Thiết kế hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Đức Minh

i

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em. Các số liệu, kết quả
trong đồ án tốt nghiệp của em là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế
của đơn vị em thực tập.

Tác giả
Nguyễn Thị Hương Liên

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


ii

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Thiết kế HTTT kế toán vật tư
tại công ty CPĐTXD & TM Đức Minh”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhi t t nh
của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa h thống thông tin kinh tế, ban
lãnh đạo công ty, chị Phạm Thị Nhâm– kế toán trưởng, và các anh chị trong
phòng kế toán tài chính.
Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.s. Hà Văn Sang
đã tận t nh hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Thầy đã chỉ bảo và
cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành đồ án này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa H thống thông tin kinh tế đã
có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhi t tình trong suốt thời gian em theo
học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt

đồ án tốt nghi p.
Thực hi n đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh các chị, ở
đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty đã tạo mọi điều ki n
giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập.
Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định em mong
muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè.
m in chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2013
Sinh viên

Nguyễn Thị Hương Liên

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


iii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Tên viết tắt

Nghĩa đầy đủ

CCDC

Công cụ, dụng cụ

CNTT

Công ngh thông tin

DN

Doanh nghi p

ĐTXD & TM

Đầu tư ây dựn và thương mại

GTGT

Gía trị gia tăng

HTTT

H thống thông tin

NVL

Nguyên vật li u

N-X-T

Nhâp- xuất-tồn

QĐ-BTC

Quyết định- Bộ tài chính

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TK

Tài khoản

TSCĐ

Tài sản cố định

VNĐ

Vi t Nam đồng

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


iv

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1: Mô hình hóa hoạt động nhập kho………………………………23
Hình 1.2: Mô hình hóa hoạt động xuất kho……………………………….23
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy …………………………………..29
H nh 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán……………………………………………31

Hình 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung………....34
Hình 2.4: Biểu đồ ngữ cảnh………………………………………………...44
Hình 2.5: Biểu đồ phân cấp chức năng…………………………………….45
Hình 2.6: Ma trận thực thể chức năng……………………………………...47
Hình 2.7: Biêủ đồ luồng dữ li u mức 0…………………………………….48
Hình 2.8: Tiến tr nh “Nhập kho”…………………………………………..49
Hình 2.9: Tiến tr nh “Xuất kho”……………………………………………49
Hình 2.10: Tiến tr nh “Kiểm kê, đánh giá lại”……………………………..50
Hình 2.11: Tiến tr nh “Lập báo cáo”……………………………………….50
Hình 2.12: Mô hình thực thế liên kết /R…………………………………..58

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


v

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ..................................................................................................... I
LỜI CẢM ƠN .......................................................................................................... II
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT .................................................................... III
DANH MỤC CÁC HÌNH ...................................................................................... IV
PHẦN MỞ ĐẦU....................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ
TOÁN VẬT TƯ .......................................................................................................... 4
1.1 Tổng quan về h thống thông tin ...................................................................................... 4
1.1.1 Sơ lược h thống thông tin ........................................................................................ 4
1.1.2 Các yêu cầu của một h thống thông tin tốt ............................................................. 5
1.1.3 Chu trình phát triển một HTTT ................................................................................. 7

1.1.4 Tổng quan về biểu đồ luồng dữ li u ....................................................................... 11
1.2 TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CSDL SQL ........................................................... 12
1.2.1 Khái ni m CSDL...................................................................................................... 12
1.2.2 Khái ni m h quản trị CSDL ................................................................................... 12
1.2.3 H quản trị CSDL SQL Server: .............................................................................. 13
1.3 NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH ............................................................................................. 13
1.3.1 Khái ni m: ................................................................................................................ 13
1.3.2 Đặc điểm: ................................................................................................................. 13
1.3.3 Các ngôn ngữ lập tr nh thường dùng: ..................................................................... 13
1.4 Công cụ tạo báo cáo ........................................................................................................ 14
1.4.1 Đặc điểm báo cáo trong HTTT quản lý .................................................................. 14
1.4.2 Các công cụ tạo báo cáo thường dùng: ................................................................... 14
1.5 Nhận xét chung ................................................................................................................ 14
1.6 Tổng quan về kế toán vật tư ............................................................................................ 15
1.6.1 Nhi m vụ của kế toán vật tư.................................................................................... 15
1.6.2 Phân loại vật tư ........................................................................................................ 15
1.7 Nguyên tắc kế toán .......................................................................................................... 19

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


vi

1.8 Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho .......................................................................... 23
1.8.1 Mô hình hóa hoạt động nhập kho ........................................................................... 23
1.8.2 Mô hình hóa hoạt động xuất kho ............................................................................ 23
1.9 Kế toán tổng hợp vật tư ................................................................................................... 24
1.9.1 Kế toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên ....................... 24

