Phân tích và thiết kế hệ thống chương trình quản lý thư viện

Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Đặng Trần Trung người đã
nhiệt tình hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập và em cũng xin gửi lời
cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo khoa Công Nghệ Thông Tin trường Cao
Đẳng Công Nghệ Hà Nội đã dạy dỗ em trong thời gian em học tập và nghiên
cứu tại trường . Em cũng xin cảm ơn các thầy cô quản lý thư viên trường Đại
học Công Nghiệp Hà Nội đã tận tình chỉ bảo cho em để em có thể hoàn thành
báo cáo thực tập và giúp cho em hiểu rõ hơn về công tác quản lý thư viện trong
trường học. Qua quá trình thực tập, em đã thu thập được những kiến thức và
những kinh nghiệm quý báu. Những kinh nghiệm đó sẽ giúp ích trong công việc
thực hiện công việc luận án tốt nghiệp này của em. Mặc dù rất cố gắng tiếp thu
và thực hành nhưng em không thể tránh khỏi những sai sót. Vậy em mong các
thầy cô thông cảm, xem xét và cho em những góp ý bổ ích để em có thể hoàn
thiện đồ án hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã giúp đỡ và tạo
điều kiện tôt nhất để em có thể hoàn thành chương trình thực tập của mình .

Sinh viên thực tập :
Trần Thị Mai Hương

Đồ án tốt nghiệp

1

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương

Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

Mục Lục

Phần I : MỞ ĐẦU
I. Đặt vấn đề
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một
công nghệ mũi nhọn, nó là một nghành KHKT không thể thiếu trong việc áp
dụng vào các hoạt động xã hội như : Quản lý hệ thống thư viện trong trường
học, kinh tế, thông tin, kinh doanh và mọi hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu…
Ở nước ta hiện nay việc áp dụng vi tính hóa trong việc quản lý tại các cơ
quan xí nghiệp, tổ chức đang rất phổ biến và trở lên cấp thiết, bởi nghành nghề
nào cũng đòi hỏi con người phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ và những
kiến thức, những suy nghĩ, những nghiên cứu đào tạo chuyên sâu.
II. Mục đích đề tài
Một vấn đề đặt ra trong việc quản lý làm thế nào để chuẩn hóa cách xử
lý dữ liệu ở trường học, các cơ quan, xí nghiệp , bởi ở các trường học,các cơ
quan xí nghiệp là trăm cách xử lý khác nhau. Để đáp ứng những yêu cầu này đã
có rất nhiều phần mềm tiện ích đưa ra nhằm phục vụ tốt hơn các công việc của
con người nhằm điều khiển,xử lý một cách nhanh nhất, chính xác những dữ liệu
đưa vào rút ngắn thời gian, hoạt động, vào tạo rất nhiều tiện ích cho con người.
Cho dù rất nhiều phần mềm và ứng dụng như vậy nhưng vẫn chưa đáp ứng đủ
nhu cầu công việc của con người, vì ngày nay con người muốn hoàn thiện hơn.
Ở đây em muốn đề cập đến tầm quan trọng của việc áp dụng tin học vào việc
quản lý tại các cơ quan, đặc biệt là hệ thống “QLTV”, bởi từ trước tới nay hệ
thống này hoàn toàn bằng phương pháp thủ công nên cũng không tránh khỏi
những sai sót. Hiện nay độc giả đến thư viện với nhu cầu rất cao, lượng sách
báo được cập nhật thường xuyên từng ngày, từng tháng càng tăng lên để đảm

Đồ án tốt nghiệp

2

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

bảo cho tính thời sự của thông tin. Do vậy phương pháp quản lý thủ công đã
không phù hộp với thực tế hiện nay bên cạnh đó nó còn làm tăng chi phí và tiền bạc
Với mong muốn giúp mọi người hiểu được tầm quan trọng của việc phân
tích thiết kế hệ thống thông tin tự động hóa trong lĩnh vực quản lý. Em xin đưa
ra một phương pháp phân tích thiết kế hệ thống trong bài toán “Quản lý thư
viện” với phần mềm quản lý giao diện mới.
III. Yêu cầu của đề tài
1. Tìm hiểu về chương trình quản lý thư viện
2. Phân tích và thiết kế hệ thống
3. Kết hợp giữa cơ sở dữ liệu và phương pháp kết nối dữ liệu
4. Xây dựng chương trình quản lý thư viện

