Tiểu luận môn quản trị xuất nhập khẩu quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN
HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

DANH SÁCH BẢNG BIỂU

1


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

DANH SÁCH SƠ ĐỒ

2


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh tồn cầu hóa hiện nay, các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa diễn
ra ngày càng mạnh mẽ với quy mơ ngày càng lớn. Để đưa hàng hóa xâm nhập vào thị
trường thế giới các doanh nghiệp phải thực hiện một loạt các thao tác từ đóng gói sản
phẩm, ghi ký mã hiệu, làm thủ tục hải quan và một loạt các giấy tờ khác để giao nhận, xếp
dỡ, lưu kho hàng hóa. Khoảng cách địa lý, sự khác biệt về quy định của pháp luật khiến
các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn để thực hiện được tất cả những cơng đoạn kể trên.
Chính vì vậy, để tiết kiệm thời gian và cơng sức, rút ngắn q trình hội nhập của sản
phẩm vào thị trường quốc tế các doanh nghiệp cần phải có sự hỗ trợ đắc lực từ những
doanh nghiệp chuyên thực hiện những dịch vụ có liên quan đến q trình chuyển giao
hàng hóa đến tay người mua.
Xuất phát từ nhu cầu bức thiết này, dịch vụ giao nhận hàng hóa ra đời. Dịch vụ

giao nhận hàng hóa không chỉ đáp ứng được mong đợi của các cả nhà xuất khẩu và nhập
khẩu mà cịn góp phần đáng kể vào q trình lưu thơng của hàng hóa, giúp hàng hóa sớm
đến tay người tiêu dùng với chi phí rẻ hơn rất nhiều. Thơng qua q trình tìm hiểu về hoạt
động giao nhận hàng hóa đặc biệt là giao nhận hàng hóa quốc tế, chúng ta có thể hiểu một
cách khái quát nhất về bản chất, đặc trưng và nội dung của loại hình dịch vụ này. Trên
hết, việc hiểu rõ về hoạt động giao nhận còn mang nhiều ý nghĩa thực tiễn và có khả năng
ứng dụng cao trong kinh doanh xuất nhập khẩu.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN
HÀNG HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG NGOẠI THƯƠNG
1.1. Khái niệm về giao nhận
3


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

1.1.1. Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service)
Theo Quy tắc mẫu của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế - FIATA (Federation
Internationale de Associations de Transitaries et Assimilaimes) thì “dịch vụ giao nhận
là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu hàng, bốc
xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến
các dịch vụ trên, kể cả vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh tốn, thu thập
chứng từ liên quan đến hàng hóa.”
Mặc dù Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 khơng có định nghĩa trực tiếp về
“dịch vụ giao nhận” nhưng có sử dụng thuật ngữ “dịch vụ logistic” với nội dung có nhiều
điểm tương đồng với định nghĩa “dịch vụ giao nhận” của FIATA. Cụ thể, Điều 233 quy
định: “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện
một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục
hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu,
giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hố theo thoả thuận với khách

hàng để hưởng thù lao. Dịch vụ logistics được phiên âm theo tiếng Việt là dịch vụ lơ-gistíc.”
Từ những khái niệm kể trên có thể hiểu nơm na “Giao nhận vận tải (hay Freight
Forwarding Services) là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ gửi hàng đến nơi nhận hàng,
trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng
thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ.”
Hiện nay, thuật ngữ “giao nhận” và “logistic” thường bị đánh đồng trong nhiều
trường hợp. Về cơ bản freight forwarding (hay giao nhận vận tải) là dịch vụ vận chuyển
hàng hóa từ một điểm này đến một địa điểm khác (bằng một hay nhiều phương thức vận
tải). Trong khi đó, logistics bên thứ ba (3PL) bao gồm vận chuyển, lưu kho, quản lý hàng
tồn... và cũng có thể cung cấp cả dịch vụ forwarding theo cách hiểu truyền thống trước
đây. Nhìn chung, thuật ngữ “logistic” có nội hàm rộng hơn. Điều dễ gây nhầm lẫn là ở
chỗ dịch vụ logistics bao gồm nhiều dịch vụ nhỏ khác nhau, nhưng không nhất thiết phải
là tất cả các các dịch vụ này. Vì thế, nếu một cơng ty nhỏ chỉ làm một hoặc một vài các
dịch vụ đơn lẻ như lưu kho, đóng gói, khai thuê hải quan, vận tải bộ ...tức là đang làm một

4


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

phần của dịch vụ logisitics tổng thể/tích hợp (integrated logistics), thì cũng có nghĩa cơng
ty này đang làm dịch vụ logistics.
Dù hiểu theo cách nào thì giao dịch vận tải vẫn mang bản chất của một hoạt động
trung gian thương mại, theo đó người thực hiện dịch vụ giao nhận thực đóng vai trị như
nhịp cầu nối giữa chủ hàng với người vận tải, tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu
hàng hóa và thúc đẩy q trình chu chuyển hàng hóa trên khắp thế giới.