1.9.2 Kế toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kiểm kê định kì ................................. 26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI ĐỨC MINH ......................................... 28
2.1 Khái quát về công ty CPĐTXD & TM Đức Minh ........................................................ 28
2.1.1 Giới thi u chung về Công ty CP ĐTXD & TM Đức Minh ................................... 28
2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty ............................................................................................ 28
2.1.3 Quy trình cung cấp dịch vụ ..................................................................................... 29
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CP ĐTXD & TM
ĐỨC MINH .............................................................................................................................. 30
2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ........................................................................... 30
2.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán ........................................................................ 32
2.2.3 H thống tài khoản sử dụng trong kế toán nguyên vật li u ................................... 33
2.2.4 Các hồ sơ dữ li u sử dụng tại công ty..................................................................... 34
2.3 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐTXD &TM Đức Minh ........................................................................................................... 36
2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người .......................................... 36
2.3.2 Các chứng từ sử dụng .............................................................................................. 37
2.3.3 Tổ chức bộ sổ kế toán nguyên vật li u ................................................................... 38
2.3.4 Tổ chức h thống báo cáo kế toán vật tư ................................................................ 39
2.3.5 Tình hình ứng dụng công ngh thông tin ............................................................... 39
2.4 Phân tích h thống thông tin kế toán vật tư ................................................................... 40
2.4.1 Xác định mục tiêu của h thống .............................................................................. 40
2.4.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán ........................................................................ 40
2.5 MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ BÀI TOÁN VÀ DỮ LIỆU LOGIC ..................................... 43
2.5.1 Biểu đồ ngữ cảnh của h thống ............................................................................... 43

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang

vii

2.5.2 Biểu đồ phân rã chức năng ...................................................................................... 44
2.5.3 Mô tả chức năng lá................................................................................................... 44
2.5.4 Danh sách các hồ sơ, dữ li u sử dụng: ................................................................... 45
2.5.5 Ma trận thực thể-chức năng..................................................................................... 46
2.5.6 Phân tích các mô hình logic .................................................................................... 47
2.6 Mô hình dữ li u h thống ................................................................................................ 50
2.6.1 Danh mục dữ li u ..................................................................................................... 50
2.7 Mô hình thực thể liên kết ................................................................................................ 53
2.7.1 Xác định các thực thể, thuộc tính và các mối liên kết ........................................... 53
2.8 Mô hình E – R.................................................................................................................. 58

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN .................................. 59
3.1 Mô hình logic ................................................................................................................... 59
3.1.1 Chuyển đổi mô hình E-R sang mô hình quan h ................................................... 59
3.1.2 Thiết kế cơ sở dữ li u vật lý .................................................................................... 62
3.2 Giới thi u các chức năng và Module chương tr nh ....................................................... 70
3.2.1 Một số thuật toán sử dụng ....................................................................................... 70
3.2.2 Giao di n chương tr nh ............................................................................................ 71

KẾT LUẬN ............................................................................................................. 78

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang

1

PHẦN MỞ ĐẦU

Ngày nay, CNTT đang rất phát triển đặc bi t là những ứng dụng công ngh giúp
cho công tác quản lý ngày một tối ưu. Những khu vực kinh tế có yêu cầu hội
nhập và cạnh tranh cao như ngân hàng, viễn thông, hàng không, xây dựng... vi c
ứng dụng CNTT đã trở thành yếu tố sống còn, góp phần quyết định vào sự phát
triển và tiến trình hội nhập của các ngành này. Bên cạnh đó, trên thị trường Vi t
Nam đã uất hi n nhiều doanh nghi p đầu tư ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh
doanh, dịch vụ.
Trong lĩnh vực kế toán, các phần mềm kế toán đã giảm một khối lượng lớn công
vi c và mang lại khá nhiều hi u quả. Tuy nhiên, để có được giải pháp tối ưu
trong vi c ứng dụng CNTT vào hoạt động kế toán thì HTTT kế toán cần phải
được phân tích một cách tỉ mỉ và chính xác.
Vi c xây dựng phần mềm để quản lý công tác kế toán vật tư là quan trọng và
cần thiết, để công vi c quản lý vật tư được thực hi n đồng bộ, hi u quả, dễ quản
lý, kiểm soát từ đó gián tiếp mang lại lợi ích kinh tế cao cho doanh nghi p. Qua
quá trình thực tập ở công ty Cổ phần đầu tư ây dựng và thương mại Đức Minh
em thấy công ty đang khó khăn trong công tác quản lý vật tư, vi c xây dựng phần
mềm kế toán giúp cho công ty tiết ki m được nguồn nhân lực, quá trình hoạch
toán diễn ra nhanh chóng, tiết ki m đươc thời gian và chi phí quản lý doanh
nghi p. Phần mềm kế toán vật tư sẽ kiểm tra khả năng cung ứng vật tư cho quá
trình sản xuất kinh doanh, in phiếu nhập, phiếu xuất kho và từ đó in ra các báo
cáo như: bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, sổ chi tiết vật tư, hàng hóa… khi cần
thiết. Do đó vi c xây dựng phần mềm kế toán vật tư là vô cùng cần thiết và có ý
nghĩa.
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác kế toán vật tư và qua vi c khảo sát
hoạt động tại Công ty CPĐTXD & TM Đức Minh, em đã chọn đề tài: “Thiết kế

hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và
thương mại Đức Minh”.