Đồ án tốt nghiệp

3

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương

Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

Phần II:NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG I: NGHIÊN CỨU LÝ THUYẾT
1.Mục đích của việc xây dựng hệ thống
Để khắc phục được các nhược điểm và phát huy ưu điểm hệ thống cũ thì
việc xây dựng hệ thống mới là vô cùng quan trọng và cần thiết . Hệ thống mới
được xây dựng sẽ ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình quản lý .
Việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp cho nhân viên và ban quản lý thư
viện có thể cập nhập, tra cứu, chỉnh sửa và kết xuất thông tin một cách nhanh
chóng mà vẫn đảm bảo được độ chính xác, đầy đủ và toàn vẹn thông tin . Đồng
thời giảm bớt được bộ máy quản lý cồng kềnh, giảm bớt thời gian, công sức làm
việc của ban quản lý thư viện mà vẫn đạt hiệu quả mong muốn.
2.Quy trình quản lý của hệ thống mới
Hệ thống quản lý thư viện hoạt động như sau :
2.1.Quản lý mượn đọc
Một bạn học sinh muốn trở thành độc giả của thư viện thì bạn đọc đó sẽ
gửi yêu cầu và thông tin về bản thân đến bộ phận quản lý bạn đọc và nếu thông
tin mà bạn đọc đó được chấp nhận thì bộ phận quản lý bạn đọc của thư viện sẽ
cấp cho bạn đọc một thẻ bạn đọc , trên thẻ có chứa tất cả các thông tin về bạn
đọc như : mã độc giả , họ tên , ngày sinh giới… Khi có thẻ bạn đọc thì bạn đã
trở thành độc giả của thư viện lúc đó bạn mới có quyền đọc mượn sách ở thư
viện . Tất cả các thông tin về độc giả của thư viện sẽ được nhân viên thư viện cất
trên một cơ sở dữ liệu được lưu trên máy để quản lý dễ dàng .
Những bạn đọc của thư viện muốn sửa hoặc xóa thông tin sẽ gửi yêu cầu
đến bộ phận này , sau khi kiểm tra thông tin nếu chính xác thì nhân viên bộ phận
Đồ án tốt nghiệp

4

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

này sẽ đáp ứng yêu cầu của độc giả đó. Nếu thông tin không chính xác hoặc
không có giá trị thì sẽ gửi yêu thông báo từ chối .
2.2.Quản lý sách :
Đối với việc thu mua sách cho thư viện sẽ thực hiện như sau : Hàng tháng
bộ phận quản lý sách sẽ tổ chức các cuộc điều tra về nhu cầu đọc sách báo của
độc giả dựa trên một phiếu điều tra có ghi rõ các thông tin : mã độc giả , họ tên ,
ngày sinh , giới tính … Phiếu đó được gửi tới tay bạn đọc lựa chọn những thể
loại sách yêu thích . Từ phiếu điều tra đó kết hợp với yêu cầu mượn sách của
độc giả nhân viên thư viện sẽ tổng hợp lên một danh sách các thể loại được yêu
cầu . Đồng thời bộ phận này sẽ xem xét và khảo sát các kế hoạch xuất bản của
các nhà sản xuất . Từ đó cân đối tài chính và báo cáo lên ban quản lý thư viện
những danh sách cần bổ sung . Bộ phận này nhận quyết định từ ban quản lý thư
viện và tiến hành kế hoạch bổ sung sách.
Sách sau khi được bộ phận thu mua nhập sẽ được chuyển nhập về kho
sách . Cán bộ quản lý kho sách sẽ thực hiện phân loại sách theo : nội dung , thể
loại , nhà xuất bản , tác giả …để thuận tiện cho việc tìm kiếm và quản lý.
Tất cả các thông tin về sách như : mã sách, tên sách, nhà xuất bản, thể loại
… sẽ được cất giữ trên một cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Hàng tháng, bộ phận này sẽ thống kê và báo cáo lên ban quản lý thư viện
về : số sách nhập, số sách thất thoát … trong tháng để ban quản lý thư viện có
thể nắm bắt được tình hình cụ thể của thư viện để có thể có những quyết định

đúng đắn cho việc điều hành hoạt động của thư viện .
2.3.Quản lý mượn trả
Một độc giả muốn mượn đọc sách của thư viện thì bạn đọc đó phải xuất
trình thẻ bạn đọc để nhân viên thuộc bộ phận quản lý mượn trả của thư viện
kiểm tra. Nhân viên thư viện sẽ kiểm tra thông tin trên thẻ bạn đọc thông qua
CSDL lưu giữ thông tin về các độc giả. Nếu các thông tin đó không chính xác
hoặc thẻ hết giá trị thì nhân viên thư viện sẽ yêu cầu bạn đọc làm lại thẻ và yêu
cầu mượn sách không đáp ứng. Nếu thông tin được chấp nhận thì bạn đọc sẽ có

