Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành vài khóa luận này, em đã cố gắng , nỗ lực tìm hiểu, nghiên
cứu thực tế quy trình đàm phám ký kết hợp đồng nhập khẩu của công ty cổ phần
XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN dựa trên các kiến thức đã được học ở
trường Đại học Thương Mại. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ
của các thầy cô khoa Thương mại quốc tế đã tận tình giảng dạy, truyền đạt cho em
những kiến thức cơ bản để hoàn thành khóa luận này.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn Tiến sỹ Lê Thị Việt
Nga- Bộ môn Quản trị tác nghiệp đã nhiệt tình giúp đỡ,chỉ bảo và định hướng cho
em trong suốt quá trình thực hiện khóa luận.
Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban Giám đốc cùng
toàn thể nhân viên của công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN
đã tạo điều kiện thuận lợi, giúp đỡ em sưu tầm số liệu, tài liệu, thông tin trong thời
gian thực tập.
Do kiến thức còn hạn hẹp và thời gian nghiên cứu còn hạn chế nên chuyên
đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng
góp quý báu của công ty cũng như của giáo viên hướng dẫn để chuyên đề nghiên
cứu của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 29 tháng 4 năm 2016
Sinh viên
Khổng Thị Thắm

1


MỤC LỤC

2

DANH MỤC BẢNG, BIỂU
Bảng
Bảng 3.1
Bảng 3.2
Bảng 3.3
Bảng 3.4
Bảng 3.5
Bảng 3.6
Hình 3.1

Tên bảng
Trang
Kim ngạch nhập khẩu hàng hóa của công ty từ
17
2013-2015
Cơ cấu thị trường nhập khẩu máy móc thiết bị của công
18
ty REXCO
Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty từ năm
19
2013-2015
Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu từ Hoa Kỳ từ năm
20
2013-2015
Các hình thức đàm phán của công ty từ 2013- 2015
26
Bảng tổng hợp kết quả đàm phán từ 2013-2015
27
Sơ đồ bộ máy tổ chức và điều hành của công ty
15

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt
HN
TMQT
TB
XNK
USD
WTO

3

Nghĩa Tiếng Anh

Nghĩa Tiếng Việt
Nghĩa Tiếng Việt
Thương mại quốc tế
Thiết bị
Xuất nhập khẩu
United States Dollars
Đô la Mỹ
World Trade Organization Tổ chức thương mại thế
giới


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY MÓC TỪ THỊ TRƯỜNG HOA KỲ
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ KỸ THUẬT
REXCO CHI NHÁNH HÀ NỘI
1.1.

Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trên thế giới hiện nay, toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đã trở thành xu thế

tất yếu, các quốc gia ngày càng gia tăng hoạt động TMQT. Sau khi Việt Nam gia
nhập WTO, số lượng hàng hóa xuất nhập khẩu gia tăng không ngừng, tạo điều kiện
thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam mở rộng mối quan hệ hợp tác, giao lưu,
buôn bán với các quốc gia trên thế giới. Trong hoạt động TMQT, đàm phán là khâu
quan trọng giúp doanh nghiệp giao dịch và ký kết các hợp đồng thương mại, đảm
bỏa hiệu quả kinh doanh. Thực tế hiện nay cho thấy hoạt động đàm phán ký kết hợp
đồng của các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn nhiều yếu kém, sai sót. Việc nâng
cao khả năng, hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng TMQT trở thành vấn đề mà các
doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.
Công ty XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh Hà Nội là một doanh
nghiệp nhà nước có quy mô tuy không lớn, nhưng trong lĩnh vực hoạt động kinh
doanh xuất nhập khẩu vật tư kỹ thuật là một công ty lớn, có quy mô, phạm vi hoạt
động rộng, có cả chi nhánh ở Hà Nội và chi nhánh ở các tỉnh phía Nam. Hòa cùng
xu thế phát triển và hội nhập, cũng như những doanh nghiệp kinh doanh khác trong
cả nước, công ty đã chủ động phát triển đa dạng hóa các lĩnh vực kinh doanh để
phục vụ một cách tốt nhất cho nhu cầu tiêu dùng và sản xuất trong nước. Tăng
cường đẩy mạnh các mối quan hệ, kí kết nhiều hợp đồng thương mại lớn và mở
rộng thị trường thu mua. Công ty thường thu mua, nhập khẩu từ các nước như: Hoa
Kỳ, Pháp, Đức, Nhật Bản, Anh...Các sản phẩm thiết bị máy móc của công ty chủ
yếu là nhập khẩu ở nước ngoài, do vậy việc đàm phán với các đối tác nước ngoài có
ý nghĩa vô cùng quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại trog hoạt động
kinh doanh của công ty.
Trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy bên cạnh những thành
công đạt được, công ty cũng gặp không ít khó khăn trong trong quá trình đàm phán,
ký kết hợp đồng nhập khẩu như vấn đề về giá cả, nhân sự... Do đó em đã lựa chọn
4

đề tài “ Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc từ
thị trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi
nhánh HN”.
1.2.

Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Qua tìm hiểu tại thư viện trường Đại học Thương Mại, em được biết chưa có

luận văn nào của các anh chị khóa trước nghiên cứu về quy trình đàm phán ký kết
hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần
XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN. Một số luận văn, khóa luận có liên
quan như :
- Tường Hương Giang, năm 2010, hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết hợp
đồng nhập khẩu nhựa đường tại công ty TNHH nhựa đường Petrolimex.
- Nguyễn Tạ Thanh Quang- Luận văn tốt nghiệp- “Quản trị quy trình đàm phán để
ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt
Mỹ(VietMyLube,JSC)”
- Đỗ Thị Lê - Luận văn tốt nghiệp- “Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp
đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và
phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt”.
Qua đây em xin khẳng định khóa luận của em là hoàn toàn khác với các
luận văn, khóa luận những năm trước tại trường Đại học Thương Mại, do mặt hàng
nhập khẩu của em là thiết bị máy móc và công ty mà em thực tập là công ty cổ phần
XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN, hoàn toàn khác với các đề tài trước.
1.3. Mục đích nghiên cứu
Khóa luận góp phần củng cố kiến thức, một số vấn đề cơ bản của đàm phán
trong TMQT và quy trình đàm phán trong TMQT đã được học thông qua việc tìm
hiểu thực tế tại công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN.

Trên cơ sở lý thuyết và tình hình thực tế của công ty, khóa luận đề xuất một
số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết
bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của công ty REXCO chi nhánh HN.
1.4.

Đối tượng nghiên cứu
Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị

trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN.
5


1.5.