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


2

 Mục đích, phạm vi đề tài
Công ty Cổ phần đầu tư ây dựng và thương mại Đức Minh là một công ty
chuyên gia công, lắp đặt các loại cửa nhựa cho các công trình. Vì vậy, công tác
kế toán vật tư là một công tác đóng vai trò rất quan trọng. Yêu cầu đặt ra là phải
quản lý tốt, xử lý thông tin về vật tư một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời.
m đã chọn đề tài trên với mong muốn xây dựng h thống thông tin kế toán vật
tư trong công ty phù hợp với thực tế hoạt động tổ chức kế toán vật tư của chính
công ty, tiết ki m chi phí, tài nguyên máy tính và sử dụng thông tin có hi u quả.
Với chúng em, thực hành thực tế còn là cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn, do đó
vi c thực hi n đề tài này ngoài mục đích thực tế giúp cho công ty quản lý tốt hơn
mà đồng thời nó còn có mục đích giúp cho bản thân em có kinh nghi m và kiến
thức làm vi c thực tế.
Vì thời gian có hạn cũng như độ phức tạp của công ty với đặc thù có nhiều đội
gia công, lắp đặt nên em chỉ tập trung vào công tác quản lý vi c xuất, nhập kho
vật tư. Bởi vậy, trong phạm vi đề tài em xin phép tập trung chủ yếu vào nghi p
vụ xuất nhập phục vụ cho nhu cầu gia công của các đội kĩ thuật.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là h thống thông tin kế toán vật tư hi n tại của
Công ty Cổ phần đầu tư ây dựng và thương mại Đức Minh
 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hi n đề tài em đã vận dụng phương pháp nghiên cứu duy vật bi n chứng

kết hợp với các phương pháp:
- Thu thập thông tin.
- Phương pháp phát triển h thống thông tin quản lý.
Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu đã
nắm bắt được thực trạng h thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên môn
chuyên sâu để thực hi n đề tài.

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


3

 Kết cấu đề tài
Đề tài: “Thiết kế hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần đầu
tư xây dựng và thương mại Đức Minh ”
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài li u tham khảo, đề tài của em gồm
có 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về HTTT kế toán và công tác kế toán vật tư trong doanh
nghiệp.
Chương 2: Thực trạng hoạt động tác nghiệp công tác kế toán vật tư tại Công ty
cổ phần ĐTXD &TM Đức Minh.
Chương 3: Thiết kế HTTT kế toán vật tư tại Công ty cổ phần ĐTXD &TM Đức
Minh.
Với mục tiêu xây dựng h thống quản lý thông tin kế toán vật tư trong công
ty nhằm đạt hi u quả cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác kế toán vật tư trong
điều ki n ứng dụng công ngh tin học. Do thời gian không cho phép, em chỉ tập
trung vào phân tích, thiết kế h thống thông tin cho công tác kế toán vật tư và
thực hi n một số chức năng của chương tr nh, sử dụng h quản trị cơ sở dữ li u

SQL Server 2008 và ngôn ngữ lập trình C#.
Mặc dù rất cố gắng để hoàn thi n công vi c, song vì thời gian có hạn và kinh
nghi m, kiến thức còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót. Em rất mong
nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và bè bạn để đề tài ngày càng hoàn thi n
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


4

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC
KẾ TOÁN VẬT TƯ

1.1 Tổng quan về hệ thống thông tin
1.1.1 Sơ lược hệ thống thông tin
 Thông tin và hệ thống thông tin
*

Thông tin

Thông tin có thể hiểu là dữ li u đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, ti n dụng,
có ý nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong vi c ra quyết định.
Với mục đích quản lý, trong doanh nghi p, thông tin thường được phân theo hai
loại chính:
Thông tin tự nhiên: là các thông tin sinh ra và thu nhận bởi con người trực
tiếp bằng các cơ quan biểu đạt hay cảm thụ tự nhiên của con người.