Đồ án tốt nghiệp

5

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

quyền cung cấp cho nhân viên đó thông tin về cuốn sách muốn mượn. Nhân
viên đó sẽ tra cứu tình trạng của cuốn sách đó .
Khi sách mượn được đưa đến tay bạn đọc thì nhân viên thuộc bộ phận
quản lý mượn trả sẽ cấp cho độc giả đó phiếu mượn có ghi rõ thông tin về độc
giả một phiếu mượn có ghi rõ thông tin về độc giả, về cuốn sách, ngày mượn và
ngày trả. Thông tin về sách mượn cũng sẽ được lưu vào một CSDL và khi quá
thời hạn trả sách thì nhân viên thuộc bộ phận quản lý mượn trả sẽ gửi cho bạn
đọc một phiếu đòi sách và yêu cầu bạn đọc đó nộp phạt .
Hệ thống này sẽ cung cấp một cung cụ tìm kiếm, công cụ này rất hữu
dụng cho các nhân viên thư viện trong những thư viện có số lượng lớn độc giả .

2.4.Quản lý cơ sở vật chất
Bộ phận quản lý cơ sở vật chất có nhiệm vụ kiểm tra và bảo quản toàn bộ
cơ sở vật chất của thư viện như : bàn ghế, tủ sách, kệ sách …
Ngoài ra bộ phận này còn có nhiệm vụ đảm bảo điều kiện an toàn cho bạn
đọc như : ánh sang, nhiệt độ, vệ sinh …
3.Ngyên tắc đảm bảo khi xây dựng hệ thống
Để xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý hoạt động có hiệu quả
là công việc không hề đơn giản, nó chiếm rất nhiều thời gian và công sức. Khi
xây dựng hệ thống người phân tích phải đảm bảo các nguyên tắc sau :
3.1.Nguyên tắc cơ sở thống nhất
Ý nghĩa nguyên tắc này là thông tin được cập nhật và tích lũy thường
xuyên. Đó là thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết bài toán quản lý, vì
vậy những thông tin trùng lặp, sai xót cần được chỉnh sửa hoặc loại bỏ. Do
người ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trường hợp
trùng lặp không quấn quanh, sai sót đã được chỉnh sửa hoặc loài trừ. Chính
mảng thông tin này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển.
3.2.Nguyên tắc linh hoạt thông tin
Nguyên tắc này ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có các công
cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở
mảng thông tin đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản
Đồ án tốt nghiệp

6

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

Việc tuân theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với hệ thống
thông tin sẽ làm cho hoàn thiện và phát triển hệ thống đơn giản và dễ dàng hơn
3.3.Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin
Nguyên tắc còn áp dụng khi ta đưa thông tin mới vào hệ thống. Việc này
không những làm giảm nhẹ công suất cho việc vào số liệu mà còn làm tăng độ
tin cậy của thông tin
4.Các bước xây dựng hệ thống
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý chúng ta thực hiện theo các
bước cơ bản sau :
1. Khảo sát và phân tích yêu cầu đặt ra
2. Phân tích hệ thống
3. Cài đặt và thử nghiệm
4. Hoàn chỉnh hệ thống
5. Vận hành , bảo trì

Đồ án tốt nghiệp

7

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG
1.Mục đích của việc khảo sát thực trạng
Hiện nay, hệ thống quản lý thư viện đã và đang đóng góp một vai trò vô cùng

