Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần kinh doanh than miền bắc vinacomin

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của Đề tài nghiên cứu
Xu hướng toàn cầu hóa mở ra những vận hội cũng như những
thách thức lớn cho các doanh nghiệp Việt Nam. Đặc biệt trong năm
2012 lạm phát tăng cao nên chi phí cho việc sản xuất kinh doanh
tăng, hiệu quả sử dụng vốn giảm. Nếu so sánh lợi nhuận của doanh
nghiệp trong năm với lãi suất ngân hàng thì nhiều doanh nghiệp
không nên hoạt động vì lợi nhuận của doanh nghiệp thấp hơn mức
lãi suất nhận được nếu đem khoản tiền đó gửi ngân hàng. Trong
hoàn cảnh khó khăn chung của nền kinh tế, các doanh nghiệp cần
quan tâm hoàn thiện hệ thống KSNB của mình nhằm tiết kiệm chi
phí, tăng hiệu suất kinh doanh, tăng mức sống của người lao động,
thu hút nguồn nhân lực có trình độ cao, tăng khả năng cạnh tranh
của doanh nghiệp trên thương trường.
Hệ thống KSNB là tổng thể những chính sách được thiết kế để
ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt
động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình
được thiết lập. Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại các lợi
ích sau: Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo
tài chính của công ty; giảm bớt rủi ro do gian lận hoặc trộm cắp đối
với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra; giảm
bớt rủi ro do sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại
cho công ty; giảm bớt rủi ro do không tuân thủ chính sách và quy


trình kinh doanh của công ty; và ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi
ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Công ty CP KD Than Miền Bắc – Vinacomin là một đơn vị
thành viên của Tập đoàn Than Khoáng sản Việt Nam. Công ty có
nhiệm vụ cung cấp Than phục vụ đời sống cho nhân dân trong khu
vực các tỉnh Miền Bắc. Ngoài hoạt động kinh doanh Than Công ty

còn có hoạt động kinh doanh vận tải, khách sạn nhằm phục vụ cho
nhu cầu sản xuất, tiêu thụ và tăng đời sống, tạo công ăn việc làm
cho người lao động. Trên địa bàn kinh doanh của mình Công ty chịu
sự cạnh tranh mạnh mẽ của các đơn vị kinh doanh Than khác như
Công ty Than Sông Hồng thuộc bộ quốc phòng, Công ty KD Than
Cẩm Phả, đặc biệt với các đơn vị sản xuất Than không thuộc tập
đoàn do các tỉnh quản lý và một lượng không nhỏ Than thổ phỉ chưa
được quản lý chặt chẽ. Hiện tại Công ty đã xây dựng hệ thống
KSNB nhưng hệ thống này vẫn còn một số vấn đề chưa được chặt
chẽ gây lãng phí tài nguyên và chi phí, chưa đem lại hiệu suất tối đa
cho đồng vốn bỏ ra. Chính vì lý do đó nên tác giả chọn Đề tài:
“Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần kinh
doanh Than Miền Bắc - Vinacomin”.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Trên cơ sở hệ thống hóa và phân tích về lý luận về kiểm soát
nội bộ, luận văn phân tích đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Công ty cổ phần kinh doanh Than Miền Bắc, đưa ra giải pháp và


kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ để
kiểm soát nội bộ thực sự trở thành một công cụ hữu hiệu trong việc
đảm bảo chất lượng sản phẩm, nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm
thiểu các sai sót, gian lận xảy ra.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Luận văn tập trung nghiên cứu nội dung hệ thống kiểm soát
nội bộ của Công ty cổ phần kinh doanh Than Miền Bắc từ năm
2008 đến 6 tháng đầu năm 2012; vận dụng hệ thống kiểm soát nội
bộ trong nghiệp vụ quản lý chu trình mua hàng và thanh toán; chu
trình bán hàng và thu tiền; chu trình quản lý hàng tồn kho; và chu
trình quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật
lịch sử làm phương pháp chủ đạo, ngoài ra còn sử dụng các phương
pháp khác như thống kê, tổng hợp, phân tích, dùng hệ thống sơ đồ
bảng biểu để trình bày các nội dung lý luận và thực tiễn.
5. Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, sơ đồ, phụ lục, tài liệu tham
khảo, luận văn gồm ba chương:
Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các
doanh nghiệp.


Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
cổ phần kinh doanh than Miền Bắc- Vinacomin.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc- Vinacomin.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ
TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.1. Khái quát chung về hệ thống KSNB
1.1.1. Lịch sử ra đời và phát triển lý luận về KSNB
Hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp là một
chuỗi các quy trình nghiệp vụ đan xen nhau một cách có hệ thống,
và ở bất kì khâu nào của các quy trình nghiệp vụ cũng cần chức


năng kiểm soát. Hoạt động kiểm soát luôn giữ một vị trí quan trọng
trong quá trình quản lý và điều hành kinh doanh. Thông qua việc

kiểm soát hữu hiệu, nhà quản lý có thể đánh giá và điều chỉnh việc
thực hiện nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra với hiệu suất
cao nhất.
Công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát của các
nhà quản lý doanh nghiệp là hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal
Control System).
* Giai đoạn tiền COSO (Từ năm 1992 trở về trước):
Năm 1929, Công bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ
(Federal Reserve Bulletin) - tiền thân của chuẩn mực kiểm toán Hoa
Kỳ - lần đầu tiên đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ và chính
thức công nhận vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh
nghiệp. Khái niệm kiểm soát nội bộ lúc này được sử dụng trong các
tài liệu kiểm toán và được hiểu đơn giản như là một biện pháp giúp
cho việc:
- Bảo vệ tiền không bị các nhân viên gian lận
- Bảo vệ tài sản không bị thất thoát
- Ghi chép kế toán chính xác
- Tuân thủ chính sách của nhà quản lý và nâng cao hiệu quả
hoạt động của doanh nghiệp.
Vào thập niên những năm 1940, các tổ chức kế toán công và
kiểm toán nội bộ tại Hoa Kỳ đã xuất bản khá nhiều các báo cáo,


hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu kiểm soát nội bộ trong các
cuộc kiểm toán.
Giữa thập niên những năm 1970, kiểm soát nội bộ được quan
tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết kế hệ thống kế toán và kiểm
toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống kiểm soát nội
bộ và vận dụng trong các cuộc kiểm toán.
Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate với các khoản thanh toán

bất hợp pháp cho chính phủ nước ngoài, Quốc hội Mỹ đã thông qua
Điều Luật Hành vi Hối lộ ở nước ngoài. Trong đó, kiểm soát nội bộ
rất được quan tâm đề cập đến để kiểm soát mọi hoạt động và như
thế, khái niệm kiểm soát nội bộ lần đầu tiên được xuất hiện trong
một văn bản pháp luật.
Từ năm 1980 - 1988, với sự kiện nghiêm trọng là sự sụp đổ
hàng loạt các công ty cổ phần có niêm yết ở Hoa Kì như ngân hàng
Continental Illinois National Bank & Trust Co. năm 1984; Công ty
Dầu khí Texaco Inc. năm 1987; Tập đoàn Tài chính Financial Corp.
of America, năm 1988… các nhà lập pháp buộc phải quan tâm
nhiều đến kiểm soát nội bộ và ban hành nhiều quy định hướng dẫn
như:
- Ủy ban quốc gia về phòng chống gian lận báo cáo tài chính
(Treadway Commission) – 1985, đưa ra hàng loạt các quy tắc về
đạo đức, kiểm soát và làm rõ các chức năng của kiểm soát nội bộ