1.1.2. Người giao nhận (NGN)
Hiện nay, trên thế giới chưa có một định nghĩa thống nhất về thuật ngữ “người giao
nhận hàng hóa quốc tế”. Ở những quốc gia khác nhau, để chỉ “người giao nhận hàng hóa”

người ta có thể sử dụng những tên gọi như Đại lý Hải quan” (Customs House Agent),
“Môi giới hải quan” (Customs Broker), “Đại lý gửi hàng và giao nhận” (Shipping and
Forwarding Agent), Người ủy thác chuyên chở…
Theo Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế - FIATA thì, “người giao nhận là người lo
toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của
người ủy thác mà bản thân NGN không phải là người vận tải, NGN cũng đảm bảo thực
hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho, trung
chuyển, làm thủ tục hải quan,…”. Luật Thương mại Việt Nam 2005 - Điều 234 thì quy
định “Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics là doanh nghiệp có đủ điều kiện kinh
doanh dịch vụ logistics theo quy định của pháp luật.”

1.2. Phạm vi dịch vụ của người giao nhận
Về cơ bản, NGN có thể thực hiện hai chức năng chính là: tư vấn hoặc đại diện cho
người gửi hàng hay người nhận hàng thực hiện mọi khâu trong quá trình tổ chức thực
hiện hợp đồng mua bán.

1.2.1. Chức năng tư vấn
NGN có thể tư vấn cho các bên về những nội dung sau:
‒ Đóng gói: tư vấn lựa chọn nguyên liệu bao bì, cách thức đóng gói.
‒ Tuyến đường: tư vấn về hành trình và phương tiện vận tải dựa trên một số tiêu
chí như chi phí, độ an tồn, thời gian…
‒ Bảo hiểm: tư vấn về những loại bảo hiểm cần cho hàng hóa, các cơng ti bảo hiểm
có uy tín…

5


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

‒ Thủ tục hải quan: Khai báo hàng xuất nhập, mã số thuế, danh mục hàng cấm

XNK,…
‒ Chứng từ vận tải: Những chứng từ đi kèm, cái nào cần chuẩn bị trước, cái nào
sau, thời gian chuẩn bị…
‒ Các quy định về thanh toán: Yêu cầu của ngân hàng

1.2.2. Chức năng đại diện
Căn cứ trên đối tượng được đại diện và những thảo thuận cụ thể mà NGN có thể
giúp khách hàng của mình thực hiện các công việc khác nhau.
Trong trường hợp NGN đại diện cho người xuất khẩu, thì NGN có thể thực
hiện những công việc sau:
‒ Lựa chọn tuyến đường vận tải.
‒ Ðặt/ thuê địa điểm để đóng hàng theo yêu cầu của người vận tải.
‒ Giao hàng hoá và cấp các chứng từ liên quan (ví dụ như: biên lai nhận hàng (the
Forwarder Certificate of Receipt) hay chứng từ vận tải (the Forwarder Certificate of
Transport).
‒ Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản luật pháp của
chính phủ liên quan đến vận chuyển hàng hố của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, kể cả
các quốc gia chuyển tải (transit) hàng hoá, đồng thời chuẩn bị các chứng từ cần thiết.
‒ Ðóng gói hàng hố (nếu hàng hố chưa được đóng gói trước khi giao cho NGN).
‒ Tư vấn cho người xuất khẩu về tầm quan trọng của bảo hiểm hàng hố và các
loại/gói bảo hiểm tham khảo, các cơng ty bảo hiểm uy tín (nếu có yêu cầu).
‒ Chuẩn bị kho bảo quản hàng hoá, cân đo hàng hoá (nếu cần).
‒ Vận chuyển hàng hoá đến cảng, thực hiện các thủ tục về lệ phí ở khu vực giám
sát hải quan, cảng vụ, và giao hàng hoá cho người vận tải.
‒ Nhận B/L từ người vận tải, sau đó giao cho người xuất khẩu.
‒ Theo dõi q trình vận chuyển hàng hố đến cảng đích bằng cách liên hệ với
người vận tải hoặc đại lý của người giao nhận ở nước ngoài.
‒ Ghi chú về những mất mát, tổn thất đối với hàng hố (nếu có).
‒ Giúp người xuất khẩu trong việc khiếu nại đối với những hư hỏng, mất mát hay tổn
thất của hàng hoá.

