Kiểm soát quy trình mua hàng thanh toán tiền tại công ty TNHH gia công và dịch vụ thép sài gòn 9 trang

1

KIỂM SOÁT QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI
CÔNG TY TNHH GIA CÔNG VÀ DỊCH VỤ THÉP SÀI GÒN
Trương Thị Phương Thảo(1)
(1): Chuyên ngành Kế Toán, Khoa KếToán- Kiểm Toán
Email:
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thì quy trình mua hàng và thanh toán đóng vai
trò hết sức quan trọng, chất lượng của một sản phẩm được sản xuất có tốt hay không phụ thuôc vào quy
trình này. Nhưng trên thực tế cho thấy, trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền luôn có rất nhiều rủi
ro. Chính vì vậy, việc kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán là hết sức cần thiết, nó sẽ giúp cho
công ty phòng ngừa và phát hiện cá rủi ro, giúp công ty đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra.

1. Đặt vấn đề[2]
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được
thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các nhiệm vụ mục tiêu đã đề ra.
Việt Nam là một đất nước đang phát triền, có nguồn nhân lực dồi dào thu hút rất nhiều vốn đầu
tư nước ngoài nên các công ty liên doanh nước ngoài ngày càng nhiều, mở ra nhiều vận hội mới
cho nền kinh tế nước nhà, tuy nhiên chính bên cạnh đó nó cũng mang đến vô vàng những khó
khăn thử thách, sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường. Chính vì vậy để đứng vững trên thương
trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình bằng một bộ máy tổ chức hoạt động
nhanh nhạy, hiệu quả và đặc biệt là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặc chẽ, có khả
năng hạn chế rủi ro, bảo vệ tài sản, giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển và vững mạnh. Trong
đó việc kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán là hết sức quan trọng, nó giúp cho việc sản
xuất sản phẩm đúng thời gian đúng chất lượng, đem lại hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh
doanh, giúp doanh nghiệp thu được lợi nhuận. Nhận thức được sự cần thiết này nên tác giả chọng
đề tài: ”Kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán tiền tại công ty TNHH gia công và
dịch vụ thép sài gòn” .
Dựa vào những cơ sở lý luận cùng với việc thực hành và khảo sát thực tế, tác giả muốn tìm hiểu
những ưu điểm, những hạn chế và những rủi ro có thể xảy ra trong công ty TNHH gia công và
dịch vụ thép sài gòn, để từ đó đưa ra những kiến nghị những biện pháp giúp quy trình mua hàng

và thanh toán tại công ty ngày càng hoàn thiện hơn, đáp ứng được những yêu cầu trong thời kỳ
công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước.
2. Phương pháp nghiên cứu
- Trong qúa trình nghiên cứu thực tế tại công ty về quy trình mua hàng và thanh toán, tác giả đã
quan sát, tìm hiểu, trao đổi với nhân viên trong công ty nói chung và nhân viên trong bộ phận kế


2

toán nói riêng, áp dụng các phương nghiên cứu để giúp cho quá trình thực tập tại công ty cũng
như giúp cho việc nghiên cứu đề tài được hoàn thành tốt, bao gồm 4 phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp quan sát tình hình thực tế: Là phương pháp đòi hỏi tác giả phải có kỹ năng quan
sát tốt, xem xét tình hình thực tế, quá trình điều hành tổ chức của công ty như thế nào. Trong đề
tài nghiên cứu này, tác giả đã áp dụng phương pháp này để quan sát quá trình hoạt động của
công ty, đặc biệt là của quy rình mua hàng và thanh toán tiền, nhờ đó mà tác giả đã hiểu rõ được
quy trình này gồm có 4 giai doạn và quá trình thực hiện các giai đoạn:







Hoạt động yêu cầu nguyên vật liệu
Hoạt động lựa chọn nhà cung cấp
Hoạt động lập hợp đồng
Hoạt động nhận hàng và nhập kho
Hoạt động ghi nhận hàng hóa, nợ phải trả nhà cung cấp
Hoạt động thanh toán