quan trọng các trường học , nó được xây dựng để phục vụ cho nhu cầu nghiên
cứu sách, báo, tài liệu vv…của học sinh, sinh viên, và đội ngũ cán bộ giáo viên
trong trường. Để xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý thư viên hoạt
động có hiệu quả về mọi mặt thì vấn đề cần thiết đó là phải khảo sát và xem xét
tỉ mỉ các yếu tố đặc trưng , những hạn chế của hệ thống quản lý cũ , nhằm đảm
bảo cho việc xây dựng một hệ thống quản lý mới khắc phục những nhược điểm
của hệ thống quản lý cũ , phát huy những ưu điểm sẵn có của hệ thống quản lý
có chất lượng cao.
2.Những đặc điểm của hệ thống quản lý thư viện trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
2.1.Về mặt cơ sở vật chất .
2.1.1. Về mặt bằng
Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội có 2 thư viện một ở khu A –Minh Khai
–Từ Liêm – Hà Nội , một ở khu B – Tây Tựu – Từ Liêm – Hà Nội có tổng diện
tích là 760 m2 . Bao gồm:
• 1 phòng đọc , mượn tổng hợp có khoảng 328 chỗ ngồi .
• 1 phòng đọc báo có 121 chỗ ngồi .
• 1 phòng đọc tự chọn có 160 chỗ ngồi
• 1 quầy sách , 1 phòng Internet có 96 máy vi tính .
Ngoài ra , trong thư viện còn có bàn ghế , tủ sách , kệ sách , các khẩu ngữ ,
hình ảnh cách trang trí tạo không khí trong phòng đọc . Đồng thời cũng có các
trang thiết bị đảm bảo độ an toàn cho bạn đọc như : hệ thống ánh sang , nhiệt
độ , bảo quản vệ sinh phòng đọc và kho sách
2.1.2.Về sách .
Hiện nay , thư viện trường ĐHCNHN có khoảng 60.000 đầu sách trong đó
bao gồm các thể loại.
• Khoa học kỹ thuật : sách Công Nghệ Thông Tin , Điện Tử , Cơ khí , vv…
• Sách ngoại ngữ : Tiếng Anh , Tiếng Nga, Tiếng Trung , vv…
Đồ án tốt nghiệp

8

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

• Sách tham khảo : Chính trị , Y học , Văn học , Lịch sử , vv…
• Báo cáo tạp chí : có hơn 300 tên tạp chí bằng tiếng Việt , Anh .
2.1.3.Về con người
Cán bộ quản lý : Hiện nay thư viện trường ĐHCNHN đang phục vụ tất cả
các học sinh , sinh viên và các cán bộ giáo viên trong trường trong đó bao gồm
15 cán bộ quản lý và dự kiến sẽ còn tăng lên nữa
Về độc giả thư viện trương ĐHCNHN đang phục vụ tất cả các học sinh ,
sinh viên và các cán bộ giáo viên trong trường trong đó bao gồm :
- Hơn 20000 sinh viên
- Gần 1000 cán bộ giáo viên
2.2.Phân cấp quản lý
Hệ thống quản lý thư viện trường ĐHCNHN hiện nay là một hệ thống
được tổ chức từ dưới lên trên . Các nhân viên thư viện có nhiệm vụ thu thập và
tổng hợp các thông tin về: bạn đọc , về sách báo , về cơ sở vật chất của thư viện
và báo cáo lên quản lý thư viện. Từ đó ban quản lý thư viện có thể đưa ra những
quyết định chính xác để duy trì hoạt động của thư viện.
Hiện nay, trong thư viện trường ĐHCNHN đội ngũ cán bộ của thư viện
được chia thành nhiều bộ phận để quản lý những công việc cụ thể:
2.2.1. Cán bộ quản lý sách
a. Cán bộ thu mua sách
Bộ phận này có nhiệm vụ tổng hợp từ các yêu cầu mượn – đọc sách báo
của độc giả do bộ phận phục vụ bạn đọc đưa ra. Đồng thời bộ phận này còn có

trách nhiệm khảo sát thị trường, tham khảo kế hoạch xuất bản của các nhà xuất
bản, sau đó cân đối với tài chính và báo cáo lên ban quản lý thư viện những
danh mục sách cần bổ sung.
b. Cán bộ quản lý nhập sách
Sách sau khi được thu mua sẽ được gửi đến bộ phận này đầu tiên. Bộ phận
này có nhiệm vụ kiểm tra xem có đúng thể loại sách cần mua hay không? Nếu
đúng sách sẽ được gửi đến bộ phận quản lý kho sách. Nếu không đúng thì sẽ có
thông báo trả sách tới bộ phận thu mua
Đồ án tốt nghiệp

9

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

c. Cán bộ quản lý kho sách
Sách trước khi được chuyển vào kho sẽ được xử lý như sau:
- Xử lý hình thức: Nhân viên thư viện sẽ đưa các thông tin của cuốn sách như:
tên sách, loại hình, giá thành, nơi cung cấp…vào 1 cuốn sổ và gán cho mỗi tài
liệu 1 mã đễ dễ dàng quản lý.
- Xử lý nội dung: Nhân viên thư viện sẽ kiểm tra và tổng hợp nội dung của
cuốn sách đó xem cuốn sách đó phản ánh gì?
Từ đó sẽ thực hiện phân loại sách theo nhiều cách để dễ dàng quản lý
2.2.2.Cán bộ quản lý bạn đọc
Bất cứ một học sinh, sinh viên, cán bộ giáo viên nào của trường ĐHCNHN
đều được coi là bạn đọc của thư viện. Vì vậy bộ phận này có nhiệm vụ quản lý