6


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

Trong trường hợp NGN đại diện cho người nhập khẩu, thì NGN có thể thực
hiện những cơng việc sau:
‒ Theo dõi q trình vận chuyển hàng hoá trong trường hợp người nhập khẩu chịu
trách nhiệm về chi phí vận chuyển.
‒ Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng
hoá.
‒ Nhận hàng từ người vận tải.
‒ Chuẩn bị các chứng từ và nộp các lệ phí giám sát hải quan, cũng như các lệ phí
khác liên quan.
‒ Chuẩn bị kho hàng chuyển tải (nếu cần).
‒ Giao hàng hoá cho người nhập khẩu.
‒ Giúp người nhập khẩu trong việc khiếu nại đối với những tổn thất, mất mát của hàng
hố.
Ngồi các dịch vụ kể trên, NGN cịn có thể cung cấp các dịch vụ khác theo yêu cầu
của khách hàng như dịch vụ gom hàng, tư vấn cho khách hàng về thị trường mới, tình
huống cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, các điều kiện giao hàng phù hợp…

1.3. Quyền và nghiã vụ của người giao nhận
1.3.1.
Cơ sở pháp lý về quyền và nghĩa vụ của NGN
Ở hầu hết các quốc gia theo hệ thống Thơng luật (Common law) thì địa vị pháp
lý của NGN dựa trên khái niệm về đại lý. Nếu NGN đóng vai trị như một đại lý của
người ủy thác (tức là người gửi hàng hoặc người nhận hàng) trong việc thu xếp vận
chuyển hàng hóa cho họ, và NGN vì thế phải tuân thủ những quy tắc truyền thống về đại

lý, như việc phải mẫn cán thực hiện nhiệm vụ của mình, phải trung thực với người ủy
thác, phải tuân theo những chỉ dẫn hợp lý và phải có năng lực tính tốn cho tồn bộ quá
trình giao dịch.Trái lại, NGN được hưởng quyền giới hạn trách nhiệm phù hợp với vai trò
đại lý của mình.
Trong trường hợp NGN thực hiện chức năng người ủy thác (tức là bên chính –
Principal), tự mình ký kết hợp đồng sử dụng những người chuyên chở và các đại lý, thì
NGN khơng được hưởng những quyền tự bảovệ và giới hạn trách nhiệm nói trên, trách
nhiệm của NGN sẽ kéo dài trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa kể cả khi hàng hóa

7


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

ở trong tay người chuyên chở và các đại lý khác mà anh ta sử dụng. Bù lại, người ủy thác
sẽ được nhận một khoản thù lao tương xứng.
Ở các nước thuộc hệ thống Dân luật (Civil law): Địa vị pháp lý của NGN thường
theo thể chế đại lý hưởng hoa hồng tức là họ vừa là đại lý của người ủy thác (người
gửi hàng hay người nhận hàng), vừa là người ủy thác (người chuyên chở hay đại lý
khác). Điều đó đồng nghĩa với việc NGN có bổn phận của người đại lý và cũng có quyền
hạn của một bên chính để địi hỏi thực hiện các hợp đồng NGN đã ký kết để chuyên chở
hàng hóa của khách hàng. Tuy nhiên, quy định của các quốc gia trong trường hợp này
cũng còn nhiều khác biệt. Mặc dù vậy các quốc gia có thể sử dụng những quy định của
Hiệp hội Giao nhận quốc tế – FIATA như một nguồn tham khảo đáng tin cậy. Cụ thể:
‒ NGN phải thực hiện ủy thác với sự chăm lo cần thiết nhằm bảo vệ lợi ích của
khách hàng;
‒ NGN điều hành và lo liệu vận chuyển hàng hóa được ủy thác theo sự chỉ dẫn của
khách hàng và với cách thức thích hợp cho khách hàng;
‒ NGN không đảm bảo hàng đến vào một ngày nhất định, có quyền tự do chọn lựa
người ký hợp đồng phụ, có quyền quyết định sử dụng những phương tiện vận tải và tuyến

đường vận tải thơng thường, có quyền cầm giữ hàng để đảm bảo những khoản nợ của
khách hàng.
‒ NGN chỉ chịu trách nhiệm về lỗi lầm bản thân và người làm cơng của mình,
khơng chịu trách nhiệm về sai sót của bên thứ ba, miễn là đã tỏ ra cần mẫn thích đáng cho
việc lựa chọn bên thứ ba đó. Trong trường hợp, NGN là bên ủy thác, thì phải chịu thêm
trách nhiệm về sai sót của bên thứ ba.

