Đề cương kĩ năng văn phòng

Kü N¡NG V¡N PHßNG

1

1


ĐỀ 1
Câu 1: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
1,khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: văn phòng
là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng
phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. cỏc cơ quan thẩm quyền chung
hoặc quy mụ lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú văn
phòng hành chính.
văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đú.
văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có
choc vụ, có tầm cỡ như: nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc …
văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra
việc thu nhận, bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những
công việc liên quan đến công tác văn thư.
2, nghiên cứu về văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng
nhiệm vụ của nó đối với cơ quan tổ chức:
tham mưu tổng hợp và hậu cần.
chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn phòng
và thủ trưởng cơ quan. trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng
vai trò tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. để có thể
tham vấn cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề
thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết.
từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa tổng hợp và tham vấn và trên
thực tế sự tách bạch hai nôị dung này là điều không cần thiết.

chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng
với toàn bộ cơ quan đơn vị. với chức năng này văn phòng có một vị trí
quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ
chức. muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện,
điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. các yếu tố đó cần có bàn tay can
2

2


thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu
của cơ quan đơn vị.
ngày nay, người ta càng khẳng định vai trò của văn phòng đối với hoạt
động của cơ quan tổ chức. vai trò càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt
ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn. về cơ bản chúng
ta có thể thấy văn phòng có các nhiệm vụ chủ yếu.
-xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện
chương trình đó, bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng,
quý, 6 tháng, năm của cơ quan.
-thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,
báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến
nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ
trưởng.
thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm
về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
-thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của
các đơn vị và các cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi
việc giải quyết các văn thư tờ trình đó.
-tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác
thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các

cơ quan tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung.
-lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến
phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng
năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của
nhà nước và quyết định của thủ trưởng.
-mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật
chất kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu
hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.
-tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ
quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công
3

3


tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
-thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn
phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng, chỉ đạo
và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn
vị chuyên môn khi cần thiết.
cho đến nay, văn phòng là bộ phận bị "phàn nàn" về nhiều vấn đề. tình
trạng nhân viên văn phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực chưa tương
xứng với yêu cầu ngày càng cao đối với công tác văn phòng còn phổ
biến. từ đó văn phòng chưa phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo
cơ quan tổ chức điều hành công việc. chức năng hậu cần được thực hiện
chưa có hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học, lúng túng trong bố trí sử
dụng quản lý các phương tiện, điều kiện vật chất của cơ quan, tổ chức.
Câu 5: tài liệu lưu trữ là gì? vài trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý
nhà nước?
Tài liệu lữu trữ: là những vật mang tin dưới dạng giấy vải, vỏ cây,

da thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh được hình thành trong qúa
trình hoạt động của cơ quan, cá nhân tiêu biểu có ý nghĩa chính trị kinh
tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong
các kho lưu trữ nhằm phục vụ cho những mục đích nhất định.
Theo những mục đích và giáp độ tiếp cận khác nhau chúng ta có
những tài liệu lưu trữ không giống nhau. Cách tiếp cận chung những tài
liệu lưu trữ có thể chia thành các loại:
-

4

Tài liệu hành chính là loại tài liệu phổ biến nhất.
tài liệu kỹ thuật là tài liệu được hình thành trong quá trình nghiên
cứu khoa học, sản xuất của các cơ quan hoạt động khoa học, kinh
doanh sản xuất gồm: tài liệu thiết kế, chế tạo máy, thiết kế xây
dựng, tài liệu khí tượng thuỷ văn, trắc địa, thăm dò mỏ, địa chính.
4


-

-

-

tài liệu phim ảnh, ghi âm: loại tài liệu này gồm âm bản dương bản
của các cuốn phim, băng ghi hình, băng ghi âm có giá trị được bảo
quản thống kê bằng phương pháp riêng, vì tài liệu này được chế tác
bằng vật liệu riêng biệt.
tài liệu văn hoá, nghệ thuật: loài tài liệu này bao gồm các bản thảo,

các bản nháp, các tác phẩm văn học nghệ thuật và các tài liệu khác
về văn hoá nghệ thuật có giá trị.
tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ có giá trị như tài liệu lưu trữ
quốc gia. đó là tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ hình
thành nên hoặc thu thập hoặc do cá nhân, gia đình, dòng họ đã tặng
hoặc bán cho các cơ quan lưu trữ.
tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà
nước
- tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp các thông tin, kinh nghiệm
quản lý đã hình thành qua các giai đoạn cho quản lý nhà nước khắc
phục những sai lầm trong quản lý.
- tài liệu lưu trữ là căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định
quản lý, giải quyết các công việc hàng ngày trong hoạt động quản
lý.
- tài liệu lữu trữ là bằng chứng xác thực để đánh giá hoạt động
của các cơ quan, các cá nhân trong thực tiễn quản lý nhà nước.
ĐỀ 2

Câu 2: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. nội
dung tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là gì?
Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là việc
nghiên cứu và áp dụng các biện pháp tổng hợp, các phương tiện hợp lý
nhằm tạo điều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của
mình với thời gian ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng hiệu quả quản lý nhà
5

5


nước được đảm bảo và không ngừng nâng cao.