+ Phương pháp tổng hợp các số liệu: Là phương pháp sau khi đã thu thập các dữ liệu tiến hành
tổng hợp chúng để phục vụ cho quá trình phân tích và so sánh. Trong đề tài nghiên cứu này, tác
giả đã tiến hành thu thập bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính của công ty...và những giấy tờ
cần thiết khác phục vụ cho quá trình nghiên cứu.
+ Phương pháp phân tích: là phương pháp làm rõ mục tiêu cần phân tích.Trong đề tài
nghiên cứu này, tác giả đã áp dụng phương pháp này vào toàn bộ quá trình nghiên cứu. Khi tiếp
nhận một ý kiến, một tài liệu từ công ty tác giả đã tiến hành phân tích xem xét nó tìm ra diểm
mạnh điểm yếu để phục vụ cho bài nghiên cứu này. Trong quy trình mua hàng và thanh toán tại
công ty, tác giả đã phân tích xem xét việc kiểm soát quy trình này đã thực sự tốt chưa,chặc chẽ
chưa, từ đó tìm ra các rủi ro giúp công ty hạn chế những rủi ro này.
+ Phương páp so sánh: là phương pháp dựa trên các số liệu đã thu thập được tiến hành so
sánh rồi đưa ra nhận xét. Trong đề tài nghiên cứu này, tác giả đã tiến hành so sánh doanh thu, lợi
nhuận giữa năm 2010 và 2011, để xem xét tình hình hoạt động của công ty tăng hay giảm. Ngoài
ra tác giả còn so sánh các quy định kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán toán có thực sự
đúng theo các chuẩn mực quy định không,
3. Kết quả và thảo luận[1]
- Nhờ vào việc áp dụng các phương pháp nghiên cứu, tác giả đã có những chỉ tiêu phân
tích về tình hình doanh thu và lợi nhuận của công ty như sau:


3

Bảng 3.1: Bảng thể hiện kết quả sản xuất kinh doanh
Chỉ tiêu
Doanh
thu
Lợi
nhuận

Năm 2010

Năm 2011

Chênh lệch

615.100.086.938

830.030.027.515

214.929.940.577

34.94%

6.736.698.924

9.119.923.515

2.383.224.591

35.38%

-

(Nguồn: Tài liệu phòng kế toán công ty TNHH Gia Công và Dịch Vụ Thép Sài Gòn)
Doanh Thu 2010 - 2011

1,000,000,000,000
800,000,000,000

615,100,086,

938

830,030,027,
515

600,000,000,000
400,000,000,000
200,000,000,000
0

East
Năm 2010
Năm 2011

Biểu đồ 3.1: Biểu đồ thể hiện doanh thu


4

Lợi Nhuận Năm 2010 - 2011
9,191,923,515
10,000,000,000
8,000,000,000

6,736,698,924

6,000,000,000
4,000,000,000
2,000,000,000
0

Năm 2010

Năm 2011

Biểu đồ 3.2: Biểu đồ thể hiện lợi nhuận

Nhận xét: Biểu đồ 3.1 đã cho ta thấy được doanh thu năm 2011 tăng một lượng so với
năm 2010 là 214.929.240.577 (830.303.027.515 - 615.100.086.938), tương đương
34.94%.
Nhận xét: Biểu đồ 3.2 đã cho ta thấy được lợi nhuận năm 2011 tăng một lượng so với
năm 2010 là 2.383.224.591 (9.119.923.515 - 6.736.698.924), tương đương 35.38%.
-

Các phương pháp nghiên cứu đã giúp tác giả tìm ra được những ưu nhược điểm trong
kiểm sóat quy trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH gia công và dịch vụ
thép Sài Gòn:


Ưu điểm

- Tổ chức công tác trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền của công ty rất chặc chẽ, cụ thể,
rõ ràng, do công ty áp dụng các nguyên tắc phân chia trách nhiệm tức là phân công, giao nhiệm
vụ cho từng người, từng bộ phận giúp công việc đát hiệu quả cao hơn.
- Công ty đã thực hiện việc kiểm tra quy trình mua hàng và thanh toán tiền tương đối tốt nhằm
tạo điều kiện vững chắc cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất để đem lại sự hài lòng
cho khách hàng giúp tăng doanh thu cho công ty. Qua đó có thể bảo đảm, ngăn ngừa, phát hiện
và giải quyết được những sai sót, sơ hở trong quản lý.