1.3.2. Quyền và nghĩa vụ của NGN trong quy định của pháp luật Việt Nam
Luật Thương mại Việt Nam, điều 235 quy định:
Điều 235. Quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics
1. Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có
các quyền và nghĩa vụ sau đây:
a) Được hưởng thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác;

8


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

b) Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của
khách hàng thì thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có thể thực hiện khác với chỉ
dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng;
c) Khi xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc khơng thực hiện được một phần hoặc
tồn bộ những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thơng báo ngay cho khách hàng để xin chỉ
dẫn;
d) Trường hợp khơng có thoả thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với
khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý.
2. Khi thực hiện việc vận chuyển hàng hóa, thương nhân kinh doanh dịch vụ
logistics phải tuân thủ các quy định của pháp luật và tập quán vận tải.”
Điều 237. Các trường hợp miễn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh

dịch vụ logistics
1. Ngoài những trường hợp miễn trách nhiệm quy định tại Điều 294 1 của Luật này,
thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không phải chịu trách nhiệm về những tổn thất
đối với hàng hoá phát sinh trong các trường hợp sau đây:
a) Tổn thất là do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ quyền;
b) Tổn thất phát sinh do thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics làm đúng theo
những chỉ dẫn của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ quyền;
c) Tổn thất là do khuyết tật của hàng hoá;
d) Tổn thất phát sinh trong những trường hợp miễn trách nhiệm theo quy định của
pháp luật và tập quán vận tải nếu thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics tổ chức vận
tải;

1 Điều 294. Các trường hợp miễn trách nhiệm đối với hành vi vi phạm
1. Bên vi phạm hợp đồng được miễn trách nhiệm trong các trường hợp sau đây:
a) Xảy ra trường hợp miễn trách nhiệm mà các bên đã thoả thuận;
b) Xảy ra sự kiện bất khả kháng;
c) Hành vi vi phạm của một bên hoàn toàn do lỗi của bên kia;
d) Hành vi vi phạm của một bên do thực hiện quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền mà
các bên không thể biết được vào thời điểm giao kết hợp đồng.
2. Bên vi phạm hợp đồng có nghĩa vụ chứng minh các trường hợp miễn trách nhiệm.

9


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

e) Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không nhận được thông báo về khiếu
nại trong thời hạn mười bốn ngày, kể từ ngày thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics
giao hàng cho người nhận;
f) Sau khi bị khiếu nại, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không nhận được

thông báo về việc bị kiện tại Trọng tài hoặc Tồ án trong thời hạn chín tháng, kể từ ngày
giao hàng.
2. Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không phải chịu trách nhiệm về việc
mất khoản lợi đáng lẽ được hưởng của khách hàng, về sự chậm trễ hoặc thực hiện dịch vụ
logistics sai địa điểm khơng do lỗi của mình.
Điều 238. Giới hạn trách nhiệm
1. Trừ trường hợp có thoả thuận khác, tồn bộ trách nhiệm của thương nhân kinh
doanh dịch vụ logistics không vượt quá giới hạn trách nhiệm đối với tổn thất toàn bộ hàng
hố.
2. Chính phủ quy định chi tiết giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh
doanh dịch vụ logistics phù hợp với các quy định của pháp luật và tập quán quốc tế.
3. Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không được hưởng quyền giới hạn
trách nhiệm bồi thường thiệt hại, nếu người có quyền và lợi ích liên quan chứng minh
được sự mất mát, hư hỏng hoặc giao trả hàng chậm là do thương nhân kinh doanh dịch vụ
logistics cố ý hành động hoặc không hành động để gây ra mất mát, hư hỏng, chậm trễ
hoặc đã hành động hoặc không hành động một cách mạo hiểm và biết rằng sự mất mát, hư
hỏng, chậm trễ đó chắc chắn xảy ra.
Ngồi ra, NGN cịn có quyền cầm giữ và định đoạt hàng hóa (điều 239 LTMVN
2005) cũng như nghĩa vụ khi cầm giữ hàng hóa (điều 240 LTMVN 2005).
1.4. Mối quan hệ giữa người giao nhận với các bên tham gia
1.4.1. Chính phủ và các cơ quan quản lý
‒ Các cơ quan hải quan.
‒ Các đơn vị quản lý cửa khẩu, cảng, sân bay.
‒ Bộ Y tế, các cơ quan kiểm dịch động-thực vật.
‒ Các cơ quan giám định hàng xuất nhập khẩu.
‒ Bộ Thương mại (Phòng thương mại).
‒ Các đơn vị cấp C/O.
‒ Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực.

