Một số nhận xét đánh giá về công tác tổ chức bộ máy quản trị tại công ty tnhh tm thế giới trẻ (bán)

MỘT SỐ NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG
TÁC TỔ CHỨCBỘ MÁY QUẢN TRỊ TẠI
CÔNG TY
TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU.........................................................................................................................01
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA CƠNG TÁC TỔ CHỨC...........................................03
1.1 Sự cần thiết khách quan của công tác tổ chức..................................................................03
1.1.1 Khái niệm và bản chất của tổ chức..............................................................................03
1.1.1.1 Khái niệm............................................................................................................03
1.1.1.2 Bản chất của công tác tổ chức............................................................................04
1.1.2 Vai trị và mục tiêu của cơng tác tổ chức.....................................................................05
1.1.2.1 Vai trị của tổ chức..............................................................................................05
1.1.2.2 Mục tiêu của cơng tác tổ chức............................................................................06
1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức...............................................................................07
1.2 Nội dung cơ bản của công tác tổ chức..............................................................................09
1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản trị và nguyên tắc tổ chức............................................................09
1.2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản trị.......................................................................................09
1.2.1.2 Nguyên tắc tổ chức.............................................................................................11
1.2.2 Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức................................................11


1.2.2.1 Phân chia theo tầm hạn quản trị..........................................................................11
1.2.2.2 Phân chia theo thời gian......................................................................................11
1.2.2.3 Phân chia theo chức năng...................................................................................12
1.2.2.4 Phân chia theo lãnh thổ.......................................................................................12
1.2.2.5 Phân chia theo sản phẩm.....................................................................................12
1.2.2.6 Phân chia theo khách hàng..................................................................................12
1.2.2.7 Phân chia theo quy trình hay thiết bị..................................................................13
1.2.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức...............................................................................................13

1.2.3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến......................................................................13
1.2.3.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng.............................................................14
1.2.3.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến chức năng....................................................16
1.2.4 Tiến trình tổ chức bộ máy............................................................................................17
1.2.5 Tiến trình tổ chức cơng việc........................................................................................17
1.2.6 Tổ chức cán bộ.............................................................................................................18
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ. ...........19
2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty....................................................................19
2.1.1 Lịch sử hình thành của cơng ty....................................................................................19
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của công ty..........................................................19
2.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty.......................................................................19
2.1.2.1 Quyền hạn của cơng ty........................................................................................20
2.1.3 Q trình phát triển của cơng ty...................................................................................20
2.1.4 Các nguồn lực hiện nay của công ty............................................................................21
2.1.4.1 Cơ cấu lao động.......................................................................................................21
2.1.4.2 Tài sản cố định của công ty................................................................................21
2.1.4.3 Nguồn lực của cơng ty........................................................................................21
2.2 Khái qt tình hình sản suất kinh doanh của công ty.......................................................22
2.2.1 Quy mô hoạt động của công ty....................................................................................22
2.2.2 Sơ đồ tổ chức của công ty............................................................................................23


2.2.3 Tổng quan hoạt động kinh doanh của công ty.............................................................24
2.2.4 Cơ cấu sản phẩm của công ty.......................................................................................25
2.2.5 Kết quả sản xuất kinh doanh các năm gần đây............................................................27
2.2.6 Nhận xét đánh giá về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.............................32
2.2.6.1 Tình hình lợi nhuận kinh doanh của cơng ty......................................................32
2.2.6.2 ƯU điểm của công ty..........................................................................................33
2.2.6.3 Nhược điểm của công ty.....................................................................................34
CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP.........36

3.1 Phương hướng hoạt động của cơ cấu quản lí doanh nghiệp trong thời gian tới..............36
3.2 Nhận xét đánh giá về cơ cấu tổ chức tại công ty..............................................................37
3.3 Giải pháp hồn thiện cơ cấu tổ chức của cơng ty.............................................................37
3.4 Kiến nghị nhằm nâng cao tổ chức của công ty.................................................................38
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO



1

LỜI MỞ ĐẦU
1/ Lý do chọn đề tài
Cơ chế thị trường ngày nay đòi hỏi bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải năng động bắt
kịp thời trước những thay đổi liên tục, đững vững và ngày càng phát triển. Mỗi một doanh
nghiệp là một hệ thống trong tổ chức kinh tế. Nó chứa nhiều bộ phận với mỗi nhiệm vụ
khác nhau cho từng bộ phận. Để đảm bảo cho việc thực hiện một mục tiêu chung thì mỗi
bộ phận cũng phải được tổ chức linh hoạt năng động và có hiệu quả nhất.
Cơ cấu tổ chức ngày càng có vai trị quan trọng và có ảnh hưởng lướn đến hoạt động sản
xuất kinh doanh cũng như các hoạt động khác trong doanh nghiệp. Hoàn thện cơ cấu tổ
chức là hồn thiện q trình sảnxuất kinh doanh, phát huy cao nhất năng lực của từng cá
nhân trong việc phục vụ tổ chức, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất các yếu tố cấu thành
sản xuất đồng thời tạo ra bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt thích ứng nhanh nhạy và ln có
những bước đi đúng đắn trong từng giai đoạn cụ thể theo định hướng phát triển lâu dài
Trong q trình thực tập ở cơng ty, sau khi đã trực tiếp tiếp xúc với q trình hoạt động
của cơng ty. Em nhận thấy cơng ty đã có một cơ cấu tổ chức tương đối hoàn thiện và giúp
rất nhiều cho sự phát triển của công ty trong những năm gần đây, vai trò của cán bộ lãnh
đạo được nêu cao và phát huy đúng vai trò . Từ đây em quyết định đề tài là " Một số nhận
xét đánh giá công tác tổ chức của công ty TNHH TM Thế Giới Trẻ "cho chuyên đề thực
tập của mình với mục đích:

