Đề tài SKKN Ứng dụng bảng Microsoft Excel trong quản lý văn bản

Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

SỞ Y TẾ HÀ NỘI
TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN QUỐC OAI

ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“Ứng dụng bảng Microsoft Excel trong quản lý văn bản”
tại Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ
Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai"
Người viết: Cấn Thị Thúy

Hà Nội, tháng 5 năm 2015

1


Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

SỞ Y TẾ HÀ NỘI
TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN QUỐC OAI

ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“Ứng dụng bảng Microsoft Excel trong quản lý văn bản” tại
Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ
Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai"
Người viết: Cấn Thị Thúy

Hà Nội, tháng 5 năm 2015
2


Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU.......................................................................................................................................4
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI.........................................................................................................................4
II. ĐIỂM MỚI CỦA SÁNG KIẾN.............................................................................................................6
PHẦN NỘI DUNG....................................................................................................................................7
I. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ......................................................................................................................7
1. Thực trạng quy trình quản lý văn bản.........................................................................................7
2. Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ................................................................................7
II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN....................................................................................................................8
1. Giới thiệu chung về phần mềm Microsoft Excel.........................................................................8
2. Mô tả sáng kiến..........................................................................................................................9
PHẦN KẾT LUẬN....................................................................................................................................14

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
3


Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“Ứng dụng bảng Microsoft Excel trong quản lý văn bản” tại
Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ
Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai
PHẦN MỞ ĐẦU
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Bắt kịp với xu thế phát triển của thế giới, ngành công nghệ thông tin ngày
càng phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam. Cụ thể trong hơn 10 năm qua, công nghệ
thông tin đã trở thành ngành kinh tế mũi nhọn có tốc độ tăng trưởng và hiệu quả
cao, đóng góp trực tiếp gần 7% GDP của đất nước, đồng thời có tác động lan tỏa
thúc đẩy phát triển nhiều ngành, nhiều lĩnh vực kinh tế - xã hội. Hạ tầng viễn
thông và dịch vụ viễn thông Việt Nam đang từng bước phát triển để ngang tầm
khu vực và thế giới. Mức độ triển khai Chính phủ điện tử của Việt Nam đã vươn
lên đứng thứ 4 trong các quốc gia khu vực Đông Nam Á. Theo kết quả khảo sát
Chính phủ điện tử của Liên hợp quốc năm 2012, Việt Nam xếp vị trí thứ 83 trên
tổng số 190 quốc gia được thực hiện đánh giá.
Để công nghệ thông tin thực sự trở thành nền tảng của phương thức phát
triển mới thì yêu cầu cấp thiết là các bộ, ngành, địa phương và cộng đồng doanh
nghiệp, các chuyên gia, các nhà nghiên cứu cùng nâng cao nhận thức, quán triệt
quan điểm công nghệ thông tin là một nền tảng của phương thức phát triển mới
trong các cấp quản lý, các ngành kinh tế xã hội, trong mỗi doanh nghiệp và toàn
xã hội. Yêu cầu phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong sản xuất, kinh
doanh và quản lý hướng tới mục tiêu nâng cao toàn diện năng lực cạnh tranh
quốc gia, coi đây là con đường ngắn nhất để Việt Nam tiến kịp các nước phát
triển, tiến cùng thời đại. Đồng thời, cần xây dựng hệ thống hạ tầng thông tin
quốc gia, ban hành chuẩn thông tin quốc gia bảo đảm khả năng kết nối liên