Phạm vi nghiên cứu
Không gian nghiên cứu: công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi

nhánh HN.
Thời gian nghiên cứu: kết quả đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị
máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO
chi nhánh HN từ năm 2013-2015.
1.6. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
- Quan sát thực tế quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc
từ thị trường Hoa Kỳ, bao gồm: công tác lập kế hoạch, tổ chức thực hiện đàm phán
và kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm sau đàm phán.
- Thu thập nguồn dữ liệu bên trong doanh nghiệp từ năm 2013-2015 của phòng Hợp
đồng xuất nhập khẩu, phòng Kế toán, bao gồm các bản báo cáo tài chính từ năm
2013-2015, số liệu cơ cấu nhập khẩu.
Phương pháp tổng hợp dữ liệu:

- Phương pháp thống kê: Liệt kê và đưa vào bảng phân tích dữ liệu thu được của
doanh nghiệp thông qua phòng Tài chính- Kế toán, Phòng Hợp đồng xuất nhập khẩu.
- Phương pháp phân tích: Dựa vào các yếu tố ngoại cảnh tác dộng đến doanh nghiệp
đưa ra những suy luận thực tiễn.
1.7. Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời mở đầu, lời cám ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, danh mục
từ viết tắt, tài liệu tham khảo thì khóa luận bao gồm bốn chương, cụ thể như sau:
- Chương 1: Tổng quan về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị
máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO
chi nhánh HN.
- Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu.
- Chương 3: Thực trạng quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc
từ thị trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN.
- Chương 4: Một số giải pháp và đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán ký
kết hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của công ty cổ phần
XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN.
6


CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU
2.1. Tổng quan về đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu
2.1.1. Khái niệm về đàm phán trong TMQT
Trong thực tiễn nghiên cứu có rất nhiều khái niệm đàm phán nói chung và
khái niệm đàm phán trong Thương mại Quốc tế nói riêng.
Theo Roger Fisher và William Ury: “Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt
được điều chúng ta mong muốn từ người khác. Đó là sự trao đổi ý kiến qua
lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía kia có một lợi ích chung và một
số lợi ích đối kháng”.
Theo Joseph Burnes: “Đàm phán là một thảo luận giữa hai hay nhiều bên để

đi đến mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các bên
mà không bên nào đủ sức mạnh – hoặc có sức mạnh nhưng không muốn dung sức
mạnh để giải quyết vấn đề ngăn cách đó”.
Thực chất, đàm phán là một khoa học, một nghệ thuật sử dụng các kỹ năng
giao dịch đến mức thuần thục, điêu luyện, bao gồm khả năng thuyết phục và chấp
nhận sự thuyết phục, khả năng sử dụng các tiểu xảo đàm phán, sự khôn khéo trong
quá trình thỏa hiệp về lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập để giải quyết các
bất đồng còn tồn tại để đi đến ký kết được các hợp đồng mua bán mà các bên cùng
có lợi (PGS.TS. Doãn Kế Bôn (Chủ biên), 2010, Giáo trình quản trị tác nghiệp
Thương mại Quốc tế, NXB Chính trị - Hành chính)
Một khái niệm về đàm phán thương mại quốc tế được nhiều người chấp nhận là:
“Đàm phán thương mại quốc tế là một quá trình mà các bên đàm phán có trụ
sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau tiến hành thảo luận, thương lượng
nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi
đến một hợp đống thương mại (PGS.TS Doãn Kế Bôn (Chủ biên), 2008, Quản trị
tác nghiệp Thương mại quốc tế, NXB Thống Kê).
2.1.2. Đặc điểm của đàm phán trong thương mại quốc tế
- Các bên tham gia đàm phán có ít nhất hai bên có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc
gia khác nhau. Trong quá trình đàm phán không những vì lợi ích của doanh nghiệp
mà còn cả vì lợi ích quốc gia.
7


- Các bên tham gia đàm phán có các quốc tịch khác nhau và thường sử dụng
ngôn ngữ phổ thông khác nhau.
- Các bên tham gia đàm phán có thể khác nhau về thể chế chính trị sẽ dẫn đến
sự khác nhau về quan điểm, lập trường, tư tưởng và tính dân tộc được đề cao.
- Trong quá trình đàm phán có sự gặp gỡ của các hệ thống pháp luật khác nhau.
Cùng một hiện tượng nhưng có các cách giải thích và đưa ra các kết luận cũng khác
nhau, điều này có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng sau này và

dễ dàng tạo ra các rủi ro cho hoạt động kinh doanh.
- Trong đàm phán thương mại quốc tế có sự gặp gỡ giữa các nền văn hóa,
phong tục, tập quán khác nhau. Nó hình thành nên tính cách, phong cách ứng xử,
thái độ đàm phán và cách thức sử dụng chiến thuật, ra quyết định trong đàm phán
khác nhau.
2.1.3. Các nguyên tắc trong đàm phán thương mại quốc tế
- Chỉ đàm phán khi xuất hiện vùng thỏa thuận đàm phán: Trong kinh doanh thương
mại, người ta chỉ tiến hành đàm phán khi các bên chưa thống nhất với nhau về các
điều kiện thương mại. Giữa các bên cần phải có vùng thỏa thuận trong các
mâu thuẫn còn tồn tại.
- Đảm bảo lợi ích các bên tham gia đàm phán : Khi ký kết hợp đồng kinh tế, các chủ
thể phải đảm bảo trong nội dung của hợp đồng có sự tương xứng về quyền và nghĩa
vụ nhằm đáp ứng lợi ích kinh tế của mỗi bên, quá trình đàm phán cần tối đa hóa lợi
ích chung và giảm thiểu sự xung đột lợi ích giữa các bên, từ đó đi đến các giải
pháp có thể chấp nhận lẫn nhau.
- Kết hợp tính khoa học và nghệ thuật trong đàm phán: Trong đàm phán cần phải
tiến hành một cách khoa học theo một quy trình chặt chẽ, với những đối sách thích
hợp. Người đàm phán cần ứng xử linh hoạt, sử dụng các kỹ năng để nâng đàm phán
trở thành một nghệ thuật, như thế mới nâng cao hiệu quả của hoạt động đàm phán.
- Tập trung vào quyền lợi chứ không phải lập trường, quan điểm: Trong quá trình
đàm phán phải biết tách cảm xúc ra khỏi vấn đề đàm phán, chú trọng đến quyền lợi
mà ít tập trung vào lập trường. Nhưng vấn đề này phụ thuộc nhiều vào yếu tố
văn hóa, phong cách, tính cách người đàm phán.

