CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG

Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
___________

DƯƠNG THỊ THU HÀ

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B
KHÓA HỌC (2012 - 2016)

Tên cơ quan: Công Ty Cổ phần thương mại Dịch vụ Cổng Vàng
Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà Toyota 315 Trường Chinh, quận
Thanh Xuân, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn: Dương Chí Cường
Giảng viên hướng dẫn: Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2016
1
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC

2
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Việt nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng
hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lí của Nhà
nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại
những thành tựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc
phòng, trật tự an toàn xã hội,… đang tạo ra những tiền đề mới, đưa Việt nam
bước sang thời kì phát triển mới - thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi
tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt nam đã giành được những
thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lí Nhà nước, về trình độ
của mỗi cán bộ viên chức,… nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại
mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị.
Với vai trò quan trọng của công tác Văn phòng, công tác Tổ chức và quản
lý nhân sự trong văn phòng cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng và cần thiết.
Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ trương chính sách
ngày càng hiện đại đối với công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động
quản lý nhà nước của mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm: “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai nắm vững lý thuyết đã được
học để vận dụng vào thực tế. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện

cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ quan.
Được sự quan tâm, giới thiệu của nhà trường, cùng sự giúp đỡ của lãnh
đạo Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng (Golden Gate Group),
em đã được tiếp nhận kiến tập tại Văn phòng-Phòng Hành Chính Nhân Sự Công
ty Cổ phần Thương mại và dịch vụ Golden Gate kể từ ngày 04/01/2016 đến hết
ngày 26/2/2016.

3
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp
với lý luận chuyên môn mà em đã đúc kết sau thời gian kiến tập tại Công ty Cổ
phần Thương mại và dịch vụ Cổng Vàng.
A LỜI NÓI ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài.
Đối với một tổ chức hay doanh nghiệp, mỗi bộ phận, phòng ban có
những chức năng và nhiệm vụ riêng, tương quan và hỗ trợ lẫn nhau vì sự
phát triển chung của cả tổ chức. Tuy nhiên, chúng ta có thể khẳng định một
điều rằng: nhân sự là phần trung tâm, có vai trò liên kết và hỗ trợ đắc lực cho
tất cả các bộ phận còn lại trong tổ chức, doanh nghiệp. Không một hoạt động
nào trong doanh nghiệp có thể tiến hành nếu không có con người. Từ đó, vai
trò của những nhân viên nhân sự là rất quan trọng, đặc biệt là trưởng phòng
nhân sự (TPNS). TPNS có trọng trách là quản trị tốt, hiệu quả nguồn lực

nòng cốt trong doanh nghiệp – nguồn nhân lực. Do đó, công việc TPNS cần
được quan tâm, xem xét. Đó cũng chính là những nguyên nhân khiến chúng
tôi quyết định nghiên cứu đề tài “Mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự
công ty cổ phần PERFECT NDT ”.
2
3
-

Mục tiêu của đề tài.
Khái quát công tác Văn Phòng nói chung
Đi sâu vào chuyên đề “ Tổ chức quản lý nhân sự trong Văn phòng”
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
Nghiên cứu về Công tác Tổ chức quản lý nhân sự trong Văn phòng Công

ty Cổ phần Golden Gate
- Liên hệ thực tế công việc TPNS tại một công ty cụ thể để bổ sung phần lý
thuyết.
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
4
-

Đối tượng: Công tác tổ chức nhân sự
Phạm vi: tại Văn phòng công ty cổ phần Golden Gate
Nguồn tài liệu tham khảo
Báo cáo Thực tập của khóa trước
Sổ tay nhân viên của Công ty CP Golden Gate
Trang web: />
4
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập
5
6
-

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Một số Văn bản của Công ty
Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
Phương pháp nghiên cứu.
Phương pháp đối chiếu và so sánh: Tham khảo thông tin trên các nguồn

thứ cấp làm nền tảng cho việc nghiên cứu và so sánh với thực tiễn.
- Phương pháp chuyên gia: lấy ý kiến trực tiếp TPNS tại công ty cổ phần
Perfect NDT.
7 Bố cục của đề tài:

5
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CỔNG VÀNG
I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ
CỔNG VÀNG
1.1. Giới thiệu
Thành lập từ năm 2005, Golden Gate Group (Công ty Cổ phần thương mại
dịch vụ Cổng Vàng) là đơn vị tiên phong áp dụng mô hình chuỗi nhà hàng ở
Việt Nam. Công ty hiện sở hữu 18 thương hiệu, 130 nhà hàng đa phong cách
trên toàn quốc và vẫn đang tiếp tục không ngừng mở rộng.
Năm 2014 đánh dấu thành công lớn với Golden Gate. Doanh thu của tập
đoàn có một bước nhảy vọt khi tăng từ hơn 500 tỉ đồng trong năm 2013 lên tới
1.250 tỉ đồng trong năm 2014.
1.1.1. Tầm nhìn
“ TRỞ THÀNH CHUỖI NHÀ HÀNG ĐA THƯƠNG HIỆU SỐ 1
VIỆT NAM ”
3 mục tiêu cụ thể hóa TẦM NHÌN:
• Tiên phong trong việc sáng tạo các mô hình nhà hàng và phục vụ các phân đoạn
khách hàng
• Vận hành nhà hàng vững mạnh và không ngừng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu của
khách hàng
• Là sự lựa chọn hàng đầu của nhân viên trong ngành kinh doanh dịch vụ nhà
hàng (Food and Beverage – F & B).
1.1.2. Sứ mệnh
“ MANG ĐẾN CHO KHÁCH HÀNG NHỮNG GIÁ TRỊ VƯỢT TRÊN SỰ
MONG ĐỢI”
3 mục tiêu cụ thể hóa SỨ MỆNH:
•

Đem đến những sản phẩm tốt nhất trong cùng 1 mô hình ẩm thực.

•

Giá cả tốt nhất cho cùng 1 dòng sản phẩm
6
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập
•

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Trải nghiệm dịch vụ nhà hàng tốt nhất trên cùng một mô hình tai thị
trường.
1.1.3. Giá trị cốt lõi

•
•

Mang đến khách hàng những trải nghiệm tốt nhất
Sứ mệnh: Dẫn dắt thị trường F&B phát triển tại Việt Nam
Mục tiêu:
Mở rộng đến 400 nhà hàng vào năm 2018
Sở hữu các chuỗi nhà hàng đa phong cách hàng đầu tại

•
•

Việt Nam

1.1.4. Tên và thông tin liên lạc
Tên giao dịch: Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Cổng Vàng
Trụ sở chính: Tầng 6, Tòa nhà Toyata, 315 Trường Chinh, Thanh Xuân, Hà Nội.
GPĐK:Số 0103023679
Cấp ngày: 09/04/2008
ĐT: 043 222 3000
Email:
Hanoi
TRẦN HỒNG VƯƠNG
Area Director
Golden Gate Trade & Service Jsc
Add: 6th floor, Toyota building, 315 Trường Chinh, Thanh Xuân, Viet nam
Tel: (84 4) 3 722 6354/ ext 218
Email:
7
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Ho Chi Minh
NGUYỄN NAM TIẾN
Franchising Manager

Branch of Golden Gate Trade & Service Jsc
Add: 31A – 31 – 31B Trường Sơn, P.4, Q. Tân Bình, TP HCM, Việt Nam
Tel: (84 8) 3 997 60 60 ext. 201
Mobile: (84) 903 737 625
Skype: namtienng
Fax: (84 8) 3 997 51 54
•

1.2. Lịch sử hình thành và phát triển
Thành lập từ năm 2005, Golden Gate Restaurant Group tiên phong áp
dụng mô hình chuỗi nhà hàng và cam kết mang đến khách hàng những trải
nghiệm tốt nhất nhờ món ăn ngon và chất lượng dịch vụ. Golden Gate hiện sở
hữu 19 thương hiệu, hơn 150 nhà hàng đa phong cách trên toàn quốc và vẫn
đang tiếp tục không ngừng mở rộng.

8
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

•

•

2005: Ra đời chuỗi nhà hàng đầu tiên ashima

•

2008: Quỹ đầu tư MeKong Capical

•

2009: Ra đời Kichi-Kichi

•

2010: Ra đời chuỗi Sumo BBQ

•

2012: Ra đời 3 Con Cừu, Daruma, ishushi, Phố ngon 37, VuVuzela

•

2013: Ra đời ICook, GoGi House

•

2014:Ra đời City Beer Station; Quỹ đầu tư Standard Charter Bank

•

2015: Ra đời 8 chuỗi thương hiệu mới, Ví G-Peole bước phát triển đột
phá

9
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Hình ảnh do phòng Maketing cung cấp
Số lượng khách hàng:

1.3. Một số Thương hiệu tiêu biểu của Golden Gate

10
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

11
SV: Dương Thị Thu Hà

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Lớp: ĐHQTVP-K1B

Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GOLDEN GATE
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
Do là công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu
xoay quanh việc kinh doanh những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với nhà nước.
2.1.1. Chức năng
Công ty Cổ phần Golden Gate là đơn vị kinh doanh. Chịu sự giám soát, kiểm
tra của bộ thương mại, UBND nơi công ty xin cấp giấy phép hoạt động.
Công ty được tham gia các loại hình hoạt động kinh doanh cũng như kinh
danh các mặt hàng không bị phát luật nhà nước cũng như pháp luật quốc tế cấm.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tác tập chung ý kiến, đúng đầu là

12
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

giám đốc có quyền quyết định mọi vấn đề của công ty. Các phòng, ban có chức
năng tham mưu. Mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.

- Trong lĩnh vực kinh tế:
Chịu sự phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của quận, thành phố.
Thực hiện nộp ngân sách địa phương (thuế)
Không được phát hành cổ phiếu.
- Trong lĩnh vực kinh doanh :
•

Kinh doanh mặt hành mà công ty đã đăng ký.
Tuân thủ tất cả các hính thức kinh doanh, cạnh tranh lành mạnh
Chấp hành hiến pháp, luật pháp các văn bản cơ quan nhà nướcđối với

doanh nhiệp tư.
Xây dựng tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mại nhằm thúc đẩy
sự phát triển của công ty.
2.2. Cơ cấu tổ chức
(Xem phần phụ lục 1)
Tổng số CBCNV trong toàn Công ty tại thời điểm 25/12/2014 là 10687
người trong đó: Nữ 645. Trình độ: Đại học 325 người; Cao đẳng, Trung cấp
tổng số 250 người; Nhân viên Nhà hàng 9560 người.
Bộ máy tổ chức quản lý và các tổ chức trong hệ thống chính trị.
- Hội đồng quản trị: Chủ tịch và 04 uỷ viên.
- Ban kiểm soát: Trưởng ban và 02 uỷ viên.
- Lãnh đạo điều hành: Giám đốc điều hành, 04 Đồng chí Phó giám đốc, 02
Trợ lý Giám đốc và Kế toán trưởng.
- Công đoàn Công ty có: 32 công đoàn bộ phận với 5478 đoàn viên.
- Đoàn thanh niên Công ty có: 3456 ĐVTN, sinh hoạt ở 32 chi đoàn.
- Hội CCB có: 78 hội viên, sinh hoạt ở 05 chi hội.
Ngoài ra, số lượng lao động thời vụ giao động từ 950-1000 người.

13

SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Điều này chứng tỏ quy mô hoạt động của công ty đã được mở rộng cả về
chiều sâu lẫn chiều rộng. Để mở rộng thị trường, ngành nghề sản xuất cũng như
nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật, công ty đã hợp tác và liên
doanh với nhiều công ty, tổ chức trong và ngoài nước để chuyển giao công nghệ
ứng dụng khoa học kĩ thuật của thế giới.
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
3.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Mô hình cơ cấu tổ chức xách định các bộ phận, các phân hệ, và phòng ban
các phòng ban chức năng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Trong đó
mỗi phòng ban, hoặc bộ phận phải được chuyên môn hóa, có trách nhiệm
cũng như quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các chức năng quản lý
Các bộ phận quản lý: là những người đứng đầu một tổ chức hay phòng
ban chịu trách nhiệm về các quyết định của mình của mình.
Cơ chế hoạt động của bộ máy: xác định các mối liên hệ cơ bản và các
nguyên tắc làm việc của bộ máy quản lý cũng như các mối liên hệ cơ bản để bảo
đảm mục tiêu chung đề ra.
Cơ cấu tổ chức là một tập hợp của các thành phần (đơn vị và cá nhân)
trong một mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn và trách nhiệm
được trao một số quyền hạn của các giai đoạn khác nhau để đảm bảo việc thực
hiện các chức năng quản lý và phục vụ các mục đích chung của doanh nghiệp

được biết đến.
3.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
* Vị trí chức năng
- Văn phòng Công ty Cổ phần Golden Gate là văn phòng trực thuộc Công
ty thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Công ty về quản lý
các nghiệp vụ văn phòng, văn thư lưu trữ, các chương trình nghị sự, các hoạt
động về thi đua tuyên truyền và văn hoá thể thao đáp ứng các yêu cầu sản xuất
kinh doanh của Công ty.
14
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