4

Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

thông, đồng bộ, chú trọng công tác an ninh, an toàn và bảo mật thông tin quốc
gia.
Có thể thấy, công nghệ thông tin đóng một vai trò quan trọng đối với sự
phát triển chung của toàn xã hội. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong từng
hoạt động sẽ đem lại nhiều lợi ích, cải thiện phương pháp làm việc. Đối với
ngành y tế, ứng dụng công nghệ thông tin cũng không là ngoại lệ. Trong những
năm qua, ngành y tế đã cải tiến phương pháp báo cáo thống kê bằng việc sử
dụng nhiều phần mềm, mang lại một bước tiến mới trong công tác quản lý như
tại bệnh viện có sử dụng phần mềm quản lý bệnh viện (quản lý hành chính, quản
lý bênh nhân, quản lý quy trình khám chữa bệnh/ cấp phát thuốc/ theo dõi tình
trạng tiến triển…), tại Trung tâm Y tế có sử phần mềm báo cáo bệnh truyền
nhiễm, phần mềm báo cáo chương trình chăm sóc sức khỏe sinh sản... đã tiết
kiệm được thời gian và chất lượng công tác quản lý, báo cáo, thống kê.
Trung tâm Y tế Dự phòng huyện Quốc Oai được thành lập và đi vào hoạt
động từ ngày 01/7/2006 nay là Trung tâm y tế huyện Quốc Oai. Là đơn vị hành
chính sự nghiệp, có chức năng triển khai thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn kỹ
thuật về Y tế Dự phòng, phòng, chống HIV/AIDS, phòng, chống bệnh xã hội, an
toàn vệ sinh thực phẩm, chăm sóc sức khoẻ sinh sản, truyền thông giáo dục sức
khoẻ và chăm sóc sức khỏe ban đầu cho nhân dân trên địa bàn huyện. Tại Trung
tâm Y tế huyện Quốc Oai, công tác ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng
được chú trọng và là yêu cầu cấp thiết trong giai đoạn hiện nay.
Được sự quan tâm của Sở Y tế Hà Nội, Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai
đã đầu tư trang bị cho các khoa, phòng, trạm y tế các xã, thị trấn đầy đủ máy vi
tính, mạng internet nên đã tạo điều kiện thuận lợi trong công việc, đặc biệt là gửi
và nhận văn bản. Tuy nhiên, việc quản lý văn bản tại các khoa, phòng, trạm y tế

các xã, thị trấn vẫn được thực hiện một các thủ công, chưa khoa học, gây khó
khăn khi tra cứu hay tìm kiếm khi cần thiết. Do vậy, nhằm nâng cao chất lượng
quản lý văn bản, tôi lựa chọn sáng kiến “Ứng dụng bảng Microsoft Excel trong
quản lý văn bản tại Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ Trung tâm Y tế huyện Quốc
Oai".
5


Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

II. ĐIỂM MỚI CỦA SÁNG KIẾN
Tại Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai, chưa có đề tài sáng kiến về ứng
dụng công nghệ thông tin nói chung và “Ứng dụng bảng Microsoft Excel trong
quản lý văn bản" nói riêng.

6


Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

PHẦN NỘI DUNG
I. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ
1. Thực trạng quy trình quản lý văn bản
Quy trình quản lý văn bản nói chung tại Trung tâm, các khoa, phòng, trạm
y tế các xã, thị trấn tại như sau:
- Công văn đến: Được gửi tới theo đường bưu điện hoặc đường email của Trung

tâm Y tế. Sau đó, những văn bản này được in ra (nếu theo đường email) chuyển
đến từng khoa, phòng, trạm y tế các xã, thị trấn.
- Công văn đi: Được đăng ký tại sổ của phòng văn thư rồi chuyển qua đường
bưu điện đến từng đơn vị.
Những khó khăn trong quá trình quản lý văn bản:
- Công văn đến: Không được lưu giữ bằng file mềm trên máy vi tính, các đơn vị
sau khi nhận công văn và xử lý thường bị thất lạc do sau khi sử dụng để không
khoa học hoặc được dọn dẹp và cất dọn sau một khoảng thời gian (khi hết năm).
Khi cần dùng đến để tra cứu sẽ gặp rất nhiều khó khăn, mất thời gian tìm kiếm
hoặc không tìm thấy.
- Công văn đi: Có thể thất lạc trong quá trình gửi qua đường bưu điện, những
bản lưu tại đơn vị có thể bị mất trong quá trình lưu giữ.
2. Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ
Phòng Kế hoạch - Nghiệp vụ thuộc Trung tâm Y tế huyện Quốc Oai với
đặc thù nhiều chức năng, nhiệm vụ, cụ thể như sau:
2.1. Nghiệp vụ Y
- Phối hợp với khoa, phòng xây dựng phương án, điều kiện, đảm bảo cho thực
hiện kế hoạch công tác phòng bệnh, khám chữa bệnh, điều dưỡng, chăm sóc
phục vụ người bệnh, phục hồi chức năng, phòng chống tai nạn thương tích, thảm
họa, dịch bệnh, các chương trình y tế.
- Triển khai, hướng dẫn, theo dõi, giám sát thực hiện quy chế, quy trình kỹ thuật,
chế độ chuyên môn. Đánh giá hiệu quả việc thực hiện.
- Quản lý sức khỏe.
- Giải quyết liên quan chuyên môn, kỹ thuật trong phòng bệnh, KCB.
7


Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

- Thống kê báo cáo.
2.2. Nghiệp vụ Dược
- Phối hợp khoa, phòng xây dựng kế hoạch và biện pháp đảm bảo đủ thuốc cho
phòng bệnh, khám chữa bệnh.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy định Dược tại các đơn vị.
- Hướng dẫn sử dụng thuốc an toàn, hợp lý, hiệu quả.
- Thống kê báo cáo.
2.3. Kế hoạch
- Xây dựng kế hoạch giai đoạn, năm, quý, tháng.
- Phối hợp khoa, phòng tổ chức hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát, đánh giá
toàn diện thực hiện phát hiện vấn đề từ đó đề xuất giải quyết thực hiện chỉ tiêu.
- Đầu mối tổng hợp nguồn lực (kể cả viện trợ), triển khai kế hoạch đầu tư phát
triển.
- Tổ chức thẩm định và đấu thầu.
- Tổng hợp phân tích số liệu thống kê y tế định kỳ năm, 5 năm, 10 năm.
- Tham mưu bảo đảm y tế theo yêu cầu, quân dân y.
- Hướng dẫn nghiệp vụ thống kê tin học.
- Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo.
Với đặc thù chức năng, nhiệm vụ như trên, mỗi ngày phòng Kế hoạch Nghiệp vụ tiếp nhận trung bình từ 4-8 công văn đến các loại, ngoài ra còn có các
công văn đến liên quan đến từng chương trình y tế như chương trình nâng cao
chất lượng chăm sóc người bệnh, chương trình nâng cao chất lượng y tế cơ sở,
chương trình nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chương trình cung ứng
thuốc, sử dụng thuốc an toàn, hợp lý... Do vậy, đòi hỏi phải có phương pháp
quản lý văn bản một cách khoa học, hợp lý.
II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
1. Giới thiệu chung về phần mềm Microsoft Excel
a. Giới thiệu
Excel là trình ứng dụng bảng tính trong Windows, thuộc bộ công cụ văn
phòng. Microsoft Office (MsOffice). Excel là ứng dụng đa văn bản – nghĩa là có

8


Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

thể mở đồng thời nhiều hơn một cửa sổ văn bản. Các thao tác trong Excel tuân
theo tiêu chuẩn của Windows, như: làm việc với cửa sổ, các hộp đối thoại, hệ
thống menu, sử dụng mouse, các biểu tượng lệnh...
Excel có thể được cài đặt một cách độc lập, nhưng thông thường là qua bộ
cài đặt MsOffice. Đường dẫn đến chương trình EXCEL.EXE thường là
...Programs\MicrosoftOffice\
Là một ứng dụng bảng tính, mỗi cửa sổ văn bản của Excel là một
WorkBook, trong đó gồm nhiều Sheet – mỗi Sheet có thể là bảng tính, biểu đồ
hoặc macro bảng tính. Các Sheet có thể độc lập hoặc phụ thuộc nhau tùy vào sự
tổ chức của người sử dụng. Khi lưu (save) WorkBook, Excel tự động thêm phần
mở rộng là XLS.
b. Các chức năng chính của Excel
Chức năng chính của Excel bao gồm:
- Tính toán, phân tích, tạo biểu đồ, lập báo cáo... trên các dữ liệu được tổ chức
theo dạng bảng 2 chiều (mô hình quan hệ).
- Chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác.
Các chức năng này một phần được thực hiện thông qua các hàm đã được
thiết kế sẵn hoặc hàm do người sử dụng tự tạo; phần khác thông qua các công cụ
được tổ chức trong hệ thống menu hoặc biểu tượng lệnh. Là ứng dụng trong bộ
MS Office nên Excel được tối ưu hóa để sử dụng các tính năng bổ sung, như
nhập văn bản từ Word, tạo chữ nghệ thuật từ WordArt, chèn văn bản toán học từ
Equation, bổ sung hình ảnh từ ClipArt Gallery... Ngược lại, Excel cũng cung cấp
các phương thức để các ứng dụng khác có thể sử dụng được các chức năng