Hệ thống hóa kiến thức về cơ cấu tổ chức
Áp dụng lý thuyết cũng như cá phương pháp phân tích đã học để từ đó nghiên cứu đánh
giá cơ cấu tổ chức của công ty, nhận biết các yêu điểm, khuyết điểm của cơ cấu tổ chức
trong công ty và đưa ra một vài kiến nghị cho cơ cấu tổ chức của cơng ty.
2/Đối tương và phạm vi:
• Đề tài được viết trong quá trình thực tập tại cơng ty TNHH TM Thế Giới Trẻ
• Thời gian viết đề tài bắt đầu từ ngày 08-04-2013 đến ngày 08-05-2013.
• Đề tài được lấy số liệu, chứng từ vào năm 2010, 2011,2012.


2

3/Phương pháp nghiên cứu:
• Nghiên cứu tài liệu (sổ sách, bảng biểu, chứng từ...) của công ty trong năm cũ và năm
hiện hành.
• Quan sát quy trình, cách thức tiến hành công việc của các nhân viên nhân sự tại phịng
nhân sự và các phịng ban khác.
• Xác minh những thơng tin tự tìm hiểu được bằng cách hỏi lại trưởng phịng nhân sự của
cơng ty
• Phân tích theo chiều ngang là so sánh diễn biến của các chỉ tiêu, các
biến động trong kết quả kinh doanh.
• Phân tích sự tác động lẫn nhau giữa các yếu tố trong các chỉ tiêu tài
chính.
• Phân tích theo chiều dọc xem xét tỷ trọng từng bộ phận trong tổng thể
quy mơ chung.
• Phân tích cơ cấu tổ chức hiện nay của cơng ty để biết những mặt tích
cực và hạn chế trong công tác tổ chức của công ty
4/Kết cấu của chuyên đề:
Khóa luận gồm 3 chương:
 Chương 1: Cơ sở lý luận của công tác tổ chức

 Chương 2: Giới thiệu chung về công ty TNHH TM Thế Giới Trẻ
 Chương 3: Những nhận xét đánh giá về cơ cấu tổ chức tại công ty


3

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC
1.1 Sự cần thiết khách quan của công tác tổ chức
1.1.1 Khái niệm và bản chất của tổ chức
Trong các hoạt động về quản trị thì ra quyết định là hoạt động trung tâm, các hoạt động
về hoạch định là để thiết lập mục tiêu và kế hoạch thực hiện nó. Tuy nhiên liên kết các bộ
phận, các nguồn lực trong một thể thống nhất để thực hiện các chiến lược, sách lược, các
kế hoạch đã đề ra khơng gì khác hơn công tác tổ chức .
Mặt khác muốn cho công việc diễn ra hằng ngày thuận buồm xi gió, được chun
mơn hóa và có hiệu quả cao chúng ta cần có một tổ chức vững mạnh. Như vậy tổ chức là
hoạt động cần thiết tất yếu để xây dựng cơ cấu, guồng máy nhằm đảm bảo cho các hoạt
động quản trị đạt được mục tiêu của mình.
Cơng tác tổ chức trong một dơn vị thường được xem xét trên ba khía cạnh: tổ chức
guồng máy, tổ chức nhân sự và tổ chức công việc. Cũng như mọi hoạt động quản trị khác
cơng tác tổ chức cũng có hai mặt : nội dung và hình thức của nó.
1.1.1.1 Khái niệm
Tổ chức là q trình xác định cơng việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá
nhân đảm nhận các cơng việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ tổ chức
nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức một cách hiệu quả.
Bộ máy tổ chức (cỏ cấu tổ chức ) là tổng hợp các bộ phận (các khâu) khác nhau được
chun mơn hóa và có những quyền hạn, trách nhiệm nhất định được bố trí theo các cấp
nhằm đảm bảo việc thực hiện các chức năng của quản trị và thực hiện mục tiêu chung đã
xác định
Tổ chức bộ máy là quá trình thiết lập các bộ phận (các phòng ban, các khâu) và phân

chia cơng việc theo từng nhóm chức năng để tạo ra một môi trường thuận lợi nhằm phát