5

- Tất cả các thông tin hồ sơ, tài liệu của quy trình mua hàng và thanh toán tiền đều được lưu và
cất giữ cẩn thận, bảo mật không để các chứng từ bị mất hay thất lạc. Đối với các thông tin trên
máy tính đều được bảo mật bằng cách cài password vào máy tính của mỗi nhân viên, có nghĩa là
phải nhập đúng mã số và mật mã của nhân viên thì máy mới chạy. Điều này sẽ không cho phép
bất cứ ai không thuộc hệ thống được xem hay lấy dữ liệu trên máy.
- Quy trình mua hàng và thanh toán tiền luôn đảm bảo được sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ
phận các phòng ban. Khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho đến lúc hoàn thành sẽ không tập
trung váo một người hay một bộ phận chức năng quản lý nào. Điều này sẽ giảm thiểu được các
gian lận và sai sót phát sinh.
- Các thủ tục kiểm soát trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền của công ty luôn được quy
định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, cụ thể của từng cá nhân từng bộ phận, điều này sẽ giúp
giảm thiểu sự chồng chéo trách nhiệm, đồng thời đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện kịp
thời, qua đó giúp nâng cao được hiệu quả hoạt đông của hệ thống.
- Quy trình mua hàng và thanh toán tiền của công ty được quy định rõ ràng từ công tác yêu cầu
nguyên vật liệu, công tác lựa chọn nhà cung cấp, công tác lập hợp đồng, công tác nhập hàng đến
công tác ghi nhận nợ phải trả, thanh toán. Điều này giúp cho các nhân viên có trách nhiệm trong
từng mục tiêu sẽ hiểu và hoàn tất nhiệm vụ như trong quy định, đồng thời cũng có biện pháp xử
lý đúng theo quy định đã được đề ra.
- Trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền, đa số các khoản tiền chi cho việc thanh toán đều
được chuyển khỏan qua ngân hàng, doanh nghiệp chỉ dự trữ quỹ tiền mặt tại công ty ở một mức
độ cho phép để thanh toán các khoản chi phí giao dịch hành chính.
- Quy trình mua hàng của công ty rất chặc chẽ và rõ ràng cụ thể như nếu có sai sót ở một giai
đoạn trong quy trình sẽ ngừng chuyển cho bộ phận tiếp theo và sẽ chuyển ngược lại cho bộ phận
đầu để xem xét tìm ra sai sót sửa chữa rồi thực hiện lại quy trình,ví dụ như: từ giai đoạn yêu cầu
nguyên liệu đến giai đoạn xét duyệt, nếu không được cấp trên xét duyệt sẽ bị trả lại, nếu được xét
duyệt sẽ chuyển xuống giai đoạn lực chọn nhà cung cấp, nếu không được duyệt sẽ bị trả lại giai
đoạn đầu, nếu được duyệt sẽ bắt đầu lập hợp đồng, nếu hợp đồng không được ký bắt buộc phải
lập lại, nếu được ký sẽ tiếp tục theo dõ hàng.Điều này sẽ đảm bảo được khối lượng và chất lương
nguyên vật liệu phục vụ sản xuất luôn phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

6

- Nều có phát sinh chi phí trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền thì sẽ lập phiếu xác nhận
chi phí gửi đến phòng kế toán, để kế toán viên lập phiếu chi thanh toán cho các khoản chi phí đó.
- Việc lưu giữ một danh sách các nhà cung ứng đến hạn thanh toán, và khi đến hạn, kế toán có
trình hóa đơn, đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng cho kế toán trưởng
ký duyệt sẽ giúp cho việc giảm thiểu các rủi ro khi thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi hoặc phiếu
chi tiền mặt có thể có thanh toán nhằm cho nhà cung ứng, hoặc đề xuất các khoản thanh toán giả
mạo, hoặc hóa đơn bị thanh toán hai lần liền.
- Tất cả các khoản chi tiền trong quy trình mua hàng, khi kế toán đã kiểm tra phiếu xin chi và cá
chứng từ có liên quan khác phải tình cho kế toán trưởng xét duyệt đồng ý trước khi lập phiếu chi
và thanh toán tiền mua hàng. Điều này sẽ giúp cho công ty hạn chế được người có thẩm quyền
ký duyệt cho mọi khoản chi hay chuyển khoản có thể chỉ thị việc chuyển khoản hoặc chi tiền với
mục đích không cho phép.


Nhược điểm

- Trong bộ máy tổ chức quản lý tại công ty tnhh gia công và dịch vụ thép sài gòn không có ban
kiểm soát kiểm tra các trường hợp làm sai, làm thiếu trung thực, chỉ mang tính chất hình thức.
- Những quy định trong việc phân công nhiệm vụ đối với các phòng ban cũng như mối liên hệ
giữa các bộ phận chưa được thể hiện bằng văn bản, đây là nhược điểm khiến cho các thành viên
trong bộ phận có thể không nhớ hết nhiệm vụ của mình đặc biệt là các nhân viên mới. Do không
có quy định bằng văn bản nên khi phát sinh rủi ro hay tranh chấp thì sẽ không có sự xử lý thỏa
đáng, mà có thể dẫn đến việc xử lý theo tình cảm, thiên vị, bất công bằng.
- Từ đó đưa ra một số giải pháp để giúp quy trình được hoàn thiện hơn:
+ Một sản phẩm được tạo ra chất lượng như thế nào phụ thuộc vào nguyên vật liệu mua vào nên
quy trình mua hàng và thanh toán là rất quan trọng trong quá trình sản xuất sản phẩm. Chính vì

vật cần phải hoàn thiện thủ tục kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán để quy trình ngày
càng chặt chẽ tránh những rủi ro không may xảy ra.
+Cần phải thống kê hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm việc sử dụng nguyên vật liệu đã
sử dụng và số nguyên vật liệu còn thừa lại ở các bộ phận, để căn cứ vào mức sử dụng nguyên vật