* Nhiệm vụ
- Quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động về nghiệp vụ văn phòng, văn
thư lưu trữ, các hoạt động văn hoá thể thao, thi đua tuyên truyền, các chương
trình nghị sự theo đúng luật, đúng các văn bản hướng dẫn, quản lý của cấp trên
và quy chế quản lý của Công ty bao gồm nhưng không giới hạn bởi các công
việc sau:
+ Công tác nghiệp vụ văn phòng
- Tổ chức triển khai chương trình công tác của Giám đốc đến các đơn vị,
cá nhân đầy đủ, kịp thời, chính xác.
- Tổ chức các chương trình nghị sự của Công ty.
- Lập các báo cáo, chỉ thị, nghị quyết của cá chương trình nghị sự của
Công ty, có theo dõi, đôn đốc thực hiện của các đơn vị

- Tổ chức việc tiếp đón khách đến với Công ty.
- Quản lý, vận hành hệ thống nhà khách , các phòng họp, hội trường của
Công ty.
- Đôn đốc và kiểm tra thường xuyên vệc thực hiện Nội quy làm việc ở cơ
quan Công ty của CBCNV.
- Quản lý điều hành các tài sản, trang thiết bị, dụng cụ các phòng làm việc
của các đơn vị phòng ban.
Công tác văn thư lưu trữ
- Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, cập nhật, phân loại để xử lý toàn bộ các
văn bản, thông tin đến, đi của Công ty chính xác, kịp thời, theo yêu cầu của từng
văn bản và Giám đỗ Công ty.
- Tổ chức luân chuyển, phát hành và lưu trữ toàn bộ các công văn, hồ sơ
có liên quan đến quản lý, hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty.
- Tổ chức photo, in ấn, sao lưu các loại văn bản gửi đến Công ty và gửi
trong nội bộ Công ty.
- Thực hiện quản lý con dấu của Công ty, bảo quản các loại công văn tài
liệu lưu trữ theo quy định. Kiểm tra các công văn đề nghị photo.
15
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

-Quản lý, vận hành hệ thống kho lưu trữ, nhà truyền thống của Công ty.
Công tác thi đua tuyên truyền và văn hoá thể thao
- Tổ chức các cuộc thi chạy thường niên, Cup bóng đá...

- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và hoàn thiện hồ sơ, thủ tục đề nghị Giám
đốc, cấp trên khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác thi đua tuyên truyền chính xác, kịp
thời đảm bảo nguyên tắc phát huy hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh và các
công tác xã hội khác của Công ty.
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và hoàn thiện hồ sơ, thủ tục đề nghị Giám
đốc, cấp trên khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Sưu tầm, phục hồi, củng cố và gìn giữ bảo quản các sản phẩm văn hóa
và giữ gìn truyền thống của Công ty.
+ Công tác khác
- Tổ chức rà soát, bổ sung sửa đổi, hoàn thiện các quy định, quy chế quản
lý thuộc lĩnh vực văn phòng, thi đua văn hóa thể thao và kiểm tra đôn đốc việc
thực hiện, tổng hợp báo cáo theo quy định.
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫN, huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ
thuộc lĩnh vực phụ trách cho CBCNV các đơn vị, phòng ban khi có yêu cầu.
- Làm các công việc khác khi Giám đốc giao.
* Cơ cấu tổ chức
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
(Xem phần phụ lục 2)
3.3. Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng
Bảng mô tả công việc:
ST
T
1

Vị trí công
Chức năng-Nhiệm vụ
việc

Giám Đốc Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và định hướng chiến lược
Điều hành
chung cho công ty
2. Đưa ra mục tiêu, hướng phát triển và chiến lược của công