các thông tin về bạn đọc. Ngoài ra, bộ phận này phải luôn luôn cập nhật các
thông tin về bạn đọc như: thêm, sửa, xóa các thông tin về bạn đọc…Khi thông
tin bạn đọc chính xác bộ phận này sẽ gán cho mỗi bạn đọc 1 mã để dễ dàng cho
việc quản lý.
2.2.3. Cán bộ phục vụ bạn đọc
a. Cán bộ phục vụ bạn đọc tại chỗ
Bộ phân này sẽ tiếp nhận thông tin từ bạn đọc, sau khi kiểm tra thông tin
đó có chính xác hay không ? Kết hợp với việc kiểm tra kho sách. Từ đó đưa ra
thông báo có hay không đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc
b.Cán bộ phục vụ bạn đọc mượn sách về
Bộ phận này sau khi nhận thông tin từ bạn đọc sau khi kiểm tra thông tin
về bạn đọc, về sách được yêu cầu. Nếu đáp ứng được yêu cầu của bạn đọc bộ
phận này sẽ lưu thông tin về bạn đọc và về cuốn sách được yêu cầu vào một
cuốn sổ để quản lý. Nếu không đáp ứng được thì sẽ thông báo cho bạn đọc đợi
2.2.4.Cán bộ quản lý cơ sở vật chất
Bộ phận này có nhiệm vụ quản lý và kiểm tra các cơ sở vật chất như :
bàn, ghế, tủ sách, kệ sách, các thiết bị chiếu sang …Nếu có phát hiện hỏng hóc
hay mất mát bộ phận này có trách nhiệm thông báo lên ban quản lý thư viện để
kịp thời xử lý
Đồ án tốt nghiệp

10

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ đảm bảo các yếu tố như : ánh
sáng, nhiệt độ, độ ẩm, vệ sinh, cách trang trí, bày bố tạo không khí phòng đọc
2.2.5. Ban quản lý thư viện
Ban quản lý thư viện sẽ tiếp nhận các báo cáo thống kê từ các bộ phận nêu
trên để có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của thư viện, kết hợp với kinh
nghiệm sẵn có và tình hình cụ thể của thư viện để đưa ra quyết định đúng đắn để
quản lý và duy trì sự hoạt động của thư viện một cách tốt nhất
2.3. Tổ chức hoạt động của thư viện của trường ĐHCNHN hiện nay
Nhìn chung, hoạt động của thư viện trường ĐHCNHN hiện nay vẫn còn
sử dụng cách thức quản lý thủ công là chủ yếu. Cụ thể như sau :
Sách sau khi được thu mua về và được kiểm tra kỹ càng thì sẽ được
chuyển vào kho sách. Ở đây bộ phận quản lý kho sách sẽ thực hiện việc tổng
hợp và phân loại sách theo tiêu chuẩn : Thể loại sách, theo NXB, theo tác giả,
theo nội dung phản ánh …Tất cả thông tin về : Tên sách, loại hình sách, giá
thành, nơi cung cấp …sẽ được nhân viên thư viện phản ánh lên một cuốn sổ để
giúp đỡ cho việc tìm kiếm và theo dõi tình trạng cuốn sách
Một độc giả mượn hay đọc sách thì người đó phải là sinh viên hay là cán
bộ trường ĐHCNHN. Khi độc giả đưa thông tin về bản thân, nhân viên thuộc bộ
phận quản lý bạn đọc của thư viện sẽ tiếp nhận thông tin và kiểm tra xem thông
tin đó còn giá trị hay không. Nếu có thì nhân viên thư viện thuộc bộ phận đó sẽ
tiếp tục kiểm tra xem tình trạng cuốn sách đó ở trong kho như thế nào. Sau đó sẽ
đưa ra thông báo có hay không đáp ứng nhu cầu bạn đọc. Để thuận tiện cho việc
mượn sách bạn đọc có thể tra cứu thông tin về sách trong thư viện dựa trên các
thông báo về danh mục sách hiện có trong thư viện đã được nhân viên thư viện
tổng hợp theo định kỳ và gián ở trên tường. Hoặc bạn đọc có thể nhờ giúp đỡ
của cán bộ phục vụ bạn đọc bằng cách đưa ra thông tin hoặc nội dung về vấn đề
bạn đang cần nghiên cứu .
Khi sách chuyển đến tay độc giả nhân viên thuộc bộ phận phục vụ bạn
đọc của thư viện sẽ có trách nhiệm lưu các thông tin về sách và độc giả đó vào
cuốn sổ khác