Thông tin có cấu trúc: là thông tin được chắt lọc từ các thông tin tự nhiên,
bằng cách cấu trúc hóa lại, làm cho cô đọng hơn, chặt chẽ hơn.
Vi c sử dụng thông tin có cấu trúc mang lại lợi ích hơn so với thông tin tự nhiên
vì:
- Nhờ tính cô đọng, ngắn gọn mà thông tin cấu trúc được truyền đạt nhanh
hơn, với độ tin cậy cao và không gian để lưu trữ nhỏ hơn.
- Nhờ có cú pháp chặt chẽ, thông tin có cấu trúc cho phép thực hi n các tính
toán, các xử lý theo giải thuật: từ một tập hợp các thông tin có thể nhận được một
cách tự động những thông tin mới ( thông tin kết xuất).
Thông tin có các tính chất sau:
- Tính tương đối.
- Tính định hướng.
- Tính thời điểm.
- Tính cục bộ.
SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


5

* Hệ thống thông tin.
H thống thông tin (Information System - IS) trong một tổ chức có chức năng thu
nhận và quản lý dữ li u để cung cấp những thông tin hữu ích nhằm hỗ trợ cho tổ
chức đó và các nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hay đối tác của nó.
H thống thông tin là một h thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân
phối,…số li u nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định, cho
quá trình hoạt động tác nghi p để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, xí
nghi p, doanh nghi p,….
H thống thông tin trong doanh nghi p gồm nhiều thành phần như các dữ li u,

các xử lý, con người, thiết bị, các quy trình và công ngh thông tin tương tác với
nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ
trợ cho một h thống.… Trong đó, các dữ li u và các xử lý là hai thành phần cơ
bản:
Các dữ liệu:
Đó là các thông tin được lưu và duy tr nhằm phản ánh thực trạng hi n thời hay
quá khứ của doanh nghi p. Các dữ li u này được chia thành hai phần: các dữ li u
phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ li u về nhân sự, nhà ưởng, thiết
bị,… và các dữ li u phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơ quan như
dữ li u về sản xuất, mua bán, giao dịch,….
Các xử lý:
Đó là những quá trình biến đổi thông tin nhằm sản sinh các thông tin theo thể
thức quy định như các chứng từ giao dịch, các báo cáo, các bảng thống kê,… và
trợ giúp cho các quyết định như cung cấp các thông tin cần thiết cho vi c lựa
chọn một quyết định của lãnh đạo,…..
1.1.2 Các yêu cầu của một hệ thống thông tin tốt
Như chúng ta đã biết từ trước, quản lý có hi u quả của một tổ chức dựa phần
lớn vào chất lượng thông tin do h thống thông tin chính thức sản sinh ra. Dễ
thấy rằng từ sự hoạt động kém chất lượng của một h thống thông tin sẽ là nguồn
gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng.

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


6

Một h thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin
mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng như sau:

 Độ tin cậy:
Thể hi n qua độ chính ác và độ xác thực. Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ
chức những hậu quả xấu. Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề khác
của tổ chức như uy tín, h nh ảnh tổ chức… trước các đối tác.
 Tính đầy đủ:
Thể hi n sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản
lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết định hành động
không đáp ứng đòi hỏi của tình hình thực tế. Điều này sẽ gây tổn hại lớn cho tổ
chức.
 Tính thích hợp và dễ hiểu:
Một h thống thông tin không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tin
không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa
nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn
đến hoặc làm hao tổn chi phí cho vi c tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra
các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết.
 Tính kịp thời:
Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo v an toàn
nhưng nó sẽ vẫn không có ích g khi nó không được gửi tới người sử dụng lúc
cần thiết.
Để có được một h thống thông tin hoạt động tốt, có hi u quả cao là một trong
những công vi c của bất kỳ nhà quản lý nào. Để giải quyết được vấn đề đó cần
xem xét kỹ cơ sở kỹ thuật cho các h thống thông tin, phương pháp phân tích
thiết kế và cài đặt một HTTT.

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


7

 Tính được bảo vệ:
Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức. Vì vậy không thể để cho bất kỳ
ai cũng có thể tiếp cận thông tin. Do vậy, thông tin cần được bảo v và chỉ những
người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin
có thể cũng gây thi t hại lớn cho tổ chức.
 Hệ thống thông tin kế toán
Một doanh nghi p có HTTT quản lí hi u quả giúp cho doanh nghi p có thể:


Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra.



Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách

thức.


Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lí là một trong

những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghi p.
* Mục tiêu phát triển HTTT kế toán.
- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triển
hợp lý, đáp ứng được yêu cầu thông tin của doanh nghi p, của người dùng.
- Phát triển h thống nhằm đạt được HTTT kế toán hoàn hảo, với chi phí bỏ
ra tương ứng với hi u quả mang lại.
1.1.3 Chu trình phát triển một HTTT
1.1.3.1 Khảo sát và lập kế hoạch dự án
Vi c hình thành dự án là một yêu cầu bắt buộc, không thể thiếu trong công tác

xây dựng một HTTT: không có dự án th cũng không có vi c xây dựng HTTT.
Nhằm đảm bảo cho vi c xác lập và khởi đầu dự án đúng đắn, phù hợp với yêu
cầu xây dựng h thống trong tương lai, công vi c khảo sát và đánh giá hi n trạng
cần được làm trước tiên. Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết h thống
hi n tại ta phải có được thông tin về h thống, qua đó đề xuất được các phương
án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất.