16
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

2

Phòng
kế
hoạch đầu tư

3

Phòng Hành
chính-Nhân
sự

4

Phòng
Chính
Toán

Tài
Kế

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
ty.
3. Điều hành và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của
nhà hàng.
4. Chịu trách nhiệm về lợi nhuận, hướng phát triển và tăng
trưởng của nhà hàng.
5. Đảm bảo đạt được các mục tiêu hiện tại và tương lai của
công ty như mong đợi của ban giám đốc về tăng trưởng
doanh số, lợi nhuận, chất lượng sản phẩm, phát triển nhân tài
và các hoạt động khác.
6. Lập kế hoạch kinh doanh và marketing
7. Quản lý nhân viên để đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất.
8. Trình bày báo cáo rõ ràng và đúng hạn cho ban giám đốc,
trình bày các đề xuất cho ban giám đốc duyệt.
9. Đánh giá tình hình hoạt động của các phòng ban.
Tổng hợp số liệu, dự báo các yếu tố tác động phân tích xác
định các mục tiêu và nhiệm vụ trình Tổng giám đốc Công ty
làm cơ sở cho các đơn vị, phòng ban xây dựng và đề xuất kế
hoạch SXKD dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của Công ty.
- Phối hợp với các đơn vị, phòng ban xây dựng, phân bổ kế
hoạch SXKD cho các đơn vị, kiểm tra, giám sát, đánh giá
việc thực hiện kế hoạch SXKD hàng tháng, quý, năm theo các
chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật đã giao
- Phối hợp với phòng Tài chính kế toán lượng hóa kế
hoạch theo các chỉ tiêu tài chính(các khoản chi, các khaonr
thu, lợi nhuận,…) để xây dựng kế hoạch tài chính của Công

ty
- Tổ chức kiểm tra, giám sát phân tích đánh giá tình hình
thực hiện kế hoạch của các đơn vị và toàn bộ Công ty. Đề
xuất các biện pháp nhằm thực hiện thành công kế hoạch hoặc
điều chỉnh kế hoạch khi có tác động khách quan.
- Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện
đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc. Các
bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi.
Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV
theo yêu cầu, chiến lược của Công ty.
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
- Công tác tài chính;
- Công tác kế toán tài vụ;
- Công tác kiểm toán nội bộ;
- Công tác quản lý tài sản;
- Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế;
- Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;
- Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác
kế toán trong toàn Công ty;

17
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

Xây dựng trình Giám đốc kế hoạch và chương trình làm việc
của đơn vị mình được quy định tại mục a, đảm bảo đúng quy
định, chất lượng và hiệu quả của công tác tham mưu;
- Bảo đảm tuân thủ theo quy định của Công ty và pháp luật
của Nhà nước trong quá trình thực hiện công việc;
- Thường xuyên báo cáo Giám đốc việc thực hiện các nhiệm
vụ được giao;
- Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu, …thuộc công việc
của phòng theo đúng quy định, quản lý các trang thiết bị, tài
sản của đơn vị được Công ty giao;
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về việc
thực hiện các nhiệm vụ nêu trên;

5

Bộ
Phận
Chăm
sóc
khách hàng

1. Xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp
can dễ dàng các thông tin về công ty, tính năng sản
phẩm, giá cả , phương thức thanh toán…
2. Đầu mối nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách
hàng, đưa ra phương hướng xử lý, trình Trưởng phòng
bán hàng xin ý kiến, thảo luận tại cuộc họp giao ban.
3. Phối hợp với phòng marketing để thực hiện các chương
trình quảng cáo khuyến mãi, phân tích kỹ những lợi ích
của khách hàng khi nhận được, quy trình thủ tục nhận

nhằm phát huy cao nhất hiệu quả của kế hoạch
marketing theo mục tiêu đề ra.
4. Lên kế hoạch để thăm hỏi khách hàng VIP, khách hàng
mua sỉ, khách hàng thường xuyên của công ty. Tổ chức
thực hiện, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh kế hoạch.
Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc.
5. Chủ động lập kế hoạch tăng quà cho khách trong các
dịp lễ, tết, ngày khai trương, ngày thành lập của khách
hàng (phối hợp với từng kênh bán hàng để tổ chức thực
hiện).
6. Tổ chức thực hiện đo lừơng mức thoả mãn của khách
hàng 2 lần/năm. Báo cáo kết quả Trưởng phòng bán
hàng, tìm hiểu nguyên nhân gây ra các đánh giá không
tốt, chưa đạt của khách hàng, đề xuất giải pháp cải tiến.
7. Lập kế hoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng
năm trình Trưởng phòng bán hàng xem xét và đề xuất
BGĐ thông qua. Tổ chức thực hiện theo ngân sách chăm
sóc khách hàng.

18
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Là cầu nối giữa bên trong và bên ngoài, giữa sản phẩm và
khách hàng, giữa thuộc tính của sản phẩm và nhu cầu khách

hàng.
Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu sự thật ngầm
hiểu của khách hàng

6

Phòng
Maketing

-

7

Phòng
mua

Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu
Khảo sát hành vi ứng sử của khách hàng tiềm năng
Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị
thương hiệu
Phát triển sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm với các
thuộc tính mà thị trường mong muốn (thực hiện trước
khi sản xuất sản phẩm, xây dựng nhà hàng,….)
Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm): Ra đời,
phát triển, bão hòa, suy thoái, và đôi khi là hồi sinh.
Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược marketing
như 4P: sản phẩm, giá cả, phân phối, chiêu thị; 4 C: Nhu
cầu, mong muốn, tiện lợi và thông tin. Đây là kỹ năng
tổng hợp của toàn bộ quá trình trên nhằm kết hợp 4P và
4C.