4

huy khả năng của mọi thành viên trong tổ chức và đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ được
giao, góp phần hoàn thành mục tiêu chung đạt hiệu quả.
1.1.1.2 Bản chất của tổ chức
Trả lời được câu hỏi bản chất của tổ chức là gì sã giúp cho chúng ta hiểu được chức
năng cơ bản mà nó phải gánh vác phải, nó giúp cho nhà quản trị hiểu được bản chất cơng
việc mình cần phải làm về mặt tổ chức. Trong nhiều cơng trình nghiên cứu khoa học đã
chỉ ra rằng đến 70%-80% những khiếm khuyết trong công tác thực hiện mục tiêu là do
yếu kém trong công tác tổ chức. Như vậy tổ chức là một trong những hoạt động quan
trọng nhất của quản trị. Tuy nhiên thực tế có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này.
Theo từ điển tiếng Việt của viện ngơn ngữ thì " tổ chức" có các nghĩa sau đây:
 Làm thành một chỉnh thể, có một cấu tạo những cấu trúc và một chức năng nhất
định.
 Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một
hiệu quả tốt nhất.
 Làm công tác tổ chức cán bộ
V.v...
Tổ chức theo từ gốc Hi Lạp " Organon" nghĩa là "hài hịa", từ "tổ chức" nói lên một
quan điểm rất tổng quát "đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống". Theo Chester
I.Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều
người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Theo Harold Koontz; Cyril Odonnell và
Heinz Weihrich thì "cơng tác tổ chức là việc nhóm gọp các hoạt động cần thiết để đạt
được mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lí với quyền hạn cần thiết
để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho việc liên kết ngang dọc trong cơ cấu của
doanh nghiệp". Ở đây có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhưng điều
quan trọng hất là chúng ta cần xem xét tổ chức từ góc độ khoa học quản trị, có nghĩa là

chúng ta tập trung nghiên cứu những phạm trù, những quy luật và tính chất quy luật về tổ
chức và cách áp dụng chúng vào hoàn cảnh thực tiễn.


5

1.1.2 Vai trò và mục tiêu của tổ chức
1.1.2.1 Vai trị của tổ chức
Người ta thường nói rằng xác định được vấn đề là quan trọng nhưng tổ chức giải
quyết vấn đề còn quan trọng hơn. Điều này lại càng đúng khi con người khơng phải là
máy móc và hoạt động có tổ chức của họ là yếu tố quyết định cho mọi sự thành cơng. Có
thể nói rằng mọi quyết định, mọi kế hoạch, mọi quá trình lãnh đạo và kiểm sốt sẽ khơng
trở thành hiện thực nếu hoặc khơng có hiệu quả nếu khơng có cách tổ chức khoa học thực
hiện nó. Tổ chức khoa học trong việc xây dựng guồng máy sẽ đảm bảo nề nếp, quy củ, kỉ
cương, tính tổ chức, tính kỉ luật, tính khoa học, tác phong cơng tác, sự đồn kết nhất trí,
phát huy được năng lực sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong dơn vị. Ngược
lại khi bộ máy tổ chức khơng khoa học, khơng mang tính hệ thống, khơng đủ năng lực
chun mơn có thể làm cho các hoạt động quản trị kém hiệu quả bất nhất, đùn đẩy trách
nhiêm, tranh công đổ lỗi, thiếu bản lĩnh, khơng quyết đốn, khơng tận dụng được cơ hội
và thời cơ khi nó xuất hiện và lúng túng bị động khi phải đối phó với các nguy cơ. Khơng
biết cách tổ chức giải quyết các công việc một cách khoa hocjcos thể làm hỏng cơng việc,
lãng phí các nguồn tài nguyên (nhân tài, vật lực...), đánh mất cơ hội, làm cho tổ chức bị
suy yếu...
Đặc tính chung của cơng tác tổ chức là:


Phối hợp các nỗ lực



Cùng có mục đích hay mục tiêu chung



Phân chia công việc



Thứ bậc của quyền lực



Liên kết sức mạnh của tất cả các bộ phận

Chức năng tổ chức
Tổ chức là một hoạt động quan trọng và nó có những chức năng chủ yếu sau:
 xây dựng và hoàn thiện guồng máy cùng cơ cấu quản trị


6

 Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt động thành một thể
thống nhất hành động đạt mục tiêu quản trị đã đề ra.
 Thiết kế và thực hiện công việc
 Xây dựng một đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về chuyên môn, nhiệt tình và trách
nhiệm trong cơng việc, đồn kết gắn bó và giúp đỡ nhau cùng hồn thành nhiệm vụ
được giao.
Những u cầu chính trong cơng tác tổ chức là: khoa học, hiệu quả, kết hợp quyền
lợi, lợi ích và quyền hạn cùng trách nhiệm, cụ thể, sáng tạo, kết hợp lợi ích trước mắt và
lợi ích lâu dài...

Đối tượng của công tác tổ chức là: cơ cấu bộ máy tổ chức, cán bộ quản trị,các công
việc cụ thể, văn hóa tổ chức...
Phân loại cơng tác tổ chức:
 Tổ chức cơ cấu
 Tổ chức công việc
 Tổ chức cán bộ
 Tổ chức chính thức và phi chính thức
 Tổ chức chiến lược và tổ chức tác nghiệp
 Tổ chức ngắn hạn và tổ chức dài hạn
 Tổ chức nhất thời và tổ chức cố định thường xuyên.
1.1.2.2 Mục tiêu của công tác tổ chức
Mục tiêu của công tác tổ chức có một vai trị quan trọng trong việc định hướng,
hoạch định, kiểm soát và ra quyết định trong lĩnh vực này. Tronh kinh doanh chúng ta
thường phải trả lời cac câu hỏi như: mục tiêu của việc tổ chức một hệ thống kênh phân
phối trên thị trường mới hoặc mục tiêu của việc tổ chức xây dựng hệ thống quản trị chất
lượng là gì? Một điều rõ ràng là khơng xác định đượcnhững mục tiêu cơ bản của công tác
tổ chức thì khơng thể đánh giá chất lượng, kết quả và hiệu quả của công ty này.
Mục tiêu của tổ chức là những cái đích cần đạt được trong các hoạt động thuộc về
chức năng này. Nhìn chung những mục tiêu cơ bản về mặt tổ chức mà các đơn vị thường


