Công Tác Phân Tích Công Việc Tại Phòng Kinh Doanh Thuộc Công Ty TNHH Dịch Vụ Và Thương Mại Bảo Châu

Trờng đại học nội vụ hà nội
khoa tổ chức và quản lý nhân lực

Báo cáo kiến tập
Đề tài: công tác phân tích công việc tại
phòng kinh doanh thuộc công ty tnhh dịch vụ
và thơng mại bảo châu
Địa điểm kiến tập: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MạI Và DịCH Vụ
BảO CHÂU
Cán bộ hớng dẫn

: Nguyễn Thị Mai Phơng

Sinh viên thực hiện

: Vũ Thu Huyền

Ngành đào tạo

: Quản Trị Nhân Lực

Lớp

: 1205 QTND

Khóa

: 2012-2016

Hà Nội, 2015

1


MỤC LỤC
C¸n bé híng dÉn : NguyÔn ThÞ Mai Ph¬ng......................................................1
Hµ Néi, 2015...........................................................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU.......................................................................................................................................1
BẢNG BIỂU 1:........................................................................................................................................98
Mẫu bảng mô tả công việc...................................................................................................................98
....., Ngày....tháng...năm ......................................................................................................................98
BẢNG BIỂU 2:......................................................................................................................................100
MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN XUẤT NHẬP KHẨU.............................................................................100

2


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình đổi mới và hội nhập thời nay, hoạt động sản xuất kinh
doanh, thương mại và dịch vụ ngày càng phát triển với quy mô lớn, việc giao
thương mua bán nhiều hơn khiến cho khối lượng công việc phát sinh tăng lên,
hầu hết các công ty đều có nhu cầu tuyển thêm nhân sự cho các vị trí công việc
mới để đáp ứng yêu cầu của dịch vụ thương mại và đầu tư, giảm tải áp lực cho
các nhân viên khác trong quá trình làm việc. Để việc kinh doanh mua bán được
thuận lợi cần phải khắc phục một số nhược điểm trong quá trình công tác điều
hành công ty, trong đó cần khắc phục một số lỗi liên quan đến công tác phân
tích công việc nhằm xác định rõ thực trạng phân tích công việc tại công ty, từ đó
đề ra giải pháp khắc phục cho các lỗi.
Nằm trong thời kỳ bùng nổ của nền kinh tế, công ty TNHH Dịch vụ và
Thương mại Bảo Châu cũng đứng trước những xu hướng nói trên. Tình hình

hoạt động sản dịch vụ mua bán trao đổi ngày càng tăng lên, đối tác mua bán sử
dụng dịch vụ tăng mạnh, việc giao thương giữa đối tác trong và ngoài nước
cũng nhiều khiến cho các phòng ban, nhân viên của công ty gặp phải áp lực quá
tải khi công việc phát sinh, việc trao đổi, giao dịch không thể chỉ giao cho 1
người như trước nữa mà liên tục phải tuyển thêm các vị trí hỗ trợ khác, chuyên
viên mới cho công việc trao đổi với người nước ngoài và chuyên viên giao dịch
với đối tác trong nước. Hệ thống bán hàng dịch vụ tăng lên, cần thêm nhiều
nhân viên tiếp thị, marketing, quản lý kho hàng, nhân viên tìm kiếm nguồn hàng
để tích lũy được sản phẩm, thực hiện phân phối sản phẩm khi giao dịch.
Trước kia các doanh nghiệp hoạt động theo sự bao cấp của nhà nước và
đến nay đất nước đã mở cửa cùng với việc các doanh nghiệp phải tự đứng trên
đôi chân của mình. Để tồn tại và phát triển, họ phải tìm ra con đường cho doanh
nghiệp mình đi. Nhưng chắc chắn rằng khi doanh nghiệp có một đội ngũ nhân
viên tài giỏi, biết sử dụng, giữ gìn và phát huy họ thì họ sẽ là nền tảng giúp
1


doanh nghiệp phát triển và đi lên. Muốn vậy các doanh nghiệp phải biết quản lý
nguồn lao động của mình để sử dụng có chất lượng, hiệu quả nguồn nhân lực đó.
Hiện nay các doanh nghiệp cũng nghiên cứu và tìm cách sử dụng hiệu quả
nguồn lực này thông qua việc sử dụng các công cụ quản trị nhân lực. Phân tích
công việc và đánh giá thực hiện công việc chính là hai công tác cơ bản và quan
trọng nhất giúp ích cho việc quản lý và sử dụng có chất lượng nhân lực, củng cố
các hoạt động nhân lực khác. Tuy nhiên hiện nay ở các doanh nghiệp vẫn chưa
thực sự chú ý tới hai hoạt động này. Trong quá trình kiến tập một thời gian tại
công ty Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu, tôi cũng nhận thấy công ty vẫn chưa
quan tâm đến hoạt động phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc nên
không có hệ thống phân tích công việc rõ ràng và đánh giá thực hiện công việc
còn sơ sài, chưa phát huy đúng tác dụng của hai hoạt động này .Vì vậy hiệu quả
của các hoạt động quản lý nhân lực khác bị ảnh hưởng và tác động chưa tốt đến

