quản trị nhân lực- phân tích công việc tại công ty cổ phần Hữu Nghị

A.

MỞ ĐẦU

Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã đươc mọi
người, mọi tổ chức thừa nhận. Điều này được khẳng định qua công tác quản lý
nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Con người là yếu tố
mang tính quyết định, có tính sang tạo, có thể nói : “ Con người là nguồn lực
của mọi nguồn lực”. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và
cần phải thực hiện tốt cho mọi nhà quản trị nhân sự. Nó là hoạt động mang tính
nền tảng của quản lý nhân sự. Phân tích công việc là công cụ để làm tốt các
công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn
nhân lực, tuyển dụng lao đông, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, và
cũng dựa vào bảng phân tích công việc để có các chính sách đãi ngộ hợp lý đối
với nhân viên … Chính vì vậy phân tích công việcđược coi là công cụ của quản
trị nhân sự. Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt
động đã được biết đến từ lâu trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to
lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến từ các thế kỷ trước. Tuy nhiên
đối với các nước đang phát triển , như Việt Nam hiện nay, phân tích công việc
là một khái niệm còn khá mới mẻ. Bài thảo luận của nhóm 2 chúng em sẽ đi
nghiên cứu vấn đề : Phân tích công việc trong công ty cổ phần thực phẩm Hữu
Nghị.

NỘI DUNG
CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
B.

I.
1.

Khái niệm phân tích công việc:

Khái niệm :

a.

Phân tích công việc được hiểu là tiến trình thu thập thông tin về công việc để
xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc, mức độ
phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng
lực tối thiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao.
b.


Mục đích phân tích công việc:
Phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau :
1. Nhân viên thực hiện những nhiệm vụ gì ?
2. Khi nào công việc được hoàn tất? Kết quả ra sao?
3. Công việc được thực hiện ở đâu? Quan hệ với ai để thực hiện công
4.
5.
6.



trình độ nào?
Phân tích công việc được tiến hành nhằm:
- Xác đinh nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiên công
-



việc.
Điều kiện để tiến hành công việc.
Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.
Mối tương quan của công việc đó với công việc khác.
Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc

đó.
Phân tích công việc được thực hiện trong các trường hợp:
- Khi tổ chức đượcthành lập và chương trình phân tích công việc
-

2.

việc đó?
Nhân viên phải làm công việc đó như thế nào ?
Tại sao phải thực hiện công việc đó?
Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn

được tiến hành lần đầu tiên.
Khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh.
Khi có thêm công việc mới.
Khi các công việc thay đổi do hậu của của khoa học kỹ thuật

mới, các phương pháp, thủ tục hoặc hệ thống mới.
Vai trò của phân tích công việc:


Trong xu thế chung của ngày nay là công tác quản lý nhân sự ngày càng
phải tuân thủ các yêu cầu ngày càng cao của luật pháp về nhân quyền và quyền

bình đẳng của người lao động, phân tích công việc ngày càng trở thành một bộ
phận quan trọng của quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức.:
Doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết

-

để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh.
Quá trình phân tích công việc sẽ giúp cho các bộ phận xác định đầy đủ số
lượng nhân viên cần thiết để đảm bảo hoàn thành tốt công việc tránh tình trạng
thừa lao động sẽ dẫn đến tình trạng giảm hiệu quả công việc hoặc thiếu lao động
khiến cho người lao động cảm thấy mệt mỏi và không hoàn thành tốt công việc
được giao. Phân tích công việc cũng cho thấy những đòi hỏi, yêu cầu của công việc
với người lao động qua đó người lao động cần học tập nâng cao trình độ để đáp
ứng được yêu cầu của công việc.
-

Doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phú hợp với công
việc.

Phân tích công việc không chỉ nêu lên những công việc người lao động cần
phải thực hiện mà phân tích công việc còn nêu ra những đòi hỏi về kiến thức, kỹ
năng cũng như khả năng cần thiết mà người lao động cần có để đáp ứng nhu cầu
công việc. Như vậy, thông qua phân tích công việc sẽ giúp cho quá trình tuyển
dụng đạt được hiệu quả cao hơn nhờ những tiêu chuẩn rõ ràng đã được nêu ra.
-

Doanh nghiệp có thể phân công công việc rõ ràng và chính xác hơn,
tránh sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong
doanh nghiệp.