"đối với một tổ chức nếu lao động được tổ chức khoa học thì sự lãnh
đạo có tồi nhất thì thiệt hại vẫn là nhỏ nhất". với ý nghĩa chung đó việc
tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là cần thiết và tất yếu.
ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học
trong văn phòng sẽ phát huy được trình độ năng lực của các cơ quan, tổ
chức và giúp giải quyết được mối quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công
chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa học của văn phòng sẽ là
những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý
chung diễn ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao. trên thực tế việc tổ
chức lao động khoa học trong văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa hết sức
thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm thời gian
lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin
phục vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử
dụng các nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng,
nâng cao năng suất lao động cho cơ quan tổ chức. trong điều kiện của
công cuộc đổi mới hiện nay về công tác văn phòng vấn đề hiệu quả được
đưa lên hàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trong văn phòng được
coi là hiến pháp thích hợp nhất.
người ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với các tổ chức trong
thời đại ngay nay. chính vì lẽ đó để cơ quan hành chính phát huy được
vai trò chức năng có được vị trí xứng đáng trong hệ thống chủ thể quản
lý người ta cho rằng tổ chức lao động văn phòng là vấn đề không thể
không quan tâm cần phải được tiến hành thường xuyên, năng động và
sáng tạo.
công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cũng không nằm
ngoài những yêu cầu về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành
chính nói chung, theo đó tổ chức lao động văn phòng.
-thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn
hành chính cho cán bộ, công chức.
6

6


-nghiên cứu, đánh gía các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt
động của cơ quan, đời sống, tâm tư và nguyện vọng của cán bộ, công
chức.
-thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo nâng cao tinh
thần, thái độ làm việc của cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh
đạo và nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn
vị nói riêng và của toàn cơ quan nói chung.
-xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở
phối hợp, phát huy vai trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận
dụng hết những khả năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ.
-đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phương
tiện làm việc.
-làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn thư - lưu trữ.
cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là quy chế hoạt
động. thực tế cho thấy ở những nơi quy chế được xây dựng tốt nghĩa là
các quy định phù hợp với thực tế, với thẩm quyền được giao thì ở đó
việc điều hành có nhiều thuận lợi. trái lại ở các đơn vị không có quy chế
hoặc quy chế được xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành
công việc luôn gặp khó khăn. khi đã có quy chế tốt,… mỗi cán bộ nhân
viên trong cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc mình phải làm
và yêu cầu đối với công việc cũng như đối với bản thân để phấn đấu
thực hiện tốt. từ đó, năng suất lao động, quản lý sẽ được nâng cao hơn.
Câu 6: các bước tiến hành một cuộc họp, hội nghị bất kì.
Các bước tiến hành một cuộc họp:
I.
II.

III.

7

xác đinh và chuẩn bị cuộc họp
tiến hành chính thức cuộc họp
giám sát, kiểm tra và giải quyết các vấn đề thuyết minh theo nghị
quyết của cuộc họp.
7


I.
-

Xác định và chuẩn bị cuộc họp
1. Lựa chọn mục đích, nhiệm vụ của cuộc họp
Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức
Mục tiêu, kế hoạch đề ra cho tổ chức, chủ trương, kế hoạch của
cấp trên.
Tình hình thực tế : khả năng về hân sự, trag thiết bị và kinh phí,
điều kiện ngoại cảnh.
Bài học kinh nghiệm đã có, dự đoán tương lai
2. Lựa chọn thành phần tham dự cuộc họp
Là những cá nhân có thẩm quyền, có khả năng giải quyết vấn đề
của cuộc họp
Là những thành ơhaanf ngoài quy định có lý do chính đáng

Thành phần của cuộc họp:
-

-

-

8

Chủ tọa cuộc họp
Thành phần tham dự chính thức
Thư kí của cuộc họp
Khách mời, thành phần phục vụ của cuộc họp ( cps thể có hoặc
không )
3. Lựa chọn tên cuộc họp
Đặt tên theo thành phần cuộc họp : họp BCH đội, họp ban chỉ huy
chi hội mở roogj...
Đătj theo tính chất thường quy, k thường quy của cuộc họp : ban
chỉ huy chi hội bất thường...
Đặt tên theo cách phối hợp các hình thức trên.
4. Lựa chọn thời gian, địa điểm cuộc họp: đảm bảo phù hợp
điều kiện các thành phần tham dự và khả năng tổ chức.
5. Chuẩn bị về nội dung cuộc họp
Xem xét tất cả các vấn đề liên quan tới cuộc họp: các điều kiện
khách quan tới cuộc họp...
Cần chuẩn bị đưa ra nhiều phương án giải quyết một vấn đề, phân
tích rõ ưu điểm và nhược điểm của từng phương án.
8


-

II.