các hoạt động phát triển chung của công ty.
Với vai trò trách nhiệm là một chuyên viên nhân sự hỗ trợ phòng ban kinh
doanh thực hiện công tác phân tích công việc xác định công việc cần phân
tích,vị trí cần tuyển mới và công việc của nhân viên cũ với nhiệm vụ quyền
hạn,yêu cầu đặt ra đáp ứng được sự đòi hỏi của công việc trong công ty. Tôi
thấy công tác phân tích công việc rất cần thiết cho nhu cầu thực tại của công ty.
Công tác phân tích công việc giúp cho việc định ra các vị trí còn thiếu cần phân
tích để phục vụ tuyển dụng và nhằm nêu rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của
từng chức danh, vị trí, tránh cho tình trạng khối lượng công việc tăng lên, phát
sinh vị trí mới, yêu cầu mới mà các thành viên cũ không thể đảm nhận hết và
tránh được tình trạng chồng chéo quyền nhiệm vụ lẫn nhau, làm cho sự phân
công rõ ràng, tỉ mỉ, phối hợp ăn ý với nhau, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được
giao. Công tác phân tích công việc nêu rõ thực trạng phân tích công việc tại
công ty, nhu cầu phân tích công việc mới và cũ, đảm bảo cho yêu cầu dịch vụ
được hanh thông, đem lại cho công ty một hệ thống tổ chức chức năng công việc
2


rõ ràng, hoạt động hiệu quả chung cho cả công ty và hiệu quả riêng cho từng
công việc phân tích và khai thác sử dụng nguồn nhân lực. Vì vậy, tôi mong
muốn chọn đề tài : “ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH
THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU”.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài này, tôi mong muốn làm rõ thực trạng công tác phân
tích công việc tại phòng Kinh doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương
mại Bảo Châu, từ đó tìm ra điểm đã đạt được và chưa đạt được trong công tác
phân tích công việc, tìm ra giải pháp khắc phục cho công tác phân tích đạt hiệu
quả cao nhất trong kinh doanh.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Khảo sát thực tế tình hình thực trạng phân tích công việc tại phòng Kinh

doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu.
Phân tích xác định tên gọi, vị trí,mục tiêu, hoạt động cần tiến hành phân
tích công việc, nguồn lực, sản phẩm kết quả đầu ra cuả công việc. Các việc làm
hiện có và việc làm còn thiếu và nhiệm vụ, yêu cầu không phù hợp với công
việc thực tế, bản mô tả, phân công nghiệm vụ cũ không phù hợp với thực hiện
công việc hiện tại. Phát hiện sai lệch, sự bất hợp lý giữa nhiệm vụ thực tế và
nhiệm vụ được nêu trong bản mô tả hay phân công nhiệm vụ và qua thông báo
tuyển dụng.
4. Đối tượng nghiên cứu
Trong quá trình lựa chọn thông tin và đề tài phân tích công việc, tôi thấy
công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu là một đối tượng tốt để
nghiên cứu về thực trạng và giải pháp công tác PTCV.
Phân tích công việc, vị trí qua bản phân công nhiệm vụ tại phòng Kinh
doanh thuộc công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu với thời gian từ
năm 2010 đến nay.
Không gian: tại công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu.
3


Nội dung nghiên cứu: nghiên cứu một vài vị trí công việc hiện có tại
phòng Kinh doanh thuộc công ty qua bản phân công nhiệm vụ hay thực trạng
hiện có của các vị trí việc làm, những sai sót trong bản mô tả, bản phân công
nhiệm vụ không phù hợp với tính chất công việc thực tế . Nêu ra lý do và ảnh
hưởng của công tác PTCV. Từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục.
5. Phương pháp nghiên cứu
Với đề tài này tôi sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp hệ thống
chức danh công việc, nhiệm vụ cụ thể từng vị trí đảm nhiệm và tiêu chuẩn đánh
giá kết quả hoàn thành công việc là chủ yếu.
Phương pháp khác như quan sát, thống kê, liệt kê, so sánh, thu thập thông
tin từ lãnh đạo và nhân viên để so sánh thực tại với yêu cầu đề ra khi đảm nhận

công việc.
Phương pháp nghiên cứu trong quá trình hoàn thành chuyên đề tôi đã thu
thập nguồn số liệu sơ cấp bằng cách sử dụng các phương pháp thu thập thông tin
như bản hỏi, phỏng vấn, quan sát, ghi chép. Đồng thời cũng thu thập và sử dụng
các văn bản, tài liệu của công ty theo sự đồng ý của công ty và các sách, tài liệu
tham khảo chuyên ngành. Sau đó để hoàn thành các số liệu thì tôi tiến hành xử
lý, phân tích và tổng hợp các thông tin đó lại
Phương pháp giả định cho việc mới phát sinh và có tầm chiến lược trong
kinh doanh lâu dài để dự đoán phương hướng tiến triển của hoạt động kinh
doanh với các công việc cần phân tích, chủ động trong công việc, tạo thế mạnh
trong kinh doanh.
6. Mức đóng góp của đề tài
Lựa chọn và khai thác đề tài này, công tác phân tích công việc tại công ty
tôi đang nghiên cứu giúp cho công ty xác định được tầm nhìn mục tiêu phương
hướng phát triển của mình dựa vào công việc được phân tích rõ, các chức năng
nhiệm vụ từng việc một xây dựng được hệ thống phòng chức năng phù hợp, hiệu
quả, hợp lý với mô hình kinh doanh của cả công ty. Tìm hiểu, khai thác nguồn
nhân lực, nắm rõ các yêu cầu nhiệm vụ đòi hỏi của công việc để chủ động đối
4