8


- Kiên quyết bảo vệ những tiêu chuẩn khách quan: Khi đàm phán với nhữngngười
chỉ bảo vệ lập trường riêng của mình thì tốt nhất là kiên quyết đảm bảo các
thỏa thuận phải phản ánh được các tiêu chuẩn khách quan công bằng, không phụ

thuộc vào lập trường của bên nào. Từ đó chấp nhận một giải pháp công bằng cho
cho cả hai bên.
2.1.4. Các hình thức đàm phán trong thương mại quốc tế
- Đàm phán trực tiếp
Đàm phán trực tiếp trong thương mại quốc tế là hoạt động đàm phán mà người
mua (hoặc bán) thoả thuận, bàn bạc trực tiếp (hoặc thông qua thư từ, điện tín... với
người bán (hoặc người mua) về hàng hoá, giá cả, điều kiện giao dịch, phương thức
thanh toán. Đàm phán trực tiếp bao gồm một số hình thức cơ bản sau:
+ Đàm phán qua thư tín: Đàm phán qua thư tín là hinh thức đàm phán lâu đời. Giao
dịch qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí, có thể giao dịch với nhiều khách hàng
ở nhiều nước khác nhau, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trong đàm phán
nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài. Tuy vậy, đàm phán qua thư tín thường khó kiểm
soát được ý đồ của đối tác, đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh.
+ Đàm phán qua điện thoại: Ngày nay giao dịch qua điện thoại cũng là một phương
thức được sử dụng phổ biến, đặc biệt với những giao dịch có độ tin cậy cao. Giao dịch
bằng điện thoại đảm bảo khẩn trương, chớp thời cơ, được sử dụng khi doanh nghiệp
sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh, hoặc để xác nhận một vài chi tiết của hợp đồng...
Song do cước phí cao, thời gian gọi hạn chế nên không thể thảo luận chi tiết mọi
vấn đề qua điện thoại. Hơn thế bàn bạc qua điện thoại không để lại bằng chứng hợp
pháp, do đó thường là các đối tác tin cậy mới giao dịch bằng phương pháp này.
+ Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Đây là hình thức đàm phán đặc biệt quan
trọng. Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên
và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín hoặc điện thoại đã kéo
dài quá lâu mà không có kết quả. Hình thức này thường được dùng khi đàm phán
những hợp đồng lớn, có tính chất phức tạp...Việc hai bên buôn bán gặp gỡ trực tiếp
với nhau sẽ tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được quan hệ tốt
lâu dài với nhau.

9

-

Đàm phán gián tiếp
Là phương thức giao dịch trong đó hai bên mua và bán phải thông qua người

thứ 3 để ký kết và thực hiện hợp đồng. Đàm phán gián tiếp gồm một số hình thức
cơ bản như:
+ Môi giới: Là loại trung gian đơn thuần giữa bên mua và bên bán, họ không
đại diện cho quyền lợi bên nào, không chịu trách nhiệm pháp lý, họ chỉ tìm người
mua, người bán và tạo điều kiện hai bên gặp nhau, tự đàm phán và ký kết hợp
đồng.
+ Ủy thác mua bán hàng hóa: Là phương thức trong đó người ủy thác giao
cho người nhận ủy thác mua hoặc bán hàng hóa nào đó nhân danh người ủy thác.
+ Đại lý mua bán hàng hóa: Là người hoạt động nhân danh mình với chi phí
của người ủy thác để ký kết và thực hiện hợp đồng. Quan hệ giữa người ủy thác với
đại lý là quan hệ hợp đồng đại lý.
2.1.5. Các chiến lược đàm phán trong thương mại quốc tế
- Chiến lược đàm phán kiểu cứng: Là chiến lược đàm phán trong đó các
nhà đàm phán chỉ theo đuổi lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích phía
đối tác, họ sử dụng các phương pháp và thái độ cứng rắn để đè bẹp đối phương.
- Chiến lược đàm phán kiểu mềm: Trong chiến lược này nhà đàm phán coi
đối tác như bè bạn, họ tỏ ra tin cậy đối tác, tránh đối lập mà chịu nhường nhịn, chú
trọng đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa hai bên.
- Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc: Trong chiến lược này nhà đàm phán
chủ trương đối với công việc thì cứng rắn còn đối với con người thì ôn hoà, tách rời
công việc với con người. Sử dụng chiến lược kiểu này phải coi đối tác như đồng
nghiệp để giải quyết công việc trên tinh thần bình đẳng, hợp tác cùng có lợi.
2.1.6. Các phương pháp tiếp cận đàm phán trong thương mại quốc tế
- Cách thức tiếp cận kiểu thua – thắng: Là cách tiếp cận trong đó một bên

chủ động là bên thua, sẵn sàng nhượng bộ và tạo cơ hội thuận lợi cho đối tác thắng.
Đàm phán theo cách thức này giúp doanh nghiệp tạo được cảm giác dễ chịu và ấn
tượng tốt đẹp cho đối tác, góp phần củng cố và phát triển mối quan hệ.
- Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thua : Hay còn gọi là cách tiếp cận kiểu
phân chia là việc các bên cố gắng dung mọi chiến lược và thủ thuật để phân chia lợi
10


ích làm cho mình có càng nhiều lợi ích càng tốt. Với cách tiếp cận này, bên có sức
mạnh và thực lực có thể tối đa hóa lợi ích của mình trước bên yếu thế hơn. Tuy
nhiên, sẽ không thể có thỏa thuận chung nếu các bên đều sử dụng vì không bên nào
nhượng bộ bên nào.
- Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thắng: Còn được gọi là cách thức tiếp
cận kiểu hội nhập hay kiểu hợp tác: Là việc các bên tham gia đàm phán với tinh
thần hợp tác, cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất để thỏa mãn lợi ích của nhau, để
các bên tham gia đều là những người thắng.
2.2. Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng trong TMQT
2.2.1. Lập kế hoạch đàm phán
- Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán
Người lập kế hoạch cần phân tích khái quát những nét cơ bản của thị
trường thế giới, đặc điểm của đối tác, văn hóa của đối tác và của các doanh nghiệp
có liên quan, đồng thời cần phải xác định những điểm yếu, điểm mạnh, những thuận
lợi, khó khăn của mình làm cơ sở xác định mục đích, mục tiêu đàm phán.
- Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán
Đây là bước rất quan trọng, có tác dụng định hướng và là đích đến của hoạt
động đàm phán. Khi xác định mục đích phải đảm bảo: rõ ràng dễ hiểu, phù
hợp với mục đích chung của doanh nghiệp, phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể
thực hiện được. Các mục tiêu phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản là: có định lượng,
phù hợp với mục đích đàm phán, định hướng được hành động.
- Lập kế hoạch hành động