7

hay nhắm tới là:
 Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu quả
 Xây dựng nề nếp của tổ chức văn hóa lành mạnh
 Tổ chức công việc khoa học
 Phát triển, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức
 Phát huy hết được sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có
 Tạo thế lực cho tổ chức thichs ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó

khăn ở bên trong và bên ngồi đơn vị.
V.v...
Cũng như mọi loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của công tác tổ chức phải khoa
học, khả thi, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn. Khác với yêu cầu về các loại mục tiêu quản
trị khác, yêu cầu với các mục tiêu về tổ chức là phải tuân thủ những quy luật khách quan
đặc thù của công tác tổ chức.
Cơ sở khoa học của việc xác định mục tiêu của công tác tổ chức:
 Nhu cầu về công tác tổ chức
 Hoàn cảnh cụ thể ở mỗi đơn vị
 Hiểu biết và khả năng vận dụng các quy luật khách quan về quản trị nói chung và
về tổ chức nói riêng.
V.v...
Quy trình xác định mục tiêu tổ chức như sau:
 Xác định nhiệm vụ
 Nghiên cứu và thu thập thông tin
 Xác định mục tiêu
 Thẩm định, đánh giá và bảo vệ những mục tiêu được lựa chọn
 Quyết định mục tiêu.
1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức
Có bốn yếu tố quan trọng chi phối việc xây dựng cơ cấu tổ chức của một xí nghiệp hay
cơ quan mà nhà quản trị quan tâm


8

Thứ nhất: mục tiêu và chiến lược hoạt đông của doanh nghiệp
Nhiệm vụ mục tiêu chiến lược là cơ sở căn cứ để nhà quản trị thực hiện chức năng tổ
chức. Chiến lược của một xí ngiệp có ảnh hưởng đến bộ máy của xí nghiệp theo ba lí do
sau đây:
1) Chiến lược xác định các nhiệm vụ của xí nghiệp và căn cứ vào các nhiệm vụ đó

mà xây dựng bộ máy.
2) Chiến lược quyết định loại công nghệ kĩ thuật và con người phù hợp với việc hoàn
thành các nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức sẽ phải được thiết kế theo loại công nghệ được sử
dụng cũng như theo những đặc điểm của con người trong xí nghiệp đó.
3) Chiến lược được xác định hồn cảnh mơi trường trong đó xí nghiệp sẽ hoạt động
và hồn cảnh môi trường này sẽ ảnh hưởng đến vệc thiết kế bộ máy tổ chức.
Thứ hai: Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội
Hồn cảnh bên ngồi của một cơng ty có thể là một trong ba loại hình : ổn định, thay
đổi và xáo trộn. Một hoàn cảnh ổn định là một hồn cảnh khơng có hay ít có những thay
đổi đột biến ít có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường ít thăng trầm, luật pháp liên quan đến
hoạt động kinh doanh ít thay đối, khoa học, kĩ thuật mới ít xuất hiện... Tình hình kinh tế
xã hội trên toàn thế giới với sự thay đổi xã hội nhanh chóng về mặt khoa học kĩ thuật cho
thấy hiện nay khó để có một hồn cảnh ổn định cho các cơng ty. Tuy nhiên khơng phải là
khơng có các cơng ty xí nghiệp vẫn giữ ngun bộ máy tổ chức của họ trải qua hàng trăm
năm( như công ty E.E Dickinson) với sản phẩm đặc biệt truyền thống của họ. Trái lại một
hoàn cảnh thay đổi là một hoàn cảnh trong đó có sự thay đổi thường xuyên xảy ra đối với
các yếu tố đã kể trên(sản phẩm, thị trường, luật pháp...). Trong hoàn cảnh này các nhà
quản trị cần phải thay đổi bộ máy tổ chức của họ theo các thay đổi đó. Nói chung, đó là
những thay đổi có thể dự báo trước và khơng gây bất ngờ. Các văn phịng luật sư, các
cơng ty tư vấn pháp luật thường phải ln ln bố trí cơ cấu tổ chức để thích nghi với các
thay đổi thường xuyên của pháp luật, là một ví dụ. Khi các đối thủ cạnh tanh đưa ra các
sản phẩm mới một cách bất ngờ, khi pháp luật bất ngờ thay đổi, khi những khoa học kĩ
thuật mới tạo ra những thay đổi cách mạng trong phương pháp sản xuất, đó là lúc mà