Thu Tham mưu cho Ban Giám Đốc (trực tiếp là Giám đốc Tài
chính) trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng và cung
ứng vật lực phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức
điều hành kho bãi trong hệ thống sản xuất kinh doanh của
Công ty.
–
Điều hành, quản lý nhân viên phòng Mua và Cung
ứng, kho bãi để thực hiện công tác chuyên môn.
–
Xem xét, đề xuất và thực hiện các yêu cầu mua hàng
hóa hay dịch vụ đáp ứng cho hoạt động SXKD trên cơ sở Ban
Giám Đốc đã phê duyệt một cách nhanh chóng, chủ động và
hiệu quả.
–
Quản lý các Nhà cung ứng theo qui trình của công ty
theo các chỉ tiêu: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng,
dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát
triển.
–
Kiểm tra chất lượng và tiến độ cung ứng của toàn bộ
vật lực đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh
toàn Công ty.
–

19
SV: Dương Thị Thu Hà

Soạn thảo các Hợp đồng kinh tế ký kết với các Nhà
Lớp: ĐHQTVP-K1B

Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Cung ứng.
–
Quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động nhập – dự trữ
– xuất – kiểm kê vật lực của hệ thống Kho của Công ty theo
qui trình.
–
Xây dựng và thực hiện hệ thống sổ sách Kho theo qui
định của chế độ Kế toán Tài chính và sự hướng dẫn của Kế
toán trưởng Công ty.
–
Thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ và kịp thời theo qui
định của Công ty. Khi cần thiết phải thỉnh thị ý kiến và định
kỳ hàng tháng báo cáo tình hình hoạt động của phòng cho
Giám đốc Tài chính.
–
Xây dựng môi trường cung ứng lành mạnh, năng động,
trách nhiệm và hiệu quả. Bảo đảm cung ứng đúng số lượng,
chất lượng, thời hạn, có tính đến tiết kiệm chi phí để thúc đẩy
hoạt động sản xuất kinh doanh theo phương châm : CHỦ
ĐỘNG – KỊP THỜI VÀ HIỆU QUẢ.
–

8

Đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin kinh tế – tài chính.

-Tập trung vào thực hiện các yêu cầu chất lượng. Kiểm soát
Phòng kiểm chất lượng là việc kiểm soát các quá trình tạo ra sản
soát
chất phẩm, dịch vụ thông qua kiểm soát các yếu tố như con
lượng
người, máy móc, nguyên vật liệu, phương pháp, thông tin và
môi trường làm việc.
Tham mưu cho Ban điều hành về các vấn đề liên quan đến
quản trị rủi ro trong việc xây dựng, thực hiện các quy chế,
quy trình của Công ty ;

9

- Tham mưu đề xuất các biện pháp quản trị rủi ro trong các
hoạt động đầu tư tài chính, cho vay và thực hiện các nhiệm
Phòng Kiểm vụ khác mà Công ty được giao trong từng thời kỳ hoạt động ;
soát nội bộ
- Thực hiện công tác kiểm soát nội bộ của Công ty ;
- Thực hiện các biện pháp phòng chống rửa tiền và tài trợ
khủng bố ;
- Các chức năng nhiệm vụ cụ thể của Phòng Quản trị rủi ro
được quy định tại Quy định tổ chức và hoạt động của Phòng
Quản trị rủi ro.

10

Bộ

phận

-Nghiên cứu và phát triển sản phẩm; Cải tiến nội địa hóa công

20
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

nghệ sản xuất; Nghiên cứu và thay thế dần các vật liệu và
phát
triển công nghệ phù hợp nhằm nâng cao hàm lượng công nghệ trên
các sản phẩm; Nghiên cứu nội địa hóa một số vật tư nhằm
sản phẩm
tăng giá trị gia tăng và chủ động trong sản xuất với chi phí
hợp lý để đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng.
Phòng Kỹ thuật là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty,
có chức năng tham mưu cho HĐQT và Tổng giám đốc về công
tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm.
– Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm
cơ sở để hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế.
– Kết hợp với phòng Kế hoạch Vật tu theo dõi, kiểm tra chất
lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất ra.
– Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm.
11

