình đạt được mục tiêu chung của doanh
nghiệp. Thực tế mỗi loại hình cơ cấu tổ chức đều có những ưu điểm và nhược điểm
nhất định, vì vậy nhà quản trị phải thực sự phân tích tính toán để lựa chọn loại hình cơ

cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm và điều kiện của doanh nghiệp.
1.2.1.3

Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ
phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát
từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải đi theo chức năng”. Trong tổ chức
hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và
cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức.
Thống nhất chỉ huy: Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá
nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ
huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn.
Cân đối: Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm,
cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn
định, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức.
Tin cậy: Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ
chức, nhờ đó đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân
trong tổ chức cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành.
Linh hoạt: Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự
thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.
Hiệu quả: Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng khi chi phí đạt
hiệu quả cao nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra
và kết quả thu về).
1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp
1.2.2.1 Sự cần thiết khi phân quyền
Phân quyền là hoạt động phân phối trách nhiệm thông qua chức năng của tổ chức và là
một trong những quyết định quan trọng nhất trong quản lý. Phân quyền và việc ủy
nhiệm công việc một cách chính thức để người được trao quyền chịu trách nhiệm

16


những công việc cụ thể. Phân quyền là việc làm cần thiết vì không một nhà quản trị
nào có thể thực hiện cùng lúc tất cả mọi việc.
Việc phân quyền tạo điều kiện cho các tổ chức đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù
hợp với những yêu cầu của tình hình. Nếu không có sự phân quyền, mọi việc đều phải
đưa cho nhà quản trị cấp cao nhất quyết định thì sẽ chậm trễ và có thể không đáp ứng
đúng với đòi hỏi của thực tế. Việc phân quyền rất cần thiết khi doanh nghiệp có nhiều
đơn vị ở rải rác khắp nơi, mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh riêng biệt theo yêu cầu của
địa bàn.
Ngoài ra, sự phân quyền cũng nhằm giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà
quản trị cấp cao, đồng thời cũng tạo điều kiện đào tạo các nhà quản trị trung cấp,
chuẩn bị thay thế các nhà quản trị cấp cao khi cần thiết.
Mức độ phân quyền nhiều hơn hay tập trung quyền lực nhiều hơn là một trong những
nhân tố cơ bản của hệ thống quản trị và nó có ảnh hưởng đến tất cả các chính sách
quản trị. Trong thực tiễn quản trị, để bộ máy quản trị vận hành một cách hiệu quả mức
độ tập trung hay phân quyền cần được xác định đúng.
1.2.2.2 Các nguyên tắc khi phân quyền
Quyền hành được giao phó khi cấp trên trao cho cấp dưới quyền được ra quyết định.
Để giao quyền có hiệu quả thì người chỉ huy cần tuân thủ các nguyên tắc sau :
Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: Quyền được giao cho từng
người quản lý cần phải tương xứng, nhằm đảm bảo rằng họ có khả năng hoàn thành
các kết quả mong muốn.
Nguyên tắc xác định theo chức năng: Một cương vị được giao quyền phải hiểu rõ về
kết quả mong đợi, về các hoạt động tiến hành, về quyền hạn được giao trong tổ chức
và về sự hiểu rõ quyền lực và mối quan hệ về thông tin.
Nguyên tắc bậc thanh: Tuyến quyền hạn từ người quản trị cao nhất trong tổ chức
đến mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng thì các vị trị chịu trách nhiệm về việc ra quyết
định càng rõ ràng và việc thông tin trong tổ chức sẽ càng có hiệu quả.

Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc: Nguyên tắc này cho biết việc duy trì quyền
hạn đòi hỏi các quyết định trong phạm vi quyền hạn của từng người phải được chính
họ đưa ra chứ không đẩy được lên trên hoặc xuống dưới theo cơ cấu tổ chức.

17


Nguyên tắc thống nhất theo mệnh lệnh: Việc một người có mối quan hệ trình báo
lên một cấp trên duy nhất càng hoàn thiện bao nhiêu thì vấn đề mâu thuẫn trong các
chỉ thị sẽ càng ít và ý thức về trách nhiệm cá nhân đối với kết quả sẽ càng lớn.
Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: Trách nhiệm của cấp dưới đối
với cấp trên của mình về việc thực hiện nhiệm vụ là tuyệt đối. Một khi họ đã chấp
nhận sự phân công và chấp nhận quyền hành thì cấp dưới và cấp trên không thể lẫn
lộn trách nhiệm về các hoạt động trong tổ chức.
Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: Trách nhiệm về các hành
động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm tring quyền hạn được giao phó, cũng như
không thể nhỏ hơn.
1.2.2.3 Các bước phân quyền
Dựa trên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, các nhà quản trị sẽ tiến hành giao việc cho
các thành viên. Đồng thời với đó thì các nhà quản trị phải giao cho các nhân viên dưới
quyền những quyền hạn cần thiết để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao. Để
phân quyền hợp lý, đúng người đùng việc thì các nhà quản trị cần thực hiện quá trình
giao quyền theo 4 bước sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền.
Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ.
Bước 3: Giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ và chỉ rõ cho người đó thấy
được trách nhiệm của mình.
Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm.
Trong quá trình phân quyền như trên không thể tách rời các bước, vì điều khó khăn
nhất với các nhà quản trị là làm sao giao quyền cho đúng người, phù hợp với năng lực

đối với người được giao quyền. Các nhà quản trị phải tạo lòng tin đối với người dưới
quyền, rèn luyện khả năng làm việc của họ và để họ tôn trọng và tín nhiệm mình. Giao
quyền cần phải rõ ràng nhằm giúp cho người tiếp nhận quyền hạn phân biệt được rõ
ràng giữa cấp trên với cấp dưới, hay cùng cấp.
1.2.2.4 Các yêu cầu khi phân quyền
Rộng rãi với cấp dưới, sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định mình. Tuy nhiên
sự rộng rãi này không được làm mất sự uy nghiêm của nhà quản trị.
Sẵn sàng giao cho nhà quản trị cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền
ra những quyết định.
Phân phối quyền ra quyết định trong tổ chức để kiểm soát các hoạt động tạo
ra giá trị tốt nhất, gọi là phân công theo chiều dọc. Quyết định phân bổ con người

18