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


8

 Khảo sát là tiếp cận với các nghi p vụ chuyên môn, môi
trường hoạt động của h thống, tìm hiểu môi trường kinh tế,
kỹ thuật của h thống, tìm hiểu cơ cấu tổ chức của cơ quan
chủ quản, thu thập các chứng từ, sổ sách và mô tả quy trình
luân chuyển, xử lý, lưu trữ các thông tin, tài li u giao dịch.
 Có 3 phương pháp thu thập thông tin:
* Phương pháp phỏng vấn:
Thu thập thông tin dựa trên cơ sở quá trình giao tiếp có tính đến mục đích đặt ra.
Đối tượng phỏng vấn: Là các cán bộ, nhân viên tại công ty. Đặc bi t l các cán
bộ, nhân viên làm vi c tại phòng tài chính, kế toán.
Cách thức thực hi n: Lựa chọn đưa ra các câu hỏi phỏng vấn sao cho ngắn gọn,
súc tích và phù hợp. Khi phỏng vấn phải sắp xếp, trình bày một cách khoa học để
đạt được hi u quả thông tin cao nhất.
* Phương pháp quan sát :
Tích cực, chủ động quan sát các thao tác, cách xử lý nghi p vụ của các cán bộ
nhân viên trong công ty nói chung và ban tài chính kế toán nói riêng. Tiến hành

ghi chép mọi yếu tố có liên quan đến để nghiên cứu sau khi quan sát sao cho phù
hợp với mục đích và đề tài nghiên cứu.
* Phương pháp phân tích tài li u :
Tiến hành thu thập thông tin dựa trên vi c phân tích các tài li u đã có sẵn.
Cách thức thực hi n : Lựa chọn tài li u nghiên cứu căn cứ vào phạm vi, đề tài
cần nghiên cứu. Xác định độ tin cậy của tài li u nghiên cứu. Nghiên cứu có chọn
lọc
-

Thông qua khảo sát để ác định cái gì cần thiết cho h thống,
lĩnh vực nào, công vi c nào cần tin học hóa, lĩnh vực nào tin học
hóa sẽ không có tác dụng. Đồng thời, cần phân tích, thiết lập thứ
tự ưu tiên cho chúng, từ đó ác định phạm vi thực hi n h thống.
Đây chính là công tác nghiên cứu h thống.

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


9

-

Sau khi khảo sát và nghiên cứu h thống, phải đưa ra được một
kế hoạch dự án cơ sở. Kế hoach này cần được phân tích, đảm
bảo một số nội dung sau:
 Dựa trên khả năng kỹ thuật hi n có (thiết bị, công ngh
và khả năng làm chủ công ngh ) để thực hi n các giải
pháp công ngh thồng tin được áp dụng để xây dựng h

thống.
 Dựa vào năng lực tài chính của tổ chức cho phép xây
dựng h thống, chi phí vận hành h thống, đảm bảo lợi
ích mà h thống được xây dựng mang lại tối thiểu phải
đủ bù đắp chi phí bỏ ra để xây dựng nó.
 Dự án phải triển khai, xây dựng trong giới hạn thời gian
cho phép, đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
 H thống xây dựng nên phải được vận hành trôi chảy
trong khuôn khổ pháp lý hi n hành, phù hợp với điều
ki n hoạt động của tổ chức.

1.1.3.2 Phân tích hệ thống
Phân tích h thống nhằm ác đinh các thành phần của h thống phức hợp và
chỉ ra mối liên quan giữa chúng. Phân tích h thống là vi c thực hi n phân tích về
chức năng của h thống, phân tích về dữ li u của h thống.
Xác định chức năng nghi p vụ là bước đầu tiên của phân tích h thống. Để phân
tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hi n những
nhi m vụ, chức năng g ? Từ đó t m ra các dữ li u, các thông tin được sử dụng và
tạo ra trong các chức năng, đồng thời phải tìm ra những hạn chế, những ràng
buộc đặt lên các chức năng đó.
Chức năng là công vi c mà tổ chức cần làm và phân theo nhiều mức từ tổng
hợp đến chi tiết. Vì vậy, tên chức năng phải là một m nh đề động từ, gồm động
từ và bổ ngữ. Động từ thể hi n hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


10

thể dữ li u trong miền nghiên cứu. Tên chức năng là một câu ngắn giải thích đủ
nghĩa của chức năng và sử dụng thuật ngữ nghi p vụ.
Ví dụ: Tiến trình lập báo cáo
1.4.1

Lập báo cáo
N-X-T

Luồng dữ li u là các thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng. Nó được biểu diễn là
mũi tên trên đó ghi thông tin di chuyển. Tuy nhiên, các luồng dữ li u ra khỏi
chức năng sẽ tới đâu và từ đâu dữ li u đi vào chức năng? Thực tế, các dữ li u sẽ
được lấy ra từ kho dữ li u và đi vào cất trữ ở đó.
Ví dụ: Luồng dữ li u phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho

Kho dữ li u là nơi biểu diễn thông tin cần cất trữ.
Ví dụ: Kho dữ li u lưu trữ phiếu nhập kho
6

Phiêu nhập
kho

Cơ sở dữ li u là một nơi lưu trữ thông tin. Tất cả mọi h thống đều phải sử dụng
cơ sở dữ li u của mình. Vi c phân tích h thống về dữ li u đóng góp quan trọng
trong vi c xây dựng một cơ sở dữ li u giảm được tối đa sự dư thừa dữ li u và
đảm bảo h thống dễ khôi phục và bảo trì. Phân tích về dữ li u của h thống được
tiến hành qua 2 bước:
o

Xác định và phân tích các yêu cầu về dữ li u.

o

Mô hình hóa dữ li u: Xây dựng mô hình thực thể liên kết biểu

diễn các yêu cầu về dữ li u.

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


11

1.1.3.3 Thiết kế hệ thống
Thiết kế là tìm ra giải pháp công nh thông tin để đáp ứng các yêu cầu ở trên.
Thiết kế h thống bao gồm các pha: Thiết kế kiến trúc h thống, thiết kế CSDL
h thống, thiết kế giao di n h thống. Các pha này có mối quan h mặt thiết với
nhau.
Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ li u logic thành đặc tả dữ
li u vật lý để lưu dữ li u. Thiết kế logic CSDL là vi c ác định các quan h ,
chuyển mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan h , sau đó chuẩn hóa các
quan h về dạng chuẩn 3NF. Thiết kế vật lý CSDL là vi c xây dựng các bảng
trong CSDL quan h , quyết định cấu trúc thực tế của các bảng lưu trữ trong mô
hình quan h .
1.1.3.4 Thực hiện và kiểm thử hệ thống
Công vi c này cần lựa chọn môi trường cài đặt, lựa chọn công cụ cài đặt dữ
li u và chức năng h thống, lựa chọn công cụ tạo giao di n và lập báo cáo. Tiếp
đến là xây dựng h thống và viết tài li u sử dụng, đồng thời thử nghi m HTTT và

khắc phục lỗi nếu có.
1.1.3.5 Vận hành và bảo trì hệ thống
Trong giai đoạn vận hành, người sử dụng và chuyên viên kỹ thuật vận hành
cần đánh giá em h thống có đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu hay không?
Từ đó đề xuất những sửa đổi, cải tiến.
Bảo trì nhằm đảm bảo cho h thống vận hành ổn định, đáp ứng một cách tốt nhất
cho công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất, kinh doanh.
1.1.4 Tổng quan về biểu đồ luồng dữ liệu
1.1.4.1


Khái niệm
Biểu đồ luồng dữ li u là biểu đồ biểu diễn quá trình xử lý

thông tin của h thống, mỗi biểu đồ bao gồm các chức năng, tác nhân,
luồng dữ li u, kho dữ li u của h thống

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


12



Tiến trình là một công vi c của h thống nhằm thao tác trên các

dữ li u đầu vào và cho kết quả dữ li u ở đầu ra ác định


Luồng dữ li u là một đường truyền dẫn thông tin vào hoặc ra

một chức năng nào đó


Kho dữ li u là một đối tượng lưu một tập các dữ li u được sử

dụng cho các chức năng của h thống


Tác nhân là một thực thể ngoài h thống có quan h thông tin

với h thống
1.1.4.2 Ký pháp
Số hi u

Tiến trình

Tên tác nhân

Tác nhân

Tên Luồng dữ li u

Luồng dữ li u

ữ liêu
Kho dữ li u
Tên kho dữ li u

1.2 TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CSDL SQL
1.2.1 Khái niệm CSDL
Một CSDL là tập hợp các dữ li u có liên quan đến nhau chứa thông tin về
một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhu cầu
khai thác thông tin của nhiều người sử dụng với mục đích khác nhau.
Một CSDL thỏa mãn hai tính chất đó là: tính độc lập dữ li u, tính chia sẻ dữ li u.
1.2.2 Khái niệm hệ quản trị CSDL
H quản trị cơ sở dữ li u là một h thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở
dữ li u và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ li u đó.

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


13

1.2.3 Hệ quản trị CSDL SQL Server:
Ưu điểm:


Cơ sở dữ li u dễ quản lý, tốc độ xử lý cao



Dễ sử dụng, dễ theo dõi, cung cấp h thống các hàm ti n ích

mạnh
Nhược điểm


Chỉ thích hợp trên các h điều hành Windows

Sử dụng: Với các CSDL loại vừa và nhỏ, còn với các CSDL lớn, có yêu cầu
nghiêm ngặt về tính liên tục th chưa đáp ứng được mà cần có giải pháp tổng thể
về cả h điều hành, phần cứng và mạng.
1.3 NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH
1.3.1 Khái niệm:
-

Ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính. Đây là một

dạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng đẻ miêu tả những quá trình,
ngữ cảnh một cách chi tiết.
1.3.2 Đặc điểm:


Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập tr nh để con gười có

thể dùng để giải quyết các bài toán.


Dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập tr nh để con gười có

thể dùng để giải quyết các bài toán.

1.3.3 Các ngôn ngữ lập trình thường dùng:


Ngôn ngữ lập tr nh hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật

giải dễ dàng cũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi
khi viết các chương tr nh lơn, phức tạp. Phương pháp này rất phổ
biến và vẫn áp dụng nhiều trong hi n tại. VD: Pascal, C…
SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


14



Ngôn ngữ lập tr nh hướng đối tượng: là phương thức cao hơn

của lập tr nh, cho phép “đóng gói” dữ li u và các phương thức hoạt
động trên chúng, đồng thời “cách ly” các đối tượng với nhau. Ví dụ:
C++, C#...
1.4 Công cụ tạo báo cáo
1.4.1 Đặc điểm báo cáo trong HTTT quản lý
Trong HTTT quản lý, các báo cáo phải được thiết kế theo mẫu nhất định để
cung cấp thông tin tổng hợp theo các yêu cầu quản lý vì vậy báo cáo phỉa in được
và em được trên màn hình máy tinh.
1.4.2 Các công cụ tạo báo cáo thường dùng:
-

Tích hơp sẵn trong phần mềm

-

Crystal report là công cụ tạo báo cáo được sử dụng nhiều nhất hi n

nay nó cho phép:


Nhận và định dạng dữ li u từ CSDL



Thiết kế báo cáo trực quan



Chuyển dữ li u thô sang đồ thị, biểu đồ…



Người dùng có thể ấn định thông số giới hạn dữ li u đưa vào

báo cáo, làm nổi bật những thông tin phù hợp với tiêu chuẩn đề ra mà
không làm ảnh hưởng đến dữ li u gốc nguồn.
File Crystal report có dạng *.rpt
1.5 Nhận xét chung
Qua vi c tìm hiểu các công cụ để tin học hóa HTTT quản lý trong DN có thể
nhận thấy rằng:
-

Các h quản trị khác nhau sẽ phù hợp với các CSDL khác nhau

-

Đa phần các h quản trị CSDL chỉ có chức năng quản trị CSDL như

Update, Query, View…mà không có khả năng tạo, in ấn báo cáo. Nhưng
cũng có những h quản trị CSDL bổ sung tích hợp thêm ngôn ngữ lập
trình và các công cụ tạo báo cáo.

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


15

Chính vì vậy, trong từng bài toán quản lý ở từng DN cụ thể phải biết lựa chọn
h quản trị CSDL phù hợp để tối ưu hóa ưu điểm, hạn chế nhược điểm nhằm đáp
ứng các nguyên tắc kế toán nói riêng và các yêu cầu quản lý nói chung
1.6 Tổng quan về kế toán vật tư
1.6.1 Nhiệm vụ của kế toán vật tư
Kế toán vật tư trong doanh nghi p nói chung cần thực hi n tốt các nhi m vụ
chủ yếu sau:
- Phản ánh đầy đủ kịp thời số hi n có và tình hình biến động của các loại vật tư
về cả giá trị và hi n vật, tính toán chính xác giá gốc hoặc giá thực tế của từng
loại, từng thứ vật tư nhập, xuất tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các
thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghi p
- Kiểm tra giám sát tình hình thực hi n kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng
loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghi p.
1.6.2 Phân loại vật tư
1.6.2.1 Nguyên liệu, vật liệu
1.6.2.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu

Nguyên vật li u là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho
mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghi p
1.6.2.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu
Trong quá trình sản xuất, nguyên vật li u trực tiếp cấu thành lên thực thể sản
phẩm, hàng hóa. Dưới tác động của lao động làm biến đổi một phần hoặc toàn bộ
nguyên vật li u để trở thành sản phẩm, hàng hóa. Chính vì vậy nguyên vật li u
không giữ được h nh thái ban đầu và chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất. Sản
phẩm, hàng hóa tạo ra có tính chất công dụng khác với nguyên vật li u ban đầu.
Về mặt giá trị: trong quá trình sản xuất giá trị nguyên vật li u được chuyển
toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm, hàng hóa.