Phòng
Thuật

Kỹ

- Thiết kế, triển khai thi công sản phẩm ở các khâu sản xuất.
Tổ chức quản lý, kiểm tra công nghệ và chất lượng sản phẩm,
tham gia nghiệm thu sản phẩm.
– Căn cứ hợp đồng kinh tế lập phương án kỹ thuật, khảo sát,
lên danh mục, hạng mục cung cấp cho Phòng Kinh doanh để
xây dựng giá thành sản phẩm. Quản lý và kiểm tra, hướng
dẫn các đơn vị thực hiện các mặt hàng, sản phẩm theo đúng
mẫu mã, quy trình kỹ thuật, nhiệm vụ thiết kế theo hợp đồng
kinh tế đã ký kết. Là đơn vị chịu trách nhiệm chính về mặt kỹ
thuật đối với các sản phẩm xuất xưởng.

NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC
1. Chủ động giải quyết công việc:
Mỗi người phải có trách nhiệm với công việc được phân công, chủ động
tìm biện pháp giải quyết công việc, đề suất các giải pháp làm việc mới.
2. Hợp tác:

21
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Mọi người trong phòng đều phải quan tâm đến công việc của người khác,
tìm hiểu, biết phần công việc của người khác đang làm để khai thác thông tin
phục vụ cho công việc của mình đồng thời xem xét các số liệu thông tin, phương
pháp làm việc của người khác, học hỏi những điều tốt, góp ý những điều tồn tại
để cùng nhau tiến bộ .
3. Chấp hành mệnh lệnh được phân công:
CBVN trong phòng phải tuyệt đối chấp hành mệnh lệnh được phân
công. Trường hợp chưa hiểu rõ hoặc có thắc mắc về vấn đề gì phải trao đổi lại
và thống nhất cách giải quyết. Khi đã thống nhất cách giải quyết thì không được
làm khác .
4. Chế độ báo cáo
Tất cả các công việc đã được phân công các đồng chí phụ trách phải giải
quyết triệt để. Khi giải quyết được hay không được đều phải báo cáo lại trưởng
phòng để có hướng chỉ đạo giải quyết tiếp.
Tất cả công văn đi, đến đều phải tập trung về trưởng phòng xem xét ký
duyệt và điều phối công văn đến người liên quan để giaỉ quyết công việc theo
nhiệm vụ được phân công và để kiểm soát công việc theo chức năng nhiệm vụ
của phòng

Phần II
Chuyên đề tự chọn: Tổ chức quản lý nhân sự trong Văn Phòng
Công ty Cổ Phần Thương Mại Dịch Vụ Golden Gate

22
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B

Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG
I. Khái niệm và nội dung của quản lý nhân sự
1. Khái niệm quản lý nhân sự
Trong tất cả các nhiệm vụ của Quản trị, quản trị con người là nhiệm vụ
trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức
độ thành công của quản trị con người.
Cho đến nay, có nhiều cách b hiểu khác nhau về quản lý nhân sự. Với tư
cách là một trong những chức năng cơ bản của quản trị tổ chức thì quản lý nhân
sự bao gồm việc hoạch định (kế hoạch hóa nhân sự), tổ chức, chỉ huy và kiểm
soát các hoạt động nhằm thu hút, sử dụng và phát triển con người để có thể đạt
được các mục tiêu của tổ chức. Đi sâu vào việc làm của quản lý nhân sự, ta còn
có thể hiểu quản lý nhân sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử
dụng, động viên và cung cấp tiện nghi cho nhân lực thông qua tổ chức của nó.
Tuy nhiên, dù ở góc độ nào thì về mặt tổng quát, ta có thể định nghĩa như
sau: Quản lý nhân sự là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây
dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động
phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng.
2. Nội dung chủ yếu của quản lý nhân sự
Hoạt động sản xuất – kinh doanh ngày nay đặt ra cho quản trị nhân lực rất
nhiều vấn đề cần giải quyết. Do vậy, có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của
quản lý nhân sự theo những nội dung sau:
II. Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực là nội dung đầu tiên và rất quan trọng trong
công tác quản lý nhân sự. Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phác thảo kế hoạch
tổng thể về nhu cầu nhân sự cần thiết cho các doanh nghiệp ở hiện tại và trong

tương lai. Công tác hoạch định nguồn nhân lực trong doanh nghiệp bao gồm các
nội dung chủ yếu sau:


Xác định nhu cầu lao động (tăng hay giảm) trong từng thời kỳ kinh
doanh của doanh nghiệp. Trong đó cần dự kiến cả nhu cầu về chức

23
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập





Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

danh, về chất lượng, chế độ đãi ngộ, trách nhiệm, khả năng phát triển
(nếu có) của từng chức danh đó.
Đề ra chính sách và kế hoạch đáp ứng nhu cầu lao động đã dự kiến, chú
ý xác định nguồn cung ứng nhân sự và khả năng thuyên chuyển nhân sự
khi cần thiết.
Xây dựng các biện pháp nhằm khắc phục tình trạng thừa hoặc thiếu lao
động xảy ra.