9

hồn cảnh của xí nghiệp có thể được gọi là hồn cảnh xáo trộn.
Thứ ba: Cơ cấu và cơng nghệ sản xuất
Nhiều cơng trình nghiên cứu đã chứng minh rằng cơng nghệ sản xuất của một xí

nghiệp là một yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế bộ máy tổ chức. Các cuộc
điều tra cho thấy không có mối quan hệ nào của cơ cấu và cơng nghệ, nhưng lại tìm thấy
mối quan hệ giữa cơ cấu tổ chức của xí nghiệp với cơng nghệ ứng dụng. Woodward đã
cho thấy rằng những xí nghiệp có cơng nghệ sản xuất quy trình hoạt động phức tạp
thường có cơ cấu tổ chức nhiều cấp bậc, với đặc điểm là mức đọ giảm sát và phối hợp
thực hiện công việc được thực hiện ở cường độ cao. Woodward cũng cho thấy rằng tầm
hạn quản trị thường là hẹp ở các xí nghiệp sản xuất thủ cơng, cũng như ở xí nghiệp có
cơng nghệ tinh vi hiện đại. Trái lại, trong xí nghiệp làm việc theo lối dây chuyền, vì cơng
nghệ đã trở thành đơn giản, tầm hạn quản trị lại khá rộng, nghĩa là một nhà quản trị có thể
giám sát công việc của một số đông công nhân. Một đặc điểm thứ ba của mối quan hệ
giữa công nghệ và cơ cấu tổ chức là khi công nghệ trong xí nghiệp càng tinh vi và hiện
đại thì số lượng viên chức thư kí văn phịng lại càng tăng để giải quyết các công việc giấy
tờ, các công biệc bảo trì...
Thứ tư: Con người trong xí nghiệp
Những cá nhân có ảnh hưởng trước hết đối với công tác xây dựng bộ máy tổ chức là
nhà quản trị cấp cao. Sở thích, thói quen, quan niệm riêng của họ thường để dấu ấn trên
cách tổ chức của xí nghiệp mà họ phụ trách. Ngoài các nhà quản trị, cơ cấu tổ chức
thường cũng phải phù hợp với các đặc điểm về trình độ, về tác phong làm việc của nhân
viên trong xí nghiệp. Như đã trình bày, tầm hạn quản trị, một yếu tố quyết định bộ máy tổ
chức có nhiều hay ít cấp bậc, hồn tồn là một biến số phụ thuộc vào các đặc trưng của
con người trong mỗi xí nghiệp
1.2 Nội dung cơ bản của cơ cấu tổ chức
1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản trị và nguyên tắc tổ chức
1.2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản trị
Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận (hoặc các khâu) khác nhau được


10

chun mơn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những

cấp nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác
định.
Cơ cấu tổ chức quản trị càng hồn thiện thì càng tác động một cách hiệu quả đến hoạt
động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận. Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức
cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, xếp
đặt nhân viên không đúng thì nó sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất kinh doanh và lợi
nhuận.
Vì vậy, việc ln ln phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức tổ chức quản trị sẽ đảm
bảo cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước những biến động xảy ra trong sản
xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn tài chính, năng lực
sản xuất lao động.
Vai trị của cơ cấu tổ chức thể hiện ở những mặt sau:
 Hiệu quả và hiệu lực tổ chức


Tính chun mơn và chuyên nghiệp



Biên chế nề nếp và quy chế làm việc

 Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bộ phận
 Sự phối hợp hành động
 Tính tập trung và phân tán
 Phân quyền và ủy quyền
V.v...
Những yêu cầu chính đối với mọi cơ cấu tổ chức là: khoa học, cân đối, hợp lí, linh
hoạt, đơn giản mà hiệu quả, phù hợp với hồn cảnh thực tiễn, phù hợp với địi hỏi của các
quy luật khách quan trong lĩnh vực và cơ cấu tổ chức, ổn định và tin cậy.
Những yêu cầu khi thiết kế và xây dựng cơ cấu tổ chức:

 Thiết kế và xây dựng được một cơ cấu tiên tiến và có hiệu quả ở mỗi tổ chức
 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ và hoàn cảnh thực
tiễn trong mỗi giai đoạn phát triển của tổ chức.


11

 Phát huy được tính năng động nhạy bén và trách nhiệm của mỗi cá nhân.
1.2.1.2 Nguyên tắc tổ chức
Công tác tổ chức phải được thực hiện dựa trên năm nguyên tắc sau:
Thứ nhất: Nguyên tắc gắn mục tiêu với tổ chức: Tổ chức với mục đích của nó là
nhằm thực hiện mục tiêu hiệu hay tổ chức bộ máy trên cơ sở mục tiêu đã định. Vì vậy
việc tổ chức bộ máy tổ chức phải được gắn chặt với mục tiêu đã đượ xác định.
Thứ hai: Nguyên tắc hiệu quả: cơ sở của hiệu quả là tối thiểu hóa chi phí sản xuất do
đó doanh nghiệp cần phải phân công công việc đúng người, phù hợp với khả năng, trình
độ....
Thứ ba: Ngun tắc cân đối: để hồn thành cơng việc nhà quản trị phải thực hiện
công việc là giao việc cho cá nhân hay bộ phận trong tổ chức đảm nhiệm phù hợp với
quyền hạn và trách nhiệm của cá nhân bộ phận đó tại doanh nghiệp.
Thứ tư: Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: các cá nhân trong các bộ phận nên chỉ có
một cấp chỉ huy duy nhất, các cấp cần phải coi trọng nguyên tắc này để tránh mâu thuận
hoặc ưu tiên trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên trực tiếp chỉ huy.
Thứ năm: Nguyên tắc linh hoạt: môi trường xung quanh mỗi doanh nghiệp luôn luôn
biến đỏi theo nhiều chiều hướng khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần phải ln ln sẵng
sàng với việc biến đổi cử môi trường để doanh nghiệp không bị ảnh hưởng nghiêm trọng
mỗi khi doanh nghiệp có sự biến đổi.
1.2.2 Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức
1.2.2.1 Phân chia theo tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là phạm vi số lượng nhân viên
mà nhà quản trị có thể quản lí một cách trực tiếp.

Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc
trung gian trong một xí nghiệp.Bộ máy có tầng nấc quản trị càng nhiều thì tầm hạn quản
trị hẹp và ngược lại. Bộ máy tổ chức ít tầng nấc trung gian được gọi là bộ máy tổ chức
thấp, Bộ máy có nhiều tầng nấc là bộ máy tổ chức cao.


12

1.2.3.2 Phân chia theo thời gian
Một trong những hình thức phân chia bộ phận lâu đời nhất thường được sử dụng
trong cấp thấp trong tổ chức là nhóm gộp các hoạt động theo thời gian( theo ca, theo kíp).
Hình thức phân chia này thường được áp dụng ở nhũng đơn vị phải hoạt động liên tục để
khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn.
1.2.2.3 Phân chia theo chức năng
Việc nhóm gộp các hoạt động cùng chun mơn thành chức năng được sử dụng rộng
rãi trong thực tế. Trong mỗi bộ phận đó lại phân chia thành những đơn vị nhỏ lo việc
ghiên cứu tiếp thị, lo việc tuyên truyền quản cáo....Ưu điểm của cách thức này là bỏa đảm
sự thi hành các chức năng chủ yếu và sử dụng được kiến thức chuyên môn. Tuy nhiên
cách thức này có nhược điểm là thường các đơn vị mải mê theo chức năng riêng của
mình, và quên mục tiêu chung của tồn xí nghiệp.
1.2.2.4 Phân chia theo lãnh thổ
Là một cách thức được áp dụng khi xí nghiệp hoạt động trên địa bàn khá rộng và
thường thì king doanh những sản phẩn giống nhau. Cách thức này cũng được áp dụng
trong việc thành lập các dơn vị hành chính sự nghiệp theo lãnh thổ. Nhà quản trị chọn
cách thức náy khi những đặc điểm của địa phương là quan trọng đối với đầu vào sản xuất,
hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm. Tuy nhiên cách thức này có nhược điển là tạo nên tình
trạng trùng lặp trong tổ chức của các đơn vị theo lãnh thổ , làm phát sinh nhiều chi phí
cho xí nghiệp.
1.2.2.5 Phân chia theo sản phẩm
Là cách thức trong đó xí nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh theo nhiều sản phẩm,

thành lập nên những doanh nghiệp chuyên kinh doanh theo loại sản phẩm. Cách thức này
được áp dụng khi các sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thị
khác nhau.
1.2.2.6 Phân chia theo khách hàng
Phản ánh việc quan tâm của xí nghiệp đối với việc thỏa mãn cac yêu cầu khác biệt
nhau của từng loại khách hàng. Cách thức tổ chức này được áp dụng rộng rãi trong các tổ


13

chức kinh doanh, và thường được áp dụng nhiều trong các tổ chức cơ sở hành chính sự
nghiệp.
1.2.2.7 Phân chia theo quy trình hay thiết bị.
Cách thức phân chia này có thể được ví dụ bằng ví dụ xí nghiệp tổ chức nên bộ phận
phụ trách việc xi mạ, bộ phận phụ trách sơn phủ, hoặc bộ phạn vi tính.
1.2.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị
1.2.3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý sau:


Mỗi cấp chỉ có thủ trưởng cấp trên trực tiếp



Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập theo cơ chế chiều dọc



Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến.

Ưu nhược điểm của cơ cấu này:
Ưu điểm:


Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng



Tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ



Chế độ trách nhiệm rõ ràng.

Nhược điểm:


Khơng chun mơn hóa. Do đó địi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức tồn

diện


Hạn chế việc sử dụng các chun gia có trình độ



Dễ dẫn đến cách quản lí gia trưởng.

Tuy nhiên cơ cấu này lại rất phù hợp với quy mô nhỏ, sản phẩm khơng phức tạp và
tính chất sản xuất liên tục.