phó với sự thay đổi của môi trường và tình hình kinh doanh chung. Phục vụ
công tác tiếp theo của quản trị nhân sự. Đề tài xem xét tính hợp lý công việc
hiện tại với yêu cầu đặt ra, thấy được tính bất hợp lý, những tồn đọng trong thực
tế khiến cho khi nhân viên thực hiện công việc không đúng với nội dung yêu cầu
ghi trong bản mô tả công việc và trong thông báo tuyển dụng.
Đề tài giúp cho việc nghiên cứu sâu hoạt động công việc tại phòng kinh
doanh thuộc công ty. Từ đó có thể bố trí đúng người đúng việc,bảo đảm thành
công trong thuyên chuyển, chế độ thăng thưởng. Loại bỏ bất bình đẳng về mức
lương thưởng thông qua nhiệm vụ được giao. Tạo động lực làm việc thông qua

thăng thưởng. Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau hơn.
Như vậy nghiên cứu đề tài này trong công ty có ý nghĩa lý luận và thực
tiễn, đã góp phần làm sáng tỏ lý thuyết, vấn đề, góp phần đưa lý thuyết gắn với
thực hành giúp cho người học tiếp thu môn học và làm việc hiệu quả. Giúp phát
hiện những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu đề tài, bổ sung làm rõ lý thuyết,
phản hồi lại tư duy, lập luận, lý thuyết không gắn với thực tế hay cho thấy sự cô
đọng, súc tích, vai trò to lớn trong xây dựng lý thuyết gửi đến người đọc, phối
hợp cùng làm rõ đối tượng nội dung nghiên cứu môn học.
Đề tài đem lại một công trình nghiên cứu tư duy lập luận khoa học, giúp
đào sâu khai thác vấn đề trong công tác phân tích đạt mục tiêu và hiệu quả
nghiên cứu. Có ý nghĩa to lớn đối với các công trình nghiên cứu về sau.
7. Kết cấu đề tài
Đề tài có kết cấu gồm 3 chương.
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG
VIỆC TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ
THƯƠNG MẠI BẢO CHÂU.
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI
PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG
MẠI BẢO CHÂU.
Chương 3. GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ
5


Chương 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
TẠI PHÒNG KINH DOANH THUỘC CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BẢO CHÂU.
1.1. Khái niệm, vai trò và sự cần thiết của phân tích công việc trong phòng
kinh doanh tại công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Bảo Châu.
1.1.1. Các khái niệm cơ bản và khái niệm có liên quan

a. Các khái niệm có liên quan
Trước khi đi vào khái niệm chính của phân tích công việc (viết tắt:
PTCV) và để khai thác tốt đề tài, ta đi tìm hiểu về các khái niệm có liên quan
đến công tác PTCV.
Phân tích công việc là một việc làm quan trọng mà tất cả các công ty đều
phải thực hiện nếu muốn các hoạt động QTNL khác được tiến hành thuận lợi.
Phân
tích công việc đã được nhiều nước phát triển trên thế giới thực hiện hơn 100
năm qua và là công cụ quản trị nhân lực phổ biến nhất, tuy nhiên ở Việt Nam
đây vẫn là khái niệm mới mẻ.
Vậy PTCV là gì? Có thể hiểu PTCV là một quá trình thu thập các tư liệu
và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến việc
thực
hiện công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc
đó.
- Nhiệm vụ: là đơn vị nhỏ nhất của phân tích biểu thị từng hoạt động lao
động
riêng biệt với tính mục đích cụ thể và mỗi người lao động phải thực hiện.
Nhiệm vụ biểu thị từng hoạt động riêng biệt với từng mục đích cụ thể mà người
lao động phải thực hiện.
6


Ví dụ: nhiệm vụ đánh máy, trả lời điện thoại.
Nhiệm vụ thể hiện những việc phải được thực hiện theo cam kết nhất
định.
- Vị trí biểu thị tất cả các hoạt động của cùng một người lao động, vị trí là
cấp độ tiếp theo của phân tích công việc.
Ví dụ: vị trí thư ký, văn thư.
Vị trí biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động,

vị trí thể hiện nhiệm vụ đảm nhiệm, vừa chỉ địa vị cá nhân trong tổ chức.
- Công việc là tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động
hay là tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người lao
động.
Ví dụ: tất cả nhiệm vụ của thư ký thực hiện bởi một người thư ký được
gọi là công việc thư ký.
Công việc chỉ rõ nhiệm vụ và chức năng mà một người phải đảm nhận và
là kết quả của sự phân công lao động trong tổ chức.
Công việc khác với nghề.
- Nghề là một khái niệm rộng hơn. Nghề là một tập hợp các công việc tương
tự nhau về nội dung có liên quan đến nhau ở một mức độ nhất định với những đặc
tính vốn có đòi hỏi người lao động có sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn, nghiệp
vụ, có những kĩ năng, kĩ xảo và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện.
Dưới góc độ Phân công và hợp tác lao động: nghề là một dạng hoàn chỉnh
của lao động trong hệ thống phân công lao động xã hội, đòi hỏi phải tiến hành
theo nguyên tắc riêng, có công nghệ và công cụ riêng biệt.
Dưới góc độ đào tạo: nghề là tập hợp cảu kỹ năng hiểu biết phẩm chất, lao
động mà người lao động cần tiếp thu trong quá trình đào tạo tích lũy kinh
nghiệm trong cuộc sống để đáp ứng yêu cầu của một dạng cụ thể hoàn chỉnh các
công việc lao động.
7