Khi chưa có bản mô tả công việc, người lao động sẽ khó có thể biết được
đầy đủ nội dung công việc mình phải thực hiện đồng thời nhà quản trị cũng gặp
khó khăn trong việc phân công công việc, điều này có thêt gây ra sự chồng chéo
giữa các bộ phận hoặc các cá nhân ảnh hưởng không tốt tới chất lượng và hiệu quả
công việc
-

Doanh nghiệp có thể xây dựng được các chương trình đài tạo thiết

-

thực hơn.
Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt

-

hơn.
Doanh nghiệp có thể xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng
hơn.

Thông qua phân tích công việc, người quản lý sẽ nhận diện và tóm tắt được
các công việc ở các vị trí khác nhau cần phải thực hiện, đồng thời nhà quản trị
cũng thấy được các chức năng, nhiệm vụ của từng công việc ở các vị trí khác nhau.
Đây chính là cơ sở để nhà quản trị xây dựng hệ thống lương, thưởng sao cho hợp
lý với các đối tượng khác nhau và các công việc khác nhau .

3.

Quy trình phân tích công việc

Bước 1 : Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
Mục đích : Kiểm tra sự phù hợp của cơ cấu tổ chức hiện tại vói chiến lược
kinh doanh của doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động phân tích công việc được thực
hiện có nghĩa. Đồng thời đảm bảo cho chưc năng nhiệm vụ của các bộ phận không
bị chồng chéo, hợp lý và đầy đủ.
Bước 2 : Lập danh sách các công việc cần phân tích


Từ chức năng nhiệm vụ từng bộ phận, người thực hiện phân tích công việc
cần xác định các công việc ở từng bộ phận. Cần lưu ý, tương ứng với mỗi công
việc chúng ta có 1 vị trí. Người thực hiện công việc ở vị trí đó là được bổ nhiệm ở
một chức danh. 1 công việc tương đương với 1 chức danh, tương đương với 1 vị
trí.
Cuối cùng, ta sẽ có được danh sách các công việc cần phân tích
Bước 3 : Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích công việc
Đối tượng tham gia phân tích công việc bao gồm :
- Người thực hiện công việc
- Quản lý trực tiếp
- Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài
Người thực hiện công việc sẽ là người có thông tin chi tiết, cụ thể về công
việc mà họ thực hiện. Bước này cần thiết đối với trường hợp 1 công việc có nhiều
người thực hiện. Khi đó có cần sự lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu để
phân tích. Còn quản lý trực tiếp sẽ có thông tin bao quát và là người chịu trách
nhiệm chính về quản lý công việc được phân tích và chịu trách nhiệm phân tích
công việc. Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ về
kĩ thuật và điều phối dự án phân tích công việc.
Bước 4 : Thu thập các thông tin về công việc
- Xác định các thông tin về công việc cần thu thập
- Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin

- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin


Cần kiểm tra những thông tin thu thập được với những người thực hiện khác
và người quản lý (giám sát) công việc này. Việc kiểm tra lại thông tin sẽ giúp:
- Khẳng định tính chính xác và đầy đủ của thông tin về công việc
- Bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch
- Nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận
phân tích công việc
Bước 5 : Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
Bản mô tả công việc : là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối
quan hệ trong công việc, các điều kiên làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các
tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho
chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của các công việc và hiểu được quyền hạn,
trách nhiệm khi thực hiện công việc .
Các bản mô tả công việc thường có các nội dung :
- Nhận diện công việc (Tên công việc, mã số công việc, cấp bậc công việc,
nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện công
việc, mức tiền lương cho các vị trí.
- Tóm tắt công việc : mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì
- Các mối quan hệ trong công việc
- Chức năng, trách nhiệm trong công việc : Nên liệt kê từng chức năng
nhiệm vụ chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong
nhiệm vụ, trách nhiệm.


- Quyền hành của người thực hiện công việc : nên xác định rõ giới hạn hay
phạm vi quyền hành trong quyết định về mặt tài chính hay nhân lực.
- Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc : nên chỉ rõ
người thực hiện công việc cần đạt được các tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩm

hay khối lượng công việc cần thực hiện,...
- Điều kiên làm việc : Liệt kê những điều kiên làm việc như làm ca 3, làm
thêm giờ,...
Bản tiêu chuẩn công việc : là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá
nhân tối thiểu mà người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được
giao.
3 yếu tố chính trong bản tiêu chuẩn công việc :
- Kiến thức ( Knowledges ) : bằng cấp, kinh nghiệm, kiến thức liên quan.
- Kỹ năng (Skills) : Kĩ năng cứng (chuyên môn), kĩ năng mềm(bổ trợ)
- Thái độ/phẩm chất (Attitudes) : thái độ, phẩm chất cần có của người thực
hiện công việc.
Bước 6 : Hoàn chỉnh và xin phê duyệt
Sau khi bản MTCV và TCCV được xây dựng, cần tiến hành xin ý kiến các tổ
chức, cá nhân có liên quan rồi hoàn chỉnh và xin phê duyệt để tiến hành áp dụng.
II.