10

Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

‒ Cơ quan lãnh sự
‒ Các Bộ, ban ngành có liên quan khác.

1.4.2. Các bên tư nhân
‒ Người vận tải và các đại lý vận tải.
‒ Chủ tàu.
‒ Người kinh doanh vận tải nội bộ, đường sắt, vận tải nội thủy, đường hàng không
‒ Người quản lý kho hàng.
‒ Các doanh nghiệp đóng gói hàng hoá.
‒ Các ngân hàng thương mại: thực hiện chức năng trung gian thanh toán, hỗ trợ
vốn...
‒ Đại lý của NGN, hay chi nhánh, đại diện của họ ở nước ngoài.

1.4.3. Các công ty bảo hiểm
NGN rất dễ gặp rủi ro ngay cả khi hoạt động với tư cách là đại lý và ngay cả khi là
người ủy thác. NGN phải đảm đương những trách nhiệm tùy thuộc vào phạm vi dịch vụ
mà họ đã thỏa thuận với khách hàng của mình.
Có ba loại bảo hiểm trách nhiệm sau:
Bảo hiểm trách nhiệm hữu hạn: trên cơ sở các điều khoản kinh doanh tiêu chuẩn
quy định giới hạn trách nhiệm của NGN, NGN có quyền lựa chọn chỉ mua bảo hiểm cho
trách nhiệm đó. Song có nguy cơ là NGN sẽ phải đối mặt với những khiếu nại nhỏ gộp
chung lại thành những khoản tiền lớn không được người bảo hiểm bồi thường lại. Người
mua bảo hiểm cũng có thể giảm chi phí bảo hiểm bằng việc hạ thấp giới hạn bảo hiểm của
mình, giới hạn này chỉ hợp lý khi nó căn cứ vào kinh nghiệm về những khiếu nại mà
NGN đã gặp phải, song có nguy cơ là người giao nhận phải chịu trách nhiệm nặng nề do
bị khiếu nại lớn vượt qua giới hạn bảo hiểm trên.

Bảo hiểm trách nhiệm pháp lý đầy đủ: NGN hoạt động trên cơ sở các điều kiện
kinh doanh tiêu chuẩn đã quy định giới hạn trách nhiệm của mình. Tuy nhiên đơi khi tịa
án có thể bác bỏ các điều khoản trong các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn vì dựa trên các
cơ sở cho rằng chúng không hợp lý hay không vững vàng, cho nên tốt hơn hết người giao
nhận nên bảo hiểm trách nhiệm pháp lý đầy đủ.

11


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

Bảo hiểm trách nhiệm pháp lý tột đỉnh (top-up): loại bảo hiểm này mang lại cho
khách hàng khả năng được bảo vệ một cách tối ưu nhất ngay cả khi trách nhiệm của
người được bảo hiểm vượt quá những giới hạn đã nêu trên bằng cách trả cho người bảo
hiểm hàng hóa phụ phí bảo hiểm. Mặc dù kiểu bảo hiểm này thuận lợi cho cả người giao
nhận và khách hàng, song dường như chỉ phổ biến ở Châu Âu vì chi phí thường rất đắt
đỏ.

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA
XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
1.1. Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
1.1.1.
Các loại hình xuất khẩu
Để thực hiện thống nhất việc khai báo đối với chỉ tiêu mã loại hình trên Hệ thống
VNACCS cũng như mã loại hình khi thực hiện thủ tục khai trên tờ khai hải quan giấy khi
triển khai thực hiện theo quy định của Luật Hải quan, Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ngày
21/01/2015 của Chính phủ, Thơng tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài

12

Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

chính, Tổng cục Hải quan ban hành bảng mã loại hình và hướng dẫn sử dụng. Tổng số mã
loại hình xây dựng trên hệ thống VNACCS gồm 20 mã xuất khẩu khẩu, trong đó E44 là
mã dự phịng.
BẢNG 1: BẢNG SO SÁNH MÃ LOẠI HÌNH XUẤT KHẨU TRÊN HỆ THỐNG
VNACCS VÀ E-CUS
T
T