Ví dụ : nghề nhà giáo, nghề tài chính, nghề nhân sự,..
b. Khái niệm phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình tìm kiếm đầy đủ các thông tin liên quan
đến công việc thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể để tạo ra một sản phẩm cụ thể.
Phân tích công việc là những hoạt động, thủ tục xác định quyền hạn, trách
nhiệm kỹ năng theo yêu cầu của công việc, làm sơ sở xác định cho thực hiện
công việc một cách tốt nhất cũng như quản trị nhân sự một cách hiệu quả.

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác
định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện
công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết phải có khi thực hiện công việc.
Phân tích công việc là hoạt động chia nhỏ công việc được nghiên cứu
nhằm trả lời cho 3 câu hỏi chính:
+ Để hoàn thành công việc này cần thực hiện những nhiệm vụ gì? Nhiệm
vụ đưa ra đối với người nhân viên phải thực hiện được miêu tả rõ trong bản mô
tả công việc.
+ Ai có thể thực hiện công việc đó? Yêu cầu đặt ra đối với nhân viên khi
thực hiện công việc, được ghi trong bản yêu cầu nhân sự
+ Kết quả cần đạt được ở đầu ra khi thực hiện công việc này là gì? Tiêu
chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên được nêu rõ trong
bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
1.1.2. Vai trò và sự cần thiết của phân tích công việc
1.1.2.1. Phân tích công việc được coi là một hoạt động quan trọng, có ý
nghĩa đối với hoạt động quản trị nhân lực.
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản
trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ
sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn
đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân
8


tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải
thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của
công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế
nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm
của công việc, như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện
như thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng cụ nào cần thiết

khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong
thực hiện công việc.
Tóm lại Phân tích công việc được tiến hành nhằm:
Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.Bảo
đảm thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng cho
nhân viên. Loại bỏ những bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ
nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.
Xác định điều kiện để tiến hành công việc tiết kiệm thời gian và sức lực cho
người thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc.
Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc giúp nhà quản trị có
cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác
Xây dựng mối tương quan của công việc đó với công việc khác. Tạo cơ sở để
cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn.
Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.
Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình
độ của họ.

9


a. Xác định vị trí việc làm và cơ cấu nhân lực
Vị trí việc làm là đơn vị cụ thể nhất ,ứng với một vị trí lao động thực tế,
cụ thể trong một thời điểm nhất định và tại một thời điểm xác định.
Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công
chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Cấu trúc của mỗi vị trí việc làm trong cơ quan, tổ chức, đươn vị gồm: bản
mô tả công việc, khung năng lực phù hợp để hoàn thành công việc.
Trên cơ sở hệ thống các việc làm đã được phân tích cảu tổ chức và trình
bày trong danh mục, tổ chức có thể lập sơ đồ công việc hoặc nghề nghiệp tổ
chức mình.

Cơ cấu nguồn nhân lực: cơ cấu nhân lực theo bậc, độ tuổi, giới tính, trình
độ đào tạo…thể hiện đặc điểm, sự phân bổ năng lực, tiềm năng nhân lực trong
tổ chức.
Qua PTCV, các thông tin thu thập được cho phép tập hượp thành những
nhóm công việc dựa trên những năng lực gần gũi, mức độ phức tạp của chúng và
mức độ chuyên môn hóa đến ngạch và bậc.
Qua PTCV sẽ giúp xác định được thứ bậc cảu vị trí việc làm và các khía
cạnh khác của cơ cấu nguồn nhân lực.
10


b. Đối với tuyển dụng và bố trí nhân lực
Tuyển dụng là qúa trình tìm kiếm, thu hút và lựa chọn từ nhiều nguồn
khác nhau những người đủ khả năng để đảm nhận công việc khác nhau của tổ
chức.
Tuyển dụng không thành công có thể do:
+ Các thông tin về vị trí việc làm không rõ ràng và đầy đủ.
+ Các kỳ vọng và kết quả công việc không được nêu rõ.
+ Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và năng lực không cụ thể.
Các tài liệu về công việc có thể giúp khắc phục những vấn đề này:
+ Bản mô tả công việc sẽ giúp cung cấp các thông tin rõ ràng và đầy đủ
cho người làm công tác tuyển dụng, từ đó: đăng quảng cáo tuyển dụng hiệu quả;
các ứng viên hiểu được các kỳ vọng về kết quả công việc mà tổ chức mong đợi
họ đạt được; người quản lý hoặc giám sát công việc sẽ trao đổi và thống nhất với
người được tuyển dụng về những kết quả công việc cần đạt được.
+ Bản yêu cầu nhân sự cung cấp các yêu cầu về kỹ năng và phẩm chất cá
nhân cần thiết để thực hiện công việc, từ đó: có hình thức thi tuyển, phỏng vấn
và các phương pháp đánh giá kiến thức, kỹ năng và các kinh gnhieemj của các
ứng viên phù hợp.
c. Bố trí nhân lực

