Thuyết trình môn giao tiếp kinh doanh kỹ năng viết thư tín

Nhóm 2:
Lý Thanh Toàn
Lê Phan Khắc Sanh
Mai Quỳnh Hoa
Nguyễn Ngọc Đăng Khoa

KỸ NĂNG VIẾT THƯ TÍN


Thư tín và tầm quan trọng của thư tín
Văn bản giao
tiếp
chính thức và
không chính
thức

Thư tín
Cá nhân

Tổ chức


Một số ưu thế của thư tín
Tính quan trọng cao
Có tôn trọng đối tượng
Có tính bảo mật và lưu trữ
Có thể trình bày nhiều nội dung


Một số loại thư tín
•

•
•
•

Thư tín trong thủ tục hành chính nhà nước
Thư tín trong môi trường học đường
Thư tín trong kinh doanh, thương mại
Thư tín khác: thông báo, chúc mừng,…


Thư tín trong kinh doanh và
tầm quan trọng

Công ty và
khách hàng

Công ty và
công ty


Các yêu cầu và nguyên tắc viết
thư tín
•
•
•
•

1. Thiết Kế Hình Thức
2. Bố Cục và Cấu Trúc Thư
3. Nguyên tắc viết

4. Một Số Lỗi Thường Gặp


Các yêu cầu và nguyên tắc viết thư tín
• Thiết kế thư có 3 đoạn theo kiểu khối, đoạn mở đầu và
đoạn kết ngắn, đoạn giữa dài hơn


Các yêu cầu và nguyên tắc viết
thư tín
•

Thiết kế thư có 4 đoạn theo kiểu khối, đoạn mở đầu và
đoạn cuối ngắn, hai đoạn ở giữa dài hơn
SOFTWARE CIE
123 Javar Street
Washington, DC. 2002
(919) 0888-2222
…………………………………………
………………………………………..
………………………………………..
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………….
…………………………………..,
…………………………………….
…………………………………….


Các yêu cầu và nguyên tắc viết
thư tín
•

Thiết kế thư có 4 đoạn theo kiểu khối, đoạn mở đầu và
đoạn cuối ngắn, hai đoạn ở giữa dài hơn
SOFTWARE CIE
123 Javar Street
Washington, DC. 2002
(919) 0888-2222
…………………………………………
………………………………………..
………………………………………..
………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………….
…………………………………..,
…………………………………….
…………………………………….


Bố cục và cấu trúc thư
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Tiêu đề
Địa chỉ trả lời thư: cách dòng tiêu đề 1 dòng
Ngày tháng năm: cách 1 dòng trở lên
Địa chỉ người nhận: cách 1 dòng trở lên
Lưu ý: cách 1 dòng trở lên
Lời chào mở đầu: cách 1 dòng
Dòng chủ đề: cách 1 dòng
Phần chính của thư: mỗi đoạn cách 1 dòng
Lời chào kết thúc: cách 1 dòng
Chữ ký: cách nhiều dòng tùy theo chữ ký lớn hay nhỏ, thường từ 3-5 dòng
Tên và chức danh người gửi: cách 1 dòng
Chữ viết tắt tham khảo: cách 1 dòng
Nơi nhận khác (bản sao): cách 1 dòng
Đính kèm: cách 1 dòng
Tái bút: cách 1 dòng


Các yêu cầu và nguyên tắc
trong thư tín thương mại
1.
Tiêu đề
2.
Tên và
địa chỉ
trong
thư
3.
Ngày
tháng

năm

• Tên công ty, địa chỉ, điện
thoại,..

• Ghi rõ họ tên, địa chỉ của người
nhận ngay đầu thư

• Ghi rõ ngày tháng


Các yêu cầu và nguyên tắc
trong thư tín thương mại
4.
Lời chào
mở đầu

• Phù hợp với người nhận (cá nhân, tổ
chức)

5.
Dòng chủ
đề

• Thể hiện bản chất thư và nội dung
chính

6.
Phần nội
dung của

thư

• Mở đầu
• Đoạn chính
• Kết thúc


Các yêu cầu và nguyên tắc
trong thư tín thương mại
7.
Lời chào
kết thúc
6.
Chữ ký
7.
Chú thích
(nếu có)

• Tôn trọng, lịch sự, chữ đầu của lời kết
thúc nên thẳng hàng với chữ đầu của
dòng ngày tháng

• Nêu rõ tên và chức danh người gửi

• Khi có từ viết tắt hoặc chú thích
thêm


Mẫu thư tín

Nguyên tắc trong văn bản
viết
R
õ
rà
ng
Nguyên
tắc 7C

Nh
ất
qu
án

Ng
ắn
gọ
n

Chí
nh
xác

Lịc
h
sự
Ho
àn
chỉ

nh
Cẩ
n
trọ
ng


Quy trình viết thư tín trong kinh doanh

• Bước 1: Determing the End(s) and the
Means: Xác định mục đích và cách đạt
được mục đích
• Bước 2: Defining the Reader and the
Situation: Xác định người đọc và bối
cảnh có liên quan
• Bước 3: Developing the Message: Viết
phác thảo bức thư.


Quy trình viết thư tín trong
kinh doanh
• Bước 4: Detecting Deficiencies: Kiểm
tra phát hiện những thiếu hụt sai sót.
• Bước 5: Distributing the Message:
Phát hành bức thư


Một số lỗi thường mắc khi viết
thư

Lỗi
chính tả

Rào đón,
khách
sáo

Lỗi ngữ
pháp

Văn
phong
không
phù hợp

Quá dài,
thừa thải

Trình bày
kém

Dùng từ
sai

Từ ngữ
không
phù hợp


Kỹ năng viết thư tín thương mại

• Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp
tích cực và trung lập
• Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp
tiêu cực


Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp tích
cực và trung lập
• Thăm dò thông tin về một sản phẩm, một dịch vụ
hay một người nào đó
• Duyệt một yêu cầu hay đề nghị nào đó của một
cá nhân hay tổ chức
• Thông báo về lượng hàng dự định bán hay về một
sản phẩm mới
• Được sử dụng trong giao tiếp nội bộ để thông báo
sự thăng tiến, mở rộng hoạt động, tăng lương hay
tăng phụ cấp ngoài lương


Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp tích
cực và trung lập
• Sử dụng cách viết trực tiếp làm tăng khả năng
người nhận sẽ đọc hết thông tin
• Việc đưa ra những thông tin tích cực hay trung lập
ở ngay phần mở đầu của thư, đó là sẽ tạo được ở
người nhận một tư tưởng đồng ý.


Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp tích cực và
trung lập

Trước khi tiến hành soạn thảo một thông điệp tích cực hay
trung lập, ta phải trả lời những câu hỏi sau:
• Thông tin nào là thuận lợi nhất?
• Thông tin nàysẽ mang lại lợi ích cho người nhận như thế
nào?
• Cần bổ sung thêm những thông tin nào cho người nhận?
• Việc thúc đẩy hành động mang tính thuyết phục có phù
hợp với thông điệp này không?
• Nên sử dụng những thông điệp mang tính thân thiện nào
ở phần kết để xây dựng thiện chí?


Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp
tích cực và trung lập
• Đưa ra thông tin tích cực
Phần mở • Nhấn mạnh lợi ích người nhận
đâu

• Đưa thêm thông tin liên quan đến thông tin tích cực
nêu trên
Phần
giải thích • Thúc đẩy hành động, đưa ra đề nghị phản hồi
• Xây dựng thiện chí xoay quanh thông tin và thể hiện
sự cảm kích
Kết thúc


Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp tích cực và
trung lập

Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp tích cực và trung lập