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THỰC PHẨM HỮU NGHỊ

1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị


1.1 Tầm nhìn sứ mệnh của công ty cổ phần thực phẩm hữu nghị
Công ty cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị (Hữu Nghị Food) tiền thân là Nhà
máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị trực thuộc Công ty Thực phẩm Miền Bắc được
thành lập và chính thức hoạt động từ ngày 08/12/1997. Năm 2006, Nhà máy bánh
kẹo cao cấp Hữu Nghị được cổ phần hóa và đổi tên thành Công ty cổ phần bánh
kẹo cao cấp Hữu Nghị. Tháng 6 năm 2009 để phù hợp hơn vị thế trong ngành và
định hướng phát triển trong tương lai, Công ty một lần nữa được đổi tên thành
Công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị. Từ tháng 3 năm 2011 Công ty cổ phần thực

phẩm Hữu Nghị chính thức trở thành thành viên chính thức của Tổng công ty
thuốc lá Việt Nam.
Trải qua hơn 17 năm hình thành và phát triển, công ty cổ phẩn thực phẩm
Hữu Nghị đã không ngừng phát triển và lớn mạnh. Đến nay, các sản phẩm của Hữu
Nghị như: Bánh mì Staff, bánh trứng nướng Tipo, bánh layer Salsa, bánh Trung
thu, mứt Tết… đã trở nên quen thuộc, được nhiều người tiêu dùng ưa chuộng tại
thị trường Việt Nam và các nước trong khu vực.
Với tầm nhìn sứ mạng là đặt lợi ích và sự tín nhiệm của khách hàng lên vị trí
hàng đầu, Công ty Cổ phần thực phẩm Hữu Nghị luôn hướng tới mục tiêu: mang
tới cho khách hàng những sản phẩm đám bảo sức khỏe, tiện lợi, đáp ứng nhu cầu
ngày càng cao của mọi đối tượng người tiêu dùng.
1.2 Đặc diểm sản phâm dịch vụ của công ty cổ phần thực phẩm hữu nghị
Tính đến thời điểm này, công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị cung ứng ra
thị trường hơn 1.000 tấn mứt Tết với những hương thơm và vị ngọt khác nhau như:
mứt sen, mứt gừng, mứt dừa, mứt bí, mứt quất…
Đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dân, mỗi năm, Hữu Nghị còn tiếp tục


tung ra thị thường sản phẩm kẹo hộp cao cấp với rất nhiều hương vị như: vị sữa, vị
socola, vị caramen,… mà mẫu mã bao bì lại rất bắt mắt với các loại hộp sao, hộp
bát giác, hộp tròn...
- Mẫu mã sang trọng : Bao bì các sản phẩm bánh kẹo, mứt Tết được công ty
cổ phần Hữu Nghị chăm chút tới từng chi tiết. Các vỏ hộp bánh, hộp kẹo cao cấp,
hộp mứt được thiết kế sang trọng, đẹp mắt lịch sự và đồng bộ từ giấy gói, tem
nhãn, vỏ hộp bên ngoài đến túi xách.
- Vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm được đặt lên hàng đầu : Trước tình trạng
hàng thật, hàng giả lẫn lộn cùng những nguy cơ về vấn đề vệ sinh an toàn thực
phẩm hiện nay thì Hữu Nghị luôn tự tin là một trong những thương hiệu hàng đầu
trong việc đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Các sản phẩm của Hữu Nghị được
sản xuất trên dây truyền hiện đại dựa trên các nguyên liệu đầu vào của những nhà