Bố trí nhân lực trong tổ chức chính là sắp xếp người lao động vào các vị
trí công việc theo những cách thức khác nhau nhằm đạt được mục tiêu tổ chức
một cách hiệu quả nhất.
Khi thực hiện bố trí nhân lự(quy hoạch, đề bạt..), cần so sánh kiến thức,
trình độ, kỹ năng của người lao động với tiêu chuẩn chức danh công việc(thông
tin cảu bản tiêu chuẩn nhân sự) dự kiến bố trí.
d. Hoạt động hướng nghiệp, đào tạo và phát triển nhân lực
Các tài liệu về công việc là những căn cứ để tổ chức thực hiện hướng
nghiệp cũng như các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên hiệu quả hơn.
11


Xác định mục đích cuối cùng cảu đào tạo và phát triể là người thực hiện
công việc có đủ khả năng hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể nêu trong bản mô tả
công việc
Xác định nội dung đào tạo và phát triển là trang bị các kiến thức , kỹ năng
đáp ứng các yêu cầu nêu trong bản tiêu chuẩn chức danh.
Xác định, đánh giá kết quả của đào tạo và phát triển thông qua so sánh với
kết quả mong muốn được trình bày ở nội dung tiêu chuẩn kết quả công việc.
e. Đánh giá kết quả thực hiện công việc
Đánh giá kết quả thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính
thức các kết quả thực hiện công việc của nhân viên, trong quann hệ so sánh với
các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thỏa thuận về sự đánh giá đó với gười lao
động, một trong những nguyên nhân dẫn đến đánh giá chưa chính xác, hiệu quả
là chưa có tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng.
Nội dung về tiêu chuẩn thực hiện công việc, kết quả của PTCV là căn cứ
cơ bản, quan trọng giúp nhà quản lý xác định mức độ hoàn thành công việc của
nhân viên.
f. Đãi ngộ
Thực tế đãi ngộ của nhiều tổ chức thường gặp phải một số vấn đề như:

+ Không nhất quán trong cách trả lương, thưởng.
+ Không thể hiện rõ mối quan hệ giữa tiền lương và giá trị công việc.
+ Thiếu linh hoạt trong việc trả lương thưởng
+ Không gắn việc trả lương, thưởng với việc đánh giá kết quả công việc.
- Các thông tin về trách nhiệm và nhiệm vụ của công veiecj thu từ PTCV
là căn cứ để xây dựng thang lương, chế độ đãi ngộ phù hợp.
- Mô tả công việc và nội dung về tiêu chuẩn kết quả công việc giúp xác
định việc trả lương: mức lương..hình thức trả lương theo thời gian hay theo sản
phẩm.
12


1.1.2.2. Sự cần thiết của phân tích công việc
a. Đối với nhân viên trong phòng kinh doanh của công ty Bảo Châu.
PTCV là công tác quan trọng là vì PTCV cung cấp cho nhân viên đầy đủ
thông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình khi thực hiện
công việc được giao (trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên môn, trách nhiệm với
công việc của người khác…), nhân viên để thực hiện công việc đó thì cần có
những tiêu chuẩn gì ( tiêu chuẩn về trình độđào tạo, chuyên ngành đào tạo, kinh
nghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi,
giới tính…). PTCV còn giúp người lao động hiểu được cách thức thực hiện công
việc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc, ngoài nhiệm vụ chính người lao
động còn phải thực hiện những nhiệm vụ gì khác…
Không chỉ cung cấp thông tin cho người lao động, PTCV còn cung cấp
cho
nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc
nào đó, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kĩ
năng cần thiết và các điều kiện làm việc… Từ những thông tin đó nhà quản trị
sẽ biết công việc đó thích hợp với nhân viên nào, hay nói cách khác là biết tuyển
chọn người có những tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện những công việc đó hoặc

biết cần phải đào tạo những nhân viên trong công ty có những kĩ năng gì để
thực hiện công việc. PTCV cũng cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần
thiết qua bản Mô tả công việc để đánh giá tình hình thực hiện công việc của
nhân viên được chính xác, từ đó mà trả thù lao cho người lao động một cách
công bằng, xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra
b. Đối với công ty Bảo Châu.
Phân tích công việc là một công cụ quản trị nhân lực cơ bản nhất, nên có
ý nghĩa quan trọng đối với mọi tổ chức. Thông qua phân tích công việc, các nhà
quản lý có những cơ sở để xây dựng chương trình và ra quyết định về các vấn đề
quản lý nhân sự một cách chủ động, chính xác như: Định hướng cho công tác
tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí, sắp xếp nhân sự; Làm cơ sở cho việc điều
13


chuyển, luân chuyển, bổ nhiệm và các khâu khác của công tác cán bộ trong đơn
vị; Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình
đào tạo; Xây dựng hệ thống đánh giá công việc và hệ thống chức danh công
việc; Phân tích công việc xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí
công tác, giúp cho người lao động nắm bắt được công việc một cách nhanh
chóng, đồng thời giúp cho người sử dụng lao động chủ động nắm bắt công việc
và bố trí, sắp xếp nhân sự trong trường hợp đơn vị có sự biến động về nhân sự…
Công tác PTCV giúp cho công ty, cụ thể là phòng kinh doanh sẽ xây
dựng, thiết kế được tổ chức phòng ban khoa học, hợp lý, hiệu quả hoạt động với
quy mô kết cấu và cách thức kinh doanh phù hợp với mục tiêu chiến lược của
công ty.
Công tác PTCV chia nhỏ, mổ xẻ các công việc cụ thể trong phòng kinh
doanh với tính chất mục tiêu để xác định các vị trí chức danh công việc cho từng
người đảm nhận vị trí ấy, xác định hoạch định cơ cấu nhân lực, phân chia nhiệm
vụ công việc cho từng người,từng nhóm
Công tác PTCV nhằm phục vụ cho công tác tuyển dụng và bố trí nhân sự