Đồ án tốt nghiệp

11

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

Cơ sở vật chất của thư viện sẽ luôn được kiểm tra và bảo quản bởi bộ
phận quản lý cơ sở vật chất. Khi phát hiện hỏng hóc hay mất mát thì bộ phận thì
bộ phận này có trách nhiệm báo cáo lên quản lý thư viện để ban quản lý thư viện
xem xét và kịp thời bổ sung
Hàng tháng, ban quản lý thư viện sẽ tiếp nhận các báo cáo đưa nhân viên
thư viện tổng hợp từ các cuốn sổ gửi lên. Từ đó ban quản lý thư viện xem xét,
tìm hiểu và đưa ra quyết định kịp thời
3. Nhận xét về tình hình hoạt động của thư viện trường ĐHCNHN
a.Ưu điểm
Thư viện trường ĐHCNHN có một cơ sở vật chất khá vững mạnh đã phần
nào đáp ứng được nhu cầu bạn đọc. Đồng thời đảm bảo đúng yêu cầu an toàn
được đề ra đối với bạn đọc như : nhiệt độ, ánh sáng, vệ sinh
Hệ thống quản lý trường ĐHCNHN hiện nay là một hệ thống được tổ
chức từ dưới lên trên có chức năng thu nhập và tổng hợp thông tin giúp nhà
quản lý có thể quản lý tốt một lượng lớn thông tin và sử dụng hiệu quả cơ sở vật
chất của đơn vị một các dễ dàng mà không mất nhiều thời gian, công sức
Việc tổ chức hoạt động của thư viện trường ĐHCNHN hiện nay là khá
thống nhất. Mọi thông tin được tổng hợp từ dưới lên trên và chuyển từ trên
xuống. Đảm bảo thống nhất giữa các luồng thông tin đầu vào, thông tin đầu ra

và luồng thông tin nội bộ
b.Nhược điểm
Qua việc khảo sát thực tế cho thấy quy trình quản lý của thư viện trường
ĐHCNHN hiện nay vẫn còn sử dụng quy trình quản lý thủ công. Trong công tác
quản lý thư viện các thông tin luôn luôn phải được cập nhật, bổ sung chỉnh sửa
như : thông tin bạn đọc, thông tin về sách, thông tin về sách mượn, trả…Từ đó
thông tin được kết xuất để lập ra các bảng biểu, báo cáo cần thiết. Nếu sử dụng
kiểu quản lý thủ công thì sẽ có rất nhiều công đoạn chồng chéo gây lãng phí thời
gian, công sức. Chẳng hạn như trong việc lập báo cáo, một báo cáo phải được
tổng hợp nhiều sổ sách để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Do đó có thể
dẫn đến những sai xót ở nhiều công đoạn do việc dư thừa hoặc thiếu thông tin
Đồ án tốt nghiệp

12

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

Tóm lại, nhược điểm lớn nhất của quy trình quản lý thủ công đó là gây
lãng phí thời gian, công sức mà hiệu quả công việc không cao. Vì vậy việc xây
dựng hệ thống mới có ứng dụng công nghệ thông tin nhằm khắc phục những
nhược điểm của hệ thống cũ là vô cùng cần thiết

Đồ án tốt nghiệp

13

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1. Thông tin đầu vào và thông tin đầu ra
Điều quan trọng khi tiến hành phân tích một bài toán phải xác định rõ ràng
luồng thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống
1.1. Thông tin đầu vào
Tại mỗi cấp quản lý khối lượng thông tin vào là rất lớn đa dạng, biến
động cả về chủng loại và cách xử lý hay tính toán. Trong bài toán quản lý thư
viện có các luồng thông tin đầu vào như sau :
* Thông tin về nhà xuất bản
* Thông tin về sách
* Thông tin về độc giả
* Thông tin mượn trả
* Thông tin cơ sở vật chất…
1.2. Thông tin đầu ra
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ những thông tin đầu vào và phụ thuộc
vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể
Với bài toán quản lý thư viện thì nhu cầu quản lý tìm kiếm, thống kê các
thông tin về cuốn sách hoặc một độc giả nào đó…hoặc đưa ra danh sách về một
yêu cầu nào đó :
Các thông tin tìm kiếm đưa ra từ việc tra cứu, tìm kiếm như :
* Thông tin về độc giả
* Thông tin về sách…