- Ủy ban chuẩn mực kiểm toán Mỹ (ASB: Auditing Standard
Board) ban hành bản điều chỉnh chuẩn mực kiểm toán về kiểm soát
nội bộ vào năm 1988
- Ủy ban chứng khoán Mỹ (SEC: Securities and Exchange
Commission) ban hành các nguyên tắc về báo cáo trách nhiệm và
đánh giá hiệu quả của kiểm soát nội bộ năm 1988
- Năm 1991, Tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ (IIARF: The
Institude of Internal Auditors Research Foundation) đưa ra các
hướng dẫn kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin.
Những quy định này đều hướng chung đến mục tiêu phát triển
vai trò của kiểm soát nội bộ trong tổ chức, nhưng theo nhiều
phương diện và có tồn tại một số điểm không đồng nhất, vì thế dẫn
đến yêu cầu phải hình thành một hệ thống lý luận có tính chuẩn mực

về kiểm soát nội bộ.
* Giai đoạn Báo cáo COSO (năm 1992):
Các công ty ở Hoa Kỳ phát triển rất nhanh và mạnh vào thời
bấy giờ, đi kèm theo đó cũng là sự lớn mạnh nhanh về quy mô của
các gian lận, gây thiệt hại lớn cho nền kinh tế.
Nhiều Ủy ban ra đời để khảo sát và tìm cách khắc phục, ngăn
chặn các gian lận, hỗ trợ phát triển kinh tế. Như ở trên có đề cập, Ủy
ban quốc gia về phòng chống gian lận báo cáo tài chính Treadway
Commission (National Commission on Financial Reporting) được
thành lập vào năm 1985 với mục tiêu hoạt động cơ bản là xác định
các yếu tố gian lận trên báo cáo tài chính và đưa ra các đề xuất để


giảm thiểu phạm vi ảnh hưởng của các gian lận đó đến kết xuất
thông tin. Một vấn đề lớn được quan tâm trong hội đồng này là kiểm
soát nội bộ với sự ưu tiên quan tâm dành cho môi trường kiểm soát,
các quy tắc về đạo đức, các Ủy ban kiểm toán và các chức năng của
kiểm toán nội bộ.
Ủy ban COSO (Committed Of Sponsoring Organization) là
một Ủy ban gồm nhiều tổ chức nghề nghiệp nhằm hỗ trợ cho Ủy
ban Treadway như: Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ
(AICPA), Hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội các nhà quản trị tài
chính (FEI), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) và Hiệp hội kế
toán viên quản trị (IMA). COSO đưa ra khuôn mẫu lý thuyết chuẩn
cho kiểm soát nội bộ. Đây là hệ thống lý luận đầy đủ nhất về kiểm
soát nội bộ cho đến thời điểm hiện nay.
Báo cáo COSO năm 1992 gồm có 4 phần:
- Phần 1: Tóm tắt dành cho nhà quản lý
Phần này cung cấp một cái nhìn tổng quát về KSNB ở mức độ
cao dành riêng cho các nhà quản lý, giám đốc điều hành, ban giám

đốc, các nghị sĩ và cơ quan quản lý Nhà nước.
- Phần 2: Khuôn khổ chung của kiểm soát nội bộ
Đây là phần cơ bản nhất của Báo cáo COSO, trong đó có định
nghĩa về kiểm soát nội bộ, mô tả các bộ phận cấu thành của kiểm
soát nội bộ, đưa ra các tiêu chí cụ thể để đánh giá hệ thống kiểm
soát nội bộ.
- Phần 3: Báo cáo cho bên ngoài


Đây là tài liệu bổ sung, cung cấp hướng dẫn cho cho các tổ
chức cách thức báo cáo cho các đối tượng bên ngoài về hệ thống
kiểm soát nội bộ cho mục tiêu báo cáo thông tin tài chính.
- Phần 4: Các công cụ đánh giá kiểm soát nội bộ
Phần này đưa ra các công cụ hướng dẫn, gợi ý rất thiết thực
cho việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tóm lại, Báo cáo COSO là tài liệu đầu tiên trên thế giới
nghiên cứu về định nghĩa kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có
hệ thống. Đặc điểm là tầm nhìn rộng, mang tính quản trị, đề cập các
vấn đề liên quan báo cáo tài chính, lĩnh vực hoạt động và tính tuân
thủ. Báo cáo COSO tạo lập một cơ sở lý thuyết rất cơ bản về kiểm
soát nội bộ.
* Giai đoạn hậu COSO (Từ năm 1992 đến nay):
Nền tảng lý luận chuẩn cơ bản về kiểm soát nội bộ mà báo cáo
COSO đã tạo dựng là cơ sở lý luận hoàn thiện. Nhờ đó mà đã có
hàng loạt nghiên cứu mở rộng và phát triển trên nhiều lĩnh vực như:
o COBIT _ 1996 (Control Objective For Information and
Related Technology) do ISACA ban hành. COBIT là hệ thống kiểm
soát nội bộ phát triển theo hướng công nghệ thông tin, nhấn mạnh
đến hệ thống kiểm soát trong môi trường CIS. Cụ thể bao gồm kiểm
soát CIS trong các lĩnh vực: Hoạch định, Tổ chức mua và triển khai,