cung cấp uy tín, được kiểm tra nghiêm ngặt bởi nhiều hệ thống KCS, theo tiêu
chuẩn ISO 9001 -2000.
- Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Công ty cổ phần
thực phẩm Hữu Nghị đặc biệt chú trọng đến việc nâng cao chất lượng phục vụ
khách hàng. Ngoài các kênh phân phối truyền thống, Hữu Nghị còn đầu tư mở
rộng hệ thống Bakery để trực tiếp bán sản phẩm đến tay ngươi tiêu dùng.
Với những thành công vượt trội,công ty cổ phần thực phẩm hữu nghị đã trở
thành 1 trong những doanh nghiệp uy tín hàng đầu trong lĩnh vực thực phẩm của
Việt Nam.
1.3Tình hình hoạt động của công ty
Năm 2014, Công ty CP Thực phẩm Hữu Nghị phải đối mặt với nhiều khó khăn
chồng chất: Giá nguyên phụ liệu đầu vào không ổn định, tình hình kinh tế trong
nước tiếp tục khó khăn khiến người tiêu dùng có xu hướng thắt chặt hầu bao; thêm
vào đó là các bệnh tiểu đường, béo phì, máu nhiễm mỡ.


Đứng trước những thử thách đó, năm 2014, dưới sự chỉ đạo của Tổng công ty
và sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc Công ty đã nghiên cứu,
tổ chức phương án sản xuất kinh doanh phù hợp với tình hình của đơn vị, kịp thời
tổ chức vận động CBCNV hăng hái thi đua lao động, tìm mọi biện pháp bám sát,
mở rộng thị trường, tận dụng các cơ hội đẩy mạnh sản xuất, kinh doanh. Cụ thể là,
Ban lãnh đạo Công ty đã tập trung chỉ đạo xây dựng và bổ sung nhiều nhân sự chủ
chốt cho hệ thống bán hàng của Hữu Nghị trên cả 3 miền Bắc - Trung - Nam; Thực
hiện việc chia tách nhân sự đối với kênh bán hàng bánh tươi, bánh khô, nhằm tăng
chất lượng dịch vụ bán hàng theo chiều sâu. Tập trung đầu tư cho hệ thống bán
hàng khu vực miền Trung, miền Nam... đồng thời, không ngừng tổ chức các phong
trào thi đua cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất lao động. Tiêu biểu như
việc nghiên cứu cải tiến, nâng cao chất lượng, mẫu mã bánh Trung Thu, bổ sung
băng tải cấp bánh vào máy gói Tipo, băng tải xếp bánh Tipo, Cracker; đề xuất cải
tiến và thương mại hóa các sản phẩm bánh Gato sinh nhật theo hướng nâng cao

chất lượng, tăng độ mềm, trang trí theo phong cách hiện đại, màu sắc tự nhiên…
Bên cạnh đó, cùng với việc đẩy mạnh tiêu thụ ở trong nước, Công ty còn chú
trọng đến thị trường nước ngoài. Chỉ tính riêng trong năm 2014, mặc dù gặp nhiều
khó khăn, nhưng Công ty vẫn đạt được mức tăng trưởng xuất khẩu là 25% về
lượng và 26% về doanh thu; duy trì được hoạt động xuất khẩu sản phẩm sang hơn
10 nước trên thế giới. Năm 2015, Công ty tiếp tục duy trì và phát triển các thị
trường đã ổn định như Hàn Quốc, Trung Quốc và Myanmar bằng việc cung cấp đủ
hàng và phát triển mở rộng thêm một số mặt hàng mới. Đồng thời, Công ty bắt đầu
triển khai hoạt động xúc tiến thương mại để xâm nhập thị trường các nước trong
khu vực Đông Nam Á và Ấn Độ…
Nhờ có những bước đi đúng đắn trong sản xuất kinh doanh, năm 2014, Công ty
đã hoàn thành toàn diện các chỉ tiêu kế hoạch SXKD, với tổng sản lượng ước