tại phòng kinh doanh sao cho đáp ứng các vị trí còn trống. Thông qua bản mô tả
xem xét công việc yêu cầu nhiệm vụ công việc để chuẩn bị cho quảng cáo thu
hút nhân lực, thực hiện tuyển mộ và tuyển chọn các ứng viên phù hợp, đáp ứng
yêu cầu công việc.
Ngoài ra PTCV còn giúp cho phòng kinh doanh nắm rõ được các phần
việc chính của mình, thực hiện tốt công tác hướng nghiệp nhằm đào tạo nhân
viên nâng cao năng lực làm việc như khả năng giao thương với đối tác đòi hỏi
nhân viên kinh doanh cần nhiều thứ tiếng khác nhau, nhà quản lý cấp trung cần
có kỹ năng xử lý tình huống đàm phán thương lượng hàng hóa khi xuất đi và
nhập về. theo dõi được khả năng năng lực làm việc thực sự, hay thiếu sót, yếu
kém của nhân viên để hỗ trợ đào tạo, khai thác sử dụng hiệu quả nhân lực.
PTCV để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên từ đó xác định chế
độ lương thưởng,…cải tiến, hoàn thiện công tác với an toàn lao động và quan hệ
lao động.
14


1.2. Nội dung của công tác PTCV
1.2.1. Những vấn đề cần làm trong quá trình PTCV
Công tác PTCV là hoạt động thu thập thông tin nghiên cứu làm rõ các
công việc. Do vậy quá trình PTCV cần phải thu thập các thông tin là hết sức cần
thiết bởi nếu thiếu thông tin thì hoạt động công tác hay quản lý không thể hoàn
thành tốt công việc giao và không làm sáng tỏ được vấn đề đang nghiên cứu.
Có rất nhiều các thông tin cần thu thập khác nhau trong một công việc cụ
thể, tùy vào mục đích phân tích công việc và xác định loại thông tin cần thu
thập, mức độ cần tìm hiểu sâu của từng loại. Để xây dựng bản mô tả công việc
và bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện công việc cần phải thu thập
các thông tin sau:
a. Thông tin về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của người thực hiện công việc
Cách thức thực hiện chúng như thế nào, mức độ quan trọng và mức độ

thường xuyên của chúng, quyền hạn và các mối quan hệ của nhân viên trong
công việc…
b. Thông tin về các yếu tố điều kiện làm việc
Cần thu thập các thông tin về thời giờ làm việc và nghỉ nghơi, thông tin
về số lượng, chất lượng công việc. Điều kiên hoạt động của tổ chức; chế độ
lương thưởng, phúc lợi, khen thưởng; tầm quan trọng của công việc trong phòng
kinh doanh; các yếu tố về điều kiện việc làm an toàn lao động, vệ sinh lao động;
sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc.
c. Thông tin về các hoạt động thực tế tại nơi làm việc của nhân viên
- Sử dụng các phương pháp làm việc theo nhóm hay làm việc độc lập.
- Các mối quan hệ trong thực hiện công việc bao gồm mối quan hệ với
cấp trong nội bộ phòng ban và mối quan hệ với khách hàng.
- Các hình thức làm việc phối hợp với nhân viên khác và cách thức làm
việc với khách hàng.
15


- Các cách thức thu thập xử lý dữ liệu.
d. Thông tin về phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có
- Trình độ chuyên môn, học vấn, kiến thức, kỹ năng, khả năng làm việc,
tuổi đời, ngoại hình, sức khỏe,..
- Quan điểm, tham vọng, sở thích
- Các đặc điểm cá nhân cần có: trách nhiệm, trung thực, chăm chỉ, nhiệt
tình…
e. Thông tin về các loại trang thiết bị, kỹ thuật tại nơi làm việc
- Số lượng thiết bị, công cụ, quy trình kĩ thuật, tính năng, tác dụng của
thiết bị sử dụng
- Cách thức sử dụng và bảo quản tại nơi làm việc.
f. Thông tin về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao
gồm tất cả các tiêu chuẩn về hành vi, tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.

1.2.2. Các bước thực hiện công tác phân tích công việc
Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc thường không giống nhau
trong các doanh nghiệp. Theo Dessler, quá trình thực hiện phân tích công việc
gồm 6 bước sau đây:
Bước 1: xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định cách
thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.
Bước 2: thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ
chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của doanh
nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và mô tả công
việc cũ (nếu có).
Bước 3: chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực
hiện phân tích công việc nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực
hiện phân tích các công việc tương tự như nhau.