14

GIÁM ĐỐC

Phó Giám Đốc Sản Xuất

Phó Giám Đốc Tiêu Thụ

Phân

Phân

Phân

Cửa

Cửa

Cửa

xưởng

xưởng

xưởng

hàng

hàng

hàng

I

II

III

Số I

Số II

Số III

Hình 1.2.3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lí trực tiếp
1.2.3.2 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng
Cơ cấu này được thực hiện trên nguyên lí là:
- Có sự tồn tại các dơn vị chức năng
- Khơng theo tuyến
- Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp
dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp chỉ huy.
Mơ hình này có các ưu nhược điểm sau:
Ưu điểm:


Cơ cấu này được sự giúp sức của các chuyên gia hàng đầu

15



Khơng địi hỏi người quản trị phải có kiến thức tồn diện



Dễ đào tạo và dễ tìm kiếm nhà quản trị

Nhược điểm:


Vi phạm chế độ thủ trưởng



Chế độ trách nhiệm không rõ ràng



Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giữa các phòng

ban chưc năng có nhiều khó khăn


Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau.
GIÁM ĐỐC

Phó Giám Đốc

Phó Giám Đốc

Sản Xuất

Kinh doanh

Phòng
KH

Phân

Phân

Phân

xưởng

xưởng

xưởng

I

II

III

Phòng
TC

Phòng
KT

Phòng
NS

Phòng
KCS

Cửa

Cửa

Cửa

hàng

hàng

hàng

Số I

Số II

Số III


16

Hình 1.2.3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng
1.2.3.3 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến chức năng
Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tieps và chức năng. Kiểu cơ cấu
này có đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng chỉ đơn thuần về
chun mơn, khơng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Những người lãnh đạo trực
tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và toàn quyền quyết định trong đơn vị mình
phụ trách.
GIÁM ĐỐC

Phó Giám Đốc

Phó Giám Đốc

Sản Xuất

Kinh doanh

Phòng
KH

Phân

Phân

Phân

xưởng

xưởng

xưởng

I

II

III

Phòng
TC

Phòng
KT

Phòng
NS

Phòng
KCS

Cửa

Cửa

Cửa

hàng

hàng

hàng

Số I

Số II

Số III


17

Hình 1.2.3.3.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến-chức năng
ƯU nhược điểm cử cơ cấu này là:
Ưu điểm:


Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng



Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ

Nhược điểm:


Nhiều tranh luận xảy ra do đó nhà quản trị phải thường xuyên giải quyết



Hạn chế sử dụng kiến thức chun mơn



Vẫn có xu hướng can thiệp vào các đơn vị chức năng.

1.2.4 Tiến trình tổ chức bộ máy
Tiến trình tổ chức bộ máy bao gồm các bước cơ bản sau:


Xác định mục tiêu của doanh nghiệp



Phân tích cơng việc



Phân chia cơng việc theo từng nhóm chức năng



Xác lập sơ đồ tổ chức



Mơ tả nhiệm vụ cho từng phịng ban và bộ phận



Xác định chính sách sử dụng nhân sự



Định biên nhân viên



Xác định qui chế hoạt động



Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ



Kiểm tra đánh giá



Tổ chức lại bộ máy

1.2.5 Tiến trình tổ chức cơng việc
Quy trình thiết kế công việc thường được thục hiện theo những bước cơ bản sau:
1) Xác định nội dung của những công việc cần làm và mục tiêu cần đạt được của
những cơng việc đó.


18

2) Thu thập thơng tin và phân tích khả năng thực hiện cơng việc từ các góc độ: máy
móc, thiết bị, mặt bằng, công nghệ, vốn liếng, thời cơ, thời gian, quan hệ, con
người, và năng lực chuyên môn, sở trường và nhiệt tình trách nhiện của họ.
3) Thiết kế và phân chia công việc một cách khoa học, hợp lí và tối ưu thành nhưng
cơng việc làm cụ thể.
4) Xây dựng các phương án tổ chức bố trí sắp xếp và thực hiện công việc
5) Lựa chọn phương án tối ưu
6) Tổ chức thực hiện và điều chỉnh công việc cho phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn
7) Tổ chức rút kinh nghiệm và hồn thiện cơng tác thiết kế và tổ chức thực hiện
công việc.
1.2.6 Tổ chức cán bộ
Công tác tổ chức cán bộ phải đạt dược những yêu cầu sau:


Đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu về cán bộ của tổ chức



Xây dưng, chuẩn bị, đào tạo và bồi dưỡng một đội ngũ cán bộ mạnh về năng

lực chun mơn, đủ về số lượng, thích ứng với mọi hồn cảnh thay đổi trong tổ chức.


Bảo đảm tính liên tục, tính kế thừa về độ ngũ cán bộ



Phát huy được tính năng động độc lập, tự chủ, sáng tạo, tinh thần hợp tác, ý

thức trách nhiệm và tính hiệu quả của những người làm công tác tổ chức quản trị.

Muốn cơng tác tổ chức cán bộ hồn thành được nhiệm vụ của mình thì cần tuân thủ
những nguyên tắc khoa học sau:


Tuyển chọn, đào tạo và bố trí cán bộ theo nhu cầu khách quan của công việc



Bố trí đúng người đúng việc và phù hợp với nguyện vọng sở thích và khả

năng của mỗi người.


Kết hợp hỗ trợ nhau giữa những mặt mạnh và yếu của mỗi cán bộ



Kết hợp quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ trong tổ chức



Tạo điều kiện thuận lợi để phát huy dược tối đa khả năng, năng lực, sở

trường, sở đoản của mỗi cán bộ


Ngăn chặn mọi biểu hiện trù dập, bè phái, cục bộ, nịnh hót, cơ hội, xu hướng


19

chạy theo thành tích cá nhân, mất đồn kết trong nội bộ hàng ngũ cán bộ.