đạt 16.945 tấn, doanh thu ước đạt 1.225 tỷ đồng, nộp ngân sách 35,8 tỷ đồng, thu
nhập bình quân của người lao động đạt trên 5,5 triệu đồng/người/tháng.
Đặc biệt, chuẩn bị cho dịp Tết Nguyên đán Ất Mùi năm 2015, để có đủ hàng
hóa phục vụ nhân dân, Hữu Nghị thực hiện hàng loạt các biện pháp đồng bộ để tạo
ra những sản phẩm có mẫu mã đa dạng, phù hợp với thị trường, thị hiếu của người
tiêu dùng. Trong đó có thể kể đến như đầu tư thêm một dây chuyển sản xuất bánh
cookies cao cấp tại Hà Nội và bánh trứng tại tỉnh Bình Dương. Công ty liên tục cập
nhật và đổi mới công nghệ để nâng cao năng suất lao động, giảm giá thành sản
phẩm. Hiện công ty đã chuẩn bị lượng hàng hóa khoảng 5.500 tấn bánh mứt kẹo
các loại với sản lượng này tăng hơn cùng kỳ khoảng 10%. Nếu xét riêng, sản phẩm
bánh kẹo hộp và Mứt Tết, Hữu Nghị đã chuẩn bị hơn 6 triệu đơn vị sản phẩm cho
niên vụ Tết năm 2016. Số lượng này tăng hơn so với cùng kỳ năm trước khoảng
15%. Dự kiến, doanh thu năm nay cũng tăng trưởng khoảng 24,5%, do dịch
chuyển cơ cấu sản phẩm lên phân khúc cao.
1.4 Cơ cấu lao động của công ty
a. Cơ cấu lao động theo độ tuổi

Chỉ tiêu
Bộ phận
Ban tổ chức
2. Phòng tổ chức hành
chình
3. Phòng kế toán
4. Phòng kế hoạch vật
tư
5. Phòng kỹ thuật
6. Phòng marketing
1.

Giới tính
%
Nữ

%

1
3

25
30

3
7

2
4

2
37

20
10

72
50

Nam

<30

Tuổi
30-45

>45

75
70

0
3

0
6

4
1

12
7

98
63

1
3

11
6

1
2

8
10

28
50

17
6

9
12

2
2

b.Cơ cấu theo Bộ máy tổ chức
Đại hội cổ đông

BAN KIỂM SOÁT
Hội đồng quản trị

Tổng giám đôc

Phòng
RD&SP
Chiến
lược

Phòng
kế
hoạch
đầu tư

Phòng
tài
chính kế
toán

Nhà máy
tại Hà Nội

PTGĐ tổ chức – hành chính – đoàn thể

PTGĐ Kinh doanh

PTGĐ Kỹ thuật

Phòng
kỹ thuật
Phòng
cơ
điện

Chi nhánh
Hà Nam

Phòng
quản lý
bakery

Phòng
marketing

Sản xuất tại
Bình Dương

Phòng
bán hàng

Phòng
xuất
khẩu

Kinh doanh

tại Bình
Dương

Phòng
kinh
doanh
kênh MT

Phòng
kinh
doanh
kênh
horeca

Kinh doanh
tại Quy
Nhơn

Phòng
tổ chức
nhân sự

Văn
phòng

Phòng
CNTT


Chú giải

: thông tin chỉ đạo
: báo cáo phản hồi
2. Thực trạng quá trình phân tích công việc tại Công ty cổ phần Thực phẩm
Hữu Nghị
2.1 Cách thức thực hiện phân tích công việc của công ty
Ngay từ khi thành lập công ty cổ phẩn thực phẩm Hữu Nghị đã chú trọng đến
công tác quản lý và đào tạo nguồn nhân lực, chính vì vậy công tác phân tích công
việc đã được thực hiện nagy từ đầu. Hoạt động phân tích công việc giúp cho người
lao động hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm trong công việc của
mình. Công tác phân tích công việc được công ty thực hiên qua các bước như sau:
-

Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận:
Hiểu được đây là bước quan trọng nên tổng giảm đốc và phó tổng giám đốc

điều hành chỉ đạo phòng nhân sự phối hợp với các phòng, ban khác thực hiện
công tác rà soát lại cơ cấu tổ chức cũng như chức năng của toàn bộ phòng, ban
trong công ty. Tiến hành thu thập thông tin, phân tích hợp lý nhất cho từng bộ
phận để đảm bảo chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận không trùng lặp,
chồng chéo, hợp lý để thực hiện chiến lược kinh doanh mà công ty đã đề ra.
-

Lập danh sách các công việc cần phân tích:


Thực hiện sự chỉ đạo của Tổng giám đốc, phòng nhân sự sẽ có công văn đề
nghị các trưởng phòng, ban khác trong công ty thực hiện các công tác lên danh
sách các công việc cần phân tích trong phòng ban của mình. Trong đó công văn
có ghi rõ, ở mỗi công việc khác nhau đều có nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền
hạn của mỗi người ở từng chức danh. Tiêu biểu như là:

-

•

Giám đốc: lên kế hoạch phát triển vi mô, vĩ mô; quản lý các bộ

•

phận bên dưới.
Trưởng bộ phận: lên kế hoạch thực hiện; đào tạo và bồi dưỡng nhân

viên.
• Nhân viên: thực hiện các công việc được giao.
Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích:
Để đảm bảo công tác phân tích công việc được thực hiện tốt thì đối tượng

tham gia hoạt động này gồm có: phòng nhân sự cùng các phòng, ban khác phối
hợp cùng toàn thể nhân viên trong công ty.
-

Thu thập thông tin phân tích công việc:
Các trưởng phòng, ban khác chủ yếu bằng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ,

bằng sự hiểu biết về công việc, bằng kinh nghiệm của bản than trong lĩnh vực
của phòng ban mình, một phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc, tiếp
xúc với người lao động; trao đổi, thảo luận với họ để bổ sung thông tin nhiệm
vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn
ra sao…
-

Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc:
Sau khi thu thập và nắm rõ thông tin, các trưởng phòng, ban tiến hành tổng

kết lại vào mẫu phân tích phòng nhân sự gửi tới, bao gồm bản mô tả công việc
và tiêu chuẩn công việc rồi gửi về cho phòng nhân sự. Phòng nhân sự thu thập,


tập hợp toàn bộ và thực hiện tổng hợp lại. Các thông tin đưa vào văn bản đều
phải đảm bảo được độ chính xác, đầy đủ. Các trưởng phongg, ban phải chịu
trách nhiệm trực tiếp về những thông tin mà mình cung cấp trong văn bản.
-

Hoản chỉnh và xin phê duyệt:
Phòng nhân sự tiến hành đánh giá, kiểm tra lại toàn bộ và sửa sai sót nếu có.

Nếu thấy thông tin có dấu hiệu bất hợp lý thì gửi lại phòng, ban liên quan xin ý
kiến giải thích.Sau đó các văn bản này sẽ được phòng nhân sự gửi lên phó tổng
giám đốc điểu hành công ty phê duyệt.
Sau khi được thông qua, bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc được
gửi tới các phòng, ban và lưu lại tổ chức nhân sự. Mỗi vị trí công việc công ty
có bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc riêng.
Các phòng, ban khác trong công ty sẽ gửi đến phòng nhân sự bản mô tả công
việc và bản tiêu chuẩn công việc, để từ đó phòng nhân sự có căn cứ trong việc
tuyển dụng nhân lực cho các phòng, ban khác nhau.
2.2 Một số bản tiêu chuẩn công việc cho một vài chức danh của công ty

Kiến thức

Kĩ năng

Bản tiêu chuẩn công việc - trưởng phòng nhân sự
Công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị
+ Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chính, luật trở lên
+ Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản lý nhân sự và
hành chính
+ Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
+ Kĩ năng lãnh đạo nhân viên
+ Kĩ năng lập kế hoạch
+ Kĩ năng tổ chức và giám sát công việc
+ Kĩ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo


Phẩm chất

Kiến thức

Kĩ năng

Phẩm chất

Kiến thức

Kĩ năng

Phẩm chất

+ Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc
+ Trung thực, nhiệt tình công tác
+ Sáng tạo trong công việc

Bản tiêu chuẩn công việc – Trưởng phòng marketing
Công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị
+ tốt nghiệp đại học các nghành có liên quan sales, marketing,
quản trị kinh doanh...
+ Kinh nghiệm 4 năm marketing, ít nhất 1 năm ở vị trí tương
đương
+ Có hiểu biết về thị trường
+ Kĩ năng trình bày tốt
+ Tiếng anh lưu loát
+ Khả năng lập kế hoạch kinh doanh, phân tích cạnh tranh
+ Chịu được áp lực cao trong công việc
+ Năng động
+ Sáng tạo

Bản tiêu chuẩn công việc –kế toán trưởng
Công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị
+ Thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất 2 năm đối với
người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở
lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất 3 năm đối với
người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán bậc cao đẳng
+ Tốt nghiệp đại học nghành kế toán hoặc tương đương trở lên
+ Sử dụng thành thạo tin học văn phòng
+ Biết lập báo cáo tài chính
+ Quản lý nhóm tốt
+ Tổ chức, điều hành bộ máy kế toán theo quy định, luật pháp nhà
nước
+ Chịu được áp lực công việc
+ Trung thực, thật thà
+ Có trách nhiệm