Phân phối và hỗ trợ, Giám sát.
o SAS 78 _ 1995 và SAS 94 _ 2001: Các chuẩn mực kiểm toán
Hoa Kỳ chuyển sang sử dụng báo cáo COSO là nền tảng đánh giá


hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán độc lập về kiểm toán báo
cáo tài chính và ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem
xét kiểm soát nội bộ trong báo cáo tài chính.
o Báo cáo Basel _ 1998 của Ủy ban Basel về vận dụng kiểm
soát nội bộ của COSO vào hệ thống ngân hàng và các tổ chức tín
dụng. Báo cáo này chỉ đi sâu vào ngành Ngân hàng cụ thể chứ
không mở rộng phạm vi ra các ngành khác.
o ERM _ 2001 (Enterprise Risk Management Framework): Hệ
thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp phục vụ cho công tác quản trị.
ERM được định nghĩa gồm 8 nhân tố cấu thành: Môi trường nội bộ,
thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro,
các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát.
* Sự phát triển hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ ở Việt Nam
Nhìn chung, về cơ bản, hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ ở
Việt Nam gắn liền với sự ra đời và phát triển của hoạt động kiểm
toán độc lập của Việt Nam trong thời gian qua.
Cuối những năm 1980, khi Nhà nước từng bước chuyển nền
kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội
chủ nghĩa, đặc biệt là khi có sự xuất hiện của các nhà đầu tư nước
ngoài, hoạt động kiểm toán mới được chú trọng. Chính nhu cầu
minh bạch thông tin của các nhà đầu tư nước ngoài đã tạo nên nhu
cầu về loại hình kiểm toán độc lập báo cáo tài chính.


Sự thành lập của Công ty kiểm toán đầu tiên của Việt Nam

(VACO) vào tháng 5/1991 đánh dấu một bước ngoặt lớn đối với
công tác kiểm tra kế toán ở Việt Nam.
Sau đó, với sự thành lập của nhiều công ty kiểm toán khác như
các công ty hợp danh, công ty liên doanh, các công ty kiểm toán
quốc tế tại Việt Nam đã tạo nhiều cơ hội thuận lợi cho kiểm toán
Việt Nam phát triển và hội nhập với nền kinh tế thế giới. Có thể tóm
tắt quá trình phát triển của các lý luận cho hoạt động kiểm toán và
kiểm soát nội bộ như sau:
- Tháng 1/1994, Chính phủ ban hành Quy chế kiểm toán độc lập
- Tháng 7/1994, Cơ quan kiểm toán Nhà nước trực thuộc chính
phủ được thành lập
- Tháng 10/1994, Bộ Tài chính chính thức ban hành Quy chế
Kiểm toán nội bộ áp dụng cho các doanh nghiệp Nhà nước
- Tháng 9/1999, Bộ Tài chính ban hành 4 chuẩn mực kiểm toán
Việt Nam (VSA) đầu tiên. Lần lượt các năm 2000, 2001, 2003,
2005 Bộ Tài chính ban hành thêm các chuẩn mực, và cho đến nay
đã có 7 đợt ban hành các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam như sau:
· Quyết định số 120/1999/QĐ-BTC (27/09/1999) về việc ban
hành và công bố 04 chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (đợt 1)
· Quyết định số 219/2000/QĐ-BTC (29/12/2000) về ban hành
và công bố 06 chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (đợt 2)
· Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC (21/12/2001) về ban hành
và công bố 06 chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (Đợt 3)