Các báo cáo, thống kê là những thông tin đầu ra quan trọng được tổng hợp
và phục vụ cho nhu cầu quản lý, nó phản ánh trực tiếp mục đích của hệ thống
quản lý ;
* Tổng số độc giả
* Tổng số sách trong thư viện
* Tổng số sách nhập
* Tổng số sách thất thoát

Đồ án tốt nghiệp

14

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

2. Các chức năng xử lý của hệ thống
Dựa vào quy trình hoạt động của hệ thống, hệ thống được phân làm 4
chức năng chính đó là :
1. Quản lý bạn đọc
2. Quản lý sách
3. Quản lý mượn trả
5.Báo cáo thống kê
3. Phương thức hoạt động của các chức năng
3.1. Chức năng quản lý bạn đọc
Chức năng này hoạt động với nhiều nhiệm vụ chính đó là quản lý toàn bộ
các thông tin về độc giả thư viện. Chức năng quản lý sẽ thực hiện các công việc

như : nhập thêm độc giả cho thư viện, kiểm tra tình trạng của ban đọc, sửa các
thông tin về bạn đọc, xóa các bạn đọc không còn giá trị, cấp thẻ bạn đọc nhằm
lập nên một danh sách bạn đọc của thư viện với đủ các thông tin chính xác của
bạn đọc tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và quản lý về tình trạng bạn
đọc
3.2.Chức năng quản lý sách
Chức năng này hoạt động nhằm mục đích quản lý về toàn bộ sách của thư
viện. Chức năng quản lý sách sẽ kiểm tra tình trạng sách trong thư viện, yêu cầu
sử dụng sách của độc giả, kê hoạch xuất bản của nhà xuất bản từ đó sẽ đưa danh
sách về loại sách cần bổ sung cho thư viện. Ngoài ra chức năng này còn có
nhiệm vụ nhập, kiểm tra và sửa thông tin về sách, xóa bỏ các sách không còn giá
trị, sách thất thoát từ đó lập lên một danh sách đầy đủ và chính xác các thông tin
về sách trong thư viện. Thông qua chức năng này bạn đọc có thể dễ dàng tìm
kiếm, tra cứu thông tin về sách muốn mượn
3.3.Chức năng quản lý mượn trả
Chức năng này sẽ làm việc trực tiếp với những độc giả có nhu cầu đọc
hay mượn sách của thư viện. Chức năng này thực hiện việc giao dịch với bạn
đọc và tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc mượn sách. Đồng thời chức năng

Đồ án tốt nghiệp

15

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

này còn quản lý về việc trả sách của bạn đọc, nó se thông báo cho bạn đọc biết
thời hạn trả sách và tính tiền nộp phạt đối với những bạn đọc mượn sách quá hạn
3.4.Chức năng thống kê lập báo cáo thống kê
Chức năng này rất quan trọng nó mang tính chất tổng hợp hoạt động gắn
với các chức năng khác của hệ thống. Nó có nhiệm vụ thống kê và lập các báo
cáo về tổng số độc giảm, số sách hiện có, số sách mượn, số sách thất thoát…
Thông qua các chức năng này ban lãnh đạo có thể nắm bắt được một cách dễ
dàng và chính xác về tình trạng hoạt động của thư viện từ đó có thể điều hành
hoạt động của thư viện và đề ra các mục tiêu cần hướng tới

Đồ án tốt nghiệp

16

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

4. Biểu đồ phân cấp chức năng

Quản lý thư viện

Quản lý
Bạn đọc

Quản lý sách

Ql thông tin
Bạn đọc

Quản lý
DM sách

Nhập bạn
đọc

Nhập DM
sách

Sửa thông
tin
Bạn đọc

Sửa thông
tin
Sách

Xóa bạn
đọc

Xóa sách

Tìm kiếm
Bạn đọc

Cấp thẻ
Bạn đọc

Đồ án tốt nghiệp

Quản lý
Mượn trả
Theo dõi
Mượn trả
Lập phiếu
nộp phạt

Lập báo cáo
thống kê
Thống kê
Độc giả
Thống kê
sách
hiện có
Thống kê
sách
cho mươn
Thống kê
sách
thất thoát