2.3. Đánh giá hệ thống bản mô tả cv, tiêu chuẩn cv cho các chức danh của
công ty.
2.3.1. Ưu điểm
•

Quy trình thực hiện phân tích công việc diễn ra đơn giản và dễ hiểu.
Qúa trình phân tích công việc của công ty Cổ phần thực phẩm Hữu Nghị
diễn ra theo các bước rõ ràng, rành mạch. Các nhiệm vụ của từng cá nhân,
từng bộ phận cũng được phân chia rõ ràng, cụ thể do Tổng giám đốc đứng

•

đầu điều hành, chỉ đạo.
Kết quả phân tích công việc nêu lên được những điểm trọng tâm nhất về mô
tả công việc và tiêu chuẩn công việc.
Phân tích công việc là nền tảng để nhân viên hiểu được họ cần làm gì, làm
như thế nào, mục đích trong công việc của họ là gì và những gì họ cần phải
trang bị cho bản thân để có thể hoàn thành công việc. Kết quả phân tích công
việc của công ty đã nêu lên được những điểm trọng tâm nhất, những yếu tố
quan trọng nhất về công việc, giúp nhân viên định hình và định hướng được

•

các công việc mà họ làm.
Thời gian phân tích công việc được rút ngắn, thực hiện nhanh chóng hơn,
tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Công tác phân tích công việc chủ yếu do các Trưởng phòng ban xay dựng
văn bản phân tích công việc, như vậy tiết kiệm được thời gian do trong cùng

một khoảng thời gian, các phòng ban khác nhau có thể cùng tiến hành viết
văn bản phân tích công việc cho mình. Bản phân tích công việc được viết
cho các Trưởng, Phó phòng ban và các tổ mà không phân tích cho từng nhân
viên là hợp lý, việc này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí. Vì một tổ, phòng
ban có thể gồm những nhân viên có cùng chức danh, cùng công việc nên có


thể coi việc phân tích công việc tại công ty Hữu Nghị được tiến hành cho
•

từng chức danh công việc.
Giữa phòng nhân sự và các phòng ban khác có mối quan hệ biện chứng với
nhau. Qúa trình làm việc của các phòng ban không bị chồng chéo.

2.3.2. Hạn chế
•

Chưa nhận thức được hết tầm quan trọng của công tác phân tích công việc
nên công ty khong huy động nhiều nguồn nhân lực tài chính và con người
vào công việc này. Qúa trình phân tích công việc thực hiện đơn giản, ngắn
gọn, chủ yếu được thực hiện từ các Trưởng phòng ban, Công ty cũng không
thuê them các chuyên viên phân tích, đánh giá bên ngoài. Bên cạnh đó, sự
đầu tư của Hữu Nghị cho các Trưởng phòng ban còn thấp, chưa đào tạo về

•

nghiệp vụ nhân lực cho các Trưởng phòng ban.
Phòng tổ chức nhân lực đóng vai trò mờ nhạt trong công tác phân tích công
việc. Hầu hết các hoạt động của quá trính phân tích công việc tại công ty đều
do chính các Phòng, ban thực hiên. Phòng tổ chức Nhân sự chỉ đưa ra văn

bản phân tích tới các phòng ban mà không phối hợp thực hiện, quản lý, giám
sát quá trình các phòng ban thực hiện công việc. Trước khi thực hiện phân
tích công việc, phòng tổ chức Nhân sự chỉ hướng dẫn qua cho các trưởng
phòng ban là văn bản phân tích công việc phải đưa ra được các thông tin gì.
Nhiệm vụ phòng tổ chức nhân sự chỉ dừng lại ở việc tập hợp các bản phân
tích công việc và trình cho Tổng giảm đốc duyệt. Như vậy, phòng tổ chức
Nhân sự chỉ thể hiện được một phần rất nhỏ cai trò của mình trong công việc

•

mang tính chất chuyên môn.
Người thực hiện phân tích công việc lại không có chuyên môn về lĩnh vực
nhân sự.
Các trưởng phòng ban là những người thực hiện công tác phân tích công
việc. Tuy nhiên, họ không phải là những người có chuyên môn về lĩnh vực


nhân sự. Họ không có hoặc rất hạn chế về kiến thức, kỹ năng phân tích công
việc như: lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, thiết kế biểu mẫu thu
thập thông tin hay kỹ năng viết văn bản phân tích công việc… Công ty cũng
không có sự đào tạo, phòng tổ chức Nhân sự cũng không có hướng dẫn cho
•
•

các phòng ban về phân tích công việc.
Không có phương pháp hay văn bản thu thập thông tin cụ thể.
Chưa quan tâm tới ý kiến của nhân viên.
Việc lấy ý kiến nhân viên trước khi trình Tổng giám đốc duyệt bản phân tích
công việc cũng chỉ mang tính chất hình thức nhiều hơn. Hầu hết các phòng,