Mã loại
hình

Khai
báo gộp

1

B11

2

B12

3

B13

X

4

E42

X

5

E46

X

6

E52

X

7

E56

X

X

VNACCS
Tên loại hình

Mã loại
hình
XKD01

E-CUS
Tên
Xuất kinh doanh

XKD02 Xuất kinh doanh dầu khí
XKD03 Xuất kinh doanh đá quý
XKD04 Xuất kinh doanh gắn máy
XKD06 Nhập kinh doanh ô tô
Xuất kinh doanh, Xuất khẩu
XKD11 Nhập kinh doanh tại chỗ
của doanh nghiệp đầu tư
XKD09 Xuất kinh doanh từ nội địa và
XKD10 Xuất kinh doanh biên giới
XGC03 Xuất gia công kinh doanh
XGC08 Hàng trong nội địa bán cho K
XSX04 Khu chế xuất bán hàng vào nộ
XDT08 Xuất đầu tư GC khu CN
XDT09 Xuất đầu tư kinh doanh Khu c
XDT10 Xuất đầu tư tại chỗ
XKD01 Xuất kinh doanh
Xuất sau khi đã tạm xuất
XTA04 Xuất đầu tư tái xuất
Sử dụng trong trường hợp XK đi theo mã
XKD14 Xuất trả hàng đã nhập khẩu
XGC21 Xuất trả hàng gia công đã nhập
Xuất trả hàng đã nhập khẩu XSX08 Xuất trả hàng hóa nhập khẩu s

XCX05 Xuất trả hàng nhập chế xuất
XDT11 Xuất trả hàng đầu tư đã nhập k
XTA02 Tái xuất
Xuất sản phẩm của Doanh
XSX03 Xuất sản xuất xuất khẩu từ Kh
nghiệp chế xuất
XCX01 Xuất chế xuất sản xuất
Hàng của Doanh nghiệp chế
xuất vào nội địa để gia công
Xuất sản phẩm gia cơng cho
thương nhân nước ngồi

XGC12 Xuất ngun liệu từ Khu chế x
XTA10 Tạm xuất nguyên liệu vào nội
XGC01 Xuất gia công

XGC13 Xuất gia công tại chỗ
Xuất sản phẩm gia công giao
XGC14 Xuất chế xuất tại chỗ
hàng tại nội địa
XGC16 Xuất gia công từ nội địa vào K

13


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

8

E54

9

E82

X

10

E62

X

11

G21

X

G22

X

13

G23

X

14

G24

X

12

Xuất nguyên liệu gia công từ
hợp đồng khác sang
Xuất nguyên liệu, vật tư
thuê gia công ở nước ngoài

XSX01
XSX02
XSX06
XTA20
Tái xuất hàng kinh doanh
XTA16
tạm nhập tái xuất
XTA29
XTA11
Tái xuất máy móc, thiết bị
XTA04
phục vụ dự án có thời hạn
XTA03
XGC13
XGC20
XGC04
Tái xuất miễn thuế hàng tạm
XTA14

nhập
XGC06
XTA17
XTA18
Tái xuất khác
XTA08

Xuất máy móc thiết bị ra nước
cơng
XGC07 Hàng hóa tạm xuất ra nước ng
XTA15 Xuất đầu tư tạm xuất
XTA01 Tạm xuất

G61

X

16

C12

X

17

C22

X

Hàng đưa ra Khu phi thuế

quan

18

Hãng tàu
AEO

X

Doanh nghiệp AEO

Hàng xuất kho ngoại quan

(5) Nếu hàng khơng đóng trong container
(1) Book

1.1.2.