Bao gồm lập kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch về địa điểm
và kế hoạch cho chương trình đàm phán. Trong đó, lập kế hoạch về chiến lược,
nhân sự và chương trình đàm phán là rất quan trọng.
+ Lập kế hoạch về chiến lược: phải xác định được các biện pháp, tư duy
chiến lược và các kỹ thuật cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được mục tiêu
đã đề ra.
+ Lập kế hoạch về nhân sự: phải xác định những nhà đàm phán của đối
tác, những người đã tham gia đàm phán với chúng ta, những người mà chúng ta đã

11


biết và chưa biết. Từ đó lập kế hoạch cho đoàn đàm phán của chúng ta, xác định số
lượng, thành phần tham gia và kế hoạch lựa chọn đoàn đàm phán.
- Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch
Trong thực tế, có thể có nhiều tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch
không thể lường hết được, do đó cần phải thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của kế
hoạch.
Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm phán có thể được tiến hành theo trình tự:
+ Phân tích tình huống đàm phán.
+ Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định nội dung bất hợp lý cần điều
chỉnh.
+ Xác định mức độ điều chỉnh.
+ Điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể.
2.2.2 Tổ chức đàm phán
2.2.2.1 Chuẩn bị đàm phán
- Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán
Thông tin phục vụ cho hoạt động của đàm phán phải đảm bảo được cung cấp
kịp thời, nội dung chính xác, tin cậy, đúng yêu cầu, đảm bảo tính cập nhật.
Quy trình thu thập và xử lý thông tin của doanh nghiệp:

+ Xác định nhu cầu thông tin và phân loại.
+ Xác định nguồn thu thập thông tin.
+ Phân tích xử lý lưu trữ và sử dụng thông tin.
- Chuẩn bị nội dung đàm phán
+ Xác định nội dung cần đàm phán: Nội dung của đàm phán cơ bản bao
gồm: đàm phán để thống nhất về các định nghĩa dùng trong hợp đồng, số lượng,
quy cách sản phẩm, bao bì, ký hiệu mã, giá cả, thanh toán, thời gian, địa điểm giao
hàng, nội dung bất khả kháng, trọng tài và một số nội dung khác…
+ Lựa chọn phương án đàm phán: Doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm
thị trường trong nước và thị trường nước ngoài, căn cứ vào tình hình kinh doanh, uy
tín, kinh nghiệm, thuận lợi, khó khăn của đối tác, căn cứ vào quy mô, điều kiện
kinh doanh, thuận lợi, khó khăn của doanh nghiệp mình và căn cứ vào điều kiện cụ
thể của hoạt động kinh doanh cần đàm phán như đặc điểm của phương thức kinh
12


doanh, đặc điểm của hàng hóa…để xác định các phương án sao cho phù hợp trong
quá trình đàm phán.
+ Xác định trình tự đàm phán các nội dung: Nội dung đàm phán cần đảm
bảo sắp xếp theo trình độ tự kế tiếp logic, các nội dung quan trọng phải được đàm
phán trước, không bỏ sót các nội dung, không trùng lặp, phải dễ hiểu, đầy đủ, mạch
lạc.
- Chuẩn bị nhân sự
Thành phần nhân sự trong đoàn đàm phán thương mại quốc tế phải có đủ
kiến thức ở ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Bên cạnh đó, những người
tham gia đàm phán phải là người có năng lực, trình độ và kinh nghiệm, có tinh thần
sáng tạo, có đầu óc phân tích và phản ứng linh hoạt trước các tình huống, am hiểu
về hàng hóa và đối tác đàm phán, am hiểu thị trường và các kỹ thuật đàm phán
thương mại quốc tế. Để tổ chức đàm phán có hiệu quả cần huấn luyện cho cán bộ về
kỹ năng xử lý tình huống và đề ra các quy định chung cho đoàn đàm phán như tinh

thần trách nhiệm, ý thức kỷ luật và công việc.
- Chuẩn bị địa điểm
Địa điểm đàm phán gồm: địa điểm để tổ chức đàm phán, địa điểm để nghỉ
ngơi, địa điểm để giải trí. Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người
bán, nước người mua hoặc ở nước thứ ba. Dù ở đâu cũng phải đảm bảo thời điểm
tối ưu và phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho tất cả các bên.
- Chuẩn bị chương trình làm việc
Cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết cho từng ngày đàm phán và giao
trước cho đối tác, đồng thời tham khảo ý kiến của đối tác để thống nhất chương
trình. Từ đó, có thể theo dõi được các phản ứng của đối tác trong các bước đi tiếp
theo của cuộc đàm phán.
2.3.2.2 Tiến hành đàm phán
- Giai đoạn tiếp cận
Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán. Giai đoạn này giành
cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu các bên,
cùng các câu nói lịch sự hoặc những câu chuyện về đề tài kinh tế, thể thao, văn hóa

13


nghệ thuật, thời tiết… Thời gian tiếp cận và chủ đề bàn đến trong giai đoạn này phụ
thuộc vào văn hóa của các bên đàm phán
- Trao đổi thông tin
Đây là giai đoạn rất quan trọng, các thông tin làm cho các bên hiểu được quan
điểm, lập trường, mục tiêu và quyền lợi của nhau, làm cơ sở phân tích, tổng hợp để
đưa ra các quyết định thuyết phục hay nhượng bộ, trực tiếp dẫn đến kết quả của
cuộc đàm phán. Yêu cầu thông tin phải đầy đủ, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao.
- Giai đoạn thuyết phục
Thực chất của giai đoạn này là giai đoạn giành giật, bảo vệ quyền lợi của
mình, thực hiện các mục tiêu đề ra. Trên cơ sở thông tin đã trao đổi với đối tác,

người đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược,
những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra một chiến lược
thuyết phục đối phương nhượng bộ theo quan điểm của mình.
- Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận
Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được các mâu thuẫn còn tồn tại giữa
hai bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bên thì mới đưa cuộc
đàm phán đến thành công. Những nhượng bộ này có thể được thực hiện từng phần
nhỏ kế tiếp hoặc nhượng bộ toàn phần. Sự nhượng bộ là kết quả của những cái được
và cái thua trong thương lượng nên người đàm phán phải biết kết hợp chặt chẽ sự
nhượng bộ của mình và nhượng bộ của đối tác làm sao để đàm phán được thành
công mà các bên đều có lợi, đặc biệt là đạt được mục tiêu đàm phán của mình.
2.3.2.3 Kết thúc đàm phán
Kết thúc quá trình đàm phán trong thương mại quốc tế có thể xảy ra hai tình
huống:
+ Đàm phán không đi đến thống nhất: khi bên đối tác đưa ra đề nghị không thể
chấp nhận được hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm cho
những thỏa thuận với ta không còn hấp dẫn nữa. Lúc này, khi rút khỏi đàm phán
phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc ta không thể tiếp tục đàm phán mà
vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên.
+ Đàm phán thành công, các bên ký kết hợp đồng hoặc đã đạt được những thỏa
thuận nhất định và cần có những đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn đến ký kết hợp
14


đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được.
2.2.3. Kiểm tra, kiểm soát, đánh giá và rút kinh nghiệm
Sau mỗi lần đàm phán, cần phải phân tích đánh giá kết quả của cuộc đàm
phán so với mục tiêu đề ra và rút ra các bài học kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán
tiếp theo. Doanh nghiệp có thể đánh giá kết quả theo mô hình hoặc theo cách lập biểu.
2.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng trong

thương mại quốc tế
2.4.1. Nhân tố môi trường bên trong
- Nguồn lực tài chính
Trong thương mại quốc tế, muốn khẳng định vị thế của mình trên thương
trường, thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng thì doanh nghiệp phải có nguồn
lực tài chính mạnh, đảm bảo độ tin cậy cho đối tác . Nguồn vốn lớn sẽ giúp doanh
nghiệp có ngân sách chi phí cho những cuộc đàm phán có quy mô lớn. Ngoài ra,
nguồn vốn lớn sẽ tạo thế và lực cho doanh nghiệp trên bàn đàm phán, tạo ra sự tin
tưởng cho đối tác về quy mô và sức mạnh tài chính của doanh nghiệp.
- Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là một yếu tố vô cùng quan trọng, tác động trực tiếp đến quá
trình đàm phán. Các doanh nghiệp có cùng một số điều kiện như nhau, nhưng tùy
vào trình độ, năng lực của người đàm phán mà sẽ có doanh nghiệp đàm phán thành
công, có doanh nghiệp đàm phán thất bại. Vì vậy, doanh nghiệp cần có cơ chế tìm
kiếm và bồi dưỡng nhân tài phục vụ công tác đàm phán của mình.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất hạ tầng lạc hậu đã sẽ không có sức hấp dẫn với đối tác. Điều
này làm ảnh hưởng đến ấn tượng về tính chuyên nghiệp và quy mô của doanh nghiệp
trong con mắt của đối tác và sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đàm phán.
2.4.2. Nhân tố môi trường bên ngoài
- Tình hình kinh tế
Đàm phán trong thương mại quốc tế thường chịu ảnh hưởng bởi sự biến động
của nền kinh tế và thị trường quốc tế theo tính chất thường xuyên liên tục. Ngoài
ra,nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi các quy luật kinh tế và phương pháp, thủ thuật
kinh doanh, đặc biệt là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh.
15


- Yếu tố chính trị - pháp luật
Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu thì việc nắm rõ tình hình chính trị xã hội

và luật pháp của các nước đối tác là việc rất cần thiết. Thương mại hàng hóa khó có
thể tăng trưởng trong tình trạng bất ổn về chính trị. Các quan hệ hợp đồng mua bán
hàng hóa quốc tế thường chịu sự điều chỉnh của một hoặc một số điều ước quốc tế
song phương hoặc đa phương , hoặc quy định của hệ thống pháp luật một quốc gia
nhất định với tư cách là khuôn khổ pháp lý.
- Yếu tố văn hóa
Mỗi quốc gia đều có nền văn hóa riêng và hình thành nên phong cách đàm phán
riêng, do đó đàm phán thương mại quốc tế bị ảnh hưởng lớn do sự khác biệt về nền
văn hóa đó. Các yếu tố chính của văn hóa đó là các quy định, tiêu chuẩn, mô hình
ứng xử, sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngôn ngữ, giáo dục, nghệ thuật và tính thầm
mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống. Nó tác động bằng nhiều cách đến các quá
trình đàm phán, đến những đặc tính phong cách của người đàm phán, đến chiến
lược thương lượng được sử dụng trong đàm phán.

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ MÁY MÓC TỪ THỊ TRƯỜNG HOA KỲ
16


CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ KỸ THUẬT
REXCO CHI NHÁNH HÀ NỘI
3.1. Giới thiệu về công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN
3.1.1. Tổng quan về công ty
Công ty xuất nhập khẩu vật tư kĩ thuật với tên giao dịch quốc tế là:
TECHNICAL MATERIAL AND RESOURCES IMPORT-EXPORT CO (viết tắt là
REXCO) được thành lập theo quyết định số 171/VKH-QĐ , ngày 20/5/1993 của
Giám đốc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc Gia (nay đổi tên thành
Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam). Công ty là đơn vị kinh doanh trực thuộc
Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Công ty có hai chi nhánh hoạt động ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh.

Chi nhánh Hà Nội:
Địa chỉ :157 Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Điện thoại: 84 4 35620516
Fax 84 4 38532511
Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh:
Địa chỉ: 158/1 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Quận Bình Thạnh, Thành Phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: (84) 088 995275
Fax : (84)088 995 276
3.1.2. Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Cũng giống như những công ty làm hoạt động xuất nhập khẩu khác, công ty
REXCO cũng có các hoạt động mua bán, giao thương với nước ngoài. Cụ thể
những lĩnh vực hoạt động, kinh doanh chính từ năm 1993 đến nay là :
Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, kinh doanh các thiết bị vật tư khoa học
kĩ thuật, phần mềm trong các lĩnh vực an ninh , quốc phòng, khoa học kĩ thuật như
vật lí học, hóa học, sinh vật học, y dược học, địa chất học, hải dương học, khí tượng
thủy văn, y tế, gióa dục, môi trường......
Kinh doanh, lắp đặt và bảo trì thang máy, thang cuốn.
Tư vấn, chuyển giao công nghệ.
3.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty

17


Chi nhánh Công ty XNK vật tư kỹ thuật REXCO tại Hà Nội được tổ chức
quản lí theo cơ cấu trực tuyến- chức năng, chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới.
Thực chất của phương thức này là chuyên môn hóa hoạt động quản trị , đảm bảo
thông tin quản lí của cấp trên được thông suốt, nhanh chóng, các phòng ban hoạt
động độc lập, thực hiện đúng trách nhiệm, quyền hạn được giao. Cơ cấu tổ chức này
của chi nhánh công ty là phù hợp, vừa phát huy được năng lực của các phòng ban
khác nhau, vừa đảm bảo quyền chỉ huy của cấp trên tới các phòng ban.