•

ban không đưa cho nhân đọc và đóng góp ý kiến.
Các văn bản liên quan đến phân tích công việc chưa hoàn chỉnh.
Văn bản phân tích công việc của công ty là văn bản gộp giữa văn bản mô tả
công việc và tiêu chuẩn công việc. Điều này sẽ làm giảm đi tính chi tiết
trong từng loại văn bản. Các yếu tố được đề cập trong văn bản tổng hợp
chưa đầy đủ, thiếu một số yếu tố như: điều kiện làm việc, quyền hành của
người thực hiện công việc…

2.4 Một số giải pháp nhằm cải tiến công tác phân tích công việc tại Công ty
thực phẩm Hữu Nghị
2.4.1 Về tổ chức nhân sự nói chung:
-

Cơ cấu lại bộ máy sản xuất, sắp xếp lại các phòng ban để phù hợp với

-

điều kiện sản xuất thực của công ty
Tinh giảm, sắp xếp lại lực lượng lao động, cân đối lực lượng lao động.
Khuyến khích và có chính sách hỗ trợ người lao động trong việc học tập
nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ.

2.4.2 Về công tác phân tích công việc:
Đào tạo cán bộ chuyên trách thực hiện chương trình phân tích công việc:


Điều kiện tiên quyết để công tác phân tích công việc được hiệu quả thì cán
bộ nhân sự cần được đào tạo các kiến thức chuyên môn, các kỹ năng cần thiết

như giao tiếp, thuyết phục, làm việc nhóm,.. Ngoài ra cán bộ nhân sự cũng cần
hiểu biết các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000, ISO 14000. Công ty có thể tiến
hành đào tạo nhân sự như cử đi học tại các trường chính quy, mở các lớp do
doanh nghiệp tổ chức, tham gia các buổi hội thảo về phân tích công việc hoặc
mời các chuyên gia đến nói chuyện và cử các cán bộ nhân viên tham dự học hỏi
kinh nghiệm.
Nâng cao nhận thức của quản lý trực tiếp các phòng/ban và nhân viên thực
hiện công việc
Cán bộ phòng nhân sự cần có trách nhiệm kiến nghị với lãnh đạo cấp cao tổ
chức buổi nói chuyện giữa nhân viên toàn công ty, lãnh đạo các phòng ban chức
năng, với cán bộ phòng Tổ chức – Hành chính và lãnh đạo cấp cao nhằm phổ
biến về công tác phân tích công việc nói riêng và các hoạt động quản trị nhân
lực nói chung. Qua đó, người lao động có thể nói lên nguyện vọng và khó khăn
của công việc để tìm ra giải pháp khắc phục cũng như hiểu thêm về công việc,
từ đó có được sự đồng nhất giữa các bên liên quan.
-Ngoài ra còn cần chú ý đến vấn đề quan hệ con người và các kỹ năng ứng
xử khi quan hệ, giao tiếp làm việc với người lao động và nhất là lao động
nữ, tuyên truyền giáo dục để họ hiểu và hợp tác với cán bộ, nhân viên phân
tích công việc khi cần tiến hành thu thập thông tin liên quan đến công việc
cần phân tích và làm cho họ tự giác nêu các khó khăn trở ngại, và đề xuất
các ý kiến với các quản đốc hay với cán bộ chuyên cách nguồn nhân lực về
các biện pháp nâng cao năng xuất, và các cán bộ chức năng cần phải biết
lắng nghe ý kiến của người lao động.
-

Cần tổ chức các buổi nói chuyện giữa người lao động và lãnh đạo các phòng


ban liên quan để ngừơi lao động nói nên các nguyện vọng và các khó khăn
của công việc để tìm các biện pháp khắc phục, hay tiến hành phân tích lại

công việc.
-

Cần cập nhật các thông tin thường xuyên và khi việc thực hiện công việc trở
nên kém hiệu suất thì cần phân tích lại công việc.

C.

KẾT LUẬN