· Quyết định số 28/2003/QĐ-BTC (14/3/2003) về ban hành và
công bố 05 chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (đợt 4)
· Quyết định số 195/2003/QĐ-BTC (28/12/2003) về ban hành
và công bố 06 chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (đợt 5)
· Quyết định số 03/2005/QĐ-BTC (18/01/2005) về ban hành và

công bố 06 chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (đợt 6)
· Quyết định số 87/2005/QĐ-BTC (01/12/2005) về ban hành và
công bố chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán
· Quyết định số 101/2005/QĐ-BTC (29/12/2005) về ban hành
và công bố 04 chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (đợt 7)
Năm 2001, theo quyết định số 143/2001/QĐ-BTC, trong
chuẩn mực kiểm toán VSA 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội
bộ”, Bộ Tài chính đã đưa ra định nghĩa về Hệ thống kiểm soát nội
bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm
soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm
cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm
soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài
chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có
hiệu quả tài sản của đơn vị”
Năm 1998, Quyết định số 03/1998/QĐ_NHNN ngày 3/1/1998
của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về Quy chế kiểm
tra, kiểm toán nội bộ của các tổ chức tín dụng Việt Nam.
Nhìn chung, ở Việt Nam, lý luận về kiểm soát nội bộ còn sơ
sài và chưa được coi trọng. Kiểm soát nội bộ chủ yếu vẫn chỉ được


xem là công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm toán viên độc lập thực hiện
kiểm toán. Chức năng kiểm soát nội bộ chưa thực sự tách rời hoàn
toàn khỏi kiểm toán nội bộ và kiểm soát nội bộ chưa được xem là
công cụ hữu hiệu giúp ích cho quá trình quản lý hoạt động của
doanh nghiệp.
1.1.2. Khái niệm hệ thống KSNB
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về KSNB đã tồn tại rất
nhiều khái niệm khác nhau về hệ thống này. Có quan điểm cho
rằng: hệ thống KSNB là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát

và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm quản lý và điều hành các
hoạt động của doanh nghiệp.
Báo cáo COSO định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình
bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn
vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được
các mục tiêu sau đây:
Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính
Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định”
Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế thì “Hệ thống KSNB là hệ
thống chính sách và các thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn
mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy


của thông tin, đảm bảo việc tuân thủ và thực hiện các chế độ pháp
lý, đảm bảo tính hiệu quả của các hoạt động”.
Còn chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400 “Đánh giá rủi ro và
kiểm soát nội bộ”, khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu
như sau: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát
do doanh nghiệp được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm
bảo cho doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm
tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo
cáo tài chính trung thực, hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng
có hiệu quả tài sản của doanh nghiệp. Hệ thống KSNB bao gồm:
môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
Từ các khái niệm trên có thể đi đến một định nghĩa chung về hệ
thống kiểm soát nội bộ: “Đó là quá trình đo lường, đánh giá và tác
động lên đối tượng kiểm soát nhằm bảo đảm mục tiêu, kế hoạch của
tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả”
Dù được hiểu theo định nghĩa nào thì KSNB cũng có những

điểm chung sau đây:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình: tức là khẳng định kiểm soát
nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi
các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp. Kiểm soát
nội bộ tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ
bản trong hoạt động của doanh nghiệp chứ không phải là một sự bổ
sung cho các hoạt động của doanh nghiệp hoặc là một gánh nặng bị


áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành chính. Kiểm soát
nội bộ phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu
của mình.
Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người trong doanh
nghiệp (bao gồm ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên). Con
người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng
tới các mục tiêu đã định. Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động
đến hành vi của con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ
và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu
rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và hành động một cách
nhất quán. Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá
nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ
chức.
Đảm bảo hợp lý: kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý cho ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các
mục tiêu của đơn vị. Điều này là do những hạn chế tiềm tàng trong
hệ thống kiểm soát nội bộ như: sai lầm của con người, sự thông
đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan
hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hệ thống kiểm soát
nội bộ.
Như vậy, các doanh nghiệp nói chung muốn tồn tại và phát

triển thì trách nhiệm của Ban giám đốc là phải xây dựng, duy trì và


vận hành hệ thống KSNB hiệu quả để phục vụ tốt cho hoạt động
quản lý và điều hành.
1.1.3. Mục đích của hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp được xây dựng nhằm đạt
các mục đích sau đây:
Bảo vệ tài sản và sổ sách: Tài sản của các công ty bao gồm cả
tài sản hữu hình (như tiền mặt, vật tư, TSCĐ), và các tài sản vô hình
như các tài liệu quan trọng, uy tín của doanh nghiệp... những tài sản
này của công ty có thể bị trộm cắp, bị tham ô, sử dụng sai mục
đích... nếu không có những biện pháp kiểm soát thích hợp. Việc bảo
vệ tài sản và sổ sách trở nên ngày càng quan trọng từ khi hệ thống
máy tính được sử dụng, một số lượng lớn thông tin trên các đĩa từ
có thể bị lấy cắp hoặc bị phá hoại nếu chúng không được cẩn trọng
bảo vệ.
Tính tin cậy của thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ
máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình
thành các quyết định của nhà quản lý. Do đó nhà quản lý cần phải
có được thông tin đảm bảo kịp thời về thời gian, tính chính xác cao
và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các
nội dung chủ yếu của hoạt động kinh tế, tài chính để đưa ra quyết
định điều hành. Hệ thống KSNB được xác lập nhằm đảm bảo các
thông tin cung cấp như vậy.


Việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được xây
dựng nhằm đảm bảo rằng các quy định, quy chế của doanh nghiệp
và các chế độ pháp lý có liên quan đến doanh nghiệp đó được tuân

thủ. Để làm được điều đó hệ thống KSNB cần: Duy trì và kiểm tra
việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của doanh
nghiệp; Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai
phạm trong mọi hoạt động của doanh nghiệp; Bảo đảm việc ghi
chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập Báo cáo tài chính
trung thực và khách quan.
Hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm
soát trong tổ chức có tác dụng ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết
các tác nghiệp và sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, ngăn
cản cách sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.
Tuy nằm trong một thể thống nhất song các mục tiêu mà hệ
thống KSNB hướng tới cũng có mâu thuẫn với nhau như: mục tiêu
hiệu quả của hoạt động với mục tiêu cung cấp thông tin đầy đủ,
đáng tin cậy. Sự “đảm bảo” hợp lý chứ không thể là đảm bảo tuyệt
đối. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm
soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hòa các mục tiêu trên.
1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.1. Môi trường kiểm soát:
Một tổ chức có được kiểm soát hiệu quả hay không phụ thuộc
vào thái độ của bộ phận quản lí. Bộ phận quản lí tạo ra môi trường


chung, nhờ đó xác lập thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm
soát. Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các yếu tố có tính chất
môi trường tác động đến việc thiết kế, sự hoạt động và tính hữu hiệu
của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị. Các nhân tố này
liên quan đến thái độ và hành động của người quản lí cấp cao đối với
quá trình kiểm soát mà các nhân tố chủ yếu là:
1.2.1.1. Quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của các
nhà quản lý cao cấp:

Các nhà quản lý cao cấp là người quyết định và điều hành mọi
hoạt động của đơn vị, vì thế quan điểm, đường lối quản trị, cũng như
tư cách của họ là vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát.
Phong cách quản lý của các nhà quản lý có thể chia ra làm hai
loại:
+ Nhà quản lí quá táo bạo và mạnh dạn, những người này có
thể sẵn sàng mạo hiểm để đổi lấy lợi nhuận cao. Đối với những
doanh nghiệp này, khả năng gặp rủi ro lớn, các chính sách thường
không ổn định dẫn đến hoạt động của doanh nghiệp khó đi vào nề
nếp.
+ Nhà quản lí quá rụt rè, họ giữ thái độ thận trọng khi đưa ra
bất cứ một quyết định nào. Những doanh nghiệp này thường bị bỏ lỡ
thời cơ và do đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị.