-

-

9

Trao đổi, xin ý kiến, hội ý vs các cá nhân có trách nhiệm hoặc liên
quan trực tiếp mang tính quyết định tới kết quả cuộc họp.
Dự kiến chương trình, diễn biến cuộc họp, cách lấy ý kiến phù hợp
vs điều kiện của cuộc họp và đặc điểm thành phần cá nhân từng
thành phần tham dự ( nếu có thể )
Dự đoán và đưa ra các biện pháp khắc phục những tình huống
ngoài ý muốn
In ấn, lập danh sách thành phần tham dự cuộc họp, viết giấy mời
( nếu có )
Tiến hành chính thức cuộc họp
1. Mời hoặc gửi giấy mời
Khi đã thực hiện đầy đủ nội dung bước một
Nội dung ghi rõ time, địa điểm, thành phầ, mục đích, nhiệm vụ
cuộc họp
Tránh thay đổi nội dung trong giấy mời
2. Đón tiếp đại biểu
Người tổ chức hoặc chủ trì phải đến trước time để dốn tiếp đại biểu
Có thể ủy thác ch người đủ thẩm quyền đón tiếp đại biểu
3. Tuyên vố lí do, nêu yêu cầu, hiệm vụ của cuộc họp, giới thiệu
thành phần tham dự ( đã mời nhũng ai, có ai, vắ ai, có lý do.
K có lý do ), chương trình làm việc của cuộ c họp.
4. Nêu và xin ý kiến về yêu cầu nhiệm vụ của mỗi thành phàn
tham dự cuộc họp
Trình bày các vấn đề cuộc họp giải quyết, có 2 cách :

• Trình bày tổng thể các nội dung cần giải quyết
• Trình bày, bàn bạc, thống nhất từng phần vệc của cuộc họp
• Rà soát lại các phần việc của cuộc họp, nếu đã hoàn thành thì
có thể kết luận cuộc họp
• Kết luận tùng phần việc
• Kết luận toàn bộ
• Nội dung thông nhất thuộc về đa số ý kiến tán thành
• Phầ việc chưa thống nhất, chưa bà bạc cũng đc thể hiện ở kết
luận.
9


•
•
•
•
•
•

Xin ý kiến cuộc họp về kết luận
Thư ký đọc công khai biên bản cuộc họp, biên bản dc thông qua
nếu 100% ý kiến tán thành
Giám sát, kiểm tra giair quyết các vấn đề phát sinh theo nghị
quyết cuộc họp
Tiến hành sau khi cuộc họp tiến hành chính thức
Thực hiện nghị quyết phải đảm bảo, trường hợp đặc biệttcần
nghiên cứu, lấy ý kiến tập thể nếu không đúng vs nghị quyết
Đảm bảo 1 cá nhân trong tổ chức không được thực hiện tùy tiện,
tùy tiện thay đổi những nội dung đã được thống nhất trong cuộc
họp.

ĐỀ 3

Câu 3: thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lý nhà
nước? trình bày cách phân loại thông tin?
Thông tin trong thời đại ngày nay được coi là nhân tố quyết định mọi
sự thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.
Khái niệm "thông tin" là một khái niệm được hiểu từ nhiều góc độ
khác nhau. ở mỗi góc độ thông tin có một nội hàm riêng, đặc trưng
riêng. dưới góc độ quản lý nhà nước thông tin được quan niệm là một
tập hợp nhất định các thông tin, thông báo khác nhau về các sự kiện xảy
ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan
đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống
quản lý và môi trường xung quanh nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức
các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách
thể quản lý.
thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động
quản lý nhà nước:
-bảo đảm cho các quyết định quản lý hành chính nhà nước có đầy đủ căn
10