7

liệu và nhu cầu của từng đơn đặt hàng để mua hàng hợp lý, chính xác tránh tình trạng nguyên vật
liệu sử dụng không đúng mục đích, không đúng chủng loại, nhập kho thiếu hay mất cắp… làm
thất thoát tài sản của công ty. Nên phải xây dựng một quy trình khép kín từ kho nguyên vật liệu
đến thành phẩm để tránh tình trạng các nhân viên trong nội bộ công ty thông đồng với nhau.
+ Trong quá trình mua hàng, bộ phận có liên quan phải xác định đúng nhu cầu mua hàng để
tránh tình trạng mua không đúng, không đủ hàng theo yêu cầu đã phê duyệt, không đúng quy
cách, không đúng phẩm chất, không đúng giá cả đã thỏa thuận, không đúng thời hạn giao hàng.
+ Công ty cần phải có những quy định chặt chẽ về việc mua hàng ví dụ như: chỉ có người có
thẩm quyền mới lập giấy đề nghị mua hàng và giấy đề nghị mua hàng phải được chuẩn hóa biểu
mẫu và đánh số thứ tự trước… công ty cũng cần phải có những quy định kiểm soát các giấy đề
nghị mua hàng để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua đã được mua và nhận đủ hàng, tránh tình
trạng vì mục đích các nhân.
+ Trong bộ phận nhận hàng và bộ phận kho phải có những quy định khắc khe về việc kiểm tra
giám sát hàng hóa như: kiểm tra kỹ về chuẩn loại, quy cách, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng
khi nhận hàng, khi hàng đã được lưu kho bộ phận kho có trách nhiệm sắp xếp bảo quản hàng
hóa. Phải tách biệt bộ phận nhận hàng và bộ phận kho để hai bộ phận này kiểm tra giám sát lẫn
nhau tránh các tình trạng gian lận.
+ Công ty cần phải có các chính sách quản lý hàng tồn kho, thiết kế và sử dụng phần mềm quản
lý kho một cách kho học và đảm bảo tính liên tục, kinh tế nhất.
+ Phòng kế toán công nợ phải theo dõi thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp mà phòng vật tư đã
thỏa thuận với nhà cung cấp để đảm bảo thanh toán đúng thời hạn, nếu thanh toán không đúng
thời hạn sẽ mất đi nhà cung cấp có tiềm năng, mất đi nguồn cung cấp nguyên vật liệu tốt, mất

thời gian tìm hiểu nhà cung cấp mới, sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm của
công ty.
+ Bộ chứng từ thanh toán bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng, phiếu nhập kho
đã kí nhận, hợp đồng mua hàng, biên bản nghiệm thu (nếu có)… công ty phải có quy định chặt
chẽ về nhiệm vụ của kế toán công nợ để kế toán công nợ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế
toán công nợ có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu so sánh các chứng từ được cung cấp với hóa đơn…


8

+ Quy trình thanh toán phải được kiểm tra chặt chẽ để tránh tình trạng thanh toán nhầm, thanh
toán hai lần cùng một nhà cung cấp…
+ Thanh toán xong phải đóng dấu “đã thanh toán” lên bộ chứng từ thanh toán với mục đích để
kiểm soát và tránh trường hợp sử dụng lại bộ chứng từ đã thanh toán.
+ Cần phải tách biệt chức năng của bộ phận kế toán thanh toán và bộ phận thủ quỹ để tránh tình
trạng thông đồng nhau gian lận chiếm đoạt tài sản công ty.
4. Kết luận
- Mặc dù công ty còn nhiều hạn chế trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền, nhưng công ty
đã cố gắng khắc phục để quy trình có thể hoàn thiện hơn, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng,
để công ty có thể đứng vững trên thị trường ngày nay, tạo ra được nhiều lợi nhuận hơn.
- Tin chắc rằng, với sự cố gắng không ngừng của bộ phận quản lý nói riêng và toàn bộ công nhân
viên trong công ty nói chung, đặc biệt nhân viên trong quy trình mua hàng và thanh toán về việc
tuân thủ các quy định, vận dụng linh hoạt vào trong quy trình và luôn đổi mới sẽ giúp cho việc
kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán ngày một hoàn thiện hơn.


9

Tài liệu tham khảo
[1] Tài liệu của công ty TNHH gia công và dịch vụ thép Sài gòn

[2] ].