16


Bước 4: áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin cần thu
thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có
thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích
công việc sau đây: phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát.
Bước 5: kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin.
Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về
mức độ chính xác và đầy đủ thông qua các nhân viên thực hiện công việc hoặc
các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát công việc đó.
Bước 6: xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Sơ đồ trình tự PTCV:

1.2.3. Kết quả của công

tác phân tích công việc

1.2.3.1. Bản mô tả công

việc

a. Khái niệm
Bản mô tả công

việc là một tài liệu cung cấp

thông tin liên quan đến

công tác cụ thể, các nhiệm

vu và trách nhiệm của công việc. Hiểu một cách ngắn gọn bản mô tả công việc
là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó.
Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:
+ Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?
+ Tại sao công việc đó phải được thực hiện?
+ Mục tiêu công việc đó là gì?
+ Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?
+ Công việc được thực hiện ở đâu?
+ Khi nào công việc được coi là hoàn tất?
+ Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?
17


+ Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
Như vậy bản mô tả công việc là một bản liệt kê chính xác và xúc tích

những điều mà nhân viên phải thực hiện. Nó cho biết nhân viên làm cái gì? Làm
như thế nào? Và các điều kiện mà nhân viên đó được thực thi.
Hay bản mô tả công việc là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm
liên quan tới một công việc được giao và những điều kiện đối với người làm
nhiệm vụ đó.

Bản mô tả công việc phải được viết bằng ngôn ngữ đơn giản,

tạo ra sự so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như
người nhận công việc đó.
b. Ý nghĩa của bản mô tả công việc
- Để mọi người biết họ cần phải làm gì.
- Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó.
- Công việc không bị lặp lại do một người khác làm.
- Tránh được các tình huống va chạm.
- Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì.
Những thông tin mà một bản mô tả công việc cần có:
Không có một mẫu chuẩn nào dành cho các bản mô tả công việc vì có quá
nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên một bản mô tả công việc được cho là hiệu
quả đều gồm các thông tin sau:
+ Tên công việc của người được tuyển vào cho việc đó, vị trí trong sơ đồ
tổ chức, nơi làm việc: thành phố nào, nhà máy nào, phòng nào, máy móc gì v.v.
+ Công việc cần thực hiện: Có bản mô tả chính xác ai là người thực hiện
công việc đó, người đó sẽ tiến hành ra sao và tại sao lại làm công việc đó. Xác
định phạm vi và mục đích công việc. Những hướng dẫn chi tiết bao gồm công
việc được giao, nhiệm vụ cụ thể, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công
việc, phương pháp cụ thể, thiết bị kĩ thuật, điều kiện làm việc và những ví dụ cụ
thể được diễn đạt theo một trình tự thời gian hoặc logic.

18

+ Chỉ dẫn chi tiết về công việc: Những kĩ năng tinh thần (nền tảng giáo
dục, kiến thức công việc, trách nhiệm công việc) và những kĩ năng về thể chất,
điều kiện làm việc là những yếu tố quan trọng trong bản mô tả công việc .
c. Nội dung của bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập
thông tin, viết lại và phê chuẩn.
Bước 1. Lập kế hoạch: Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn
chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá?
- Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)
- Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách
nhiệm)
- Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)
Bước 2. Thu thập thông tin: Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ
để đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong
cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí công việc
được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.
Bước 3. Phác thảo bản mô tả công việc: Điều này nghĩa là chuyển những
thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm
công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau
và bao quát được phạm vi công việc. Bản mô tả công việc có thể do người làm
công việc đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người quản lý viết bản thảo sau
khi đã thảo luận với người đảm đương công việc.
Bước 4. Phê chuẩn bản mô tả công việc: Người làm công việc đó và
người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bản mô tả công việc.
Người làm công việc đó và người giám sát hoặc người quản lý phải cùng thống
nhất xem nên giải quyết như thế nào khi người làm công việc đó gặp phải những
vấn đề cần giải quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống
nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có

kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.
19


1.2.3.2. Bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện
Là bản liệt kê các yêu cầu cần phải có của công việc đối với nhẵng người
thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, các kinh nghiệm, trình độ giáo dục và đào
tạo, các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác.
Các tiêu chuẩn nhân sự gồm:
- Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua.
- Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn
học chủ yếu và tốt nghiệp. Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ
về đọc, nghe và viết.
- Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được.
- Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình; Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt.
- Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân.
- Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc
1.2.3.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Là hệ thống các chỉ tiêu phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng
của sự hoàn thiện nhiệm vụ được miêu tả trong bản mô tả công việc nhưng tất cả
các yếu tố này cũng đưa ra tiêu chuẩn mẫu để đánh giá tức là nên đánh giá như
thế nào hay cần xác định yêu cầu, đặc điểm chính xác của cá nhân mà ta dự đoán
sẽ làm cho công việc thực hiện tốt nhất như độ khéo léo của tay, trí thông minh,
mức độ nhạy cảm của tâm lý.
Việc lựa chọn ứng viên thỏa mãn yêu cầu trên là việc hết sức cần thiết của
tổ chức. Ngoài ra cần phải yêu cầu ứng viên làm việc và đánh giá thực hiện công
việc của ứng viên.
Phân tích mối quan hệ những yêu cầu các vấn đề trên và thực hiện của
ứng viên. Từ đó rút ra kết luận về yêu cầu đối với ứng viên.
1.2.4. Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc

a. Phỏng vấn
20


Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện trực
tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc hoặc
với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc đó.
- Ưu điểm: Phương pháp này được sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích của
phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện
công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công
việc. Phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các
mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp khác
không thể tìm ra. Ðồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội để giải thích các yêu
cầu và chức năng của công việc.
- Nhược điểm: chủ yếu của phỏng vấn phân tích công việc là người bị
phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ
các câu hỏi của người phỏng vấn. Nhân viên thường cảm thấy rằng việc phân
tích các công việc được sử dụng như màn mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức,
tinh giản biên chế, nâng cao định mức, v.v... do đó họ thường có xu hướng
muốn đề cao trách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình; ngược
lại, giảm thấp mức độ và tầm quan trọng trong công việc của người khác. Thêm
vào đó, phỏng vấn đòi hỏi cán bộ thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian
làm việc với từng nhân viên.
Ðể nâng cao chất lượng của phỏng vấn phân tích công việc, nên chú ý:
Nghiên cứu công việc trước khi thực hiện phỏng vấn sao cho có thể đưa
ra đúng các câu hỏi cần thiết.
Chọn người thực hiện công việc giỏi nhất và chọn người có khả năng mô
tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc giỏi nhất.
Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt đối với người bị phỏng vấn và giải
thích cho họ rõ ràng về mục đích của phóng vấn.

Ðặt những câu hỏi rõ ràng và gợi ý sao cho người bị phỏng vấn dễ trả lời

21


Cơ cấu của các thông tin cần thu thập phải hợp lý sao cho khi phỏng vấn
không bị bỏ sót những thông tin quan trọng.
Kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin với người bị phỏng vấn.
b. Bản câu hỏi
Bản câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập
thông tin phân tích công việc. Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi chuẩn bị kỹ
lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền vào các câu trả lời. Tổng kết các
câu trả lời của nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có được những thông tin cơ bản,
đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp. Khi cảm thấy thông
tin thu thập qua bản câu hỏi không được đầy đủ, cán bộ phân tích nên thảo luận
lại với các nhân viên thực hiện công việc. Nhìn chung, bản câu hỏi cung cấp các
thông tin nhanh hơn và dễ thực hiện hơn so với hình thức phỏng vấn. Ðể nâng
cao chất lượng thông tin thu thập qua bản câu hỏi, cần lưu ý các vấn đề sau:
- Cấu trúc của các câu hỏi.
Ngoài các câu hỏi về các chức năng, nhiệm vụ chính, trong bản câu hỏi
cần thiết kế phải có những câu hỏi về các nhiệm vụ phụ nhân viên phải thực hiện
thêm tại nơi làm việc. Tuy nhiên các câu hỏi cần xoay quanh trọng tâm các vấn
đề phải nghiên cứu và bản câu hỏi nên ngắn gọn. Thông thường, không ai thích
phải trả lời một bản câu hỏi dài. Một bản câu hỏi càng dài thì người trả lời càng
ít chú ý đến nội dung của các câu hỏi.
- Cách thức đặt câu hỏi.
Các câu hỏi cần thiết kế sao cho thật đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể
trả lời ngắn gọn. Ở những nơi nào có thể, nên thiết kế các câu hỏi đóng mở, ví
dụ, " Theo anh (chị), cường độ làm việc có cao quá không?" hoặc các câu hỏi
chọn lựa phương án trả lời. Ví dụ với câu hỏi " Theo anh (chị), một nhân viên

cần tối thiểu bao nhiêu thời gian để có thể làm quen với công việc và thực hiện
công việc được tốt?", có thể sẽ có các câu trả lời sau đây đối với nhân viên khảo
sát thị trường:
22


- dưới 1 tháng

- 3 tháng

- 1 năm

- 3 năm hoặc hơn nữa

- 6 tháng

- Nơi thực hiện
Nên để cho nhân viên thực hiện bản câu hỏi tại nơi làm việc. Những bản
câu hỏi thực hiện ở nhà thường được trả lời kém trung thực và ít chính xác. Phân
tích công việc có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp. Do
đó, việc trả lời bản câu hỏi nên được thực hiện trong giờ làm việc sao cho nhân
viên không cảm thấy khó chịu vì phải mất thêm thời gian cá nhân của họ.
c.Quan sát tại nơi làm việc
Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi
tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách
nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm
việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc
và hiệu quả thực hiện công việc.

Phương pháp quan sát được sử dụng hữu

hiệu đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát, thấy những công việc
không mang tính chất tình huống như công việc của người y tá trực hoặc không
phải tính toán suốt ngày như công việc của các nhân viên phòng kế toán. Tuy
nhiên, phương pháp quan sát có thể cung cấp thông tin thiếu chính xác do hội
chứng Hawthone ( khi biết mình được quan sát, nhân viên có thể làm việc với
phương pháp, tốc độ, cách thức, kết quả khác với khi thực hiện công việc trong
những lúc bình thường), điều này phản ánh rõ rệt nhất khi cán bộ phân tích vừa
quan sát, vừa phỏng vấn nhân viên thực hiện công việc.
Ðể nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng:
+ Quan sát kết hợp với các phương tiện kỹ thuật như quay phim, video,
đèn chiếu hoặc đồng hồ bấm giây nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong thực
hiện công việc.
+ Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn thành. (lưu ý chu kỳ của công
việc là thời gian cần thiết để hoàn thành trọn vẹn một công việc).

23