10


cứ khoa học có tính khả thi, là yếu tố quyết định đối với vấn đề chất
lượng quyết định nhà nước.
-thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thông tin pháp lý chiếm một vị trí
đặc biệt-hành lang pháp lý cho quản lý nhà nước. nó là những thông tin
bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước.
-xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản lý nhà nước gắn liền với
hiệu quả của quản lý. nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý

trong thực tiễn.
thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. để xử
lý tốt các thông tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, cần phải nắm
vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học. việc phân loại
thông tin có thể dựa trên các tiêu chí.
1. phân loại theo kênh tiếp nhận.
-thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là những thông tin được
cập nhật theo những chu kỳ, hệ thống định sẵn. loại quy định thông tin
này có đặc điểm là thường được quy định trước về yêu cầu, nội dung,
trình tự hoặc biểu mẫu thống nhất là tuyệt đại đa số là cấp dưới gửi lên
cấp trên.
-thông tin không hệ thống là những thống tin không định kỳ, được cập
nhật ngẫu nhiên không có dự kiến trước về thời gian cũng như về nội
dung diễn biến của sự kiện thường liên quan đến những việc bất ngời
xảy ra không thể lường trước được trong quá trình hoạt động song đòi
hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của người nhận tin.
2.phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin.
-thông tin tra cứu là những thông tin đến cho người quản lý những nội
dung tài liệu có tính quy ứơc, những căn cứ, những kinh nghiệm cho sự
hoạt động quản lý của họ.
-thông tin báo cáo là những thông tin về tình hình các sự kiện, các hoạt
động đã và đang xảy ra liên quan đến đối tượng bị quản lý nhằm đảm
bảo điều kiện cho họ chủ đông xử lý đúng đắn và kịp thời tình hình thực
11

11


tiễn nảy sinh.
3.phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động.

-thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh các quá trình hoạt động
của mọi mặt của lĩnh vực hoạt động kinh tế.
-thông tin chính trị-xã hội là những thông tin liên quan đến tình hình văn
hóa, y tế, giáo dục..
4.theo tính chất thời điểm nội dung:
-thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã
được giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản
lý.
-thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những sự việc
đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý
nhà nước.
-thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các
dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để
hoạch định phương hướng hoạt động của mình.
5.phân loại thông tin theo các tiêu chí khác.
-theo nguồn thông tin:
+thông tin chính thức
+thông tin không chính thức.
-theo quản lý hệ quản lý:
+thông tin từ trên xuống dưới
+thông tin từ dưới lên trên
+thông tin ngang
+thông tin liên lạc đan chéo…
-theo hướng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tượng quản lý.
+thông tin trực tiếp.
+thông tin phản hồi.
-theo nội dung logic của thông tin:
+thông tin về các chủ thể quản lý
12

12


+thông tin về đối tượng quản lý
+thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối
tượng.
-theo hình thức thể hiện thông tin:
+thông tin qua văn bản, tài liệu
+thông tin biểu hiện qua lời nói
+thông tin biểu hiện bằng sơ đồ, đồ thị.
+thông tin biểu hiện qua ký hiệu, đồ thị.
-theo yêu cầu:
+thông tin chỉ đạo
+thông tin báo cáo
+thông tin lưu trữ
-theo chức năng
+thông tin pháp lý
+thông tin thực hiện
+thông tin dự báo
-theo vị trí:
+thông tin gốc
+thông tin phát sinh
+thông tin kết quả
+thông tin tra cứu
Câu 4: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động
quản lý nhà nước? nội dung công tác văn thư gồm những hoạt động
gì?
công văn của cục lưu trữ nhà nước số 55/cv/tccb ngày 01/03/1991 về
hướng dẫn thực hiện quyết định số 24-ct của chủ tịch hội đồng bộ trưởng
đã đưa ra quan điểm về công tác văn thư như sau: "công tác văn thư là

toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn
13

13


bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan. mục đích chính của công
tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. những tài liệu, văn kiện
được soạn thảo quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn
thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có
hiệu quả".
đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư là hoạt động không thể
thiếu được. làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cho hoạt động này có
những ý nghĩa sau đây.
-công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan
giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng,
chính xác, có năng suất chất lượng đúng đường lối chính sách, đúng
nguyên tắc chế độ.
-công tác văn thư tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của đảng và nhà nước,
ngăn chặn việc sử dụng công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm
những việc phi pháp.
-công tác văn thư có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt những công văn, giấy
tờ không cần thiết, tiết kiệm được công sức và tiền của.
ngoài ra, công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu
cần thiết có giá trị để phục vụ tra cứu giải quyết công việc trước mắt và
nộp lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
nội dung của công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc:
1-xây dựng và ban hành các văn bản:
-soạn thảo văn bản
-duyệt văn bản

-đánh máy, nhân bản
-ký, ban hành văn bản
2-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:
-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
-tổ chức chuyển giao văn bản đi
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
14

14


-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
3-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
-đóng dấu văn bản.
-quản lý và bảo quản con dấu.

15

15