2.1 Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách
có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong
tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Đó là việc nghiên cứu các
công việc để làm rõ: ở từng công việc cụ thể, người lao động có những nhiệm
vụ, trách nhiệm gì, họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thưc hiện và
thực hiện như thế nào, những máy móc thiết bị và công cụ nào được sử dụng,
điều kiện làm việc, những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và các khả năng mà
người lao động cần phải có để thực hiện công việc.
Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì qua đó, người quản lý
xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu
được các kỳ vọng đó, qua đó hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm
của mình trong công việc. Đồng thời, phân tích công việc là điều kiện để có thể
thực hiện được các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả
thông qua việc giúp cho người quản lý có thể đưa ra được các quyết định nhân
sự như tuyển dụng, đề bạt, thù lao,... dựa trên những tiêu thức liên quan đến
công việc.
Kết quả của phân tích công việc là Bản mô tả công việc, Bản xác định yêu
cầu công việc đối với người thực hiện, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các
văn bản này là công cụ đắc lực của quản lý nhân sự trong tổ chức. Trong xu thế
chung ngày nay, công tác quản lý nhân sự ngày càng phải tuân thủ các yêu cầu
của luật pháp về quyền bình đẳng của người lao động, phân tích công việc ngày
càng trở thành một bộ phận quan trọng đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp.

24
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B


Báo cáo Thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

2.2 Tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng nhân dự trong một tổ chức là quá trình thu hút nhân lực từ
các nguồn khác nhau cho vị trí công việc trống và lựa chọn ra người tốt nhất cho
vị trí công việc trống. Tuyển dụng nhân sự vào gồm hai quá trình: Tuyển mộ và
tuyển chọn.
Tuyển dụng nhân sự là điều kiện quan trọng trong nhóm các hoạt động
quan trọng hàng đầu để giúp doanh nghiệp thực hiện được mục tiêu sản xuất
kinh doanh. Nó là khâu đầu tiên giúp doanh nghiệp thực hiện được đúng người,
đúng việc, đúng thời điểm cần, giúp doanh nghiệp hạn chế các chi phí rủi ro
trong kinh doanh như: phải tuyển mới, sa thải, mất bạn hàng,... Tuyển dụng
nhân sự tạo điều kiện để thực hiện các hoạt động quan trị nhân lực khác, tiết
kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và đảm bảo tính thống nhất của các phương án
nguồn nhân lực, đồng thời thúc đẩy sự phát triển văn hóa của tổ chức ngày càng
lành mạnh.
Yêu cầu của tuyển dụng là phải gắn với mục tiêu của tổ chức, dựa vào kế
hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển được người đáp ứng được yêu cầu công việc,
có kỷ luật, trung thực và mong muốn đảm nhận công việc đó.
2.3 Bố trí và sử dụng nhân lực
Bố trí và sử dụng lao động nhằm mục đích nâng cao năng suất lao động,
chất lượng công việc, phát huy năng lực, sở trường của người lao động, tạo ra
động cơ và tâm lý làm việc tốt cho nhân viên.
Bố trí và sử dụng nhân lực bao gồm: Các hoạt động định hướng cho nhân
viên mới, bố trí lại lao động thông qua thuyên chuyển, đề bạt và xuống chức.
2.4 Đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là một công tác quan trọng nhằm đưa ra
những nhận xét, đánh giá về mức độ hoàn thành công việc của nhân viên trong
từng thời kỳ nhất định (tháng, quí, năm).

Thông qua đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng cá nhân có thể
xác định được mức độ nỗ lực của nhân viên đối với nhiệm vụ được giao và mức
độ cố gắng của họ trong công việc để trên cơ sở đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra các
quyết định cụ thể như khen thưởng, kỷ luật, đề bạt hay thuyên chuyển,...
25
SV: Dương Thị Thu Hà

Lớp: ĐHQTVP-K1B