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


16

1.6.2.1.3 Phân loại nguyên liệu, vật liệu
Phân loại nguyên vật li u là cách sắp xếp vật li u thành từng nhóm theo một
tiêu thức nhất định


Phân loại căn cứ vào nội dung kinh kế và yêu cầu của kế toán quản trị

trong doanh nghi p sản xuất nguyên vật li u gồm có:
-

Nguyên vật li u chính: là nguyên li u, vật li u khi tham gia vào

quá trình sản xuất trực tiếp cấu thành nên sản phẩm, hàng hóa.
Toàn bộ giá trị của nguyên vật li u được chuyển vào giá trị sản
phẩm mới.
-

Vật li u phụ: là các vật li u được sử dụng trong sản xuất để

tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩmhoặc phục vụ cho
công vi c quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm… Các loại vật li u
này không cấu thành nên thực thể sản phẩm.
-

Nhiên li u: có tác dụng cung cấp nhi t lượng cho quá trình sản

xuất kinh doanh, phục vụ cho công ngh sản xuất, phương ti n vận
tải, công tác quản lý... Nhiên li u tồn dưới ba dạng rắn, lỏng, khí
như: than, dầu, khí đốt, củi…
-

Phụ tùng thay thế: Là vật tư dùng để thay thế sửa chữa máy

móc, thiết bị, phương ti n vận tải, công cụ, dụng cụ…
-

Vật li u và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử

dụng cho công vi c xây dựng cơ bản bao gồm thiết bị cần lắp đặt,
không cần lắp đặt, các vật kết cấu lắp đặt vào công tr nh cơ bản.
-

Vật li u khác: là các loại vật li u không được xếp vào các loại

trên, phế li u thu hồi do quá trình sản xuất loại ra như: gỗ, sắt,
vải… phế li u thu hồi từ thanh lý tài sản cố định.


Phân loại căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên li u, vật li u

được chia thành:

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


17

Nguyên li u, vật li u dùng trực tiếp cho sản xuất kinh doanh bao gồm:
-

Nguyên vật li u dùng vào sản xuất kinh doanh, chế tạo sản

phẩm.
-

Nguyên vật li u dùng cho quản lí ở các phân ưởng, bộ phận

bán hàng, quản lí doanh nghi p.
Nguyên li u, vật li u dùng cho công tác quản lí
Nguyên vật li u dùng cho nhu cầu khác:

-

Nguyên vật li u đem nhượng bán

-

Nguyên vật li u đem góp vốn liên doanh, liên kết, đầu tư bên

ngoài.


Nguyên vật li u dùng để biếu tặng

Phân loại căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật li u gồm có:
-

Nguyên vật li u nhập từ bên ngoài: là nguyên vật li u được

doanh nghi p mua ngoài.
-

Nguyên vật li u tự chế biến gia công: là loại nguyên vật li u

doanh nghi p tự chế đưa vào sản xuất.
1.6.2.2 Công cụ, dụng cụ
1.6.2.2.1 Khái niệm CCDC
Công cụ, dụng cụ là những tư li u lao động không có đủ tiêu chuẩn của
TSCĐ về giá trị và thời gian sử dụng. Vì vậy, CCDC được quản lý và hạch toán
như NVL
1.6.2.2.2 Đặc điểm CCDC

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, CCDC không trực tiếp cấu thành nên
thực thể sản phẩm hàng hóa. CCDC tham gia vào nhiều chu kì kinh doanh và
không bị thay đổi về h nh thái ban đầu.Về mặt giá trị: giá trị của CCDC được
chuyển dần dần từng phần vào giá trị của sản phẩm hàng hóa.

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang


18

1.6.2.2.3 Phân loại CCDC
Theo quy định hi n hành, những tư li u lao động sau đây không phân bi t giá
trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ dụng cụ:
-

Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ vá lắp chuyên dùng

cho công tác xây lắp.
-

Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có giá riêng và có trừ

dần giá trị trong quá trình dự trữ, bảo quản: dụng cụ, đồ nghề thủy
tinh, sành sứ, phương ti n quản lý, đồ dùng văn phòng…
Công cụ, dụng cụ có nhiều tiêu chuẩn phân loại. Mỗi tiêu chuẩn phân loại có tác
dụng riêng trong quản lý.
Căn cứ vào phương pháp phân bổ, CCDC được chia thành: loại phân bổ 1 lần và
loại phân bổ nhiều lần. Loại phân bổ 1 lần là những CCDC có giá trị nhỏ và thời

gian sử dụng ngắn. Loại phân bổ từ 2 lần trở lên là những CCDC có giá trị lớn
hơn, thời gian sử dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng.
Căn cứ vào nội dung CCDC được chia thành:
-

Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ

gá lắp chuyên dụng cho sản xuất, vận chuyển hàng hóa.
-

Dụng cụ, đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ

-

Quần áo bảo hộ lao động

-

Công cụ, dụng cụ khác.

Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công vi c ghi chép kế toán CCDC được chia
thành:
-

Công cụ, dụng cụ

-

Bao bì luân chuyển

-

Đồ dùng cho thuê

SV Nguyễn Thị Hương Liên –CQ47/41.04

GVHD: Hà Văn Sang