Kiểm tra
sách

Tổng số tiền
phạt

Tra cứu sách

Mua sách

17

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0)
5.1.Cơ sở lí luận:
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh tương ứng với chức năng xử lý
mức 0 của biểu đồ phân cấp chức năng. Tại mức này người phân tích phải tuân
thủ các quy định sau
- Cả hệ thống là chức năng duy nhất do đó trên biểu đồ luồng dữ liệu mức
khung cảnh chỉ có duy nhất một ký hiệu biểu diễn chức năng
- Cần mô tả đầy đủ các tác nhân ngoài của hệ thống bao gồm:
* Nhà xuất bản
* Nhà cung cấp cơ sở vật chất
* Bạn đọc
* Ban quản lý thư viện
- Biểu diễn đầy đủ các luồng thông tin vào/ra hệ thống
Căn cứ vào việc khảo sát thực tế, vào bài toán được xây dựng, vào biểu đồ
phân cấp chức năng và căn cứ vào lí luận. Ta có biểu đồ luồng dữ liệu mức
khung cảnh như sau .

Đồ án tốt nghiệp

18

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

5.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh :
NHÀ XUẤT BẢN

BẠN ĐỌC

QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Trường CĐ Công Nghệ Hà Nội

BAN QUẢN LÝ
THƯ VIỆN

Đồ án tốt nghiệp

NHÀ CUNG CẤP
CƠ SỞ VẬT CHẤT

19

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương

Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh(DFD mức 1)
6.1.Cơ sở lí luận
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh tương ứng với chức năng mức 1 của biểu đồ
phân cấp chức năng. Tại mức này người phân tích phải tuân thủ các quy định sau
Thay thế chức năng xử lý duy nhất ở mức 0 thành các chức năng nhỏ
tương ứng với mức 1 ở biểu đồ phân cấp chức năng.
Bảo toàn đầy đủ các tác nhân ngoài và các luồng thông tin nội bộ.
Căn cứ vào việc khảo sát thực tế, vào bài toán được đưa ra, vào biểu đồ phân
cấp chức năng và căn cứ vào lí luận. Ta có biểu đồ luồng dữ liệu đỉnh như sau:

Đồ án tốt nghiệp

20

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1
Nhà xuất bản

6.2.Biểu đò luồng dữ liệu mức đỉnh

2

Phiếu
nộp
phạt

Đồ án tốt nghiệp

21

Nhà cunc cấp cơ
sở vật chất

Bạn đọc

DM
Sác
h

4

5

DM
Sách

Quản lý
cơ sở vật
chất

Ban quản lý
thư viện

Lập báo
cáo thống
kê

Quản lý
mượn trả

DM
Sách
mượ
n

3

1

Quản lý
bạn đọc

Quan lý
sách

Bạn đọc

DM
Sách

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

Cơ
sở
vật
chất

7. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đinh(DFD mức 2)
7.1.Cơ sở lí luận
Biểu đồ luông dữ liệu mức đỉnh là biểu đồ luồng dữ liệu phân rõ các chức
năng xử lý 1,2,3,4,5 đã xuất hiện trên biểu đồ phân cấp chức năng. Tại mức này
người phân tích phải tuân thủ các quy định sau:
Thay thế chức năng ở mức trên bởi các chức năng nhỏ ở mức dưới tương
ứng với mức 2 ở biểu đồ phân cấp chức năng.
Bảo toàn tất cả các tác nhân bên ngoài và các luồng thông tin nội bộ và
các tác nhân trong.
Căn cứ vào việc khảo sát thực tế, vào bài toán được đưa ra, vào biểu đồ
phân cấp chức năng và căn cứ vào lí luận. Ta có biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
từng chức năng như sau:

Đồ án tốt nghiệp

22

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương

Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

7.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
a. Chức năng quản lý độc giả
BẠN ĐỌC

DM Bạn đọc

Quản ly
thông tin
bạn đọc

Cấp thẻ
bạn đọc

1.1

Bộ phận
quản lý
mượn
trả

Kiểm tra
thẻ
Đồ án tốt nghiệp

23

1.
2

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

1.3

b. Chức năng quản lý sách
b
Quản lý
danh mục
sách

Bộ phận
quản lý
mượn
trả

2.
1

Mua sách

2.2

DM Sách

Theo dõi
thông tin
NXB
2.3
Đồ án tốt nghiệp

24

Sinh viên:Trần ThiNhà
Maixuất
Hương
bản


Trường CĐ Công nghệ Hà Nội

Khoa : CNTT – K1

Bộ
phận
Quản
lý bạn
đọc

Bạn đọc

Lập phiếu
nộp phạt
c.chức năng quản lý mượn_ trả:

3.2

3.1

Đồ án tốt nghiệp

Bộ
phận
Quản
25
lý sách

Sinh viên:Trần Thi Mai Hương