Cụ thể cơ cấu bộ máy hoạt động của công ty : gồm Ban giám đốc, Khối kinh
doanh và Khối hỗ trợ kinh doanh
Giám đốc
Phó giám đốc

Khối Kinh
Doanh

Phòng Kinh
Doanh

Phòng Kỹ

Phòng Dự Án

Phòng Hành

Thuật

chính tổng hợp
Phòng

Phòng Kế Toán

Khối hỗ trợ
Kinh Doanh

Marketing
Phòng Thang

máy

Phòng Hợp
Đồng XNK
Các cộng tác

viên và chuyên
Hình 3.1.Sơ đồ bộ máy tổ chức và điều
hành ngoài
của công ty
gia nước
3.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
3.2.1. Hoạt động kinh doanh nói chung
Công ty XNK REXCO chi nhánh Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước có
quy mô tuy không lớn, nhưng trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu
vật tư kỹ thuật là một công ty lớn, có quy mô, phạm vi hoạt động rộng, có cả chi
nhánh ở Hà Nội và chi nhánh ở các tỉnh phía Nam. Sự năng động trong hoạt động
18


kinh doanh của công ty trong những năm qua đã góp phần đáng kể trong việc tạo
nên danh tiếng của công ty trong lĩnh vực hoạt động của mình.
Hòa cùng xu thế phát triển và hội nhập, cũng như những doanh nghiệp kinh
doanh khác trong cả nước, Công ty đã chủ động phát triển đa dạng hóa các lĩnh vực
kinh doanh để phục vụ một cách tốt nhất cho nhu cầu tiêu dùng và sản xuất trong
nước. Tăng cường đẩy mạnh các mối quan hệ, kí kết nhiều hợp đồng thương mại
lớn và mở rộng thị trường thu mua cũng như tiêu thụ hàng hóa, thực hiện đúng bản
chất kinh doanh của một công ty thương mại xuất nhập khẩu. Cụ thể như sau:
Theo giấy phép kinh doanh số 0113015106 đăng kí ngày 22/12/2006 thì
ngành nghề kinh doanh chính của chi nhánh là:

Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư thiết bị phương tiện kĩ thuật.
Xuất nhập khẩu và kinh doanh tổng hợp các mặt hàng trang thiết bị khoa học
kĩ thuật, điện tử, kim khí, điện máy, dây chuyền công nghệ, hóa chất, nguyên liệu,
nhiên liệu, phụ tùng thay thế đáp ứng nhu cầu tiêu dùng và sản xuất, xây dựng, dịch
vụ thông tin kinh tế, khoa học kỹ thuật, triển lãm, quảng cáo, dịch vụ sản xuất
thương mại và chuyển giao công nghệ.
Xuất nhập khẩu trang thiết bị y tế.
Mua bán máy móc, thiết bị điện lạnh, phương tiện vận chuyển, hóa mỹ
phẩm, vải sợi ( trừ mỹ phẩm có hại cho sức khỏe con người ).
Tư vấn, xây dựng , lắp đặt và bảo trì các công trình : hệ thống khí y tế, hệ
thống điện lạnh, điều hòa không khí, xử lí chất thải, khí thải, nước thải, nước sinh
hoạt trong công nghiệp, y tế và dân dụng.
Kinh doanh lắp đặt và bảo trì thang máy.
Kinh doanh dịch vụ tư vấn : các thiết bị điện tử công nghiệp và dân dụng,
thiết bị tin học, viễn thông và phần mềm ứng dụng.
Thị trường thu mua hàng hóa:
Là doanh nghiệp thương mại kinh doanh xuất nhập khẩu nhưng thị trường
thu mua hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm cả trong nước và thị trường quốc tế.
Doanh nghiệp có quan hệ rất nhiều với các nhà sản xuất trong nước có uy tín
như Công ty TNHH Thiết bị khoa học Việt Anh, Công ty cổ phần thiết bị Thắng
Lợi, Công ty TNHH B.C.E Việt Nam.
19


Đối với thị trường quốc tế thì công ty có quan hệ giao dịch rất tốt với các nhà
cung cấp thiết bị hàng đầu thế giới tại Nhật Bản, Hoa Kỳ, Anh, Đức, Italia,
Pháp...Điều này cho phép công ty luôn nhập khẩu được những sản phẩm, nguyên
liệu đầu vào có chất lượng, uy tín và hiện đại, phục vụ cho hoạt động kinh doanh
của công ty.
Thị trường tiêu thụ hàng hóa:

Công ty chỉ tiêu thụ hàng hóa ở thị trường trong nước, không có hình thức
xuất khẩu hàng hóa. Những khách hàng chính của công ty chủ yếu là các trường đại
học như Đại học Bách khoa, Đại học Y, Đại học Dược, các viện nghiên cứu.
3.2.2. Hoạt động nhập khẩu giai đoạn 2013-2015
3.2.2.1.Kim ngạch nhập khẩu
Như đã nói ở trên, công ty chỉ tiêu thụ hàng ở thị trường trong nước, không
có hình thức xuất khẩu hàng hóa. Do vậy, hoạt động thương mại quốc tế của công
ty chủ yếu là hoạt động nhập khẩu.
Dựa vào báo cáo nhập khẩu giai đoạn 2013- 2015 của phòng Hợp đồng
XNK, ta có số liệu sau đây :
Bảng 3.1. Kim ngạch nhập khẩu hàng hóa của công ty từ 2013-2015
( đơn vị : USD)
Chỉ tiêu
Năm

Kim ngạch nhập khẩu

Tỷ lệ tăng (%)

Năm 2013

3,713,513

Năm 2014

3,608,890

-2,9 %

Năm 2015

3,501,012

-3,08%

(Nguồn : Phòng Hợp đồng XNK từ năm 2013-2015)
Nhìn vào số liệu trên ta thấy kim ngạch nhập khẩu của công ty giảm trong
vài năm gần đây. Như đã nói ở trên, do chịu sự ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng
nên nhu cầu trong nước giảm,dẫn đến kim ngạch trong thời gian này bị giảm so với
các năm trước, cụ thể năm 2014 giảm 2,9% so với năm 2013 và năm 2015 giảm tới
3,08 % so với năm 2014. Điều này cho thấy hoạt động kinh doanh của bất kì một
doanh nghiệp nào cũng phải chịu tác động của nhiều yếu tố, trong đó yếu tố về kinh
tế là yếu tố có sức ảnh hưởng khá lớn. Các doanh nghiệp cần phải có tầm nhìn xa và
20


khả năng phán đoán thị trường để có thể duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh
của mình.
3.2.2.2.Cơ cấu thị trường nhập khẩu
Công ty REXCO – HN có mối quan hệ thương mại với các nhà sản xuất có uy
tín trên thế giới trong lĩnh vực trang thiết bị phục vụ giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
Do vậy cơ cấu thị trường nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty khá đa dạng.
Bảng 3.2 ở dưới cho chúng ta thấy một số thị trường nhập khẩu máy móc,
thiết bị chính của công ty bao gồm : Mỹ, Đức , Pháp, Nhật và các nước khác. Có thể
thấy thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty là thị trường các nước phát triển nhất
trên thế giới. Vì đặc điểm máy móc mà công ty nhập khẩu có kỹ thuật cao, hiện đại.
Một số nước đang phát triền gần Việt Nam cũng có như: Hàn Quốc, Ấn Độ. Tuy
nhiên để đảm bảo uy tín và thương hiệu của công ty mà các thị trường châu Âu,
châu Mỹ vẫn được quan tâm hơn.
Bảng 3.2. Cơ cấu thị trường nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty REXCO