Qui mô và mức độ hoạt động phân tán từ đó ảnh hưởng đến cơ
cấu quyền lực trong đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù
quản lí ảnh hưởng quan trọng đến hệ thống KSNB.
1.2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí là tổng hợp các bộ phận được
chuyên môn hoá với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định có mối
liên hệ mật thiết với nhau, nhằm thực hiện các chức năng quản lí.
Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong chỉ đạo và kiểm
soát hoạt động của đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ đảm bảo sự
thông suốt trong phân công, phân nhiệm, trong uỷ quyền và phê
chuẩn, ngăn ngừa sự vi phạm các chính sách, thủ tục kiểm soát, loại
bỏ được những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm và
gian lận.
Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, trong điều kiện
các yếu tố khác của hệ thống KSNB chưa hoàn thiện hoặc chưa

vững mạnh thì cơ cấu tổ chức hợp lí là một bộ phận quan trọng hỗ
trợ công tác KSNB
1.2.1.3. Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lí
nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn
luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, và kỉ luật đối với nhân viên.


Con người là yếu tố quan trọng của bất kì tổ chức nào, là nhân
tố quyết định sự thắng lợi của mọi hoạt động. Đó cũng là khía cạnh
quan trọng nhất của bất kì hệ thống KSNB nào. Một đội ngũ nhân
viên có năng lực và đáng tin cậy có thể hạn chế nhiều quá trình kiểm
soát khác mà vẫn đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệ thống
KSNB. Ngược lại, nếu đội ngũ nhân viên không trung thực và kém
năng lực thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống KSNB
rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không phát huy được hiệu quả.
Vì thế chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính
sách nhân sự đúng đắn phải đảm bảo:
Sử dụng đúng người, đúng việc, tạo điều kiện để mỗi người
phát huy đúng sở trường của mình.
Phải có các chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí,
đề bạt, khen thưởng, kỉ luật đối với từng cá nhân, từng bộ phận.
Động viên khích lệ kịp thời là bí quyết thành công của chính sách
nhân sự.
1.2.1.4. Công tác kế hoạch và dự toán.
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất,
tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản
cố định...đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và
cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền
trong tương lai.

Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của công tác quản
lí, nó cho biết phương hướng hoạt động, giảm sự tác động của những
thay đổi, tránh được sự lãng phí, dư thừa trong quản lí. Nếu việc lập
và thực hiện các kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc,
thì nó trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.Chính vì thế các
nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch,
định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch. Đây cũng
chính là một khía cạnh mà các kiểm toán viên rất quan tâm, đặc biệt
là trong áp dụng thủ tục phân tích.
1.2.1.5. Uỷ ban kiểm toán
Tại một số quốc gia lớn- chẳng hạn như Mỹ- thì các công ty cổ
phần có quy mô lớn thường thành lập một uỷ ban kiểm toán trực
thuộc Hội đồng quản trị. Uỷ ban thường có 3 đến 5 uỷ viên, không
phải là nhân viên của Công ty có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
-

Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty.

-

Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ, kiểm tra, giám sát
công việc của kiểm toán viên nội bộ.

-

Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.

-

Đại diện Công ty mời kiểm toán viên độc lập và xác lập
mối quan hệ với các chủ thể kiểm toán bên ngoài.

-

Hoà giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên
độc lập và ban giám đốc.