CHƯƠNG 2
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ
2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty
2.1.1 Lịch sử hình thành công ty
Công ty TNHH TM THẾ GIỚI TRẺ thành lập 2007 với 8 nhân viên và vốn điều lệ
ban đầu là 1.200.000.000 đồng.
 Tên giao dịch: THE GIOI TRE CO .,LTD
 Địa chỉ: 2025/40 Quốc lộ 1A, Phường Đông Hưng Thuận, Quận 12, Thành phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam.
 Giám đốc/ đại diện pháp luật: Nguyễn Mười
 Số giấy phép kinh doanh: 4102054556
 Mã số thuế: 0305254369
 Ngày đăng kí kinh doanh: 04/10/2007
 Ngày hoạt động: 12/10/2007
 Ngành nghề linh doanh: mua bán rượu, thực phẩm, hóa mĩ phẩm, bia, nước giải
khát
 Hoạt động chính: Bán lẻ, hình thức khác( trừ bán lẻ tại của hàng lưu động, hoặc
tại chợ)
 Tel: 0913823004
 Email: ;
 Website: // />2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn kinh doanh của công ty
2.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty
Công ty phải đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký. Chịu
trách nhiệm trước Nhà nước về kết quả hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước


20

khách hàng, trước pháp luật về sản phẩm và dịch vụ do cơng ty thực hiện.
Cơng ty có nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo qui định
của pháp luật. Thực hiện các nghĩa vụ khác theo qui định của Nhà nước.
Công ty phải thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo qui
định, báo cáo bất thường theo yêu cầu, chịu trách nhiệm về tính xác thực của báo cáo.
Chịu sự kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền, tuân thủ các qui định về thanh kiểm tra
của cơ quan tài chính, các cơ quan Nhà nước theo qui định của pháp luật.
2.1.2.2 Quyền hạn của công ty
Cơng ty có tư cách pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, có vốn và tài sản riêng, tự
chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vi số vốn do Cơng ty quản lý, có con
dấu riêng, được mở tài khoản và quan hệ tín dụng với các ngân hàng .
Cơng ty có quyền tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức kinh doanh phù hợp với mục tiêu,
nhiệm vụ công ty. Được quyết định mức lương, thưởng đối với người lao động trên cơ sở
các định mức đơn giá tiền lương được duyệt và hiệu quả hoạt động của công ty đúng theo
qui định của Nhà nước.
Công ty được vay vốn, huy động vốn để kinh doanh, được thế chấp tài sản và giá trị
quyền sử dụng đất gắn liền với tài sản thuộc quyền quản lý của công ty tại các ngân hàng
để vay vốn kinh doanh theo qui định của pháp luật.
2.1.3 Quá trình phát triển công ty
Ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty Thế Giới Trẻ đã đưa ra phương châm
hoạt động theo 4Đ “Đạt chất lượng – Đủ số lượng – Đúng thời hạn – Đáp ứng đúng nhu
cầu”. Qua những tháng năm hoạt động, với sự nỗ lực phấn đấu học tập, nghiên cứu, cộng
với niềm đam mê nghề nghiệp, đội ngũ tập thể CBCNV Công ty Thế Giới Trẻ đã xây
dựng Công ty từng bước phát triển không ngừng, nâng cao uy tín – chất lượng sản phẩm
và đã tạo được chỗ đứng vững vàng trên thị trường nội địa các nước trong khu vực.
Thương hiệu và sản phẩm Thế Giới đã được người tiêu dùng tín nhiệm.
Hiện nay vốn điều lệ của công ty lên đến 5.000.000.000 đồng với số lượng nhân viên
là 20 người.

21

Hiện nay cơng ty ngồi cung cấp rượu các loại cho khác hàng, còn cho thuê xe du
lịch với ưu điểm đội ngũ tài xế giàu kinh nghiệm, nhiệt tình, chun nghiệp, lái xe an
tồn...sẽ khiến cho khách háng có những chuyến tham quan du lịch thoải ái nhất.
Công ty phục vụ xe cho nhu cầu thuê xe của các cơng ty, tổ chức, gia đình đi du lịch
ngắn ngày và dài ngày.
2.1.4 Các nguồn lực hiện nay của công ty
2.4.1.1 Cơ cấu lao động
Cơ cấu lao động: Tổng số lao động hiện tại là 20 người; tỷ lệ về trình độ, tay nghề
của người lao động có:


Cao học

1,63%



Đại học

57.96%



Cao đẳng

28.75%



Trung cấp

13.29%

Cơ cấu lao động trong đó:


Nam

60,2%



Nữ

39.8%



Tuổi trung bình người lao động 24,8 tuổi.



Bình qn thâm niên cơng tác 2,2 năm.



Lãnh đạo



Lao động quản lý

10,61%



Lao động gián tiếp

46,94%



Lao động trực tiếp

39,59%



Lao động theo thời gian 13.47%

2,86%

2.1.4.2 Tài sản cố định
Hiện tại cơng ty đang có số vốn điều lệ cho q trình kinh doanh là 5.000.000.000
đồng. Có 5 xe du lịch, một văn phịng chính của cơng ty và một kho rượu.
2.1.4.3 Nguồn lực của công ty
Công ty hiện đã xây dựng cho mình một hình ảnh là nhà cung cấp các loại rượu tốt,