(đơn vị : % )
Thị trường
Năm 2013
Năm 2014
Năm 2015
Pháp
34.6
32.4
31.1
Mỹ
29.3
29
30
Đức
17
17.7
15.9
Nhật
11.2
10.5
11
Khác
7.9
10.4
12
Tổng
100
100
100
(Nguồn :Báo cáo thị trường hàng năm của công ty – Phòng Hợp đồng XNK)

Căn cứ vào bảng trên ta có thể thấy thị trường nhập khẩu chủ yếu của công
ty là thị trường Pháp và Mỹ.Thị trường Pháp luôn chiếm tỷ lệ trên 30%, còn thị
trường Mỹ luôn xấp xỉ ở mức 30%. Tiếp đến là thị trường Đức luôn chiếm trên 15%
và thị trường Nhật chiếm trên 10%. Những năm gần đây, công ty luôn thực hiện
chính sách tìm kiếm bạn hàng nhập khẩu mới nên tỷ trọng thị trường Đức và Nhật
tăng đáng kể. Việc tìm kiếm bạn hàng mới cũng đã giúp cho việc nhập khẩu hàng
hóa ở các nước khác với chất lượng đảm bảo và giá rẻ hơn so với thị trường Mỹ và
Pháp.

21


3.2.2.3. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu
Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu bao gồm 4 nhóm sản phẩm chính là : thiết bị
nghiên cứu khoa học, thiết bị y tế, thiết bị cơ khí, thang máy.
Bảng số dưới đây đã cho thấy thiết bị nghiên cứu khoa học là mặt hàng
chiếm tỷ lệ nhiều nhất trong tất cả các năm, năm nào kim ngạch nhập khẩu của thiết
bị nghiên cứu cũng trên 1 triệu USD, chiếm trên 30% tổng số sản phẩm nhập khẩu
của công ty. Trong hai năm gần đây là 2014 và 2015 thì kim ngạch nhập khẩu thiết
bị y tế đứng vị trí thứ hai, trên 27%. Chỉ riêng năm 2013 thì kim ngạch nhập khẩu
thiết bị y tế giảm đi một chút (24,33%) nên thiết bị cơ khí chiếm vị trí thứ hai trong
tổng kim ngạch nhập khẩu năm 2013 ( chiếm 27,05%). Điều này cho thấy những
năm gần đây, vấn đề y tế đang được nhà nước cũng như xã hội quan tâm hơn , đầu
tư phát triển để chăm lo cho sức khỏe con người. Dự báo trong những năm tới tỷ
trọng của nhóm thiết bị này sẽ vẫn còn tăng bởi hiện nay xuất hiện rất nhiều những
căn bệnh lạ cũng như khó chữa trị, đòi hỏi phải có các thiết bị y tế hiện đại để phục
vụ cho việc nghiên cứu.
Bảng 3.3. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty từ năm 2013-2015
Năm

2013

2014

2015

TB nghiên cứu

Chi phí
Tỷtrọng
(USD)
(%)
1,302,453 35,07

Chi phí
Tỷtrọng
(USD)
(%)
1.133.688 31,41

Chi phí Tỷtrọng
(USD)
(%)
1,093,445 31,23

TB y tế

903,556

1,036,742 28,72

983,990

28,1

TB cơ khí

1,004,567 27,05

975,209

27,02

896,880

25,61

Thang máy

237,890

6,4

108,562

3

445,089

12,71

Khác

265,047

7,15

354,689

9,85

81,608

2,35

Tổng

3,713,513

100

3,608,890 100

3,501,012

100

Mặt hàng

24,33

(Nguồn : Phòng Hợp đồng XNK từ 2013-2015)
Thiết bị cơ khí cũng là nhóm mặt hàng được nhập khẩu khá nhiều, hầu như
năm nào cũng chiếm trên 25% tổng kim ngạch nhập khẩu. Những năm gần đây, nhà
nước có chủ trương nhập khẩu các thiết bị cơ khí để phục vụ sản xuất trong nước
nên nhóm thiết bị cơ khí luôn chiếm tỷ trọng khá cao trong cơ cấu mặt hàng nhập
khẩu của công ty.
22


Có thể nói thang máy là thiết bị có tỷ lệ không đều nhất trong cơ cấu mặt
hàng nhập khẩu. Có năm thiết bị này chiếm đến hơn 10% (năm 2015 chiếm
12,71%) nhưng có năm lại chiếm một tỷ trọng rất nhỏ (năm 2014 chiếm 3%). Hầu
hết số lượng nhập khẩu các nhóm mặt hàng trên dựa vào những yêu cầu của các dự
án đặt hàng tại công ty nên số lượng có sự thay đổi qua các năm, thang máy là một
ví dụ điển hình. Do vậy nhóm mặt hàng rất khó dự đoán trong năm tới, duy nhất chỉ
có các thiết bị nghiên cứu là luôn chiếm tỷ lệ cao nhất.
3.2.2.4. Kim ngạch nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ
Hoa Kỳ là một trong những thị trường nhập khẩu chính của công ty cổ phần
XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh HN. Trong những năm gần đây, kim ngạch
nhập khẩu thiết bị máy móc thị trường này có xu hướng tăng qua các năm, bảng 3.4
dưới đây minh chứng cho điều đó:
Bảng 3.4. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu từ Hoa Kỳ từ năm 2013-2015
Đơn vị: USD
Năm