mạnh của nó.
Ngoài ra, Excel còn được thiết kế để có thể sử dụng các nguồn dữ liệu từ
các ứng dụng khác, như dữ liệu từ FoxPro, từ Lotus 1-2-3..
2. Mô tả sáng kiến

a. Bước 1
- Trong ổ D của máy tính, tạo 02 file excel với nội dung như sau:

9


Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

+ Bảng excel 1: Công văn đến (bao gồm: kế hoạch, báo cáo, công văn, hợp
đồng, quyết định...được phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ nhận về theo phân công
của Ban Giám đốc).
+ Bảng excel 2: Công văn đi (bao gồm: kế hoạch, báo cáo, công văn, tờ trình,
quyết định...được phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ thực hiện và gửi đi).
Cụ thể như sau:

b. Bước 2:
- Trong file excel "Công văn đến", ta làm như sau:
+ Tạo các sheet độc lập bao gồm: kế hoạch, báo cáo, công văn, giấy mời, tờ
trình... tùy theo nhu cầu và thực tế hoạt động.
+ Trong mỗi sheet tạo các cột với nội dung:
+ Ngày/tháng/năm: là ngày/tháng/năm văn bản được gửi đến.
+ Số thứ tự: là số thứ tự văn bản đến.
+ Cơ quan ban hành: là cơ quan ban hành văn bản đến.

+ Số văn bản: là số, ký hiệu của văn bản đến.
+ Ngày văn bản: là ngày/tháng/năm trong văn bản.
10


Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

+ Nội dung: là tên loại và trích yếu nội dung văn bản đến.
+ Người thực hiện: là người nhận hoặc người chịu trách nhiệm thực
hiện các nội dung yêu cầu trong văn bản đến.
+ Deadline: là hạn thực hiện văn bản đến.
Hình minh họa:

Tương tự, đối với file excel "Công văn đi", ta làm như sau:
+ Tạo các sheet độc lập bao gồm: kế hoạch, báo cáo, công văn, giấy mời, tờ
trình... tùy theo nhu cầu và thực tế hoạt động.
+ Trong mỗi sheet tạo các cột với nội dung:
+ Ngày/tháng/năm: là ngày/tháng/năm văn bản được gửi đi.
+ Số thứ tự: là số thứ tự văn bản đi.
+ Người thực hiện: là người thực hiện văn bản đi.
+ Số văn bản: là số, ký hiệu của văn bản đi.
+ Ngày văn bản: là ngày/tháng/năm trong văn bản.
+ Nội dung: là tên loại và trích yếu nội dung văn bản đi.
11


Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

+ Người nhận: là người nhận hoặc người chịu trách nhiệm thực hiện
các nội dung yêu cầu trong văn bản đi.
Hình minh họa:

c. Bước 3:
- Nhập các nội dung công văn đi, công văn đến vào các cột đã tạo.

12


Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

d. Bước 4
- Tạo liên kết file gốc bằng chức năng Hyperlink trong phần mềm Microsoft,
việc này giúp việc tra cứu, lưu trữ, quản lý văn bản hiệu quả hơn, tiết kiệm thời
gian và tránh thất lạc.

- Đường dẫn Hyperlink sẽ được liên kết đến các folder công văn, kế hoạch, báo
cáo... trong ổ D của máy tính.

13


Đề tài sáng kiến kinh nghiệm

Người viết: Cấn Thị Thúy

PHẦN KẾT LUẬN

14