XK hàng sản xuất từ hàng nhậ
Xuất đầu tư Sản xuất xuất khẩ
Xuất Sản xuất XKtại chỗ
Tái xuất hàng tạm nhập
Tái xuất xăng dầu tạm nhập
Tái xuất hoán đổi xăng dầu tái
Xuất đầu tư tái xuất thi công
Xuất đầu tư tái xuất
Tái xuất tàu biển
Xuất gia cơng tại chỗ
Xuất máy móc thiết bị từ hợp đ
Xuất gia công tái xuất

Xuất triển lãm, hàng mẫu, quả
Hàng hóa tái xuất hàng hóa ra
Xuất hàng bán tại cửa hàng mi
Tái xuất hàng bán tại cửa hàng
Tạm nhập viện trợ

XGC24

15

Nhà nhập khẩu

XGC10 Xuất đặt gia cơng hàng hóa ở n

Xuất sản phẩm Sản xuất
xuất khẩu

Tạm xuất hàng hóa

Shipper

XGC18 Xuất nguyên liệu gia công cho

Cảng xuất

XTA06
XKD12
XKD13
XKD14

Kho, bãi của cảng

Tạm nhập kho ngoại quan
Xuất kinh doanh từ Khu thươn
Xuất kinh doanh từ Khu thươn
Xuất kinh doanh giữa các khu
(4) Hàng đến địa điểm

(2) or (7) B/L nhận hàng để xếp

Hải quan kiểm tra hàng hóa thực tế

(2) Đăng ký tờ khai

Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển (3) Chở hàng ra cảng
Hải quan cửa khẩu

CFS / CY

14


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU

15


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

16


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

1.1.2.1. Nhận thông tin yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ khách với các thơng tin cụ thể về

•

Loại hàng: Có thơng tin chi tiết về loại hình sản phẩm vận chuyển, nhân
viên kinh doanh có thể cung cấp cho khách hàng loại Container vận chuyển phù
hợp. Cũng như việc tư vấn cho khách hàng về các quy định xuất khẩu, nhập khẩu
loại mặt hàng đó

•

Cảng đi, cảng đến: 1 trong những yếu tố quyết định giá cước vận chuyển.
Trường hợp chọn cảng phù hợp tiết kiệm được chi phí về giá và thời gian

•

Thời gian xuất hàng – nhận hàng: Biết được thời gian xuất và nhận hàng,
nhân viên kinh doanh tìm lịch trình phù hợp để tư vấn cho khách hàng

•

Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu xuất hàng đến cảng nào và thời gian vận chuyển
mà nhân viên kinh doanh có thể tư vấn cho khách dịch vụ của 1 số hãng tàu uy tín

với giá cước phù hợp

1.1.2.2. Kiểm tra và báo giá cho khách hàng


Liên hệ với hãng tàu để hỏi cước và lịch trình vận chuyển
Căn cứ vào thông tin khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh liên hệ với hãng
tàu để hỏi về giá cước cũng như lịch trình phù hợp với nhu cầu



Báo giá cho khách hàng
Căn cứ vào báo giá từ hãng tàu, nhân viên kinh doanh kiểm tra chi phí và các phí
dịch vụ cung cấp; và tiến hành báo giá vận chuyển cho khách hàng. Các thông tin
thương lượng thỏa thuận trao đổi (về giá cước, lịch trình và dịch vụ cung cấp
v.v…) giữa 2 bên đều phải được lưu lại để đối chứng khi cần thiết.

1.1.2.3. Thỏa thuận và ký hợp đồng với khách hàng
Trường hợp khách hàng chấp nhận báo giá từ nhân viên kinh doanh thì khách
hàng/ nhân viên kinh doanh yêu cầu khách hàng gởi yêu cầu đặt chỗ (booking request) để
xác nhận lại giao dịch đã thỏa thuận. Chi tiết xác nhận gồm: Người xuất hàng, Người

17


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

nhận hàng, Tên hàng, Trọng lượng, Loại Container, Nơi đóng hàng, Cảng đến, Ngày tàu
chạy, v.v…

1.1.2.4. Liên hệ đặt chỗ với hãng tàu phù hợp
Chủ hàng sẽ liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ (booking) cho lô hàng xuất khẩu ( đối
với hàng lẻ , chủ hàng sẽ gởi đến forwarder). Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã
thành công cho chủ hàng bằng cách gởi booking confirmation (Booking Note) hay còn
gọi là Chứng từ lưu khoang hay lưu cước ( Forwarder gửi booking comfirmation đến chủ
hàng).
Booking note này chứa đựng những thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu,
cảng xếp hàng (port of loading), cảng giao hàng ( port of delivery), cảng chuyển tải ( port
of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (closing time),
ETD, ETA, POL, POD, CLS, số lượng container, quy cách container
Sau khi nhận được booking confirmation (booking note) từ hãng tàu, doanh nghiệp
sẽ tiến hành kiểm tra thông tin trên Booking Note xem có đúng và phù hợp với yêu cầu
vận tải của doanh nghiệp.
a) Chứng từ lưu khoang (Booking Note)

 Khái niệm:
Là văn bản thể hiện sự thỏa thuận của người thuê một phần con tàu và người cho
thuê về việc đồng ý xếp hàng lên tàu. Khi ký vào booking note, chủ tàu hay người chuyên
chở đã đồng ý cung cấp cho người gửi hàng diện tích hầm hàng hoặc số lượng container
mà chủ hàng đăng ký.