2013

2014

2015

TB nghiên cứu

Chi phí
Tỷtrọng
(USD)
(%)
326,417.7 30

Chi phí
Tỷtrọng
(USD)
(%)
1.133.688 31,2

Chi phí Tỷtrọng
(USD)
(%)
1,093,445 32

TB y tế

277,455.04 25,5

1,036,742 26

983,990

26,5

TB cơ khí

217,611.8

20

975,209

22,5

896,880

22

Thang máy

157,768.5

14,5

108,562

12

445,089

13,5

Khác

108,805.9

10

354,689

9,3

81,608

6

Tổng

1,088,059

100

1,046,578 100

1,050,303

100

Mặt hàng

(Nguồn: Phòng Hợp đồng kinh doanh XNK)
Nhìn chung kim ngạch nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của
công ty từ 2013-2015 không có sự chênh lệch nhiều. Mặt hàng chiếm tỷ trọng cao

nhất qua các năm trong cơ cấu nhập khẩu là thiết bị nghiên cứu (luôn chiếm trên
30%). Tiếp theo là mặt hàng thiết bị y tế, mặt hàng này cũng chiếm tỷ lệ khá cao,
luôn luôn trên 25% qua các năm. Thiết bị cơ khí, thang máy và các thiết bị khác có
sự thay đổi tỷ trọng qua các năm. Điều này là do nhu cầu trong nước có sự thay đổi
nên mặt hàng nhập khẩu cũng có sự điều chỉnh để phù hợp với cầu thị trường.
23


3.3. Phân tích thực trạng quy trình đàm phán nhập khẩu thiết bị máy móc từ
thị trường Hoa Kỳ của Công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi
nhánh Hà Nội
3.3.1. Văn hóa đàm phán của Hoa Kỳ
Chiến thuật thương lượng giá cả
Những nhà đàm phán Mỹ dày dặn kinh nghiệm về kinh doanh quốc tế quen
với biên độ mặc cả khá rộng. Họ có thể có phản ứng tốt đối với những lời cháo giá
mang tính thực tế hơn đối với lời chào giá quá cao để phòng hờ. Một trong những
mánh khóe mặc cả được Mỹ ưa thích là áp lực về thời gian. Chẳng hạn: “ Tuần tới
giá của chúng tôi tăng 10%...”
Phong cách ra quyết định
Những nhà đàm phán Mỹ có lẽ là những người ra quyết định nhanh nhất thế
giới, vì họ thường tự ra quyết định. Ngược lại, người Á Đông, chẳng hạn như Nhật
Bản, thường ra quyết định thông qua đồng thuận tập thể. Do vậy, sẽ kéo dài thời
gian đàm phán. Những lúc như thế, người Mỹ thường tỏ vẻ nôn nóng vì ra quyết
định quá lâu. Ngoài ra, người Mỹ đề cao tính linh hoạt, trong khi người Nhật cho
rằng khi đã quyết định mà thay đổi là đáng hổ thẹn.
Đi thẳng vào vấn đề chính
Ở lần gặp đầu tiên, ngay sau khi tay bắt mặt mừng, người Mỹ muốn đi thẳng
vào chuyện làm ăn. Không phải họ không đề cao tầm quan trọng của việc tìm hiểu
đối tác, vun đắp mối quan hệ, đơn giản là họ thích tạo lòng tin và gây dựng mối
quan hệ hữu hảo ngay lúc bàn chuyện kinh doanh.

Thuyết trình
Người Mỹ có ấn tượng tốt với những bài thuyết trình ngắn gọn, súc tích
nhưng chứa đầy thông tin được trình bày bởi một diễn giả nói tiếng anh chuẩn và
biết sử dụng những công cụ đồ họa hỗ trợ.(Họ vốn rất lạm dụng máy đèn chiếu và
phần mềm thuyết trình như PowerPoint). Họ có thể cắt ngang để đặt câu hỏi chứ
không đợi đến cuối mới nêu thắc mắc.
Thân mật
Một giá trị được đề cao ở Mỹ là tính bình đẳng. Người Mỹ không thích phân
biệt quá lộ liễu. Doanh nhân trẻ tuổi nhìn chung ít gặp cản trở khi lầm ăn với Mỹ
24


bởi vì ở đó thành tựu cá nhân thường được coi trọng hơn địa vị xã hội, xuất thân gia
đình hay giới tính. Trừ một số bang miền Nam vẫn còn giữ cách xưng hô khá trịnh
trọng như Sir, Madam (do ảnh hưởng của Pháp trước đây), thông thường người Mỹ
nhanh chóng gọi nhau bằng tên riêng, ngay cả với những người mới gặp lần đầu.
Lời ăn tiếng nói
Người Mỹ thích “có sao nói vậy”. Họ đề cao việc trao đổi thông tin thẳng
thắn, cởi mở và thường không nhận thấy rằng người Đông Á và Đông Nam Á có
thể bực mình vì lối nói”toạc móng heo” đó. Trái lại, người Mỹ có thể thậm chí nghi
ngờ những ai thích nói chuyện kiểu vòng vo, bóng gió. Trong bàn thương thảo,
người Mỹ thường nói to hơn những ai đến từ các nền văn hóa đề cao sự kín đáo, dè
dặt. Người Mỹ cũng biết rằng xen ngang khi người khác đang nói là bất lịch sự,
song họ không chen ngang trong một cuộc bàn bạc sôi nổi thì họ cũng chẳng có ý
định xúc phạm ai cả.
Ngôn ngữ
Người Mỹ chỉ giỏi tiếng Mỹ (American English). Ngay cả tiếng Anh (British
English) cũng có thể là vấn đề vì những khác biệt về từ ngữ và văn phong. Dân Mỹ
hiếm khi giỏi ngoại ngữ để tự tiến hành một đàm phán kinh doanh phức tạp. Do
vậy, sang Mỹ làm ăn, nếu không đủ tự tin về khả năng anh văn của mình, tốt hơn

hết là nên thuê phiên dịch.
Hợp đồng
Người châu Á vốn thường cố gắng thỏa thuận khuôn khổ và nguyên tắc
chung rồi mới đi vào chi tiết. Trái lại, người Mỹ đi từ chi tiết tới tổng thể. Người
Mỹ muốn càng chi tiết càng tốt, để bao gồm cả những trường hợp bất ngờ xảy ra.
Người Mỹ rất chú trọng đến những khía cạnh luật pháp và từng chi tiết nhỏ nhặt
trong thỏa thuận bằng văn bản. Nhiều nhà đàm phán Mỹ đưa luật sư vào thương
thỏa từ đầu cho đến lễ ký kết. Nếu về sau có tranh chấp hay bất đồng ý kiến, phía
Mỹ có thể nhất nhất dựa vào những điều khoản của hợp đồng và có thể nghi ngờ
nếu phía đối tác vận dụng những vấn đề ngoài hợp đồng như tầm quan trọng của
mối quan hệ lâu dài..
3.3.2. Quy trình đàm phán nhập khẩu thiết bị máy móc từ thị trường Hoa Kỳ của
công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO chi nhánh Hà Nội.
25