Do có những chức năng quan trọng như trên nên sự độc lập và
hữu hiệu trong hoạt động của Uỷ ban kiểm toán là nhân tố quan
trọng trong môi trường kiểm soát. Vì thế để tạo đIũu kiện thuận lợi
cho công tác kiểm toán, kiểm toán viên độc lập phải phối hợp chặt
chẽ với Uỷ ban này.
1.2.1.6. Bộ phân Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà
chức năng là đo lường và đánh giá hiệu quả của việc kiểm soát khác
và mang tính nội kiểm. Đây là một nhân tố cơ bản của hệ thống
KSNB.
Kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động của đơn vị, nó
cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt
động của đơn vị trong đó có hệ thống KSNB và tham gia hoàn thiện
chúng, từ đó đảm bảo sự vận hành tốt của hệ thống KSNB.Tuy
nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng nếu nó
được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định .
Ngoài những nhân tố bên trong đã nêu, thì hoạt động của đơn
vị còn chịu ảnh hưởng bởi những yếu tố bên ngoài.Ví dụ như luật
pháp, sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của các
chủ nợ... Những yếu tố này tuy không thuộc tầm kiểm soát của đơn

vị nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến các nhà quản lí trong sự thiết kế
và vận hành hệ thống KSNB như luật pháp, sự kiểm tra của các cơ
quan nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ...


1.2.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tài sản,
nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản bằng các
phương pháp kế toán: phương pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài
khoản và phương pháp tổng hợp- cân đối.
Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào
sổ cái, tổng hợp và lập hệ thống báo cáo cung cấp những thông tin
cần thiết cho quá trình quản lý và kiểm soát các mặt hoạt động của
đơn vị. Do đó, hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng của kiểm
soát nội bộ. Một hệ thống kế toán hữu hiệu sẽ đảm bảo các mục tiêu
tổng quát sau đây:
o Tính có thật: nghĩa là chỉ được ghi chép những nghiệp vụ có
thực, không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách
của đơn vị.
o Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi hoạt động nghiệp vụ,
đều phải đảm bảo rằng chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.
o Tính đầy đủ: Nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt để ngoài
sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh.
o Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính
toán, trong việc áp dụng chính sách kế toán.


o Sự phân loại: Bảo đảm số liệu được phân loại đúng đắn theo
sơ đồ tài khoản của đơn vị, và ghi nhận đúng đắn các loại sổ
sách kế toán có liên quan.

o Đúng hạn: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
o Chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
Khi xem xét hệ thống kế toán kiểm toán viên cần nghiên cứu
về:
- Chính sách kế toán là các nguyên lý, các cơ sở các quy
ước,các luật lệ,và các thủ tục được Ban giam đốc công nhận để soạn
thảovà trình bày các báo cáo tài chính một cách trung thực về tình
hình tài chính của đơn vị.
- Hình thức kế toán là phương pháp tổ chức và phối hợp giữa
các loại sổ sách kế toán.
Sự nghiên cứu đó giúp cho kiểm toán viên tiếp cận hệ thống kế
toán, để hiểu về quá trình xử lý thông tin và đánh giá về quá trình
kiểm soát nội bộ của đơn vị qua các giai đoạn của một quá trình kế
toán.
- Lập chứng từ: Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì
số liệu kế toán chỉ chính xác khi việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa
là việc lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực
mọi nghiệp vụ phát sinh.


- Ghi sổ sách kế toán: Là giai đoạn chính trong quá trình xử lý
số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại tính toán tổng hợp... để
cung cấp những thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính. Trong
kiểm soát nội bộ, sổ sách kế toán đóng một vai trò rất quan trọng ví
dụ như sổ chi tiết về vật tư hàng hoá.
- Lập báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình
xử lý, nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu
báo cáo.
1.2.3. Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát
Các biện pháp kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng của

hệ thống KSNB, có thể chia thành hai loại biện pháp kiểm soát:
kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát.
 Kiểm soát trực tiếp:
Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát được xây dựng
trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu trong báo cáo tài chính. Kiểm
soát trực tiếp bao gồm ba loại hình cơ bản:
Kiểm soát quản lí: là việc kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do
những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành.
Kiểm soát quản lí là biện pháp rất có hiệu lực để phát hiện, ngăn
chặn các sai sót, gian lận.
Kiểm soát xử lí: là kiểm soát được đặt ra để kiểm tra việc xử lí
các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà giao dịch được