 Mục đích:
Là bản liệt kê hàng hóa, bao gồm các thơng tin: Tên tàu, tên người nhận
hàng,cảng bốc hàng ,cảng đến,…Nó làm cơ sở để:

•

Chuẩn bị hàng hóa theo đúng quy định hợp đồng

•

Nghiên cứu lịch trình của tàu

18


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

•

Người gửi hàng lập bảng kê khai hàng hóa và tự mình hoặc ủy thác cho cơng ty đại
lý vận tải giữ chỗ trên tàu

•

Người gửi hàng ký vào đơn xin lưu khoang

•

Tập kết hàng để giao lên tàu

•

Lấy vận đơn

•

Gửi thơng báo xếp hàng cho người mua

•

Theo dõi hành trình cua lơ hàng

•

Tính các chi phí liên quan như phí bốc xếp, lưu kho, giao nhận …

 Nội dung
Hiện nay, hầu hết các công ty vận tải và tàu biển đều có các mẫu danh mục hàng
hóa thuộc đặc thù riêng của mỗi cơng ty, nhưng chúng đều có các nội dung cơ bản sau
đây:

•

Số Booking No,date

•

Số B/L

•

Người gửi hàng

•

Tên người nhận hàng.

•

Bên được thơng báo nhận hàng

•

Tên con tàu,số chuyến hành trình

•

Nơi nhân hàng và cảng bốc hàng

•

Cảng dỡ hàng và nơi nhận hàng

•

Số lượng và loại container

•

Cách thức phục vụ

•

Cước phí đơn vị

•

Nơi, ngày lưu container

•

Nơi, ngày giao container rỗng

•

Thời gian cuối cùng

19


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

20


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

21


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

1.1.2.5. Chuẩn bị chứng từ và Hàng hóa xuất khẩu

Chuẩn bị hàng hóa
• Nhà sản xuất chuẩn bị số hàng hóa như đã u cầu
• Chuẩn bị phương tiện vận tải (PTVT)
22

Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

Nhân viên giao nhận dựa trên nhu cầu hàng xuất mà liên hệ phương tiện vận tải
phù hợp và thỏa đáng thời gian làm các thủ tục thông quan. Chuẩn bị các chứng từ thủ tục
cho các trường hợp xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh chuyển hàng
 Chuẩn bị chứng từ khai hải quan

• Chứng từ hải quan
Theo Khoản 1, Điều 16, Thông tư số 38/2015/TT-BTC của Bộ Tài Chính
Điều 16. Hồ sơ hải quan
1. Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu bao gồm:
a) Tờ khai hàng hóa xuất khẩu theo các chỉ tiêu thông tin tại Phụ lục II ban hành
kèm Thông tư này.
Trường hợp thực hiện trên tờ khai hải quan giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 25
Nghị định số 08/2015/NĐ-CP, người khai hải quan khai và nộp 02 bản chính tờ khai hàng
hóa xuất khẩu theo mẫu HQ/2015/XK Phụ lục IV ban hành kèm Thông tư này;
b) Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu: 01 bản
chính nếu xuất khẩu một lần hoặc 01 bản chụp kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi nếu xuất
khẩu nhiều lần;
c) Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan
kiểm tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật: 01 bản chính.
Đối với chứng từ quy định tại điểm b, điểm c khoản này, nếu áp dụng cơ chế một
cửa quốc gia, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi giấy phép xuất khẩu, văn bản
thông báo kết quả kiểm tra, miễn kiểm tra chuyên ngành dưới dạng điện tử thông qua
Cổng thông tin một cửa quốc gia, người khai hải quan không phải nộp khi làm thủ tục hải
quan.

23

Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

• Tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình
cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc
gia.

24


Quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

Doanh nghiệp phải xin giấy phép xuất khẩu tại cơ quan có thẩm quyền, có thể xin
một lần cho nhiều lần xuất.
Dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS-KD để truyền số liệu, thông tin
đến cơ quan Hải Quan theo cấu trúc qui định. Nội dung cần nhập trong tờ khai gồm:

 Thông tin chung về tờ khai
 Thông tin chi tiết về hàng hóa của tờ khai
25